Innerhalb dieses Beitrags möchte ich einige „best practice“ Tipps vorstellen, die Ihnen dabei helfen können, Abstimmprobleme zwischen den in der Finanzbuchhaltung und den im Lager ausgewiesenen Werten zu vermeiden. (Hinweis: im Folgenden werden die Begriffe „Produkt“ und „Artikel“ synonym verwendet).

Tipp 1: Lagerbuchungseinstellungen
Achten Sie darauf dass in der Lagerbuchungsmaske nicht das gleiche Sachkonto für unterschiedliche Artikel/Artikelgruppen Kombinationen hinterlegt wird und vermeiden Sie Einstellungen, die für alle Artikel-, Konto- und Steuercodes greifen, wie dies beispielhaft im folgenden Screenshot dargestellt ist.

Vermeiden Sie es darüber hinaus die gleichen Sachkonten für unterschiedliche Buchungstypen zu verwenden. Im folgenden Screenshot werden bspw. die im Abgangsbereich hinterlegten Konten auch für Lieferscheinbuchungen verwendet.

Tipp 2: Sachkontoeinstellungen
Sperren Sie alle Sachkonten, die in der Lagerbuchungsmaske hinterlegt sind für manuelle Buchungen indem Sie den Sachkonto-Parameter “keine manuellen Eingaben zulassen” aktivieren.

Hinweis:
Stellen Sie in diesem Zusammenhang bitte sicher, dass nur ein sehr kleiner Personenkreis Zugriff auf den erwähnten Parameter hat und diesen aktivieren / deaktivieren kann.
Falls Sie dennoch manuelle Anpassungsbuchungen für Lagertransaktionen im Hauptbuch durchführen möchten, richten Sie hierfür bitte separate Bestandsunterkonten ein.

Tipp 3: Artikeleinstellungen (1)
Richten Sie alle Artikel mit ihrer eigenen Artikel-Finanzdimension ein, weil dies die Suche nach potentiellen Abweichungen zwischen Fibu und Lager erheblich erleichtert.

Bitte beachten Sie dass es sich in diesem Zusammenhang anbietet eine kleine Systemanpassung umzusetzen die dafür sorgt, dass neu angelegte bzw. freigegebene Produkte automatisch mit ihrer zugehörigen Artikelfinanzdimension versehen werden. Siehe hierzu auch die Ausführungen in den vorherigen Beiträgen.

Tipp 4: Artikeleinstellungen (2)
Nachdem Artikel eingerichtet und im Rahmen von Buchungsvorgängen bereits benutzt wurden, erlauben Sie keinem Benutzer nachträgliche Änderungen an …

• der hinterlegten Lagersteuerungsgruppe, sowie
  
• … der hinterlegten Artikelgruppe vorzunehmen.
  

Tipp 5: Datenqualität
Gehen Sie keine Kompromisse im Hinblick auf die Qualität ihrer Artikelstammdaten die sie nach AX migrieren ein, in der Hoffnung dass sich diese Probleme in Zukunft von selbst beheben.

Tipp 6: Artikelvorlagen
Richten Sie Artikelvorlagen und andere Prozessabläufe ein, die dafür sorgen, dass Artikel unmittelbar bei der Einrichtung vollständig und korrekt eingerichtet werden ohne dass nachträgliche Änderungen an den Artikeleinstellungen erforderlich werden.

Tipp 7: Inventory Team
Erlauben Sie nur einem kleinen Team von Spezialisten…

• die Einrichtung/Änderung von Artikeleinstellungen,
• die Einrichtung/Änderung von Artikelgruppen,
• die Einrichtung/Änderung von Lagersteuerungsgruppen,
• die Einrichtung/Änderung der Lagerbuchungseinstellungen.

Tipp 8: Datenbankprotokoll
Aktivieren Sie das Datenbankprotokoll um mindestens Änderungen …

• an Artikelstammdateneinstellungen
• an Artikelgruppeneinstellungen
• an Lagersteuerungsgruppeneinstellungen und
• an Lagerbuchungseinstellungen

nachverfolgen zu können.

Tipp 9: Test der Lagerabstimmung vor Go Live
Testen Sie bereits vor dem Livestart ihres Systems, wie man in AX die Lagerabstimmung und speziell die Suche nach identifizierten Abweichungen durchführen kann. Sobald Sie mit ihrem neuen System arbeiten werden Sie i.d.R. für langwierige Tests und Prüfungen keine Zeit mehr haben.

Tipp 10: Lagerprozesse
Richten Sie ihre Prozesse im Lager so ein, dass Artikeltransaktionen zum einen nicht zeitlich rückdatiert werden und dass es zu keiner großen Verzögerung zwischen der Erfassung und Lieferscheinzugangsbuchung kommt. Andernfalls gehen Sie das Risiko ein, dass es zum Ausweis negativer physischer und/oder finanzieller Lagerwerte kommt.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass die Aktivierung der physischen Aktualisierungsparameter in den Lagersteuerungsgruppen nicht dafür Sorge trägt, dass keine negativen physischen und/oder finanziellen Lagerwerte entstehen. Dies liegt darin begründet dass Artikel bereits dann verkauft werden können wenn diese bereits in AX erfasst sind ohne dass eine zugehörige Buchung auf den Sachkonten in der Buchhaltung durchgeführt wurde.

Tipp 11: Serviceartikel
Überlegen Sie sich reiflich wie sie Serviceartikel bspw. für Fremdfertigungsprozesse einrichten möchten, da diese Artikel regelmäßig aus dem Lagerwertbericht ausgeschlossen sind und zu Abstimmproblemen führen können.

Tipp 12: Hauptbuchübertragungsregeln
Wenn Sie von den Stapelübertragungsregeln im Hauptbuch Gebrauch machen, dann achten Sie bitte darauf, dass sich in der Maske „noch nicht übertragene Einträge in der Erfassung in untergeordnetem Sachkonto“ keine Einträge mehr befinden, da diese zu Abstimmproblemen (Differenzen) zwischen Hauptbuch und Lager führen können. Siehe hierzu auch die folgenden beiden Screenshots.

Ich hoffe, dass Sie die Ausführungen in den Beiträgen zur Lagerabstimmung als nützlich empfanden und würde mich freuen Sie auch in den nächsten Beiträgen wieder zu sehen.