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Dynamics 365FO/AX Finance & Controlling

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Schlagwort-Archiv: Lagerabstimmung

12 Best practice Tipps zur Vermeidung von Problemen bei der Lagerabstimmung

10 Samstag Okt 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Hauptbuch, Lager

≈ Ein Kommentar

Schlagwörter

Best practice, Dynamics AX, Lagerabstimmung

Innerhalb dieses Beitrags möchte ich einige „best practice“ Tipps vorstellen, die Ihnen dabei helfen können, Abstimmprobleme zwischen den in der Finanzbuchhaltung und den im Lager ausgewiesenen Werten zu vermeiden. (Hinweis: im Folgenden werden die Begriffe „Produkt“ und „Artikel“ synonym verwendet).


Tipp 1: Lagerbuchungseinstellungen
Achten Sie darauf dass in der Lagerbuchungsmaske nicht das gleiche Sachkonto für unterschiedliche Artikel/Artikelgruppen Kombinationen hinterlegt wird und vermeiden Sie Einstellungen, die für alle Artikel-, Konto- und Steuercodes greifen, wie dies beispielhaft im folgenden Screenshot dargestellt ist.
DE_31_0010
Vermeiden Sie es darüber hinaus die gleichen Sachkonten für unterschiedliche Buchungstypen zu verwenden. Im folgenden Screenshot werden bspw. die im Abgangsbereich hinterlegten Konten auch für Lieferscheinbuchungen verwendet.DE_31_0015


Tipp 2: Sachkontoeinstellungen
Sperren Sie alle Sachkonten, die in der Lagerbuchungsmaske hinterlegt sind für manuelle Buchungen indem Sie den Sachkonto-Parameter “keine manuellen Eingaben zulassen” aktivieren.
DE_31_0016
Hinweis:
Stellen Sie in diesem Zusammenhang bitte sicher, dass nur ein sehr kleiner Personenkreis Zugriff auf den erwähnten Parameter hat und diesen aktivieren / deaktivieren kann.
Falls Sie dennoch manuelle Anpassungsbuchungen für Lagertransaktionen im Hauptbuch durchführen möchten, richten Sie hierfür bitte separate Bestandsunterkonten ein.


Tipp 3: Artikeleinstellungen (1)
Richten Sie alle Artikel mit ihrer eigenen Artikel-Finanzdimension ein, weil dies die Suche nach potentiellen Abweichungen zwischen Fibu und Lager erheblich erleichtert.
DE_31_0020
Bitte beachten Sie dass es sich in diesem Zusammenhang anbietet eine kleine Systemanpassung umzusetzen die dafür sorgt, dass neu angelegte bzw. freigegebene Produkte automatisch mit ihrer zugehörigen Artikelfinanzdimension versehen werden. Siehe hierzu auch die Ausführungen in den vorherigen Beiträgen.


Tipp 4: Artikeleinstellungen (2)
Nachdem Artikel eingerichtet und im Rahmen von Buchungsvorgängen bereits benutzt wurden, erlauben Sie keinem Benutzer nachträgliche Änderungen an …

  • der hinterlegten Lagersteuerungsgruppe, sowie
    DE_31_0025
  • … der hinterlegten Artikelgruppe vorzunehmen.
    DE_31_0030


Tipp 5: Datenqualität
Gehen Sie keine Kompromisse im Hinblick auf die Qualität ihrer Artikelstammdaten die sie nach AX migrieren ein, in der Hoffnung dass sich diese Probleme in Zukunft von selbst beheben.


Tipp 6: Artikelvorlagen
Richten Sie Artikelvorlagen und andere Prozessabläufe ein, die dafür sorgen, dass Artikel unmittelbar bei der Einrichtung vollständig und korrekt eingerichtet werden ohne dass nachträgliche Änderungen an den Artikeleinstellungen erforderlich werden.


Tipp 7: Inventory Team
Erlauben Sie nur einem kleinen Team von Spezialisten…

  • die Einrichtung/Änderung von Artikeleinstellungen,
  • die Einrichtung/Änderung von Artikelgruppen,
  • die Einrichtung/Änderung von Lagersteuerungsgruppen,
  • die Einrichtung/Änderung der Lagerbuchungseinstellungen.


Tipp 8: Datenbankprotokoll
Aktivieren Sie das Datenbankprotokoll um mindestens Änderungen …

  • an Artikelstammdateneinstellungen
  • an Artikelgruppeneinstellungen
  • an Lagersteuerungsgruppeneinstellungen und
  • an Lagerbuchungseinstellungen

nachverfolgen zu können.


Tipp 9: Test der Lagerabstimmung vor Go Live
Testen Sie bereits vor dem Livestart ihres Systems, wie man in AX die Lagerabstimmung und speziell die Suche nach identifizierten Abweichungen durchführen kann. Sobald Sie mit ihrem neuen System arbeiten werden Sie i.d.R. für langwierige Tests und Prüfungen keine Zeit mehr haben.


Tipp 10: Lagerprozesse
Richten Sie ihre Prozesse im Lager so ein, dass Artikeltransaktionen zum einen nicht zeitlich rückdatiert werden und dass es zu keiner großen Verzögerung zwischen der Erfassung und Lieferscheinzugangsbuchung kommt. Andernfalls gehen Sie das Risiko ein, dass es zum Ausweis negativer physischer und/oder finanzieller Lagerwerte kommt.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass die Aktivierung der physischen Aktualisierungsparameter in den Lagersteuerungsgruppen nicht dafür Sorge trägt, dass keine negativen physischen und/oder finanziellen Lagerwerte entstehen. Dies liegt darin begründet dass Artikel bereits dann verkauft werden können wenn diese bereits in AX erfasst sind ohne dass eine zugehörige Buchung auf den Sachkonten in der Buchhaltung durchgeführt wurde.
DE_31_0035


Tipp 11: Serviceartikel
Überlegen Sie sich reiflich wie sie Serviceartikel bspw. für Fremdfertigungsprozesse einrichten möchten, da diese Artikel regelmäßig aus dem Lagerwertbericht ausgeschlossen sind und zu Abstimmproblemen führen können.

Tipp 12: Hauptbuchübertragungsregeln
Wenn Sie von den Stapelübertragungsregeln im Hauptbuch Gebrauch machen, dann achten Sie bitte darauf, dass sich in der Maske „noch nicht übertragene Einträge in der Erfassung in untergeordnetem Sachkonto“ keine Einträge mehr befinden, da diese zu Abstimmproblemen (Differenzen) zwischen Hauptbuch und Lager führen können. Siehe hierzu auch die folgenden beiden Screenshots. DE_31_0040 DE_31_0045

 

Ich hoffe, dass Sie die Ausführungen in den Beiträgen zur Lagerabstimmung als nützlich empfanden und würde mich freuen Sie auch in den nächsten Beiträgen wieder zu sehen.

Alternative Lösungsansätze für die Lagerabstimmung – Anhang

01 Donnerstag Okt 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Hauptbuch, Lager

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Schlagwörter

Dynamics AX, Lagerabstimmung

In diesem „Anhang“ zum vorherigen Blogbeitrag möchte ich Ihnen anhand eines Beispiels aufzeigen, wie mithilfe des Finanzdimensionsansatzes eine Abstimmung zwischen den Lager- und Fibu-Werten erreicht werden kann.

Die nachfolgenden Ausführungen werden anhand von Buchungen des folgenden Fertigungsartikels „L6300“ dargestellt. Der Fertigungsartikel besteht selbst aus einem Bauteil („L6301“) sowie einem Fremdfertigungsdienstleistungsartikel („L6302“). Die Mengen und Preise der verschiedenen Elemente der Stückliste des Fertigungsartikels können dem folgenden Screenshot entnommen werden.
DE_32_0190

 

Produktionsschritt 1: Lagerregulierung Artikel L6301
Um den Fertigartikel produzieren zu können wird zunächst eine Zubuchung des Bauteils „L6301“ über ein Lagerregulierungsjournal vorgenommen. Diese Buchung generierte den folgenden Sachkontobuchungsbeleg:
DE_32_0195
Der Buchungsbeleg im vorstehenden Screenshot zeigt den Bestandszugang in Höhe von 40 EUR auf dem Sachkonto 140120 auf, der gegen das Gewinn- und Verlust (GuV) Konto 510504 gebucht wurde. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass die Buchung mit der Artikelfinanzdimension „L6301“ gebucht wurde.

 

Produktionsschritt 2: Produktionsstart
Nachdem über die vorherige Zubuchung sichergestellt wurde dass ausreichend Bauteile vorhanden sind, wird im nächsten Schritt die Produktion gestartet. Dieser Produktionsschritt generierte die folgenden Sachkontobuchungen:
DE_32_0200
Was man aus dem obenstehenden Screenshot erkennt ist zum einen die Zunahme auf den WIP Konten 150151 und 150153 denen eine entsprechende Reduzierung der Bestandskonten 140103 und 140303 gegenübersteht.

Hinweis: Die hier aufgezeigte Abbildung der Gegenbuchung für den Serviceartikel über das Bilanzkonto 140303 kann man auch gegen ein GuV-Konto laufen lassen. Darüber hinaus kann die Buchung des Serviceartikelverbrauchs über eine geringfügig andere Parametrisierung auch zu einem späteren Produktionszeitpunkt/-schritt durchgeführt werden.

Ungeachtet dieses Hinweises weist der Lagerwertbericht nach der Buchung dieses Produktionsschritts eine Differenz in Höhe von 10 EUR auf, welche dem Wert des Fremdfertigungsartikels L6302 entspricht.
DE_32_0205 DE_32_0206
Die ausgewiesene Differenz liegt darin begründet, dass Serviceartikel grundsätzlich nicht in den Lagewertbericht aufgenommen werden.

Betrachtet man sich nach diesem zweiten Produktionsschritt die “Fibu-Seite” der durchgeführten Transaktionen über die Zwischenbilanzmaske im Hauptbuch, so erkennt man zum einen die im ersten Produktionsschritt durchgeführte Regulierungsbuchung für den Artikel L6301 (gelb hervorgehoben). Die im zweiten Produktionsschritt für den Fertigartikel L6300 durchgeführten Buchungen sind grün hervorgehoben.
DE_32_0210
Sowohl die gelb hervorgehobenen als auch die grün hervorgehobenen Buchungen sind in sich schlüssig und ergeben in Summe jeweils einen Saldo von 0 EUR.

Der nächste Screenshot zeigt das gleiche Ergebnis in der Zwischenbilanz sortiert nach Sachkonten auf. Zu beachten sind in dieser Hinsicht die grün hervorgehobenen WIP Konten, welche den Gesamtwert des Fertigartikels darstellen.
DE_32_0215

 

Produktionsschritt 3: Fertigmeldung
Der nächste Produktionsschritt generierte den folgenden Sachkontobuchungsbeleg:
DE_32_0220
Wie zuvor wird auch nach Durchführung dieses Produktionsschritts eine Differenz in Höhe von 10 EUR im Lagerwertbericht ausgewiesen.
DE_32_0225 DE_32_0226
Die Zwischenbilanzmaske weist im Gegensatz hierzu allerdings keinerlei Unstimmigkeiten für die Artikel-Finanzdimensionen “L6300” und “L6301” aus.
EN_32_0230
Aufgrund der Fertigmeldung werden aus Sachkontensicht die WIP-Konten geleert (Summe der grün hervorgehobenen Zeilen) und der vorläufige Wert des Fertigungsartikels L6300 kann auf dem Bestandskonto 140204 identifiziert werden. Auch aus Sachkontosicht ergeben sich an dieser Stelle keine Unstimmigkeiten bzw. Differenzen.
EN_32_0235

 

Produktionsschritt 4: Produktionsende
Mit dem Produktionsabschluss werden die zuvor durchgeführten Sachkontobuchungen umgekehrt und der Bestandszugang des Fertigerzeugnisses gebucht. Der folgende Screenshot zeigt ihnen die im Beispiel durchgeführten Sachkontobuchungen auf:
DE_32_0240
Wie zuvor weist der Lagerwertbericht auch nach Abschluss des Produktionsauftrages die identifizierte Differenz in Höhe von 10 EUR aus.
DE_32_0245
DE_32_0246
In der Zwischenbilanzmaske ist eine solche Differenz/Unstimmigkeit allerdings nicht erkennbar und zwar weder aus Artikel-Finanzdimensionssicht …
DE_32_0250
… noch aus Sachkontosicht
DE_32_0255

 

Produktionsschritt 5: Buchung der Eingangsrechnung des Fremdfertigungslieferanten mit einem Preisunterschied von 2 EUR
Einige Tage nach Beendigung der Produktion geht die Rechnung des Fremdfertigungslieferanten ein. Anders als kalkuliert weist die Rechnung des Lieferanten allerdings einen Preis in Höhe von 12 EUR anstatt der kalkulierten 10 EUR auf. Der um 2 EUR höhere Preis wird akzeptiert. Mit dem Buchen der Eingangsrechnung für die Bestellung des Fremdfertigungsartikels wird die folgende Buchung generiert:
DE_32_0260
Betrachtet man sich nun den Lagerwertbericht, so wird keine Differenz mehr in Höhe von 10 EUR, sondern nur noch eine Differenz in Höhe von 2 EUR ausgewiesen.
DE_32_0265 DE_32_0266
Die Zwischenbilanzmaske hingegen ist nach wie vor in sich stimmig, sowohl aus Artikel-Finanzdimensionssicht, …
DE_32_0270
… als auch aus Sachkontosicht
DE_32_0275

 

Produktionsschritt 6: Lagerneuberechnung
Im letzten hier dargestellten “Produktionsschritt” wird eine Lagerneuberechnung durchgeführt. Diese Neuberechnung führte zu den folgenden Sachkontobuchungen:
DE_32_0280
Betrachtet man sich nun den Lagerwertbericht, so erkennt man, dass nun keine Differenz mehr sich den Lager- und Fibu-Werten auftritt.
DE_32_0285 DE_32_0286
Aus Finance & Controlling-Sicht bestand diese Stimmigkeit zwischen den verschiedenen Büchern allerdings zu jedem Zeitpunkt wie die beiden folgenden Screenshots nochmals verdeutlichen.
DE_32_0290 DE_32_0295

 

Zusammenfassung
In diesem Beitrag habe ich Ihnen anhand eines sehr stark vereinfachten Beispiels die Problemstellungen aufgezeigt denen sich viele Unternehmen, welche Artikel teilweise oder vollständig fremdbearbeiten lassen, gegenübersehen. Solche Firmen werden wahrscheinlich permanent im Lagerwertbericht eine Differenz zwischen den Fibu- und Lagerwerten ausgewiesen bekommen. Bei Anwendung eines oder mehrerer der dargestellten Abstimmungsansätze erscheint eine Abstimmung zwischen den Fibu- und Lagerwerten allerdings vergleichsweise einfach realisierbar.

Alternative Lösungsansätze für die Lagerabstimmung

01 Donnerstag Okt 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Hauptbuch, Lager

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Schlagwörter

Dynamics AX, Lagerabstimmung

Im vorangegangenen Beitrag habe ich Ihnen verschiedene Probleme des Lagerwertberichts sowie des zugehörigen potentiellen Konflikteberichts aufgezeigt, die Ihnen einiges an Kopfzerbrechen bei der Abstimmung der Lager- mit den Finanzbuchhaltungswerten („Fibu“) bereiten können. Um Sie nicht mit diesen Problemen alleine zu lassen, habe ich in diesem Beitrag einige alternative Lösungsansätze für die Abstimmung der Lagerwerte mit den Fibu-Werten zusammengefasst.

Für die Darstellung dieser alternativen Lösungsansätze habe zunächst eine vollständig neue Dynamics AX Testumgebung aufgesetzt und dort zwei Testartikel „L2000“ und „L2100“ eingerichtet. Wie im vorherigen Beitrag auch wurden alle Artikelbuchungen des ersten Testartikels „L2000“ im Januar 2015 durchgeführt. Identische Buchungen wurden für den zweiten Testartikel „L2100“ im Februar 2015 erfasst. Zur besseren Nachvollziehbarkeit der durchgeführten Buchungen habe ich im folgenden Screenshot die Testtransaktionen für den ersten Artikel festgehalten.
DE_32_0005
Nach Durchführung dieser Transaktionen wies der Lagerwertbericht die folgenden Werte aus:
DE_32_0010
Die hier dargestellten Werte entsprechen denen aus dem vorherigen Beitrag und sollen nachfolgend dazu genutzt werden um Ihnen die alternativen Lagerabstimmmöglichkeiten darzustellen.

 

Lösungsansatz 1: Finanzdimension Artikel (“item”)
Ein erster alternativer Lösungsansatz für die Lagerabstimmung besteht darin alle Artikel mit ihrer eigenen Artikel-Finanzdimension einzurichten, um später die Lagerabstimmung über die gebuchten Transaktionen bspw. in der Zwischenbilanzmaske im Hauptbuch durchzuführen. Beispiel:
DE_32_0015

Was Sie aus dem vorstehenden Bildschirmdruck – welcher aus Darstellungsgründen eine Filterung nach dem ersten Testartikel „L2000“ vornimmt – entnehmen können ist:

  • der Gesamtlagerwert in Höhe von 14250 EUR auf dem Sachkonto 140200, sowie
  • der finanzielle Lagerwert in Höhe von 14525 EUR, der sich aus der Summe der grün hervorgehobenen Zeilen bzw. Sachkonten ergibt.

Voraussetzungen:
Für den Einsatz dieses ersten alternativen Lösungsansatzes ist es erforderlich, dass die Hauptbuch Kontostrukturen die Artikel-Finanzdimension beinhalten (siehe den folgenden Screenshot) …
DE_32_0020
… und dass alle Artikel mit ihrer eigenen Artikelfinanzdimension eingerichtet sind. Beispiel:
DE_32_0025

Hinweis: Um sicherzustellen, dass alle Artikel mit ihrer Artikelfinanzdimension eingerichtet werden und durch fehlende Artikel-Finanzdimensionswerte keine Abstimmprobleme entstehen empfiehlt es sich eine kleine Systemanpassung umzusetzen. Im nachfolgenden Beispiel habe ich hierfür zunächst eine neue Methode („SetFDIT“) in der InventTable erstellt, …
DE_32_0030
… die über eine Anpassung der Insert Methode aufgerufen wird.
DE_32_0035

Hinweis: Wenn Sie die Artikelbuchungseinstellungen auf Artikelgruppenebene vorgenommen haben, dann reicht es prinzipiell aus, die Lagerabstimmung auf dieser Ebene durchzuführen, wie dies im folgenden Screenshot beispielhaft dargestellt ist.
DE_32_0040
Der Nachteil an einer ausschließlichen Nutzung einer Artikelgruppen-Finanzdimension besteht im Rahmen der Lagerabstimmung allerdings darin, dass fehlerhafte Artikelbuchungen regelmäßig nicht identifiziert werden können. Aufgrund dessen empfiehlt es sich idealerweise mit beiden Finanzdimensionsgrößen zu arbeiten. D.h. sowohl mit einer Artikelgruppenfinanzdimension als auch mit einer Artikelfinanzdimension um hierüber gewährleisten zu können, dass bei identifizierten Differenzen auf Artikelgruppenebene ein „drill down“ auf die verursachende Artikelebene möglich ist.

Vor- und Nachteile dieses Lösungsansatzes:
Der hier aufgeführte erste alternative Lösungsansatz für die Lagerabstimmung hat die nachfolgenden Vor- und Nachteile.

Vorteile:

  • Mitarbeiter aus dem Bereich Finance & Controlling sind mit der aufgezeigten Analyse von Sachkonten und Finanzdimensionen über die Zwischenbilanzmaske und anderen Berichten im Hauptbuch vertraut.
  • Die Zwischenbilanzmaske im Hauptbuch beinhaltet bereits standardmäßig einige grundlegende „drill down“ Funktionalität welche dabei helfen kann Problemen schnell auf den Grund zu kommen.
  • Da es sich bei Dynamics AX um ein vollständig integriertes ERP System handelt, sind Abweichungen zwischen Hauptbuch und Lager per Definition nicht möglich, weil jede Sollbuchung eine entsprechend gegenläufige Habenbuchung erfordert. Die Abstimmung zwischen den Lager- und Fibu-Werten ist demnach lediglich eine Frage des Verständnisses der Dynamics AX Buchungslogik sowie der Analyse der „richtigen“ Sachkonten. Da die Zwischenbilanzmaske im Hauptbuch den wahrscheinlich schnellsten und besten Überblick über die Sachkonten und Finanzdimensionen liefert, erscheint sie für die Abstimmung zwischen den Lager- und Fibu-Werten prädestiniert.

Nachteile:

  • In Abhängigkeit von der implementierten Systemlandschaft und der Anzahl der verwendeten Artikel kann es vorkommen, dass die Zwischenbilanzmaske mehr Zeit zum Öffnen benötigt.
  • Darüber hinaus sind die über die Zwischenbilanzmaske durchgeführten Analysen lediglich auf Zeiträume innerhalb eines Kalenderjahres beschränkt. Für Abstimmanalysen, die sich über mehrere Geschäftsjahre erstrecken sind andere Auswertungsinstrumente (wie bspw. der Management Reporter) heranzuziehen.
  • Über den hier dargestellten alternativen Abstimmungsansatz „verliert“ man mindestens eine Finanzdimension.
  • Dieser Finanzdimensionsansatz funktioniert am besten, wenn über eine Codeanpassung sichergestellt wird, dass Artikel-Finanzdimensionswerte automatisch bei der Anlage neuer Artikel hinterlegt werden.

 

Lösungsansatz 2: Lagerbuchungsabfragemasken
Ein zweiter alternativer Lösungsansatz für die Abstimmung der Lager- mit den Fibu-Werten besteht in der Nutzung der verschiedenen Lagerbuchungsmasken. Der nächste Screenshot zeigt eine dieser Masken auf.
DE_32_0045

Voraussetzungen:
Ein wesentlicher Nachteil der im Standard von Dynamics AX verfügbaren Lagerbuchungsmasken besteht darin, dass diese nicht in einer Weise personalisiert werden können um eine einfache und schnelle Abstimmung der Lager- und Fibu-Werte zu gewährleisten. Der nachfolgende Screenshot – bei dem die Sachkontobuchungsfelder in den Überblicksreiter der Lagerbuchungsmaske personalisiert wurden – stellt dieses Problem beispielhaft dar.
DE_32_0050
Wie man der vorstehenden Abbildung unschwer entnehmen kann werden die Sachkontoinformationen lediglich für die erste Transaktionszeile angezeigt. Um dieses Darstellungsproblem zu umgehen wird für die nachfolgenden Erläuterungen eine neue Lagerbuchungsmaske „LRE INVRE“ erstellt, die auf den Daten der InventValueTransView basiert. (Bitte beachten Sie, dass sich hierfür auch zahlreiche andere Tabellen, Abfragen, Views, usw. eignen). Der Vorteil einer derart erstellten Lagerbuchungsmaske besteht darin, dass sowohl das Sachkonto als auch das Gegenkonto für jede Lagertransaktion einzeln und im Detail analysiert werden kann.
DE_32_0055neu

Hinweis: Im Zusammenhang mit der Erstellung dieser Lagerbuchungsmaske ist es erforderlich die Maske so zu gestalten dass mit dem Maskenaufruf eine entsprechende Filterung der Lagerbuchungen durchgeführt werden kann. Andernfalls ist es wahrscheinlich dass es beim Öffnen der Maske zu Performanceproblemen aufgrund der großen Anzahl von zu ladenden Transaktionen kommt.

Nach der Erstellung der neuen Maske können die Lagerbuchungsdaten sowie die zugehörigen Finanzdaten entweder unmittelbar in der Maske selbst oder nach einem Export der Daten nach Excel dort analysiert werden. Beispiel:
DE_32_0060

Vor- und Nachteile dieses Lösungsansatzes:
Auch für diesen zweiten alternativen Lösungsansatz der Fibu-Lager-Abstimmung sollen nachfolgend die hiermit verbundenen Vor- und Nachteile dargestellt werden.

Vorteile:

  • Wie aufgezeigt erlaubt dieser zweite alternative Lösungsansatz für die Lagerabstimmung eine einfache und schnelle Analyse der Soll- und Habenbuchungen auf den Sachkonten.
  • Im Gegensatz zum ersten Lösungsansatz besteht hier die Möglichkeit auch solche Lagertransaktionen zu identifizieren und zu analysieren, die noch nicht auf Sachkonten gebucht wurden wie z.B. Erfassungstransaktionen.
  • Ein dritter Vorteil besteht darin, dass sich dieser Lösungsansatz sehr einfach und schnell mit einer überschaubaren Systemanpassung implementieren lässt.
  • Schließlich geht für die Nutzung dieses Abstimmungsansatzes keine Finanzdimension „verloren“.

Nachteile:

  • Ein wesentlicher Nachteil dieses zweiten Lösungsansatzes besteht darin, dass hier Einzeltransaktionen analysiert werden, was sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann, wenn keine Einschränkung der Daten über Filter nach Datum, Artikelnummer, usw. vorgenommen wird.
  • Darüber hinaus ist zu beachten, dass die meisten Dynamics AX Anwender in diesem Falle wahrscheinlich dazu übergehen alle Transaktionsdaten nach Excel zu exportieren um dort im Detail zu prüfen, ob und welche Probleme aufgetreten sind. Große Datenexporte aus Abfragemasken heraus nach Excel benötigen allerdings etwas Zeit. Hinzu kommt, dass auch Excel regelmäßig nicht mehr als 1,1 mio. Datensätze in einem Tabellenblatt verarbeiten kann.
  • Ein letzter Nachteil der an dieser Stelle erwähnt werden soll ist, dass es hier im allgemein schwieriger ist aufgrund des Datenvolumens Fehler zu finden. Dies liegt darin begründet, dass Endanwender selbst die Daten auf Inkonsistenzen und Fehler hin prüfen müssen und keine voraggregierten Werte bereitgestellt werden. Dieser letzte Nachteil kann über den folgenden dritten Lösungsansatz umgangen werden.

 

Lösungsansatz 3: Lagerwert Cube
Der dritte und letzte alternative Abstimmungsansatz der im Rahmen dieses Beitrags vorgestellt werden soll besteht in der Nutzung sog. „Cubes“. (Hinweis: Nachfolgend wird kein Unterschied zwischen den verschiedenen BI Instrumenten die für Dynamics AX standardmäßig zur Verfügung stehen unterschieden, sondern der Einfachheit halber von „Cube“ gesprochen).
Der nächste Screenshot zeigt beispielhaft entsprechende Abstimmauswertung über den Lagerwertcube im SQL Management Studio für den verwendeten Testartikel „L2000“ auf.
DE_32_0065
Die gleiche Analyse kann natürlich über eine Verknüpfung dieses Cubes in Excel durchgeführt werden.
DE_32_0072
Beispiel:
DE_32_0073

Hinweis:
Eine Detailanalyse der Daten, die über den Lagerwert Cube ausgegeben werden mit den Buchungen in der Finanzbuchhaltung zeigte, dass die Gesamtwerte übereinstimmen, dass es allerdings Unterschiede in der Kontendarstellung der Einzelwerte gibt. Im Beispiel werden bspw. im Hauptbuch die Artikelbuchungswerte auf den Sachkonten 200100 und 200140 dargestellt wohingegen der Lagerwert Cube den kumuliert gleichen Wert auf dem verwendeten Gegenkonto 600180 darstellt.
DE_32_0080
Dieser Darstellungsunterschied liegt im Cubedesign begründet und führt dazu, dass der im Standard von Dynamics AX verfügbare Lagerwertcube nicht ohne eine entsprechende Erweiterung unmittelbar in einer Liveumgebung verwendet werden kann.

Vor- und Nachteile dieses Lösungsansatzes:
Abschließend sollen auch für diesen dritten alternativen Abstimmungsansatz die Vor- und Nachteile betrachtet werden.

Vorteile:

  • Bei der Cube-Lösung handelt es sich wahrscheinlich um die mächtigste und schnellste Lösung um Lager- und Fibu-Werte miteinander abzustimmen.
  • Im Gegensatz zum vorherigen Lösungsansatz kann die Cube-Lösung großen Datenvolumina handhaben, weil die Daten voraggregiert im Cube festgehalten werden. Gleichzeitig erlauben die „drill through“ Funktionen des Cubes jederzeit einen Blick auf die dahinterstehenden Einzeldaten zu werfen.

Nachteile:

  • Ein erster Nachteil der hier aufgeführten Cube-Lösung besteht darin, dass Sie einen Cube-Experten für die Einrichtung benötigen, da Mitarbeiter aus dem Finance & Controlling Bereich regelmäßig keine ausreichenden Berechtigungen und Kenntnisse der Cube-Einrichtung besitzen.
  • Ein weiterer Nachteil besteht speziell bei den Dynamics AX Standard Cubes darin, dass diese nicht ohne weitere vorherige Modifikation in einer Liveumgebung eingesetzt werden können.

 

Zusammenfassung
Aufgrund der im vorherigen Beitrag dargestellten Probleme des Lagerwertberichts sowie des zugehörigen potentiellen Konflikteberichts wurden im Rahmen dieses Beitrags einige alternative Lösungsansätze für die Abstimmung der Lagerwerte mit den Werten in der Finanzbuchhaltung aufgezeigt.

Aus Finance & Controlling-Sicht empfiehlt es sich immer den ersten Finanzdimensionsansatz zu nutzen, da dieser ohne weiteres ggf. auch ohne jedwede Systemanpassung von Mitarbeitern aus dem Finance & Controllingbereich umgesetzt werden kann. Sobald Abweichungen zwischen Fibu- und Lagerwerten identifiziert werden erscheint für eine Detailanalyse dieser Abweichungen allerdings der Einsatz des zweiten bzw. dritten Lösungsansatzes unvermeidlich.

Aufgrund der Wichtigkeit dieses Themas wird im folgenden Beitrag anhand eines Beispiels aufgezeigt wie eine Abstimmung von Lager- und Fibu-Werten unter Verwendung des ersten „Finanzdimension“ Lösungsansatzes umgesetzt werden kann.

Nachteile/Probleme des Lagerwertberichts und des potentiellen Konflikteberichts

17 Donnerstag Sep 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Hauptbuch, Lager

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Schlagwörter

Dynamcis AX, Lagerabstimmung, Lagerwertbericht

Nachdem in den vorherigen Beiträgen die wesentlichen Elemente und Einstellmöglichkeiten des Lagerwertberichts aufgezeigt wurden, soll nun auf einige Problemstellungen dieses Berichts sowie des zugehörigen potentiellen Konflikteberichts zwischen Hauptbuch und Lager eingegangen werden. Ausgangspunkt der nachfolgenden Erläuterungen sind die folgenden Beispielbuchungen, die für einen eigens eingerichteten Artikel „L1000“ im Januar 2015 durchgeführt wurden.
DE_30_0005
Nachdem die obenstehenden Testtransaktionen erfasst wurden, weist der Lagerwertbericht die folgenden Daten aus:
DE_30_0020
Die im Lagerwertbericht gelb hervorgehobenen Gesamtmengen und Gesamtwerte lassen sich durch die im folgenden Screenshot ebenfalls gelb hervorgehobenen Lagerbuchungen des Artikels erklären.
DE_30_0025
Wie Sie dem vorherigen Screenshot entnehmen können, werden nicht alle Lagerbuchungen zum Artikel im Lagerwertbericht dargestellt. Die Maske „Am Lager“ stellt dies nochmals auf andere Art und Weise dar und erlaubt hierdurch einen einfachen Vergleich mit dem im Lagerwertbericht ausgewiesenen Mengen und Werten.
DE_30_0030
Aus den beiden vorstehenden Screenshots geht hervor, dass nur physisch bzw. finanziell aktualisierte Transaktionen Aufnahme in den Lagerwertbericht finden. Im Lager entnommene bzw. erfasste Bewegungen denen kein physischer oder finanzieller Wert zugeordnet ist finden im Lagerwertbericht dagegen keine Berücksichtigung.

Um die mit dem Lagerwert verbundenen Probleme nachfolgend im Detail aufzeigen zu können, wurden die für den Artikel „L1000“ im Januar 2015 durchgeführten Transaktionen für einen zweiten Artikel („L1100“) im Februar 2015 wiederholt. Im Ergebnis wies der Lagerwertbericht nun die folgenden Daten aus:
DE_30_0035

 

Problem 1: Datumsintervall
Um ausschließlich die Buchungen des ersten Testartikels „L1000“ zu analysieren, die im Januar 2015 erfasst wurden, habe ich den Lagerwertbericht wie folgt aufgerufen:
DE_30_0039

Ergebnis:
Mit der vorstehenden Datumseinschränkung wies der Lagerwertbericht nun die folgenden Daten aus:
DE_30_0040
Wie man aus dem vorstehenden Screenshot unschwer erkennen kann, wird am Ende des Lagerwertberichts eine Differenz zwischen Hauptbuch und Lager in Höhe von 14250 EUR ausgewiesen. Diese Differenz entspricht der Summe der Artikelbuchungen, die für den zweiten Testartikel „L1100“ im Monat Februar 2015 erfasst wurden.

Dieses Ergebnis ist für die Lagerabstimmung sehr wichtig, da nur die am Berichtsende ausgewiesenen Sachkontensalden, nicht aber die Lagerbewegungen durch das eingegebene Datumsintervall zeitlich eingeschränkt werden. Dies erkennt man auch daran, dass im oberen Berichtsbereich der zweite Testartikel „L1100“ (blau hervorgehoben) ausgewiesen wird, obwohl alle Transaktionen für diesen zweiten Testartikel ausschließlich im Februar 2015 durchgeführt wurden.

Eine unmittelbare Konsequenz aus dieser Feststellung ist, dass der Lagerwertbericht für die monatliche stichtagsbezogene Bestandsabstimmung (theoretisch) zu einem Zeitpunkt aufgerufen werden müsste, zu dem noch keine Transaktionen im Folgemonat erfasst wurden, weil eine stichtagsbezogene Rückdatierung des Berichts nicht möglich ist.

Bitte beachten Sie, dass auch die im folgen Screenshot dargestellte datumsmäßige Einschränkung des Lagerwertberichts das zuvor beschriebene Problem nicht löst. Dies liegt darin begründet, dass die dargestellte datumsmäßige Filterung auf die Lagertransaktionen nicht dafür Sorge trägt, dass die im Februar 2015 erfassten Transaktionen für den zweiten Artikel „L1100“ aus dem Lagerwertbericht ausgeschlossen werden.
DE_30_0041

Anmerkung:
Die hier dargestellten Transaktionen und Ergebnisse wurden in einer Microsoft Dynamics AX2012 R3 „Contoso“ Umgebung durchgeführt, die auf der Microsoft Partnersource zur Verfügung steht. Zahlreiche weitere Test auf unterschiedlichen Dynamics AX 2012 R2 und R3 Versionen brachten zu Tage, dass der hier beschriebene Fehler nicht in allen Dynamics AX Versionen auftritt, sondern neben der verwendeten Systemversion entscheidend auch von den eingespielten Hotfixen abhängt. Ob das hier beschriebene Problem demnach in ihrem System auftritt oder nicht, kann daher an dieser Stelle nicht abschließend geklärt werden. Unabhängig hiervon brachte eine Suche nach Problemen mit dem Lagerwertbericht auf Microsoft Lifecycle Services eine Vielzahl an Treffern hervor die darauf hindeuten, dass es vergleichsweise viele Probleme mit dem Lagerwertbericht zu geben scheint. Hier das Ergebnis meiner Suche:
DEEN_30_0140

 

Problem 2: Einrichtung von Summenkonten für den Lagerabgleich
Ein weiteres grundsätzliches Problem bei der Einrichtung des Lagerwertberichtes besteht darin, dass Benutzern keine Hilfestellung bei der Einrichtung der Summenkonten zur Verfügung gestellt wird, die für den Fibu-Lagerabgleich erforderlich sind. Werden bei der Einrichtung der Summenkonten im Hauptbuch ein oder mehrere Konten vergessen, so kommt es unweigerlich zum Ausweis von (scheinbaren) Differenzen zwischen Hauptbuch und Lager. Das folgende Beispiel stellt die Problemstellung nochmals dar. Beispiel:

Für Testzwecke wird ein neues Summenkonto 149999b eingerichtet, bei dem im Vergleich zum ursprünglichen Setup mit dem Summenkonto 149999 das Konto 140201 bewusst ausgeklammert wird.
DE_30_0045

Ergebnis (1):
Wie erwartet weist der Lagerwertbericht nun eine Differenz in Höhe von 900 EUR aus, welche dem Saldo des ausgeklammerten Sachkontos 140201 entspricht. Ein Hinweis auf dieses fehlende Konto ist im Lagerwertbericht leider nicht aufgeführt.
DE_30_0050

Ergebnis (2):
Da der Lagerwertbericht keinerlei Hinweis auf das fehlende Sachkonto lieferte, wurde der potentielle Konfliktebericht gestartet in der Hoffnung weitergehende Hinweise hierauf zu erhalten. Das Ergebnis dieser Prüfung ist im folgenden Screenshot dargestellt.
DE_30_0055
Aus dem vorstehenden Screenshot kann man erkennen, dass der potentielle Konfliktebericht zwar einige Hinweise zur hervorgerufenen Abweichung liefert. Gleichzeitig ist allerdings auch erkennbar, dass dieser Bericht Benutzer nicht auf die fehlerhafte Summenkontoeinrichtung hinweist.

 

Problem 3: Berichtsfilter
Nach der Filterung auf den Datumsbereich wird der Lagerwertbericht nun mit einer Filterung auf einen bestimmten Artikel („L1100“) aufgerufen.
DE_30_0060

Ergebnis:
Der eingegebene Artikelfilter sorgt in der Tat dafür, dass im oberen Bereich des Lagerwertberichts ausschließlich die Lagertransaktionen des gefilterten Artikels angezeigt werden. Unglücklicherweise findet keine gleichlaufende Filterung auf die Sachkontobuchungen statt, die am Ende des Berichts aufgeführt sind, so dass es zu einer scheinbaren Abweichung zwischen Hauptbuch und Lager kommt.
DE_30_0065
Dieses Ergebnis sowie das zuvor aufgezeigte Problem mit der Filterung auf ein bestimmtes Datumsintervall verdeutlichen nochmals, dass der Einsatz von Filtern im Lagerwertbericht nur mit größter Sorgfalt vorgenommen werden sollte und das hieraus resultierende Ergebnis unbedingt gegenzuprüfen ist.

 

Problem 4: Filter potentieller Konfliktebericht
Als nächstes wird ähnlich wie zuvor beim Lagerwertbericht eine Filterung auf einen bestimmten Artikel beim Aufruf des potentiellen Konflikteberichts vorgenommen.
DE_30_0070

Ergebnis:
Der potentielle Konfliktebericht zeigt nun eine Abweichung zwischen Hauptbuch und Lager in Höhe von 14250 EUR auf. Diese ausgewiesene Abweichung deutet eigentlich darauf hin, dass ein Problem besteht. Der potentielle Konfliktebericht stellt hierzu allerdings keine weitergehenden Informationen zur Verfügung außer der, dass keinen Daten verfügbar sind. Dieses Standardverhalten kann verwirrend sein.
DE_30_0075

 

Problem 5: Fremdfertigungsartikel (1)
Ein weiterer Problembereich des Lagerwertberichts besteht im Zusammenhang mit Serviceartikeln, die im Rahmen von Fremdfertigungsprozessen eingesetzt werden. Den Dynamics AX Handbüchern und den Informationen auf TechNet zufolge sind solche Artikel als „bestandsgeführte Dienstleistungsartikel“ einzurichten (siehe z.B. die Ausführungen auf der folgenden TechNet Seite).

Um zu prüfen welchen Einfluss Fremdfertigungsartikel auf die im Lagerwert ausgewiesenen Werte hat, wurde der folgende Fertigungsartikel „L6000“ eingerichtet. Dieser Artikel besteht aus einem Einzelteil „L6001“ sowie einem Fremdfertigungsdienstleistungsartikel „L6002“. Der folgende Screenshot stellt den Fertigartikel sowie dessen Komponenten überblicksartig dar.
DE_30_0080
Bitte beachten Sie, dass der Fremdfertigungsartikel mit einer Lagersteuerungsgruppe eingerichtet wurde, die sowohl den Parameter für die physische Bestandsbuchung als auch den Parameter für wertmäßige Bestandsbuchungen aktiviert hat. Ohne die Aktivierung dieser Parameter wären die Produktionsbuchungen aus Finance & Controllingsicht unvollständig / falsch.
DE_30_0085
Vor dem Hintergrund dieser Einstellungen zeigt der Lagerwertbericht nach Abschluss des Produktionsauftrags des Fertigartikels allerdings vor Buchung der Bestellrechnung des Fremdfertigungsartikels eine Abweichung in Höhe von 10 EUR auf.
DE_30_0090
Die Ursache für die ausgewiesene Abweichung besteht darin, dass Dienstleistungsartikel grundsätzlich nicht im Lagerwertbericht ausgewiesen werden. Solange die Lieferantenrechnung für die Fremdfertigung nicht gebucht wurde sind die zur Produktion des Fertigartikels zugehörigen Buchungen demnach unvollständig, was zum Ausweis einer Abweichung im Lagerwertbericht führt. Bitte beachten Sie, dass der potentielle Konfliktebericht eine vergleichbare Abweichung in Höhe von 10 EUR ausweist.
DE_30_0100

Mit der Buchung der Bestellrechnung für den Fremdfertigungsartikel verschwinden die ausgewiesenen Differenzen im Lagerwertbericht bzw. im potentiellen Konfliktebericht.

Hinweis: Die hier aufgezeigte Differenz tritt nur dann auf, wenn der Produktionsauftrag beendet wird bevor die Bestellrechnung für den Fremdfertigungsartikel gebucht wird.

Unabhängig hiervon ist diese Feststellung allerdings äußerst problematisch, speziell in Unternehmen mit einer permanenten Produktion, weil der Lagerwertbericht und der potentielle Konfliktebericht in diesen Fällen mit hoher Wahrscheinlichkeit immer eine Abweichung ausweisen.

 

Problem 6: Fremdfertigungsartikel (2)
Neben dem zuvor aufgezeigten Problem dass der Lagerwertbericht bei Fremdfertigungsartikeln eine Abweichung zwischen Fibu und Lager ausweist bis die zugehörige Bestellrechnung gebucht wurde, besteht ein weiteres Problem bei Fremdfertigungsartikeln darin, dass eine Differenz immer dann bestehen bleibt, wenn (a) der Produktionsauftrag abgeschlossen wurde bevor die Bestellrechnung für den Fremdfertigungsartikel gebucht wurde und (b) sich der Rechnungspreis des Fremdfertigungsartikels von dem Bestellpreis unterscheidet. Die nachfolgenden Darstellungen zeigen dieses Problem auf.

Beispiel: Statt des üblichen vereinbarten Preises von 10 EUR, stellt der Lieferant des Fremdfertigungsartikels 12 EUR in Rechnung.DE_30_0115
Nach Abschluss der Produktion und der Fakturierung der Bestellung weist der Lagerbericht eine Differenz in Höhe von 2 EUR aus.
DE_30_0120
Diese Differenz wird erst durch eine Lagerneuberechnung/Lagerabschluss richtig gestellt.
DE_30_0125
Hinweis: Auch hier tritt die aufgezeigte Differenz tritt nur dann auf, wenn der Produktionsauftrag beendet wird bevor die Bestellrechnung für den Fremdfertigungsartikel gebucht wird.

 

Zusammenfassung:
Die in diesem Beitrag aufgezeigten Problemstellungen erlauben die Schlussfolgerung, dass der Lagerwertbericht und der zugehörige potentielle Konfliktebericht – speziell in Produktionsunternehmen – nur sehr bedingt für die Abstimmung zwischen Fibu und Lager geeignet sind.

Speziell die aufgezeigten Probleme rund um die Filterung des Lagerwertberichts sowie die Probleme im Zusammenhang mit Fremdfertigungsartikeln erlauben de facto keinen Einsatz dieses Berichts in einem Unternehmen mit einer permanenten „rund um die Uhr“ Fertigung.

Hinzu kommt noch die vergleichsweise lange Laufzeit des Lagerwertberichts, die sich trotz Nutzung der Stapelverarbeitungsfunktionalitäten nach der Erfahrung des Verfassers kaum unter 10-15 Minuten reduzieren lässt. Aufgrund dieser vergleichsweise langen Laufzeit sowie fehlender Drill-down Möglichkeiten eignet sich der Lagerwertbericht daherfür detaillierte Lagerwertanalysen nicht.

Wie die hier aufgezeigten Probleme umgangen werden können und welche Möglichkeiten bestehen Differenzen zwischen Hauptbuch und Lager möglichst nicht entstehen zu lassen wird in den folgenden Beiträgen aufgezeigt.

Lagerabstimmung (Lagerwertbericht) – Teil 3/3

11 Freitag Sep 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Hauptbuch, Lager

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Schlagwörter

Dynamics AX, Lagerabstimmung, Lagerwertbericht

Block 4:
Im vierten Einrichtungsbereich stehen die folgenden vier Parameter zur Auswahl zur Verfügung, wobei sich der erste und der letzte Parameter gegenseitig ausschließen.
DE_22_043

Wird ausschließlich der erste Parameter aktiviert, so weist der Lagerwertbericht lediglich die Gesamtmenge und den Gesamtwert der im Lager befindlichen Waren aus.DE_22_044

Wird im Gegensatz hierzu ausschließlich der letzte Parameter aktiviert, so erhält man neben den Gesamtwerten auch eine Trennung dieser Werte in physische und finanzielle Transaktionen. DE_22_045

Die Aktivierung des Parameters “durchschnittliche Einheitskosten berechnen” sorgt dafür, dass in einer eigenen Spalte der Lagerbestandswert durch die Lagerbestandsmenge dividiert und angezeigt wird. Ein Mehrwert aus der Aktivierung dieses Parameters erschließt sich dem Verfasser nicht unmittelbar. DE_22_046

Der hier zuletzt aufgeführte Parameter “nicht auf Sachkonto gebuchte Werte einbeziehen” sorgt dafür, dass Transaktionen, die nicht über Sachkontobuchungen abgebildet werden, ebenfalls im Lagerwertbericht aufgenommen werden. DE_22_047Ein Beispiel von “nicht auf Sachkonto gebuchte Werten” sind Bestell-Lieferscheinbuchungen im Kreditorenbereich unter der Voraussetzung, dass der folgende Kreditorenparameter nicht aktiviert wurde.
DE_22_048


Block 5:
Im letzten hier aufgeführten Block stehen die folgenden Parameter zur Auswahl zur Verfügung: DE_22_049

  • Material:
    Dieser Parameter ist immer aktiviert und kann nicht deaktiviert werden.
  • Arbeit / Indirekte Kosten / direktes Outsourcing:
    Wie bereits weiter oben aufgeführt können über die Aktivierung dieser Parameter neben materialbezogenen WIP Transaktionen auch solche WIP Transaktionen abgestimmt werden, die bspw. im Rahmen von Arbeitsplanbuchungen durchgeführt werden.
  • Ebene:
    In diesem Auswahlfeld besteht die Möglichkeit Summen oder Einzelbuchungswerte anzeigen zu lassen. Standardmäßig sollte immer „Summen“ ausgewählt werden, da die Auswahl „Buchungen“ einen erheblichen Einfluss auf die Laufzeit des Berichts hat. Die Auswahl „Buchungen“ sollte demnach nach Ansicht des Verf. lediglich in solchen Fällen vorgenommen werden, in denen eine detaillierte Analyse von ausgewählten Lagertransaktionen erforderlich ist.
  • Anfangssaldo einbeziehen:
    Dieser Parameter kann nur dann ausgewählt werden, wenn auf Detailebene die Auswahl „Buchungen“ getroffen wurde und sorgt dafür, dass Anfangsbestandswerte auf Vorjahren mit in den Bericht aufgenommen werden.

 

Ich hoffe dass Ihnen die Ausführungen in den Beiträgen zum Lagerwertbericht helfen konnten ein besseres „Finanz-Verständnis“ für die verschiedenen Einstellmöglichkeiten des Lagerwertberichtes zu entwickeln und freue mich darauf Sie im nächsten Beitrag zum Themenbereich der Lagerabstimmung wieder zu sehen.

Lagerabstimmung (Lagerwertbericht) – Teil 2/3

11 Freitag Sep 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Hauptbuch, Lager

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Schlagwörter

Dynamics AX, Lagerabstimmung, Lagerwertbericht

Block 3:
Die wahrscheinlich wichtigsten Einstellungen des Lagerwertberichtes werden in dem als Block 3 bezeichneten Bereich eingerichtet. Aufgrund der Wichtigkeit dieses Bereiches werden die verschiedenen Parameteroptionen in diesem Bereich der Reihe nach anhand von verschiedenen Beispielen erläutert.

Lagerparameter DE_22_012Über die Aktivierung des Lagerparameters werden sowohl physische als auch finanzielle Lagermengen und –werte im Lagerwertbericht aufgenommen. Bitte beachten Sie dass der gesamte Lagerwert regelmäßig der Summe der physischen und finanziellen Lagerwerte entspricht, da der Gefahrenübergang der Ware in der Regel zu dem Zeitpunkt erfolgt, zu dem die Ware das Unternehmen verlässt bzw. im Unternehmen ankommt.

Im Zusammenhang mit dem Lagerparameter kann es vorkommen, dass der Lagerwertbericht negative physische und/oder finanzielle Werte ausweist. Dies ist häufig immer dann der Fall, wenn verkaufsbezogene Transaktionen rückdatiert werden oder wenn bestellbezogene Transaktionen verspätet erfasst werden. Das im Folgenden dargestellte Beispiel zeigt den Effekt solcher Rückdatierungen und deren Auswirkungen auf die im Lagerwertbericht ausgewiesenen Werte auf.

Beispiel:
Ein Unternehmen kauft 1000 Stück eines Produkts mit einem aktuellen Einstandspreis von 10 €/Stück zu genau diesem Preis ein. Aufgrund von Verzögerungen in der Warenannahme und im Kreditorenbereich werden der Bestelllieferschein erst im September und die Bestellrechnung erst im Oktober gebucht. In der Zwischenzeit wurden allerdings bereits 500 Stück des Produkts an Kunden ausgeliefert und verkauft. Die Auslieferung an Kunden erfolgte hierbei im Juli und die Rechnungsstellung im Folgemonat August. Der folgende Zeitstrahl fasst den Ablauf der erwähnten Transaktionen nochmals zusammen.
DE_22_018

Ergebnis:
Im Juli zeigt der Lagerwertbericht nach der Buchung des Verkaufslieferscheins eine physisch negative Menge und einen physisch negativen Lagerwert auf.
DE_22_019Im August zeigt der Lagerwertbericht eine finanziell negative Menge und einen finanziell negativen Lagerwert auf, da nun auch die Verkaufsrechnung gebucht wurde.
DE_22_020Im September zeigt der Lagerwertbericht nach wie vor eine finanziell negative Menge und einen finanziell negativen Lagerwert auf. Aufgrund der Bestelllieferscheinbuchung ergibt sich nun insgesamt allerdings ein positiver Lagerwert.
DE_22_021Im Oktober wird schließlich der verbleibende Lagerbestandswert von 500 Stück aufgezeigt.
DE_22_022


WIP-Parameter
DE_22_023

Über die Aktivierung des WIP Parameters können die im folgenden Screenshot hervorgehobenen WIP Konten, die in der Lagerbuchungsmaske eingerichtet wurden, abgestimmt werden.DE_22_024

Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass die Aktivierung der folgenden Zeilen des Lagerwertberichtes es erlauben auch solche WIP Transaktionen abzustimmen, die bspw. im Rahmen der Buchung von Arbeitsgängen durchgeführt werden. DE_22_026Ausgehend von der im nächsten Screenshot dargestellten Parametrisierung „Artikel und Ressource“ im Produktionsbereich  …DE_22_025…können über den Lagerwertbericht somit auch die WIP Konten der Kostenkategorien abgestimmt werden. DE_22_027

Hinweis: Die Abstimmung von WIP Konten kann alternativ zum Lagerwertbericht auch über die im folgenden Screenshot aufgezeigten Produktionsberichte erfolgen.
DE_22_028


Verzögerter Wareneinsatz & COGS Parameter
An dieser Stelle werden die beiden Parameter „verzögerter Wareneinsatz“ und „COGS“ zusammen behandelt, da diese aus Sicht des Verfassers inhaltlich zusammengehören.DE_22_029

Über die Aktivierung der beiden Parameter können die folgenden Sachkonten im Bereich der Lagerbuchungen abgestimmt werden.DE_22_030

Beispiel 1:
Nach Aktivierung der beiden Parameter weist der Lagerwertbericht für den Wareneinsatz (COGS) einen Wert in Höhe von 10 TEUR aus.DE_22_031Betrachtet man sich den zugehörigen Saldo in der Zwischenbilanzmaske im Hauptbuch, so erkennt man, dass hier scheinbar eine Abweichung in Höhe von 300 EUR vorliegt. DE_22_032Die Ursache dieser Abweichung liegt allerdings darin begründet, dass Projekttransaktionen standardmäßig im Lagerwertbericht nicht einbezogen werden.DE_22_033

Neben den erwähnten Projekttransaktionen gilt es zu beachten, dass im Lagerwertbericht bei ausschließlicher Aktivierung der Parameter verzögerter Wareneinsatz bzw. Wareneinsatz (COGS) die folgenden Artikeltransaktionen nicht berücksichtigt werden:

  • Umlagerungstransaktion auch nicht zwischen Standorten
  • Bestelltransaktionen und Bestelllieferscheinbuchungen
  • Auftragskommissionierlistenerfassungen
  • Projektartikelverbrauchsbuchungen

Beispiel 2:
Im Bereich des verzögerten Wareneinsatzes weist der zuvor aufgezeigte Bericht einen Wert in Höhe von 314885,84 EUR aus. DE_22_034Betrachtet man sich die zugehörigen Transaktionen in der Zwischenbilanzmaske im Hauptbuch, so scheint auch hier eine Abweichung vorzuliegen. DE_22_035Die Ursache dieser scheinbaren Abweichung liegt allerdings darin begründet, dass im Lagerwertbericht auch geschäftsjahresübergreifende Transaktionen berücksichtigt werden. Verwendet man statt der Zwischenbilanzmaske die Sachkontobuchungsliste zur Abstimmung, so kann der im Lagerwertbericht ausgewiesene Wert nachvollzogen werden. DE_22_036

Hinweis: Alternativ zur Sachkontobuchungsliste kann auch der Debitorenbericht „Versendet, nicht fakturiert“ zum Abgleich des verzögerten Wareneinsatzwertes herangezogen werden. Siehe hierzu beispielhaft den folgenden Screenshot.DE_22_037Zu beachten ist bei diesem Bericht allerdings, dass er standardmäßig auf die Länder USA und Kanada beschränkt ist. Über eine Erweiterung der Länderschlüssel kann dieser Bericht allerdings auch für andere Länder bereitgestellt werden.
DE_22_038

Best Practice:
Basierend auf den in diesem Bereich aufgezeigten Problemstellungen empfiehlt es sich aus Abstimmungsgesichtspunkten für jede Transaktionsart im Lager- und Projektbereich, sowie für jede Buchungseinstellung eigene Sachkonten zu wählen. Darüber hinaus empfiehlt es sich ebenfalls eine mehrfache Sachkontoverwendung, wie im folgenden Screenshot für die Gruppen „Audio“, „CarAudio“ und „TV&Video“ bzw. „AudioRM“ und „CarAudioRM“ aufgezeigt, zu vermeiden.
DE_22_039


Gewinn und Verlust Parameter
DE_22_041

Über die Aktivierung des Gewinn- und Verlust-Parameters besteht die Möglichkeit die GuV-Konten abzustimmen, welche über Lagerregulierungsjournale bzw. Inventurjournale angesprochen werden.
DE_22_040

Zu beachten ist an dieser Stelle, dass Buchungen, die über Bewegungsjournale durchgeführt werden nicht über die Aktivierung des Gewinn- und Verlustparameters im Lagerwertbericht abgestimmt werden können, da diese Journale nicht auf die Gewinn- und Verlustkonten in der Lagerbuchungsmaske zurückgreifen.

Hinweis: Die Analyse der Gewinn- und Verlustbuchungen kann wie aufgezeigt einen Hinweis darauf geben, ob mit den Prozessen im Lager alles in Ordnung ist oder aufgrund von Problemen viele manuelle Korrekturbuchungen vorgenommen werden müssen. Von daher empfiehlt sich grundsätzlich eine Aktivierung des Gewinn- und Verlustparameters.

Ein abschließender Hinweis zu den optional einstellbaren Sachkonten für die Lagerabstimmung:
DE_22_042
Wie weiter oben bereits erwähnt führt die Hinterlegung eines Sachkontos in dem gelb hervorgehobenen Bereich dazu, dass am Ende des Lagerwertberichts der entsprechende Sachkontensaldo angezeigt wird. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass entsprechende Summenkonten im Kontenplan eingerichtet wurden, da nur diese im Lagerwertbericht an dieser Stelle ausgewählt werden können.

 

…Fortsetzung folgt im nächsten Beitrag.

Lagerabstimmung (Lagerwertbericht) – Teil 1/3

11 Freitag Sep 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Hauptbuch, Lager

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Schlagwörter

Dynamics AX, Lagerabstimmung, Lagerwertbericht

Wenn Sie schon einmal versucht haben die Lager- und Finanzwerte in Dynamics AX abzustimmen, sind Sie bestimmt schon einmal auf den sog. Lagerwertbericht gestoßen. Der Inhalt und Aufbau dieses Berichtes sind bereits vielfach dokumentiert. Nichtsdestotrotz habe ich die Erfahrung gemacht, dass die Lagerwertberichteinstellungen für viele Dynamics AX Anwender aufgrund der Vielzahl der Einstellmöglichkeiten und fehlender „best practice“ Vorgaben sehr verwirrend sein können.

Die Zielsetzung dieses Beitrags besteht demnach darin, die verschiedenen Einrichtungsparameter des Lagerwertberichtes mit einem speziellen Fokus auf Finanz- und Abstimmgesichtspunkte darzustellen. Für diese Darstellung wurden die verschiedenen Einrichtungsbereiche des Berichts in die folgenden Blöcke unterteilt: DE_22_001
(Hinweis: Aus Gründen der Übersichtlichkeit und Lesbarkeit wird dieser Beitrag aufgrund seines Umfangs in insgesamt drei Teile unterteilt)

Block 1:
DE_22_002

Datumsintervall:
Hier kann das Datumsintervall hinterlegt werden, welches standardmäßig beim Berichtsaufruf zur Auswahl vorgeschlagen wird.

Bereich:
Zur Auswahl steht an dieser Stelle „Buchungsdatum“ oder „Transaktionsuhrzeit“. Beachten Sie, dass letztere speziell für das neue Lagerwertmodell „flexiblen Durchschnitt“ dem Lagerwertbericht hinzugefügt wurde. Siehe hierzu auch die folgende Seite.

Dimensionssatz:
Die Auswahl des (Finanz-) Dimensionssatzes erlaubt es – in Abhängigkeit von den getroffenen Spalteneinstellungen (siehe hierzu weiter unten) – Finanzsaldenwerte am Ende des Berichtes anzuzeigen. Beispiel:
DE_22_003

Best practice:
Solange keine Differenzen auftreten ist es prinzipiell gleichgültig mit welchem Dimensionssatz der Lagerwertbericht gestartet wird, um auf diese Weise zu dokumentieren, dass die Werte des Hauptbuches mit dem des Nebenbuches Lager übereinstimmen. Sobald allerdings Abweichungen zwischen beiden Büchern auftreten hat es sich als hilfreich erwiesen den Bericht nochmals mit einem Dimensionssatz zu starten, der neben dem Hauptbuch auch die Artikelnummer beinhaltet, weil sich hierdurch die Abweichungssuche erheblich einfacher gestaltet. Beispiel:
DE_22_004
Bitte beachten Sie dass ein Berichtsaufruf mit einem Dimensionssatz, der sowohl das Hauptkonto als auch die Artikelnummer beinhaltet voraussetzt, dass die Artikelnummer mitgebucht wird. Dies wiederum setzt voraus, dass zum einen die Hauptbuchkontostrukturen entsprechend mit der Artikelfinanzdimension eingerichtet wurden und zum anderen jeder Artikel mit seiner entsprechend zugehörigen Artikel-Finanzdimension eingerichtet wurde, wie dies beispielhaft in den folgenden beiden Screenshots dargestellt ist.
DE_22_006
DE_22_005_neu

 

Block 2:
Die Parameter die im Bereich der Lagerungsdimensionen eingestellt werden beeinflussen über die Festlegung der Anzeige von Artikeln, Artikelgruppen, Zwischensummen, usw. das Layout des Lagerwertberichts unmittelbar.
DE_22_008

Beispiel:
 DE_22_009
Bitte beachten Sie dass die Einstellungen des Lagerwertberichtes mit denen der Lagerdimensionsgruppen im Einklang stehen müssen. So ist es bspw. wenig sinnvoll den Lagerwertbericht mit der Lagerdimension „Palettennummer“ einzurichten, wenn finanzielle Lagerwerte auf dieser Ebene gar nicht nachgehalten werden. Siehe hierzu beispielhaft die Darstellungen im folgenden Screenshot.
DE_22_010

Von einem „best practice“ Standpunkt aus betrachtet empfiehlt es sich verschiedene Berichtsversionen mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad einzurichten, um im Falle auftretender Differenzen möglichst schnell die Ursache der Abweichung identifizieren zu können.
DE_22_011

…Fortsetzung folgt im nächsten Beitrag.

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