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Besprechung von Dynamics AX Büchern

Book review: Digital transformation using emerging technologies

31 Sonntag Okt 2021

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In October 2021, I ordered a copy of this book because of my interest in digital transformation. In the next paragraphs, I will focus on some of the highlights and key take-aways for me on a chapter-by-chapter basis.

The first chapter starts with a plethora of information on what digital transformation comprises. It provides a lot of statistical data and real-life examples that help everybody getting an overview on digital transformation. The key take-away for me from this chapter is that digital transformation must look at business models and processes first rather than starting with purely technology solutions.

Chapter 2 focuses on cloud computing as the enabler of the digital transformation. It explains and highlights different cloud strategies, models but also provides information on challenges and things to look out for. The key take-away for me here is that on average approx. 30% of cloud costs are wasted. Against the background of that rather large number, numerous tips and information is provided how to minimize this potential waste.

The third chapter provides a deep dive into the available Azure cloud services and focuses more on people with an IT background. Personally, I found the sections on serverless services and container services most interesting. One might disagree with my view on the most favorite sections of this chapter. That is because of the last section on Azure hybrid cloud services, which has much practice relevance especially for companies that operate on-prem and cloud services in parallel.

Chapter 4 focuses on machine learning and started with a general introduction what people/roles are involved in machine learning implementation projects. It explains a number of business use cases and provides a kick-start for Azure machine learning. While this is what one might expect from a book on digital transformation, the authors surprised me in the later sections of this chapter. What surprised me is the focus on challenges and future developments of machine learning where issues such as biases, ethical issues and practical implementation hurdles were discussed in detail.

A chapter on artificial intelligence (AI) follows the one on machine learning. This chapter follows a similar structure as the previous one and highlights benefits and business use cases of artificial intelligence applications. After analyzing the Azure AI platform, challenges and risks of using artificial intelligence are addressed. What I found quite interesting – and what is my key take-away from this chapter – is the fact that around 28% of all AI initiatives failed in the past mainly because of a lack of staff with the necessary expertise, a lack of production ready data and the lack of integrated development environments. Corporations that plan to invest in AI should put a special focus on the techniques mentioned in this book to avoid such failures.

The next chapter focuses on the Internet of Things (IOT). It starts with a general introduction and explanation of IOT and then provides a number of business specific use cases. I liked that section very much because it provides a lot of examples how IOT applications can support creating a better, more sustainable world, for example by optimizing traffic, minimizing food spoilage, etc. Similar to the previous chapters, the chapter on IOT highlights some of the key challenges one needs to look out for when implementing IOT in practice.

The last chapter of the book focuses on blockchain technology. As an interested IT & environmental ‘activist’, I already knew a lot of things about blockchain and possible applications especially for sustainability purposes. Yet, even for me there were some new things to learn here especially when the authors talk about new baseline protocols to link and reconcile separate applications and new techniques that make existing SQL database records tamper-proof. The chapter closes with some guidance on when and when not to use blockchain technology and challenges that one might face when implementing blockchains.

Overall, I liked the book very much and believe that it provides a very good reference guide for those who want to get started or extend their digital transformation journey.

Buch Rezension “Microsoft Dynamics AX 2012 R3 Financial Management”

03 Sonntag Mai 2015

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Im Rahmen dieses Beitrags wird der Inhalt des Buches „Microsoft Dynamics AX 2012 R3 Financial Management“ kurz zusammengefasst dargestellt. Zu beachten ist, dass sich die nachfolgenden Ausführungen auf den englischsprachigen Originaltext beziehen, da derzeit keine deutschsprachige Übersetzung des Buches verfügbar ist.

Das Buch „Microsoft Dynamics AX 2012 R3 Financial Management“ umfasst insgesamt zehn Kapitel, die sich mit einem speziellen Finanzfokus auf die folgenden Module bzw. Bereiche von Dynamics AX beziehen: Hauptbuch, Bargeld und Bankverwaltung, Kreditorenkonten, Debitorenkonten, Anlagen, Lagerbewertung, Cash flow Management, Finanzdimensionen und Reporting. Im Folgenden wird ein kurzer Abriss der verschiedenen Kapitel bereitgestellt dem sich eine kurze Zusammenfassung anschließt.

Kapitel 1: Einführung in Dynamics AX
Das erste Kapitel beginnt mit einer allgemeinen Einführung zu ERP Systemen. Im Rahmen dieser Einführung werden unter anderem die Charakteristika von ERP Systemen, die Rollen und Aufgaben der verschiedenen ERP Projektmitglieder usw. beschrieben. Aufgrund des allgemeinen Charakters zielt dieses Kapitel speziell auf solche Leser ab die zuvor noch nicht in einem ERP Projekt gearbeitet haben.
Nach dieser allgemeinen Einführung wird die Dynamics AX Benutzeroberfläche und deren wichtigste Funktionalitäten (Buchungstypen, Menüleisten, Favoriten, usw.) erläutert, die für ein Arbeiten in Dynamics AX unerlässlich sind.

Kapitel 2: Hauptbuch
Im zweiten Kapitel wird der Aufbau des Kontenplans in Dynamics AX im Detail erläutert. Neben der reinen Darstellung des Kontenplans wird hierbei auch auf verschiedene grundlegende Einstellungen wie Hauptkontotypen, Hauptkontokategorien und zugehörige Kontrollfunktionen eingegangen.
Nach der Darstellung des Kontenplans wird kurz auf das Konzept verteilter bzw. unternehmenskontoübergreifender Finanzdaten bzw. Einstellungen eingegangen, welches anhand eines sehr übersichtlichen Schaubildes erläutert wird. Trotz der guten und prägnanten Darstellung dieses Themas wäre eine etwas ausführlichere Darstellungsweise aufgrund der Wichtigkeit dieser Themenstellung wünschenswert.
Im Anschluss an das Konzept verteilter bzw. unternehmenskontoübergreifender Finanzdaten werden die grundlegenden Mehrwertsteuereinstellungen erläutert. Dank vieler Schaubilder und bereitgestellter Bildschirmdrucke können sich selbst steuerlich Unerfahrene einen schnellen und guten Überblick über die Mehrwertsteuerfunktionen in Dynamics AX verschaffen.
Im letzten Teil dieses Kapitels wird auf die Übernahme offener Posten im Rahmen von Systemneueinführungen eingegangen. In diesem Zusammenhang wird vorgeschlagen die offene Postenübernahme aus allen Bereichen (Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren, usw.) gegen ein einzelnes „Fehlerkonto“ durchzuführen. Diese Vorgehensweise erscheint mir zweifelhaft und stellt nach meinem Dafürhalten keine „best practice“ Vorgehensweise dar.

Kapitel 3: Bargeld und Bankverwaltung
Im Kapitel zur Bargeld und Bankverwaltung werden die verschiedenen grundlegenden Einrichtungen des Moduls erläutert. Zunächst wird hierbei auf die Einrichtung von Bankkonten einschließlich zugehöriger Features wie Bankkontostati, Kreditlimits, usw. eingegangen.
Diesem Teil schließt sich ein Bereich an in dem die verfügbaren Dynamics AX Funktionen zur Bankabstimmung erläutert werden. Was in diesem Zusammenhang meiner Meinung nach fehlt ist eine detailliertere Beschreibung der notwendigen Einrichtungen für die sog. erweiterte Bankabstimmung.
Das Kapitel schließt mit einer sehr ausführlichen Darstellung der Abbildung von Bürgschaften. Eine Darstellung der Standard Dynamics AX Akkreditiv-Funktionen, die in der Praxis ebenfalls häufig eingesetzt werden, wird an dieser Stelle leider nicht bereitgestellt.

Kapitel 4: Kreditorenkonten
Beim Kapitel zum Bereich „Kreditorenkonten“ handelt es sich um das mit Abstand längste Kapitel des Buches. Auf den ersten Seiten wird hierbei zunächst die Integration des Kreditorenkontenmoduls mit den anderen Dynamics AX Modulen anhand des „purchase-to-pay“ Prozesses dargestellt.
Anschließend wird auf die wichtigsten Systemeinstellungen im Bereich der Kreditoren aus Finanzsicht eingegangen. An dieser Stelle ist speziell die exzellente Darstellung und Erläuterung der Einrichtung von Zahlungsbedingungen erwähnenswert.
Der letzte Teil dieses Kapitels befasst sich mit der unterschiedlichen Handhabung von bestellbezogenen und nicht-bezogenen Rechnungen, zugehörigen Anzahlungstransaktionen und dem Ausgleich von offenen Kreditorenpositionen. Das einzige was an dieser Stelle fehlt ist ein kurzer Hinweis auf die Behandlung von Steuern im Zusammenhang mit Anzahlungen.

Kapitel 5: Debitorenkonten
Das Kapitel zum Themenbereich „Debitorenkonten“ ist ähnlich strukturiert wie das Kapitel zum Kreditorenbereich. D.h. zunächst wird hier die Integration des Debitorenkontenmoduls mit den anderen Dynamics AX Modulen anhand des „order-to-cash“ Prozesses erläutert.
Im Anschluss hieran wird auf die wichtigsten Systemeinstellungen im Bereich der Debitoren aus Finanzsicht eingegangen.
Der erste wesentliche Unterschied zum vorherigen Kapitel besteht in der Erläuterung der Standardfunktionalitäten rund um die Prüfung der Kreditwürdigkeit von Kunden. Daran schließt sich eine Darstellung der Abbildung von auftragsbezogenen Rechnungen, Freitextrechnungen und Freitextrechnungskorrekturen an, bevor abschließend eine kurze Darstellung des OP-Ausgleichs vorgenommen wird.
Was meiner Meinung nach an dieser Stelle etwas zu kurz kommt ist die Darstellung der verfügbaren automatischen OP-Ausgleichsfunktionen und deren Zusammenspiel mit der zuvor erwähnten automatischen Kontoauszugsverarbeitung.

Kapitel 6: Anlagen
Die Anlagenbuchhaltung wird im sechsten Kapitel beschrieben und umfasst eine umfassende Darstellung der Einrichtung des Anlagenmoduls. Angefangen von der Einrichtung von Sachanlagen über die Anschaffung, Abschreibung und die Veräußerung werden alle wesentlichen Anlagentransaktionen im Detail beschrieben.
Was in diesem Kapitel allerdings fehlt ist eine Darstellung weitergehender finanzrelevanter Einstellungen wie z.B. der Verknüpfung von Wertmodellen, dem Übertrag von Anlagen auf andere Finanzdimensionen, Best practice Hinweisen für die Übernahme von bestehenden Sachanlagen im Rahmen von Neuimplementierungen, usw.

Kapitel 7: Cash Flow Management
Die Cash Flow Management Funktionalitäten stellen nicht unbedingt ein Aushängeschild von Dynamics AX dar. Nichtsdestotrotz werden alle hierfür notwendigen Einstellungen und Konfigurationen in den verschiedenen Dynamics AX Modulen detailliert erläutert und deren Auswirkungen auf die ermittelten Zahlungsmittelzuflüsse und –abflüsse aufgezeigt.

Kapitel 8: Lagerbewertung
Hinweis: Dieses Kapitel wird in der englischsprachigen Originalausgabe mit „Cost Management“ bezeichnet. Hinter diesem Begriff verbirgt sich allerdings nicht das für deutsche Endanwender verfügbare Kostenrechnungsmodul, sondern verschiedene Funktionalitäten die mit der Bewertung von Lagerbeständen in unmittelbarem Zusammenhang stehen. Aufgrund dessen wurde hier die Bezeichnung „Lagerbewertung“ gewählt.
Die Lagerbewertung in Dynamics AX ist aufgrund der vollständigen Integration der verschiedenen Module sehr komplex und erfordert von Finanzexperten einen Blick über den Tellerrand der Finanz- und Buchhaltungsmodule hinaus. Anders ausgedrückt verlangt die Einrichtung der Dynamics AX Funktionen rund um die Lagerbewertung Kenntnisse aus den Bereichen Produktinformationsverwaltung, Lagerverwaltung, Produktion, usw.
Ungeachtet dieser Komplexität schafft es der Verfasser die verschiedenen Teilbereiche und Teilelemente die für die Einrichtung der Bewertung von Lagerbeständen erforderlich sind sehr kompakt und umfassend darzustellen.
Das Kapitel schließt mit einer Beschreibung zur Einrichtung von Lagerwertberichten, welche für eine Abstimmung der Finanz- und Lagerwerte unabdingbar sind.

Kapitel 9: Finanzdimensionen
Im vorletzten Kapitel werden die Einrichtung von Finanzdimensionen und Kontostrukturen beschrieben. Neben dieser Beschreibung werden zahlreiche Hinweise auf grundlegende Auswertungsmöglichkeiten dieser Finanzdimensionen in Dynamics AX geliefert. Das einzige Manko an den Darstellungen in diesem Kapitel ist ein fehlender Hinweis auf den Zusammenhang der Finanzdimensionen mit den Dynamics AX Organisationshierarchien welche für Auswertungen bspw. über den Management Reporter erforderlich sind.

Kapitel 10: Reporting
Im letzten Kapitel werden die verschiedenen Auswertungsmöglichkeiten die in Dynamics AX standardmäßig zur Verfügung stehen dargestellt. Aufgrund der Vielzahl der Auswertungsmöglichkeiten (Abfragemasken, SSRS Berichte, SSAS Cubes, Auto-Berichte, usw.) kann an dieser Stelle keine detaillierte Darstellung der verschiedenen Reporting-Instrumente stattfinden. Nichtsdestotrotz bieten die Angaben und Hinweise in diesem Kapitel einen guten Startpunkt, von dem aus man sich in die verschiedenen Themenbereiche im Detail einarbeiten kann.

Zusammenfassung
Zusammenfassend finde ich das Buch “Microsoft Dynamics AX 2012 R3 Financial Management” eine sehr gut gelungene Einführung in den Bereich des Finanzwesens von Dynamics AX. Die im Buch zusammengestellten Informationen, Beispiele, Hinweise und Erläuterungen habe ich bislang in keiner vergleichbaren Form anderswo finden können. Trotz all dieser Vorzüge bleibt das Buch allerdings ein Einführungsbuch, welches sich primär an Dynamics AX Erstanwender aus dem Finanzbereich wendet.

Buch Rezension ’50 tips & tricks‘

08 Sonntag Mär 2015

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Innerhalb dieses Beitrages werden die folgenden drei Bücher von Murray Fife genauer betrachtet:

  • 50 Tips & Tricks für Dynamics AX 2012 (Volume 1)
  • Weitere 50 Tips & Tricks für Dynamics AX 2012 (Volume 2), und
  • Nochmals 50 Tips & Tricks für Dynamics AX 2012 (Volume 3).

Zu beachten ist, dass die nachfolgenden Ausführungen auf den englischsprachigen Originalausgaben und nicht auf den deutschsprachigen Übersetzungen beruhen. Zunächst mag es vielleicht seltsam anmuten drei verschiedene Bücher gleichzeitig beschreiben zu wollen. Aufgrund der nahezu identischen Struktur der Bücher erscheint diese Vorgehensweise allerdings gerechtfertigt. Die erwähnte gemeinsame Struktur manifestiert sich im folgenden einheitlichen Kapitelaufbau:

  1. Desktop Client Tips,
  2. Funktionale Tricks,
  3. Office Tricks,
  4. Reporting Tips (nur Volume 1 und Volume 2),
  5. Workflow Tricks (nur Volume 2 und Volume 3),
  6. System Administration Tips.

Im folgenden werden die verschiedenen Kapitel aus den drei Büchern kurz zusammengefasst.

Kapitel 1: Desktop Client Tips
Im ersten Kapitel werden zahlreiche „Tips“ aufgezeigt, die sich primär an solche Benutzer wenden, die bislang noch nicht mit Dynamics AX gearbeitet haben. Der Hauptfokus in diesem Kapitel liegt auf der Suche und Filterung von Daten. Hier einige Beispiele: Wie fügt man Felder den Zusammenfassungsregistern hinzu?, wie kann man die Statuszeile konfigurieren?, wie kann man Datensätze die Dokumente angefügt haben erkennen?, wie kann man Stammdaten in Vorlagen umwandeln?, usw. Anwender mit langjähriger Dynamics AX Erfahrung dürften die meisten der hier beschriebenen Tips bekannt sein. Allerdings bin ich davon überzeugt, dass auch sie die eine odere andere Funktionalität finden werden, die sie bislang noch nicht kannten.

Kapitel 2: Funktionale Tricks
Im zweiten Kapitel werden verschiedenste Tricks aus den unterschiedlichsten Dynamics AX Modulen beschrieben. Aus Finance & Controlling Sicht erscheinen die folgenden Tricks besonders hilfreich:

  • Wie fügt man einen Genehmigungsworkflow Hauptbuchjournalen hinzu?
  • Wie kann man die Druckeinstellungen nutzen um bspw. Kunden und Lieferanten automatisch Dokumente zukommen zu lassen?
  • Wie führt man am einfachsten und schnellsten Preisaktualisierungen durch?
  • Wie kann man Aufträge als storniert kennzeichnen anstatt diese zu löschen? (Hierbei handelt es sich um eine wichtige Funktion, welche die Voraussetzungen dafür schafft „verlorene Umsätze“ zu analysieren)
  • Wie hindert man (ausgewählte) Benutzer an der Verwendung bestimmter Journale?
  • Wie aktiviert und nutzt man das sog. Change Management im Rahmen der Bestellbearbeitung? (An dieser Stelle ist Vorsicht geboten, denn Murray beschreibt zwar wie man die Change Management Funktion einstellen und nutzen kann, erwähnt allerdings nicht, dass diese Funktion nicht in Intercompany Prozessketten zur Verfügung steht)
  • Wie kann man (manuelle) Preisänderungen im Rahmen der Bearbeitung von Kundenaufträgen nachhalten und kontrollieren?
  • Wie kann man spezifische Warnmeldungen erstellen?
  • Wie gestaltet man Formularhinweise zum Druck auf Standardformularen?

Kapitel 3: Office Tricks
Speziell in der ersten Ausgabe finden sich zahlreiche MS Office Tricks, die sich primär mit der Integration von MS Excel, MS Word und MS Project befassen. Für diejenigen, die regelmäßig mit diesen Produkten arbeiten ist dieses Kapitel ein absolutes „MUSS“. Obwohl sich in den anderen Ausgaben der Bücher vergleichweise weniger MS Office Tricks finden, sei an dieser Stelle auf die Ausführungen zur MS Outlook Integration in der zweiten Ausgabe hingewiesen, die sicherlich für viele interessant sein dürfte.

Kapitel 4: Reporting Tips
Die erste und zweite Ausgabe beinhalten jeweils ein Kapitel über „Reporting Tips“, in dem man zahlreiche Hinweise über die Nutzung von Power-View/-Pivot/-BI finden kann. Dieses Kapitel wendet sich speziell an solche Anwender die regelmäßig (Finanz-) Berichte zu erstellen haben. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang allerdings, dass die hier aufgeführten Tips zahlreiche Einstellungen voraussetzen, die unter Umständen in dem ihnen zur Verfügung stehenden Dynamics AX System nicht gegeben sind. Darüber hinaus ist zu beachten, dass sich Benutzer, die erst seit kurzem mit Dynamics AX arbeiten, wahrscheinlich mit diesem Kapitel etwas schwer tun werden.

Kapitel 5: Workflow Tricks
In der zweiten und dritten Ausgabe findet man ein Kapitel über Workflow Tricks. Die Ausführungen in diesem Kapitel dürften vor allem solchen Finance & Controlling Benutzern helfen, die in das Setup von Dynamics AX umittelbar eingebunden sind. Für alle anderen Finance & Controlling Benutzer ist dieses Kapitel hingegen wahrscheinlich weniger interessant.

Kapitel 6: System Administration Tips
Das Kapitel über die Systemadministrationstips richtet sich vor allem an Benutzer mit tiefergehenden (technischen) Dynamics AX Kenntnissen und erweiterten Benutzerrechten. Viele in diesem Kapitel dargestellten Funktionen wie z.B. dem Kopieren von Daten zwischen Partitionen, der Einschränkung des Datenzugriffs über Sicherheitsrollen, usw. werden dem „gewöhnlichen“ Finance & Controlling Anwender in seinem Arbeitsalltag wahrscheinlich nie begegnen. Zwei Ausnahmen möchte ich an dieser Stelle allerdings erwähnen; zum einen das Unterkapitel zu Warnmeldungen (sog. Alerts) und zum anderen das Unterkapitel zum neuen Taskrekorder. Die beiden letztgenannten Themen dürften mit Sicherheit alle Dynamics AX Anwender hilfreich finden.

Zusammenfassend kann man festhalten, dass die drei Bücher zahlreiche Tips und Tricks sowohl für Erstanwender als auch für erfahrende Dynamics AX Benutzer beinhalten. Ein wesentlicher Vorteil der Bücher besteht darin, dass man sich nicht komplett von vorne nach hinten durch die Bücher arbeiten muss, sondern sich gezielt die Passagen heraussuchen kann, die einem unmittelbar in der täglichen Arbeit weiterhelfen. Das einzige kleine Manko das mir an den Büchern auffiel, waren die teilweise etwas zu kurz kommenden Beschreibungen zu den verschiedenen Funktionen, was allerdings meinen positiven Gesamteindruck nicht beeinträchtigt.