Management Reporter – Excel Import

23 Montag Nov 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Management Reporter

Schlagwörter

Dynamics AX 2012, Excel Import, Management Reporter

Bei der Erstellung von Management Reporter Berichten trifft man häufig auf die Notwendigkeit Daten aus Dynamics AX mit Daten aus externen Excel-Datenquellen miteinander in einem Bericht verknüpfen zu müssen. Beispiele hierfür sind Konsolidierungsberichte bei denen ausländische Gesellschaften ihre Finanzdaten in Form von Excel Berichten einreichen oder PLAN-IST Berichte bei denen die IST-Daten aus Dynamics AX mit in Excel geführten PLAN-Daten zu kombinieren sind.

Wie derartige kombinierte Berichte im Management Reporter abgebildet werden können ist Gegenstand der nachfolgenden Ausführungen. Im Rahmen der hierfür notwendigen Excel-Importdefinitionen sind zwei unterschiedliche Vorgehensweisen bzw. Importmethoden zu unterscheiden: die sogenannte „Combined Link“ Importmethode und die sog. „Separate Link“ Importmethode.

Option 1: „Combined Link“ Importmethode
Die sog. combined link Importmethode stellt die erste Möglichkeit dar externe Excel-Daten in Management Reporter Berichten zu integrieren. Diese Vorgehensweise zeichnet sich dadurch aus, dass in einer einzigen Spalte der Management Reporter Zeilendefinition eine Verknüpfung sowohl zu den Dynamics AX Daten als auch zu den externen Excel-Daten hergestellt wird. Im folgenden Screenshot ist diese Integrationsmöglichkeit derart dargestellt dass Referenzen zu Dynamics AX Daten gelb und Referenzen zu externen Excel Daten grün hervorgehoben sind.

Leider ist es im Rahmen dieser Importmethode nicht möglich die Referenzen zu den Dynamics AX Daten mit denen der externen Excel-Daten in einer Zeile zu kombinieren weshalb zusätzliche Berechnungszeilen erforderlich sind.

Neben den dargestellten Referenzen im Zeilendefinitionsfenster sind im Spaltendefinitionsfenster entsprechende „WKS“-Spalten zu integrieren, welche die externen Excel-Daten aufnehmen. Siehe hierzu den folgenden Screenshot.

Im letzten Schritt sind schließlich die Zeilen- und Spaltendefinitionen miteinander in einem Bericht zu kombinieren um diesen erstellen zu können. Ergebnis:

Hinweise bei Nutzung der combined link Importmethode

Die Verknüpfung zu den externen Excel-Daten wird im Zeilendefinitionsfenster hergestellt. Die Referenz “@WKS(G=C3)” bedeutet in diesem Zusammenhang beispielsweise dass der Wert aus der Zelle C3 des Exceldokuments in der Management Reporter Berichtsspalte G angezeigt wird. Siehe hierzu auch die folgende Darstellung.
Die Referenzen zu den externen Exceldaten sind statisch. Dies bedeutet, dass Änderungen an der Spaltendefinition regelmäßig Anpassungen aller „@WKS“ Zeilen im Zeilendefinitionsfenster erfordern. Dieser Umstand schränkt die Nutzung der combined link Importmethode auf solche Fälle ein, bei denen eine vergleichsweise kleine Anzahl an externen Excel-Daten in Management Reporter Berichte zu integrieren sind. Für den Import größerer Datenmengen über verschiedene Berichtsperioden hinweg scheint die separate link Importmethode dagegen besser geeignet zu sein. Diese Methode wird im folgenden Unterkapitel dargestellt.

Option 2: „Separate Link“ Importmethode
Die separate link Importmethode stellt die zweite Möglichkeit der Integration externer Excel Daten in Management Reporter Berichte dar. Der wesentliche Unterschied zur combined link Methode besteht darin, dass sowohl die Referenzen zu den Dynamics AX Daten als auch die Referenzen zu den externen Exceldaten in jeweils einer eigenen Spalte im Zeilendefinitionsfenster umgesetzt werden, wie dies beispielhaft im folgenden Screenshot dargestellt ist.

Der zweite wesentliche Unterschied zur combined link Methode besteht darin, dass die Verknüpfung zum externen Exceldokument nicht über die Zeilendefinitionsmaske, sondern über einen eigenen Berichtsbaum erfolgt (siehe den nächsten Screenshot).

Wie zuvor sind für die Berichtserstellung Berichtszeilen, Berichtsspalten und Berichtsbäume miteinander zu verknüpfen bevor der Bericht aufgerufen werden kann.

Hinweise bei Nutzung der separate link Importmethode

Bei dieser zweiten Importmethode werden Referenzen zu externen Exceldaten über die Schlüsselkennzeichen „CPO“ bzw. „RPO“ im Zeilendefinitionsfenster definiert, die angeben in welche Richtung der Management Reporter beim Datenimport suchen soll (C => Spaltenweise, R => Zeilenweise). Siehe hierzu auch die folgende Darstellung.
Im Gegensatz zur combined link Methode wird bei der separate link Methode die Zellen über den Periodencode im Spaltendefinitionsfenster definiert. Im gewählten Beispiel wird der Sales-Budget Wert für den ersten Berichtsmonat aus dem Exceldokument aus der Zelle C3 entnommen (=> Startpunkt B3 aus der Zeilendefinition + 1 zusätzliche Zelle rechts davon gem. Periodendefinition im Spaltendefinitionsfenster). Der Sales-Budget Wert für den zweiten Monat wird aus der Zelle D3 entnommen (=> Startpunkt B3 aus der Zeilendefinition + 2 zusätzliche Zellen rechts davon gem. Periodendefinition im Spaltendefinitionsfenster), usw.
Dieser relative Zellbezug macht diese Importmethode sehr robust bspw. gegenüber Änderungen die an Spaltendefinitionen vorgenommen werden. Aufgrund dessen eignet sich die separate link Importmethode deutlich besser für den Import von großen Datenmengen über mehrere Berichtsperioden hinweg.

Abbildung von Anlagen im Bau über das Projektmodul

13 Freitag Nov 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Anlagen, Projekt

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Schlagwörter

Anlagen im Bau, Anlagenspiegel, Projekt, Sachanlagen

Dieser Beitrag befasst sich mit der Abbildung der Kosten von in Bau befindlichen Anlagen im Projektmodul und deren Übertrag in das Anlagenmodul.

Um Kosten für im Bau befindliche Anlagen im Projektmodul nachhalten zu können ist es zunächst erforderlich eine entsprechende Investitionsprojektgruppe einzurichten, welche alle aufgelaufenen Kosten auf WIP Konten in der Bilanz sammelt. Beispiel:

Nachdem eine Investitionsprojektgruppe eingerichtet wurde kann anschließend ein Investitionsprojekt angelegt werden …

… auf dem entsprechende Kosten gesammelt werden. Im gewählten Beispiel wurden Stunden-, Ausgaben- und Artikelkosten in Höhe von 17300 EUR auf das Investitionsprojekt gebucht.

Nach Abschluss der Bauphase können alle Kosten über die Vorkalkulationsfunktion auf die Sachanlage im Anlagevermögen übertragen werden.

Hierfür ist es zunächst erforderlich eine neue sog. Vorkalkulation zu erstellen, bei deren Auswahl die Fertigstellungskosten-Methode „Fertigstellungskosten auf Null festlegen“ ausgewählt wird, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.

Nachdem die Vorkalkulation durchgelaufen ist können die aufgelaufenen Kosten im WIP Reiter identifiziert werden.

Anschließend ist die Sachanlage auf welche die Kosten übertragen werden sollen auszuwählen und die Vorkalkulation zu buchen.

Die hierbei durchgeführte Buchung führt zu keinerlei Sachkontotransaktionen im Projekt- und Anlagenmodul sondern dient lediglich der Festschreibung der aufgelaufenen Kosten im Projektmodul.

Um die Kosten tatsächlich auf die ausgewählte Sachanlage zu übertragen ist die gebuchte Vorkalkulation über die gleichnamige Funktion zu entfernen.

Nach der Entfernungs-Buchung können im Anlagenmodul die aufgelaufenen Kosten auf der gewählten Sachanlage identifiziert werden. Beispiel:

Hinweis 1:
Im gewählten Beispiel wurde der Eigenbau der Sachanlage innerhalb eines Monats abgeschlossen. Für den Fall dass sich der Bauprozess über mehrere Monate erstreckt,

müssen die zusätzlich in den Folgeperioden anfallenden Kosten wie üblich auf dem Investitionsprojekt erfasst werden,
müssen die in den Vormonaten durchgeführten Entfernungen rückgängig gemacht werden,
muss eine neue Vorkalkulation erstellt werden und
muss die Entfernung erneut durchgeführt werden um die zusätzlich aufgelaufenen Kosten in das Anlagenmodul zu übertragen.

Diese Schritte müssen monatlich solange durchgeführt werden, wie sich der Bau der Sachanlage erstreckt.

Eine Alternative hierzu stellt die Einrichtung entsprechender Unter-Investitionsprojekte dar, die nach Abschluss der verschiedenen Bauphasen wie aufgezeigt vorkalkuliert und entfernt werden.

Hinweis 2:
Werden die Baukosten wie aufgezeigt in regelmäßigen Abständen vorkalkuliert und entfernt und demnach in das Anlagenmodul übertragen, so werden diese automatisch im Anlagenspiegel ausgewiesen.
Erfolgt hingegen im Laufe der Bauphase keine regelmäßige Vorkalkulation und Entfernung, so werden die Baukosten lediglich auf Bilanzkosten gesammelt und finden keine Aufnahme in den Standard Dynamics AX Anlagenspiegel, der somit verkürzt, d.h. falsch dargestellt wird. Um in solchen Fällen den Anlagenspiegel vollständig und richtig darzustellen ist es erforderlich diesen entweder über den Management Reporter abzubilden (siehe hierzu den vorherigen Blogbeitrag) oder eine Anpassung des Standard Anlagenspiegels umzusetzen.

Hinweis 3:
Für den Fall dass die auf den Investitionsprojekten gesammelten Kosten zunächst auf „in Bau befindlichen“ Sachanlagen übertragen werden, kann nach Abschluss der Bauphase ein Übertrag aller Kosten auf eine gewöhnliche Sachanlage über die Nutzung der Neuklassifizierungsfunktion erfolgen.

HGB-/DATEV-konformer Anlagenspiegel (Anhang)

07 Samstag Nov 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Anlagen, Management Reporter

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Schlagwörter

Anlagenspiegel, DATEV, Dynamics AX, HGB

Die nachfolgenden Screenshots zeigen die im Rahmen des vorherigen Blog-Beitrags verwendeten Beispiel-Buchungseinstellungen auf. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass für jede Buchungskombination bestehend aus Wertmodell, Anlagengruppe und Anlagenbuchungsart eigene Sachkonten verwendet wurden.

Die Abgangsparametereinstellungen für den Verkauf von Sachanlagen können natürlich detaillierter eingestellt werden als dies im verwendeten Beispiel realisiert wurde. Unabhängig hiervon ist in diesem Zusammenhang zu beachten, dass es sich bei den in der Hauptkontospalte hinterlegten Sachkonten um Unterkonten der zugehörigen Transaktionsart handelt. So werden bspw. Neubewertungen bilanzseitig über das Sachkonto 180540 abgebildet; die zugehörige Verkaufstransaktion werden allerdings über das zugehörige Unterkonto 180542 erfasst.

Wie im Fall von Anlagenverkäufen wurden auch im Fall von Anlagenverschrottungen eigene Unterkonten eingerichtet, um eine eindeutige Trennung der Anlagenbuchungen sicherstellen zu können.

Der folgende Screenshot zeigt die im Beispiel verwendeten Sachkonten auf. Die in eckigen Klammern aufgeführten Kennzeichen repräsentieren die Anlagengruppe.