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Dynamics 365FO/AX Finance & Controlling

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Monatsarchiv: April 2016

Budgetkontrolle für Sachanlagen – Teil 2: AX7

20 Mittwoch Apr 2016

Posted by Ludwig Reinhard in Anlagen

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Schlagwörter

Budgetierung, Budgetkontrolle, Sachanlagen

Nachdem wir uns im vorherigen Beitrag die Budgetkontrollfunktionen für Sachanlagen bzw. Bilanzkonten in Dynamics AX2012 angesehen haben, soll innerhalb dieses Beitrags ein Vergleich zu den Funktionalitäten in Dynamics AX7 aufgezeigt werden.

 

Setup
Für diesen Vergleich wurden die Anlagenbuchungsprofil- und Sachkontoeinstellungen wie in Dynamics AX2012 vorgenommen. Darüber hinaus wurde die Budgetsteuerungskonfiguration – wie zuvor auch – auf Ebene der Sachkonten eingestellt …
DE_2_124_0005
… und eine Budgetkontrollregel für die Sachkonten eingerichtet, die im Rahmen von Sachanlagenbuchungen verwendet werden. Siehe hierzu auch die Darstellung im folgenden Screenshot.
DE_2_124_0010

 

Erfassung von Budgets
Nach der Einrichtung der Budgetsteuerungskonfiguration wurde ein Budget für eine neue Sachanlage erfasst und in das Budgetmodul übertragen. Das Ergebnis dieses Übertrags kann im folgenden Screenshot betrachtet werden.
DE_2_124_0015
Was bei diesem automatischen Übertrag in Dynamics AX7 auffällt ist, dass in der Budgetzeile, welches das Sachkonto enthält das in der Budgetkontrollregel hinterlegt ist, ein grünes Kontrollkennzeichen erkennbar ist.

 

Buchung Kreditorenrechnung
Wird der übertragene Budgetbetrag aktualisiert und anschließend versucht eine Kreditorenrechnung mit einem Betrag zu erfassen, der über dem budgetierten Betrag liegt, so unterbricht Dynamics AX automatisch diese Buchung. Das Buchungsbeispiel im folgenden Screenshot zeigt dieses Systemverhalten auf.
DE_2_124_0020
Wird der Buchungsbetrag hingegen auf einen Betrag reduziert, der unterhalb des budgetierten Betrages liegt, so bucht Dynamics AX die Kreditorenrechnung (siehe den folgenden Screenshot).
DE_2_124_0025

 

Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich somit festhalten, dass die Prüfung auf verfügbare Budgetmittel in Dynamics AX7 für alle Sachkontenarten (Bilanz- & GuV-Konten) erfolgt ohne dass hierfür eine Systemanpassung erforderlich ist. Unabhängig hiervon gilt es allerdings auch im neuen Dynamics AX7 zu berücksichtigen, dass diese Kontrolle nur dann erfolgt, wenn die entsprechenden Sachkonten in der Kontostruktur eingebunden sind, die in der Budgetkontrollkonfigurationsmaske hinterlegt ist.

Budgetkontrolle für Sachanlagen – Teil 1: AX2012

16 Samstag Apr 2016

Posted by Ludwig Reinhard in Anlagen

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Schlagwörter

Budgetierung, Budgetkontrolle, Sachanlagen

Innerhalb dieses und des folgenden Beitrags möchte ich Ihnen aufzeigen, wie man die Dynamics AX Budgetkontrollfunktion auch für Sachanlagen nutzen kann. Im Rahmen dieses Beitrags wird zunächst auf die Funktionalität in Dynamics AX 2012 eingegangen, bevor im folgenden Beitrag die vergleichbare Funktion im neuen Dynamics AX7 dargestellt wird.

 

Setup
Mein erster Schritt im Rahmen dieser Demonstration bestand darin, zunächst die Anlagenbuchungsprofile entsprechend einzurichten. In diesem Zusammenhang wurde eine sehr einfache, leicht nachvollziehbare Einstellung gewählt, die sämtliche Anlagenanschaffungen auf dem Bilanzkonto Nr. 180100 erfasst (siehe den folgenden Screenshot).
DE_1_124_0005
Im zweiten Schritt habe ich für mein Unternehmen die Sachkontomaske eingerichtet. Die Einrichtung erfolgte hierbei so, dass lediglich eine einzige Kontostruktur in der Sachkontomaske zugeordnet wurde, die sämtliche Bilanz- und GuV-Konten beinhaltet.
DE_1_124_0010
Hintergrund dieser Einrichtung ist, dass die Budgetkontrolleinstellungen im Budgetmodul lediglich die Zuordnung einer einzigen Kontostruktur für die Budgetkontrolle erlaubt.
DE_1_124_0015
Damit Dynamics AX eine entsprechende Budgetprüfung auch tatsächlich durchführt habe ich im nächsten Schritt eine Budgetsteuerungsregel definiert. Diese besagt, dass all meine Sachanlagenkonten – die mit 180 beginnen – vor der Buchung auf die Verfügbarkeit von entsprechenden Budgetmitteln hin überprüft werden.
DE_1_124_0020

 

Erfassung Budgets
Nach Einrichtung der Budgetkontrollkonfiguration habe ich anschließend Budgets für meine verschiedenen Sachanlagen für die Jahre 2020 bis 2024 erfasst. Zu Einzelheiten, siehe den nächsten Screenshot.
DE_1_124_0025
Mit der Erfassung der Budgetbeträge erfolgte unmittelbar ein Übertrag in die Budgetregistermaske, die im folgenden Screenshot dargestellt ist.
DE_1_124_0030
Das erste was mir bei diesem Übertrag auffiel ist, dass in der ersten Spalte keinerlei Symbol für die Budgetprüfung erkennbar war. Um dieses Verhalten mit der Erfassung anderer Budgetwerte zu vergleichen, habe ich die weiter oben aufgezeigte Budgetsteuerungskonfiguration um eine neue Regel für die Erfassung von Reisekosten ergänzt und einen Kleinbetrag von 10 EUR budgetiert.
DE_1_124_0031
Im Rahmen dieser Prüfung ist mir aufgefallen, dass Dynamics AX nun ein grünes Kontroll-Kennzeichen in der ersten Spalte der Budgetregistermaske aufzeigte.

 

Buchung Kreditorenrechnung
Ungeachtet dieser Tatsache habe ich nach der Erfassung der Budgetbeträge für meine Sachanlagen eine entsprechende Kreditorenrechnung über die Anschaffung des Anlagenguts erfasst und versucht diese zu buchen. Interessanterweise hat Dynamics AX den Beleg unmittelbar durchgebucht und die Sachanlage aktiviert, obwohl der Buchungsbetrag den budgetierten Betrag um 25000 EUR überstieg.
DE_1_124_0040
Aufgrund dieses unerwarteten Systemverhaltens, habe ich die Budgetkontrollkonfiguration mehrfach geändert, um zu prüfen ob eine entsprechende Änderung dieser Konfiguration zu einer Unterbrechung der Rechnungsbuchung führt. Da keine der von mir vorgenommenen Änderungen an der Budgetkontrollkonfiguration zum gewünschten Ergebnis führte, habe ich mit im nächsten Schritt den für die Budgetkontrolle zuständigen Code näher betrachtet.

 

Lösungsansatz: Codeerweiterung
Im Rahmen dieser Betrachtung fiel mir auf, dass Dynamics AX standardmäßig Budgets lediglich für Aufwands-, GuV- und Summenkonten durchführt. Da eine Budgetkontrolle auf Ebene der Bilanzkonten standardmäßig nicht vorgesehen ist, habe ich den entsprechenden Code geringfügig erweitert (siehe die folgenden beiden Screenshots).
DE_1_124_0045 DE_1_124_0050

 

Zweiter Testlauf
Nach erfolgter Codeimplementierung habe ich eine neue Sachanlage angelegt und für diese ein entsprechendes Budget erfasst. Im Rahmen dieser erneuten Budgeterfassung fällt auf, dass in der Budgetregistermaske nun ein grünes Kontrollkennzeichen erkennbar ist.
DE_1_124_0055
Hinweis: Da die Codeanpassung keinerlei Auswirkung auf die zuvor erfassten und aktualisierten Budgets hatte, wurde eine neue Sachanlage mit einem neuem Budget angelegt bzw. versehen.

Vor dem Hintergrund dieser Einstellungen wurde nun eine neue Kreditorenrechnung mit einem Betrag erfasst, der über dem budgetierten Betrag liegt. Interessanterweise unterbricht nun Dynamics AX die Buchung mit einem entsprechenden Hinweis auf die Budgetüberschreitung, wie dies im folgenden Screenshot aufgezeigt ist.
DE_1_124_0060
Wird der Rechnungsbetrag entsprechend auf einen Betrag reduziert der unterhalb des Budgetbetrages liegt, so kann die Buchung nun durchgeführt werden.
DE_1_124_0065

 

Zusammenfassung
Im Rahmen dieses Beitrags wurde aufgezeigt, dass mit Hilfe einiger einfacher Codeerweiterungen eine Budgetkontrolle auch auf Ebene von Bilanzkonten erfolgen kann. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die entsprechenden Bilanzkonten in der Kontostruktur enthalten sind, welche in der Budgetkontrollkonfigurationsmaske hinterlegt ist. Anders ausgedrückt bedeutet dies, dass bei der Einrichtung von Kontostrukturen darauf zu achten ist ob und für welche Sachkonten Budgetkontrollen durchgeführt werden sollen, um basierend hierauf die Kontostrukturen einrichten zu können.

Abschließender Hinweis: Die hier aufgezeigten Codeanpassungen haben keinerlei Einfluss auf die Budgetkontroll-Abfragemasken im Budgetmodul, welche standardmäßig keine Bilanzkonten beinhalten und dementsprechend ähnlicher Codeerweiterungen bedürfen.

Lassen sie uns nun im nächsten Beitrag die Budgetfunktionen im neuen Dynamics AX 7 betrachten.

Einige Hinweise zur Budgetierung auf Summenkonten

08 Freitag Apr 2016

Posted by Ludwig Reinhard in Budgetierung

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Budgetierung, Budgetkontrolle, Summenkonten

In letzter Zeit bin ich des Öfteren mit der Fragestellung konfrontiert worden ob bzw. wie man auf Summenkonten Budgets erfassen und wie man die Budgetsteuerungskontrolle zur Prüfung solcher Budgets einrichten kann. Innerhalb dieses Beitrags möchte ich diese Fragestellung anhand von drei verschiedenen Budgetszenarien beispielhaft beantworten. Lassen Sie uns im nächsten Unterkapitel unmittelbar ohne weitere Umschweife das erste dieser drei Szenarien betrachten.

 

Szenario 1: Budgetierung auf Summenkonten
Für das erste Szenario wurde ein Summenkonto (Nr. 601510) für Reisekosten im Kontenplan eingerichtet, welches alle anderen Reisekostenkonten umfasst. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.
DE_95_0005
Nach der Einrichtung dieses Summenkontos wurden 50000 EUR an Budgetmitteln für dieses Summenkonto für das Geschäftsjahr 2018 erfasst.
DE_95_0010
(Bitte beachten Sie, dass für dieses erste Szenario lediglich Sachkonten für die Budgetierung und Budgetkontrolle verwendet werden. Weiter unten werden diese Einstellungen auf weitere Finanzdimensionen erweitert).

Um sicherzustellen, dass ausreichend Budgetmittel bei der Erfassung von Reisekosten vorhanden sind, wurde die folgende Budgetsteuerungsregel eingerichtet, welche alle Buchungen auf den Reisekostenkonten auf das Vorhandensein ausreichender Budgetmittel hin überprüft.
DE_95_0015
Nach der Aktivierung der so eingerichteten Budgetsteuerungskonfiguration habe ich anschließend versucht einen Betrag von 5 EUR auf einem der Reisekostenkonten (Nr. 601504) zu buchen. Ungeachtet der Tatsache, dass eigentlich ausreichend Budgetmittel für Reisekosten vorhanden sind, verhindert Dynamics AX die Buchung dieser Transaktion. (Die zugehörige Fehlermeldung kann dem nächsten Screenshot entnommen werden).
DE_95_0020
Der Grund für dieses Systemverhalten liegt darin begründet dass kein Budget auf dem verwendeten Sachkonto Nr. 601504 erfasst wurde und die Budgetsteuerungskonfiguration lediglich dahingehend eingerichtet wurde zu prüfen, ob die auf den Reisekostenkonten erfassten Budgets ausreichen.

Nach dieser erfolglosen ersten Testbuchung habe ich die folgenden beiden Änderungen an der Budgetsteuerungskonfiguration vorgenommen:

Änderung 1: Die erste Änderung bestand darin eine neue Benutzergruppe („IN“) einzurichten, die meinen Dynamics AX Benutzer beinhaltete. Mit Hilfe dieser Benutzergruppe habe ich anschließend die folgende Budgetberechtigung (siehe den folgenden Screenshot) für diese Benutzergruppe eingerichtet:
DE_95_0025
Die neu eingerichtete Budgetberechtigungsregel besagt, dass Dynamics AX eine zweite Budgetprüfung auf Ebene der sog. Budgetgruppen durchführen soll für den Fall dass die erste Budgetprüfung auf Ebene der Budgetsteuerungsregeln nicht erfolgreich durchlaufen wird.

Änderung 2: Die zweite Änderung an der Budgetsteuerungskonfiguration bestand darin eine Budgetgruppe („TR“) einzurichten, die alle Reisekostenkonten beinhaltete und zwar einschließlich des Summenkontos Nr. 601510 auf dem das Gesamtbudget zuvor erfasst wurde. Zu Einzelheiten, siehe den folgenden Screenshot.
DE_95_0030

Mit diesen geänderten Einstellungen habe ich nun erneut versucht die weiter oben aufgezeigte Buchung über 5 EUR zu buchen. Vor der eigentlichen Buchung wurden mir hierbei die folgenden beiden Meldungen aufgezeigt:
DE_95_0035
Wie man aus dem obenstehenden Screenshot erkennen kann, warnt Dynamics AX davor, dass auf dem verwendeten Sachkonto Nr. 601504 keine ausreichenden Budgetmittel vorhanden sind um die Buchung durchführen zu können.
Im Gegensatz zum vorherigen Fall handelt es sich diesmal allerdings lediglich um eine Warnmeldung, welche die Buchung des Belegs erlaubt. Dies liegt darin begründet dass die zweite Budgetprüfung auf Ebene der eingerichteten Budgetgruppenregel die Buchung dahingehend untersucht, ob der erfasste Betrag den insgesamt für alle Reisekostenkonten budgetierten Betrag in Höhe von 50000 EUR übersteigt. Da dies nicht der Fall ist, lässt Dynamics AX die Buchung unter der obenstehenden Warnmeldung zu.

 

Szenario 2: Budgetierung auf Summenkonten & Finanzdimensionen (1)
Das im vorherigen Kapitel aufgezeigte Szenario erfasste und buchte Beträge lediglich auf Ebene von Sachkonten. In der Praxis trifft man allerdings viel häufiger auf Situationen in denen auf Kombinationen aus Sachkonten und Finanzdimensionen (wie z.B. Kostenstellen, Abteilungen, usw.) budgetiert und gebucht wird.
Aufgrund dessen habe ich das im vorherigen Kapitel verwendete Beispiel dahingehend erweitert, dass in diesem zweiten Szenario Budgets für Kombinationen bestehend aus Sachkonten und Kostenstellen erfasst werden.
Der folgende Screenshot stellt diese Erweiterung dar indem er aufzeigt, dass nun zwar nach wie vor auf dem Summen-Reisekostenkonto Nr. 601510 budgetiert wird, dass die erfassten Budgetbeträge nun allerdings nach Kostenstellen aufgeteilt werden.
DE_95_0040
Bitte beachten Sie für die folgenden Erläuterungen, dass sich der insgesamt budgetierte Betrag nun auf 60000 EUR (20000 EUR + 25000 EUR + 15000 EUR) beläuft.

Aufgrund der vorgenommenen Erweiterung um Kostenstellen, wurde nun auch die Budgetsteuerungskonfiguration entsprechend erweitert – siehe den folgenden Screenshot – um über diese Erweiterung sicherstellen zu können, dass Dynamics AX nun Kombinationen aus Sachkonten und Kostenstellen auf verfügbare Budgetmittel hin überprüft.
DE_95_0045
Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass keinerlei Veränderung an der im ersten Kapitel verwendeten Budgetgruppenregel vorgenommen wurde. Mit anderen Worten, sollte eine erste Budgetprüfung auf Ebene der Sachkonto-Kostenstellenkombination scheitern, so führt Dynamics AX eine zweite Budgetprüfung auf Ebene des für alle Reisekostenkonten budgetierten Gesamtbetrags hin durch.

Nach der Einrichtung all dieser Erweiterungen wurde eine Buchung über 30000 EUR auf einem der Reisekostenkonten zusammen mit Kostenstelle „007“ erfasst. Siehe hierzu den folgenden Screenshot.
DE_95_0050
Zu beachten ist hierbei, dass auf der Kostenstelle 007 lediglich ein Betrag in Höhe von 25000 EUR budgetiert wurde. Trotz dieser offensichtlichen Budgetüberschreitung lässt Dynamics AX dennoch die Buchung des Belegs unter der obenstehenden Warnmeldung zu. Dies liegt darin begründet, dass zwar das Budget für die verwendete Sachkonto-Kostenstellenkombination überschritten wurde, nicht aber der insgesamt auf den Reisekostenkonten budgetierte Betrag in Höhe von 60000 EUR.

Wandelt man den Buchungsbetrag entsprechend ab (z.B. auf 90000 EUR), dass nun auch der insgesamt auf den Reisekostenkonten budgetierte Betrag überschritten wird, so verhindert Dynamics AX nun die Belegbuchung mit der folgenden Fehlermeldung:
DE_95_0055

 

Szenario 3: Budgetierung auf Summenkonten & Finanzdimensionen (2)
Für die Darstellung des dritten Budgetszenarios wurde die im vorherigen Kapitel verwendete Budgetsteuerungskonfiguration erneut abgewandelt, um aufzuzeigen, wie eine Budgetgruppenprüfung auf Ebene von Finanzdimensionen durchgeführt werden kann. Für diese Zwecksetzung wurden folgende Budgets für die Kostenstellen 007 und 008 erfasst (siehe den folgenden Screenshot).
DE_95_0060
Wie im vorherigen Kapitel wurde die Budgetsteuerungskonfiguration auch hier so eingerichtet, dass Dynamics AX Kombinationen aus Sachkonten und Finanzdimensionen auf verfügbare Budgetmittel hin überprüft (gelb im folgenden Screenshot hervorgehoben).
Im Unterschied zum vorherigen Kapitel wurden nun allerdings Budgetgruppenregeln definiert die prüfen, ob die insgesamt für eine Kostenstelle budgetierten Beträge überschritten wurden (blau im folgenden Screenshot hervorgehoben).
DE_95_0065
Basierend auf diesen Einstellungen erlaubt Dynamics AX die Buchung von Belegen, welche den für eine bestimmte Sachkonto-Finanzdimensionskombination budgetierten Betrag überschreiten und zwar solange wie der insgesamt für die Finanzdimension erfasste Budgetbetrag nicht überschritten wird.

Die beiden folgenden Screenshots stellen dieses Systemverhalten nochmals exemplarisch dar. Zunächst wird hierbei ein Betrag in Höhe von 75000 EUR für die Sachkonto-Kostenstellenkombination 601300-007 erfasst, welche zwar den für diese Kombination budgetierten Betrag von 20000 EUR übersteigt, nicht aber den insgesamt auf Kostenstelle 007 budgetierten Betrag in Höhe von 100000 EUR.
DE_95_0070
Wird im der Buchungsbetrag nun dahingehend geändert, dass auch der insgesamt für die Kostenstelle 007 budgetierte Betrag überschritten wird, so verhindert Dynamics AX die Belegbuchung mit der folgenden Fehlermeldung:
DE_95_0075

 

Zusammenfassung
Innerhalb dieses Beitrags wurde zum einen aufgezeigt wie Budgets auf Summenkonten erfasst werden können und wie zum anderen die Budgetsteuerungskonfiguration einzurichten ist um eine Prüfung auf das Vorhandensein von entsprechenden Budgetmitteln hin zu überprüfen.

Zum Schluss soll an dieser Stelle noch angemerkt werden, dass Dynamics AX zwar die Erfassung von Budgets auf Summenkonten erlaubt, nicht allerdings die Erfassung von Budgets auf Summen-Finanzdimensionen. Der folgende Screenshot zeigt das eben Gesagte nochmals exemplarisch für die Erfassung eines Budgetbetrags auf der Summen-Finanzdimension „100“ auf.
DE_95_0099

Rechnungssuche AX2012 vs. AX7 (Teil 2)

01 Freitag Apr 2016

Posted by Ludwig Reinhard in Debitoren

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Schlagwörter

Kunde, Rechnung, Rechnungssuche, Suche

Teil 2: Rechnungssuchfunktionen AX7
In diesem zweiten Teil zum Thema Rechnungssuche sollen die Suchfunktionen aus AX2012 mit denen in AX7 verglichen werden. Die Unterteilung der verschiedenen Unterkapitel bzw. Optionen folgt hierbei der im ersten Teil gewählten Unterteilung.

Option 1: Debitoren Rechnungserfassung Abfragemaske
Bei einer Rechnungssuche über die Rechnungserfassungsmaske in AX7 fällt zunächst auf, dass die Eingabe von Wildcards im Suchfeld scheinbar zu keinerlei Ergebnis führt. Beispiel:
DE_120_0100
Statt Rechnungen über das Suchfeld versuchen zu finden kann über die neue Filteroption nach Teilelementen der Rechnungsnummer gesucht werden.
DE_120_0105
Alternativ kann eine vergleichbare Suche auch unmittelbar über die Rechnungsspalte erfolgen, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.
DE_120_0110
Da die neuen hier aufgezeigten Filteroptionen zu vielen Suchergebnissen führen können, weil eine Suche nach der Endung einer bestimmten Rechnung (derzeit) nicht möglich ist, kann alternativ auch von der erweiterten Suchoption Gebrauch gemacht werden. Siehe hierzu den folgenden Screenshot.
DE_120_0115
Interessanterweise besteht über die erweiterte Suchmaske die Möglichkeit mit Wildcards zu arbeiten, …
DE_120_0120
… um hierdurch schnell an die gesuchte Rechnungsinformation zu gelangen.
DE_120_0125
Hinweis: Ein wesentlicher Unterschied und Vorteil im Vergleich zur Rechnungssuche über die AX2012 Maske besteht darin dass im Standardsuchfeld z.B. auch nach dem Kundennamen…
DE_120_0130
… und weiteren Kriterien gefiltert werden kann.
DE_120_0131

 

Option 2: Suche über Debitorenstammdatenmaske
Wie in AX2012, kann auch im neuen AX7 über die Debitorenstammdatenmaske nach Rechnungsnummern gesucht werden. Die Suche über die Debitorenstammdatenmaske läuft hierbei prinzipiell wie in AX2012 über die Erweiterung des erweiterten Suchfilters, wie dies in den folgenden Screenshots dargestellt ist.
DE_120_0135
DE_120_0140
Wie auch bei der erweiterten Suche über das Rechnungsjournal kann auch hier mit Wildcards gearbeitet werden.
DE_120_0145
Nachteilig ist – wie in AX2012 –das über eine zweite Abfrage z.B. über die Buchungsmaske die Rechnungsinformation herausgesucht werden muss.
DE_120_0150

 

Option 3: Suche über offene Debitorenrechnungsmaske
Wie auch in AX2012 besteht eine weitere Möglichkeit der Rechnungssuche über die offene Debitorenbuchungsmaske, die allerdings auch nur dann zu einem Suchergebnis führt, wenn die Rechnung noch nicht ausgeglichen ist. Da dies im gewählten Beispiel nicht der Fall ist, wird auch keine Rechnung gefunden.
DE_120_0155

 

Option 4: Suche über Inkassimaske
Die Rechnungssuche über die Inkassimaske (neue Bezeichnung „Saldenrückblick“) funktioniert wie in AX2012.
DE_120_0160
D.h. über einen erweiterten Filter ist zunächst das Kundenkonto herauszusuchen für das eine bestimmte Rechnung erfasst wurde …
DE_120_0165
… bevor in einem zweiten Filterschritt im zugehörigen Detailfenster die Rechnung schließlich identifiziert werden kann.
DE_120_0170

 

Option 5: Suche über Kundendienstmaske
Die Rechnungssuche über die Kundendienstmaske in AX7 läuft genau wie in AX2012 über die Eingabe einer Rechnungsnummer bzw. eines Teils der Rechnungsnummer ab, wie dies im folgenden Screenshot aufgezeigt ist.
DE_120_0175
Interessanterweise unterstützt Dynamics AX in der Kundendienstmaske die Nutzung von sog. Wildcards und findet daher schnell den zugehörigen Kunden …
DE_120_0180
… sowie die zugehörige Rechnung.
DE_120_0185

 

Option 6: Suche über Enterprise Kundenportal Seiten
Da das Enterprise Portal kein Bestandteil von AX7 mehr darstellt, besteht auch keine Möglichkeit mehr über diese Seite nach Rechnungen zu suchen.

 

Option 7: Suche über Globale Suchfunktion
Was für die Enterprise Kundenportalseite gesagt wurde gilt gleichermaßen für die globale Suchfunktion, die ebenfalls kein Bestandteil von AX7 mehr ist und demnach nicht mehr für Rechnungssuchzwecke zur Verfügung steht.

 

Wenn Sie weitere Tipps und Tricks für die Suche nach Kundenrechnungen haben, die auch anderen Dynamics AX Benutzern nützlich sein könnten, wäre ich Ihnen über einen kurze Hinweis über das Kommentarfeld dankbar.

Rechnungssuche AX2012 vs. AX7 (Teil 1)

01 Freitag Apr 2016

Posted by Ludwig Reinhard in Debitoren

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Schlagwörter

Kunde, Rechnung, Rechnungssuche, Suche

Speziell Mitarbeiter aus dem Vertriebs- und Debitorenbuchhaltungsbereich sehen sich häufig mit der Situation konfrontiert schnell nach Rechnungen suchen zu müssen, um im Gespräch mit dem Kunden am Telefon eine aktuelle Auskunft erteilen zu können.

Innerhalb dieses Beitrags möchte ich Ihnen verschiedene Möglichkeiten aufzeigen wie man in Dynamics AX schnell an Rechnungs- und Zahlungsinformationen gelangen kann, um Kunden eine entsprechende Auskunft erteilen zu können.

Die nachfolgenden Ausführungen sind hierbei so gegliedert, dass zunächst verschiedene Suchmöglichkeiten in AX2012 aufgezeigt werden, die im Anschluss mit den Suchmöglichkeiten in Dynamics AX7 verglichen werden.

Hinweis: Bei der im Rahmen dieses Beitrags verwendeten Dynamics AX7 Version handelt es sich um die sog. RTW (Ready To Web) Version die am 24.02.2016 veröffentlicht wurde.

 

Teil 1: Rechnungssuchfunktionen AX2012
Für die folgenden Darstellungen soll nach der Kundenrechnung „CIV-000015“ gesucht werden.

Option 1: Debitoren Rechnungserfassung-Abfragemaske
Eine erste Möglichkeit nach Rechnungen zu suchen besteht über die Rechnungserfassungsmaske im Debitorenmodul.
DE_120_0005
Über eine entsprechende Filterung z.B. nach der Rechnungsnummer, kann man über die Debitorenbuchungsmaske die Zahlungsinformationen abrufen, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.
DE_120_0010
Zu beachten sind bei dieser Suche die folgenden Problemstellungen (Nachteile):

  • Kundenrechnungen, die über das Projektmodul generiert werden können über diese Maske nicht abgefragt werden und
  • eine Suche über den Kundennamen ist in der Rechnungserfassungsmaske nicht möglich.

 

Option 2: Suche über Debitorenstammdatenmaske
Eine zweite Möglichkeit an die gewünschten Rechnungsinformationen zu gelangen besteht über eine Suche in den Debitorenstammdaten.
DE_120_0015
Hierbei empfiehlt es sich von der erweiterten Filterfunktion Gebrauch zu machen, da über eine entsprechende Filtererweiterung unmittelbar nach Rechnungsnummern gesucht werden kann. Siehe hierzu auch die Darstellungen in den folgenden Screenshots.
DE_120_0020 DE_120_0025 DE_120_0030
Bei einer Rechnungssuche über die Debitorenmaske sind folgende Besonderheiten zu beachten:

  • Zum einen werden in der Maske Rechnungsinformationen nicht unmittelbar angezeigt, sondern müssen über den Aufruf der Buchungsmaske nochmals gefiltert werden.
  • Darüber hinaus kann es vorkommen, dass eine Suche zu keinem eindeutigen Ergebnis führt. Im folgenden Screenshot ist ein solcher Sachverhalt dargestellt, bei dem für mehr als ein Debitorenkonto eine Rechnung mit der Endung „015“ gefunden wurde.

DE_120_0035
Hinweis: Ursache für das oben dargestellte mehrdeutige Suchergebnis war eine Projektrechnung mit gleicher Endung („015“). Über eine entsprechende Erweiterung des Filters, können allerdings auch Projektrechnungen entsprechend aus der Suche ausgeschlossen werden. Siehe hierzu beispielhaft den folgenden Screenshot.
DE_120_0036

 

Option 3: Suche über offene Debitorenrechnungsmaske
Eine dritte Möglichkeit nach Debitorenrechnungen zu suchen besteht über die offene Debitorenrechnungsmaske.
DE_120_0040
Diese führt allerdings nur dann zu einer korrekten Filterung und Rechnungsanzeige, wenn die gesuchte Rechnung auch tatsächlich noch offen, d.h. unbezahlt ist. Im gewählten Beispiel ist dies nicht der Fall, so dass aufgrund dessen auch keine Rechnung in der Maske angezeigt wird.
DE_120_0045

 

Option 4: Suche über Inkassimaske
Eine weitere alternative Suchmöglichkeit besteht über die Inkassimaske im Debitorenmodul. Für eine Rechnungssuche über diese Maske gilt das Gleiche, was bereits für die Suche über die Debitorenmaske gesagt wurde; d.h. zum einen kann eine solche Suche zu mehrdeutigen Ergebnissen führen und zum anderen ist nach erfolgreicher Suche eine zweite Suchabfrage in den zugehörigen Buchungsmasken erforderlich, wie dies beispielhaft in den folgenden Screenshots dargestellt ist.
DE_120_0050DE_120_0055
Da die gesuchte Rechnung im Beispielfall bereits beglichen ist, muss an dieser Stelle zusätzlich noch die Beleganzeige auf „offene und abgeschlossene“ abgeändert werden, um letztendlich an die Rechnungsinformation zu gelangen.
DE_120_0060

 

Option 5: Suche über Kundendienstmaske
Für den Fall dass in ihrem System die Retail-Funktionalitäten aktiviert wurden, kann darüber hinaus auch über die Kundendienstmaske im Callcenter-Modul nach Rechnungen gesucht werden.
DE_120_0065
Beispiel:
DE_120_0070
Im Ergebnis gelangt man über die Kundendienstmaske vergleichsweise schnell an die Kundenrechnung und kann über die standardmäßig verfügbaren Hyperlinks unmittelbar die Rechnungs- und Zahlungsinformationen abfragen.
DE_120_0075
Hinweis: Unabhängig von den Such- und Filtermöglichkeiten in der Kundendienstmaske gilt es zu beachten, dass über diese Maske ohne weitere Anpassung keine Projektrechnungen gefiltert werden können.

 

Option 6: Suche über Enterprise Kundenportal Seiten
Sollten Sie neben dem AX-Client auch die Enterpriseportal Funktionen nutzen, so können sie über die dort verfügbare Debitorenrechnungsmaske schnell und einfach nach Rechnungen suchen.
DE_120_0076
Ein wesentlicher Vorteil, der sich aus der Suche über das Enterpriseportal ergibt besteht in der Vielzahl der Filtermöglichkeiten wie im folgenden Screenshot dargestellt.
DE_120_0077
Hinweis: Auch bei einer Rechnungssuche über das Enterprise Portal gilt es zu beachten, dass in der im vorherigen Screenshot aufgezeigten Maske lediglich eine Filterung nach „gewöhnlichen“ Kundenrechnungen erfolgt. Für eine Suche nach Projektrechnungen ist die entsprechende Portalseite für Projektrechnungen zu nutzen.

 

Option 7: Suche über Globale Suchfunktion
Die letzte hier aufgezeigte Rechnungssuchfunktion besteht in der Nutzung der sog. globalen Suchfunktion. Über eine entsprechende Eingabe der Rechnungsnummer, Teile hiervon, des Kundennamen, usw. werden die Suchergebnisse unmittelbar im Dynamics AX-Client angezeigt und erlauben dem Anwender über die verfügbaren Hyperlinks eine schnelle Navigation zur Rechnung. Beispiel:
DE_120_0080
Um die globale Suchfunktion nutzen zu können ist diese über das Systemverwaltungsmodul zunächst individuell einzurichten.
DE_120_0085
Die hierbei auswählbaren Abfragen müssen alle die „Searchable“ Eigenschaft ausgewählt haben und dürfen keine „Best-Practice Verletzungen“ aufweisen.
DE_120_0090
Darüber hinaus ist eine entsprechende Konfiguration und periodische Verarbeitung des globalen Suchlaufes erforderlich.
DE_120_0095
Weitere Informationen zur globalen Suchfunktion können Sie den folgenden Seiten entnehmen: Seite 1, Seite 2.

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