Speicherung und Email-Übermittlung von elektronischen Berichtsdokumenten

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Dieser Beitrag zeigt auf, wie man sog. elektronische Berichtsdokumente wie z.B. ein Zahlungsavis zum einen per Email an Lieferanten übermitteln kann. Darüber hinaus wird dargestellt wie man elektronische Berichtsdokumente standardmäßig speichern und bei Bedarf wiederverwenden kann falls bspw. ein Lieferant eine Kopie des Zahlungsavis anfordert.

 

Benutzerbenachrichtigungen über neu angelegte Sachkonten mit Hilfe von MS Flow

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In diesem Beitrag wird dargestellt wie bestimmte Mitarbeiter z.B. über neu angelegte Sachkonten benachrichtigt werden können. Obwohl derzeit weder Alerts noch D365FO MS Flow Trigger verfügbar sind kann mit Hilfe der D365FO Standardfunktionen sowie MS Flow eine entsprechend Benachrichtigung bereits jetzt schon erfolgen ohne dass irgendeine Anpassung erforderlich ist. Aber sehen sie selbst…

Emailübermittlung von Dokumenten

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In diesem Beitrag betrachten wir, wie man Emails mit Dokumentenanhängen an Kunden übermitteln kann. Für den Fall dass keine Email angegeben wurde, wird aufgezeigt wie das Dokument automatisiert gedruckt werden kann und für den Fall dass eine falsche Emailadresse verwendet wurde an die keine Zustellung erfolgen kann wird dargestellt, wie man mit Hilfe von MS Flow und anderen Produkten aus dem MS Stack derart fehlgeschlagene Übermittlungen nachhalten kann.

 

 

 

 

 

 

Go Live Checkliste

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Ausgehend von einem früheren Beitrag meines MVP Kollegen Fredrik (siehe: https://dyntips.com/2017/08/02/data-validation-checklist/) habe ich mir die sog. Prüfliste für die Datenvalidierung einmal näher betrachtet um diese
(a)
für die Erstellung einer Checkliste für die Systemeinrichtung und
(b)
für die Erstellung eines Migrations- und Datenübernahmeplans zu nutzen.

Da es sich beim zweiten Punkt grundsätzlich immer um eine firmenspezifische Einstellung handelt, betrachten wir uns im Folgenden die Erstellung einer Checkliste für die Systemeinrichtung. Auch wenn darauf nicht näher eingegangen wird, können die aufzeigten Einstellungen und Prinzipien analog auch für die Erstellung eines Migrations- und Datenübernahmeplans genutzt werden.

Um die erwähnte Validierungscheckliste für die Systemeinrichtung zu erstellen, ist zunächst ein neues Projekt, wie im folgenden Screenshot dargestellt, zu erstellen.

Anschließend kann die Konfiguration der Checkliste über den folgenden Konfigurationsbutton angegangen werden.

Im Rahmen dieser Konfiguration sind zunächst die Aufgabenbereiche (task areas) zu spezifizieren. Diese Spezifikation kann glücklicherweise mit Hilfe des D365FO Excel-Addins vorgenommen werden, was den Einrichtungsprozess erheblich erleichtert und beschleunigt.

Die Einrichtung der Aufgabenbereiche kann auf unterschiedliche Art und Weise vorgenommen werden. Ich habe mich dafür entschieden die Einrichtung den D365FO Modulen folgend vorzunehmen. Wenn sie den gleichen Ansatz wählen wollen, können sie das beigefügte Dokument (SampleGoLiveChecklistTaskAreas) herunterladen und für den Import in D365FO nutzen. Bitte beachten sie, dass ich hierbei die Bezeichnung der einzelnen Aufgabenbereiche in Englisch vorgenommen habe. Die Übersetzung dieser Aufgabenbeschreibung ins Deutsche ist dem Leser überlassen.

 

Nachdem die Aufgabenbereiche eingerichtet wurden, können die juristischen Personen für welche die Checklisten eingerichtet werden ausgewählt werden.

Zuletzt können schließlich die Aufgaben eingerichtet werden. Im Rahmen dieser Einrichtung gibt es verschiedene Einrichtungselemente zu berücksichtigen, die im Folgenden näher erläutert werden.

 

Nr. 1: Aufgabe
Im Aufgabenbeschreibungsfeld ist zu detaillieren was Inhalt der konkreten Aufgabe ist

Nr. 2. Bereich
Das Bereichsfeld verknüpft die Aufgabe mit dem zuvor eingerichteten Aufgabenbereich.

Nr. 3: Menüelementname
Der Menüelementname erlaubt die Hinterlegung einer Verknüpfung über die man unmittelbar in die Einrichtungsmaske verzweigen kann, um die erforderlichen Einstellungen vorzunehmen.

Bei dem Menüelementnamensfeld handelt es sich nach Ansicht d. Verf. um die wichtigste Funktion der Aufgabenliste. Die Zuordnung des Menüelementnamensfeldes ist allerdings ein sehr mühseliger und zeitaufwendiger Prozess. Um diese Einrichtung zu beschleunigen habe ich daher die im Anhang beigefügte Liste (SampleGoLiveChecklist) erstellt, die sie gerne herunterladen, modifizieren und nutzen können. Wie zuvor auch gilt allerdings hierbei die Einschränkung, dass ich diese Liste nur mit englischen Aufgabenbezeichnungen verfügbar habe und die Übersetzung ins Deutsche dem Leser überlassen ist.

 

Nr. 4: Anzeigereihenfolge
Das Anzeigereihenfolgefeld erlaubt die Spezifikation der Sortier- bzw. Anzeigereihenfolge der eingerichteten Aufgaben.

Nr. 5 & 6: Status und Zugewiesen zu
Über das Status und ‚zugewiesen zu‘ Feld kann der aktuelle Status und die Verantwortlichkeit einer Aufgabe nachverfolgt werden.

Nr. 7: Anhänge
Über die Dokumentenanhangsfunktion können für die verschiedenen Aufgaben Kommentare, Verknüpfungen (z.B. zu VSTS backlog items) und Dokumente (z.B. zur Dokumentation der vorgenommenen Einstellungen) hinterlegt werden.

Wenn sie die Beispiel Aufgabenbereiche und Aufgaben aus den zum Download bereitgestellten Dokumenten in D365FO importiert haben, sollten sie eine Aufgabenliste in ähnlicher Form wie im folgenden Screenshot dargestellt betrachten können.

Bei der Aufgabenliste, den Menüelement-Verknüpfungen und den Dokumentenanhang Funktionalitäten handelt es sich um sehr mächtige Funktionalitäten. Wenn sie es bis hierhin geschafft haben fragen sie sich allerdings vielleicht wie sichergestellt werden kann, dass die Mitarbeiter über die von ihnen auszuführenden Arbeiten informiert werden. Dies ist eine wichtige Frage, da die definierten Aufgaben keine Verknüpfung zu den sog. Arbeitsaufgaben aufweisen, die Mitarbeiter beim Öffnen von D365FO unmittelbar betrachten können. Da es zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels keine Möglichkeit zur Einstellung von sog. Alert gibt und es MS Flow an entsprechenden D365FO Triggern fehlt scheiden auch diese beiden Alternativen aus. Das einzige Standardinstrument scheint demnach aktuell MS PowerApps zu sein, welches eine Zuordnung und Information der Mitarbeiter ermöglicht.

MS PowerApps wird mit einer Standardverknüpfung zu D365FO und den entsprechenden Validierungstabellen ausgeliefert, wie man dem nächsten Screenshot entnehmen kann.

Nach einigen zusätzlichen Prüfungen und Tests der MS PowerApp Funktionen ist d. Verf. allerdings der Ansicht, dass eine unmittelbare Bearbeitung der Aufgaben über den D365FO Arbeitsbereich, einfacher, schneller und effektiver ist als über Zusatztools wie z.B. MS PowerApps, alerts, usw., da es hier leicht zu einer Überflutung mit Hinweisen, Änderungsstatus, usw. kommen kann.

 

Ich hoffe, dass ihnen dieser Beitrag gefallen hat und die bereitgestellten Einrichtungsdokumente weiterhelfen. Bis zum nächsten Beitrag.