Während der Fokus in den vorherigen Beiträgen zu Kreditorenanzahlungen primär auf der korrekten Darstellung steuerlicher Gesichtspunkte lag, soll innerhalb dieses Beitrags auf Gesichtspunkte rund um den bilanziellen Ausweis von Kreditorenanzahlungen eingegangen werden.

Der Hintergrund dieses Bilanzausweises liegt in der rechtlichen Natur der erfassten bzw. geleisteten Anzahlungen begründet. Anders ausgedrückt stellt eine erfasste Anzahlungsrechnung noch keinerlei Recht gegenüber einem Lieferanten dar, während eine bereits geleistete, d.h. gezahlte Anzahlungsrechnung einen Rechtsanspruch gegenüber dem Lieferanten begründet.

Diesen Unterschied in der Rechtsnatur von Kreditorenanzahlungen möchten einige Firmen über einen separaten Ausweis von angeforderten und tatsächlich geleisteten Anzahlungen in der Bilanz abbilden.

Problem:
Ein Problem in diesem unterschiedlichen Bilanzausweis von angeforderten und tatsächlichen geleisteten Anzahlungen in Dynamics AX besteht darin, dass standardmäßig keine Funktion für die Umbuchung von angeforderten und geleisteten Anzahlungen zum Zeitpunkt der Zahlung zur Verfügung steht. Die nachfolgende Darstellung stellt dieses Problem nochmals im Rahmen des Anzahlungsprozessablaufs dar.
Was man der vorstehenden Darstellung entnehmen kann ist, dass für den erwähnten unterschiedlichen Bilanzausweis von angeforderten und tatsächlich geleisteten Anzahlungen eine entsprechende Umbuchung zum Zeitpunkt der Zahlung der Vorauszahlungsrechnung stattfinden müsste. Da Dynamics AX wie erwähnt eine solche Umbuchung nicht unterstützt, bleibt nur der Weg einer Systemanpassung oder der Nutzung von „Workarounds“. Letztere werden nachfolgend dargestellt.

Workaround (1):
Ein erster möglicher Workaround besteht darin die im Rahmen der Buchung von Anzahlungen angesprochenen Sachkonten abzufragen um basierend auf dieser Abfrage eine manuelle Umbuchung im Hauptbuch zu realisieren. Das folgende Beispiel stellt die hierfür notwendige Vorgehensweise dar:

Beispiel:
Für die nachfolgenden Darstellungen wurden drei Bestellungen mit Anzahlungsbeträgen von 5000 EUR (5950 EUR), 2000 EUR (2380 EUR) und 6000 EUR (7140 EUR) erfasst. (Hinweis: die in Klammern angegebenen Beträge stellen die Brutto-Anzahlungsbeträge einschl. 19% Vorsteuer dar). Wie im zweiten Beitrag zu Kreditorenanzahlungen aufgezeigt wurden für die Abbildung von Anzahlungen zwei Serviceartikel (“ANZ” und “ANZVERR”) verwendet. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

Bitte beachten Sie dass im Gegensatz zu den Erläuterungen in den vorherigen Beiträgen die beiden Serviceartikel mit ihrer zugehörigen Artikel-Finanzdimension eingerichtet wurden, wie dies im nächsten Screenshot beispielhaft dargestellt ist.

Darüber hinaus wurden die Lagerbuchungseinstellungen für den ersten Serviceartikel („ANZ“) derart geändert, dass dieser nun über das angeforderte Anzahlungskonto (132201) abgebildet wird. Der zweite Serviceartikel zur Verrechnung der geleisteten Anzahlungen wird nach wie vor über das gewöhnliche Anzahlungskonto (132200) gebucht. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

Basierend auf diesen Einrichtungen wurden die Anzahlungsrechnungen des Lieferanten gebucht und teilweise gezahlt. Die gebuchten und tatsächlich gezahlten Anzahlungsbeträge sind in der folgenden Übersicht und der abfotografierten Zwischenbilanz dargestellt.

Entsprechend den tatsächlich geleisteten Anzahlungen ist im verwendeten Beispiel eine Umbuchung von angeforderten Anzahlungskonto Nr. 132201 auf das realisierte Anzahlungskonto Nr. 132200 erforderlich. Dieser Umbuchungsbetrag ergibt sich aus der Summe der ausgewählten dunkelblau hervorgehobenen Zeilen der Zwischenbilanz.

Über die im nächsten Bildschirmdruck dargestellte Umbuchung …

… kann schließlich der gewünschte getrennte Bilanzausweis zwischen angeforderten und geleisteten Anzahlungen erreicht werden. Die nächste Zwischenbilanzdarstellung zeigt dies nochmals auf.

Den dunkelblau hervorgehobenen Zeilen im obenstehenden Screenshot kann man entnehmen dass insgesamt Anzahlungen in Höhe von 7140 EUR (6000 EUR netto + 1140 EUR zugehöriger Vorsteuer) geleistet wurden.
Die gelb hervorgehobenen Zeilen stellen hingegen die Anzahlungsrechnungsbeträge dar, die derzeit lediglich erfasst, allerdings noch nicht gezahlt wurden und demzufolge auch keinen Vorsteuerabzug erlauben.

Workaround (2):
Anstatt einer manuellen Umbuchung zwischen den angeforderten und tatsächlich geleisteten Anzahlungskonten kann auch von den Sachkontozuordnungsregeln Gebrauch gemacht werden, welche die aufgezeigte Umbuchung automatisiert generieren. Die folgenden Screenshots zeigen die hierfür notwendigen Einrichtungen beispielhaft auf.


Das über die automatisierte Umbuchung erzielte Resultat entspricht natürlich dem gleichen wie weiter oben bereits aufgezeigt. Ein wesentlicher Vorteil der Nutzung von Zuordnungsregeln im Vergleich zu der manuellen Umbuchung im ersten Workaround besteht darin, dass sich diese beliebig oft und ohne großen Aufwand wiederholen lassen.

Dieser Beitrag schließt (vorläufig) die Beiträge zu den Kreditorenanzahlungen ab. Ich hoffe Sie konnten dieser Beitragsreihe die ein oder andere Anregung für ihr System entnehmen und freue mich darauf Sie auch in den nächsten Beiträgen wieder zu sehen.

Innerhalb dieses Beitrags möchte ich Ihnen einen weiteren alternativen Ansatz zur Abbildung von Kreditorenanzahlungen für Bestellrechnungen aufzeigen. Dieser Ansatz unterscheidet sich von den vorherigen darin, dass keine Anzahlungsrechnung erfasst wird, sondern der Prozess unmittelbar mit der Zahlung der Anzahlungsrechnung an den Kreditor beginnt.

Einrichtung
Für die Umsetzung dieses Lösungsansatzes wurde ein zweites Kreditorenanzahlungsbuchungsprofil (“PRE2”) eingerichtet und in den Kreditorenparametern hinterlegt.

Aus dem vorstehenden Screenshot kann man entnehmen, dass nun das Bilanzkonto für die Buchung der geleisteten Anzahlungen (Konto 132200) sowohl im Bereich des Sammelkontos, als auch im Bereich der Mehrwertsteuervorauszahlungen hinterlegt ist.

Anzahlungsprozessablauf
Schritt 1: Anlage Bestellung
Wie eingangs erwähnt, erfordert dieser alternative Lösungsansatz keine Erfassung und Buchung von Anzahlungspositionen bzw. –rechnungen. Aufgrund dessen reicht an dieser Stelle die Einrichtung einer gewöhnlichen Bestellung.

Schritt 2: Zahlung Anzahlungsbetrag Lieferant
Im zweiten Schritt erfolgt nun unmittelbar die Zahlung des vom Lieferanten eingeforderten Anzahlungsbetrages über ein Kreditorenzahlungsjournal in gleicher Weise, wie dies bereits in den vorherigen beiden Beiträgen aufgezeigt wurde.

Zu beachten ist hierbei wiederum dass die Checkbox für die Kennzeichnung der Zahlung als Anzahlung ausgewählt wird, was zu einer entsprechenden Buchungsprofiländerung führt.

Ergebnis dieses Schrittes ist ein Zahlungsbeleg, welcher einerseits auf dem steuerlich abzugsfähigen Vorsteuerkonto (130800) die zugehörige Vorsteuer erfasst und andererseits auf dem Anzahlungskonto (132200) den geleisteten Nettoanzahlungsbetrag in Höhe von 5000 EUR bucht.

Schritt 3: Buchung der Schlussrechnung
Anders als zuvor ist nun vor der Buchung der Schlussrechnung des Lieferanten zunächst die gezahlte Anzahlungsposition über die offene Ausgleichspositionen-Maske zu markieren, wie dies in den folgenden beiden Screenshots dargestellt ist.

Anschließend kann die Bestell-Schlussrechnung wie im Standard von Dynamics AX üblich gebucht werden.

Ergebnis sind die folgenden Buchungsbelege:

Der erste Buchungsbeleg stellt hierbei die Buchung der Kreditoreneingangsrechnung sicher, während der zweite Buchungsbeleg die Buchung / Verrechnung der geleisteten Anzahlung abbildet. Aus den durchgeführten Buchungsschritten lässt sich die folgende Buchungsübersicht generieren.

Was dieser Buchungsübersicht entnommen werden kann ist, dass an keiner Stelle das in den vorherigen Beiträgen verwendete temporäre nichtabzugsfähige Steuerkonto verwendet wird, sondern stattdessen alle Buchungen unmittelbar über das gewöhnliche abzugsfähige Steuerkonto gebucht werden. Über die unmittelbare Zahlungsbuchung und –verrechnung ist auch sichergestellt, dass die Vorsteuer zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Höhe im System erfasst wird.

Zusammenfassung
Ein wesentlicher Vorteil des hier vorgestellten dritten Lösungsansatzes zur Abbildung von Kreditorenanzahlungen besteht in der vergleichsweise geringeren Komplexität. Diesem Vorteil stehen allerdings einige Nachteile gegenüber. Zum einen ist als Nachteil zu erwähnen, dass unternehmensintern ein Beleg für die Zahlungsbuchung an den Lieferanten nachzuhalten ist. Darüber hinaus besteht ein weiterer Nachteil darin, dass im Rahmen der Buchung der Schlussrechnung nicht unmittelbar aus der Rechnungsbuchungsmaske ersichtlich ist welche Anzahlungen in Abzug gebracht werden. Aufgrund dessen ist bei der Buchung der Schlussrechnung des Lieferanten und der zugehörigen Markierung der in Abzug zu bringenden geleisteten Anzahlungen höchste Sorgfalt geboten.

Nach Darstellung der Probleme, die sich aus der Anwendung der im Standard verfügbaren Bestell-Anzahlungsfunktion ergeben soll innerhalb dieses Beitrages eine alternative Abbildungsmöglichkeit von Kreditorenanzahlungen für Bestellungen aufgezeigt werden.

Einrichtung
Ausgangspunkt für die folgenden Darstellungen ist die Einrichtung zweier Serviceartikel, welche für die nachfolgende Abbildung von Anzahlungen verwendet werden.
Im Rahmen der Einrichtung dieser Serviceartikel wurde der erste Serviceartikel (“ANZ”) mit der Artikel-Mehrwertsteuergruppe für Anzahlungen (“OA”) eingerichtet.

 Der zweite Serviceartikel (“ANZVERR”) wurde hingegen mit der gewöhnlichen („FULL“) Artikel-Mehrwertsteuergruppe eingerichtet, welche einen entsprechenden vollen Steuerabzug erlaubt.

Im Gegensatz zur Einrichtung der Beschaffungskategorie im vorherigen Beitrag werden die beiden Serviceartikel nun in der Lagerbuchungsmatrix im Bereich der sog. Einkaufsaufwendungen für Ausgaben hinterlegt, wie dies im nächsten Screenshot dargestellt ist.

Anzahlungsprozessablauf
Schritt 1: Anlage Bestellung
Der erste Schritt im Anzahlungsprozess besteht nun in der Anlage der Bestellung. Diese Anlage erfolgt hier nun dergestalt dass neben den bestellten Artikeln auch Zeilen mit den beiden Anzahlungsartikeln und Anzahlungsbeträgen erfasst werden.

Schritt 2: Buchung der Anzahlungsrechnung
Im zweiten Schritt wird nun die Anzahlungsrechnung gebucht. Diese Buchung erfolgt in der gewöhnlichen Bestellrechnungsbuchungsmaske über die Auswahl des ersten Serviceartikels „ANZ“. Siehe hierzu auch die beiden folgenden Darstellungen.

Ergebnis der Buchung dieser Anzahlungsrechnung ist ein Buchungsbeleg, welcher die derzeit noch nicht abzugsfähige Vorsteuer auf dem entsprechenden nichtabzugsfähigen Steuersachkonto (130850) erfasst.

Schritt 3: Zahlung der Anzahlungsrechnung
Die Zahlung der Anzahlungsrechnung erfolgt an dieser Stelle genau wie im vorherigen Beitrag dargestellt über die Kennzeichnung der Zahlung als Vorauszahlung und Buchung über das entsprechende Kreditorenanzahlungsbuchungsprofil.

Ergebnis:
Wie im vorherigen Beitrag sorgt die Zahlung der Anzahlungsrechnung nun für eine entsprechende Umbuchung zwischen den nichtabzugsfähigen und der abzugsfähigen Steuerkonten bzw. -schlüsseln. Da sich auch an diesem Ergebnis keinerlei Unterschiede zu den Ausführungen im vorherigen Beitrag ergeben, kann an dieser Stelle auf weitere Ausführungen verzichtet werden.

Schritt 4: Buchung der Schlussrechnung
Im Rahmen der Buchung der Schlussrechnung wird nun die geleistete Anzahlung in Abzug gebracht. Dieses in Abzug bringen wird über die Einbindung des zweiten Serviceartikels in die Schlussrechnung realisiert. Siehe hierzu den folgenden Screenshot.

Mit der Buchung der Schlussrechnung erstellt Dynamics AX schließlich den folgenden Buchungsbeleg:

Wie zuvor auch werden alle Buchungen die im Rahmen des Anzahlungsprozesses durchgeführt wurden zur besseren Nachvollziehbarkeit in der folgenden Übersicht zusammengefasst.

Der vorstehenden Übersicht kann man nun zum einen entnehmen, dass auf dem Sachkonto für nicht abzugsfähige Steuer (130850) kein Saldo verbleibt und zum anderen die Höhe und der Zeitpunkt der abzugsfähigen steuerlichen Buchungen korrekt dargestellt werden.

Zusammenfassung
Die alternative Abbildung von Anzahlungen über Serviceartikel zeigt auf, dass hierüber die steuerlich fehlerhaften Buchungsdarstellungen aus dem vorherigen Beitrag überwunden werden können. Trotz dieses Vorteils ist an dieser Stelle zu erwähnen, dass die hier vorgestellte Vorgehensweise leichter zu Fehler führen kann, da systemseitig keinerlei Prüfung über die Einbindung der Serviceartikel in die Anzahlungs- und Schlussrechnung bestehen. Eine Möglichkeit wie diese Nachteile im Standard von Dynamics AX umgangen werden können, wird im nächsten Beitrag vorgestellt.