Kursregulierungstypen

26 Sonntag Apr 2015

Schlagwörter

Dynamics AX 2012, Kreditorenzahlungen, Währungsumrechnung

Bei der Buchung und Zahlung von Fremdwährungsrechnungen kann es vorkommen, dass Kursgewinne bzw. Kursverluste auf dem falschen Sachkonto gebucht und ausgewiesen werden. Wie es zu solchen falschen Ausweisen kommen kann und welche Möglichkeiten bestehen diese zu korrigieren, soll im folgenden Beitrag aufgezeigt werden.

Ausgangssituation
Für die folgenden Ausführungen werden die folgenden fiktiven EUR/USD Währungskurse verwendet (Unternehmenswährung ist hierbei EUR): Ausgehend von diesen Wechselkursen wird am 1 Januar 2015 zunächst eine Kreditorenrechnung in Höhe von 1000 USD in einem Kreditorenrechnungsjournal erfasst und gebucht. Aufgrund des zum Zeitpunkt der Rechnungsbuchung gültigen Wechselkurses von 80 EUR/100 USD ergibt sich ein zugehöriger EUR-Wert in Höhe von 800 EUR. Da die Rechnung bis zum Monatsletzten noch nicht ausgeglichen ist, wird zum Ende des Monats Januar 2015 eine entsprechende Neubewertung der Fremdwährung durchgeführt. Dank des auf 75 EUR/100 USD gesunkenen Wechselkurses ergibt sich hieraus ein unrealisierter Wechselkursgewinn in Höhe von 50 EUR (1000 USD * [80/100 EUR/USD – 75/100 EUR/USD]), den Dynamics AX auf dem entsprechenden Sachkonto für unrealsisierte Kursgewinne bucht. Die zugehörige Buchung ist im folgenden Screenshot dargestellt. Am 5 Februar 2015 wird die Kreditorenrechnung schließlich durch eine Überweisung beglichen. Diese Überweisung wird wie im Standard von Dynamics AX üblich über ein Kreditorenzahlungserfassungsjournal durchgeführt. Da der Wechselkurs zum Zeitpunkt der Zahlung auf 87 EUR/100 USD gestiegen ist, ergibt sich aus der Zahlung in Höhe von 1000 USD bzw. 870 EUR ein Kursverlust in Höhe von 70 EUR. Dieser Verlust wird auf dem Konto für realisierte Kursverluste erfasst. Gleichzeitig wird der zuvor gebuchte unrealisierte Kursgewinn in Höhe von 50 EUR storniert. Die zugehörigen Buchungen sind in den folgenden beiden Screenshots dargestellt. An dieser Stelle ist zu beachten, dass die Zahlung der Kreditorenrechnung nicht unmittelbar über das Bankkonto, sondern über ein Zahlungstransferkonto – im Beispiel Sachkonto „109052 Transfer Bank Bravo“ – abgebildet wird. Mit der Erfassung der Bankbuchung drei Tage später wird das erwähnte Zahlungstransferkonto wieder entlastet. Da zum Zeitpunkt der Zahlungsbuchung am 5 Februar und zum Zeitpunkt der Bankbuchung am 8 Februar unterschiedliche Wechselkurse galten, verbleibt auf dem Transferkonto ein Saldo in Höhe von 40 EUR. Dieser Saldo erklärt sich aus der Kursdifferenz die zwischen dem 5 Februar (87 EUR/100 USD) und dem 8 Februar (83 EUR/100 USD) auftrat. Um nun diese Differenz zu „bereinigen“ wird im Hauptbuch eine Kursregulierung für das Zahlungstransferkonto angestoßen, die dazu führt dass der Saldo auf dem Zahlungstransferkonto glattgestellt wird. Betrachtet man sich die über die Kursregulierung durchgeführte Buchung in Höhe von 40 EUR im Detail, so erkennt man dass diese über das Sachkonto für unrealisierte Kursgewinne durchgeführt wurde. Die Abbildung über das Konto für unrealisierte Kursgewinne ist falsch und führt zu einem falschen Erfolgsausweis. Die folgende Grafik, zeigt diese falsche Darstellung zusammen mit den im Beispiel durchgeführten Sachkontobuchungen nochmals im Detail auf.Insgesamt ergibt sich zwar aus den durchgeführten Buchungen ein korrekter Gesamt-Kursverlust in Höhe von 30 EUR; die Abbildung über das unrealisierte Kursgewinnkonto ist allerdings fehlerhaft.

Lösungsmöglichkeit
Eine Möglichkeit wie dieser fehlerhafte Ausweis vermieden werden kann soll nachfolgend dargestellt werden. Für diese Darstellung werden zunächst einige kleine Systemmodifikationen durchgeführt.

Schritt 1
Im ersten Schritt werden die beiden Elemente „FinancialGain“ und „FinancialLoss“ des BaseEnums „CurrencyGainLossAccountType“ für die Länder Deutschland und USA bereitgestellt.

Schritt 2
Im zweiten Schritt werden die beiden Labels @GLS109008 und @GLS109005 umbenannt.

Schritt 3
Im dritten Schritt findet eine Erweiterung der „LedgerExchAdj“ Klasse auf die Länder Deutschland und USA statt.

Schritt 4
Schließlich findet eine gleichlaufende Erweiterung der Form „Ledger“ für die Länder Deutschland und USA statt.

Ergebnis dieser Modifikationen ist, dass nun zwei neue Kursregulierungstypen in der Sachkontomaske im Hauptbuch zur Verfügung stehen und eingerichtet werden können.

Werden basierend auf diesen Einstellungen die vorherigen Buchungen auf „frischen“ Bank- und Transferkonten wiederholt, so erkennt man, dass die Buchung des Wechselkursgewinns auf dem Zahlungstransferkonto nun auf dem neu eingerichteten Sachkonto „801800“ für realisierte Wechselkursgewinne durchgeführt wird, was zu einem korrekten Ergebnisausweis führt.

Hinweis: Die hier aufgezeigten Systemmodifikationen beeinflussen auch Kursregulierungen, die über das Bankmodul durchgeführt werden. Wie diese Kursregulierungsfunktionalität eingerichtet werden kann wurde im vorherigen Beitrag dargestellt. Zu Einzelheiten, siehe dort.

Kursregulierungsfunktion Bankmodul

12 Sonntag Apr 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Bank

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Schlagwörter

Bank, Dynamics AX 2012, Kursregulierung

Dynamics AX beinhaltet standardmäßig für deutsche Endanwender keine Kursregulierungsfunktion im Bankmodul. Dies kann dazu führen, dass es bei falscher Anwendung der Kursregulierungsfunktion im Hauptbuch zu Differenzen zwischen den Sachkontosalden im Hauptbuch und den Banksalden im Bankmodul kommt. Nachfolgend wird beispielhaft dargestellt wie solche Differenzen auftreten können und wie sich diese verhindern lassen. (Hinweis: Bei den verwendeten Wechselkursen zwischen dem USD und dem EUR handelt es sich um rein fiktive Kurse).

Ausgangssituation
Auf dem Bankkonto („Bank 11“) werden zum 15 Dezember 2014 insgesamt 3 mio. USD angelegt. Zum Zeitpunkt der Buchung der Geldanlage betrug der Wechselkurs zwischen der Unternehmenswährung EUR und dem USD 0,73 EUR/USD. In Unternehmenswährung ausgedrückt entsprach der Anlagebetrag demnach 2,19 mio. EUR (siehe den folgenden Screenshot). Am 31.Dezember 2014 sank der Wechselkurs auf 0,70 EUR/USD. Der Anlagebetrag in Höhe von 3 mio. USD entsprach demnach nur noch 2,1 mio. EUR. Um den Kursverlust nachzuhalten wurde in Dynamics AX eine Kursregulierung über die periodische Hauptbuchfunktion („Neubewertung der Fremdwährung“) durchgeführt. Ergebnis dieser Kursregulierung ist, dass ein entsprechender Kursverlust in Höhe von 90000 EUR im Hauptbuch auf dem Sachkonto „Bank 11“ erfasst wurde. Im Bankmodul wurde allerdings keine gleichlaufende Kursregulierung gebucht, so dass es zu einer Differenz auf dem Bankkonto „Bank 11“ zwischen dem Haupt- und Nebenbuch in Höhe von 90000 EUR kommt.

Lösungsmöglichkeit
Um dieses Problem zu vermeiden besteht die Möglichkeit die Kursregulierungsfunktion im Bankmodul auch für alle Endanwender freizuschalten. Hierfür ist es erforderlich, dass das MenuItem „BankExchAdj_RU“ um die entsprechenden Länderschlüssel erweitert wird. Im Beispiel um „DE“ und „US“. Des Weiteren sind zwei Anpassungen in der Klasse „BankExchAdj_RU“ erforderlich die in den folgenden Screenshots hervorgehoben sind. Schließlich ist es erforderlich den Extended Data Type „BankExchAdjVoucher_RU“ um die benötigten Länderschlüssel zu erweitern. Nach Durchführung dieser Anpassungen steht nun eine neue Kursregulierungsfunktion im Bankmodul zur Verfügung. Für die Nutzung dieser Funktion ist es schließlich erforderlich, dass ein entsprechender Nummernkreis in den Bankparametern hinterlegt wird, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist. Werden nun die zuvor durchgeführten Buchungen auf dem Bankkonto „Bank 12“ wiederholt (mit dem Unterschied dass die Kursregulierung nun über das Bankmodul durchgeführt wird), so kommt es zu nunmehr zu keinerlei Differenzen zwischen dem Haupt- und Nebenbuch. Siehe hierzu die Darstellungen in den folgenden Screenshots.

Nutzung von Dokumenten-Vorlagen um Kreditoren über ausgeführte Zahlungen zu informieren

03 Freitag Apr 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Dynamics AX 2012, Kreditorenzahlungen, Zahlungsavis

Manchmal stößt man in Dynamics AX auf Situationen in denen Standardberichte nicht bzw. nicht in der gewünschten Form zur Verfügung stehen. In solchen Situationen muss man nicht unmittelbar einen Kollegen aus der IT-Abteilung einbinden um eine Systemanpassung in Form eines neuen Berichtes umzusetzen, sondern man kann sich auch Dokumentenvorlagen für die Berichterstattung bzw. Kommunikation mit externen Partnern/Stakeholdern zu Nutze machen.

Wie derartige Dokumentenvorlagen in Dynamics AX erstellt und genutzt werden können ist bereits an verschiedenen Stellen beschrieben. Siehe hierzu bspw. die Ausführungen auf TechNet und auf den auf diesem Blog verfügbaren Dynamics AX Links. Ein Nachteil dieser Beschreibungen besteht darin, dass diese regelmäßig sehr abstrakt gehalten sind und daher allenfalls als Idee für eine Umsetzung in Dynamics AX verwendet werden können. Aufgrund dessen soll in diesem Beitrag die Nutzung von Dokumentenvorlagen anhand eines konkreten Beispiels aufgezeigt werden.

Ausgangspunkt für dieses Beispiel ist die Problemstellung dass Lieferanten eine durchgeführte Zahlung keiner Rechnung zuordnen können und daher um die Übermittlung einer Zahlungsinformation bitten. Grundsätzlich bestehen hier die Möglichkeit dem Lieferanten ein zuvor abgespeichertes Zahlungsavis – Hinweis: Standardmäßig unterstützt Dynamics AX keinen Wiederholungsdruck von Zahlungsavisen – oder einen Screenshot bzw. Ausdruck der Zahlungshistorienmaske zukommen zu lassen. Da sich die Suche nach abgespeicherten Zahlungsavisen häufig als schwierig erweist und die Übermittlung eines Bildschirmdrucks nicht immer gewünscht ist, wird nachfolgend die Nutzung von Dokumentenvorlagen für die Übermittlung von Zahlungsinformationen an Lieferanten aufgezeigt.

Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass sich Dokumentenvorlagen nicht für die Massenkommunikation mit externen Stakeholdern (Kunden, Lieferanten, etc.) eignen, sondern für unregelmäßig vorkommende einmalige Kommunikationen. Dies liegt darin begründet, dass bei Dokumentenvorlagen die Funktion der Mehrfachauswahl – sog. multi-select – nicht zur Verfügung steht. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Nutzung der hier aufgezeigten Funktionalität nicht auf die Übermittlung von Zahlungsinformationen beschränkt ist, sondern sich für alle Arten unregelmäßiger Kommunikation mit externen Stakeholdern eignet. Weitere Einsatzmöglichkeiten der hier aufgezeigten Funktion bestehen z.B. in der Erstellung und Übermittlung von offenen Kunden-/Lieferanten-Kontopositionen, Saldenbestätigungen, der Anforderung von Informationen wie Bankdaten, Zertifikaten, usw.

Die nachfolgenden Darstellungen zeigen Schrittweise auf, wie eine Dokumentenvorlage für die Übermittlung von Zahlungsinformationen an Lieferanten genutzt werden kann.

Schritt 1: Parameter für die Dokumentenverwaltung
In den Dokumentenverwaltungsparametern im Organisationsverwaltungsmodul ist zunächst sicherzustellen, dass eine Position für MS Word Templates aufgeführt ist.

Schritt 2: Einrichtung von Abfragen
Für die Darstellung der Dynamics AX Werte im Dokument das später an den Lieferanten gesendet wird ist es erforderlich, dass entsprechende Abfragen im AOT angelegt sind. Für das hier aufgeführt Beispiel wurde die standardmäßig verfügbare Abfrage „Vend“ zweifach dupliziert. Das erste Duplikat wurde lediglich in „Vend_VendTrans“ umbenannt. Das zweite Duplikat wurde in „Vend_VendTrans_VendSettlement“ umbenannt und um die Tabelle VendSettlement erweitert, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.
Hinweis: Wichtig bei den hier verwendeten Abfragen ist, dass die erste Tabelle – im obenstehenden Screenshot „VendTable“ – gleichlaufend mit dem Bereich angelegt wird, in welche die Dokumentenvorlage eingebunden wird.

Schritt 3: Einrichtung von Dokumentendatenquellen
Im nächsten Schritt sind die eingerichteten Abfragen als Dokumentendatenquellen im Organisationsverwaltungsmodul zu hinterlegen. Bei dieser Hinterlegung ist darauf zu achten, dass als Datenquellentyp „Abfragereferenz“ ausgewählt ist.

Schritt 4: Einrichtung der MS Word-Vorlage
Schließlich kann basierend auf den eingerichteten Dokumentendatenquellen über das MS Dynamics AX Addin auf die eingerichteten Abfragen referenziert werden. Nachdem die Abfragen ausgewählt wurden, können die im Dokument dargestellten Daten per drag & drop in das entsprechende Dokument eingefügt werden. Im Beispiel wurde dies derart realisiert, dass die entsprechenden Felder in MS Word Tabellen eingebunden wurden.

Im Rahmen der Erstellung der Vorlage sind folgende Besonderheiten zu beachten:

Im oberen Bereich der Vorlage wurden die Belegnummer, das Belegdatum, usw. aus der Abfrage „Vend_VendTrans“ verwendet, was durch die blau hervorgehobene Überschrift gekennzeichnet ist. Um an dieser Stelle lediglich Zahlungen auszuweisen wurde für die Abfrage ein entsprechender Filter auf den Transaktionstyp „Payment“ eingerichtet. Um nicht alle Zahlungen die in der Vergangenheit an einen bestimmten Lieferanten geleistet wurden in dem Dokument aufzunehmen, wurde zudem in einer eigenen Dokumentenversion ein Datumsfilter eingefügt, der dafür sorgt, dass lediglich Zahlungen der letzten sieben Tage ausgewiesen werden.

Im unteren Bereich der Vorlage wird auf die Abfrage „Vend_VendTrans_VendSettlement“ referenziert, was ebenfalls durch eine blau hervorgehobene Überschrift gekennzeichnet ist. Um im unteren Dokumentenbereich lediglich die Rechnungsinformationen zu den oben aufgeführten Zahlungen anzuzeigen wurde schließlich auch für die zweite Abfrage ein Filter definiert, der dafür Sorge trägt, dass lediglich entsprechende Rechnungen aufgeführt werden. Darüber hinaus wurde auch hier ein entsprechender Datumsfilter eingefügt um die Anzahl der anzuzeigenden Zahlungen zu begrenzen.

Das so erstellte Vorlagendokument wurde schließlich als Word-Template abgespeichert.

Schritt 5: Hinterlegung der Dokumentenvorlage auf Sharepoint
Anschließend wurde die Dokumentenvorlage in einer eigens eingerichteten Dokumentenbibliothek auf Sharepoint abgespeichert.

Schritt 6: Einrichtung Dokumententypen
Nach der Speicherung der Dokumentenvorlage kann diese schließlich im Organisationsverwaltungsmodul mit dem Dynamics AX Client synchronisiert werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass die entsprechende Sharepoint Seite und die verwendete Dokumentenbibliothek korrekt referenziert und die Vorlagendokumente für die Nutzung in Dynamics AX aktiviert werden.

Schritt 7: Nutzung der Vorlage
Nach Durchführung all dieser Schritte kann schließlich die Dokumentenvorlage über die Kreditorenseite aufgerufen werden. Im hier verwendeten Beispiel wurden zwei Vorlagen verwendet – eine für die Anzeige alle durchgeführten Zahlungen und eine für die Anzeige aller Zahlungen der letzten sieben Tage. Über die Beleg und Ausgleichsbelegnummer können nun die einer bestimmten Zahlung zugeordneten Rechnung identifiziert werden. Derart generierte Dokumente können schließlich z.B. als Emailanhang über die Standard MS Office Funktionen an Lieferanten übermittelt werden.

Zu beachten ist, dass die Dokumente automatisch als Dokumenten-Anhang am Kreditorenstammsatz abgespeichert werden. Dies erweist sich als hilfreich, da man später einfach nachvollziehen kann zu welchem Zeitpunkt bestimmte Informationen generiert und übermittelt wurden.

Zusammenfassend lässt sich an dieser Stelle festhalten, dass es nicht immer erforderlich ist für zu erstellende Berichte Kollegen aus der IT-Abteilung einzubinden, sondern dass diese auch selbständig von Endanwendern erstellt und genutzt werden können. Auch wenn es sich hierbei nicht um eine Ideallösung handelt, eignen sich derartige Dokumentenvorlagen nach Meinung des Verfassers zumindest für einfache und in unregelmäßigen Zeitabständen wiederkehrende Dokumente, welche an externe Stakeholder des Unternehmens zu übermitteln sind.