Fortsetzung von Teil (4)

Die folgenden Screenshots fassen die im Rahmen der zuvor verwendeten Beispielbuchungen und Analysen nochmals der Vollständigkeit halber überblicksartig zusammen.

Die im Folgenden eingefügten Screenshots stellen die bereits weiter oben dargestellten Werte nochmals in anderer Form dar und verdeutlichen nochmals dass erst über die Ermittlung des EV ein sinnvolles Projektcontrolling möglich ist.

Betrachtet man sich die Beispieldaten nochmals genau, so erkennt man, dass das Projekt von Anfang an über Budget und hinter dem Zeitplan war. Der einfache PLAN-IST Vergleich konnte hingegen bis August 2016 keinerlei Hinweise auf mögliche Probleme in der Projektabwicklung liefern.

Fortsetzung von Teil (3)

G. Dynamics AX Projektanalyse
Innerhalb dieses Unterabschnitts werden die im Standard von Dynamics AX verfügbaren Earned Value Analyse Instrumente mit den zusätzlichen Auswertungsmöglichkeiten verglichen, die sich über die hier aufgezeigte Einrichtung und Nutzung des Projektmoduls ergibt.

G.1. Dynamics AX Standard Earned Value Analysis Tools
Die standardmäßig verfügbaren EV Auswertungsinstrumente beschränken sich zum einen auf eine Earned Value Grafik und zum anderen auf eine zweite „actual vs. forecast“ Grafik, welche die Projekt-Plan- und Ist-Werte miteinander vergleicht.

Was man den obenstehenden Grafiken entnehmen kann ist ein einziger Earned Value Datenpunkt, der betragsmäßig den ursprünglich geplanten Kosten entspricht. Interessanterweise wird dieser Wert in der Zeitschiene vor dem eigentlichen Projektbeginn ausgewiesen, obwohl alle Projektbuchungen in späteren Perioden erfasst wurden. Eine detaillierte Analyse des Projektfortschritts erscheint mit Hilfe dieser Grafik nicht möglich insbesondere auch deshalb nicht, weil keine Istwerte in der Grafik erkennbar sind.

Die untenstehende Grafik stellt den geplanten Projektaufwänden die tatsächlich realisierten Projektaufwände gegenüber. Wie eingangs erwähnt ist ein solcher Vergleich für Projektcontrollingzwecke wenig brauchbar.

Zusammenfassend kann man somit festhalten dass die im Standard verfügbaren Projektcontrollinginstrumente für ein detailliertes Projektcontrolling unzureichend sind.

G.2. Alternative Dynamics AX Standard Earned Value Analysis Tools
Betrachten wir nun die sich über die vorgenommenen Projekteinstellungen und –buchungen zusätzlich ergebenden Auswertungsmöglichkeiten.

Zunächst ist an dieser Stelle die Vorkalkulationsmaske zu erwähnen, die für die unterschiedlichen Projektzeiträume einen Überblick über den Earned Value in der Spalte „antizipierter Umsatzerlös“ und über die Kostenabweichung in der Spalte „Bruttogewinn“ ermöglicht. Beispiel:

Hinweis: Die Bruttogewinnspalte kann über eine entsprechende Maskenpersonalisierung im Überblicksreiter der Vorkalkulationsmaske bereitgestellt werden.

Leider kann die Planabweichungsgröße nicht gleichermaßen in der Vorkalkulationsmaske personalisiert werden, so dass bei Bedarf an dieser Stelle eine Systemanpassung erforderlich ist.

Zusätzlich zur Vorkalkulationsmaske besteht aufgrund der durchgeführten Projektbuchungen über den Management Reporter eine weitere Möglichkeit zur Abbildung der Earned Value Analyse. Einzige Voraussetzung hierfür ist, dass die Planwerte aus dem Projektstrukturplan in das Budgetmodul übertragen wurden. Ist diese Voraussetzung gegeben, so können Earned Value Auswertungen der folgenden Art auf einfache Weise erstellt werden. Beispiel:

H. Zusammenfassung
Zusammenfassend kann man somit festhalten dass die im Standard von Dynamics AX verfügbaren Funktionen ein detailliertes Projektcontrolling entsprechend dem EVM Ansatz erlauben.

Darüber hinaus hat die im Rahmen dieser Beitragsreihe vorgestellte Umsetzungsmöglichkeit den Vorteil dass sie sowohl die POC (Percentage of completion) als auch den CC (completed contract) Projektbuchungsansatz gleichzeitig abbilden kann und es Unternehmen dadurch erlaubt Auswertungen nach unterschiedlichen Rechnungslegungsstandards zu erstellen.

Fortsetzung und Abschluss dieser Beitragsreihe im letzten Teil (5)

Fortsetzung von Teil (2)

F. Dynamics AX Projektabwicklung

F.1. Erfassung von Gebührenbuchungen auf dem Aufwandsprojekt
Nach Fertigstellung aller notwendigen Einrichtungen beginnt schließlich die Projektarbeit; in meinem Fall mit der Buchung von drei Gebührenpositionen auf dem Aufwandsprojekt für die nachfolgende Rechnungsstellung an den Kunden.

Bitte beachten sie, dass die an dieser Stelle durchgeführten Gebührenbuchungen zu keinerlei Sachkontobuchungen führen, da Projektgebührenbuchungen in keinem Zusammenhang mit Projektkosten stehen. Die Belegbuchungsmaske für die erfassten Gebühren weist daher keinerlei Einträge auf.

F.2. Rechnungsstellung an den Kunden über das Aufwandsprojekt
Nach der Erfassung der Projektgebührenbuchungen werden diese – aus Vereinfachungs- und Darstellungsgründen – unmittelbar an den Kunden berechnet. Ergebnis dieser Berechnung sind die folgenden Sachkontobuchungen:

F.3. Buchungen von Stunden und Ausgaben
Nach der Erfassung der Projektgebühren und der Abrechnung an den Kunden werden die in den verschiedenen Projektphasen angefallenen Arbeitsstunden und Aufwendungen über gewöhnliche Projektjournale gebucht.

F.4. Projektphase als abgeschlossen markieren
Nachdem die Arbeiten an einer Projektphase abgeschlossen sind, wird diese als abgeschlossen gekennzeichnet, um basierend hierauf den sog. Earned Value zu berechnen.

Beispiel: Vor dem Abschluss der Projektphase wird ein Fertigstellungsgrad von 9,56% im Projektstrukturplan ausgewiesen.

Nach Abschluss der Projektphase ändert sich der Fertigstellungsgrad aufgrund des geänderten Restaufwandes auf 9,7%.

F.5. Start und Buchung Vorkalkulation
Nachdem die verschiedenen Projektphasen jeweils als abgeschlossen markiert wurden wird die sog. Vorkalkulation für das Festpreisprojekt durchgeführt und gebucht. Beispiel für den Aufruf der Vorkalkulation nach Abschluss der ersten Projektphase:

Hinweis: Die im Rahmen der Vorkalkulation verwendete Kostenvorlage referenziert auf den im Projektstrukturplan ausgewiesenen Fertigstellungsgrad.

Ergebnis: Nach der Berechnung der Vorkalkulation kann man folgendes Ergebnis der Vorkalkulationsmaske entnehmen:

Aus der obenstehenden Maske kann man zum einen den weiter oben im Projektstrukturplan bereits identifizierten Fertigstellungsgrad von 9,7% erkennen. Darüber hinaus ist der Gesamt-Budgetwert in Höhe von $1218000 ersichtlich, der in der Akontomaske als Meilenstein erfasst wurde. Basierend auf diesen beiden Werten ermittelt sich der EV wie folgt:


Der so ermittelte EV wird in der Vorkalkulationsmaske in der Spalte “antizipierter Umsatzerlös” ausgewiesen.

Nach Buchung der Vorkalkulation ergibt sich folgendes Bild auf den Sachkonten:

Diese Buchungen lassen sich wie folgt interpretieren:

• Zunächst werden die mit den stunden- und ausgabenbezogenen Buchungen zusammenhängenden Kosten auf den WIP Konten in der Bilanz erfolgsneutral „zwischengeparkt“,
• Mit der Buchung der Vorkalkulation werden diese zwischengeparkten Kosten in die GuV übernommen und beeinflussen somit unmittelbar den Unternehmenserfolg,
• Die Zusatzbuchung auf dem WIP und Erlösabgrenzungskonto erlauben es den angefallenen und in die GuV übernommenen Kosten die zugehörigen „earned values“ (Erlöse) gegenüberzustellen und ermöglichen somit erst ein sinnvolles Projektcontrolling.
• Die Rechnungsbuchung an den Kunden weißt schließlich die an externe Adressaten ausgewiesenen Umsatzerlöse aus und ermöglichen somit im Zusammenspiel mit den statischen Erlösabgrenzungsbuchungen eine flexible und parallele Berichterstattung nach unterschiedlichen Rechnungslegungsstandards.

F.6. Wiederholung der Schritte F3 – F5
Für jede Projektphase sind die Schritte F3 bis F5 bis zum Abschluss des Projekts zu wiederholen.

Fortsetzung folgt in Teil (4)