01 Sonntag Apr 2018
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In diesem Beitrag zeige ich ihnen auf, wie sie ihre Buchungsperioden – mit der Hilfe von MS-Flow – automatisch für Buchungen sperren können.
08 Donnerstag Feb 2018
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In diesem zweiten Teil zur MS Outlook Synchronisation betrachten wir, wir man die Synchronisation von Aufgaben zwischen D365FO und MS Outlook im Rahmen des Monatsabschlussprozesses nutzen kann.
14 Sonntag Jan 2018
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In diesem Beitrag wird dargestellt wie bestimmte Mitarbeiter z.B. über neu angelegte Sachkonten benachrichtigt werden können. Obwohl derzeit weder Alerts noch D365FO MS Flow Trigger verfügbar sind kann mit Hilfe der D365FO Standardfunktionen sowie MS Flow eine entsprechend Benachrichtigung bereits jetzt schon erfolgen ohne dass irgendeine Anpassung erforderlich ist. Aber sehen sie selbst…
07 Donnerstag Dez 2017
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Innerhalb dieses Beitrags möchte ich einige Erfahrungen teilen, auf die ich im Rahmen des Excel-Imports von Buchungszeilen in allgemeine Hauptbuchjournale gestoßen bin. Das Ganze begann damit, dass ich zunächst die im Standard verfügbaren Exceljournal-Vorlagen für die Aufbereitung und den Import von Journalbuchungen nutzen wollte.
Nachdem ich zunächst eine einfache Buchungszeile im Journal erstellt hatte testete ich den Excel-Vorlagen Export und stellte fest, dass die Vorlage (1) einen Verweis auf das Journal und (2) einen Verweis auf das im Journal verwendete Sachkonto enthielt.
Soweit funktionierte alles wie erwartet. Anstatt jedoch nur Sachkonten zu erfassen wollte ich neben Sachkonten auch (a) Finanzdimensionen in Excel eingeben und hochladen können. Darüber hinaus wollte ich über die Excel-Vorlage auch (b) neue Hauptbuchjournale erstellen können. Im Folgenden betrachten wir uns im Detail, wie die beiden Punkte (a) und (b) realisiert werden können.
(a) Erfassung von Sachkonten und Finanzdimensionen
Mein erstes Problem der Erfassung von Sachkonten und Finanzdimensionen konnte relativ einfach über die Erweiterung der Vorlage um das account display value Feld erreicht werden, wie dies im nächsten Screenshot dargestellt ist.
Bei näherer Betrachtung stellte sich allerdings heraus, dass die Nutzung des account display value Feldes zwar mein Problem löste, die Erfassung meiner Buchungszeilen zunächst allerdings scheinbar nicht vereinfachte, weil ich die Kombination der verschiedenen Finanzdimensionsgrößen wie Kostenstelle, Kostenträger, usw. nicht auswendig kannte. Eine Hilfestellung bot mir hier die Finanzdimensionskonfigurationsmaske im Hauptbuch, welche das Format der zu verwendenden Finanzdimensionen aufzeigte.
Nachdem ich die richtige Aneinanderreihung von Sachkonto und Finanzdimensionen ausfindig machen konnte, musste ich allerdings feststellen, dass das Office Add-in keine Hilfestellung bei der Eingabe bereitstellte und Hinweise auf die verfügbaren bzw. zulässigen Finanzdimensionswerte gab. Glücklicherweise ließ sich auch für diese Problemstellung relativ rasch eine Lösung finden, die in Form einer kleinen Anpassungsprogrammierung bestand, welche auf der folgenden Webseite näher beschrieben ist. https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/unified-operations/dev-itpro/financial/dimensions-overview.
Der folgende Screenshot zeigt beispielhaft das Ergebnis dieser Anpassungsprogrammierung aus einer anderen D365 Umgebung auf und stellt dar, dass sowohl Sachkonten als auch Finanzdimensionen in eigenen Feldern und mit Hilfe eines Verweises auf die zulässigen Finanzdimensionsgrößen in der Excel-Vorlage dargestellt werden.
Nachdem ich scheinbar alle Probleme meiner ersten Zielsetzung lösen konnte, musste ich beim erneuten Öffnen eines anderen Buchungsjournals feststellen, dass all meine vorgenommenen Anpassungen verschwunden waren und nicht automatisch in der Vorlage abgespeichert wurden.
Um auch dieses Problem zu lösen ging ich daran eine eigene Excel-Vorlage zu erstellen. Es stellte sich schnell heraus, dass dies einfacher war als gedacht, da man die bestehenden Vorlagen nutzen und erweitern konnte. Hierfür ist es erforderlich im Allgemeinen Modul die Dokumentenvorlage zu öffnen, die entsprechende Vorlage herauszusuchen…
… und zu exportieren.
Beim Export der Vorlage ist insbesondere auf den Dateinamen zu achten, da er später beim Import der modifizierten Vorlage eine entscheidende Rolle spielt. Hierzu später mehr.
In meinem Beispiel habe ich die Vorlage unter gleichem Namen mit der Endung L1 abgespeichert und die entsprechende Zahlenkombination aus dem Dateinamen gelöscht.
Anschließend habe ich die Vorlage geöffnet und entsprechend modifiziert.
Danach ging ich daran das modifizierte Excel-Dokument als neue Vorlage in D365 bereitzustellen. Diese Bereitstellung kann über die Erstellung einer neuen Vorlage und der Auswahl der überarbeiteten Exceldatei erfolgen, wie dies im nächsten Screenshot beispielhaft dargestellt ist.
Bitte beachten Sie, dass der Vorlagen Name automatisch mit dem Namen der hochgeladenen Datei befüllt wird. In meinem Beispiel mit dem Dateinamen, der mit L1 endet. Um die Vorlage später nutzen zu können ist es entscheidend die hinzugefügte Endung zu löschen und die Vorlage genau wie die mit der Standardapplikation ausgelieferten Vorlage zu bezeichnen. Andernfalls funktioniert die Nutzung der Vorlage nicht.
Unter der Annahme, dass sie alle erwähnten Klippen soweit umschiffen konnten, können sie nach dem Hochladen der neuen Vorlagendatei diese schließlich nutzen um Buchungen zu erfassen und nach D365 zu veröffentlichen. Die nächsten Screenshots zeigen dies exemplarisch auf.
(b) Erstellung neuer Hauptbuchjournale
Die soeben aufgezeigte Nutzung von Excel-Vorlagen zur Erfassung von Buchungen ist soweit sehr nützlich. Bislang waren allerdings alle meine Vorlagen immer mit einem bestehenden Journal verknüpft. Meine ursprüngliche Zielsetzung bestand nun allerdings auch darin neue Hauptbuchjournale mit Hilfe der Excel-Vorlage zu erstellen.
Im Folgenden betrachten wir uns, wie die Erstellung von neuen Journalen mit Hilfe der Excel-Vorlage umgesetzt werden kann. Um dies nicht zu einfach zu machen, werden wir ein bestehendes Journal exportieren um die dort gebuchten Zeilen in ein neues Journal zu importieren und dort zu buchen. Mein erster Schritt bestand demnach darin ein beliebiges bereits gebuchtes Journal auszuwählen und die Buchungszeilen in die neu erstellte Excel-Vorlage zu importieren.
Anschließend positionierte ich meinen Cursor in den Kopfbereich der Vorlage, wählte ‚Neu‘ im Office-Add in und veröffentlichte die Änderung.
Nach der Veröffentlichung wurde nun eine neue Journalnummer (00459) sichtbar…
… und im D365 Webclient konnte man ein neu erstelltes Journal identifizieren.
Für die Erstellung neuer Journale steht standardmäßig kein Lookup zur Verfügung. Um neue Journale über die Excel-Vorlage erstellen zu können muss demnach der Name des Journals – im Beispiel GenJrn – bekannt sein.
Nach der ersten Euphorie über das neu erstellte Journal stellte sich bald schon allerdings die Ernüchterung ein. Diese Ernüchterung lag darin begründet, dass ich die bestehenden Journalzeilen löschen, modifizieren und veröffentlichen wollte, die Veröffentlichung allerdings nicht glückte. Stattdessen wurde eine Menge an Fehlermeldungen in der Excelvorlage angezeigt. Nach der Analyse der Fehlermeldungen kam ich auf den Gedanken, dass mit der Verknüpfung des Journalkopfs und den Journalzeilen nicht stimmen konnte. Um dies zu prüfen, habe ich das journal batch number Feld in die Excel-Vorlage eingebaut. Nach einer Aktualisierung der Daten zeigte sich, dass die Zeilen nach wie vor die Verknüpfung zum alten Journal (Nr. 00001) aufwiesen. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.
Durch die Änderung der bestehenden Journalzeilen habe ich demnach versucht bereits gebuchte Transaktionen zu ändern, was D365 erwartungsgemäß nicht erlaubte. Um nun die Buchungszeilen in mein neu erstelltes Journal hochladen zu können habe ich die bestehenden Journalzeilen kopiert, an das Ende der Vorlage gestellt und mit einer neuen Journalnummer und einem neuen Buchungsdatum versehen.
Die so modifizierten Daten ließen sich schließlich nach D365 hochladen und entsprechend buchen.
Ich hoffe, dass Ihnen die hier vorgestellten Erfahrungen rund um die Excel-Vorlagen helfen ähnliche Fettnäpfchen zu umgehen. Bis zum nächsten Beitrag.
17 Montag Apr 2017
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Lager, Lagerbewertung, Mengenabweichung, Preisabweichung, Standardkosten, Substitutionsabweichung
Da sich die anderen produktionsbezogenen Standardkostenabweichungen für den hier gewählten parallelen Bewertungsansatz grundsätzlich nicht unterscheiden, werden diese zusammen im Rahmen dieses Beitrags abgehandelt.
Für die Abbildung und Analyse der Preis-, Mengen- und Substitutionsabweichung wurde hierfür der gleiche Artikel verwendet, der bereits im Rahmen des vorherigen Beitrags verwendet wurde. Im Gegensatz zum vorherigen Produktionsprozess wurden allerdings die folgenden Änderungen vorgenommen:
Weitere typische Ursachen für produktionsbezogene Standardkostenabweichungen können der folgenden Webseite entnommen werden: https://technet.microsoft.com/en-us/library/gg213654.aspx
Der folgende Screenshot zeigt die insgesamt aufgetretenen Produktionskosten in Höhe von $1640, sowie die zugehörigen Preis-, Mengen- und Substitutionsabweichungen auf.
Wie zuvor fasst die folgende Buchungsübersicht die im Rahmen der Produktion durchgeführten Sachkontobuchungen auf.
Die farblich grau hervorgehobenen Buchungen heben sich gegenseitig auf und brauchen daher für die folgende Analyse nicht näher betrachtet werden.
Für Leser, die mit Buchungsdarstellungen weniger vertraut sind, wurden die obenstehenden Buchungen in die folgenden Bilanz- und GuV-Darstellungen ‚übersetzt‘.
Aus den obenstehenden Finanzaufstellung kann man entnehmen, dass der Lagerbestandswert der produzierten Erzeugnisse in Höhe von $1000 vergleichsweise zu niedrig für eine auf aktuellen Kosten basierende Lagerbewertung ist ($1640). Aufgrund dessen ist auch für die Preis-, Mengen- und Substitutionsabweichung eine Verteilung wie im vorherigen Beitrag aufgezeigt erforderlich um einen aktuellen Kostenausweis in den Finanzberichten zu erhalten.
Auf das obenstehende Beispiel angewendet würde dies dazu führen, dass die komplette die Preis-, Mengen- und Substitutionsabweichung von der GuV in die Bilanz übernommen werden müsste, weil lediglich eine einzige Zugangs-, aber keinerlei Abgangstransaktion erfasst wurde. Für den Fall dass mehrere Artikel produziert und teilweise schon verkauft wurden, müsste nur ein Teil der verschiedenen Abweichungen in die Bilanz übernommen werden. Da die Einrichtung der hierfür erforderlichen Allokationsregel in gleicher Weise vorgenommen werden kann, wie dies bereits in den vorherigen Beiträgen aufgezeigt wurde, wird an dieser Stelle auf eine detaillierte Darstellung verzichtet.
Zusammenfassung:
In diesem und den vorherigen Beiträgen wurde aufgezeigt wie Unternehmen, welche ihre Lagerbestände primär zu Standardkosten bewerten einen parallelen auf aktuellen Kosten basierenden Bestandswert erhalten können. Die folgende Grafik fasst die hierfür erforderlichen Verteilungen der unterschiedlichen Abweichungsarten nochmals überblicksartig zusammen.
In der obenstehenden Grafik werden die unterschiedlichen Abweichungsarten dahingehend unterschieden ob diese intern oder extern entstehen.
Als intern wurden hierbei die Neubewertungs- und Kostenänderungsvarianz klassifiziert. Externe Abweichungsarten stellen hingegen solche dar, die entweder einen unmittelbaren Bezug zum Beschaffungsmarkt (Einkaufspreisvarianz) oder einen mittelbaren Bezug zum Absatzmarkt aufweisen.
Wie oben aufgezeigt müssen die als intern bezeichneten Varianzen für eine parallele Lagerbewertung vollständig in die Bilanz übernommen werden. Die als extern klassifizierten Abweichungen bedürften hingegen einer Aufteilung in die Bilanz und GuV entsprechend den Zugangs- und Abgangsbuchungen, um einen aktuellen Kostenbewertungsansatz zu erhalten.
Zusammenfassend kann somit festgehalten werden, dass eine parallele Lagerbewertung für Unternehmen, die Standardkosten einsetzen über die Anwendung der Allokationsregeln im Standard von Dynamics AX/365 for Operations realisiert werden kann ohne dass weitergehende Systemanpassungen hierfür erforderlich wären.
Ich hoffe dass sie die ein oder andere nützliche Information aus diesem und den vorherigen Beiträgen entnehmen konnten. Bis zum nächsten Beitrag.
07 Freitag Apr 2017
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Nachdem in den vorherigen Beiträgen interne und einkaufsbezogene Standardkostenabweichungen betrachtet wurden, werden im Rahmen dieses und der folgenden Beiträge produktionsbezogene Standardkostenabweichungen analysiert.
Beginnen wir zunächst hier mit der Losgrößenabweichung, die bspw. dann entsteht, wenn eine andere Menge produziert wurde als die in der originären Standardpreiskalkulation verwendet wurde.
Die folgende Grafik stellt den Aufbau eines Fertigproduktes dar, welches für die nachfolgenden Darstellungen und Erläuterungen verwendet wird.
Der obenstehenden Grafik kann man entnehmen, dass für die Produktion des Fertigprodukts ein Rohmaterial mit Standardkosten in Höhe von $500 erforderlich ist. Daneben entstehen im Rahmen der Produktion $490 Montage- und $10 Rüstkosten.
Da die Rüstkosten unabhängig von der gefertigten Stückzahl sind, nehmen die Produktionskosten pro gefertigter Einheit mit zunehmender Produktionsmenge ab. Die folgende Grafik verdeutlicht diesen Zusammenhang für das eingangs dargestellte Beispielprodukt.
Werden nun von dem Fertigprodukt insgesamt 10 Stück gefertigt, so entstehen insgesamt Kosten in Höhe von $9910 [10$ Rüstkosten + 10 x ($500 Materialkosten + $490 Arbeitskosten)]. Die im folgenden Bildschirmdruck dargestellte Losgrößenvarianz in Höhe von $90 ist Ausdruck des weiter oben aufgezeigten Fixkostendegressionseffekts.
Ähnlich zu den vorherigen Beiträgen fasst die folgende Übersicht, die im Rahmen der Produktion durchgeführten Sachkontobuchungen zusammen.
Die farblich grau hervorgehobenen Buchungen heben sich gegenseitig auf und brauchen daher für die folgende Analyse nicht näher betrachtet werden.
Für Leser, die mit Buchungsdarstellungen weniger vertraut sind, wurden die obenstehenden Buchungen in die folgenden Bilanz- und GuV-Darstellungen ‚übersetzt‘.
Aus der obenstehenden Übersicht kann man einen Fertigwarenbestand in Höhe von $10000 auf dem Sachkonto 140670 entnehmen. Um diese Fertigerzeugnisse herzustellen wurden insgesamt $5000 an Rohmaterialien und $4910 an Arbeitskosten verbraucht. Die verbleibende Differenz zu den Standardkosten wurden der Losgrößenabweichung auf dem Konto 540630 zugeordnet.
Der weiter oben dargestellten Produktionskostenübersicht konnte man tatsächliche Produktionskosten in Höhe von $9910 entnehmen. Aus einer aktuellen Kostenbetrachtungsweise sind die Lagerbestände der Fertigwaren um $90 zu hoch bewertet.
Wird eines der produzierten Erzeugnisse später verkauft, so reduziert sich der Fertigwarenbestand entsprechend um $1000, die als Standardkosten für den Artikel hinterlegt wurden. Die nachfolgenden Finanzaufstellungen stellen diese Situation zur besseren Nachvollziehbarkeit nochmals dar.
Aus aktueller Kostenbetrachtungsweise fällt die Bestandsreduzierung und die Abgangskostenbuchung auf dem Konto 640650 zu hoch aus.
Um einen aktuellen Kostenwert zu erhalten ist es demnach erforderlich die Losgrößenabweichung (LSV) aufzuspalten, ähnlich wie dies im Beitrag zur Einkaufspreisabweichung aufgezeigt wurde. Die folgende Grafik stellt die im Beispielfall erforderliche Aufteilung der Losgrößenabweichung dar.
Aus Platz- und Vereinfachungsgründen wird die Einrichtung der für diese Aufteilung erforderliche Allokationsregeln nicht dargestellt und stattdessen auf die Ausführungen im ersten Beitrag dieser Reihe verwiesen. Wird die Allokationsregel schließlich verarbeitet, so ergibt sich das nachfolgende Bild in der Bilanz und GuV des Unternehmens.
Die obenstehende Bilanz- und GuV-Darstellung zeigt im Vergleich zu vorher einen um $81 niedrigeren Bestandswert der Fertigerzeugnisse auf. Diese Reduktion lässt sich aufgrund des Unterschiedes zwischen den tatsächlichen und den Standardkosten erklären [9 Stück x ($1000 – $991)].
Da die derart zugewiesene anteilige Losgrößenabweichung auf einem eigenen Sachkonto erfasst wurde, lässt sich eine parallele Bewertung nach Standardkosten und aktuellen Kosten realisieren.
Zu beachten ist an dieser Stelle auch, dass die Abgangskosten in Höhe von $1000 über eine anteilige Zuordnung der Losgrößenabweichung über das Konto 640651 korrigiert wurden.
Der nächste Beitrag beschäftigt sich den anderen im Rahmen von Produktionsbuchungen erfassten Standardkostenabweichungen und wie mit diesen im Rahmen des hier gewählten parallelen Bewertungsansatzes umzugehen ist.
28 Dienstag Mrz 2017
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Kostenänderungsabweichung, Lager, Lagerbewertung, Standardkosten
Die nächste Abweichungsart, die es im Rahmen des hier vorgestellten parallelen Bewertungsansatzes zu berücksichtigen gilt ist die sog. Kostenänderungsabweichung, welche durch die im Folgenden dargestellten beiden Ursachen hervorgerufen werden kann.
Ursache 1: Standardkostenpreisunterschiede zwischen verschiedenen Standorten
Standardkosten können in Dynamics AX derart eingerichtet werden, dass für einen Artikel unterschiedliche Kostenpreise pro Standort eingerichtet werden, um hierdurch Kostenunterschiede abzubilden, die bspw. durch unterschiedliche Transport- und Bewirtschaftungskosten entstehen.
Der nächste Bildschirmausdruck stellt eine solche Situation dar, bei der für einen bestimmten Artikel ein Kostenpreis von $100 für den Standort (site) 1 und ein Kostenpreis von $125 für den Standort 2 eingerichtet wurde.
Um die Auswirkungen dieser Kostenunterschiede auf den parallelen Bewertungsansatz zu untersuchen wurden zunächst 100 Stück des Artikels – der Einfachheit halber über ein Lagerkorrekturjournal – für den Standort 1 zugebucht. Die sich hieraus ergebenden Finanzaufstellungen können der folgenden Übersicht entnommen werden.
Nach der initialen Zugangsbuchung der Artikel wird in einem zweiten Schritt eine Umlagerung des Artikels von Standort 1 zu Standort 2 durchgeführt.
Ergebnis dieser Umlagerung ist ein Buchungsbeleg, welcher insgesamt zu einer Erhöhung des Lagerwertes in Höhe des Kostenpreisunterschiedes zwischen den Standorten führte. Die nächsten beiden Bildschirmausdrucke stellen dies nochmals zur besseren Nachvollziehbarkeit dar.
Bevor im Einzelnen darauf eingegangen wird, wie im Rahmen des hier dargestellten parallelen Bewertungsansatzes mit diesen Kostenänderungsvarianzen umzugehen ist, soll zunächst die zweite mögliche Ursache von Kostenänderungsvarianzen aufgezeigt werden.
Ursache 2: Kundenrücklieferung nach Standardkostenpreisanpassung
Kostenänderungsvarianzen können auch in solchen Fällen auftreten bei denen es vor der Rücklieferung eines Kunden zu Änderungen an den Standardkosten kommt.
Das folgende Beispiel stellt eine solche Situation dar, bei der zunächst 100 Stück eines zu Standardkosten von $100/Stück bewerteten Artikels über ein Lagerkorrekturjournal eingebucht wurden. Aus dieser Zubuchung ergaben sich – wie im vorherigen Beispielfall – die folgenden Finanzdarstellungen:
Im Anschluss an die Zugangsbuchung wurden 5 Stück des Artikels zu einem Verkaufspreis von $200 verkauft. Aufgrund des hinterlegten Standardkostenpreises von $100/Stück ergab sich folgendes Bild in der Bilanz und GuV.
Im dritten Schritt wurde nun eine Neubewertung der Standardkosten des Artikels von $100 auf $130 durchgeführt. Die sich hieraus ergebenden finanziellen Auswirkungen sind in den folgenden beiden Screenshots dargestellt.
Den beiden obenstehenden Bildschirmdrucken kann man einen um $2850 höheren Lagerbestandswert entnehmen, der sich wie folgt berechnet: 95 Stück x ($130-$100).
Nachdem die Standardkosten des Artikels erhöht wurden entschloss sich der Kunde 3 der insgesamt 5 verkauften Artikel zurückzusenden. Die Buchung der Rücksendung und der zugehörigen Gutschrift resultierte in dem in der folgenden Darstellung zusammengefassten Buchungsbeleg.
Die farblich grau hervorgehobenen Buchungen heben sich gegenseitig auf und brauchen daher für die folgende Analyse nicht näher betrachtet werden.
Die obenstehende Buchungszusammenfassung zeigt zum einen die aufgrund der Rücklieferung ausgelöste Umsatzkorrektur in Höhe von $600 auf (3 Stück x $200/Stück). Zum anderen kann der Buchungsdarstellung eine entsprechende Korrektur der Umsatzkosten und der Lagerbestandswerte entnommen werden.
Im Ergebnis verblieb aus der Rücklieferung ein um $90 höherer Lagerwert. Dies kann bspw. anhand des auf dem Konto 140450 gebuchten Abgangsbetrages identifiziert werden. Anders ausgedrückt resultierte der Verkauf und die Rücklieferung der drei Stück in einem Gewinnanstieg in Höhe von $90, welcher der folgenden Finanzaufstellung entnommen werden kann.
Nachdem die möglichen Ursachen von Kostenänderungsvarianzen dargestellt wurden stellt sich an dieser Stelle die Frage, wie mit diesen Varianzen im Rahmen des parallelen Bewertungsansatzes umzugehen ist.
Wie im vorherigen Beitrag erwähnt, reflektieren Unterschiede in Standardkostenpreisen regelmäßig keine Marktpreisunterschiede, sondern i.d.R. Unterschiede in Transport-, Bearbeitungskosten, usw.
Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass es im Rahmen einer aktuellen Kostenbewertung regelmäßig nicht zu Gewinnen und Verlusten aus der internen Umlagerung von Artikeln kommt. Das gleiche gilt für die identifizierte zweite Ursache von Kostenänderungsvarianzen. Anders ausgedrückt wird ein Unternehmen durch den Verkauf und die Rücknahme eines Artikels nicht reicher, wie dies im Fall von Standardkosten weiter oben aufgezeigt wurde.
Da Kostenänderungsvarianzen lediglich Zugangsbuchungen betreffen kann – ähnlich wie im vorherigen Beitrag – schlussgefolgert werden, dass die komplette Kostenänderungsvarianz über den Einsatz einer Allokationsregel von der GuV in die Bilanz zu übernehmen ist.
Im nächsten Beitrag werden die sich aus der Produktion von Standardkosten ergebenden Varianzen näher untersucht um zu entscheiden wie mit diesen Varianzen im Rahmen des hier vorgestellten parallelen Bewertungsansatzes umzugehen ist.
15 Mittwoch Mrz 2017
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Lager, Lagerbewertung, Neubewertungsabweichung, Standardkosten
Nachdem im vorherigen Beitrag der Umgang mit Einkaufspreisabweichungen im Rahmen einer parallelen Standardkosten- & aktuellen Kostenpreisbewertung aufgezeigt wurde, wird in diesem zweiten Beitrag der Umgang mit Neubewertungsabweichungen und deren Einfluss auf den hier vorgestellten parallelen Bewertungsansatz betrachtet.
Ausgangssituation:
Am Ende eines Geschäftsjahres soll der Standardkostenpreis eines Artikels von $100 auf $109 erhöht werden. Bei einem zweiten, ebenfalls zu Standardkosten geführten Artikel, soll eine Kostenpreisanpassung von $100 auf $95 erfolgen. Da sich von beiden Artikeln aktuell 100 Stück auf Lager befinden, ergibt sich vor der Durchführung der Neubewertung ein Lagerwert in Höhe von $20000, der aus der nachfolgend dargestellten Finanzauswertung entnommen werden kann.
Aus Vereinfachungsgründen wurden die Lagerbestände über ein Lagerregulierungsjournal eingebucht, welches zu den obenstehenden Bestands- und Erfolgsausweisen führte.
Die eigentliche Anpassung der Standardkosten wurde im Anschluss an die Zugangsbuchungen der Artikel in der Standardkosten-Nachkalkulationsversion durchgeführt. Der folgende Screenshot stellt diese Anpassung exemplarisch dar.
Nachdem die neuen Standardkostenpreise aktiviert wurden, ergab sich ein um $400 höherer Lagerbestandswert, welcher der folgenden Darstellung entnommen werden kann.
Der höhere Lagerbestandswert lässt sich zum einen aus der Werterhöhung des ersten Artikels [($109-$100) x 100 Stück] und zum anderen aus der Wertminderung des zweiten Artikels [($95-$100) x 100 Stück] erklären. Werden die derart neu bewerteten Artikel im Anschluss verkauft, so werden die neuen Standardkostenpreise für die Abgangsbuchungen herangezogen.
An dieser Stelle stellt sich nun die Frage, ob die Neubewertungsabweichung in der GuV verbleiben kann, oder ob diese ebenfalls (ähnlich der Einkaufspreisabweichung) aufgespalten und verteilt werden muss, um die Lagerbestände zu aktuellen Kosten zu bewerten?
Diese Frage lässt sich dergestalt beantworten, dass eine Aufspaltung und Verteilung der Neubewertungsabweichung regelmäßig nicht erforderlich ist, wenn die Anpassung der Standardkostenpreise an aktuelle Marktpreise erfolgt. Zuvor ermittelte und verteilte Einkaufspreisabweichungsbeträge sind in diesem Fall allerdings rückgängig zu machen, um eine Überkorrektur der zu ‚aktuellen‘ Standardkosten bewerteten Lagerbestände zu vermeiden.
In der Praxis passen Firmen ihre Standardkostenpreise regelmäßig nicht an aktuelle Markt-/Kostenpreise an. Andernfalls hätten sie von vornherein ein anderes Bewertungsmodell, wie z.B. LIFO, FIFO, usw. wählen können. Vor diesem Hintergrund kann man schlussfolgern, dass eine Anpassung der Neubewertungsabweichung erforderlich ist, um einen auf aktuellen Kosten basierenden Bestandswert zu erhalten. Eine wesentliche Frage, die sich in diesem Zusammenhang stellt ist, wie eine solche Anpassung erfolgen kann?
Nach Ansicht d. Verf. ist die gesamte Neubewertungsabweichung für eine auf aktuellen Kosten basierende Bestandsbewertung aus der GuV in die Bilanz zu übernehmen. Dies kann dadurch begründet werden, dass von der Neubewertung lediglich Zugangstransaktionen – d.h. nur solche Artikel, die sich gerade im Bestand oder in Bearbeitung befinden – betroffen sind. Über einen späteren Verkauf bzw. Verbrauch der Artikel wird die in die Bilanz übernommene Neubewertungsabweichung aufgrund des angepassten Standardkostenpreises sukzessive wieder eliminiert. Aufgrund dessen ist keine Aufspaltung und Verteilung der Neubewertungsvarianz ähnlich der im vorherigen Beitrag aufgezeigten Einkaufspreisvarianz erforderlich.
Der nächste Beitrag setzt die Analyse der Standardkostenabweichungen im Rahmen des hier vorgestellten parallelen Bewertungsansatzes fort.
05 Sonntag Mrz 2017
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Einkaufspreisabweichung, Lager, Lagerbewertung, Standardkosten
In einem früheren Beitrag wurde die Problemstellung einer parallelen Lagerbewertung nach unterschiedlichen Bewertungsprinzipien bereits im Detail aufgezeigt.
Während im vorherigen Beitrag im speziellen die russische sog. dual warehouse Funktion im Vordergrund stand und im Detail betrachtet wurde, soll im Rahmen dieses Beitrag ein alternativer Bewertungsansatz vorgestellt werden, der nicht auf landesspezifische Funktionen abstellt, sondern auf allgemein im Standard von Dynamics AX/365 for Operations Funktionen aufbaut.
Ausgangssituation:
Der nachfolgend vorgestellte alternative Bewertungsansatz basiert auf der Annahme, dass ein Unternehmen, welches seine Lagerbestände zu Standardkosten bewertet eine auf aktuellen Kosten basierende Lagerbewertung für externe Berichtszwecke benötigt.
Aus Gründen der einfacheren Nachvollziehbarkeit wird der vorgestellte alternative Bewertungsansatz basierend auf den folgenden Beispielbuchungen für einen Handelsartikel dargestellt.
(DOM = Day Of the Month)
Die erste Transaktion in der obenstehenden Darstellung repräsentiert eine Bestellung über 50 Stück des Artikels, der zu einem Preis von $110 eingekauft wird. Aufgrund der hinterlegten Standardkosten in Höhe von $100/Stück, ergibt sich aus dieser ersten Bestelltransaktion eine Einkaufspreisabweichung (Purchase Price Variance, PPV) in Höhe von $500.
Die zweite Transaktion stellt ebenfalls eine Bestellung über weitere 150 Stück des Artikels dar, die zu einem Preis von $95 eingekauft werden. Der wesentliche Unterschied zur ersten Bestelltransaktion besteht darin, dass für diese Zweite lediglich der Bestell-Lieferschein, nicht aber die Bestell-Rechnung gebucht wird.
Die dritte und vierte Beispieltransaktion umfassen Lagerkorrekturbuchungen, die zu keinerlei Einkaufspreisabweichung führen.
Im Anschluss an die beiden internen Lagerkorrekturbuchungen wurde erneut eine Bestellung über 250 Stück des Artikels zu einem Preis in Höhe von $105 erfasst, die in ihrer Gesamtheit zu einer Einkaufspreisabweichung in Höhe von $1250 führte.
Nach all den Zugangs- und internen Lagerkorrekturbuchungen wurden schließlich 50 Stück des Artikels verkauft. Aufgrund des hinterlegten Standardkostenpreises von $100/Stück wurde der Lagerwert entsprechend um $5000 reduziert.
Die folgende Übersicht fasst die sich aus den Beispieltransaktionen ergebenden Bilanz- und GuV-Darstellungen zusammen.
Aus der obenstehenden Übersicht kann zum einen ein zu Standardkosten bewerteter Lagerbestand in Höhe von $45000, sowie zum anderen eine Einkaufspreisabweichung (PPV) in Höhe von $1000 entnommen werden.
Nach der Darstellung dieser Finanzwerte ging ich zunächst daran einmal manuell einen theoretischen auf aktuellen Kosten basierenden Lagerbestandswert zu errechnen, um hierdurch einen Anhaltspunkt bzw. ein Gefühl für den ‚korrekten‘ Lagerwert zu erhalten.
Um dies zu realisieren wurde in einem ersten Schritt – ähnlich wie dies Dynamics AX/365 for Operations macht – vor jeder Abgangsbuchung ein durchschnittlicher Lagerwert bzw. Preis berechnet, mit dem im Anschluss die Abgangsbuchungen bewertet wurden. Die nachfolgende Übersicht stellt diese ‚Rechenübung‘ exemplarisch dar.
Zu beachten ist bei dieser manuellen Berechnung, dass sich je nach gewählter Durchschnittsberechnungsmethode ein anderer theoretischer Lagerwert ergibt. Wird die Durchschnittspreisberechnung bspw. derart durchgeführt, dass ein einziger Durchschnittspreis für alle Abgangsbuchungen verwendet wird, so ergibt sich ein Lagerwert in Höhe von $45849.06.
Diese Unterschiede sind für die nachfolgenden Darstellungen allerdings nur von sekundärer Bedeutung. Von primärer Bedeutung ist hingegen die Erkenntnis, dass die zu Standardkosten bewerteten Abgangswerte einer Anpassung bedürfen.
Wie eine solche Anpassung umgesetzt werden kann ist in der folgenden Übersicht dargestellt, die davon ausgeht, dass die gesamte Einkaufspreisabweichung (PPV) in zwei Teile aufgespalten werden kann. Zum einen in einen Teil, der den Lagerzugängen (receipts) zugeordnet werden kann und zum anderen in einen Teil, der den Lagerabgängen (issues) zugeordnet werden kann.
Der in der obenstehenden Darstellung aufgezeigte Betrag in Höhe von $868.85, welcher den Zugangsbuchungen (receipts) zugeordnet wurde, kann über eine einfache Dreisatzrechnung ermittelt werden ($868.85 = $1000/($53000+$8000) * $53000).
Im Rahmen dieser Berechnung ist zu beachten, dass sich ein geringfügig anderes Ergebnis einstellt, wenn die internen Zu- und Abgangsbuchungen – die zu keiner Einkaufspreisabweichung führten – aus der Berechnung herausgelassen werden. Die folgende Grafik zeigt die sich alternativ ergebenden anteiligen Einkaufspreisabweichungsbestandteile auf.
Ausgehend von der zuletzt aufgezeigten Aufspaltung der Einkaufspreisabweichung kann ein auf aktuellen Kosten basierender Lagerwert durch die Zuordnung des auf die Zugänge entfallenden Anteils der Einkaufspreisabweichung ermittelt werden. Diese Zuordnung und der sich insgesamt ergebende Lagerwert sind in der nachfolgenden Übersicht zusammenfassend dargestellt.
Nachdem von theoretischer Seite die Ableitung eines auf aktuellen Kosten basierenden Lagerwertes dargestellt wurde, stellt sich nun die Frage, wie dieser Bewertungsansatz in Dynamics AX/365 for Operations umgesetzt werden kann.
Diese Frage lässt sich dergestalt beantworten, dass hierfür die im Hauptbuch verfügbaren Allokationsregeln verwendet werden können.
Der folgende Screenshot zeigt die im Rahmen dieses Beitrags verwendete Allokationsregel auf, die von der sog. ‚basis‘ Allokationsmethode Gebrauch macht.
Das Einkaufspreisabweichungskonto (Nr. 540400) wurde im Rahmen der Einrichtung der Allokationsregel in der Quellmaske hinterlegt.
An dieser Stelle ist zu beachten, dass die Hinterlegung des Einkaufspreisabweichungskontos 540400 im Zusammenhang mit der Finanzdimension ‘itemgroup’ (Artikelgruppe) erfolgte. Diese Einrichtung führt streng genommen nicht zu einer Einzelbewertung des Artikels, sondern zu einer vereinfachten Gruppenbewertung gleichnamiger ‚trade‘ bzw. Handelsartikel. Aus Sicht des Verfassers lässt sich diese Vereinfachung allerdings mit den geltenden Rechnungslegungs- und Steuervorschriften vereinbaren. Darüber hinaus ist zu beachten, dass Finanzberichte an externe Adressaten regelmäßig nicht einen Einzelausweis aller bestandsgeführten Artikel vorsehen, sondern diese nach unterschiedlichen Gruppen zusammenfassen.
Um die Einrichtung der Allokationsregel fortzusetzen ist des Weiteren die Hinterlegung eines Verteilungskontos für die Einkaufspreisabweichung erforderlich. Bei dieser Hinterlegung ist darauf zu achten, dass nicht das originäre Einkaufspreisabweichungskonto hinterlegt wird.
Im letzten Einrichtungsschritt, sind schließlich die sog. Zielbeziehungen zu definieren, die im Beispielfall so vorgenommen wurden, dass eine verhältnismäßige Aufteilung der gesamten Einkaufspreisabweichung entsprechend den durchgeführten Zu- und Abgangsbuchungen erfolgte. Die beiden folgenden Screenshots fassen die hierfür vorgenommenen Einstellungen nochmals zusammen.
Im Rahmen des letzten Einrichtungsschrittes ist zu beachten, dass der den Zugängen zugeordnete Teil der Einkaufspreisabweichung auf ein Bilanzkonto (Nr. 140499) gebucht wird. Der den Abgängen zugeordnete Teil der Einkaufspreisabweichung verbleibt hingegen in der GuV – im Beispiel auf dem Konto 540401.
Wird die derart eingerichtete Allokationsregel schließlich aktiviert und verarbeitet, so erstellt Dynamics AX/365 for Operations ein Allokationsjournal mit folgendem Inhalt:
Die folgende Finanzdarstellung stellt die sich aus der durchgeführten Allokationsbuchung resultierenden Bilanz- und GuV-Darstellungen nochmals zusammenfassend dar.
Beurteilung:
Der im Rahmen dieses Beitrags vorgestellte parallele Bewertungsansatz setzt voraus, dass alle Artikel mit einer Finanzdimension für die dem Artikel zugeordnete Artikelgruppe bzw. Artikelnummer eingerichtet wurden. Darüber hinaus ist es erforderlich unterschiedliche Sachkonten für die Zugangs- und Abgangskonten zu verwenden.
Abgesehen von diesen Einrichtungsgesichtspunkten ergeben sich aus der Anwendung der dargestellten Bewertungsmethode die folgenden Nachteile:
Trotz dieser Nachteile erscheint der hier dargestellte Ansatz besser geeignet zu sein als alternative Vorgehensweisen denen der Verfasser im Laufe der Vergangenheit begegnet ist, wie z.B. die Entwicklung gesonderter de facto nicht nachvollziehbarer Lagerberichtsauswertungen, die als Grundlage für die Durchführung von Anpassungsbuchungen im Hauptbuch verwendet werden oder die Durchführung ‚kreativer‘ Excelberechnungen, um einen wie auch immer gearteten auf aktuellen Kosten basierenden Lagerwert zu ermitteln. Darüber hinaus ist zu beachten, dass n.M. des Verfassers der hier dargestellte Ansatz mit den sog. ‚specific identification‘, d.h. den Einzel- bzw. Gruppen-Bewertungsvorschriften von IFRS und US-GAAP im Einklang steht.
Im Rahmen des der nächsten Beiträge wird der hier vorgestellte Bewertungsansatz für weitere Standardkostenabweichungsarten dargestellt.
17 Mittwoch Aug 2016
Posted in Anlagen, Debitoren, Hauptbuch, Kreditoren
Während es im vorherigen Beitrag primär darum ging, wie man sicherstellen kann, dass nur bestimmte Benutzer bestimmte Buchungsjournale auswählen und buchen können, möchte ich im Rahmen dieses Beitrags aufzeigen, wie man Journale automatisiert buchen kann.
Die Funktionalität auf die nachfolgend eingegangen werden soll, kann man im Hauptbuch im Bereich der Journaleinträge unter dem Menüpunkt „Erfassungen buchen“ (bzw. in den Vorversionen unter dem gleichen Namen im Bereich der periodischen Aufgaben) finden.
Da die von Microsoft zu dieser Funktion bereitgestellten Informationen etwas dürftig sind und in der Vergangenheit des Öfteren Fragen zu dieser Funktion aufkamen, möchte ich im Rahmen dieses Beitrags die Funktionsweise der automatisierten & periodischen Buchungsfunktion anhand von Beispielen näher erläutern.
Hinweis: Nachfolgend wird lediglich die Verarbeitung von allgemeinen Hauptbuchjournalen aufgezeigt. Diese Verarbeitung kann allerdings auch auf die Buchung weiterer Journale angewendet werden. Siehe hierzu die Informationen auf der folgenden Seite.
Ausgangspunkt für die nachfolgenden Darstellungen ist die Erfassung von mehreren Buchungsjournalen, die teilweise vollständig korrekt („OK“), teilweise mit einzelnen fehlerhaften Buchungszeilen („Partly ok“) bzw. komplett fehlerhaft („Error“) angelegt wurden, indem bspw. das Gegenkonto nicht erfasst wurde. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.
Option 1: Selektion und Buchung der erfassten Journale
Um die erfassten Journale (soweit möglich) buchen zu können, wurden diese zunächst über die Funktion „Erfassungen buchen“ wie folgt ausgewählt…
… um den Buchungsprozess anschließend mit OK zu starten.
Ergebnis:
Ergebnis dieses Verarbeitungsprozesses war, dass alle fehlerfreien Journale gebucht und die mit Fehler behafteten Journale mit einem Fehlerprotokoll entsprechend ungebucht stehen blieben. Wurden weitere fehlerfrei erstellte Journale angelegt, so fand keine weitere automatisierte Buchung dieser Journale statt.
Option 2: Selektion und Buchung der erfassten Journale mit Hilfe eines Batchjobs
Um auch später angelegte Journale automatisiert buchen zu können wurden zunächst die fehlerhaften stehen gebliebenen Journale gelöscht und erneut fünf Buchungsjournale in gleicher Weise wie zuvor angelegt und ausgewählt. Siehe den folgenden Screenshot.
Im Gegensatz zu vorher wurde nun allerdings die Buchungsverarbeitung der Journale über einen Stapelvearbeitungslauf gesteuert, der im 5-Minutentakt lief.
Ergebnis:
Wie zuvor wurden lediglich die drei fehlerfreien Journale gebucht und die beiden fehlerhaften Journale blieben ungebucht stehen.
Wurde nun ein neues fehlerfreies Buchungsjournal angelegt, …
…so passierte trotz des eingerichteten Stapelverarbeitungslaufes nichts weiter, weil der Verarbeitungslauf nach den ersten identifizierten fehlerhaften Journalen – im Beispiel Journal Nr. 183 und Nr. 186 – abgebrochen wurde.
Option 3: Wie Option 2 allerdings mit dem Parameter Übertragungsfehler aktiviert
Nachdem die Verarbeitung weiterer neu angelegter Journale über die vorherigen Einstellungen nicht funktionierte, habe ich im nächsten Schritt die alten und ungebuchten Journale gelöscht, um anschließend fünf neue Buchungsjournale in gleicher Weise wie zuvor anzulegen. Im Gegensatz zu vorher wurde die Buchungsverarbeitung diesmal mit den aktivierten Übertragungsfehler-Parametern gestartet, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.
Ergebnis:
Nachdem auch hier die fehlerhaften Journale erwartungsgemäß nicht gebucht wurden und ich ein neues Buchungsjournal angelegt habe…
… wurde leider auch dieses neue Journal nicht gebucht, da der Batchprozess aufgrund der fehlerhaften vorherigen Journalverarbeitung erneut abbrach.
Hinweis: Der wesentliche Unterschied zwischen dieser und der vorherigen Buchungs-Option 2 besteht darin, dass die korrekt im teilweise fehlerhaften Buchungsjournal Nr. 189 erfassten Buchungen gebucht und die in diesem Journal enthaltenen Fehler in ein neues Journal mit der Nr. 191 übertragen wurden. Siehe hierzu auch nochmals die obenstehenden Screenshots.
Option 4: Wie Option 3 allerdings mit den Parameter „späte Auswahl“ und Übertragungsfehler aktiviert
Nachdem ich alle ungebuchten Journale nochmals gelöscht und neue Journale angelegt habe, wurde der Buchungsprozess schließlich mit der folgenden geänderten Parameterauswahl gestartet:
Hinweis: Mit der Umstellung des Parameters “späte Auswahl” auf JA sind die im oberen Fensterbereich ursprünglich ausgewählten Journale nicht mehr sichtbar.
Ergebnis:
Wie zuvor blieben auch in diesem Fall die beiden vorherigen vollständigen bzw. teilweise fehlerhaften Journale bzw. Journalzeilen ungebucht stehen; neu angelegte fehlerfreie Journale – im Beispiel Journal Nr. 196 – wurden allerdings gebucht, wie die folgenden beiden Screenshots aufzeigen.
Hinweis: Da der Batchverarbeitungslauf allerdings nach wie vor auf eine Verarbeitungszeit von wenigen Minuten eingestellt ist, läuft er alle paar Minuten auf einen Fehler. Siehe hierzu den nächsten Screenshot.
Falls für eine fehlerhafte Batchverarbeitung Warn- bzw. Email-Nachrichten eingerichtet wurden – dies ist derzeit in AX7 nicht möglich – bedeutet dies, dass eine Vielzahl an (unnötigen) Warn- und Fehlermeldungen generiert wird, die ihr Email-Postfach sprichwörtlich überfluten können.
