In den beiden vorherigen Beiträgen wurden insgesamt drei verschiedene Möglichkeiten aufgezeigt, wie Umlagen zwischen Kostenstellen basierend auf Stundenbuchungen im Projektmodul umgesetzt werden können:

1. Über den Import der gebuchten Projektstunden, die als Grundlage für die Umlage im Kostenrechnungsmodul verwendet werden,
2. Über auf Stundenerfassungen basierenden Sachkontobuchungen im Projektmodul und
3. Über den Import der gebuchten Projektstunden, die im Rahmen von Gemeinkostensatzrichtlinien verwendet werden.

 

Die zuerst dargestellte Umlagemöglichkeit hat den Nachteil, dass alle Stunden der Car Pool Kostenstelle weiterverteilt wurden und zwar unabhängig davon, ob die dort angefallenen Kosten angemessen waren oder nicht.

Die zweite und dritte Umlageoptionen verteilen zwar nicht alle Kosten der Car Pool Kostenstelle, liefern allerdings auch keinen Anhaltspunkt auf die für eine vollständige Umlage erforderliche Kostenrate.

Innerhalb dieses Beitrags betrachten wird, wie eine für die vollständige Umlage der Car Pool Kostenstelle erforderliche Kostenrate ermittelt werden kann. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wurde für diese Betrachtung die folgende schrittweise Darstellung gewählt.

 

Schritt 1: Buchung von Stunden im Projektmodul

Für die Umsetzung der stundenbasierten Umlagen sind zunächst wieder Stunden im Projektmodul zu erfassen.

Aus Vereinfachungsgründen wurden keine weiteren Projekte angelegt und Stundenbuchungen durchgeführt, sondern statt dessen die bereits zuvor erfassten Stunden erneut verwendet. Die folgenden Screenshots wurden dementsprechend aus dem vorherigen Beitrag der Vollständigkeit halber übernommen.

 

Schritt 2: Einrichtung Anbietervorlage für statistische Maßnahmen

Auch der zweite und dritte Einrichtungsschritt sind identisch zu dem was in den vorherigen Beiträgen aufgezeigt wurde. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wurde die folgenden Screenshots hier nochmals eingefügt.

 

Schritt 3: Einrichtung statistische Dimension

 

Schritt 4: Einrichtung des Kostenrechnungssachkontos

Die Einrichtung des Kostenrechnungssachkontos unterscheidet sich geringfügig von dem was in den vorherigen Beiträgen dargestellt wurde. Dies liegt darin begründet, dass nun auch die für Projektstunden verwendeten Projektkosten- und Lohnzuweisungskonten in die Kostelementdimension und Kostenelementdimensionshierarchie aufgenommen wurden, wie dies in den folgenden Screenshots dargestellt ist.

 

Schritt 5: Einrichtung der Kostenzuteilungsrichtlinie

Die hier verwendete Kostenzuteilungsrichtlinie unterscheidet sich – bis auf die Kostenelementdimension – nicht von derjenigen, die im Beitrag 14 verwendet wurde. Aufgrund dessen wird auf die dort gemachten Ausführungen verwiesen.

 

Schritt 6: Einrichtung Kostenaufschlüsselungsrichtlinie

Was für die Einrichtung der Kostenzuteilungsrichtlinie gesagt wurde, gilt für die Einrichtung der Kostenaufschlüsselungsrichtlinie in gleicher Weise. Auch hier kann daher auf die zuvor gemachten Ausführungen verwiesen werden.

 

Schritt 7: Einrichtung Gemeinkostensatzrichtlinie

Die Gemeinkostensatzrichtlinie, die in diesem Beitrag verwendet wird unterscheidet sich von der zuvor verwendeten im Richtlinientypfeld („Finanzzeitraum“ statt „Benutzerspezifisch“). Aufgrund dieser Typfeldänderung kann kein Gemeinkostensatz manuell eingegeben werden, da D365 diesen automatisiert ermittelt.

 

Schritt 8: Datenverarbeitung und Arbeitsbereichskonfiguration

Nach der Verarbeitung der Daten im Kostenrechnungssachkonto, können die folgenden Kosten auf den einzelnen Kostenstellen identifiziert werden.

Der zuletzt dargestellten Zusammenfassung kann man entnehmen, dass zwei Umlagen durchgeführt wurden; eine im Projektmodul und eine zweite zur vollständigen Kostenumlage im Kostenrechnungsmodul.

Die eingangs aufgeworfene Frage nach der Höhe der Kostenrate, die für eine vollständige Umlage der auf der Car Pool Kostenstelle aufgelaufenen Kosten erforderlich ist, wurde allerdings noch nicht beantwortet.

Mit Hilfe der eingerichteten Gemeinkostensatzrichtlinie, die im nächsten Screenshot dargestellt ist, lässt sich diese Frage nun dergestalt beantworten, dass eine Kostenrate in Höhe von $221.01 für eine vollständige Verteilung der Car Pool Kostenstellenkosten erforderlich ist.

Die Rate von $221.01 wurde in zwei Schritten ermittelt:

Zunächst über eine Division der im obenstehenden Screenshot dargestellten Kosten und Einheiten ($1640.43 / 40 = $41.01).

Zum anderen durch eine Addition der eben ermittelten Kostenrate in Höhe von $41.01 mit der im Projektmodul verwendeten Kostenrate in Höhe von $180 ($41.01 + $180 = $221.01).

Die zweistufige Kostenratenermittlung lässt sich im gewählten Beispiel dadurch begründen, dass im Kostenrechnungsmodul lediglich die Restgemeinkosten der Car Pool Kostenstelle verarbeitet, d.h. umgelegt wurden. Da die eigentliche Kostenumlage bereits im Projektmodul stattfand, ist die dort verwendete Projektkostenrate zu der im Kostenrechnungsmodul ermittelten Rate hinzuzurechnen.

 

Für den Fall dass eine vergleichbare Gemeinkostensatzrichtlinie auf das Beispiel aus Beitrag Nr. 14 angewandt wird, kann die gleiche erforderliche Gemeinkostenrate in Höhe von $221.01 identifiziert werden ($8840.43 / 40 = $221.01).

Im nächsten Beitrag betrachten wird, wie Umlagen im Detail nachvollzogen werden können. Bis dahin.

Im vorherigen Beitrag haben wir betrachtet, wie Daten aus anderen D365 Modulen, wie z.B. dem Projektmodul, als Basisgröße für die Definition von Umlagen verwendet werden können. Innerhalb dieses Beitrags setzen wir das zuvor verwendete Beispiel fort und betrachten welche alternativen Optionen für die Umlage der auf der Car Pool Kostenstelle aufgelaufenen Kosten herangezogen werden können. Ausgangspunkt hierfür sind erneut im Projektmodul erfasste Stundenbuchungen.

 

Option 1: Projektmodul

Eine erste Möglichkeit für die Umlage der Kostenstellenkosten basiert auf den Projektstundenbuchungen selbst. Im Gegensatz zu den im vorherigen Beitrag aufgezeigten mengenmäßigen Buchungen werden die Stundenbuchungen nun auf Projekten durchgeführt, die eine Sachkontointegration der Stundenbuchungen aufweisen.

Hierfür wurden die im folgenden Screenshot dargestellten Projekte angelegt, die sich von den im vorherigen Beitrag verwendeten Projekten lediglich durch die Sachkontobuchungsintegration für Stundenbuchungen unterscheiden.

Werden die gleichen Stundenbuchungen wie im vorherigen Beitrag auf diesen neu angelegten Projekten erfasst, so kann nach Durchführung der Stundenbuchungen der folgende Buchungsbeleg identifiziert werden.

Dem obenstehenden Beleg kann man Soll- und Habenbuchungen auf GuV-Konten (Nr. 853100 und Nr. 853200) entnehmen. Da sowohl im Soll als auch im Haben ein GuV-Konto angesprochen wird, ändert sich am Gesamtergebnis des Unternehmens nichts.

Was sich allerdings ändert ist die Kostenzuordnung auf den verschiedenen Kostenstellen des Unternehmens. Dies kann aus dem obenstehenden Buchungsbeleg anhand der mitgebuchten (gelb hervorgehobenen) Kostenstelleninformationen entnommen werden. Zur besseren Nachverfolgbarkeit der Kostenzuordnung wurde die folgende Übersicht erstellt.

• Im Projektmodul wurde ein Kostenpreis in Höhe von $180 für die Stundenbuchungen des Car Pool Kostenstellenleiters hinterlegt,
• Die Umlage der Kosten über die Stundenbuchungen im Projektmodul wurden aus kostenrechnerischer Sicht auf der primären Kostenebene durchgeführt,
• Die im Haben angesprochene Kostenstelle Nr. 120 wurde über eine entsprechende Hinterlegung beim Kostenstellenleiter im HR-Modul realisiert.

 

Aus der obenstehenden Zusammenfassung kann man erkennen, dass auf der Car Pool Kostenstelle Kosten in Höhe von $1300 verbleiben. Dies liegt darin begründet, dass der gewählte Kostenpreis in Höhe von $180 nicht ausreichte, um alle Kosten zu verteilen. Geht man davon aus, dass es sich bei den $180 um einen externen Marktpreis handelt, so kann man schlussfolgern, dass der in-house Betrieb des Car Pools vergleichsweise teurer ist als die Nutzung eines externen Car Pool Dienstleisters.

 

Option 2: Kostenrechnungsmodul

Eine zweite alternative Möglichkeit für die Umlage der Car Pool Kostenstellenkosten besteht in der Nutzung einer sog. Gemeinkostensatzrichtlinie, deren Einrichtung in der nächsten Grafik dargestellt ist.

Die Einrichtung einer Gemeinkostensatzrichtlinie erfordert

1. Die Auswahl einer entsprechenden Zuteilungsbasis,
2. Die Auswahl eines Kostenelement-Dimensionsmitglieds zur Aufnahme der Sekundärkosten,
3. Die Angabe des Kostenobjekts, auf das die Gemeinkostensatzrichtlinie angewandt wird und
4. Die Angabe eines Gemeinkostenverrechnungssatzes.

 

Zur besseren Unterscheidung des im vorherigen Abschnitts gewählten Beispiels wurde ein Satz in Höhe von $190 festgelegt.

 

Ähnlich wie im vorherigen Beitrag ist auch hier die Nutzung einer statistischen Anbietervorlage erforderlich. Da aus Darstellungsgründen die Stunden des Kostenstellenleiters doppelt erfasst wurden – einmal auf den Projekten ohne Sachkontointegration und ein zweites Mal auf den Projekten mit Sachkontointegration – ist es erforderlich, einen sog. Bereich (Filter) festzulegen, der sicherstellt, dass die durchgeführten Stundenbuchungen nur einmal in das Kostenrechnungsmodul übernommen werden. Dies wird im nächsten Screenshot aufgezeigt.

Die Verarbeitung der Daten und der Gemeinkostensatzrichtlinie im Kostenrechnungsmodul führen schließlich zu den in den nachfolgenden Screenshots aufgezeigten Kosten auf den verschiedenen Kostenstellen.

Zur besseren Übersicht wurde die folgende Excel Darstellung gewählt.

 

Aus der obigen Excel Darstellung ist ersichtlich, dass auch ein Gemeinkostenverrechnungssatz in Höhe von $190 pro Stunde nicht kostendeckend ist, da nach wie vor Kosten auf der Car Pool Kostenstelle verbleiben.

 

Im nächsten Beitrag betrachten wir, wie die im vorherigen und in diesem Beitrag vorgestellten Umlagetechniken miteinander kombiniert werden können. Bis dahin.