Management Reporter – Unit Security

18 Sonntag Sept 2016

Posted by Ludwig Reinhard in Management Reporter

Schlagwörter

Berichtsbaumstruktur, Datenzugriff, Einschränkung, Unit Security

Innerhalb dieses Beitrags möchte ich eine Management Reporter Funktion näher beleuchten, die es erlaubt den Zugriff auf Management Reporter Berichtsdaten für bestimmte Benutzer einzuschränken.

Ein typischer Anwendungsfall für diese Funktion liegt immer dann vor, wenn bestimmte Sparten-/Kostenstellen-/Abteilungs-Verantwortliche nur die Daten für die Bereiche betrachten können sollen, für die sie auch verantwortlich sind.

Gehen wir einmal beispielhaft von folgender Gewinn- und Verlustrechnung aus und nehmen an, dass die Leiterin der Sparte (BU 001) ausschließlich die Daten ihrer Sparte, nicht aber die der anderen Sparten betrachten können soll.

Eine derartige Berichtseinschränkung kann über die Nutzung eines Berichtsbaumes vorgenommen werden, welcher den in der Spalte „Unit Security“ hinterlegen Personen explizit Zugriff auf die Berichtsdaten des entsprechenden Berichtsbaumelements erteilt. Da im Beispielbericht die Sparten nebeneinander dargestellt sind ist darüber hinaus an dieser Stelle eine Verknüpfung der Berichtsbaumelemente mit den Berichtsspalten erforderlich, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.

Basierend auf diesen Einstellungen kann die Spartenleiterin beim Öffnen des Berichts nur die Daten ihrer Sparte „BU 001“ betrachten.

Hinweise:
Die eingeschränkte Sicht auf die Daten, welche über die Unit Security Einstellungen realisiert wurden, greifen auch dann, wenn die im Management Reporter dargestellten Daten über einen drill down in Dynamics AX geöffnet werden. Beispiel:

Zu beachten ist, dass das Management Reporter Unit Security Feature nicht sicherstellen kann, dass Benutzer über den Dynamics AX Client unmittelbaren Zugriff auf Daten nehmen, die sie eigentlich nicht betrachten können sollten. Im Beispiel kann die Spartenleiterin der Sparte BU001 beispielsweise über eine einfache Belegabfrage in Dynamics AX auch die Daten der anderen Sparten betrachten.

Eine solche Art der Umgehung der Management Reporter Unit Security kann nur über eine parallele Implementierung des sog. Extensible Data Security Frameworks in Dynamics AX sichergestellt werden. Andernfalls laufen die Berichtseinschränkungen im Management Reporter ins Leere. Weitere Details zum Extensible Data Security Framework kann man bspw. den folgenden beiden Webseiten 1 / 2 entnehmen.

Berichtsmodifikation 1
Lassen sie uns nun einige weitere Berichtsmodifikationen und Fallstricke betrachten, auf die man bei der Nutzung von Berichtsbäumen und der Unit Security Funktion achten sollte.
Erweitern wir hierfür den Bericht nun dergestalt, dass neben den Sparten auch die zu den Sparten zugehörigen Kostenstellenbereiche in den Bericht mit aufgenommen werden. Richtet man die Unit Security für diese Unterelemente der Sparten in gleicher Weise ein wie zuvor (siehe den folgenden Screenshot)…

… so kann die Spartenleiterin die folgenden Daten mit der Öffnung des Berichts betrachten.

Die zugehörigen Kostenstellendaten sind in diesem Fall nicht zugriffsbeschränkt, müssen allerdings explizit über eine Auswahl des entsprechenden Berichtsbaumelements ausgewählt werden. Beispiel:

Berichtsmodifikation 2
Aufgrund der etwas unglücklichen Darstellungs- und Betrachtungsweise der Kostenstellenbereiche im vorherigen Berichtsdesign wird die BU001-Sparten Spalte – sowie die zugehörige Gesamtspalte – nun als Berechnungsspalten definiert. Siehe hierzu die gelb hervorgehobenen Bereiche im Spaltendefinitionsfenster.

Startet die BU001 Spartenleiterin nun den auf diese Art modifizierten Bericht, so öffnet sich dieser mit der folgenden Hinweismeldung:

Erst über eine explizite Auswahl der Unterelemente – im Beispiel einem bestimmten Kostenstellenbereich – können die Berichtsdaten betrachtet werden. An dieser Stelle ist allerdings zu beachten, dass aufgrund des gewählten Berichtsdesigns eine gleichzeitige Betrachtung aller Kostenstellenbereiche nicht möglich ist.

Berichtsmodifikation 3
Um die obenstehende Informations-/Fehler-Meldung beim Berichtsaufruf zu vermeiden, wurde das Berichtsdesign erneut wie folgt überarbeitet:

Der grundlegende Unterschied im Vergleich zu den vorherigen Einstellungen besteht nun darin, dass die Sparten-Unterelemente, d.h. die Kostenstellenbereiche, im Berichtsbaum eingerückt wurden. Mit diesem Berichtsdesign öffnet sich der Bericht nun wie folgt:

Über eine entsprechende Auswahl bestimmter Kostenstellenbereiche findet dementsprechend eine Einschränkung auf die entsprechenden Bereiche statt.

Zusammenfassung
Ich hoffe, dass ihnen die in diesem Beitrag aufgezeigten Beispiele einige Hinweise darauf geben konnten auf was bei der Einrichtung von Management Reporter Berichten im Zusammenhang mit Berichtsbäumen und dem Unit Security Feature zu achten ist.

Der wahrscheinlich wichtigste Gesichtspunkt den es in diesem Zusammenhang zu beachten gilt ist die Klärung der Frage, ob Berichtsnutzer die im Management Reporter eingerichteten Unit Security Funktion über entsprechende Abfragen in Dynamics AX umgehen können. Sollte dies einzelnen Benutzern möglich sein, so ist die parallele Einrichtung des Extensible Data Security Frameworks in Dynamics AX unumgänglich, um einen unberechtigten Zugriff auf Daten vermeiden zu können.

Zusammenfassung von Zahlungsbuchungen

04 Sonntag Sept 2016

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Buchungsbeleg, Buchungszusammenfassung, Kreditorenzahlungen

Vor kurzem wurde ich mit einer Anforderung konfrontiert, bei der alle Kreditorenzahlungsbuchungen, welche von einem Bankkonto aus vorgenommen wurden, zusammengefasst und nicht einzeln gebucht werden sollten. Im konkreten Fall erstellte Dynamics AX allerdings eine Vielzahl von Buchungen auf dem Bankkonto, da die unterschiedlichen Journalzeilen verschiedene Finanzdimensionskombinationen aufwiesen. Dieser Umstand erschwerte den Bankabstimmungsprozess, weil einer einzigen summierten Bankabbuchung auf dem Kontoauszug eine Vielzahl von Belegbuchungen in Dynamics AX gegenüberstanden.

Beispiel
Das nachfolgend dargestellte Beispiel soll die eben beschriebene Problemstellung verdeutlichen.

Beispiel – Erstellung Zahlungsvorschlag

Beispiel – Generierter Buchungsbeleg für die erste Journalzeile

Beispiel – Gebuchte Banktransaktionen

A) Änderung Journaleinstellungen
Um nicht eine Vielzahl von Zahlungsbuchungen auf dem Bankkonto, welches für die Buchung des Zahlungslaufes verwendet wird, zu erhalten wurden an den Buchungsjournaleinstellungen die beiden folgenden Parameteränderungen in Bezug auf die Verwendung von Belegnummern und den Detailgrad der Buchungen vorgenommen:

Hinweis: Ursprünglich wies der Parameter ‚neuer Beleg‘ die Einstellung ‚im Zusammenhang mit Ausgleich‘ und der Parameter ‚Detailebene‘ die Einstellung ‚Detaildaten‘ auf.
Nach Umstellung dieser Journaleinstellungen wurde ein weiterer Zahlungslauf erstellt und gebucht. Das Ergebnis dieser Buchung ist im folgenden Screenshot dargestellt und zeigt auf, dass zwar eine einzige Belegnummer für alle Zahlungsbuchungen verwendet wurde, gleichzeitig allerdings keine Zusammenfassung der unterschiedlichen Bankbuchungen erfolgte.

B) Änderung Bankkontoeinstellungen
Die Ursache weshalb im vorstehenden Beispiel keine Buchungszusammenfassung erfolgte lag darin begründet, dass die Kreditorenrechnungen mit unterschiedlichen Finanzdimensionskombinationen gebucht wurden und diese Finanzdimensionskombinationen auf die Bankbuchungen vererbt wurden. Im obenstehenden Screenshot kann man dies an den Buchungen auf dem Bankkonto erkennen, welche mit den Kostenstellen Nr. 022, 023 und 024 durchgeführt wurden.
Um dieses Problem zukünftig zu vermeiden, wurden auf Ebene des verwendeten Bankkontos die folgenden Standardfinanzdimensionseinstellungen hinterlegt:

Vor dem Hintergrund der vorgenommenen Standardfinanzdimensionseinstellungen auf Ebene des Bankkontos wurde nun erwartet, dass Dynamics AX eine entsprechende Buchungszusammenfassung der Bankbuchungen vornimmt.

Dies war allerdings nicht der Fall, wie die nachfolgende Darstellung aufzeigt, was darin begründet lag, dass die Finanzdimensionseinstellungen, welche mit der Rechnungsbuchung vorgenommen wurden, die hinterlegten Standardfinanzdimensionseinstellungen auf Ebene des Bankkontos überschrieb.

C) Änderung Sachkontoeinstellungen
Um die Problematik mit der Finanzdimensionsvererbung gelöst zu bekommen wurden schließlich auf Ebene des Sachkontos, welches mit dem Bankkonto verknüpft ist, feste Finanzdimensionsgrößen hinterlegt.

Der anschließend durchgeführte Zahlungslauf generierte schließlich die folgende ersehnte zusammengefasste Bankbuchung.

D) Modifikation 1 – Unterschiedliche Zahlungstage
Um die Zuverlässigkeit und Stabilität der gewählten Parametrisierung zu testen wurde ein weiterer Zahlungslauf initiiert, diesmal allerdings in der Form, dass die zu zahlenden Rechnungen mit unterschiedlichen Zahlungs-/Buchungsdatumswerten versehen wurden.
Im Ergebnis generierte Dynamics AX nun mehrere Belegbuchungen – jeweils eine pro angegebenem Buchungsdatum – verwendete hierbei allerdings lediglich eine einzige Belegnummer. Das Ergebnis dieser Testbuchung ist im nächsten Screenshot ersichtlich.

Hinweis: Problematisch an den hier dargestellten Buchungen ist, dass Dynamics AX die gleiche Belegnummer für Buchungen mit unterschiedlichem Buchungsdatum verwendet. Diese Art der Belegbuchung ist nach den gängigen Rechnungslegungsvorschriften regelmäßig nicht erlaubt und kann zu Problemen mit den Wirtschafts- und Steuerprüfern führen.

E) Modifikation 2 – Unterschiedliche Zahlungsmethoden
In einem weiteren Test wurde abschließend untersucht, welche Auswirkungen die Verwendung unterschiedlicher Zahlungsmethoden auf die generierten Belegbuchungen hat. Das Ergebnis dieses Tests ist in der nachfolgenden Grafik dargestellt und zeigt auf, dass die Buchungszusammenfassung auch in diesem Fall einwandfrei funktioniert.

Zusammenfassung
Innerhalb dieses Beitrags wurde die Zusammenfassung von Zahlungsbuchungen aufgezeigt. Ohne dies explizit anhand von Beispielen auszuführen gilt das oben Gesagte natürlich auf in solchen Fällen, in denen ein Zahlungstransferkonto zum Einsatz kommt, vorausgesetzt eine entsprechende Finanzdimensionsverknüpfung wurde auf Ebene des Sachkontos vorgenommen.

Neben der festen Finanzdimensionsverknüpfung als zwingende Voraussetzung für die Anwendung der hier dargestellten Buchungsdarstellung gilt es insbesondere den dargestellten Zusammenhang zum verwendeten Buchungsdatum zu beachten, da es andernfalls zu Unstimmigkeiten mit den Prüfern des Unternehmens kommen kann.