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Dynamics 365FO/AX Finance & Controlling

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Schlagwort-Archiv: Rechnung

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 9)

01 Samstag Jul 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Bestellanforderungen, Rechnung, Rechnungserfassung, Unterzeichnungslimits, Workflow

Der in den vorherigen Beiträgen verwendete Bestellanforderungsworkflow wies die Genehmigungsaufgabe der Bestellanforderung bzw. der Rechnung grundsätzlich dem Kostenstellenleiter zu und zwar unabhängig davon, ob der Kostenstellenleiter eine ausreichend große Unterschriftsberechtigung besaß oder nicht.

Um unterschiedliche Unterschriftsberechtigungen im Bestellanforderungsworkflow zu berücksichtigen habe ich daher zunächst versucht den Zuordnungstyp des Workflow-Genehmigungsschrittes auf eine Hierarchie abzuändern. Leider erlaubte diese Änderung nicht den Workflow ausgehend von der anfordernden Person aus zu starten. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

205_p9_0015

Auf das im vorherigen Beitrag verwendete Beispiel angewandt würde die Auswahl ‘submitted by‘ nur dann dem richtigen Kostenstellenleiter zur Genehmigung zugeordnet, wenn die anfordernde Person (Susan) die Bestellanforderung selbst an den Worfklow übermittelt.

205_p9_0020

 

Modifikation A:
Um diese Problemstellung zu umgehen wurde statt des Bestellanforderungsworkflows ein Bestellanforderungs-Zeilenworkflow mit den gleichen Workflowelementen eingerichtet. Der Bestellanforderungs-Zeilenworkflow wurde deshalb verwendet, weil er die Zuordnung des Genehmigungsschrittes vom Anforderer ausgehend erlaubt. Details hierzu können den folgenden beiden Screenshots entnommen werden.

205_p9_0021 205_p9_0025

notesign In früheren Versionen war es möglich den Genehmigungsschritt im Bestellanforderungsworkflow unmittelbar dem Anforderer zuzuweisen. Diese Möglichkeit würde jüngst entfernt, weshalb der ‚Umweg‘ über den Zeilenworkflow gewählt wurde.

Um den Bestellanforderungs-Zeilenworkflow nutzen zu können muss dieser schließlich in einen gewöhnlichen Bestellanforderungsworkflow eingebaut werden. Dies ist beispielhaft im folgenden Screenshot dargestellt.

205_p9_0030

 

Beispiel:
Nachfolgend wird eine Bestellanforderung über ein Dynamics AX Training in Höhe von $10000 von Nicole Holiday im Auftrag von Susan Burk erstellt.

205_p9_0035

Aufgrund der vorgenommenen Workflowänderungen wird die Genehmigungsaufgabe nun Julia, der Marketingleiterin zugeordnet, da sie über ein ausreichend großes Unterschriftslimit verfügt. Siehe hier auch die folgenden beiden Screenshots.

205_p9_0040

205_p9_0045

 

Modifikation B:
Gleichlaufend mit den Änderungen die für den Bestellanforderungsworkflow umgesetzt wurden, wurde auch der Genehmigungsschritt des Rechnungsworkflows an eine Hierarchie gebunden.

205_p9_0060

notesign Da die im Rahmen des Rechnungsworkflows vorgenommenen Änderungen denjenigen entsprechen, die bereits in einem der vorherigen Beiträge aufgezeigt wurden, kann an dieser Stelle auf weitere Details verzichtet werden.

 

Beispiel:
Das weiter oben aufgezeigte Beispiel wird nun in der Art und Weise fortgeführt, dass eine Rechnung in Höhe von $10900 erfasst wird. Da dieser Rechnungsbetrag von der eingerichteten akzeptablen Preistoleranz in Höhe von 5% abweicht, wird eine entsprechende Genehmigungsaufgabe für Charlie, den Präsidenten der Einheit, erstellt, da er über eine ausreichend hohe Unterschriftsberechtigung verfügt.

205_p9_0070 205_p9_0075

 

Zusammenfassung Workflows für ausgabenbezogene Kreditorenrechnungen:
Dieser Beitrag beendet die Reihe zur Erfassung von ausgabenbezogenen Kreditorenrechnungen. Basierend auf dem was im Rahmen dieses und der vorherigen Beiträge aufgezeigt wurde, kann festgehalten werden, dass Dynamics AX/365 for Operations leistungsstarke und flexible Workflowfunktionen besitzt.

Die Einrichtung dieser Workflowfunktionen ist nicht immer selbsterklärend und einfach und bedarf n.M.d.Verf. einer Anpassung im Bereich der Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen.

Vor dem Hintergrund dieser Nachteile und der aufgezeigten Workflowfunktionen kann der Leser selbst beurteilen, ob derartige Erweiterungen selbständig oder über ein Zusatzmodul realisiert werden können.

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 8)

22 Donnerstag Jun 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Bestellanforderungen, Rechnung, Rechnungserfassung, Workflow

Dieser Beitrag schließt sich an den vorherigen Beitrag an, welcher mit der Genehmigung der Bestellanforderung endete.

205_p8_0003

 

Prozessschritt 4:
Nachdem die Bestellanforderung genehmigt wurde, wird diese in eine Bestellung umgewandelt. Die folgenden beiden Screenshots zeigen diese Umwandelung beispielhaft auf.

205_p8_0005

205_p8_0010

notesign Für die Erstellung von Bestellungen gibt es in Dynamics AX/365 for Operations einen eignen Workflow. Dieser wird an dieser Stelle nicht genutzt, weil der Hauptaugenmerk dieses Beitrags nicht auf der Anlage von Bestellungen liegt.

 

Prozessschritt 5:
Um sicherzustellen, dass die bestellten Dienstleistungen auch empfangen bzw. durchgeführt wurden, wurde eine sog. Category policy Regel eingerichtet, die vor der Rechnungsbuchung eine explizite Zugangsbestätigung in Form einer Lieferscheinbuchung erfordert. Einzelheiten wie diese Regel eingerichtet wurde, können der folgenden Darstellung entnommen werden.

205_p8_0015

 

Prozessschritt 6:
Der letzte Prozessschritt wird durch den folgenden Rechnungsworkflow unterstützt:

205_p8_0020

Dieser Rechnungsworkflow beginnt mit einer Prüfung daraufhin, ob Abgleichdifferenzen bestehen.

205_p8_0025

Ist dies nicht der Fall, so wird die Kreditorenrechnung automatisiert und ohne weiteres zutun gebucht.

Für den Fall dass Abgleichdifferenzen bestehen, ist ein zusätzlicher Prüf- und Genehmigungsschritt durch den zuständigen Kostenstellenleiter vorgesehen.

Bitte beachten sie, dass dieser zusätzliche Prüf- und Genehmigungsschritt den entsprechenden Kostenstellenverantwortlichen zugewiesen wird. Die hierfür notwendigen Einstellungen können den folgenden Screenshots entnommen werden.

205_p8_0030

205_p8_0035

notesignUm Situationen zu vermeiden bei denen Kostenstellenverantwortliche jede auch noch so kleine Abweichung explizit zu genehmigen haben, wurde die folgende Preistoleranzeinstellung in den Kreditorenparametern vorgenommen.

205_p8_0040

Bei der Einrichtung dieser Einstellung ist darauf zu achten, dass gleichlaufend hierzu der Parameter ‘post invoice with discrepancies‘ auf ‚allow with warning‘ eingestellt ist. Andernfalls müsste der Kostenstellenverantwortliche im Falle einer Preis- oder Mengenabweichung zum einen eine Genehmigung über den Workflow und zum anderen eine Genehmigung über die nachfolgend dargestellte Abgleichmaske vornehmen.

205_p8_0041

 

Beispiel:
Die nachfolgend erfasste Rechnung wird mit einer Preisabweichung in Höhe von 8% erfasst.

205_p8_0045

Aufgrund dieser Abweichung wird die Rechnung nicht automatisiert gebucht, sondern dem Kostenstellenverantwortlichen Kevin Cook zur Prüfung und Genehmigung zugewiesen.

205_p8_0050

Für den Fall dass dieser die Abweichung genehmigt, findet eine automatisierte Rechnungsbuchung statt.

205_p8_0055

Die Buchung der Kreditorenrechnung endet den hier dargestellten Prozess. Im nächsten Beitrag betrachten wir, wie Unterschriftenregelungen im aufgezeigten Prozessablauf berücksichtigt werden können.

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 7)

17 Samstag Jun 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Bestellanforderungen, Rechnung, Rechnungserfassung, Workflow

Ein grundlegendes Problem der in den vorherigen Beiträgen dargestellten Rechnungsworkflows bestand darin, dass die Materialien per Email ohne jedweden formalen Genehmigungs- und Freigabeprozess beschafft wurden. Für den Fall dass der zuständige Vorgesetzte eine Beschaffung von Gütern oder Dienstleistern letztendlich nicht genehmigt, ist es häufig zu spät die beschafften Güter oder Dienstleistungen zurückzusenden bzw. die Beschaffung zu stoppen.

Derartige Situationen lassen sich durch einen frühzeitigen Prüf- und Genehmigungsprozess, der über Bestellanforderungen abgebildet wird umgehen. Die Einbindung von Bestellanforderungen in den Rechnungsbuchungs- und Genehmigungsprozess bzw. die hierfür erforderlichen Prozessschritte sind im nächsten Screenshot dargestellt.

205_p7_0005

Der oben dargestellte Prozess beginnt mit der Erstellung einer Bestellanforderung durch Nicole Holiday.

Diese Bestellanforderung wird anschließend an eine Gruppe von Einkäufern zur Prüfung übermittelt um sicherzustellen, dass die Bestellanforderung alle notwendigen Informationen und keine Fehler enthält.

Dieser Prüfung schließt sich die Genehmigung und Freigabe der Bestellanforderung durch den zuständigen Kostenstellenleiter an.

Nach erfolgter Genehmigung und Freigabe können die angeforderten Güter oder Dienstleistungen über eine Bestellung beschafft werden.

Um sicherzustellen, dass auch alle Güter oder Dienstleistungen erfasst wurden, wurde ein separater Zahlungsprozessschritt in der obenstehenden Prozessdarstellung berücksichtigt.

Der Beispielprozess endet schließlich mit der Erfassung und Buchung der Kreditorenrechnung. Aufgrund der im Rahmen der Bestellanforderung durchgeführten Prüfungen und Genehmigungen kann die Kreditorenrechnung anschließend unmittelbar gebucht werden, soweit keine Preis- oder Mengenabweichungen vorliegen. Für den Fall dass es zu Preis- oder Mengenabweichungen zwischen Bestellung und Rechnung kommt ist hingegen eine gesonderte Prüfung und Freigabe durch den Kostenstellenleiter erforderlich.

 

Bitte beachten sie, dass die oben dargestellten Prozessschritte von zwei Workflows unterstützt werden, die der folgenden Darstellung entnommen werden können.

205_p7_0007

Im nächsten Unterkapitel werden die für die Implementierung der verschiedenen Prozess-/Workflowschritte erforderlichen Einrichtungen aufgezeigt, bevor im Anschluss der gesamte Prozess anhand eines Beispiels dargestellt wird.

notesign Aufgrund der großen Anzahl der hier dargestellten Prozessschritte werden im Rahmen dieses Beitrags lediglich die ersten drei Prozessschritte erläutert. Die verbleibenden Prozessschritte werden im nächsten Beitrag im Detail dargestellt.

 

Prozessschritt 1:
Der erste Prozessschritt betrifft die manuelle Anlage einer Bestellanforderung für die weiter keine besonderen Einstellungen in Bezug auf die nachfolgende Rechnungsverarbeitung vorzusehen sind.

 

Prozessschritt 2:
Wie eingangs erwähnt wird die erstellte Bestellanforderung im zweiten Schritt von einer Gruppe von Einkäufern geprüft. Dieser Prozessschritt wird über den nachfolgend dargestellten Bestellanforderungsworkflow abgebildet.

205_p7_0010

Hierfür wurde ein gesonderter Workflowschritt eingerichtet, welcher der Gruppe ‘Purchase requisition reviewer‘ zugeordnet wurde.

205_p7_0015

Im hier dargestellten Beispiel wurden die Mitarbeiter Phyllis und Susan zu Einkäufern befördert und der Purchase requisition reviewer‘ Gruppe zugeordnet.

205_p7_0020

 

Prozessschritt 3:
Im dritten Prozessschritt ist nun der Kostenstellenverantwortliche aufgerufen die Bestellanforderung zu genehmigen.

205_p7_0025

Dieser Workflowschritt wurde der ‘AppREQ’ Gruppe zugeordnet, welche auf die in der Bestellanforderung hinterlegten Kostenstellenleiter verweist.

205_p7_0030 205_p7_0035

 

Beispiel:
Basierend auf den zuvor aufgezeigten Einstellungen und dem folgenden Organigramm, erstellt Nicole Holiday zunächst eine Bestellanforderung für eine Trainingsmaßnahme. Bitte beachten sie, dass Nicole die Bestellanforderung für ihre Kollegin Susan Burk erstellt.

205_p7_0040 205_p7_0045

Da in Susan’s Mitarbeiterstammdaten eine entsprechende Kostenstelle hinterlegt ist, wird diese automatisch in die Bestellanforderung übertragen. Diese Übertragung ist für die spätere Identifikation des für die Genehmigung zuständigen Kostenstellenverantwortlichen wichtig.

205_p7_0050

Nachdem der Bestellanforderungsworkflow gestartet wurde, wird dieser zunächst allen Benutzern der hinterlegten Einkäufergruppe zugewiesen.

205_p7_0055

Für den Fall, dass Phyllis die Erfüllung dieser Aufgabe übernimmt…

205_p7_0060

…ist sie für die Prüfung und Fertigstellung dieses Prüfschritts verantwortlich.

205_p7_0065

Nach erfolgreich durchlaufener Prüfung wird die Genehmigung der Bestellanforderung schließlich Susan’s Kostenstellenleiter Kevin Cook zur Genehmigung übermittelt.

205_p7_0070

Nachdem der verantwortliche Kostenstellenleiter die Bestellanforderung schließlich genehmigt…

205_p7_0075

…ändert sich deren Status auf genehmigt (approved) und erlaubt die Erstellung einer entsprechenden Bestellung.

205_p7_0080

Mit der Genehmigung der Bestellanforderung endet dieser Beitrag. Die verbleibenden Prozess-/Workflowschritte werden im nächsten Beitrag dargestellt.

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