10 Sonntag Feb 2019
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Der dritte und letzte Beitrag zu Hauptbuchjournalimporten mit der Hilfe von Electronic Reporting zeigt auf, wie man Splitbuchungen in MSDyn365FO Hauptbuchjournale importieren kann.
01 Freitag Feb 2019
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Der zweite Beitrag setzt den ersten unmittelbar fort und zeigt auf wie man mit Hilfe von Electronic Reporting Hauptbuchjournale in MSDyn365FO erstellen kann die Buchungen auf Debitoren-, Kreditoren- und Bankkonten ausführen.
24 Donnerstag Jan 2019
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In diesem Beitrag betrachten wir, wie man Hauptbuchjournale erstellen und die zugehörigen Hauptbuchjournalzeilen in MSDyn365FO mit der Hilfe von Electronic Reporting importieren kann. Ein wesentlicher Vorteil dieser Importmethode besteht darin, dass sie den Import wesentlich schneller ausführt als das Standard Excel Journal Add-in. Darüber hinaus brauchen die Hauptbuchjournale nicht vorher angelegt werden, sondern können in einem einzigen Verarbeitungslauf zusammen mit den Journalzeilen importiert werden. Schließlich ergeben sich weitere Vorteile aus der Flexibilität und Anzahl der erstellbaren Journalvorlagen.
19 Freitag Okt 2018
Posted in Hauptbuch, Management Reporter
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In diesem Beitrag zeige ich auf, wie man einen Eigenkapitalspiegel in MSDyn365FO mit Hilfe des Management Reporters erstellen kann. Der Beitrag legt einen wesentlichen Fokus auf den Aufbau des Management Reporter Berichts, der verschiedene Zwischensummen berechnet, die sich auf unterschiedliche Perioden beziehen. Die in diesem Beitrag beispielhaft aufgezeigten Berechnungen lassen sich auch für andere Berichtszwecke nutzen, wie bspw. die Erstellung eines Kapitalflussrechnungsberichts oder die Erstellung eines Rückstellungsspiegels.
01 Sonntag Apr 2018
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In diesem Beitrag zeige ich ihnen auf, wie sie ihre Buchungsperioden – mit der Hilfe von MS-Flow – automatisch für Buchungen sperren können.
08 Donnerstag Feb 2018
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In diesem zweiten Teil zur MS Outlook Synchronisation betrachten wir, wir man die Synchronisation von Aufgaben zwischen D365FO und MS Outlook im Rahmen des Monatsabschlussprozesses nutzen kann.
14 Sonntag Jan 2018
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In diesem Beitrag wird dargestellt wie bestimmte Mitarbeiter z.B. über neu angelegte Sachkonten benachrichtigt werden können. Obwohl derzeit weder Alerts noch D365FO MS Flow Trigger verfügbar sind kann mit Hilfe der D365FO Standardfunktionen sowie MS Flow eine entsprechend Benachrichtigung bereits jetzt schon erfolgen ohne dass irgendeine Anpassung erforderlich ist. Aber sehen sie selbst…
07 Donnerstag Dez 2017
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Innerhalb dieses Beitrags möchte ich einige Erfahrungen teilen, auf die ich im Rahmen des Excel-Imports von Buchungszeilen in allgemeine Hauptbuchjournale gestoßen bin. Das Ganze begann damit, dass ich zunächst die im Standard verfügbaren Exceljournal-Vorlagen für die Aufbereitung und den Import von Journalbuchungen nutzen wollte.
Nachdem ich zunächst eine einfache Buchungszeile im Journal erstellt hatte testete ich den Excel-Vorlagen Export und stellte fest, dass die Vorlage (1) einen Verweis auf das Journal und (2) einen Verweis auf das im Journal verwendete Sachkonto enthielt.
Soweit funktionierte alles wie erwartet. Anstatt jedoch nur Sachkonten zu erfassen wollte ich neben Sachkonten auch (a) Finanzdimensionen in Excel eingeben und hochladen können. Darüber hinaus wollte ich über die Excel-Vorlage auch (b) neue Hauptbuchjournale erstellen können. Im Folgenden betrachten wir uns im Detail, wie die beiden Punkte (a) und (b) realisiert werden können.
(a) Erfassung von Sachkonten und Finanzdimensionen
Mein erstes Problem der Erfassung von Sachkonten und Finanzdimensionen konnte relativ einfach über die Erweiterung der Vorlage um das account display value Feld erreicht werden, wie dies im nächsten Screenshot dargestellt ist.
Bei näherer Betrachtung stellte sich allerdings heraus, dass die Nutzung des account display value Feldes zwar mein Problem löste, die Erfassung meiner Buchungszeilen zunächst allerdings scheinbar nicht vereinfachte, weil ich die Kombination der verschiedenen Finanzdimensionsgrößen wie Kostenstelle, Kostenträger, usw. nicht auswendig kannte. Eine Hilfestellung bot mir hier die Finanzdimensionskonfigurationsmaske im Hauptbuch, welche das Format der zu verwendenden Finanzdimensionen aufzeigte.
Nachdem ich die richtige Aneinanderreihung von Sachkonto und Finanzdimensionen ausfindig machen konnte, musste ich allerdings feststellen, dass das Office Add-in keine Hilfestellung bei der Eingabe bereitstellte und Hinweise auf die verfügbaren bzw. zulässigen Finanzdimensionswerte gab. Glücklicherweise ließ sich auch für diese Problemstellung relativ rasch eine Lösung finden, die in Form einer kleinen Anpassungsprogrammierung bestand, welche auf der folgenden Webseite näher beschrieben ist. https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/unified-operations/dev-itpro/financial/dimensions-overview.
Der folgende Screenshot zeigt beispielhaft das Ergebnis dieser Anpassungsprogrammierung aus einer anderen D365 Umgebung auf und stellt dar, dass sowohl Sachkonten als auch Finanzdimensionen in eigenen Feldern und mit Hilfe eines Verweises auf die zulässigen Finanzdimensionsgrößen in der Excel-Vorlage dargestellt werden.
Nachdem ich scheinbar alle Probleme meiner ersten Zielsetzung lösen konnte, musste ich beim erneuten Öffnen eines anderen Buchungsjournals feststellen, dass all meine vorgenommenen Anpassungen verschwunden waren und nicht automatisch in der Vorlage abgespeichert wurden.
Um auch dieses Problem zu lösen ging ich daran eine eigene Excel-Vorlage zu erstellen. Es stellte sich schnell heraus, dass dies einfacher war als gedacht, da man die bestehenden Vorlagen nutzen und erweitern konnte. Hierfür ist es erforderlich im Allgemeinen Modul die Dokumentenvorlage zu öffnen, die entsprechende Vorlage herauszusuchen…
… und zu exportieren.
Beim Export der Vorlage ist insbesondere auf den Dateinamen zu achten, da er später beim Import der modifizierten Vorlage eine entscheidende Rolle spielt. Hierzu später mehr.
In meinem Beispiel habe ich die Vorlage unter gleichem Namen mit der Endung L1 abgespeichert und die entsprechende Zahlenkombination aus dem Dateinamen gelöscht.
Anschließend habe ich die Vorlage geöffnet und entsprechend modifiziert.
Danach ging ich daran das modifizierte Excel-Dokument als neue Vorlage in D365 bereitzustellen. Diese Bereitstellung kann über die Erstellung einer neuen Vorlage und der Auswahl der überarbeiteten Exceldatei erfolgen, wie dies im nächsten Screenshot beispielhaft dargestellt ist.
Bitte beachten Sie, dass der Vorlagen Name automatisch mit dem Namen der hochgeladenen Datei befüllt wird. In meinem Beispiel mit dem Dateinamen, der mit L1 endet. Um die Vorlage später nutzen zu können ist es entscheidend die hinzugefügte Endung zu löschen und die Vorlage genau wie die mit der Standardapplikation ausgelieferten Vorlage zu bezeichnen. Andernfalls funktioniert die Nutzung der Vorlage nicht.
Unter der Annahme, dass sie alle erwähnten Klippen soweit umschiffen konnten, können sie nach dem Hochladen der neuen Vorlagendatei diese schließlich nutzen um Buchungen zu erfassen und nach D365 zu veröffentlichen. Die nächsten Screenshots zeigen dies exemplarisch auf.
(b) Erstellung neuer Hauptbuchjournale
Die soeben aufgezeigte Nutzung von Excel-Vorlagen zur Erfassung von Buchungen ist soweit sehr nützlich. Bislang waren allerdings alle meine Vorlagen immer mit einem bestehenden Journal verknüpft. Meine ursprüngliche Zielsetzung bestand nun allerdings auch darin neue Hauptbuchjournale mit Hilfe der Excel-Vorlage zu erstellen.
Im Folgenden betrachten wir uns, wie die Erstellung von neuen Journalen mit Hilfe der Excel-Vorlage umgesetzt werden kann. Um dies nicht zu einfach zu machen, werden wir ein bestehendes Journal exportieren um die dort gebuchten Zeilen in ein neues Journal zu importieren und dort zu buchen. Mein erster Schritt bestand demnach darin ein beliebiges bereits gebuchtes Journal auszuwählen und die Buchungszeilen in die neu erstellte Excel-Vorlage zu importieren.
Anschließend positionierte ich meinen Cursor in den Kopfbereich der Vorlage, wählte ‚Neu‘ im Office-Add in und veröffentlichte die Änderung.
Nach der Veröffentlichung wurde nun eine neue Journalnummer (00459) sichtbar…
… und im D365 Webclient konnte man ein neu erstelltes Journal identifizieren.
Für die Erstellung neuer Journale steht standardmäßig kein Lookup zur Verfügung. Um neue Journale über die Excel-Vorlage erstellen zu können muss demnach der Name des Journals – im Beispiel GenJrn – bekannt sein.
Nach der ersten Euphorie über das neu erstellte Journal stellte sich bald schon allerdings die Ernüchterung ein. Diese Ernüchterung lag darin begründet, dass ich die bestehenden Journalzeilen löschen, modifizieren und veröffentlichen wollte, die Veröffentlichung allerdings nicht glückte. Stattdessen wurde eine Menge an Fehlermeldungen in der Excelvorlage angezeigt. Nach der Analyse der Fehlermeldungen kam ich auf den Gedanken, dass mit der Verknüpfung des Journalkopfs und den Journalzeilen nicht stimmen konnte. Um dies zu prüfen, habe ich das journal batch number Feld in die Excel-Vorlage eingebaut. Nach einer Aktualisierung der Daten zeigte sich, dass die Zeilen nach wie vor die Verknüpfung zum alten Journal (Nr. 00001) aufwiesen. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.
Durch die Änderung der bestehenden Journalzeilen habe ich demnach versucht bereits gebuchte Transaktionen zu ändern, was D365 erwartungsgemäß nicht erlaubte. Um nun die Buchungszeilen in mein neu erstelltes Journal hochladen zu können habe ich die bestehenden Journalzeilen kopiert, an das Ende der Vorlage gestellt und mit einer neuen Journalnummer und einem neuen Buchungsdatum versehen.
Die so modifizierten Daten ließen sich schließlich nach D365 hochladen und entsprechend buchen.
Ich hoffe, dass Ihnen die hier vorgestellten Erfahrungen rund um die Excel-Vorlagen helfen ähnliche Fettnäpfchen zu umgehen. Bis zum nächsten Beitrag.
17 Montag Apr 2017
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Lager, Lagerbewertung, Mengenabweichung, Preisabweichung, Standardkosten, Substitutionsabweichung
Da sich die anderen produktionsbezogenen Standardkostenabweichungen für den hier gewählten parallelen Bewertungsansatz grundsätzlich nicht unterscheiden, werden diese zusammen im Rahmen dieses Beitrags abgehandelt.
Für die Abbildung und Analyse der Preis-, Mengen- und Substitutionsabweichung wurde hierfür der gleiche Artikel verwendet, der bereits im Rahmen des vorherigen Beitrags verwendet wurde. Im Gegensatz zum vorherigen Produktionsprozess wurden allerdings die folgenden Änderungen vorgenommen:
Weitere typische Ursachen für produktionsbezogene Standardkostenabweichungen können der folgenden Webseite entnommen werden: https://technet.microsoft.com/en-us/library/gg213654.aspx
Der folgende Screenshot zeigt die insgesamt aufgetretenen Produktionskosten in Höhe von $1640, sowie die zugehörigen Preis-, Mengen- und Substitutionsabweichungen auf.
Wie zuvor fasst die folgende Buchungsübersicht die im Rahmen der Produktion durchgeführten Sachkontobuchungen auf.
Die farblich grau hervorgehobenen Buchungen heben sich gegenseitig auf und brauchen daher für die folgende Analyse nicht näher betrachtet werden.
Für Leser, die mit Buchungsdarstellungen weniger vertraut sind, wurden die obenstehenden Buchungen in die folgenden Bilanz- und GuV-Darstellungen ‚übersetzt‘.
Aus den obenstehenden Finanzaufstellung kann man entnehmen, dass der Lagerbestandswert der produzierten Erzeugnisse in Höhe von $1000 vergleichsweise zu niedrig für eine auf aktuellen Kosten basierende Lagerbewertung ist ($1640). Aufgrund dessen ist auch für die Preis-, Mengen- und Substitutionsabweichung eine Verteilung wie im vorherigen Beitrag aufgezeigt erforderlich um einen aktuellen Kostenausweis in den Finanzberichten zu erhalten.
Auf das obenstehende Beispiel angewendet würde dies dazu führen, dass die komplette die Preis-, Mengen- und Substitutionsabweichung von der GuV in die Bilanz übernommen werden müsste, weil lediglich eine einzige Zugangs-, aber keinerlei Abgangstransaktion erfasst wurde. Für den Fall dass mehrere Artikel produziert und teilweise schon verkauft wurden, müsste nur ein Teil der verschiedenen Abweichungen in die Bilanz übernommen werden. Da die Einrichtung der hierfür erforderlichen Allokationsregel in gleicher Weise vorgenommen werden kann, wie dies bereits in den vorherigen Beiträgen aufgezeigt wurde, wird an dieser Stelle auf eine detaillierte Darstellung verzichtet.
Zusammenfassung:
In diesem und den vorherigen Beiträgen wurde aufgezeigt wie Unternehmen, welche ihre Lagerbestände primär zu Standardkosten bewerten einen parallelen auf aktuellen Kosten basierenden Bestandswert erhalten können. Die folgende Grafik fasst die hierfür erforderlichen Verteilungen der unterschiedlichen Abweichungsarten nochmals überblicksartig zusammen.
In der obenstehenden Grafik werden die unterschiedlichen Abweichungsarten dahingehend unterschieden ob diese intern oder extern entstehen.
Als intern wurden hierbei die Neubewertungs- und Kostenänderungsvarianz klassifiziert. Externe Abweichungsarten stellen hingegen solche dar, die entweder einen unmittelbaren Bezug zum Beschaffungsmarkt (Einkaufspreisvarianz) oder einen mittelbaren Bezug zum Absatzmarkt aufweisen.
Wie oben aufgezeigt müssen die als intern bezeichneten Varianzen für eine parallele Lagerbewertung vollständig in die Bilanz übernommen werden. Die als extern klassifizierten Abweichungen bedürften hingegen einer Aufteilung in die Bilanz und GuV entsprechend den Zugangs- und Abgangsbuchungen, um einen aktuellen Kostenbewertungsansatz zu erhalten.
Zusammenfassend kann somit festgehalten werden, dass eine parallele Lagerbewertung für Unternehmen, die Standardkosten einsetzen über die Anwendung der Allokationsregeln im Standard von Dynamics AX/365 for Operations realisiert werden kann ohne dass weitergehende Systemanpassungen hierfür erforderlich wären.
Ich hoffe dass sie die ein oder andere nützliche Information aus diesem und den vorherigen Beiträgen entnehmen konnten. Bis zum nächsten Beitrag.
07 Freitag Apr 2017
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Nachdem in den vorherigen Beiträgen interne und einkaufsbezogene Standardkostenabweichungen betrachtet wurden, werden im Rahmen dieses und der folgenden Beiträge produktionsbezogene Standardkostenabweichungen analysiert.
Beginnen wir zunächst hier mit der Losgrößenabweichung, die bspw. dann entsteht, wenn eine andere Menge produziert wurde als die in der originären Standardpreiskalkulation verwendet wurde.
Die folgende Grafik stellt den Aufbau eines Fertigproduktes dar, welches für die nachfolgenden Darstellungen und Erläuterungen verwendet wird.
Der obenstehenden Grafik kann man entnehmen, dass für die Produktion des Fertigprodukts ein Rohmaterial mit Standardkosten in Höhe von $500 erforderlich ist. Daneben entstehen im Rahmen der Produktion $490 Montage- und $10 Rüstkosten.
Da die Rüstkosten unabhängig von der gefertigten Stückzahl sind, nehmen die Produktionskosten pro gefertigter Einheit mit zunehmender Produktionsmenge ab. Die folgende Grafik verdeutlicht diesen Zusammenhang für das eingangs dargestellte Beispielprodukt.
Werden nun von dem Fertigprodukt insgesamt 10 Stück gefertigt, so entstehen insgesamt Kosten in Höhe von $9910 [10$ Rüstkosten + 10 x ($500 Materialkosten + $490 Arbeitskosten)]. Die im folgenden Bildschirmdruck dargestellte Losgrößenvarianz in Höhe von $90 ist Ausdruck des weiter oben aufgezeigten Fixkostendegressionseffekts.
Ähnlich zu den vorherigen Beiträgen fasst die folgende Übersicht, die im Rahmen der Produktion durchgeführten Sachkontobuchungen zusammen.
Die farblich grau hervorgehobenen Buchungen heben sich gegenseitig auf und brauchen daher für die folgende Analyse nicht näher betrachtet werden.
Für Leser, die mit Buchungsdarstellungen weniger vertraut sind, wurden die obenstehenden Buchungen in die folgenden Bilanz- und GuV-Darstellungen ‚übersetzt‘.
Aus der obenstehenden Übersicht kann man einen Fertigwarenbestand in Höhe von $10000 auf dem Sachkonto 140670 entnehmen. Um diese Fertigerzeugnisse herzustellen wurden insgesamt $5000 an Rohmaterialien und $4910 an Arbeitskosten verbraucht. Die verbleibende Differenz zu den Standardkosten wurden der Losgrößenabweichung auf dem Konto 540630 zugeordnet.
Der weiter oben dargestellten Produktionskostenübersicht konnte man tatsächliche Produktionskosten in Höhe von $9910 entnehmen. Aus einer aktuellen Kostenbetrachtungsweise sind die Lagerbestände der Fertigwaren um $90 zu hoch bewertet.
Wird eines der produzierten Erzeugnisse später verkauft, so reduziert sich der Fertigwarenbestand entsprechend um $1000, die als Standardkosten für den Artikel hinterlegt wurden. Die nachfolgenden Finanzaufstellungen stellen diese Situation zur besseren Nachvollziehbarkeit nochmals dar.
Aus aktueller Kostenbetrachtungsweise fällt die Bestandsreduzierung und die Abgangskostenbuchung auf dem Konto 640650 zu hoch aus.
Um einen aktuellen Kostenwert zu erhalten ist es demnach erforderlich die Losgrößenabweichung (LSV) aufzuspalten, ähnlich wie dies im Beitrag zur Einkaufspreisabweichung aufgezeigt wurde. Die folgende Grafik stellt die im Beispielfall erforderliche Aufteilung der Losgrößenabweichung dar.
Aus Platz- und Vereinfachungsgründen wird die Einrichtung der für diese Aufteilung erforderliche Allokationsregeln nicht dargestellt und stattdessen auf die Ausführungen im ersten Beitrag dieser Reihe verwiesen. Wird die Allokationsregel schließlich verarbeitet, so ergibt sich das nachfolgende Bild in der Bilanz und GuV des Unternehmens.
Die obenstehende Bilanz- und GuV-Darstellung zeigt im Vergleich zu vorher einen um $81 niedrigeren Bestandswert der Fertigerzeugnisse auf. Diese Reduktion lässt sich aufgrund des Unterschiedes zwischen den tatsächlichen und den Standardkosten erklären [9 Stück x ($1000 – $991)].
Da die derart zugewiesene anteilige Losgrößenabweichung auf einem eigenen Sachkonto erfasst wurde, lässt sich eine parallele Bewertung nach Standardkosten und aktuellen Kosten realisieren.
Zu beachten ist an dieser Stelle auch, dass die Abgangskosten in Höhe von $1000 über eine anteilige Zuordnung der Losgrößenabweichung über das Konto 640651 korrigiert wurden.
Der nächste Beitrag beschäftigt sich den anderen im Rahmen von Produktionsbuchungen erfassten Standardkostenabweichungen und wie mit diesen im Rahmen des hier gewählten parallelen Bewertungsansatzes umzugehen ist.
