Monatsarchiv: Dezember 2017

Go Live Checkliste

17 Sonntag Dez 2017

Posted by in Sonstiges

≈ Hinterlasse einen Kommentar

Schlagwörter

, ,

Ausgehend von einem früheren Beitrag meines MVP Kollegen Fredrik (siehe: https://dyntips.com/2017/08/02/data-validation-checklist/) habe ich mir die sog. Prüfliste für die Datenvalidierung einmal näher betrachtet um diese
(a) für die Erstellung einer Checkliste für die Systemeinrichtung und
(b) für die Erstellung eines Migrations- und Datenübernahmeplans zu nutzen.

Da es sich beim zweiten Punkt grundsätzlich immer um eine firmenspezifische Einstellung handelt, betrachten wir uns im Folgenden die Erstellung einer Checkliste für die Systemeinrichtung. Auch wenn darauf nicht näher eingegangen wird, können die aufzeigten Einstellungen und Prinzipien analog auch für die Erstellung eines Migrations- und Datenübernahmeplans genutzt werden.

Um die erwähnte Validierungscheckliste für die Systemeinrichtung zu erstellen, ist zunächst ein neues Projekt, wie im folgenden Screenshot dargestellt, zu erstellen.

Anschließend kann die Konfiguration der Checkliste über den folgenden Konfigurationsbutton angegangen werden.

Im Rahmen dieser Konfiguration sind zunächst die Aufgabenbereiche (task areas) zu spezifizieren. Diese Spezifikation kann glücklicherweise mit Hilfe des D365FO Excel-Addins vorgenommen werden, was den Einrichtungsprozess erheblich erleichtert und beschleunigt.

Die Einrichtung der Aufgabenbereiche kann auf unterschiedliche Art und Weise vorgenommen werden. Ich habe mich dafür entschieden die Einrichtung den D365FO Modulen folgend vorzunehmen. Wenn sie den gleichen Ansatz wählen wollen, können sie das beigefügte Dokument (SampleGoLiveChecklistTaskAreas) herunterladen und für den Import in D365FO nutzen. Bitte beachten sie, dass ich hierbei die Bezeichnung der einzelnen Aufgabenbereiche in Englisch vorgenommen habe. Die Übersetzung dieser Aufgabenbeschreibung ins Deutsche ist dem Leser überlassen.

 

Nachdem die Aufgabenbereiche eingerichtet wurden, können die juristischen Personen für welche die Checklisten eingerichtet werden ausgewählt werden.

Zuletzt können schließlich die Aufgaben eingerichtet werden. Im Rahmen dieser Einrichtung gibt es verschiedene Einrichtungselemente zu berücksichtigen, die im Folgenden näher erläutert werden.

 

Nr. 1: Aufgabe
Im Aufgabenbeschreibungsfeld ist zu detaillieren was Inhalt der konkreten Aufgabe ist

Nr. 2. Bereich
Das Bereichsfeld verknüpft die Aufgabe mit dem zuvor eingerichteten Aufgabenbereich.

Nr. 3: Menüelementname
Der Menüelementname erlaubt die Hinterlegung einer Verknüpfung über die man unmittelbar in die Einrichtungsmaske verzweigen kann, um die erforderlichen Einstellungen vorzunehmen.

Bei dem Menüelementnamensfeld handelt es sich nach Ansicht d. Verf. um die wichtigste Funktion der Aufgabenliste. Die Zuordnung des Menüelementnamensfeldes ist allerdings ein sehr mühseliger und zeitaufwendiger Prozess. Um diese Einrichtung zu beschleunigen habe ich daher die im Anhang beigefügte Liste (SampleGoLiveChecklist) erstellt, die sie gerne herunterladen, modifizieren und nutzen können. Wie zuvor auch gilt allerdings hierbei die Einschränkung, dass ich diese Liste nur mit englischen Aufgabenbezeichnungen verfügbar habe und die Übersetzung ins Deutsche dem Leser überlassen ist.

 

Nr. 4: Anzeigereihenfolge
Das Anzeigereihenfolgefeld erlaubt die Spezifikation der Sortier- bzw. Anzeigereihenfolge der eingerichteten Aufgaben.

Nr. 5 & 6: Status und Zugewiesen zu
Über das Status und ‚zugewiesen zu‘ Feld kann der aktuelle Status und die Verantwortlichkeit einer Aufgabe nachverfolgt werden.

Nr. 7: Anhänge
Über die Dokumentenanhangsfunktion können für die verschiedenen Aufgaben Kommentare, Verknüpfungen (z.B. zu VSTS backlog items) und Dokumente (z.B. zur Dokumentation der vorgenommenen Einstellungen) hinterlegt werden.

Wenn sie die Beispiel Aufgabenbereiche und Aufgaben aus den zum Download bereitgestellten Dokumenten in D365FO importiert haben, sollten sie eine Aufgabenliste in ähnlicher Form wie im folgenden Screenshot dargestellt betrachten können.

Bei der Aufgabenliste, den Menüelement-Verknüpfungen und den Dokumentenanhang Funktionalitäten handelt es sich um sehr mächtige Funktionalitäten. Wenn sie es bis hierhin geschafft haben fragen sie sich allerdings vielleicht wie sichergestellt werden kann, dass die Mitarbeiter über die von ihnen auszuführenden Arbeiten informiert werden. Dies ist eine wichtige Frage, da die definierten Aufgaben keine Verknüpfung zu den sog. Arbeitsaufgaben aufweisen, die Mitarbeiter beim Öffnen von D365FO unmittelbar betrachten können. Da es zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels keine Möglichkeit zur Einstellung von sog. Alert gibt und es MS Flow an entsprechenden D365FO Triggern fehlt scheiden auch diese beiden Alternativen aus. Das einzige Standardinstrument scheint demnach aktuell MS PowerApps zu sein, welches eine Zuordnung und Information der Mitarbeiter ermöglicht.

MS PowerApps wird mit einer Standardverknüpfung zu D365FO und den entsprechenden Validierungstabellen ausgeliefert, wie man dem nächsten Screenshot entnehmen kann.

Nach einigen zusätzlichen Prüfungen und Tests der MS PowerApp Funktionen ist d. Verf. allerdings der Ansicht, dass eine unmittelbare Bearbeitung der Aufgaben über den D365FO Arbeitsbereich, einfacher, schneller und effektiver ist als über Zusatztools wie z.B. MS PowerApps, alerts, usw., da es hier leicht zu einer Überflutung mit Hinweisen, Änderungsstatus, usw. kommen kann.

 

Ich hoffe, dass ihnen dieser Beitrag gefallen hat und die bereitgestellten Einrichtungsdokumente weiterhelfen. Bis zum nächsten Beitrag.

Dynamics 365 Hauptbuch Excel Journalimporte

07 Donnerstag Dez 2017

Posted by in Hauptbuch

≈ Hinterlasse einen Kommentar

Schlagwörter

, ,

Innerhalb dieses Beitrags möchte ich einige Erfahrungen teilen, auf die ich im Rahmen des Excel-Imports von Buchungszeilen in allgemeine Hauptbuchjournale gestoßen bin. Das Ganze begann damit, dass ich zunächst die im Standard verfügbaren Exceljournal-Vorlagen für die Aufbereitung und den Import von Journalbuchungen nutzen wollte.

Nachdem ich zunächst eine einfache Buchungszeile im Journal erstellt hatte testete ich den Excel-Vorlagen Export und stellte fest, dass die Vorlage (1) einen Verweis auf das Journal und (2) einen Verweis auf das im Journal verwendete Sachkonto enthielt.

Soweit funktionierte alles wie erwartet. Anstatt jedoch nur Sachkonten zu erfassen wollte ich neben Sachkonten auch (a) Finanzdimensionen in Excel eingeben und hochladen können. Darüber hinaus wollte ich über die Excel-Vorlage auch (b) neue Hauptbuchjournale erstellen können. Im Folgenden betrachten wir uns im Detail, wie die beiden Punkte (a) und (b) realisiert werden können.

 

(a) Erfassung von Sachkonten und Finanzdimensionen
Mein erstes Problem der Erfassung von Sachkonten und Finanzdimensionen konnte relativ einfach über die Erweiterung der Vorlage um das account display value Feld erreicht werden, wie dies im nächsten Screenshot dargestellt ist.

Bei näherer Betrachtung stellte sich allerdings heraus, dass die Nutzung des account display value Feldes zwar mein Problem löste, die Erfassung meiner Buchungszeilen zunächst allerdings scheinbar nicht vereinfachte, weil ich die Kombination der verschiedenen Finanzdimensionsgrößen wie Kostenstelle, Kostenträger, usw. nicht auswendig kannte. Eine Hilfestellung bot mir hier die Finanzdimensionskonfigurationsmaske im Hauptbuch, welche das Format der zu verwendenden Finanzdimensionen aufzeigte.

Nachdem ich die richtige Aneinanderreihung von Sachkonto und Finanzdimensionen ausfindig machen konnte, musste ich allerdings feststellen, dass das Office Add-in keine Hilfestellung bei der Eingabe bereitstellte und Hinweise auf die verfügbaren bzw. zulässigen Finanzdimensionswerte gab. Glücklicherweise ließ sich auch für diese Problemstellung relativ rasch eine Lösung finden, die in Form einer kleinen Anpassungsprogrammierung bestand, welche auf der folgenden Webseite näher beschrieben ist. https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/unified-operations/dev-itpro/financial/dimensions-overview.

Der folgende Screenshot zeigt beispielhaft das Ergebnis dieser Anpassungsprogrammierung aus einer anderen D365 Umgebung auf und stellt dar, dass sowohl Sachkonten als auch Finanzdimensionen in eigenen Feldern und mit Hilfe eines Verweises auf die zulässigen Finanzdimensionsgrößen in der Excel-Vorlage dargestellt werden.

Nachdem ich scheinbar alle Probleme meiner ersten Zielsetzung lösen konnte, musste ich beim erneuten Öffnen eines anderen Buchungsjournals feststellen, dass all meine vorgenommenen Anpassungen verschwunden waren und nicht automatisch in der Vorlage abgespeichert wurden.

Um auch dieses Problem zu lösen ging ich daran eine eigene Excel-Vorlage zu erstellen. Es stellte sich schnell heraus, dass dies einfacher war als gedacht, da man die bestehenden Vorlagen nutzen und erweitern konnte. Hierfür ist es erforderlich im Allgemeinen Modul die Dokumentenvorlage zu öffnen, die entsprechende Vorlage herauszusuchen…

… und zu exportieren.

Beim Export der Vorlage ist insbesondere auf den Dateinamen zu achten, da er später beim Import der modifizierten Vorlage eine entscheidende Rolle spielt. Hierzu später mehr.

In meinem Beispiel habe ich die Vorlage unter gleichem Namen mit der Endung L1 abgespeichert und die entsprechende Zahlenkombination aus dem Dateinamen gelöscht.

Anschließend habe ich die Vorlage geöffnet und entsprechend modifiziert.

Danach ging ich daran das modifizierte Excel-Dokument als neue Vorlage in D365 bereitzustellen. Diese Bereitstellung kann über die Erstellung einer neuen Vorlage und der Auswahl der überarbeiteten Exceldatei erfolgen, wie dies im nächsten Screenshot beispielhaft dargestellt ist.

Bitte beachten Sie, dass der Vorlagen Name automatisch mit dem Namen der hochgeladenen Datei befüllt wird. In meinem Beispiel mit dem Dateinamen, der mit L1 endet. Um die Vorlage später nutzen zu können ist es entscheidend die hinzugefügte Endung zu löschen und die Vorlage genau wie die mit der Standardapplikation ausgelieferten Vorlage zu bezeichnen. Andernfalls funktioniert die Nutzung der Vorlage nicht.

Unter der Annahme, dass sie alle erwähnten Klippen soweit umschiffen konnten, können sie nach dem Hochladen der neuen Vorlagendatei diese schließlich nutzen um Buchungen zu erfassen und nach D365 zu veröffentlichen. Die nächsten Screenshots zeigen dies exemplarisch auf.

 

(b) Erstellung neuer Hauptbuchjournale
Die soeben aufgezeigte Nutzung von Excel-Vorlagen zur Erfassung von Buchungen ist soweit sehr nützlich. Bislang waren allerdings alle meine Vorlagen immer mit einem bestehenden Journal verknüpft. Meine ursprüngliche Zielsetzung bestand nun allerdings auch darin neue Hauptbuchjournale mit Hilfe der Excel-Vorlage zu erstellen.

Im Folgenden betrachten wir uns, wie die Erstellung von neuen Journalen mit Hilfe der Excel-Vorlage umgesetzt werden kann. Um dies nicht zu einfach zu machen, werden wir ein bestehendes Journal exportieren um die dort gebuchten Zeilen in ein neues Journal zu importieren und dort zu buchen. Mein erster Schritt bestand demnach darin ein beliebiges bereits gebuchtes Journal auszuwählen und die Buchungszeilen in die neu erstellte Excel-Vorlage zu importieren.

Anschließend positionierte ich meinen Cursor in den Kopfbereich der Vorlage, wählte ‚Neu‘ im Office-Add in und veröffentlichte die Änderung.

Nach der Veröffentlichung wurde nun eine neue Journalnummer (00459) sichtbar…

… und im D365 Webclient konnte man ein neu erstelltes Journal identifizieren.

Für die Erstellung neuer Journale steht standardmäßig kein Lookup zur Verfügung. Um neue Journale über die Excel-Vorlage erstellen zu können muss demnach der Name des Journals – im Beispiel GenJrn – bekannt sein.

Nach der ersten Euphorie über das neu erstellte Journal stellte sich bald schon allerdings die Ernüchterung ein. Diese Ernüchterung lag darin begründet, dass ich die bestehenden Journalzeilen löschen, modifizieren und veröffentlichen wollte, die Veröffentlichung allerdings nicht glückte. Stattdessen wurde eine Menge an Fehlermeldungen in der Excelvorlage angezeigt. Nach der Analyse der Fehlermeldungen kam ich auf den Gedanken, dass mit der Verknüpfung des Journalkopfs und den Journalzeilen nicht stimmen konnte. Um dies zu prüfen, habe ich das journal batch number Feld in die Excel-Vorlage eingebaut. Nach einer Aktualisierung der Daten zeigte sich, dass die Zeilen nach wie vor die Verknüpfung zum alten Journal (Nr. 00001) aufwiesen. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

Durch die Änderung der bestehenden Journalzeilen habe ich demnach versucht bereits gebuchte Transaktionen zu ändern, was D365 erwartungsgemäß nicht erlaubte. Um nun die Buchungszeilen in mein neu erstelltes Journal hochladen zu können habe ich die bestehenden Journalzeilen kopiert, an das Ende der Vorlage gestellt und mit einer neuen Journalnummer und einem neuen Buchungsdatum versehen.

Die so modifizierten Daten ließen sich schließlich nach D365 hochladen und entsprechend buchen.

Ich hoffe, dass Ihnen die hier vorgestellten Erfahrungen rund um die Excel-Vorlagen helfen ähnliche Fettnäpfchen zu umgehen. Bis zum nächsten Beitrag.

Kostenrechnung (17)

01 Freitag Dez 2017

Posted by in Kostenrechnung

≈ Hinterlasse einen Kommentar

Schlagwörter

, , , ,

In den vorherigen Beiträgen wurden zahlreiche Möglichkeiten dargestellt, wie Umlagen in D365 umgesetzt werden können. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wurden hierfür Excel Übersichten manuell erstellt, die neben den Umlagebeträgen auch die verwendeten Umlagenbasiswerte beinhalteten.

Da die manuelle Erstellung solcher Excel Übersichten vergleichsweise zeitaufwendig ist und de facto nur im Rahmen relativ einfach gestrickter Beispiele möglich ist, stellt sich die Frage, wie durchgeführte Umlagen in Liveanwendungen nachvollzogen werden können. Für die Beantwortung dieser Frage wurden die folgenden vier Kostenrechnungssachkonto Excel-Export-Funktionen betrachtet:

Aus Darstellungs- und Vereinfachungsgründen wurden alle im Rahmen dieses Beitrags verwendeten Umlagen in gleicher Weise wie in Beitrag Nr. 8 zum neuen Kostenrechnungsmodul durchgeführt. D.h. die Kosten der Hilfskostenstellen 110, 120 und 130 wurden nach der Anzahl der Mitarbeiter, der Anzahl der Firmenfahrzeuge bzw. der Anzahl der produzierten Erzeugnisse auf die Hauptkostenstellen umgelegt. Zu Einzelheiten, siehe auch die Ausführungen im achten Beitrag.

 

Excel Exportoption 1:
Die erste Excel Exportoption (‚Kosteneinträge mit Dimensionshierarchien‘) exportiert die folgenden Daten nach Excel.

Aus dem obenstehenden Screenshot kann man erkennen, dass lediglich die primären Kosten exportiert werden. Die umgelegten Sekundärkosten sind im Export allerdings nicht enthalten.

 

Excel Exportoption 2:
Auch die zweite Excel Exportoption (‚Statistische Einträge und Kosteneinträge mit Dimensionshierarchien‘) exportiert lediglich die Primärkosten und hilft daher nicht für eine detaillierte Analyse der durchgeführten Umlagen.

 

Excel Exportoption 3:
Die dritte Excel Exportoption (‚Statistische Einträge mit Dimensionshierarchien’) exportiert im Beispielfall keinerlei Daten.

 

Excel Exportoption 4:
Die letzte verfügbare Excel Exportoption (‘Kostenrechnungssachkonten‘) resultierte in dem im folgenden Screenshot dargestellten Ergebnis, welches für die intendierte Analyse der Kostenumlagen auch keine weitergehenden Informationen bereitstellte.

 

Da keine der zuvor gewählten Excel Exportfunktionalitäten zum gewünschten Erfolg führte, wurde anschließend die in den nächsten Bildschirmdarstellungen aufgezeigte Datenexportfunktion näher beleuchtet.

Interessanterweise führte die zuletzt verwendete Datenexportfunktion letztendlich zum gewünschten Erfolg und sorgte sowohl für einen Export der primären als auch der sekundären Kosten. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wurden diese im folgenden Screenshot farblich grün hervorgehoben.

Basierend auf diesen exportierten Daten wurde schließlich eine Pivot-Tabelle erstellt, die mit Ausnahme der Umlagenbasiswerte praktisch identisch zu den bislang manuell erstellten Excel Übersichten ist.

Die zuletzt aufgezeigte Datenexportfunktion verhält sich dynamisch. D.h. nachfolgend durchgeführte Kostenrechnungstransaktionen erfordern keinen neuerlichen Excelexport, sondern lediglich eine Aktualisierung des Exceldokuments. Die nachfolgende schrittweise Darstellung zeigt dies beispielhaft auf.

 

Schritt 1:
Im Hauptbuch werden zusätzliche Reparaturkosten auf dem Sachkonto 855000 in Kombination mit der Kostenstelle 240 erfasst.

 

Schritt 2:
Die neu erfassten Kosten werden ins Kostenrechnungsmodul z.B. über eine Stapelverarbeitung übertragen.

 

Schritt 3:
Anschließend werden die zuvor exportierten Daten im Exceldokument aktualisiert.

Aus dem obenstehenden Screenshot kann man erkennen, dass die nachträglich erfassten Reparaturkosten nun unmittelbar, d.h. ohne erneuten Excelexport sichtbar sind.

 

Die bislang durchgeführten Datenexporte zeigten das Ergebnis der durchgeführten Umlageprozesse auf. Sie beinhalteten allerdings keine Informationen über die den Umlagen zugrundeliegenden Daten. Um diese zu analysieren, kann man die Kostenrechnungserfassungsjournale und deren Journalpositionen heranziehen. Nehmen wir hierfür exemplarisch die von der Kostenstelle 110 umgelegten Kosten in Höhe von $32983.43, die im folgenden Screenshot dargestellt sind.

Über den Button ‚Kosteneinträge‘ kann man über die Journalpositionen die Kostenstellen betrachten, auf welche die Kosten von der Kostenstelle 110 ausgehend umgelegt wurden.

Die Informationen dieser Detaildarstellung kann man auch aus der weiter oben dargestellten Excel Pivot-Tabelle entnehmen. Was man in dem Exceldokument allerdings derzeit nicht betrachten kann ist die Information über die für die Ermittlung der Umlagen verwendeten Zuteilungsbasiswerte, die im nächsten Screenshot dargestellt sind.

Da die derzeit standardmäßig verfügbare Excel-Exportfunktion derzeit den Export der Zuteilungsbasiswerte nicht erlaubt, wurde vom Verfasser der folgende Verbesserungsvorschlag erstellt: https://ideas.dynamics.com/ideas/dynamics-operations/ID0002454

 

Über entsprechende Zustimmungen würde ich mich freuen. Vielen Dank und bis zum nächsten Beitrag zu den Kostenrechnungssicherheitsfunktionalitäten.