Innerhalb dieses zweiten Teils zur Erfassung und Verarbeitung von Kreditorenrechnungen wird ein Beschaffungsprozess dargestellt, bei der eine Mitarbeiterin der Marketingabteilung (Nicole Holiday) Marketingmaterialien per Email bestellt.

Nachdem die Marketingmaterialien bei Nicole Holiday eingetroffen sind, trifft die zugehörige Rechnung des Lieferanten in der Kreditorenbuchhaltung ein und wird dort in der Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen erfasst. Anschließend wird der Rechnungsgenehmigungsworkflow vom Kreditorenbuchhalter gestartet.

Der Rechnungsgenehmigungsworkflow wurde hierbei so eingerichtet, dass der Besteller, d.h. Nicole Holiday, in einem ersten Schritt bestätigen muss, dass die auf der Rechnung aufgeführten Positionen tatsächlich geliefert wurden.

Anschließend muss der zuständige Kostenstellenleiter (Benjamin Martin) die Rechnung genehmigen bevor diese gebucht und anschließend bezahlt werden kann.

Die folgende Übersicht fasst die verschiedenen im nachfolgenden im Detail dargestellten Workflow Schritte zunächst überblicksmäßig zusammen.

Die untenstehende Organisationsübersicht zeigt die an dem oben aufgezeigten Prozess beteiligten Personen, Rollen und Organisationseinheiten nochmals in hellbrauner Farbe hervorgehoben auf. (Hinweis: Diese Organisationsdarstellung wird auch für die folgenden Beiträge zur Kreditorenrechnungserfassung verwendet).

Basierend auf den Erkenntnissen anderer Dynamics AX/365 for Operations Experten – siehe z.B. den folgenden Beitrag bzw. Video – wurde der Rechnungsgenehmigungsworkflow unter Einbezug von zwei unterschiedlichen sog. Kreditorenrechnung-Aufwendungsprüfergruppen (nachfolgend kurz: Aufwendungsprüfergruppen) eingerichtet.

Die erste Aufwendungsprüfergruppe – als ‚Orderer‘ (Besteller) gekennzeichnet – wurde hierbei so eingerichtet, dass diese auf die Finanzdimension des Mitarbeiters referenziert. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

 Um die eingehenden Rechnungen der richtigen Person, d.h. im ersten Schritt dem Besteller zuzuordnen ist es erforderlich, dass alle Mitarbeiter mit ihrer eignen Finanzdimension eingerichtet werden. Darüber hinaus muss jeder Mitarbeiter als Eigentümer (Owner) seiner eigenen Mitarbeiter-Finanzdimension eingerichtet sein, weil der Eigentümer der Finanzdimension definiert, welcher Mitarbeiter die sachliche Rechnungsprüfung durchzuführen hat. Der folgende Screenshot stellt diese Einrichtung für Nicole Holiday dar, welche die Marketingmaterialien bestellt hat.

Die zweite Aufwendungsprüfergruppe – als ‚Approver‘ (Genehmiger) gekennzeichnet – wurde so eingerichtet, dass diese auf die entsprechende Kostenstellenfinanzdimension referenziert.

Der zuständige Mitarbeiter für die rechnerische Rechnungsprüfung und Genehmigung ist demnach der Mitarbeiter, der als Eigentümer der entsprechenden Kostenstelle eingerichtet wurde. Im nachfolgend dargestellten Beispiel handelt es sich hierbei um Benjamin Martin, dem Leiter der Kostenstelle 008.

 Die Aufwendungsprüfergruppen verweisen auf den Eigentümer der jeweiligen Finanzdimension und nicht auf den sog. Vorgesetzten, der organisatorischen Einheit.

 Die Art und Weise wie die beiden Aufwendungsprüfergruppen eingerichtet wurden erfordert, dass bei der Rechnungserfassung zum einen die Mitarbeiter-Finanzdimension mit dem Besteller gefüllt wird. Darüber hinaus wird der Kostenstellenverantwortliche, der die Rechnung letztendlich genehmigt, über die Eingabe der Kostenstelle definiert. M.a.W. der in diesem Beitrag aufgezeigte Workflow erfordert sowohl die Erfassung einer Mitarbeiter- als auch einer Kostenstellen-Finanzdimension.

Nachdem die einzelnen Elemente, die für die Einrichtung des Workflows erforderlich sind aufgezeigt wurden, lassen sie uns nun einen Blick auf die eigentliche Einrichtung des Workflows werfen, welcher in der folgenden Grafik dargestellt ist.

Die nächsten beiden Screenshots spezifizieren die Einrichtung des ersten Workflowschritts (Review invoice), der eine sachliche Rechnungsprüfung durch den Besteller (Nicole Holiday) erforderlich macht. Bitte beachten sie, dass Nicole Holiday hierbei nicht unmittelbar, sondern nur mittelbar über die Aufwendungsprüfergruppe ‚Orderer‘ bzw. die Finanzdimension ‚Mitarbeiter‘ referenziert wird.

Der zweite Workflowschritt (Approval) wurde wie der erste Workflowschritt unter Bezugnahme einer Aufwendungsprüfergruppe eingerichtet. Im Unterschied zum ersten Workflowschritt wurde nun allerdings die ‚Approver‘ Gruppe bzw. die Finanzdimension ‚Kostenstelle‘ spezifiziert. Die folgenden beiden Screenshots zeigen diese Einstellungen auf.

Basierend auf den obenstehenden Workfloweinstellungen wird im nächsten Schritt nun eine Kreditorenrechnung für Marketingmaterialien erfasst. Der nächste Screenshot zeigt die Rechnungserfassung in der Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen unter Verwendung der Beschaffungskategorie ‚Advertising‘ auf.

 Bitte beachten sie, dass der Besteller (Nicole Holiday) über das Finanzdimensionsfeld des Mitarbeiters festgelegt wird. Der Kostenstellenverantwortliche (Benjamin Martin), der für die Genehmigung der Rechnung zuständig ist, wird über die Hinterlegung der Kostenstellenfinanzdimension festgelegt.

Nachdem alle Rechnungsinformationen erfasst wurden, wird der Rechnungsgenehmigungsworkflow durch einen Mitarbeiter der Kreditorenabteilung (Phyllis Harris) gestartet. Den Einstellungen des Workflows zufolge wird nun die erste Workflowaufgabe Nicole Holiday zugeordnet. Der folgende Screenshot zeigt dies beispielhaft auf.

Nicole Holiday kann nun die vorerfasste Rechnung inspizieren und – vorausgesetzt, dass alles mit der Rechnung in Ordnung ist – ihren Prüfschritt über die Auswahl ‚Complete‘ beenden.

 Für den Fall dass Nicole Holiday die Prüfung der Rechnung ablehnt, d.h. die Auswahl ‚Reject‘ trifft, wird der Rechnungsworkflow zurück an den Mitarbeiter der Kreditorenabteilung verwiesen, der den Workflow gestartet hat. Die Auswahl ‚Delegate‘ erlaubt darüber hinaus eine bestimmte Aufgabe an einen bestimmten Kollegen zu delegieren, der dann den ersten Prüfschritt durchzuführen hat.

Unter der Annahme, dass Nicole Holiday ihren Prüfschritt mit ‚Complete‘ beendet hat, wird dieser weiter an Benjamin Martin geleitet, welcher für die Genehmigung der Rechnung zuständig ist.

Benjamin Martin hat ähnlich wie Nicole Holiday verschiedene Auswahlmöglichkeiten für die Bearbeitung des zweiten Prüfschritts, die im folgenden Screenshot aufgezeigt sind.

 Die Auswahl ‘Approve’ schließt den zweiten Workflowschritt ab. Die Auswahl ‚Reject‘ verweist den Workflow zurück an den Ausgangspunkt, d.h. an den Mitarbeiter der Kreditorenabteilung, der die Rechnung erfasst und den Workflow gestartet hat. Die Auswahlmöglichkeiten ‚Request change‘ bzw. ‚Delegate‘ erlauben schließlich die Zuweisung des Aufgabenschrittes bzw. von erforderlichen Korrekturen an bestimmte zu spezifizierende Mitarbeiter.

Sobald Benjamin Martin den zweiten Workflowschritt mit ‚Approve‘ abgeschlossen hat …

… kann die Rechnung gebucht werden.

 Vorausgesetzt dass alle Informationen bereits bei der Rechnungseingabe durch die Kreditorenabteilung erfasst wurden und vor dem Hintergrund, dass (mindestens) zwei Mitarbeiter eine Prüfung der Rechnung vorgenommen haben, kann aus Sicht des Verfassers eine unmittelbare automatische Buchung der von Benjamin Martin genehmigten Rechnung erfolgen. Dies kann im Standardworkflowprozess über die Einfügung eines automatischen Buchungsschrittes realisiert werden und ist in der nächsten Grafik dargestellt.

Die Buchung der Kreditorenrechnung beendet den zweiten Beitrag dieser Reihe. Die nächsten Beiträge werden den hier dargestellten Workflow sukzessive auf weitere komplexere Szenarien erweitern.

Im Laufe der vergangenen Jahre bin ich vielen unterschiedlichen Möglichkeiten begenet, wie Unternehmen Kreditorenrechnungen erfassen. Einige Leute mit denen ich über den Kreditorenrechnungserfassungsprozess sprach meinten, dass die Standard Dynamics AX/365 for Operations Rechnungserfassungsmöglichkeiten unzureichend wären. Andere meinten, dass diese zu kompliziert wären und einmal wurde ich sogar mit der Aussage konfrontiert, dass die Standard Rechnungserfassungs- und –verarbeitungsfunktionen unbrauchbar wären, weil ‚Alle‘ dieser Meinung wären.

Bei einer Vielzahl dieser Leute bzw. Unternehmen endete das Ganze damit, dass teure Zusatzmodule für die Kreditorenrechnungsverarbeitung eingesetzt wurden, die oftmals ihre eigenen Probleme und Schwachpunkte hatten und weitergehende unternehmensindividuelle Anpassungen erforderten.

Vor dem Hintergrund der eingangs erwähnten Aussagen soll nachfolgend untersucht werden, wie ausgaben- und bestellbezogene Kreditorenrechnungen in Dynamics AX/365 for Operations erfasst und verarbeitet werden können.

 Bei ausgabenbezogenen Kreditorenrechnungen handelt es sich um solche für die keine Bestellungen erfasst wurden und die dementsprechend nicht mit Lieferscheinen abgeglichen werden.

Die Zielsetzung dieses und der folgenden Beiträge besteht nicht darin, die oben aufgeführten Aussagen zu widerlegen oder zu bestätigen, sondern vielmehr darin, die Vor- und Nachteile, Stärken und Schwächen der Standard Kreditorenrechnungsverarbeitungsinstrumente aufzuzeigen damit sich der Leser ein eigenes Bild dieses Instrumentenkastens machen kann.

Bevor wir in die Details der Kreditorenrechnungsverarbeitung einsteigen soll an dieser Stelle darauf hingewiesen werden, dass alle nachfolgenden Darstellungen und Erläuterungen vom sog. Rechnungsworkbench, d.h. der Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen ausgehen. Auf die verschiedenen Krediorenrechnungsjournale wird aus den folgenden Gründen nicht näher eingegangen:

1. Weil die Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen einen einzigen einheitlichen Einstiegspunkt für die Erfassung von Kreditorenrechnungen bietet über die sowohl ausgaben-, als auch bestellbezogene Kreditorenrechnungen erfasst werden können.
2. Weil die Erfassung von Krediorenrechnungen über Journale keinen Gebrauch vom sog. Subledger Framework macht und daher wichtige Rechnungskontrollfunktionen nicht zur Verfügung stehen. Zu Einzelheiten, siehe z.B. den folgenden früheren Beitrag.
3. Weil projektbezogene Kreditorenrechnungen, die über Rechnungsjournale erfasst werden nicht als sog. zugesagte Kosten Berücksichtigung finden. Dies birgt die Gefahr, dass Projektkosten zu spät sichtbar sind und zu Fehlentscheidungen führen können. Zu Einzelheiten, siehe auch diesen Beitrag.
4. Weil nur über die Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen projektbezogene intercompany Rechnungen automatisch abgegrenzt und erfasst werden können. Die Nutzung von Rechnungsjournalfunktionen führt in diesen Fällen zu Situationen bei denen Unternehmen unterschiedliche Kreditorenrechnungen zunächst sortieren und anschließend in unterschiedlichen Masken verarbeiten müssen.

Die Erfassung von Krediorenrechnungen über das Kreditorenrechnungsworkbench beinhaltet allerdings auch einige Nachteile, wie z.B.

1. Den Umstand, dass die in Kreditorenrechnungen enthaltene Vorsteuer erst zum Zeitpunkt der Rechnungsbuchung erfolgt. Im Vergleich zu einer Rechnungserfassung über das Rechnungsbuchjournal – bei dem ein Vorsteuerabzug bereits zum Zeitpunkt der Vorerfassung möglich ist – können aus diesem Umstand Opportunitätskosten in Form von höheren Finanzierungskosten entstehen. Dem kann allerdings entgegengehalten werden, dass nur die wenigsten Firmen mit denen der Verfasser in der Vergangenheit zu tun hatte, die Vorsteuer bereits zum Zeitpunkt der Rechnungsvorerfassung in Abzug bringen. Darüber hinaus ist zu beachten, dass bei kurzen Rechnungsdurchlaufzeiten die hierdurch entstehenden Opportunitätskosten klein ausfallen.
2. Den Umstand, dass Buchhalter es gewohnt sind ausgabenbezogene Rechnungen unmittelbar auf Sachkonten und nicht mittelbar über Beschaffungskategorien zu erfassen. Die nachfolgende Darstellung zeigt die Erfassung einer solchen Ausgabenrechnung für Werbeausgaben auf, bei der das der Beschaffungskategorie zugeordnete Sachkonto nur mittelbar über die Buchungsverteilung betrachtet werden kann.
   
   Dieser zweite hier aufgeführte Umstand erweist sich regelmäßig als seine der größten Hürden die es im Rahmen einer Systemneueinführung zu berücksichtigen gilt, da er zur Veränderung von über Jahren tradierten Prozessabläufen führt.

 Der erwähnte Nachteil, dass das Sachkonto aufgrund der Verwendung von Beschaffungskategorien nicht unmittelbar eingesehen werden kann, lässt sich bspw. über die Ergänzung der Kategoriebeschreibung um die Sachkontonummer umgehen.

Die folgenden Beiträge befassen sich mit der Erfassung und Verarbeitung von ausgabenbezogenen Kreditorenrechnungen über das Kreditorenrechnungsworkbench. Anschließend wird auf die Verarbeitung von bestellbezogenen Rechnungen eingegangen bevor diese Beitragsreihe mit einer Zusammenfassung der Vor- und Nachteile, Stärken und Schwächen der Standard Rechnungserfassungsfunktion schließt.