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Arbeitszeit, Arbeitszeitprofil, Projekt, Projektkosten, time&attendance, Zeiterfassung
Time & attendence für die Projektzeiterfassung – Teil 5
03 Dienstag Aug 2021
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Schlagwort-Archiv: Projekt
Time & attendence für die Projektzeiterfassung – Teil 3
21 Mittwoch Jul 2021
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Activity based costing, indirekte Aktivitaeten, Kosten, Projekt, time&attendance, Timesheet, Workflow, Zeiterfassung
Time & attendence für die Projektzeiterfassung – Teil 2
14 Mittwoch Jul 2021
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Arbeitszeit, Projekt, time&attendance, Timesheet, Zeiterfassung
Time & attendence für die Projektzeiterfassung – Teil 1
06 Dienstag Jul 2021
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Hinweis zur Funktion der zugesagten Projektkosten
06 Freitag Jan 2017
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Projektbezogene Ausgabenrechnungen können auf verschiedene Arten in Dynamics AX erfasst werden, wie z.B. über Kreditorenrechnungsjournale, Projektausgabenjournale oder das sog. Rechnungsworkbench, um nur einige Möglichkeiten zu erwähnen.
Ein wichtiger Gesichtspunkt in diesem Zusammenhang ist der Zeitpunkt zu dem Ausgaben auf Ebene von Projekten identifiziert werden können. Dieser Zeitgesichtspunkt ist vor allem in solchen Unternehmen wichtig, die aufgrund detaillierter Rechnungsprüfungs- und Genehmigungsprozeduren vergleichsweise lange Rechnungsdurchlaufzeiten haben.
Um Unterschiede in der Art der Erfassung von projektbezogenen Kreditorenrechnungen besser nachvollziehen zu können, soll nachfolgend exemplarisch eine Rechnung über $150 zunächst über ein Kreditorenrechnungsjournal erfasst werden, um diesen Erfassungsprozess anschließend mit einer Erfassung über das Rechnungsworkbench vergleichen zu können.
Beginnen wir zunächst mit der Rechnungserfassung über ein gewöhnliches Kreditorenrechnungsjournal, welches im folgenden Screenshot beispielhaft dargestellt ist. Bitte beachten sie bei dieser Darstellung, dass die Rechnung, das Kreditorenkonto und das Projekt, auf welches die Kosten gebucht werden sollen, im linken oberen Bereich des Screenshots dargestellt sind. Der rechte untere Bereich zeigt darüber hinaus weitergehende projektspezifische Angaben, wie die Projektkategorie, den Verkaufspreis, usw. an, die im Projektreiter des Journals erfasst werden.
Nachdem die Rechnung erfasst und gespeichert wurde, können erwartungsgemäß noch keine Kosten auf Ebene des Projekts identifiziert werden. Die nachfolgend dargestellte Projektkostenkontrollmaske weist dementsprechend noch keine Werte aus.
Dies ändert sich allerdings zum Zeitpunkt der Rechnungsbuchung, ab dem die entsprechenden Projektkosten identifiziert und analysiert werden können. Beispiel:
Betrachten wir nun im Vergleich hierzu welchen Unterschied die Erfassung einer vergleichbaren Rechnung über das sog. Rechnungsworkbench, d.h. die Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen, macht. Hierfür wird zunächst eine neue Rechnung wie nachfolgend dargestellt angelegt…
… um anschließend zunächst alle Rechnungsinformationen zu erfassen. Beispiel:
Im Gegensatz zur Rechnungserfassung über das Kreditorenrechnungsjournal können nun allerdings bereits mit der Speicherung der Rechnungsinformationen die voraussichtlich auf dem Projekt auflaufenden Kosten über die Projektkostenkontrollmaske identifiziert werden. Die voraussichtlich auftretenden Kosten werden hierbei als sog. zugesagte Kosten (committed costs) entsprechend ausgewiesen, wie dies im folgenden Screenshot beispielhaft dargestellt ist.
Die Möglichkeit derart erfasste Projektausgaben schon frühzeitig auf Projekten identifizieren und analysieren zu können ist eines der wesentlichen Unterscheidungsmerkmale der Rechnungserfassung über das sog. Rechnungsworkbench im Vergleich zu einer Erfassung über Rechnungsjournale.
Speziell in Unternehmen mit langen Durchlauf- und Prüfprozessen kann sich die hier aufgezeigte frühzeitige Identifikation von Projektkosten als sinnvoll erweisen, um vor ‚bösen‘ Überraschungen gefeit zu sein.
Hinweis: Voraussetzung für die aufgezeigte frühzeitige Identifikation von Projektkosten ist zum einen die Aktivierung der im folgenden Screenshot dargestellten Projektparameter.
Darüber hinaus ist die Einrichtung eines periodischen Verarbeitungslaufes zur Ermittlung der zugesagten Projektkosten erforderlich. Beispiel:
Arbeitszeitnachweise & fehlende Arbeitszeiten
06 Dienstag Dez 2016
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Vor der Erstellung von Projektrechnungen und/oder vor Durchführung des Monatsabschlusses ist es gängige Praxis eine Prüfung auf fehlende bzw. unvollständige Arbeitszeiten hin durchzuführen. Dynamics AX unterstützt diesen Prüfungsprozess über den sog. ‚fehlenden Arbeitszeitnachweisbericht‘, der im folgenden Screenshot beispielhaft dargestellt ist.
Hinweis: Beim Manager, welcher in der letzten Spalte des obenstehenden Screenshots identifiziert werden kann, handelt es sich um den Mitarbeiter, der im Personalverwaltungsmodul im Feld ‚Bericht an Position‘ hinterlegt ist.
Anstelle oder parallel zum fehlenden Arbeitszeitnachweisbericht kann eine periodische Email-Übermittlungsfunktion zu fehlenden Arbeitszeitnachweisen genutzt werden, welche allen Mitarbeitern, die keine Arbeitszeitnachweise gebucht haben, eine Email sendet. Der genaue Inhalt dieser Email wird hierbei in einem Email-Template festgelegt, welches in den Projektparametern zu hinterlegen ist. Beispiel:
Ein grundlegendes Problem des fehlenden Arbeitszeitnachweisberichts bzw. der erwähnten Emailfunktion besteht darin, dass keine Prüfung daraufhin stattfindet, ob alle Zeiten auch tatsächlich erfasst wurden. Stattdessen wird lediglich eine Prüfung daraufhin durchgeführt ob überhaupt Zeiten erfasst und gebucht wurden.
Das folgende Beispiel, bei dem eine Mitarbeiterin (‚Julia‘) zunächst eine Stunde an Arbeitszeit über einen Arbeitszeitnachweis erfasst, diesen anschließend zur Genehmigung übermittelt um ihn im dritten Schritt schließlich zu buchen verdeutlicht die angesprochene Problemstellung.
Schritt 1: Erstellung und Speicherung des Arbeitszeitnachweises
Schritt 2: Übermittlung des Arbeitszeitnachweises
Schritt 3: Buchung des Arbeitszeitnachweises
Den obenstehenden Arbeitszeitnachweisberichten kann man entnehmen, dass die Mitarbeiterin ‚Julia‘ nicht mehr im fehlenden Arbeitszeitnachweisbericht ausgewiesen wird, sobald der erste Arbeitszeitnachweis für diese Mitarbeiterin gebucht wurde und zwar unabhängig davon, ob lediglich ein Teil der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit von 40 Stunden/Woche erfasst und gebucht wurde.
Vor dem Hintergrund dieses Ergebnisses kann man festhalten, dass der Arbeitszeitnachweisbericht und die periodische Email-Notifikationsfunktion für sich alleine genommen nicht in der Lage sind sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten vollständig erfasst haben.
Wenn nun die beiden Berichts- bzw. Email-Standardfunktionen nicht ausreichen eine Vollständigkeitsprüfung der erfassten Arbeitszeiten von Mitarbeitern sicherzustellen, so stellt sich die Frage, welche Alternativen für eine solche Prüfung bestehen?
Ein wichtiges Zusatzinstrument stellen in diesem Zusammenhang die sog. Arbeitszeitnachweisrichtlinien dar. Unter der Voraussetzung, dass zum einen die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit der Mitarbeiter in einem Kalender festgehalten ist und zum anderen eine Arbeitszeitnachweisrichtlinie die Übermittlung von Arbeitszeitnachweisen verhindert, die weniger als die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit enthalten, können die oben aufgeführten Arbeitszeitnachweis- und Email-Funktionen für eine Vollständigkeitsprüfung der erfassten Arbeitszeiten verwendet werden.
Der folgende Screenshot stellt ein Beispiel für eine solche Arbeitszeitrichtlinie dar, welche Mitarbeiter daran hindert Arbeitszeitnachweise mit weniger als 40 Stunden Arbeitszeit pro Woche an Vorgesetzte zu übermitteln.
Für den Fall dass Mitarbeiter versuchen Arbeitszeitnachweise mit weniger als 40 Stunden zu übermitteln, wird eine Fehlermeldung der folgenden Art generiert:
Aufgrund der fehlenden Übermittlung und Buchung solcher Arbeitszeitnachweise können nun auch die Standard-Arbeitszeitnachweisberichte Verwendung finden, da sie gespeicherte aber noch nicht übermittelte Arbeitszeitnachweise identifizieren können. Beispiel:
Zusammenfassend lässt sich somit an dieser Stelle festhalten, dass erst die Kombination aus Arbeitszeitrichtlinien und fehlendem Arbeitszeitnachweisbericht (bzw. der zugehörigen Emailfunktion) eine Vollständigkeitsprüfung auf den von Mitarbeitern erfassten Arbeitszeiten erlauben.
Hinweis: Das im Rahmen dieses Beitrags dargestellte Beispiel basierte auf der Annahme, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten einmal pro Woche vollständig – d.h. inkl. Ausfallzeiten – erfassen. Über eine leicht modifizierte Parametrisierung der Arbeitszeitrichtlinien kann das Gleiche auch in solchen Fällen realisiert werden in denen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten täglich zu erfassen haben.
Abbildung von Anlagen im Bau über das Projektmodul
13 Freitag Nov 2015
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Dieser Beitrag befasst sich mit der Abbildung der Kosten von in Bau befindlichen Anlagen im Projektmodul und deren Übertrag in das Anlagenmodul.
Um Kosten für im Bau befindliche Anlagen im Projektmodul nachhalten zu können ist es zunächst erforderlich eine entsprechende Investitionsprojektgruppe einzurichten, welche alle aufgelaufenen Kosten auf WIP Konten in der Bilanz sammelt. Beispiel:
Nachdem eine Investitionsprojektgruppe eingerichtet wurde kann anschließend ein Investitionsprojekt angelegt werden …
… auf dem entsprechende Kosten gesammelt werden. Im gewählten Beispiel wurden Stunden-, Ausgaben- und Artikelkosten in Höhe von 17300 EUR auf das Investitionsprojekt gebucht.
Nach Abschluss der Bauphase können alle Kosten über die Vorkalkulationsfunktion auf die Sachanlage im Anlagevermögen übertragen werden.
Hierfür ist es zunächst erforderlich eine neue sog. Vorkalkulation zu erstellen, bei deren Auswahl die Fertigstellungskosten-Methode „Fertigstellungskosten auf Null festlegen“ ausgewählt wird, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.
Nachdem die Vorkalkulation durchgelaufen ist können die aufgelaufenen Kosten im WIP Reiter identifiziert werden.
Anschließend ist die Sachanlage auf welche die Kosten übertragen werden sollen auszuwählen und die Vorkalkulation zu buchen.
Die hierbei durchgeführte Buchung führt zu keinerlei Sachkontotransaktionen im Projekt- und Anlagenmodul sondern dient lediglich der Festschreibung der aufgelaufenen Kosten im Projektmodul.
Um die Kosten tatsächlich auf die ausgewählte Sachanlage zu übertragen ist die gebuchte Vorkalkulation über die gleichnamige Funktion zu entfernen.
Nach der Entfernungs-Buchung können im Anlagenmodul die aufgelaufenen Kosten auf der gewählten Sachanlage identifiziert werden. Beispiel:
Hinweis 1:
Im gewählten Beispiel wurde der Eigenbau der Sachanlage innerhalb eines Monats abgeschlossen. Für den Fall dass sich der Bauprozess über mehrere Monate erstreckt,
- müssen die zusätzlich in den Folgeperioden anfallenden Kosten wie üblich auf dem Investitionsprojekt erfasst werden,
- müssen die in den Vormonaten durchgeführten Entfernungen rückgängig gemacht werden,
- muss eine neue Vorkalkulation erstellt werden und
- muss die Entfernung erneut durchgeführt werden um die zusätzlich aufgelaufenen Kosten in das Anlagenmodul zu übertragen.
Diese Schritte müssen monatlich solange durchgeführt werden, wie sich der Bau der Sachanlage erstreckt.
Eine Alternative hierzu stellt die Einrichtung entsprechender Unter-Investitionsprojekte dar, die nach Abschluss der verschiedenen Bauphasen wie aufgezeigt vorkalkuliert und entfernt werden.
Hinweis 2:
Werden die Baukosten wie aufgezeigt in regelmäßigen Abständen vorkalkuliert und entfernt und demnach in das Anlagenmodul übertragen, so werden diese automatisch im Anlagenspiegel ausgewiesen.
Erfolgt hingegen im Laufe der Bauphase keine regelmäßige Vorkalkulation und Entfernung, so werden die Baukosten lediglich auf Bilanzkosten gesammelt und finden keine Aufnahme in den Standard Dynamics AX Anlagenspiegel, der somit verkürzt, d.h. falsch dargestellt wird. Um in solchen Fällen den Anlagenspiegel vollständig und richtig darzustellen ist es erforderlich diesen entweder über den Management Reporter abzubilden (siehe hierzu den vorherigen Blogbeitrag) oder eine Anpassung des Standard Anlagenspiegels umzusetzen.
Hinweis 3:
Für den Fall dass die auf den Investitionsprojekten gesammelten Kosten zunächst auf „in Bau befindlichen“ Sachanlagen übertragen werden, kann nach Abschluss der Bauphase ein Übertrag aller Kosten auf eine gewöhnliche Sachanlage über die Nutzung der Neuklassifizierungsfunktion erfolgen.
