Dynamics 365 Hauptbuch Excel Journalimporte

Schlagwörter

, ,

Innerhalb dieses Beitrags möchte ich einige Erfahrungen teilen, auf die ich im Rahmen des Excel-Imports von Buchungszeilen in allgemeine Hauptbuchjournale gestoßen bin. Das Ganze begann damit, dass ich zunächst die im Standard verfügbaren Exceljournal-Vorlagen für die Aufbereitung und den Import von Journalbuchungen nutzen wollte.

Nachdem ich zunächst eine einfache Buchungszeile im Journal erstellt hatte testete ich den Excel-Vorlagen Export und stellte fest, dass die Vorlage (1) einen Verweis auf das Journal und (2) einen Verweis auf das im Journal verwendete Sachkonto enthielt.

Soweit funktionierte alles wie erwartet. Anstatt jedoch nur Sachkonten zu erfassen wollte ich neben Sachkonten auch (a) Finanzdimensionen in Excel eingeben und hochladen können. Darüber hinaus wollte ich über die Excel-Vorlage auch (b) neue Hauptbuchjournale erstellen können. Im Folgenden betrachten wir uns im Detail, wie die beiden Punkte (a) und (b) realisiert werden können.

 

(a) Erfassung von Sachkonten und Finanzdimensionen
Mein erstes Problem der Erfassung von Sachkonten und Finanzdimensionen konnte relativ einfach über die Erweiterung der Vorlage um das account display value Feld erreicht werden, wie dies im nächsten Screenshot dargestellt ist.

Bei näherer Betrachtung stellte sich allerdings heraus, dass die Nutzung des account display value Feldes zwar mein Problem löste, die Erfassung meiner Buchungszeilen zunächst allerdings scheinbar nicht vereinfachte, weil ich die Kombination der verschiedenen Finanzdimensionsgrößen wie Kostenstelle, Kostenträger, usw. nicht auswendig kannte. Eine Hilfestellung bot mir hier die Finanzdimensionskonfigurationsmaske im Hauptbuch, welche das Format der zu verwendenden Finanzdimensionen aufzeigte.

Nachdem ich die richtige Aneinanderreihung von Sachkonto und Finanzdimensionen ausfindig machen konnte, musste ich allerdings feststellen, dass das Office Add-in keine Hilfestellung bei der Eingabe bereitstellte und Hinweise auf die verfügbaren bzw. zulässigen Finanzdimensionswerte gab. Glücklicherweise ließ sich auch für diese Problemstellung relativ rasch eine Lösung finden, die in Form einer kleinen Anpassungsprogrammierung bestand, welche auf der folgenden Webseite näher beschrieben ist. https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/unified-operations/dev-itpro/financial/dimensions-overview.

Der folgende Screenshot zeigt beispielhaft das Ergebnis dieser Anpassungsprogrammierung aus einer anderen D365 Umgebung auf und stellt dar, dass sowohl Sachkonten als auch Finanzdimensionen in eigenen Feldern und mit Hilfe eines Verweises auf die zulässigen Finanzdimensionsgrößen in der Excel-Vorlage dargestellt werden.

Nachdem ich scheinbar alle Probleme meiner ersten Zielsetzung lösen konnte, musste ich beim erneuten Öffnen eines anderen Buchungsjournals feststellen, dass all meine vorgenommenen Anpassungen verschwunden waren und nicht automatisch in der Vorlage abgespeichert wurden.

Um auch dieses Problem zu lösen ging ich daran eine eigene Excel-Vorlage zu erstellen. Es stellte sich schnell heraus, dass dies einfacher war als gedacht, da man die bestehenden Vorlagen nutzen und erweitern konnte. Hierfür ist es erforderlich im Allgemeinen Modul die Dokumentenvorlage zu öffnen, die entsprechende Vorlage herauszusuchen…

… und zu exportieren.

Beim Export der Vorlage ist insbesondere auf den Dateinamen zu achten, da er später beim Import der modifizierten Vorlage eine entscheidende Rolle spielt. Hierzu später mehr.

In meinem Beispiel habe ich die Vorlage unter gleichem Namen mit der Endung L1 abgespeichert und die entsprechende Zahlenkombination aus dem Dateinamen gelöscht.

Anschließend habe ich die Vorlage geöffnet und entsprechend modifiziert.

Danach ging ich daran das modifizierte Excel-Dokument als neue Vorlage in D365 bereitzustellen. Diese Bereitstellung kann über die Erstellung einer neuen Vorlage und der Auswahl der überarbeiteten Exceldatei erfolgen, wie dies im nächsten Screenshot beispielhaft dargestellt ist.

Bitte beachten Sie, dass der Vorlagen Name automatisch mit dem Namen der hochgeladenen Datei befüllt wird. In meinem Beispiel mit dem Dateinamen, der mit L1 endet. Um die Vorlage später nutzen zu können ist es entscheidend die hinzugefügte Endung zu löschen und die Vorlage genau wie die mit der Standardapplikation ausgelieferten Vorlage zu bezeichnen. Andernfalls funktioniert die Nutzung der Vorlage nicht.

Unter der Annahme, dass sie alle erwähnten Klippen soweit umschiffen konnten, können sie nach dem Hochladen der neuen Vorlagendatei diese schließlich nutzen um Buchungen zu erfassen und nach D365 zu veröffentlichen. Die nächsten Screenshots zeigen dies exemplarisch auf.

 

(b) Erstellung neuer Hauptbuchjournale
Die soeben aufgezeigte Nutzung von Excel-Vorlagen zur Erfassung von Buchungen ist soweit sehr nützlich. Bislang waren allerdings alle meine Vorlagen immer mit einem bestehenden Journal verknüpft. Meine ursprüngliche Zielsetzung bestand nun allerdings auch darin neue Hauptbuchjournale mit Hilfe der Excel-Vorlage zu erstellen.

Im Folgenden betrachten wir uns, wie die Erstellung von neuen Journalen mit Hilfe der Excel-Vorlage umgesetzt werden kann. Um dies nicht zu einfach zu machen, werden wir ein bestehendes Journal exportieren um die dort gebuchten Zeilen in ein neues Journal zu importieren und dort zu buchen. Mein erster Schritt bestand demnach darin ein beliebiges bereits gebuchtes Journal auszuwählen und die Buchungszeilen in die neu erstellte Excel-Vorlage zu importieren.

Anschließend positionierte ich meinen Cursor in den Kopfbereich der Vorlage, wählte ‚Neu‘ im Office-Add in und veröffentlichte die Änderung.

Nach der Veröffentlichung wurde nun eine neue Journalnummer (00459) sichtbar…

… und im D365 Webclient konnte man ein neu erstelltes Journal identifizieren.

Für die Erstellung neuer Journale steht standardmäßig kein Lookup zur Verfügung. Um neue Journale über die Excel-Vorlage erstellen zu können muss demnach der Name des Journals – im Beispiel GenJrn – bekannt sein.

Nach der ersten Euphorie über das neu erstellte Journal stellte sich bald schon allerdings die Ernüchterung ein. Diese Ernüchterung lag darin begründet, dass ich die bestehenden Journalzeilen löschen, modifizieren und veröffentlichen wollte, die Veröffentlichung allerdings nicht glückte. Stattdessen wurde eine Menge an Fehlermeldungen in der Excelvorlage angezeigt. Nach der Analyse der Fehlermeldungen kam ich auf den Gedanken, dass mit der Verknüpfung des Journalkopfs und den Journalzeilen nicht stimmen konnte. Um dies zu prüfen, habe ich das journal batch number Feld in die Excel-Vorlage eingebaut. Nach einer Aktualisierung der Daten zeigte sich, dass die Zeilen nach wie vor die Verknüpfung zum alten Journal (Nr. 00001) aufwiesen. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

Durch die Änderung der bestehenden Journalzeilen habe ich demnach versucht bereits gebuchte Transaktionen zu ändern, was D365 erwartungsgemäß nicht erlaubte. Um nun die Buchungszeilen in mein neu erstelltes Journal hochladen zu können habe ich die bestehenden Journalzeilen kopiert, an das Ende der Vorlage gestellt und mit einer neuen Journalnummer und einem neuen Buchungsdatum versehen.

Die so modifizierten Daten ließen sich schließlich nach D365 hochladen und entsprechend buchen.

Ich hoffe, dass Ihnen die hier vorgestellten Erfahrungen rund um die Excel-Vorlagen helfen ähnliche Fettnäpfchen zu umgehen. Bis zum nächsten Beitrag.

Kostenrechnung (17)

Schlagwörter

, , , ,

In den vorherigen Beiträgen wurden zahlreiche Möglichkeiten dargestellt, wie Umlagen in D365 umgesetzt werden können. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wurden hierfür Excel Übersichten manuell erstellt, die neben den Umlagebeträgen auch die verwendeten Umlagenbasiswerte beinhalteten.

Da die manuelle Erstellung solcher Excel Übersichten vergleichsweise zeitaufwendig ist und de facto nur im Rahmen relativ einfach gestrickter Beispiele möglich ist, stellt sich die Frage, wie durchgeführte Umlagen in Liveanwendungen nachvollzogen werden können. Für die Beantwortung dieser Frage wurden die folgenden vier Kostenrechnungssachkonto Excel-Export-Funktionen betrachtet:

Aus Darstellungs- und Vereinfachungsgründen wurden alle im Rahmen dieses Beitrags verwendeten Umlagen in gleicher Weise wie in Beitrag Nr. 8 zum neuen Kostenrechnungsmodul durchgeführt. D.h. die Kosten der Hilfskostenstellen 110, 120 und 130 wurden nach der Anzahl der Mitarbeiter, der Anzahl der Firmenfahrzeuge bzw. der Anzahl der produzierten Erzeugnisse auf die Hauptkostenstellen umgelegt. Zu Einzelheiten, siehe auch die Ausführungen im achten Beitrag.

 

Excel Exportoption 1:
Die erste Excel Exportoption (‚Kosteneinträge mit Dimensionshierarchien‘) exportiert die folgenden Daten nach Excel.

Aus dem obenstehenden Screenshot kann man erkennen, dass lediglich die primären Kosten exportiert werden. Die umgelegten Sekundärkosten sind im Export allerdings nicht enthalten.

 

Excel Exportoption 2:
Auch die zweite Excel Exportoption (‚Statistische Einträge und Kosteneinträge mit Dimensionshierarchien‘) exportiert lediglich die Primärkosten und hilft daher nicht für eine detaillierte Analyse der durchgeführten Umlagen.

 

Excel Exportoption 3:
Die dritte Excel Exportoption (‚Statistische Einträge mit Dimensionshierarchien’) exportiert im Beispielfall keinerlei Daten.

 

Excel Exportoption 4:
Die letzte verfügbare Excel Exportoption (‘Kostenrechnungssachkonten‘) resultierte in dem im folgenden Screenshot dargestellten Ergebnis, welches für die intendierte Analyse der Kostenumlagen auch keine weitergehenden Informationen bereitstellte.

 

Da keine der zuvor gewählten Excel Exportfunktionalitäten zum gewünschten Erfolg führte, wurde anschließend die in den nächsten Bildschirmdarstellungen aufgezeigte Datenexportfunktion näher beleuchtet.

Interessanterweise führte die zuletzt verwendete Datenexportfunktion letztendlich zum gewünschten Erfolg und sorgte sowohl für einen Export der primären als auch der sekundären Kosten. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wurden diese im folgenden Screenshot farblich grün hervorgehoben.

Basierend auf diesen exportierten Daten wurde schließlich eine Pivot-Tabelle erstellt, die mit Ausnahme der Umlagenbasiswerte praktisch identisch zu den bislang manuell erstellten Excel Übersichten ist.

Die zuletzt aufgezeigte Datenexportfunktion verhält sich dynamisch. D.h. nachfolgend durchgeführte Kostenrechnungstransaktionen erfordern keinen neuerlichen Excelexport, sondern lediglich eine Aktualisierung des Exceldokuments. Die nachfolgende schrittweise Darstellung zeigt dies beispielhaft auf.

 

Schritt 1:
Im Hauptbuch werden zusätzliche Reparaturkosten auf dem Sachkonto 855000 in Kombination mit der Kostenstelle 240 erfasst.

 

Schritt 2:
Die neu erfassten Kosten werden ins Kostenrechnungsmodul z.B. über eine Stapelverarbeitung übertragen.

 

Schritt 3:
Anschließend werden die zuvor exportierten Daten im Exceldokument aktualisiert.

Aus dem obenstehenden Screenshot kann man erkennen, dass die nachträglich erfassten Reparaturkosten nun unmittelbar, d.h. ohne erneuten Excelexport sichtbar sind.

 

Die bislang durchgeführten Datenexporte zeigten das Ergebnis der durchgeführten Umlageprozesse auf. Sie beinhalteten allerdings keine Informationen über die den Umlagen zugrundeliegenden Daten. Um diese zu analysieren, kann man die Kostenrechnungserfassungsjournale und deren Journalpositionen heranziehen. Nehmen wir hierfür exemplarisch die von der Kostenstelle 110 umgelegten Kosten in Höhe von $32983.43, die im folgenden Screenshot dargestellt sind.

Über den Button ‚Kosteneinträge‘ kann man über die Journalpositionen die Kostenstellen betrachten, auf welche die Kosten von der Kostenstelle 110 ausgehend umgelegt wurden.

Die Informationen dieser Detaildarstellung kann man auch aus der weiter oben dargestellten Excel Pivot-Tabelle entnehmen. Was man in dem Exceldokument allerdings derzeit nicht betrachten kann ist die Information über die für die Ermittlung der Umlagen verwendeten Zuteilungsbasiswerte, die im nächsten Screenshot dargestellt sind.

Da die derzeit standardmäßig verfügbare Excel-Exportfunktion derzeit den Export der Zuteilungsbasiswerte nicht erlaubt, wurde vom Verfasser der folgende Verbesserungsvorschlag erstellt: https://ideas.dynamics.com/ideas/dynamics-operations/ID0002454

 

Über entsprechende Zustimmungen würde ich mich freuen. Vielen Dank und bis zum nächsten Beitrag zu den Kostenrechnungssicherheitsfunktionalitäten.

Kostenrechnung (16)

Schlagwörter

, , , ,

In den beiden vorherigen Beiträgen wurden insgesamt drei verschiedene Möglichkeiten aufgezeigt, wie Umlagen zwischen Kostenstellen basierend auf Stundenbuchungen im Projektmodul umgesetzt werden können:

  1. Über den Import der gebuchten Projektstunden, die als Grundlage für die Umlage im Kostenrechnungsmodul verwendet werden,
  2. Über auf Stundenerfassungen basierenden Sachkontobuchungen im Projektmodul und
  3. Über den Import der gebuchten Projektstunden, die im Rahmen von Gemeinkostensatzrichtlinien verwendet werden.

 

Die zuerst dargestellte Umlagemöglichkeit hat den Nachteil, dass alle Stunden der Car Pool Kostenstelle weiterverteilt wurden und zwar unabhängig davon, ob die dort angefallenen Kosten angemessen waren oder nicht.

Die zweite und dritte Umlageoptionen verteilen zwar nicht alle Kosten der Car Pool Kostenstelle, liefern allerdings auch keinen Anhaltspunkt auf die für eine vollständige Umlage erforderliche Kostenrate.

Innerhalb dieses Beitrags betrachten wird, wie eine für die vollständige Umlage der Car Pool Kostenstelle erforderliche Kostenrate ermittelt werden kann. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wurde für diese Betrachtung die folgende schrittweise Darstellung gewählt.

 

Schritt 1: Buchung von Stunden im Projektmodul

Für die Umsetzung der stundenbasierten Umlagen sind zunächst wieder Stunden im Projektmodul zu erfassen.

Aus Vereinfachungsgründen wurden keine weiteren Projekte angelegt und Stundenbuchungen durchgeführt, sondern statt dessen die bereits zuvor erfassten Stunden erneut verwendet. Die folgenden Screenshots wurden dementsprechend aus dem vorherigen Beitrag der Vollständigkeit halber übernommen.

 

Schritt 2: Einrichtung Anbietervorlage für statistische Maßnahmen

Auch der zweite und dritte Einrichtungsschritt sind identisch zu dem was in den vorherigen Beiträgen aufgezeigt wurde. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wurde die folgenden Screenshots hier nochmals eingefügt.

 

Schritt 3: Einrichtung statistische Dimension

 

Schritt 4: Einrichtung des Kostenrechnungssachkontos

Die Einrichtung des Kostenrechnungssachkontos unterscheidet sich geringfügig von dem was in den vorherigen Beiträgen dargestellt wurde. Dies liegt darin begründet, dass nun auch die für Projektstunden verwendeten Projektkosten- und Lohnzuweisungskonten in die Kostelementdimension und Kostenelementdimensionshierarchie aufgenommen wurden, wie dies in den folgenden Screenshots dargestellt ist.

 

Schritt 5: Einrichtung der Kostenzuteilungsrichtlinie

Die hier verwendete Kostenzuteilungsrichtlinie unterscheidet sich – bis auf die Kostenelementdimension – nicht von derjenigen, die im Beitrag 14 verwendet wurde. Aufgrund dessen wird auf die dort gemachten Ausführungen verwiesen.

 

Schritt 6: Einrichtung Kostenaufschlüsselungsrichtlinie

Was für die Einrichtung der Kostenzuteilungsrichtlinie gesagt wurde, gilt für die Einrichtung der Kostenaufschlüsselungsrichtlinie in gleicher Weise. Auch hier kann daher auf die zuvor gemachten Ausführungen verwiesen werden.

 

Schritt 7: Einrichtung Gemeinkostensatzrichtlinie

Die Gemeinkostensatzrichtlinie, die in diesem Beitrag verwendet wird unterscheidet sich von der zuvor verwendeten im Richtlinientypfeld („Finanzzeitraum“ statt „Benutzerspezifisch“). Aufgrund dieser Typfeldänderung kann kein Gemeinkostensatz manuell eingegeben werden, da D365 diesen automatisiert ermittelt.

 

Schritt 8: Datenverarbeitung und Arbeitsbereichskonfiguration

Nach der Verarbeitung der Daten im Kostenrechnungssachkonto, können die folgenden Kosten auf den einzelnen Kostenstellen identifiziert werden.

Der zuletzt dargestellten Zusammenfassung kann man entnehmen, dass zwei Umlagen durchgeführt wurden; eine im Projektmodul und eine zweite zur vollständigen Kostenumlage im Kostenrechnungsmodul.

Die eingangs aufgeworfene Frage nach der Höhe der Kostenrate, die für eine vollständige Umlage der auf der Car Pool Kostenstelle aufgelaufenen Kosten erforderlich ist, wurde allerdings noch nicht beantwortet.

Mit Hilfe der eingerichteten Gemeinkostensatzrichtlinie, die im nächsten Screenshot dargestellt ist, lässt sich diese Frage nun dergestalt beantworten, dass eine Kostenrate in Höhe von $221.01 für eine vollständige Verteilung der Car Pool Kostenstellenkosten erforderlich ist.

Die Rate von $221.01 wurde in zwei Schritten ermittelt:

Zunächst über eine Division der im obenstehenden Screenshot dargestellten Kosten und Einheiten ($1640.43 / 40 = $41.01).

Zum anderen durch eine Addition der eben ermittelten Kostenrate in Höhe von $41.01 mit der im Projektmodul verwendeten Kostenrate in Höhe von $180 ($41.01 + $180 = $221.01).

Die zweistufige Kostenratenermittlung lässt sich im gewählten Beispiel dadurch begründen, dass im Kostenrechnungsmodul lediglich die Restgemeinkosten der Car Pool Kostenstelle verarbeitet, d.h. umgelegt wurden. Da die eigentliche Kostenumlage bereits im Projektmodul stattfand, ist die dort verwendete Projektkostenrate zu der im Kostenrechnungsmodul ermittelten Rate hinzuzurechnen.

 

Für den Fall dass eine vergleichbare Gemeinkostensatzrichtlinie auf das Beispiel aus Beitrag Nr. 14 angewandt wird, kann die gleiche erforderliche Gemeinkostenrate in Höhe von $221.01 identifiziert werden ($8840.43 / 40 = $221.01).

Im nächsten Beitrag betrachten wird, wie Umlagen im Detail nachvollzogen werden können. Bis dahin.

Kostenrechnung (15)

Schlagwörter

, , , ,

Im vorherigen Beitrag haben wir betrachtet, wie Daten aus anderen D365 Modulen, wie z.B. dem Projektmodul, als Basisgröße für die Definition von Umlagen verwendet werden können. Innerhalb dieses Beitrags setzen wir das zuvor verwendete Beispiel fort und betrachten welche alternativen Optionen für die Umlage der auf der Car Pool Kostenstelle aufgelaufenen Kosten herangezogen werden können. Ausgangspunkt hierfür sind erneut im Projektmodul erfasste Stundenbuchungen.

 

Option 1: Projektmodul

Eine erste Möglichkeit für die Umlage der Kostenstellenkosten basiert auf den Projektstundenbuchungen selbst. Im Gegensatz zu den im vorherigen Beitrag aufgezeigten mengenmäßigen Buchungen werden die Stundenbuchungen nun auf Projekten durchgeführt, die eine Sachkontointegration der Stundenbuchungen aufweisen.

Hierfür wurden die im folgenden Screenshot dargestellten Projekte angelegt, die sich von den im vorherigen Beitrag verwendeten Projekten lediglich durch die Sachkontobuchungsintegration für Stundenbuchungen unterscheiden.

Werden die gleichen Stundenbuchungen wie im vorherigen Beitrag auf diesen neu angelegten Projekten erfasst, so kann nach Durchführung der Stundenbuchungen der folgende Buchungsbeleg identifiziert werden.

Dem obenstehenden Beleg kann man Soll- und Habenbuchungen auf GuV-Konten (Nr. 853100 und Nr. 853200) entnehmen. Da sowohl im Soll als auch im Haben ein GuV-Konto angesprochen wird, ändert sich am Gesamtergebnis des Unternehmens nichts.

Was sich allerdings ändert ist die Kostenzuordnung auf den verschiedenen Kostenstellen des Unternehmens. Dies kann aus dem obenstehenden Buchungsbeleg anhand der mitgebuchten (gelb hervorgehobenen) Kostenstelleninformationen entnommen werden. Zur besseren Nachverfolgbarkeit der Kostenzuordnung wurde die folgende Übersicht erstellt.

  • Im Projektmodul wurde ein Kostenpreis in Höhe von $180 für die Stundenbuchungen des Car Pool Kostenstellenleiters hinterlegt,
  • Die Umlage der Kosten über die Stundenbuchungen im Projektmodul wurden aus kostenrechnerischer Sicht auf der primären Kostenebene durchgeführt,
  • Die im Haben angesprochene Kostenstelle Nr. 120 wurde über eine entsprechende Hinterlegung beim Kostenstellenleiter im HR-Modul realisiert.

 

Aus der obenstehenden Zusammenfassung kann man erkennen, dass auf der Car Pool Kostenstelle Kosten in Höhe von $1300 verbleiben. Dies liegt darin begründet, dass der gewählte Kostenpreis in Höhe von $180 nicht ausreichte, um alle Kosten zu verteilen. Geht man davon aus, dass es sich bei den $180 um einen externen Marktpreis handelt, so kann man schlussfolgern, dass der in-house Betrieb des Car Pools vergleichsweise teurer ist als die Nutzung eines externen Car Pool Dienstleisters.

 

Option 2: Kostenrechnungsmodul

Eine zweite alternative Möglichkeit für die Umlage der Car Pool Kostenstellenkosten besteht in der Nutzung einer sog. Gemeinkostensatzrichtlinie, deren Einrichtung in der nächsten Grafik dargestellt ist.

Die Einrichtung einer Gemeinkostensatzrichtlinie erfordert

  1. Die Auswahl einer entsprechenden Zuteilungsbasis,
  2. Die Auswahl eines Kostenelement-Dimensionsmitglieds zur Aufnahme der Sekundärkosten,
  3. Die Angabe des Kostenobjekts, auf das die Gemeinkostensatzrichtlinie angewandt wird und
  4. Die Angabe eines Gemeinkostenverrechnungssatzes.

 

Zur besseren Unterscheidung des im vorherigen Abschnitts gewählten Beispiels wurde ein Satz in Höhe von $190 festgelegt.

 

Ähnlich wie im vorherigen Beitrag ist auch hier die Nutzung einer statistischen Anbietervorlage erforderlich. Da aus Darstellungsgründen die Stunden des Kostenstellenleiters doppelt erfasst wurden – einmal auf den Projekten ohne Sachkontointegration und ein zweites Mal auf den Projekten mit Sachkontointegration – ist es erforderlich, einen sog. Bereich (Filter) festzulegen, der sicherstellt, dass die durchgeführten Stundenbuchungen nur einmal in das Kostenrechnungsmodul übernommen werden. Dies wird im nächsten Screenshot aufgezeigt.

Die Verarbeitung der Daten und der Gemeinkostensatzrichtlinie im Kostenrechnungsmodul führen schließlich zu den in den nachfolgenden Screenshots aufgezeigten Kosten auf den verschiedenen Kostenstellen.

Zur besseren Übersicht wurde die folgende Excel Darstellung gewählt.

 

Aus der obigen Excel Darstellung ist ersichtlich, dass auch ein Gemeinkostenverrechnungssatz in Höhe von $190 pro Stunde nicht kostendeckend ist, da nach wie vor Kosten auf der Car Pool Kostenstelle verbleiben.

 

Im nächsten Beitrag betrachten wir, wie die im vorherigen und in diesem Beitrag vorgestellten Umlagetechniken miteinander kombiniert werden können. Bis dahin.

Kostenrechnung (14)

Schlagwörter

, , , ,

Im Rahmen dieses Beitrags betrachten wir ein Beispiel bei dem Daten, die in anderen D365 Modulen erfasst wurden, als Bezugsgrößen für die Ermittlung von Umlagen verwendet werden können. Ausgangspunkt hierfür sind erneut die bereits in den vorherigen Beiträgen verwendeten Beispieldaten, die im nächsten Screenshot dargestellt sind.

Im Gegensatz zu den vorherigen Beiträgen werden nun die Kosten der Kostenstelle „120 Car Pool“ basierend auf dem vom Kostenstellenleiter gebuchten Projektstunden auf die anderen Kostenstellen verteilt. Um dies zu realisieren, wurde die in den nächsten Schritten dargestellten Einrichtungen bzw. Erfassungen umgesetzt.

 

Schritt 1: Buchung von Stunden im Projektmodul

Für die Erfassung der Stunden des Kostenstellenleiters wurde das folgende Projekt mit den zugehörigen Unterprojekten eingerichtet.

Aus Gründen der Darstellung und Nachverfolgbarkeit wurde jeweils ein eigenes Unterprojekt angelegt, die eine entsprechende Verknüpfung zu den verschiedenen operativen Kostenstellen (210-250) aufweisen.

Die in diesem Beitrag verwendeten Projekte wurden mit einer Projektgruppe eingerichtet, welche aufgrund des verwendeten Projektmodulparameters ‚Nie Sachkonto‘ keine Sachkontobuchungsbelege für Projektstundenbuchungen generiert. M.a.W. die Projektstundenbuchungen erfassen bzw. buchen ausschließlich Mengen. Im folgenden Beitrag wird diese Parametrisierung geändert.

 

Der nächste Screenshot zeigt die erfassten Projektstunden des Car Pool Kostenstellenleiters auf.

 

Schritt 2: Einrichtung Anbietervorlage für statistische Maßnahmen

Im Anschluss an die Stundenbuchungen im Projektmodul wird eine sog. statistische Anbietervorlage im Kostenrechnungsmodul eingerichtet, die für den Übertrag der im Projektmodul erfassten Stunden in das Kostenrechnungsmodul benötigt wird. Der nächste Screenshot stellt diese Einrichtung dar.

Bei der Einrichtung der statistischen Anbietervorlage ist zunächst die Quelltabelle (1) anzugeben. Darüber hinaus ist (2) die Angabe der Funktion (Summe vs. Anzahl), des Summenfeldes (3) und des Datumsfeldes (4) erforderlich, da D365 diese Informationen für die Verarbeitung im Kostenrechnungsmodul benötigt.

 

Schritt 3: Einrichtung statistische Dimension

Im dritten Schritt ist die statistische Dimension („4. PROJ HOURS“) einzurichten.

Die statistische Dimension wird für die Verknüpfung zwischen der statistischen Anbietervorlage und dem Kostenrechnungssachkonto benötigt. Zu Einzelheiten, siehe weiter unten.

 

Schritt 4: Einrichtung des Kostenrechnungssachkontos

Die Einrichtung des Kostenrechnungssachkontos erfolgt in gleicher Weise, wie dies in den vorherigen Beiträgen aufgezeigt wurde.

Bitte beachten sie die Verknüpfung zur statistischen Dimension, welche das neu eingerichtete Projektstunden-Dimensionselement beinhaltet.

 

Die Einrichtung des Kostenrechnungssachkontos erfordert u.a. die Konfiguration des statistischen Quelldatenanbieters. Dieser ist für die Projektstundengröße im nächsten Screenshot dargestellt und verknüpft die im dritten Schritt eingerichtete statistische Dimension mit der im zweiten Schritt eingerichteten Anbietervorlage.

 

Schritt 5: Einrichtung der Kostenzuteilungsrichtlinie

Im letzten Schritt vor der eigentlichen Datenverarbeitung ist die sog. Kostenzuteilungsrichtlinie zu konfigurieren. Im gewählten Beispiel wurde diese Konfiguration derart vorgenommen, dass die Kosten der Car Pool Kostenstelle Nr. 120 auf die anderen Kostenstellen basierend auf den gebuchten Projektstunden umgelegt werden.

 

Schritt 6: Datenverarbeitung

Nachdem alle erforderlichen Einstellungen vorgenommen und die Daten im Kostenrechnungsmodul verarbeitet wurden, können die folgenden Kosten auf den verschiedenen Kostenstellen identifiziert werden.

Wie in den vorherigen Beiträgen auch, fast die folgende Übersicht die Umlagen und Kosten überblicksartig zusammen.

Im nächsten Beitrag betrachten wir die sog. Gemeinkostensatzrichtlinie und wie diese im Rahmen von Umlagen verwendet werden können. Bis dahin.

Kostenrechnung (13)

Schlagwörter

, , , ,

Dieser Beitrag beleuchtet Kostenverteilungsrichtlinien und wie sich diese von den in den vorherigen Beiträgen aufgezeigten Kostenzuteilungsrichtlinien unterscheiden.

Der D365 Dokumentation zufolge besteht der wesentliche Unterschied zwischen Kostenzuteilungs- und Kostenverteilungsrichtlinien darin, dass letztere eine Kostenverteilung auf Ebene der primären Kosten durchführt. Die folgende Darstellung versucht diesen Unterschied anhand der im primären Kostenbereich aufgenommenen Pfeile darzustellen.

Um den erwähnten Unterschied in D365 anhand der zuvor verwendeten Beispieldaten nachzustellen, wurde die folgende Kostenverteilungsrichtlinie eingerichtet.

Die dargestellte Kostenverteilungsrichtlinie bezieht sich zur Kostenverteilung zum einen auf die Hilfskostenstellen (‚INDIRECT CC‘) aus der verwendeten Dimensionshierarchie. Darüber hinaus ist der Bezug auf bestimmte Kostenelemente erforderlich.

Dieser letztgenannte Bezug ist für die Einrichtung von Kostenzuteilungsrichtlinien nicht erforderlich.

Die letzten beiden Spalten der Kostenverteilungsrichtlinie sind identisch zur Einrichtung von Kostenverteilungsrichtlinien. Aufgrund dessen kann an dieser Stelle auf die in den vorherigen Beiträgen gemachten Ausführungen verwiesen werden.

Die hier verwendete Kostenverteilungsrichtlinie macht erneut von der statistischen Größe der Mitarbeiteranzahl für die Verteilung der Kosten Gebrauch.

Nachdem ein entsprechendes Kostenrechnungssachkonto eingerichtet und die Daten verarbeitet wurden, können die folgenden Kosten auf den Hilfskostenstellen identifiziert werden.

Den obenstehenden Screenshots kann man entnehmen, dass auf den Hilfskostenstellen Nr. 120 und Nr. 130 Kosten verbleiben. Dies liegt in der verwendeten Verteilungsbasis begründet und der Tatsache, dass die beiden Hilfskostenstellen ebenfalls statistische Mitarbeitergrößen zugeteilt wurden. Der nächste Screenshot versucht dies zu verdeutlichen.

Um nun verbleibende Kosten auf den Hilfskostenstellen zu vermeiden, wird die Kostenverteilungsrichtlinie geringfügig in der Art und Weise modifiziert, dass nun eine andere hierarchiebezogene Verteilungsbasis verwendet wird, die eine Kostenverteilung ausschließlich auf die Hauptkostenstellen (‚DIRECT CC‘) vornimmt. Die nächsten Screenshots zeigen die vorgenommenen Änderungen an der Kostenverteilungsrichtlinie bzw. deren Basis auf.

Nach einer erneuten Verarbeitung der (modifizierten) Kostenverteilungsrichtlinie, ergeben sich die folgenden Kostendaten auf den Hilfs- und Hauptkostenstellen.

Wie in den vorherigen Beiträgen auch, fasst die folgende Übersicht die Kostenverteilungen und Kosten auf den verschiedenen Kostenstellen zusammen.

Abschließend zwei Anmerkungen:

  1. Auch die Zuweisung einer Kostenaufschlüsselungsrichtlinie ändert nichts an der Tatsache, dass Kostenzuteilungen ausschließlich auf Ebene der primären Kosten vorgenommen werden.
  2. Das gleiche Ergebnis das über die dargestellte verwendetet Kostenverteilungsrichtlinie erlangt wurde kann auch über eine Kostenzuteilungsrichtlinie ohne Nutzung einer Kostenaufschlüsselungsrichtlinie erlangt werden

 

Im nächsten Beitrag betrachten wir, wie statistische Umlagengrößen aus anderen D365 Mandanten für Umlagen verwendet werden können. Bis dahin.

Kostenrechnung (12)

Schlagwörter

, , , , , ,

Innerhalb dieses Beitrags betrachten wir ein komplexeres Umlagenszenario, welches erneut von Hierarchiezuteilungsbasen Gebrauch macht. Im Gegensatz zu vorher werden nun allerdings unterschiedliche Hierarchiezuteilungsbasen für die Umlage von fixen und variablen Kosten verwendet. Die nächste Grafik zeigt den nachfolgend im Detail erläuterten Ansatz auf.

 

Schritt 1: Einrichtung der Dimensionshierarchie

Um den hierarchiebasierten Umlagenansatz in D365 abgebildet zu bekommen wird zunächst die in den vorherigen Beiträgen verwendeten Dimensionshierarchie wieder verwendet.

 

Schritt 2: Einrichtung der Kostenverhaltensrichtlinie

Im zweiten Schritt wird nun eine Kostenverhaltensrichtlinie eingerichtet, welche eine Aufteilung der Kosten in fixe und variable Bestandteile vornimmt.

In der aufgezeigten Kostenverhaltensrichtlinie wurden die fixen Kostenanteile der Kostenarten 853000, 854000 und 855000 festgelegt. Um sicherzustellen, dass keine weiteren Fixkosten auftreten, welche die Nachverfolgbarkeit der Umlagen erschweren könnte, wurde darüber hinaus über den ‚DEMF CEH‘ Knoten definiert, dass sich alle anderen Kostenarten variabel verhalten.

 

Schritt 3: Einrichtung Hierarchiezuteilungsbasen

Im dritten Schritt werden nun die Hierarchiezuteilungsbasen für die Umlagen der fixen und variablen Kostenbestandteile eingerichtet.

Die Zuteilungsbasis ‚DEMF_P12_FIX‘ wird hierbei für die Umlage der fixen Kosten der Hilfskostenstellen auf die Hauptkostenstellen verwendet.

 Bitte beachten sie, dass als Allokationsbasis die bereits in den vorherigen Beiträgen verwendete statistische Produktionsanzahl (‘3. BIKE PROD STAT DATA‘) herangezogen wird.

Die zweite Zuteilungsbasis (‚DEMF_P12_VAR‘) wird für die Umlage der variablen Kosten verwendet und nutzt die ebenfalls in den vorherigen Beiträgen verwendete statistische Mitarbeiteranzahl ‚1. EMPL STAT DATA‘.

 

Schritt 4: Einrichtung Kostenzuteilungsrichtlinie

Die im nächsten Screenshot dargestellte Kostenzuteilungsrichtlinie verbindet die verschiedenen zuvor eingerichteten Element für die nachfolgende Verteilung der Umlagen.

 

Schritt 5: Einrichtung Kostenrechnungssachkonto und Datenverarbeitung

Nachdem das Kostenrechnungssachkonto eingerichtet, die Daten aus den Finanzmodulen übertragen und die Kostenverhaltens- und Kostenzuteilungsrichtlinien verarbeitet wurden, ergeben sich auf den Hilfs- und Hauptkostenstellen die folgenden Kostendaten.

Zur besseren Übersicht und Nachverfolgbarkeit der vorgenommenen Umlagen, wurde die folgende zusammenfassende Darstellung generiert.

Im nächsten Beitrag betrachten wir Kostenverteilungsrichtlinien. Bis dahin.

Kostenrechnung (11)

Schlagwörter

, , , ,

Wie in den beiden vorherigen Beiträgen wird nachfolgend eine Umlagentechnik vorgestellt, die von Dimensionshierarchien Gebrauch macht. Die hierfür verwendeten Finanzdaten, sowie die verwendete Dimensionshierarchie sind in den nächsten beiden Screenshots dargestellt.

Anders als in den vorherigen Beiträgen wird nun eine sog. Hierarchiezuteilungsbasis für die Umlagen verwendet.

Die hier verwendete Hierarchiezuteilungsbasis definiert, dass die zuvor verwendete Formel – welche die Gesamtkosten einer Kostenstelle berechnet – als Allokationsbasis verwendet wird. Diesmal allerdings für die Umlagen auf die Kostenstellen, welche im Hierarchieknoten ‚DIRECT CC‘ enthalten sind.

Die so definierte Hierarchiezuteilungsbasis wird schließlich in einer Kostenzuteilungsrichtlinie eingebaut und für die Umlage der indirekten Hilfskostenstellen verwendet.

 Die hier vorgestellte Umlagentechnik ähnelt derjenigen, die im siebten Beitrag zum neuen Kostenrechnungsmodul vorgestellt wurde. Der wesentliche Unterschied besteht nun allerdings darin, dass keinerlei Umlagen innerhalt der Hilfskostenstellen durchgeführt werden, weil diese nicht in der Hierarchiezuteilungsbasis enthalten sind.

Wie zuvor dokumentieren die folgenden Screenshots die durchgeführten Umlagen.

Im nächsten Beitrag erweitern wir die hier dargestellte Umlagentechnik auf Fallgestaltungen, die von fixen und variablen Kosten Gebrauch machen. Bis dahin.

Kostenrechnung (10)

Schlagwörter

, , , ,

Dieser Beitrag setzt den vorherigen in der Art und Weise fort, dass nun Umlagen erneut basierend auf Hierarchien definiert werden; diesmal allerdings basierend auf mehreren Hierarchieknoten. Der nächste Screenshot stellt die verwendeten Finanzdaten, sowie die einzurichtenden Umlagen überblicksmäßig dar.

Um nun Umlagen basierend auf mehreren Dimensionhierarchieknoten einzurichten, sind im ersten Schritt die Dimensionsknoten einzurichten, sowie die zugehörigen Finanzdimensionen zuzuordnen. Im nächsten Screenshot ist dies beispielhaft dargestellt. Die dort aufgezeigte Dimensionshierarchie beinhaltet die neuen Knoten ‚110 INDIRECT‘, ‚120 INDIRECT‘ und ‚130 INDIRECT‘, welche jeweils eine eigene ‚indirekte‘ Hilfskostenstelle zugeordnet haben.

In Liveanwendungen sind diesen Dimensionsknoten regelmäßig mehrere Kostenobjekte, wie z.B. Kostenstellen zugeordnet.

Sobald die neue Dimensionshierarchie mit den entsprechenden Knoten angelegt wurde, kann die Kostenzuteilungsrichtlinie konfiguriert werden. Im Gegensatz zum vorherigen Beitrag wurden nun alle indirekten Dimensionsknoten für die Spezifikation der Umlagen herangezogen.

Im obenstehenden Beispiel wurde festgelegt, dass alle Kostenstellen bzw. deren Kosten, die dem Knoten ‚110 INDIRECT‘ zugeordnet wurden, gemäß der Anzahl der Mitarbeiter auf die anderen Kostenstellen umgelegt werden.

Gleichlaufend hierzu wurde festgelegt, dass diejenigen Kostenstellen, die dem Knoten ‚120 INDIRECT‘ zugeordnet wurden entsprechend der Anzahl der den Kostenstellen zugeordneten Firmenfahrzeugen umgelegt werden.

Alle Kostenstellen die schließlich dem Knoten ‚130 INDIRECT‘ zugeordnet wurden, werden entsprechend der auf den anderen Kostenstellen aufgelaufenen Gesamtkosten umgelegt, die über die hinterlegte Formel berechnet werden.

 Dieses Beispiel verdeutlicht nochmals sehr schön, dass einmal angelegte Umlagenbasen mehrfach und ohne weiteres Zutun, d.h. Datenimporte o.ä., wieder verwendet werden können.

Wie zuvor, dokumentieren die folgenden Screenshots die erhaltenen Umlagen- und Kostengrößen der verschiedenen Kostenstellen.

Im nächsten Beitrag betrachten wir, wie sog. Hierarchiezuteilungsbasen eingesetzt werden können. Bis dahin.

Kostenrechnung (9)

Schlagwörter

, , , ,

Auch in diesem Beitrag werden Umlagen zwischen Hilfs- und Hauptkostenstellen basierend auf den bereits in den vorherigen Beiträgen verwendeten Beispieldaten aufgezeigt.

Im Gegensatz zu den früheren Beiträgen werden die Umlagen nun allerdings unter Zuhilfenahme einer neu eingerichteten Dimensionshierarchie festgelegt. Die erwähnte neue Dimensionshierarchie ist im folgenden Screenshot dargestellt und weist im Gegensatz zu vorher eine Untergliederung in direkte (‚DIRECT CC‘) und indirekte (‚INDIRECT CC‘) Kostenstellen auf.

Anstatt nun wie zuvor die Hilfskostenstellen in der Kostenzuteilungsrichtlinie einzeln aufzuführen, wird nun lediglich der indirekten Kostenstellenknotenpunkt aus der neu eingerichteten Hierarchie ausgewählt, um zu definieren, dass alle zu diesem Knotenpunkt zugehörigen Kostenstellen umgelegt werden.

Als Umlagenbasis wurde aus Vereinfachungs- und Darstellungsgründen die statistische Größe der beschäftigten Mitarbeiter (‚1. EMPL STAT DATA‘) gewählt.

Bitte beachten sie, dass es sich bei der statistischen Umlagenbasis um dieselbe handelt, die in den vorherigen Beiträgen verwendet wurde. Die erneute Nutzung dieser Umlagenbasis bedarf keines weiteren Datenimports, sondern lediglich der im vorherigen Beitrag aufgezeigten Verknüpfung zum sog. Kostenrechnungssachkonto. Zu Einzelheiten, siehe dort.

Die folgenden Screenshots fassen die erhaltenen Kostenumlagewerte wieder wie gewohnt zusammen.

Im nächsten Beitrag betrachten wir, wie eine Vielzahl an Dimensionshierarchieknoten für Umlagenzwecke verwendet werden können. Bis dahin.