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Dynamics 365FO/AX Finance & Controlling

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Monatsarchiv: Mai 2017

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 4)

24 Mittwoch Mai 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Rechnung, Rechnungserfassung, Unterzeichnungslimits, Workflow

Im vorherigen Beitrag wurde der zuständige Mitarbeiter für die Genehmigung der Rechnung über die Aufwendungsgruppe ‚Approver‘ identifiziert. Die hierfür erforderliche rollenbasierte Einstellung ist nochmals im folgenden Screenshot dargestellt.

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Die obenstehende Hinterlegung einer Aufwandsprüfergruppe ist immer dann hilfreich, wenn ein bestimmter Mitarbeiter, wie z.B. ein Kostenstellenleiter für die Genehmigung von Rechnungen zuständig ist.

Unternehmen, die von dezidierten unterschiedlich abgestuften Unterschriftsregeln Gebrauch machen ist mit einer solchen Zuordnung allerdings nicht weitergeholfen. Wie solche Unternehmen den Rechnungsgenehmigungsworkflow gestalten können, ist Gegenstand der folgenden Ausführungen.

Die folgende Darstellung zeigt die geänderten Workfloweinstellungen für die Berücksichtigung abgestufter Unterzeichnungslimits auf.

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Der wesentliche Unterschied zu dem im vorherigen Beitrag verwendeten Workflow besteht im zweiten Workflowschritt, der nun einer Hierarchie zugeordnet wurde.

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Problematisch an der Hierarchiezuordnung ist, dass der Workflow entweder ausgehend vom Workflow owner – einer statischen Benutzerreferenz – oder vom workflow originator aus beginnen kann.

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Ausgehend vom dem Fall dass Buchhalter, die nicht in der Positionshierarchie des Anforderers bzw. Genehmigers zugehören, Rechnungen erfassen und den Rechnungsworkflow starten, würde die Auswahl ‚workflow originator‘ immer dazu führen, dass der Vorgesetzte des erfassenden Buchhalters die Rechnung zu genehmigen hätte. Um dies zu vermeiden wurde die folgende neue Positionshierarchie (LRE Signing) eingerichtet, die ausgehend von der rechnungserfassenden Buchhalterin (Phyllis Harris) die entsprechenden Genehmigungsstufen aus der Organisationsstruktur abbildet.

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Diese Positionshierarchie ist anschließend mit dem Workflow zu verknüpfen, wie dies in der nachfolgenden Darstellung aufgezeigt ist.

205_p4_0030new

Anschließend können die Kriterien für die Auswahl des Genehmigungsberechtigten definiert werden.

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Nachdem der Workflow derart eingerichtet wurde, können im zweiten Schritt die eigentlichen Unterschriftsberechtigungen definiert werden. Die im folgenden verwendeten Limits, sind im folgenden Screenshot dargestellt.

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Nach Abschluss dieser Einrichtungstätigkeiten wird nun eine Rechnung über $47500 von der Buchhalterin Phyllis erfasst und der Workflow gestartet.

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Um den Unterschied zwischen den in den vorherigen Beiträgen verwendeten Workflows aufzuzeigen, wurden alle Rechnungen dieses Mal ohne Kostenstelle erfasst.

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Unabhängig von dieser Tatsache konnte der hierarchische Workflowschritt immer den richtigen Genehmiger identifizieren. Der folgende Screenshot zeigt die vom Workflow angesprochenen Genehmiger für die dritte Rechnung über $47500 auf.

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Der obenstehenden Darstellung kann man entnehmen, dass Nicole Holiday als Besteller die erste Workflowaufgabe zugewiesen bekam. Danach wurden sukzessive den Kostenstellen-, Abteilungs- und Divisionsleitern Genehmigungsaufgaben zugeordnet. Dies liegt darin begründet, dass im Falle der dritten Rechnung über $47500 weder die Kostenstellen-, noch die Abteilungsleiter über eine entsprechend hohe Unterschriftsberechtigung verfügen.

warningsign1 Da weder Kostenstellen-, noch Abteilungsleiter im Falle der dritten Rechnung über $47500 ein ausreichend hohes Unterschriftslimit aufweisen, können diese Genehmigungsschritte bzw. –aufgaben auch über die folgende Parametrisierung übersprungen werden.

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Wird mit diesen modifizierten Workfloweinstellungen erneut eine Rechnung in Höhe von $47500 erfasst, so werden nun weder den Kostenstellen-, noch den Abteilungsleitern entsprechende Workflowaufgaben zugeordnet, da deren Unterschriftslimit hierfür nicht ausreicht. Der folgende Screenshot stellt dies beispielhaft dar, bei dem nach Durchführung der sachlichen Rechnungsprüfung unmittelbar der Divisionsleiter (Charlie Carson) mit der Genehmigung der Rechnung betraut wird.

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Lassen sie uns nun das Beispiel dahingehend modifizieren, dass die Materialien nun von Michael Redmond beschafft werden, dessen Linienvorgesetzer (Kevin Cook) die Rechnung zu genehmigen hat.

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Aus diesem Grund wurde nun eine weitere Kreditorenrechnung – diesmal über $2000 – erfasst. Im Gegensatz zum weiter oben aufgezeigten Beispiel wurde nun allerdings Michael Redmond im Finanzdimensionsfeld für den Mitarbeiter hinterlegt, da er für die sachliche Prüfung der Rechnung zuständig ist.

205_p4_0075new

Nachdem Michael Redmond seine sachliche Prüfung abgeschlossen hat, wird nun Benjamin Martin und nicht Kevin Cook mit der Genehmigungsaufgabe betraut.

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Dies liegt darin begründet, dass Kevin Cook nicht in der dem Workflow zugeordneten Positionshierarchie enthalten ist. Nun könnte man meinen, dass man Kevin Cook einfach in diese Hierarchie aufnehmen müsste um das Problem der richtigen Zuordnung zu beheben. Dies lässt sich aktuell allerdings nicht in Dynamics AX/365 for Operations realisieren, da lediglich eine einzige und eindeutige Beziehung zwischen den verschiedenen Positionen der Hierarchie möglich ist. Mit anderen Worten, die Tatsache dass Kevin Cook und Benjamin Martin beide die gleiche Vorgesetzte Julia Funderburk haben kann nicht in der verwendeten Positionshierarchie abgebildet werden.

Wie diese Problemstellung gelöst werden kann, wird im nächsten Beitrag aufgezeigt.

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 3)

17 Mittwoch Mai 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Projektausgabenrechnung, Rechnung, Rechnungserfassung, Workflow

Dieser Beitrag setzt den vorherigen Beitrag für projektbezogene Ausgabenrechnungen fort. Der wesentliche Unterschied zu dem im vorherigen Beitrag aufgezeigten Beispiel besteht darin, dass die Einrichtung der Kreditoren-Aufwendungsprüfergruppen (nachfolgend kurz: Aufwendungsprüfergruppen) in einem eigenen Projektreiter erfolgt, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.

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Bitte beachten sie, dass die Einrichtung der Aufwendungsprüfergruppe ‚Orderer‘, wie zuvor unter Bezugnahme auf die Finanzdimension des Mitarbeiters erfolgt.

Die Einrichtung der Aufwendungsprüfergruppe ‚Approver‘ unterscheidet sich allerdings von den im vorherigen Beitrag aufgezeigten Einstellungen in der Art, dass für Projektrechnungen der zuständige Projektleiter und nicht der zuständige Kostenstellenverantwortliche für die Genehmigung der Ausgabenrechnung zuständig ist. Die hierfür erforderlichen Einstellungen sind im folgenden Screenshot dargestellt.

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Bitte beachten sie, dass die nachfolgende Projektrechnung für das Projekt Nr. 000188 erfasst wird, die Kevin Cook als Projektleiter hinterlegt hat.

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Bitte beachten sie auch, dass Kevin Cook kein unmittelbarer Linienvorgesetzter von Nicole Holiday ist, die wie zuvor die Materialien bestellt und dementsprechend für die sachliche Rechnungsprüfung verantwortlich ist.

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Mit den oben beschriebenen leicht modifizierten Einstellungen wird nachfolgend eine weitere Ausgabenrechnung über die Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen erfasst.

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Dieses Mal wird allerdings ein Projekt in den Rechnungszeilen hinterlegt.

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Um die Auswirkungen der unterschiedlichen Einstellungen der Aufwandsprüfergruppen besser identifizieren zu können wird wie im vorherigen Beitrag, Nicole Holiday als zuständige Einkäuferin im Mitarbeiter-Finanzdimensionsfeld hinterlegt. Ebenfalls wie im vorherigen Beitrag wird die Kostenstelle 008, die Benjamin Martin als verantwortlichen Kostenstellenleiter hinterlegt hat angegeben.

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Im Ergebnis ordnet nun der Workflow den Genehmigungsschritt dem Projektleiter Kevin Cook und nicht dem Kostenstellenverantwortlichen Benjamin Martin zu. Dies kann dem folgenden Screenshot entnommen werden.

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Da sich alle weiteren Prozessschritte nicht von denjenigen unterscheiden, die im vorherigen Beitrag aufgezeigt wurden, werden diese hier nicht erneut dargestellt. Stattdessen wird auf die Ausführungen im vorherigen Beitrag verwiesen.

Der nächste Beitrag setzt die Reihe zur Kreditorenrechnungserfassung fort und zeigt auf, wie unterschiedliche Unterschriftslimits im Workflow berücksichtigt werden können.

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 2)

09 Dienstag Mai 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Rechnung, Rechnungserfassung, Workflow

Innerhalb dieses zweiten Teils zur Erfassung und Verarbeitung von Kreditorenrechnungen wird ein Beschaffungsprozess dargestellt, bei der eine Mitarbeiterin der Marketingabteilung (Nicole Holiday) Marketingmaterialien per Email bestellt.

Nachdem die Marketingmaterialien bei Nicole Holiday eingetroffen sind, trifft die zugehörige Rechnung des Lieferanten in der Kreditorenbuchhaltung ein und wird dort in der Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen erfasst. Anschließend wird der Rechnungsgenehmigungsworkflow vom Kreditorenbuchhalter gestartet.

Der Rechnungsgenehmigungsworkflow wurde hierbei so eingerichtet, dass der Besteller, d.h. Nicole Holiday, in einem ersten Schritt bestätigen muss, dass die auf der Rechnung aufgeführten Positionen tatsächlich geliefert wurden.

Anschließend muss der zuständige Kostenstellenleiter (Benjamin Martin) die Rechnung genehmigen bevor diese gebucht und anschließend bezahlt werden kann.

Die folgende Übersicht fasst die verschiedenen im nachfolgenden im Detail dargestellten Workflow Schritte zunächst überblicksmäßig zusammen.

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Die untenstehende Organisationsübersicht zeigt die an dem oben aufgezeigten Prozess beteiligten Personen, Rollen und Organisationseinheiten nochmals in hellbrauner Farbe hervorgehoben auf. (Hinweis: Diese Organisationsdarstellung wird auch für die folgenden Beiträge zur Kreditorenrechnungserfassung verwendet).

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Basierend auf den Erkenntnissen anderer Dynamics AX/365 for Operations Experten – siehe z.B. den folgenden Beitrag bzw. Video – wurde der Rechnungsgenehmigungsworkflow unter Einbezug von zwei unterschiedlichen sog. Kreditorenrechnung-Aufwendungsprüfergruppen (nachfolgend kurz: Aufwendungsprüfergruppen) eingerichtet.

Die erste Aufwendungsprüfergruppe – als ‚Orderer‘ (Besteller) gekennzeichnet – wurde hierbei so eingerichtet, dass diese auf die Finanzdimension des Mitarbeiters referenziert. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

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warningsignklein Um die eingehenden Rechnungen der richtigen Person, d.h. im ersten Schritt dem Besteller zuzuordnen ist es erforderlich, dass alle Mitarbeiter mit ihrer eignen Finanzdimension eingerichtet werden. Darüber hinaus muss jeder Mitarbeiter als Eigentümer (Owner) seiner eigenen Mitarbeiter-Finanzdimension eingerichtet sein, weil der Eigentümer der Finanzdimension definiert, welcher Mitarbeiter die sachliche Rechnungsprüfung durchzuführen hat. Der folgende Screenshot stellt diese Einrichtung für Nicole Holiday dar, welche die Marketingmaterialien bestellt hat.

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Die zweite Aufwendungsprüfergruppe – als ‚Approver‘ (Genehmiger) gekennzeichnet – wurde so eingerichtet, dass diese auf die entsprechende Kostenstellenfinanzdimension referenziert.

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Der zuständige Mitarbeiter für die rechnerische Rechnungsprüfung und Genehmigung ist demnach der Mitarbeiter, der als Eigentümer der entsprechenden Kostenstelle eingerichtet wurde. Im nachfolgend dargestellten Beispiel handelt es sich hierbei um Benjamin Martin, dem Leiter der Kostenstelle 008.

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warningsignklein Die Aufwendungsprüfergruppen verweisen auf den Eigentümer der jeweiligen Finanzdimension und nicht auf den sog. Vorgesetzten, der organisatorischen Einheit.

warningsignklein Die Art und Weise wie die beiden Aufwendungsprüfergruppen eingerichtet wurden erfordert, dass bei der Rechnungserfassung zum einen die Mitarbeiter-Finanzdimension mit dem Besteller gefüllt wird. Darüber hinaus wird der Kostenstellenverantwortliche, der die Rechnung letztendlich genehmigt, über die Eingabe der Kostenstelle definiert. M.a.W. der in diesem Beitrag aufgezeigte Workflow erfordert sowohl die Erfassung einer Mitarbeiter- als auch einer Kostenstellen-Finanzdimension.

Nachdem die einzelnen Elemente, die für die Einrichtung des Workflows erforderlich sind aufgezeigt wurden, lassen sie uns nun einen Blick auf die eigentliche Einrichtung des Workflows werfen, welcher in der folgenden Grafik dargestellt ist.

205_p2_0035

Die nächsten beiden Screenshots spezifizieren die Einrichtung des ersten Workflowschritts (Review invoice), der eine sachliche Rechnungsprüfung durch den Besteller (Nicole Holiday) erforderlich macht. Bitte beachten sie, dass Nicole Holiday hierbei nicht unmittelbar, sondern nur mittelbar über die Aufwendungsprüfergruppe ‚Orderer‘ bzw. die Finanzdimension ‚Mitarbeiter‘ referenziert wird.

205_p2_0040 205_p2_0045

Der zweite Workflowschritt (Approval) wurde wie der erste Workflowschritt unter Bezugnahme einer Aufwendungsprüfergruppe eingerichtet. Im Unterschied zum ersten Workflowschritt wurde nun allerdings die ‚Approver‘ Gruppe bzw. die Finanzdimension ‚Kostenstelle‘ spezifiziert. Die folgenden beiden Screenshots zeigen diese Einstellungen auf.

205_p2_0050 205_p2_0055

Basierend auf den obenstehenden Workfloweinstellungen wird im nächsten Schritt nun eine Kreditorenrechnung für Marketingmaterialien erfasst. Der nächste Screenshot zeigt die Rechnungserfassung in der Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen unter Verwendung der Beschaffungskategorie ‚Advertising‘ auf.

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warningsignklein Bitte beachten sie, dass der Besteller (Nicole Holiday) über das Finanzdimensionsfeld des Mitarbeiters festgelegt wird. Der Kostenstellenverantwortliche (Benjamin Martin), der für die Genehmigung der Rechnung zuständig ist, wird über die Hinterlegung der Kostenstellenfinanzdimension festgelegt.

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Nachdem alle Rechnungsinformationen erfasst wurden, wird der Rechnungsgenehmigungsworkflow durch einen Mitarbeiter der Kreditorenabteilung (Phyllis Harris) gestartet. Den Einstellungen des Workflows zufolge wird nun die erste Workflowaufgabe Nicole Holiday zugeordnet. Der folgende Screenshot zeigt dies beispielhaft auf.

205_p2_0070

Nicole Holiday kann nun die vorerfasste Rechnung inspizieren und – vorausgesetzt, dass alles mit der Rechnung in Ordnung ist – ihren Prüfschritt über die Auswahl ‚Complete‘ beenden.

205_p2_0075

warningsignklein Für den Fall dass Nicole Holiday die Prüfung der Rechnung ablehnt, d.h. die Auswahl ‚Reject‘ trifft, wird der Rechnungsworkflow zurück an den Mitarbeiter der Kreditorenabteilung verwiesen, der den Workflow gestartet hat. Die Auswahl ‚Delegate‘ erlaubt darüber hinaus eine bestimmte Aufgabe an einen bestimmten Kollegen zu delegieren, der dann den ersten Prüfschritt durchzuführen hat.

Unter der Annahme, dass Nicole Holiday ihren Prüfschritt mit ‚Complete‘ beendet hat, wird dieser weiter an Benjamin Martin geleitet, welcher für die Genehmigung der Rechnung zuständig ist.

205_p2_0080

Benjamin Martin hat ähnlich wie Nicole Holiday verschiedene Auswahlmöglichkeiten für die Bearbeitung des zweiten Prüfschritts, die im folgenden Screenshot aufgezeigt sind.

205_p2_0085

warningsignklein Die Auswahl ‘Approve’ schließt den zweiten Workflowschritt ab. Die Auswahl ‚Reject‘ verweist den Workflow zurück an den Ausgangspunkt, d.h. an den Mitarbeiter der Kreditorenabteilung, der die Rechnung erfasst und den Workflow gestartet hat. Die Auswahlmöglichkeiten ‚Request change‘ bzw. ‚Delegate‘ erlauben schließlich die Zuweisung des Aufgabenschrittes bzw. von erforderlichen Korrekturen an bestimmte zu spezifizierende Mitarbeiter.

Sobald Benjamin Martin den zweiten Workflowschritt mit ‚Approve‘ abgeschlossen hat …205_p2_0090

… kann die Rechnung gebucht werden.

205_p2_0095

warningsignklein Vorausgesetzt dass alle Informationen bereits bei der Rechnungseingabe durch die Kreditorenabteilung erfasst wurden und vor dem Hintergrund, dass (mindestens) zwei Mitarbeiter eine Prüfung der Rechnung vorgenommen haben, kann aus Sicht des Verfassers eine unmittelbare automatische Buchung der von Benjamin Martin genehmigten Rechnung erfolgen. Dies kann im Standardworkflowprozess über die Einfügung eines automatischen Buchungsschrittes realisiert werden und ist in der nächsten Grafik dargestellt.

205_p2_0100

Die Buchung der Kreditorenrechnung beendet den zweiten Beitrag dieser Reihe. Die nächsten Beiträge werden den hier dargestellten Workflow sukzessive auf weitere komplexere Szenarien erweitern.

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