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Dynamics 365FO/AX Finance & Controlling

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Monatsarchiv: August 2017

Kostenrechnung (7)

22 Dienstag Aug 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kostenrechnung

≈ Ein Kommentar

Schlagwörter

Controlling, Formelzuteilungsbasen, Kostenrechnung, Kostenstellenrechnung, Neues Kostenrechnungsmodul

Im vorherigen Beitrag wurden die auf Hilfskostenstellen gesammelten Kosten basierend auf den auf anderen Kostenarten gebuchten Beträgen umgelegt.

Innerhalb dieses Beitrags erweitern wir die zuvor verwendete Umlagetechnik in der Art und Weise, dass die Umlagen auf zuvor über Formeln errechnete Umlagenbasen durchgeführt werden.

Aus Gründen der besseren Vergleichbarkeit werden hierfür die Finanzdaten aus dem vorherigen Beitrag verwendet. Der nächste Screenshot zeigt diese Daten zusammen mit den gewählten Umlagenbasen auf.

Für die Definition der formelbasierten Umlage ist in einem ersten Schritt (1) die Auswahl der zu verwendenden Umlagenbasiswerte erforderlich. Im Beispielfall wurden hierfür der Einfachheit halber die verschiedenen Kostenarten ausgewählt.

Im zweiten Schritt (2) wurde schließlich eine entsprechende Formel erstellt, welche hier vereinfachend die ausgewählten Kostenarten aufaddiert.

 Aktuell stehen die folgenden mathematischen Operatoren für die Erstellung formelbasierter Umlagenbasen zur Verfügung.

Die derart eingerichtete Formel wird schließlich im nächsten Einrichtungsschritt als Allokationsbasis für die Umlage der Hilfskostenstellen Nr. 110-130 verwendet.

Nach der Verarbeitung der Umlagen im Kostenrechnungssachkonto ergeben sich die nachfolgend dargestellten Umlagen- und Kostenwerte.

Den oben dargestellten Bildschirmausdrucken kann man entnehmen, dass die Kosten der Hilfskostenstellen Nr. 110-130 vollständig umgelegt wurden. Im Gegensatz zu den im vorherigen Beitrag dargestellten Ergebnissen wurden nun allerdings zusätzliche Umlagen auch innerhalb der Hilfskostenstellen durchgeführt.

Betrachtet man sich beispielsweise die Hilfskostenstelle Nr. 110, so erkennt man, dass von dieser Kostenstelle ausgehend nicht nur deren primäre Kosten ($32000), sondern auch die von den anderen Hilfskostenstellen empfangenen Kosten auf die Hauptkostenstellen. Nr. 210-250 verteilt wurden.

Derartige Umlagen erfordern ein iteratives Umlageverfahren, welches die Umlagen der auf den Hilfskostenstellen aufgelaufenen Kosten solange weiter umlegt bis keine Kosten mehr auf den Hilfskostenstellen verbleiben.

 In einem der vorherigen Beiträge zum neuen Kostenrechnungsmodul wurde erwähnt, dass Kostenumlagen auch über die im Hauptbuch verfügbare Allokationsfunktion realisiert werden können. Bei den dort verfügbaren Umlagen handelt es sich allerdings um solche, die keine mehrfachen iterativen Umlagen erlauben. Aufgrund dessen empfiehlt sich im Falle komplizierter Umlagestrukturen der Einsatz des neuen Kostenrechnungsmoduls.

Wie im vorherigen Beitrag auch, fasst der nächste Screenshot die durchgeführten Umlagen zur besseren Nachverfolgbarkeit zusammen.

Im nächsten Beitrag betrachten wir eine weitere Umlagentechnik, welche von statistischen Umlagengrößen Gebrauch macht. Bis dahin.

Kostenrechnung (6)

13 Sonntag Aug 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kostenrechnung

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Schlagwörter

Controlling, Kostenrechnung, Kostenstellenrechnung, Neues Kostenrechnungsmodul

Dieser und die folgenden Beiträge analysieren die Funktionen des neuen Kostenrechnungsmoduls in Bezug auf den zweiten Grundpfeiler eines klassischen Kostenrechnungsmoduls; der Kostenstellenrechnung.

Wie zu Eingang dieser Beitragsserie zum neuen Kostenrechnungsmodul erwähnt beantwortet die Kostenstellenrechnung die Frage, wo Kosten entstanden sind. Dementsprechend ordnet die Kostenstellenrechnung die entstandenen Kosten ihrem Ursprung bzw. ihrem ‚Verursacher‘ zu. Der nächste Screenshot stellt dies beispielhaft dar, indem in der ersten Spalte die auf verschiedenen Sachkonten erfassten Kosten und in den folgenden Spalten die kostenverursachenden Kostenstellen aufgeführt sind.

Im gewählten Beispiel erfüllen die ersten drei Kostenstellen (Nr. 110-130) lediglich Hilfs- bzw. Unterstützungsleistungen für die anderen Hauptkostenstellen (Nr. 210-250). Aufgrund dessen sollen die in diesen Hilfskostenstellen aufgelaufenen Kosten auf die anderen Hauptkostenstellen verteilt, d.h. umgelegt werden.

Innerhalb dieses Beitrags wird dargestellt wie eine derartige Umlage basierend auf ausgewählten Kostenartenbuchungen erfolgen kann. Die folgenden Beiträge erweitern und verfeinern die hier dargestellte Umlagetechnik und stellen die im Standard von D365 verfügbaren Umlagetechniken im Detail dar.

Bevor Kostenumlagen eingerichtet werden können sind im ersten Schritt die Kostenarten (D365-Begriff: ‚Kostenelemente‘ bzw. ‚cost elements‘) einzurichten. Die Einrichtung der sog. primären (‘primary’) Kostenarten erfolgt hierbei wie in den vorherigen Beiträgen aufgezeigt, durch einen Übertrag der entsprechenden Finanzbuchhaltungskonten in die Kostenrechnung. Die sekundären (‚secondary‘) Kostenarten wurden im Beispiel manuell im Kostenrechnungsmodul eingerichtet.

Nachdem die Kostenarten eingerichtet wurden, können im zweiten Schritt die Kostenobjekte – hier Kostenstellen – eingerichtet werden. Auch die Kostenstellen werden im gewählten Beispiel aus den Finanzmodulen übertragen, wie dies im nächsten Screenshot dargestellt ist.

Sobald die Kostenarten und Kostenstellen eingerichtet wurden, können die entsprechenden Kostenarten- und Kostenstellen-Hierarchien eingerichtet werden. Die folgenden Bildschirmdrucke zeigen dies beispielhaft auf.

Der nächste Einrichtungsschritt bezieht sich auf die Einrichtung der durchzuführenden Umlagen, die in der sog. Kostenzuteilungsrichtlinienmaske (Engl. ‚cost accounting policy form‘) vorgenommen wird.

Im obenstehenden Beispiel wurde definiert, dass die Kosten der Hilfskostenstelle Nr. 110 basierend auf den mit der Kostenart 851000 gebuchten Beträgen umgelegt werden. In gleicher Weise wurde festgelegt, dass die Kosten der anderen Hilfskostenstellen (Nr. 120 und 130) basierend auf den auf mit der Kostenart 852000 gebuchten Beträgen umgelegt werden.

Mit dem sog. spring release wurden im Juli 2017 eine Vielzahl an neuen vordefinierten Dimensionselement-Zuteilungsbasen (Engl. Predefined dimension member allocation bases) bereitgestellt. Der folgende Screenshot stellt einen beispielhaften Ausschnitt dieser Umlagenbasisgrößen dar, welche Kostenarten/-element, Sachkonten und statistische Elemente umfassen.

Um Kostenumlagen besser nachverfolgen zu können empfiehlt es sich sog. Kostenaufschlüsselungsrichtlinien (Engl. Cost rollup policies) einzurichten. Diese Richtlinien erlauben eine detaillierte Zuordnung von Kostenstellen-Kostenarten-Kombinationen zu den zugehörigen Sekundärkostenelementen, welche für die Erfassung der entsprechenden Umlagen verwendet werden.

Kostenzuteilungs- und Kostenaufschlüsselungsrichtlinien legen selbst keine Kosten um, sondern bedürfen der Zuordnung zu einem Kostenrechnungssachkonto (Engl. cost accounting ledger), welches die Umlagen verarbeitet. Aus diesem Grund wir die Einrichtung des Kostenrechnungssachkontos, als nächstem erforderlichen Einrichtungsschritt, nachfolgend betrachtet.

Die Zuordnung der erwähnten Richtlinien zu einem Rechnungssachkonto erfolgt über die sog. policy assignment Felder, die in den weiter oben dargestellten Screenshots über die eingefügten Pfeile aufgezeigt werden.

Ähnlich wie dies bereits in den vorherigen Beiträgen zum Kostenrechnungsmodul aufgezeigt wurde, erfordert die Einrichtung eines Kostenrechnungssachkontos, die Zuordnung einer Kostenelementdimension, einer standardmäßigen Kostenelementdimensionshierarchie und einer Kontrolleinheit (Engl. Control unit), wie dies in den folgenden Screenshots beispielhaft dargestellt ist.

Nachdem das Kostenrechnungssachkonto eingerichtet und die Daten aus den Finanzmodulen übertragen wurden – siehe hierzu auch insbes. die vorherigen Beiträge – können schließlich die Umlagen über den Gemeinkostenberechnungsbutton (Engl. overhead calculation) verarbeitet werden.

Um schließlich die verarbeiteten Umlagen analysieren zu können ist abschließend die Einrichtung eines Kostenrechnungsarbeitsbereichs notwendig.

Da auch die Einrichtung eines Kostenrechnungsarbeitsbereichs wie in den vorherigen Beiträgen dargestellt erfolgt, kann an dieser Stelle auf die zuvor gemachten Ausführungen verwiesen werden. Der einzig wesentliche Unterschied besteht an dieser Stelle in der Auswahl eines sog. Berechnungssatzes. Diese Auswahl ist im vorstehenden Screenshot über den eingefügten Pfeil hervorgehoben.

Mit Abschluss dieses letzten Einrichtungsschrittes können schließlich die verarbeiteten Umlagen und Kosten analysiert werden. Die folgenden Bildschirmausdrucke dokumentieren die verarbeiteten Beispieldaten.

Zur besseren Nachverfolgbarkeit wurden die entsprechenden Daten in der folgenden Excel Übersicht zusammengefasst dargestellt.

Im nächsten Beitrag betrachten wir eine Umlagetechnik, welche die Kosten der Hilfskostenstellen basierend auf über Formeln berechneten Umlagengrößen verteilt. Bis dahin.

Kostenrechnung (5)

05 Samstag Aug 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kostenrechnung

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Schlagwörter

Controlling, Konsolidierte Analyse, Kostenrechnung, Neues Kostenrechnungsmodul

Innerhalb dieses vorläufig letzten Beitrags zur Kostenartenrechnung sollen abschließend zwei Themen betrachtet werden auf die man des Öfteren im Rahmen von Systemeinführungen stößt.

 

Teil 1: Korrekturen
Manchmal ist es erforderlich Korrekturen an den in die Kostenrechnung (KORE) übertragenen Daten vorzunehmen. Gehen wir nachfolgend einmal beispielhaft davon aus, dass $150 Taxikosten fehlerhaft auf Kostenstelle 400 gebucht wurden, obwohl diese eigentlich auf die Kostenstelle 500 hätten gebucht werden müssen.

Im alten Kostenrechnungsmodul konnten Kostenrechner diesen Fehler einfach und unmittelbar über ein KORE-Buchungsjournal korrigieren, welches keinerlei Auswirkung auf die Finanzbuchhaltung (FIBU) hatte. Das neue Kostenrechnungsmodul beinhaltet keine Buchungsjournale mehr, erlaubt allerdings den Import von Korrekturpositionen über data entities. Da es beim reinen Import von Korrekturtransaktionen in das neue Kostenrechnungsmodul allerdings zu Abweichungen zwischen den Finanzmodulen und der Kostenrechnung kommt, empfiehlt es sich Korrekturen unmittelbar über die Finanzmodule durchzuführen.

 

Teil 2: Konsolidierte Betrachtung von Daten aus verschiedenen Unternehmen
Das alte Kostenrechnungsmodul war auf ein Unternehmen begrenzt und konnte ausschließlich Daten aus einem Unternehmen verarbeiten. Diese Limitierung besteht im neuen Kostenrechnungsmodul nicht mehr und Kostenrechner haben nunmehr die Möglichkeit sowohl Daten aus anderen D365 Unternehmen, als auch aus nicht in D365 geführten Unternehmen zu analysieren.

Im Folgenden soll im Rahmen eines stark vereinfachten Beispiels aufgezeigt werden, wie Daten aus zwei D365 Unternehmen (DEMF & USMF) zusammenfassend analysiert werden können. Die beiden Unternehmen wurden hierfür jeweils mit ihrem eigenen Kontenplan und ihrer eigenen Währung (EUR bzw. USD) eingerichtet und sollen in USD analysiert werden. Die folgende Übersicht stellt die nachfolgend verwendeten Beispieldaten zusammen.

Um die Daten aus beiden Unternehmen gemeinsam analysieren zu können, wurden die folgenden drei Kostenelementdimensionen eingerichtet:

  • Die erste (CA_CostElements) wurde bereits in den vorherigen Beiträgen verwendet und beinhaltet die Sachkonten bzw. Kostenarten aus dem Unternehmen USMF,
  • Die zweite (CA_CostElements2) wurde ebenfalls in den vorherigen Beiträgen verwendet und beinhaltet die über das Excel Template importieren Kostenarten,
  • Die dritte (CA_CostElementsDEMF) beinhaltet schließlich die Sachkonten bzw. Kostenarten aus dem Unternehmen DEMF.

Da die zweite Kostenelmentdimension (CA_CostElements2) für die zusammenfassende Analyse der Daten aus beiden Unternehmen verwendet wird, müssten die Kostenarten aus DEMF und USMF entsprechend auf die Kostenelementdimension CA_CostElements2 zugeordnet werden. Der nächste Screenshot stellt dies exemplarisch für die Kostenelemente des Unternehmens DEMF dar.

Nachdem die Kostenarten der verschiedenen Unternehmen zugeordnet wurden, ist eine Dimensionshierarchie einzurichten, da diese für die konsolidierte Analyse der Daten im cost accounting ledger benötigt wird.

Der cost accounting ledger referenziert dann auf diese Kostenelement-Dimensionshierarchie und die Kontrolleinheiten.

 Da die Verknüpfung zwischen den Kontrolleinheiten und dem cost accounting ledger bereits in den vorherigen Beiträgen aufgezeigt wurde, wird aus Platzgründen an dieser Stelle darauf verzichtet.

 

Nach der grundlegenden Einrichtung des cost accounting ledgers ist der Datenanbieter zu konfigurieren, um die Finanzdaten in das Kostenrechnungsmodul übertragen zu bekommen. Da im gewählten Beispielfall Finanzdaten aus verschiedenen Unternehmen zu übertragen sind, sind dementsprechend auch zwei Datenanbieter einzurichten.

Sobald auch diese Einstellungen vorgenommen wurden, können die Daten aus der FIBU in die KORE übertragen werden. Ist auch dies erfolgt, so ist im letzten Schritt der cost controlling workspace einzurichten.

Wird dieser schließlich aufgerufen, so können die konsoliderten Daten aus den beiden Unternehmen betrachtet werden.

 Im Beispiel wurde ein Wechselkurs von 1 EUR = 2 USD verwendet, um die EUR-Werte aus dem Unternehmen DEMF in USD-Werte umzurechnen, die für die konsolidierte Analyse der Daten verwendet werden.

 

Dieser Beitrag beendet (vorläufig) die Reihe zur Kostenartenrechnung im neuen KORE-Modul, welches ebenso wie das alte KORE-Modul eine Aufteilung der Kosten gemäß ihrem Verhalten (fixe vs. Variable Kosten), gemäß der Art der verbrauchten Produktionsfaktoren (Personal-, Material, … -kosten) und nach der Herkunft der Kostengüter (Primär- vs. Sekundärkosten) erlaubt.

Im Vergleich zum alten KORE-Modul stellt das neue KORE-Modul Nutzern umfangreichere Möglichkeiten der Datenanalyse und Datenintegration zur Verfügung (konsolidierte Betrachtung von Daten aus verschiedenen Unternehmen & Integration von Buchungsebenen). Diese neuen Möglichkeiten kommen allerdings zum Preis einer vergleichsweise höheren Komplexität bei der Einrichtung des KORE-Moduls.

In den folgenden Beiträgen wird der zweite Grundpfeiler eines klassischen KORE-Systems – die Kostenstellenrechnung – näher betrachtet. Bis dahin.

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