• Home
  • Über mich
  • Kontakt
  • Englisch

Dynamics 365FO/AX Finance & Controlling

Dynamics 365FO/AX Finance & Controlling

Monatsarchiv: April 2015

Kursregulierungstypen

26 Sonntag Apr 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Hauptbuch

≈ Hinterlasse einen Kommentar

Schlagwörter

Dynamics AX 2012, Kreditorenzahlungen, Währungsumrechnung

Bei der Buchung und Zahlung von Fremdwährungsrechnungen kann es vorkommen, dass Kursgewinne bzw. Kursverluste auf dem falschen Sachkonto gebucht und ausgewiesen werden. Wie es zu solchen falschen Ausweisen kommen kann und welche Möglichkeiten bestehen diese zu korrigieren, soll im folgenden Beitrag aufgezeigt werden.

Ausgangssituation
Für die folgenden Ausführungen werden die folgenden fiktiven EUR/USD Währungskurse verwendet (Unternehmenswährung ist hierbei EUR): DE_0Ausgehend von diesen Wechselkursen wird am 1 Januar 2015 zunächst eine Kreditorenrechnung in Höhe von 1000 USD in einem Kreditorenrechnungsjournal erfasst und gebucht. Aufgrund des zum Zeitpunkt der Rechnungsbuchung gültigen Wechselkurses von 80 EUR/100 USD ergibt sich ein zugehöriger EUR-Wert in Höhe von 800 EUR. DE_1Da die Rechnung bis zum Monatsletzten noch nicht ausgeglichen ist, wird zum Ende des Monats Januar 2015 eine entsprechende Neubewertung der Fremdwährung durchgeführt. Dank des auf 75 EUR/100 USD gesunkenen Wechselkurses ergibt sich hieraus ein unrealisierter Wechselkursgewinn in Höhe von 50 EUR (1000 USD * [80/100 EUR/USD – 75/100 EUR/USD]), den Dynamics AX auf dem entsprechenden Sachkonto für unrealsisierte Kursgewinne bucht. Die zugehörige Buchung ist im folgenden Screenshot dargestellt. DE_4Am 5 Februar 2015 wird die Kreditorenrechnung schließlich durch eine Überweisung beglichen. Diese Überweisung wird wie im Standard von Dynamics AX üblich über ein Kreditorenzahlungserfassungsjournal durchgeführt. Da der Wechselkurs zum Zeitpunkt der Zahlung auf 87 EUR/100 USD gestiegen ist, ergibt sich aus der Zahlung in Höhe von 1000 USD bzw. 870 EUR ein Kursverlust in Höhe von 70 EUR. Dieser Verlust wird auf dem Konto für realisierte Kursverluste erfasst. Gleichzeitig wird der zuvor gebuchte unrealisierte Kursgewinn in Höhe von 50 EUR storniert. Die zugehörigen Buchungen sind in den folgenden beiden Screenshots dargestellt. DE_6DE_7An dieser Stelle ist zu beachten, dass die Zahlung der Kreditorenrechnung nicht unmittelbar über das Bankkonto, sondern über ein Zahlungstransferkonto – im Beispiel Sachkonto „109052 Transfer Bank Bravo“ – abgebildet wird. Mit der Erfassung der Bankbuchung drei Tage später wird das erwähnte Zahlungstransferkonto wieder entlastet. DE_8xDa zum Zeitpunkt der Zahlungsbuchung am 5 Februar und zum Zeitpunkt der Bankbuchung am 8 Februar unterschiedliche Wechselkurse galten, verbleibt auf dem Transferkonto ein Saldo in Höhe von 40 EUR. Dieser Saldo erklärt sich aus der Kursdifferenz die zwischen dem 5 Februar (87 EUR/100 USD) und dem 8 Februar (83 EUR/100 USD) auftrat. DE_9Um nun diese Differenz zu „bereinigen“ wird im Hauptbuch eine Kursregulierung für das Zahlungstransferkonto angestoßen, die dazu führt dass der Saldo auf dem Zahlungstransferkonto glattgestellt wird. DE_10 DE_11Betrachtet man sich die über die Kursregulierung durchgeführte Buchung in Höhe von 40 EUR im Detail, so erkennt man dass diese über das Sachkonto für unrealisierte Kursgewinne durchgeführt wurde. DE_12Die Abbildung über das Konto für unrealisierte Kursgewinne ist falsch und führt zu einem falschen Erfolgsausweis. Die folgende Grafik, zeigt diese falsche Darstellung zusammen mit den im Beispiel durchgeführten Sachkontobuchungen nochmals im Detail auf.DE_12aInsgesamt ergibt sich zwar aus den durchgeführten Buchungen ein korrekter Gesamt-Kursverlust in Höhe von 30 EUR; die Abbildung über das unrealisierte Kursgewinnkonto ist allerdings fehlerhaft.

Lösungsmöglichkeit
Eine Möglichkeit wie dieser fehlerhafte Ausweis vermieden werden kann soll nachfolgend dargestellt werden. Für diese Darstellung werden zunächst einige kleine Systemmodifikationen durchgeführt.

Schritt 1
Im ersten Schritt werden die beiden Elemente „FinancialGain“ und „FinancialLoss“ des BaseEnums „CurrencyGainLossAccountType“ für die Länder Deutschland und USA bereitgestellt.
DE_13

Schritt 2
Im zweiten Schritt werden die beiden Labels @GLS109008 und @GLS109005 umbenannt.
DE_14

Schritt 3
Im dritten Schritt findet eine Erweiterung der „LedgerExchAdj“ Klasse auf die Länder Deutschland und USA statt.
DE_15

Schritt 4
Schließlich findet eine gleichlaufende Erweiterung der Form „Ledger“ für die Länder Deutschland und USA statt.
DE_16

Ergebnis dieser Modifikationen ist, dass nun zwei neue Kursregulierungstypen in der Sachkontomaske im Hauptbuch zur Verfügung stehen und eingerichtet werden können.
DE_17

Werden basierend auf diesen Einstellungen die vorherigen Buchungen auf „frischen“ Bank- und Transferkonten wiederholt, so erkennt man, dass die Buchung des Wechselkursgewinns auf dem Zahlungstransferkonto nun auf dem neu eingerichteten Sachkonto „801800“ für realisierte Wechselkursgewinne durchgeführt wird, was zu einem korrekten Ergebnisausweis führt.
DE_21

Hinweis: Die hier aufgezeigten Systemmodifikationen beeinflussen auch Kursregulierungen, die über das Bankmodul durchgeführt werden. Wie diese Kursregulierungsfunktionalität eingerichtet werden kann wurde im vorherigen Beitrag dargestellt. Zu Einzelheiten, siehe dort.

Kursregulierungsfunktion Bankmodul

12 Sonntag Apr 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Bank

≈ Hinterlasse einen Kommentar

Schlagwörter

Bank, Dynamics AX 2012, Kursregulierung

Dynamics AX beinhaltet standardmäßig für deutsche Endanwender keine Kursregulierungsfunktion im Bankmodul. Dies kann dazu führen, dass es bei falscher Anwendung der Kursregulierungsfunktion im Hauptbuch zu Differenzen zwischen den Sachkontosalden im Hauptbuch und den Banksalden im Bankmodul kommt. Nachfolgend wird beispielhaft dargestellt wie solche Differenzen auftreten können und wie sich diese verhindern lassen. (Hinweis: Bei den verwendeten Wechselkursen zwischen dem USD und dem EUR handelt es sich um rein fiktive Kurse).

Ausgangssituation
Auf dem Bankkonto („Bank 11“) werden zum 15 Dezember 2014 insgesamt 3 mio. USD angelegt. Zum Zeitpunkt der Buchung der Geldanlage betrug der Wechselkurs zwischen der Unternehmenswährung EUR und dem USD 0,73 EUR/USD. In Unternehmenswährung ausgedrückt entsprach der Anlagebetrag demnach 2,19 mio. EUR (siehe den folgenden Screenshot). DE_KRB_1Am 31.Dezember 2014 sank der Wechselkurs auf 0,70 EUR/USD. Der Anlagebetrag in Höhe von 3 mio. USD entsprach demnach nur noch 2,1 mio. EUR. Um den Kursverlust nachzuhalten wurde in Dynamics AX eine Kursregulierung über die periodische Hauptbuchfunktion („Neubewertung der Fremdwährung“) durchgeführt. DE_KRB_2Ergebnis dieser Kursregulierung ist, dass ein entsprechender Kursverlust in Höhe von 90000 EUR im Hauptbuch auf dem Sachkonto „Bank 11“ erfasst wurde. DE_KRB_3Im Bankmodul wurde allerdings keine gleichlaufende Kursregulierung gebucht, so dass es zu einer Differenz auf dem Bankkonto „Bank 11“ zwischen dem Haupt- und Nebenbuch in Höhe von 90000 EUR kommt. DE_KRB_4 DE_KRB_5

Lösungsmöglichkeit
Um dieses Problem zu vermeiden besteht die Möglichkeit die Kursregulierungsfunktion im Bankmodul auch für alle Endanwender freizuschalten. Hierfür ist es erforderlich, dass das MenuItem „BankExchAdj_RU“ um die entsprechenden Länderschlüssel erweitert wird. Im Beispiel um „DE“ und „US“. DE_KRB_6Des Weiteren sind zwei Anpassungen in der Klasse „BankExchAdj_RU“ erforderlich die in den folgenden Screenshots hervorgehoben sind. DE_KRB_7 DE_KRB_8Schließlich ist es erforderlich den Extended Data Type „BankExchAdjVoucher_RU“ um die benötigten Länderschlüssel zu erweitern. DE_KRB_9Nach Durchführung dieser Anpassungen steht nun eine neue Kursregulierungsfunktion im Bankmodul zur Verfügung. DE_KRB_10Für die Nutzung dieser Funktion ist es schließlich erforderlich, dass ein entsprechender Nummernkreis in den Bankparametern hinterlegt wird, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist. DE_KRB_11Werden nun die zuvor durchgeführten Buchungen auf dem Bankkonto „Bank 12“  wiederholt (mit dem Unterschied dass die Kursregulierung nun über das Bankmodul durchgeführt wird), so kommt es zu nunmehr zu keinerlei Differenzen zwischen dem Haupt- und Nebenbuch. Siehe hierzu die Darstellungen in den folgenden Screenshots. DE_KRB_12 DE_KRB_13 DE_KRB_14

 

 

Nutzung von Dokumenten-Vorlagen um Kreditoren über ausgeführte Zahlungen zu informieren

03 Freitag Apr 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

≈ Hinterlasse einen Kommentar

Schlagwörter

Dynamics AX 2012, Kreditorenzahlungen, Zahlungsavis

Manchmal stößt man in Dynamics AX auf Situationen in denen Standardberichte nicht bzw. nicht in der gewünschten Form zur Verfügung stehen. In solchen Situationen muss man nicht unmittelbar einen Kollegen aus der IT-Abteilung einbinden um eine Systemanpassung in Form eines neuen Berichtes umzusetzen, sondern man kann sich auch Dokumentenvorlagen für die Berichterstattung bzw. Kommunikation mit externen Partnern/Stakeholdern zu Nutze machen.

Wie derartige Dokumentenvorlagen in Dynamics AX erstellt und genutzt werden können ist bereits an verschiedenen Stellen beschrieben. Siehe hierzu bspw. die Ausführungen auf TechNet und auf den auf diesem Blog verfügbaren Dynamics AX Links. Ein Nachteil dieser Beschreibungen besteht darin, dass diese regelmäßig sehr abstrakt gehalten sind und daher allenfalls als Idee für eine Umsetzung in Dynamics AX verwendet werden können. Aufgrund dessen soll in diesem Beitrag die Nutzung von Dokumentenvorlagen anhand eines konkreten Beispiels aufgezeigt werden.

Ausgangspunkt für dieses Beispiel ist die Problemstellung dass Lieferanten eine durchgeführte Zahlung keiner Rechnung zuordnen können und daher um die Übermittlung einer Zahlungsinformation bitten. Grundsätzlich bestehen hier die Möglichkeit dem Lieferanten ein zuvor abgespeichertes Zahlungsavis – Hinweis: Standardmäßig unterstützt Dynamics AX keinen Wiederholungsdruck von Zahlungsavisen – oder einen Screenshot bzw. Ausdruck der Zahlungshistorienmaske zukommen zu lassen. Da sich die Suche nach abgespeicherten Zahlungsavisen häufig als schwierig erweist und die Übermittlung eines Bildschirmdrucks nicht immer gewünscht ist, wird nachfolgend die Nutzung von Dokumentenvorlagen für die Übermittlung von Zahlungsinformationen an Lieferanten aufgezeigt.

Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass sich Dokumentenvorlagen nicht für die Massenkommunikation mit externen Stakeholdern (Kunden, Lieferanten, etc.) eignen, sondern für unregelmäßig vorkommende einmalige Kommunikationen. Dies liegt darin begründet, dass bei Dokumentenvorlagen die Funktion der Mehrfachauswahl – sog. multi-select – nicht zur Verfügung steht. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Nutzung der hier aufgezeigten Funktionalität nicht auf die Übermittlung von Zahlungsinformationen beschränkt ist, sondern sich für alle Arten unregelmäßiger Kommunikation mit externen Stakeholdern eignet. Weitere Einsatzmöglichkeiten der hier aufgezeigten Funktion bestehen z.B. in der Erstellung und Übermittlung von offenen Kunden-/Lieferanten-Kontopositionen, Saldenbestätigungen, der Anforderung von Informationen wie Bankdaten, Zertifikaten, usw.

Die nachfolgenden Darstellungen zeigen Schrittweise auf, wie eine Dokumentenvorlage für die Übermittlung von Zahlungsinformationen an Lieferanten genutzt werden kann.

Schritt 1: Parameter für die Dokumentenverwaltung
In den Dokumentenverwaltungsparametern im Organisationsverwaltungsmodul ist zunächst sicherzustellen, dass eine Position für MS Word Templates aufgeführt ist.
9-1_DE

Schritt 2: Einrichtung von Abfragen
Für die Darstellung der Dynamics AX Werte im Dokument das später an den Lieferanten gesendet wird ist es erforderlich, dass entsprechende Abfragen im AOT angelegt sind. Für das hier aufgeführt Beispiel wurde die standardmäßig verfügbare Abfrage „Vend“ zweifach dupliziert. Das erste Duplikat wurde lediglich in „Vend_VendTrans“ umbenannt. Das zweite Duplikat wurde in „Vend_VendTrans_VendSettlement“ umbenannt und um die Tabelle VendSettlement erweitert, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist. 9-2_DE
Hinweis: Wichtig bei den hier verwendeten Abfragen ist, dass die erste Tabelle – im obenstehenden Screenshot „VendTable“ – gleichlaufend mit dem Bereich angelegt wird, in welche die Dokumentenvorlage eingebunden wird.

Schritt 3: Einrichtung von Dokumentendatenquellen
Im nächsten Schritt sind die eingerichteten Abfragen als Dokumentendatenquellen im Organisationsverwaltungsmodul zu hinterlegen. Bei dieser Hinterlegung ist darauf zu achten, dass als Datenquellentyp „Abfragereferenz“ ausgewählt ist.
9-3_DE

Schritt 4: Einrichtung der MS Word-Vorlage
Schließlich kann basierend auf den eingerichteten Dokumentendatenquellen über das MS Dynamics AX Addin auf die eingerichteten Abfragen referenziert werden. DE_4Nachdem die Abfragen ausgewählt wurden, können die im Dokument dargestellten Daten per drag & drop in das entsprechende Dokument eingefügt werden. Im Beispiel wurde dies derart realisiert, dass die entsprechenden Felder in MS Word Tabellen eingebunden wurden. DE_5

Im Rahmen der Erstellung der Vorlage sind folgende Besonderheiten zu beachten:

Im oberen Bereich der Vorlage wurden die Belegnummer, das Belegdatum, usw. aus der Abfrage „Vend_VendTrans“ verwendet, was durch die blau hervorgehobene Überschrift gekennzeichnet ist. Um an dieser Stelle lediglich Zahlungen auszuweisen wurde für die Abfrage ein entsprechender Filter auf den Transaktionstyp „Payment“ eingerichtet. Um nicht alle Zahlungen die in der Vergangenheit an einen bestimmten Lieferanten geleistet wurden in dem Dokument aufzunehmen, wurde zudem in einer eigenen Dokumentenversion ein Datumsfilter eingefügt, der dafür sorgt, dass lediglich Zahlungen der letzten sieben Tage ausgewiesen werden. DE_6

Im unteren Bereich der Vorlage wird auf die Abfrage „Vend_VendTrans_VendSettlement“ referenziert, was ebenfalls durch eine blau hervorgehobene Überschrift gekennzeichnet ist. Um im unteren Dokumentenbereich lediglich die Rechnungsinformationen zu den oben aufgeführten Zahlungen anzuzeigen wurde schließlich auch für die zweite Abfrage ein Filter definiert, der dafür Sorge trägt, dass lediglich entsprechende Rechnungen aufgeführt werden. Darüber hinaus wurde auch hier ein entsprechender Datumsfilter eingefügt um die Anzahl der anzuzeigenden Zahlungen zu begrenzen. DE_7

Das so erstellte Vorlagendokument wurde schließlich als Word-Template abgespeichert. DE_8

Schritt 5: Hinterlegung der Dokumentenvorlage auf Sharepoint
Anschließend wurde die Dokumentenvorlage in einer eigens eingerichteten Dokumentenbibliothek auf Sharepoint abgespeichert. DE_9

Schritt 6: Einrichtung Dokumententypen
Nach der Speicherung der Dokumentenvorlage kann diese schließlich im Organisationsverwaltungsmodul mit dem Dynamics AX Client synchronisiert werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass die entsprechende Sharepoint Seite und die verwendete Dokumentenbibliothek korrekt referenziert und die Vorlagendokumente für die Nutzung in Dynamics AX aktiviert werden. DE_10

Schritt 7: Nutzung der Vorlage
Nach Durchführung all dieser Schritte kann schließlich die Dokumentenvorlage über die Kreditorenseite aufgerufen werden. DE_11Im hier verwendeten Beispiel wurden zwei Vorlagen verwendet – eine für die Anzeige alle durchgeführten Zahlungen und eine für die Anzeige aller Zahlungen der letzten sieben Tage. Über die Beleg und Ausgleichsbelegnummer können nun die einer bestimmten Zahlung zugeordneten Rechnung identifiziert werden. DE_12Derart generierte Dokumente können schließlich z.B. als Emailanhang über die Standard MS Office Funktionen an Lieferanten übermittelt werden.

Zu beachten ist, dass die Dokumente automatisch als Dokumenten-Anhang am Kreditorenstammsatz abgespeichert werden. Dies erweist sich als hilfreich, da man später einfach nachvollziehen kann zu welchem Zeitpunkt bestimmte Informationen generiert und übermittelt wurden. DE_13

Zusammenfassend lässt sich an dieser Stelle festhalten, dass es nicht immer erforderlich ist für zu erstellende Berichte Kollegen aus der IT-Abteilung einzubinden, sondern dass diese auch selbständig von Endanwendern erstellt und genutzt werden können. Auch wenn es sich hierbei nicht um eine Ideallösung handelt, eignen sich derartige Dokumentenvorlagen nach Meinung des Verfassers zumindest für einfache und in unregelmäßigen Zeitabständen wiederkehrende Dokumente, welche an externe Stakeholder des Unternehmens zu übermitteln sind.

Communities4Future

Meetup Dynamics Deutschland

Kategorien

  • Anlagen
  • Bank
  • Buchrezension
  • Budgetierung
  • Debitoren
  • Hauptbuch
  • Kostenrechnung
  • Kreditoren
  • Lager
  • Management Reporter
  • Nachhaltigkeit
  • Podcast
  • Projekt
  • Sonstiges
  • Uncategorized

Tags

Anlagenspiegel Budgetierung Controlling D365 Dynamics AX Dynamics AX 2012 Earned Value Analyse Einsatzplanung Electronic Reporting Email Finanzberichte Flow Genehmigung GKV Globale Erwaermung Hauptbuchjournale indirekte Kosten Intercompany IOT Kontoauszugsverarbeitung Kostenrechnung Kostenstellenrechnung Kreditorenzahlungen Lager Lagerabstimmung Lagerbewertung Management Reporter Modern Finance MS Flow MT940 Nachhaltigkeit Neues Kostenrechnungsmodul PowerAutomate PowerPlatform Projekt Projektcontrolling Projektmodul Rechnung Rechnungserfassung Ressourcenplanung Steuer Sustainability Sustainability Accounting time&attendance UKV Umlagen Umwelt WBS Workflow Zeiterfassung

Wichtige Webseiten

  • Dynamics AX Links

Rechtliches

  • Impressum

Abbonieren

  • RSS - Beiträge
  • RSS - Kommentare

Klicken Sie hier um diesem Blog zu folgen und automatische Emails bei der Veröffentlichung neuer Beiträge zu erhalten.

Archiv

  • Februar 2023
  • Januar 2023
  • Dezember 2022
  • November 2022
  • Oktober 2022
  • September 2022
  • August 2022
  • Juli 2022
  • Juni 2022
  • Mai 2022
  • April 2022
  • März 2022
  • Februar 2022
  • Januar 2022
  • Dezember 2021
  • November 2021
  • Oktober 2021
  • September 2021
  • August 2021
  • Juli 2021
  • Juni 2021
  • Mai 2021
  • April 2021
  • März 2021
  • Februar 2021
  • Januar 2021
  • Dezember 2020
  • November 2020
  • Oktober 2020
  • September 2020
  • August 2020
  • Juli 2020
  • Juni 2020
  • Mai 2020
  • April 2020
  • März 2020
  • Februar 2020
  • Januar 2020
  • Dezember 2019
  • November 2019
  • Oktober 2019
  • September 2019
  • August 2019
  • Juli 2019
  • Juni 2019
  • Mai 2019
  • April 2019
  • März 2019
  • Februar 2019
  • Januar 2019
  • Dezember 2018
  • November 2018
  • Oktober 2018
  • September 2018
  • August 2018
  • Juli 2018
  • Juni 2018
  • Mai 2018
  • April 2018
  • März 2018
  • Februar 2018
  • Januar 2018
  • Dezember 2017
  • November 2017
  • Oktober 2017
  • September 2017
  • August 2017
  • Juli 2017
  • Juni 2017
  • Mai 2017
  • April 2017
  • März 2017
  • Februar 2017
  • Januar 2017
  • Dezember 2016
  • November 2016
  • Oktober 2016
  • September 2016
  • August 2016
  • Juli 2016
  • Juni 2016
  • Mai 2016
  • April 2016
  • März 2016
  • Februar 2016
  • Januar 2016
  • Dezember 2015
  • November 2015
  • Oktober 2015
  • September 2015
  • August 2015
  • Juli 2015
  • Juni 2015
  • Mai 2015
  • April 2015
  • März 2015
  • Februar 2015

Bloggen auf WordPress.com.

  • Abonnieren Abonniert
    • Dynamics 365FO/AX Finance & Controlling
    • Schließe dich 111 Followern an
    • Du hast bereits ein WordPress.com-Konto? Melde dich jetzt an.
    • Dynamics 365FO/AX Finance & Controlling
    • Anpassen
    • Abonnieren Abonniert
    • Registrieren
    • Anmelden
    • Melde diesen Inhalt
    • Website im Reader anzeigen
    • Abonnements verwalten
    • Diese Leiste einklappen
 

Lade Kommentare …