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Dynamics 365FO/AX Finance & Controlling

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Monatsarchiv: Juli 2017

Kostenrechnung (3)

24 Montag Jul 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kostenrechnung

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Schlagwörter

Controlling, Kostenartenrechnung, Kostenrechnung, Neues Kostenrechnungsmodul

Nachdem im vorherigen Beitrag die Klassifizierung der Kostenarten in primäre und sekundäre Kostenarten aufgezeigt wurde, sollen die entsprechenden Daten nun erstmals dargestellt werden. Für diese Darstellung ist die Einrichtung eines sog. cost accounting ledgers (deutsche Begriff ‚Kostenrechnungssachkonten‘) erforderlich. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

Im Rahmen der Einrichtung dieses cost accounting ledgers ist es zunächst notwendig eine Kostenartendimensionshierarchie festzulegen, welche die unterschiedlichen Kostenarten entsprechend strukturiert. Ein Beispiel hierfür ist im folgenden Screenshot dargestellt.

Neben der Kostenartendimensionshierarchie sind darüber hinaus die Kostensteuerungseinheiten festzulegen, die definieren, was im Detail analysiert werden soll (z.B. Kostenstellen, Abteilungen, usw.).

 An dieser Stelle besteht die Möglichkeit eine Vielzahl von Kostensteuerungseinheiten parallel festzulegen.

Nachdem die Kostenelemente (Kostenarten) und Kontrolleinheiten definiert wurden, können die Daten aus dem Hauptbuch in die Kostenrechnung übertragen werden. Um dies zu realisieren ist die Datenquelle bzw. der Datenanbieter zu konfigurieren, wie dies nachfolgend dargestellt ist.

 Das neue Kostenrechnungsmodul erlaubt die Verarbeitung und Analyse von Daten aus unterschiedlichen Buchungsebenen, was in dieser Form im alten Kostenrechnungsmodul nicht möglich war.

Nachdem die Datenquelle bzw. der Datenanbieter konfiguriert ist, können die Hauptbuchdaten in die Kostenrechnung über eine entsprechende Quelldatenverarbeitung übernommen werden.

Das Ergebnis dieser Datenübertragung kann schließlich über eine Abfrage der Kostenrechnungsjournaleinträge eingesehen werden. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

Um die derart übertragenen Daten schließlich zu visualisieren ist ein sog. cost controlling workspace (deutscher Begriff: ‚Kostensteuerungs-Arbeitsbereich‘) einzurichten, welcher (1) die Kostensteuerungseinheit, (2) die Kostenelement-Dimensionshierachie und (3) die Kostenobjekt-Dimensionshierarchie miteinander verknüpft.

Sobald der cost controlling workspace derart eingerichtet wurde können die entsprechenden Daten der Kostenobjekte im cost controlling workspace betrachtet werden. Im nachfolgend dargestellten Beispiel für das Kostenobjekt ‚Kostenstelle 500 Sales‘.

 Bitte beachten sie, dass bei dieser Darstellung aktuell nicht zwischen Kosten und Erlösen unterschieden wird, sondern die unterschiedlichen Werte stattdessen einfach aufsummiert werden. Der cost controlling workspace eignet sich daher nicht für eine gleichzeitig Kosten- und Erlösbetrachtung. Darüber hinaus ist zu beachten, dass es im cost controlling workspace nur möglich ist einzelne Kostenobjekte, wie z.B. Kostenstellen zu betrachten. Ein spaltenweiser Vergleich verschiedener Kostenobjekte wie im vorherigen Beitrag dargestellt, ist im D365 web client nicht möglich. Dies liegt darin begründet, dass dieser workspace primär für die Analyse durch einzelne Kostenobjektverantwortliche konzipiert wurde und über ein Berechtigungskonzept gesteuert wird. Aufgrund dessen ist es für einen spaltenweisen Vergleich verschiedener Kostenobjekte erforderlich Power-BI-Instrumente einzusetzen.

 Details der im cost controlling workspace dargestellten Daten können über den Auswahlbutton ‘Details anzeigen‘ betrachtet werden und zwar auch dann, wenn unterschiedliche Sachkonten in einer Kostenart zusammengefasst wurden. Der folgende Screenshot zeigt dies beispielhaft für die Kostenart ‚travel costs‘ auf.

Im nächsten Beitrag betrachten wir, wie eine Aufteilung der Gesamtkosten in fixe und variable Anteile erfolgen kann.

Kostenrechnung (2)

17 Montag Jul 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kostenrechnung

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Schlagwörter

Controlling, Kostenartenrechnung, Kostenrechnung, Neues Kostenrechnungsmodul

Innerhalb dieses zweiten Beitrags zur Kostenrechnung soll zunächst die Kostenartenrechnung näher betrachtet werden. Diese Betrachtung wird auf Basis der folgenden Daten durchgeführt, die der Einfachheit halber über ein Hauptbuchjournal unter Verwendung der aufgeführten Sachkonten und Kostenstellen eingebucht wurden.

Um die Kosten entsprechend gegliedert zu bekommen ist es erforderlich in einem ersten Schritt eine sog. Kostenelementedimension einzurichten, welche die verschiedenen Kostenarten aus dem Kontenplan in der Finanzbuchhaltung (FIBU) übernimmt.

Hierfür ist es erforderlich eine Verknüpfung zu einem bestehenden Kontenplan herzustellen. Darüber hinaus sind die Konten zu spezifizieren, die in die Kostenrechnung zu übernehmen sind. Diese Spezifikation kann entweder anhand des Hauptkontotyps oder basierend auf der Angabe von Kontonummer erfolgen, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.

Sobald der Datenkonnektor für die Kostenarten eingerichtet ist, können diese über die Auswahl ‘Dimensionsmitglieder importieren‘ in das Kostenrechnungsmodul übernommen werden. Nach erfolgreicher Durchführung des Imports können die verschiedenen Kostenarten schließlich über die Maske ‚Dimensionsmitglieder anzeigen‘ betrachtet werden.

 Im neuen Kostenrechnungsmodul können sowohl Bilanz- als auch GuV-Konten als Kostenarten definiert werden. Dies war im ‚alten‘ Kostenrechnungsmodul nur über eine Anpassung möglich.

 Für den Fall dass zu viele oder falsche Kostenarten importiert wurden erscheint es am einfachsten die Kostenelementdimension zu löschen und neu zu erstellen, da nachfolgende Importe bereits übernommene Kostenarten nicht entfernen.

Nachdem schließlich die Kostenarten aus dem FIBU-Kontenplan in die Kostenrechnung (KORE) als sog. Primäre Kostenarten übernommen wurden, können weitere sekundäre Kostenarten unmittelbar in der gleichen Maske (manuell) hinzugefügt werden.

 Sekundäre Kostenarten werden für Umlagen und Gemeinkostensatzberechnungen benötigt. Details hierzu werden in späteren Beiträgen aufgezeigt.

Eine genaue Betrachtung der Kostenarten im obenstehenden Screenshot zeigt auf, dass zwischen den Kostenarten der KORE und den Sachkonten der FIBU eine 1:1 Beziehung besteht. Für den Fall dass eine solche 1:1 Beziehung nicht erwünscht ist, kann wie folgt vorgegangen werden, um bspw. die reisebezogenen Kostenarten 6401 bis 6405 in einer Kostenart zusammenzufassen.

Schritt 1: Export der Datenentität ‘imported cost element dimension’

Schritt 2: Aufbereitung der benötigten Kostenarten im exportierten Excel-Template

Schritt 3: Import der im Excel-Template aufbereiteten Kostenarten

Schritt 4: Einrichtung einer neuen Kostenelementdimension
Hierbei ist es wichtig, das der Datenkonnektor der Kostenelementdimension auf die importierten Kostenarten verweist, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.

Schritt 5: Konfiguration des Dimensionselementanbieters

 Beim Dimensionselementanbieters handelt es sich um den über das Excel-Template importierten sog. SourceIdentifier. Siehe hierzu auch Schritt 2 weiter oben.

Schritt 6: Import dem Kostenelement-Dimensionsmitglieder
Das Ergebnis dieses Imports kann über die Auswahl ‘Dimensionsmitglieder anzeigen‘ betrachtet werden.

Schritt 7: Dimensionszuordnung durchführen
Die zuvor übernommenen Sachkonten bzw. Kostenarten sind nun den importierten Kostenarten zuzuordnen, wie dies beispielhaft im folgenden Screenshot dargestellt ist.

 Die Möglichkeit verschiedene Kostenelementdimensionen einander zuordnen zu können und hierüber firmenübergreifende Auswertungen zu realisieren bestand im alten Kostenrechnungsmodul nicht. Die nächste Grafik veranschaulicht dies nochmals für drei Firmen (US, FR & DE), die alle ihren eigenen Kontenplan (COA) haben und gemeinsam im Kostenrechnungsmodul eingebunden werden können.

Kostenrechnung (1)

14 Freitag Jul 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kostenrechnung

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Schlagwörter

Controlling, Kostenrechnung, Neues Kostenrechnungsmodul

Vor kurzem wurde ein neues Kostenrechnungsmodul für Dynamics 365 for Finance & Operations Enterprise Edition (nachfolgend kurz D365) bereitgestellt. Auch frühere Dynamics AX Versionen beinhalten ein Kostenrechnungsmodul, welches allerdings nichts mit dem vollständig neu entwickelten Kostenrechnungsmodul gemein hat.

Bevor wir die einzelnen Modulfunktionen näher beleuchten, lassen sie uns zunächst einen Blick auf die Kostenrechnungstheorie werfen, um die verschiedenen neuen Modulfunktionen dagegen abprüfen zu können.

Sucht man nach dem Begriff ‚Kostenrechnung‘, so erhält man i.d.R. sehr schnell eine Vielzahl ähnlicher Begriffsdefinitionen. Anstatt diese hier wiederzugeben, soll stattdessen auf die wesentlichen Elemente eines klassischen Kostenrechnungssystems eingegangen werden. In diesem Zusammenhang können die folgenden drei Grundpfeiler eines klassischen Kostenrechnungssystems aufgeführt werden.

 

Kostenartenrechnung
Die Kostenartenrechnung befasst sich mit der Fragestellung welche Kosten in welcher Höhe angefallen sind. Dementsprechend gliedert die Kostenartenrechnung die Kosten nach verschiedenen Gesichtspunkten, wie z.B. nach der Art der verbrauchten Produktionsfaktoren (Personal-, Material-, …-Kosten), nach der Herkunft der Kostengüter (Primärkosten, Sekundärkosten), nach der Zurechenbarkeit (Einzelkosten, Gemeinkosten), nach dem Verhalten bei Beschäftigungsschwankungen (fixe vs. variable Kosten), usw.

Kostenstellenrechnung
Die Kostenstellenrechnung bildet den zweiten Grundpfeiler eines klassischen Kostenrechnungssystems und befasst sich mit der Frage, wo Kosten entstanden sind. Die Beantwortung dieser Frage dient zum einen der Steuerung und Kontrolle der verschiedenen Kostenstellen. Zum anderen dient sie der Ermittlung von Kosten-, Zuschlags- und Verrechnungssätzen, die im Rahmen der Kostenträgerrechnung benötigt werden.

Kostenträgerrechnung
Die Kostenträgerrechnung bildet den dritten und letzten Grundpfeiler eines klassischen Kostenrechnungssystems und beantwortet die Frage wofür welche Kosten in welcher Höhe angefallen sind. Sie wird i.d.R. in eine Kostenträgerstück- und Kostenträgerzeit-Rechnung unterteilt und baut auf den anderen beiden Grundpfeilern auf.

 

Die folgende Übersicht stellt beispielhaft und stark vereinfacht die verschiedenen Elemente eines klassischen Kostenrechnungssystems dar und zeigt dessen Verbindung zur Finanzbuchhaltung auf.

 

 Häufig werden die Finanzbuchhaltung und die Kostenrechnung auch als externes und internes Rechnungswesen bzw. externer und interner Rechnungskreis bezeichnet.

 

Betrachtet man sich die obenstehende Übersicht, so kann man leicht erkennen, dass zahlreiche Kostenrechnungselemente bereits in anderen D365 Modulen enthalten sind. Kostenverteilungen und Umlagen können bspw. auch über Zuweisungsbedingungen im Hauptbuch realisiert werden und Stückkosten können über den sog. Nachkalkulationsbogen und Nachkalkulationsversionen ermittelt werden. Die Nutzung von Finanzdimensionen und Sachkontozuweisungsregeln erlaubt darüber hinaus die de facto Abbildung einer Deckungsbeitragsrechnung.

Vor dem Hintergrund dieser bereits verfügbaren Funktionen stellt sich die Frage nach dem Mehrwert des neuen Kostenrechnungsmoduls. Dieser wird in den folgenden Beiträgen anhand eines Vergleichs mit den bereits verfügbaren Standardfunktionen dargestellt.

Dynamics AX Project Accounting & Controlling – Teil 2

07 Freitag Jul 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Uncategorized

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Ab sofort ist auch der 2. Teil des Buches zum Projektmodul im CreateSpace Onlineshop und bei Amazon erhältlich.

Aufgrund der Rückmeldungen die ich zur Preispolitik zum ersten Teil erhalten habe, habe ich den Preis der beiden Bücher auf einen einheitlichen niedrigeren Preis festgelegt. Ich hoffe das ist im Sinne der D365/AX Community und hilft dabei das Projektmodul erfolgreich zu implementieren.

 

 

 

 

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 9)

01 Samstag Jul 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Bestellanforderungen, Rechnung, Rechnungserfassung, Unterzeichnungslimits, Workflow

Der in den vorherigen Beiträgen verwendete Bestellanforderungsworkflow wies die Genehmigungsaufgabe der Bestellanforderung bzw. der Rechnung grundsätzlich dem Kostenstellenleiter zu und zwar unabhängig davon, ob der Kostenstellenleiter eine ausreichend große Unterschriftsberechtigung besaß oder nicht.

Um unterschiedliche Unterschriftsberechtigungen im Bestellanforderungsworkflow zu berücksichtigen habe ich daher zunächst versucht den Zuordnungstyp des Workflow-Genehmigungsschrittes auf eine Hierarchie abzuändern. Leider erlaubte diese Änderung nicht den Workflow ausgehend von der anfordernden Person aus zu starten. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

205_p9_0015

Auf das im vorherigen Beitrag verwendete Beispiel angewandt würde die Auswahl ‘submitted by‘ nur dann dem richtigen Kostenstellenleiter zur Genehmigung zugeordnet, wenn die anfordernde Person (Susan) die Bestellanforderung selbst an den Worfklow übermittelt.

205_p9_0020

 

Modifikation A:
Um diese Problemstellung zu umgehen wurde statt des Bestellanforderungsworkflows ein Bestellanforderungs-Zeilenworkflow mit den gleichen Workflowelementen eingerichtet. Der Bestellanforderungs-Zeilenworkflow wurde deshalb verwendet, weil er die Zuordnung des Genehmigungsschrittes vom Anforderer ausgehend erlaubt. Details hierzu können den folgenden beiden Screenshots entnommen werden.

205_p9_0021 205_p9_0025

notesign In früheren Versionen war es möglich den Genehmigungsschritt im Bestellanforderungsworkflow unmittelbar dem Anforderer zuzuweisen. Diese Möglichkeit würde jüngst entfernt, weshalb der ‚Umweg‘ über den Zeilenworkflow gewählt wurde.

Um den Bestellanforderungs-Zeilenworkflow nutzen zu können muss dieser schließlich in einen gewöhnlichen Bestellanforderungsworkflow eingebaut werden. Dies ist beispielhaft im folgenden Screenshot dargestellt.

205_p9_0030

 

Beispiel:
Nachfolgend wird eine Bestellanforderung über ein Dynamics AX Training in Höhe von $10000 von Nicole Holiday im Auftrag von Susan Burk erstellt.

205_p9_0035

Aufgrund der vorgenommenen Workflowänderungen wird die Genehmigungsaufgabe nun Julia, der Marketingleiterin zugeordnet, da sie über ein ausreichend großes Unterschriftslimit verfügt. Siehe hier auch die folgenden beiden Screenshots.

205_p9_0040

205_p9_0045

 

Modifikation B:
Gleichlaufend mit den Änderungen die für den Bestellanforderungsworkflow umgesetzt wurden, wurde auch der Genehmigungsschritt des Rechnungsworkflows an eine Hierarchie gebunden.

205_p9_0060

notesign Da die im Rahmen des Rechnungsworkflows vorgenommenen Änderungen denjenigen entsprechen, die bereits in einem der vorherigen Beiträge aufgezeigt wurden, kann an dieser Stelle auf weitere Details verzichtet werden.

 

Beispiel:
Das weiter oben aufgezeigte Beispiel wird nun in der Art und Weise fortgeführt, dass eine Rechnung in Höhe von $10900 erfasst wird. Da dieser Rechnungsbetrag von der eingerichteten akzeptablen Preistoleranz in Höhe von 5% abweicht, wird eine entsprechende Genehmigungsaufgabe für Charlie, den Präsidenten der Einheit, erstellt, da er über eine ausreichend hohe Unterschriftsberechtigung verfügt.

205_p9_0070 205_p9_0075

 

Zusammenfassung Workflows für ausgabenbezogene Kreditorenrechnungen:
Dieser Beitrag beendet die Reihe zur Erfassung von ausgabenbezogenen Kreditorenrechnungen. Basierend auf dem was im Rahmen dieses und der vorherigen Beiträge aufgezeigt wurde, kann festgehalten werden, dass Dynamics AX/365 for Operations leistungsstarke und flexible Workflowfunktionen besitzt.

Die Einrichtung dieser Workflowfunktionen ist nicht immer selbsterklärend und einfach und bedarf n.M.d.Verf. einer Anpassung im Bereich der Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen.

Vor dem Hintergrund dieser Nachteile und der aufgezeigten Workflowfunktionen kann der Leser selbst beurteilen, ob derartige Erweiterungen selbständig oder über ein Zusatzmodul realisiert werden können.

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