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Da das Jahresende unmittelbar vor der Tür steht habe ich mir überlegt etwas zum Jahresabschluss und im speziellen zu den Primobuchungen in Dynamics AX zu schreiben. Die erwähnte Primobuchungsfunktionalität kann man in Dynamics AX unter den periodischen Hauptbuchfunktionen wie im folgenden Screenshot dargestellt finden. 
Im Zusammenhang mit der Primobuchungsfunktion sollen nachfolgend die folgenden Fragen anhand von Beispieldaten beantwortet werden:
- Welche Auswirkung hat die Aktivierung bzw. Deaktivierung des Parameters „Jahresabschlussbuchungen bei Umbuchung löschen“?
- Welchen Effekt hat die Aktivierung bzw. Deaktivierung des Parameters „Abschussbuchungen bei Umbuchung erstellen“?
- Was ist der Unterschied zwischen der Auswahl „Schließen->Öffnen“ und „Zurücksetzen“ in der Primobuchungsmaske?
- Welchen Effekt hat die Auswahl einer speziellen Finanzdimension auf die im Rahmen des periodischen Primobuchungsprozesses generierten Buchungen?
- Welche Auswirkung hat die Hinterlegung eines Eröffnungskontos im Kontenplan auf den Jahresabschlussprozess?
Beispieldaten
Um die eingangs gestellten Fragen zu beantworten wurden zunächst die Bilanz-Anfangsbestände in einem ersten Schritt in Dynamics AX erfasst. Anschließend wurde im zweiten Schritt – aus Vereinfachungs- und Darstellungsgründen – eine einzige Verkaufstransaktion gebucht, bevor im dritten Schritt die Primobuchungen zum ersten Mal verarbeitet und gebucht wurden. Aufgrund einer von den Wirtschaftsprüfern geforderten und im vierten Schritt gebuchten Anpassungsbuchung wurden im fünften Schritt die Primobuchungen erneut verarbeitet. Die nachfolgende Prozessdarstellung fasst die durchgeführten Schritte nochmals überblicksartig zusammen.
In den beiden folgenden Screenshots werden die durchgeführten Prozessschritte nochmals aus buchhalterischer Sicht zusammengefasst dargestellt. Für die Interpretation dieser Daten gilt es die folgenden Vereinbarungen zu berücksichtigen:
- Neben vierstelligen Sachkonten wurden alle Buchungen mit einer dreistelligen Finanzdimension erfasst. Die Kombination 1000-001 repräsentiert bspw. das Sachkonto „Anlagevermögen“ und die Geschäftseinheit „001“.
- Aus Darstellungs- und Vereinfachungsgründen wurde die denkbar einfachste Bilanz- und Gewinn- und Verlustrechnungsstruktur (GuV) gewählt, die im Wesentlichen aus einem Anlage- und Umlagevermögenskonto auf der Aktivseite und einem Eigen- und Fremdkapitalkonto auf der Passivseite der Bilanz besteht. Für die GuV wurden lediglich ein Umsatzerlös- und ein Kostenkonto verwendet.
Fragestellung 1: Welche Auswirkung hat die Aktivierung bzw. Deaktivierung des Parameters „Jahresabschlussbuchungen bei Umbuchung löschen“?
Unabhängig davon ob der Parameter „Jahresabschlussbuchungen bei Umbuchungen löschen“ aktiviert ist oder nicht, generiert Dynamics AX den folgenden Buchungsbeleg bei der erstmaligen Verarbeitung der Primobuchungen:
Der im vorstehenden Screenshot dargestellte Buchungsbeleg zeigt die Vortragsbuchuchungen zum 01. Januar des Folgejahres auf. Diesem Beleg ist zu entnehmen, dass der Gewinn des Vorjahres in Höhe von 600 EUR auf das Bilanzkonto 2100 zusammen mit der Finanzdimension 001 übertragen wird.
Nach Durchführung der von den Prüfern geforderten Anpassungsbuchung werden die Primobuchungen erneut verarbeitet um hierdurch die Veränderungen an den Anfangssalden im neuen Jahr korrekt darzustellen. Im Rahmen dieses zweiten Verarbeitungslaufes der Primobuchungen werden in Abhängigkeit von der Aktivierung bzw. Nicht-Aktivierung des Parameters „Jahresabschlussbuchungen bei Umbuchung löschen“ unterschiedliche Belege generiert, die nachfolgend erläutert werden.
Fall 1: Parameter „Jahresabschlussbuchungen bei Umbuchung löschen“ ist aktiviert
Ist der Parameter aktiviert, so löscht Dynamics AX den zuvor erstellten Vortragsbuchungsbeleg und erstellt einen neuen.
Fall 2: Parameter „Jahresabschlussbuchungen bei Umbuchung löschen“ ist nicht aktiviert
Ist der Parameter hingegen nicht aktiviert, so generiert Dynamics AX einen zusätzlichen Vortragsbuchungsbeleg, lässt den zuvor erstellten allerdings unverändert bestehen.
Obwohl die Löschung von gebuchten Belegen regelmäßig gegen geltende Buchhaltungsvorschriften verstößt, findet man in der Praxis häufig Systeme bei denen der angesprochene Parameter aktiviert ist. Aufgrund der angesprochenen Löschungsproblematik besteht die „best practice“ Einstellung nach Meinung des Verf. darin diesen Parameter nicht zu aktivieren.
Fragestellung 2: Welchen Effekt hat die Aktivierung bzw. Deaktivierung des Parameters „Abschlussbuchung bei Umbuchung erstellen“?
Um den Unterschied in der Aktivierung bzw. Nicht-Aktivierung des zweiten im Rahmen dieses Beitrags angesprochenen Parameters darzustellen, wurden die zuvor dargestellten und durchgeführten Buchungen in einem anderem Geschäftsjahr wiederholt, um anschließend den ersten Primobuchungslauf zu verarbeiten.
Fall 1: Parameter „Abschlussbuchungen bei Umbuchung erstellen“ ist nicht aktiviert
Für den Fall das der Parameter nicht aktiviert ist ergeben sich die gleichen Vortragsbuchungen die bereits weiter oben dargestellt wurden.
Fall 2: Parameter „Abschlussbuchungen bei Umbuchung erstellen“ ist aktiviert
Ist der Parameter hingegen aktiviert, so erstellt Dynamics AX zum 31. Dezember des Vorjahres die im folgenden Screenshot gelb hervorgehobenen Zusatzbuchungen.
Diese Zusatzbuchungen stellen sicher dass alle Sachkonten bereits zum Ende des Vorjahres in der Abschlussperiode gegen das Gewinn-/Verlustkonto (2100-001) gebucht werden bevor der Übertrag der Salden in das neue Jahr erfolgt.
Eine unmittelbare Auswirkung haben diese Zusatzbuchungen auf die Kontendarstellung in der Zwischenbilanz, da aufgrund der durchgeführten Umbuchungen kein Abschlusssaldo mehr identifiziert werden kann.
Aus auswertungstechnischen Gründen erscheint es daher sinnvoll den Parameter “Abschlussbuchungen bei Umbuchungen erstellen” nicht zu aktivieren um dadurch sicherzustellen, dass es im Ausweis der Zwischenbilanz nicht zu einer Vermischung von Abschluss- und Vortragsbuchungen kommt.
Fragestellung 3: Was ist der Unterschied zwischen der Auswahl „Schließen->Öffnen“ und „Zurücksetzen“ in der Primobuchungsmaske?
Die dritte hier aufgeworfene Frage lässt sich sehr schnell und einfach dergestalt beantworten dass die Auswahl “zurücksetzen” keine automatisierten Vortragsbuchungen generiert und diese daher vom Anwender manuell zu erfassen sind. Abgesehen von Testszenarien sollte nach Meinung des Verf. daher immer die Auswahl „Schließen->Öffnen“ getroffen werden.
Fragestellung 4: Welchen Effekt hat der Auswahl einer speziellen Finanzdimension auf die im Rahmen des periodischen Primobuchungsprozesses generierten Buchungen?
Wird im Finanzdimensionsreiter der Primobuchungsmaske eine bestimmte Finanzdimension ausgewählt, wie dies im folgenden Screenshot beispielhaft dargestellt ist, …
… so verwendet Dynamics AX die ausgewählte Finanzdimension für die Vortragsbuchung des Gewinns bzw. Verlustes des Vorjahres. Alle anderen Sachkontobuchungen werden von dieser Einstellung nicht beeinflusst wie der nachfolgende Beispielbuchungsbeleg aufzeigt.
Da die Hinterlegung einer Finanzdimension in der Primobuchungsmaske lediglich einen Einfluss auf Finanzdimensionsbuchung auf dem Bilanzkonto für im Vorjahr erwirtschaftete Gewinne / Verluste hat stellt sich die Frage nach möglichen Anwendungsfällen für die Hinterlegung einer spezifischen Finanzdimension an dieser Stelle.
Ein solches denkbares Anwendungsszenario in der Praxis sind Situation in denen Unternehmen unterschiedliche Buchhaltungsvorschriften (HGB, IFRS, US-GAAP, usw.) in Dynamics AX abbilden und die sich hieraus ergebenden unterschiedlichen Gewinne/Verluste entsprechend buchhalterisch trennen möchten.
Fragestellung 5: Welche Auswirkung hat die Hinterlegung eines Eröffnungskontos im Kontenplan auf den Jahresabschlussprozess?
Wenn Sie im Kontenplan für ein bestimmtes Sachkonto ein Eröffnungskonto hinterlegen…
…, dann wird dieses Konto für die Vortragsbuchungen im Folgejahr herangezogen. Im aufgezeigten Beispiel wird der Endsaldo des Sachkontos 1000 auf das Sachkonto 1001 übertragen.
Eine derartige Hinterlegung eines Eröffnungskontos erfolgt i.d.R. immer dann, wenn bestimmte Konten stillgelegt und in Folgejahren nicht mehr bebucht werden sollen.
Zum Schluss möchte ich Ihnen noch ein frohes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch ins Neue Jahr wünschen. Ich hoffe, dass Sie die in den letzten Monaten veröffentlichten Beiträge interessant und hilfreich fanden und würde mich freuen Sie auch wieder im kommenden Jahr auf dieser Seite begrüßen zu dürfen.
