„Schattenbuchhaltung“ in Dynamics AX am Beispiel des stillen Factorings

28 Samstag Mai 2016

Schlagwörter

Factoring, Forderungsverkauf, Schattenbuchhaltung

Innerhalb dieses Beitrags möchte ihnen den Einsatz einer sog. „Schattenbuchhaltung“ in Dynamics AX im Rahmen des stillen Factorings aufzeigen. Die Besonderheit, die es im Rahmen der nachfolgenden Darstellungen zu berücksichtigen gilt, besteht darin, dass auf der einen Seite die Forderungen durch den Verkauf aus den Büchern des Unternehmens verschwinden sollen, auf der anderen Seite deren Bearbeitung allerdings nach wie vor durch das verkaufende Unternehmen sichergestellt werden muss.

Für die Darstellung, wie eine solche „Schattenbuchhaltung“ im Standard von Dynamics AX umgesetzt werden kann, wird vom folgenden beispielhaften Prozessablauf ausgegangen:

Schritt 1: Buchung Verkaufsrechnung über eine Freitextrechnung in Höhe von 100 EUR.
Schritt 2: Ausbuchung der offenen Kundenforderung und Übertrag in die Schattenbuchhaltung.
Schritt 2a: Verarbeitung einer Zuordnungsregel für die Abbildung bzw. den Ausgleich der Schattenbuchhaltung.
Schritt 3: Zahlungseingang des mit der Factoring-Gesellschaft vereinbarten Kaufpreises in Höhe von 90 EUR auf einem eigens hierfür eingerichteten Bankkonto.
Schritt 3a: Verarbeitung einer Zuordnungsregel für die Abbildung bzw. den Ausgleich der Schattenbuchhaltung.
Schritt 4: Der Kunde überweist einen Betrag in Höhe von 95 EUR auf unserem Bankkonto.
Schritt 5: Wir leiten den Zahlungseingang des Kunden in Höhe von 95 EUR an die Factoring-Gesellschaft weiter.

Die nachfolgende Abbildung fasst die verschiedenen Buchungsschritte im Prozessablauf nochmals in Form einer T-Konto Darstellung zusammen.

Hinweise:

Im der obenstehenden Abbildung sind Bilanzkonten aus der originären Buchhaltung in blau und GuV-Konten aus der originären Buchhaltung in rot dargestellt. Die Konten der Schattenbuchhaltung zeichnen sich durch die schwarze Schriftfarbe aus.
Die für die verschiedenen Buchungen verwendeten 4-stelligen Sachkonten wurden in eckigen Klammern aufgenommen.
Die Nummern neben den Buchungsbeträgen referenzieren die oben aufgeführte Prozessschrittfolge.
Die hier gewählte und nachfolgend noch im Detail erläuterte Abbildung, stellt lediglich eine mögliche Option zur Abbildung einer „Schattenbuchhaltung“ dar.

Lassen sie uns nun die in der obenstehenden Abbildung aufgezeigten Buchungen und deren Umsetzung einschließlich der hierfür notwendigen Einstellungen im Detail betrachten.

Schritt 1: Buchung Verkaufsrechnung über Freitextrechnung über 100 EUR
Im ersten Schritt wird zunächst die offene Kundenforderung über die Erfassung einer Freitextrechnung eingebucht. Über die Fakturierung werden die im nächsten Screenshot aufgezeigten Buchungen auf den Sachkonten 1400 („Forderungen Kunden“) und 5000 („Umsatzerlöse“) in der originären Buchhaltung generiert.

Schritt 2: Ausbuchung der offenen Kundenforderung und Übertrag in die Schattenbuchhaltung
Aufgrund des bestehenden Vertrages mit der Factoring-Gesellschaft wird im nächsten Schritt die offene Kundenforderung über ein Debitorenzahlungsjournal auf ein anderes „Dummy“ Kundenkonto umgebucht. Da letzteres mit einem Sammelkonto (Nr. 9499) aus dem Schattenbuchhaltungsbereich eingerichtet wurde, verschwindet die offene Forderung aus den originären Büchern unseres Unternehmens.

Im folgenden Screenshot ist das Ergebnis dieser Umbuchung nochmals farblich hervorgehoben.

Neben der farblich hervorgehobenen Umbuchung kann man aus dem obenstehenden Screenshot erkennen, dass die Bilanz und GuV der originären Buchhaltung nicht aufgehen. Insgesamt verbleibt in der originären Buchhaltung ein Betrag in Höhe von 100 EUR, dem keine entsprechende Gegenposition gegenübersteht.

Schritt 2a: Verarbeitung einer Zuordnungsregel für die Abbildung bzw. den Ausgleich der Schattenbuchhaltung
Was im vorherigen Schritt fehlt ist neben der Reduzierung des Kundensaldos eine entsprechende Aufwandsgegenbuchung. Anders ausgedrückt erfolgte die Ausbuchung der Forderung einseitig ohne entsprechendes Gegenkonto aus der originären Buchhaltung.
Um diesen Mangel zu beseitigen wurde die folgende Sachkontozuordnungsregel eingerichtet, die entsprechend zu verarbeiten ist.

Die Einrichtung der Zuordnungsregel erfolgte hierbei so, dass basierend auf den Buchungen auf dem Sachkonto 9499 aus der Schattenbuchhaltung („Quelle“), eine Buchung auf dem Aufwandskonto Nr. 6250 („Ziel“) in der originären Buchhaltung erfolgt.
Die entsprechende Gegenbuchung erfolgt hierbei auf dem Konto 9999 aus der Schattenbuchhaltung.

Wird diese Zuordnungsbuchungsregel schließlich verarbeitet, so generiert Dynamics AX die folgenden Sachkontobuchungen, …

… die dazu führen, dass Bilanz und GuV aus der originären Buchhaltung wieder aufgehen (Summe aller Buchungen aus der originären Buchhaltung = 0,00 EUR).

Schritt 3: Zahlungseingang des mit der Factoring-Gesellschaft vereinbarten Kaufpreises in Höhe von 90 EUR auf einem eigens hierfür eingerichteten Bankkonto
Im nächsten Prozessschritt wird nun der Betrag, den die Factoring-Gesellschaft für den Verkauf der Forderung überweist, vereinnahmt. Im Beispiel wurde hier von einem Zahlungsbetrag in Höhe von 90 EUR ausgegangen, der gegen das Dummy-Debitorenkonto aus der der Schattenbuchhaltung gebucht wird um dieses auszugleichen.

Die hierbei generierte Sachkontobuchung führt nun zu einer SOLL-Buchung auf dem Bankkonto aus der originären Buchhaltung und zu einer HABEN-Buchung auf dem Forderungssammelkonto Nr. 9499 aus der Schattenbuchhaltung. Siehe den folgenden Screenshot.

Ergebnis dieser buchhaltungsübergreifenden Transaktion ist, dass nun erneut Bilanz und GuV der originären Buchhaltung nicht aufgehen. Dies kann der Kontodarstellung aus dem folgenden Screenshot entnommen werden.

Schritt 3a: Verarbeitung einer Zuordnungsregel für die Abbildung bzw. den Ausgleich der Schattenbuchhaltung
Wie zuvor besteht die Lösung dieses Problems darin, dass – basierend auf den Buchungen auf dem Factoringbankkonto Nr. 1801 („Quelle“) – über eine weitere Zuordnungsregel eine Buchung auf dem Schattenbuchhaltungskonto Nr. 9999 („Ziel“) generiert wird.

Als Gegenkonto wird hierfür erneut das bereits zuvor verwendete Ertragskonto Nr. 6250 verwendet. Dies lässt sich dadurch rechtfertigen, dass über die erste Zuordnungsregel die Ausbuchung der Forderung voll aufwandswirksam durchgeführt wurde und nun über die zweite Zuordnungsregel aufgrund des Zahlungseingangs der Factoring-Gesellschaft ein entsprechender Ertrag gebildet wird. Insgesamt verbleibt auf dem Konto 6250 somit ein Aufwand in Höhe von 10 EUR, der sich aus der Differenz zwischen dem Verkaufspreis der Forderung in Höhe von 90 EUR und dem ursprünglichen Forderungswert in Höhe von 100 EUR erklärt.

Mit der Verarbeitung der zweiten Zuordnungsregel wird demzufolge – basierend auf den obenstehenden Einstellungen – die folgende Sachkontobuchung generiert.

Nach Durchführung der Buchung ergibt sich folgendes „stimmiges“ Bild in Bilanz und GuV in der originären Buchhaltung.

(Hinweis: Erfolgt die Ausbuchung der Kundenforderung in die Schattenbuchhaltung aus Schritt 2 und die Buchung des Zahlungseingangs durch die Factoring-Gesellschaft aus Schritt 3 unmittelbar nacheinander und nicht wie hier dargestellt zeitlich voneinander getrennt, so ist die Verarbeitung der ersten Zuordnungsregel (z.B. am Monatsende) für die korrekte Darstellung der verschiedenen Buchhaltungswelten – originäre Buchhaltung & Schattenbuchhaltung – ausreichend. Die Verarbeitung der zweiten Zuordnungsregel erübrigt sich in diesem Fall. Ob demnach die Einrichtung und Verarbeitung einer einzigen oder mehrere Zuordnungsregeln erforderlich ist, hängt entscheidend vom Prozessablauf im Unternehmen ab).

Schritt 4: Der Kunde überweist einen Betrag in Höhe von 95 EUR auf unserem Bankkonto
Im vorletzten Prozessschritt wird nun davon ausgegangen dass der Kunde 95 EUR überweist.

Da die Buchung dieser Zahlungsvereinnahmung über Konten der originären Buchhaltung abgebildet wird, ergibt sich keinerlei Differenz zwischen und innerhalb der Buchhaltungswelten.

Hinweis: Statt die Buchung wie obenstehend aufgezeigt unmittelbar über ein Verbindlichkeitenkonto (im Beispiel Konto 4599) abzubilden, kann alternativ auch ein Transfer-Kreditorenkonto verwendet werden, welches das gleichnamige Sachkonto im Kreditorenbuchungsprofil hinterlegt hat.

Schritt 5: Wir leiten den Zahlungseingang des Kunden in Höhe von 95 EUR an die Factoring-Gesellschaft weiter
Das Gleiche gilt für die Zahlungsweiterleitung des Kunden an die Factoring-Gesellschaft. Da auch diese ausschließlich über Sachkonten aus der originären Buchhaltung abgebildet wird, ergibt sich sowohl eine in sich geschlossene originäre Buchhaltung als auch eine in sich geschlossene Schattenbuchhaltung. Siehe die folgenden beiden Screenshots.

Zusammenfassung
Das in diesem Beitrag aufgezeigte Beispiel des Einsatzes einer Schattenbuchhaltung für die Abbildung eines stillen Factorings lässt sich auf viele weitere alternative (Schatten-) Buchungsszenarien übertragen. Wichtig für eine solche Abbildung ist die aufgezeigte Einrichtung und Verarbeitung von Sachkontozuordnungsregeln um die verschiedenen Buchhaltungswelten entsprechend ausgleichen zu können. Ob hierfür eine Zuordnungsregel ausreicht oder wie hier dargestellt mehrere Zuordnungsregeln eingerichtet und verarbeitet werden müssen hängt entscheidend vom individuellen Prozessablauf in ihrem Unternehmen ab.

Neubewertung der Fremdwährung

13 Freitag Mai 2016

Posted by Ludwig Reinhard in Debitoren, Kreditoren

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Debitoren, Fremdwährung, Fremdwährungsneubewertung, Kreditoren

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit der Fremdwährungsneubewertungsfunktion im Kreditorenmodul und zeigt auf welchen Einfluss unterschiedliche Parametereinstellung auf die Neubewertungsfunktion haben. Bitte beachten Sie dass die im Folgenden gemachten Ausführungen und Erläuterungen gleichermaßen für den Debitorenbereich gelten, da sich die Fremdwährungsneubewertungsfunktion im Kreditoren- und Debitorenmodul de facto nicht voneinander unterscheiden.

Die nachfolgend dargestellten Beispiele wurden alle in der sog. Dynamics AX Contoso Firma DEMF durchgeführt, welche den EURO als Buchhaltungswährung hinterlegt hat. Alle Fremdwährungsbeispielrechnungen in USD wurden in den Monaten Januar und Februar 2022 erfasst. Für diese Monate wurden die folgenden Währungswechselkurse hinterlegt.

Aufgrund der Vielzahl der Parametrisierungsmöglichkeiten wurde dieser Beitrag in vier Kapitel (Teile) unterteilt. Im ersten Teil werden unterschiedliche Einstellungen an der Neubewertungsmethode untersucht. Anschließend werden die Auswirkungen unterschiedlicher Einstellungen im Dimensionsbereich (Teil 2) und Buchungsprofilbereich (Teil 3) analysiert bevor im letzten Unterkapitel die Auswirkung unterschiedlicher Datumseinstellungen untersucht wird.

Teil 1: Neubewertung der Fremdwährung – Methode
Lassen sie uns zuerst die Auswirkung der drei verschiedenen Neubewertungsmethoden (Standard, Rechnungsdatum und Minimum) im Detail betrachten. Hierfür wurde am 1. Januar eine Fremdwährungsrechnung in Höhe von 1000 USD in Dynamics AX erfasst, als der Wechselkurs zwischen dem EUR und dem USD bei 1,00 lag.

Um den Unterschied in der Auswahl der verschiedenen Neubewertungsmethoden identifizieren zu können, werden nachfolgend drei Wechselkursregulierungen am 28. Januar bzw. 31. Januar durchgeführt. Für diese Tage waren die folgenden Wechselkurse in Dynamics AX hinterlegt.

Die erste Fremdwährungsneuberechnung wurde am 28. Januar mit der „Standardmethode“ durchgeführt, wie dies im folgenden Screenshot aufgezeigt ist.

Da es zwischen dem 01. Januar und dem 28. Januar zu einer Aufwertung des USD kam entstand ein Wechselkursverlust in Höhe von 250 EUR, dessen Ermittlung im folgenden Screenshot im Detail dargestellt ist.

Auf Sachkontoebene wird dementsprechend ein nicht realisierter Wechselkursverlust in Höhe von 250 EUR gebucht.

Unmittelbar im Anschluss an diese erste Fremdwährungsneubewertung wurde eine Fremdwährungsneubewertung mit der Methode „Rechnungsdatum“ durchgeführt. Bitte beachten sie, dass eine Änderung des Kursdatums in diesem Fall nicht möglich ist. Um dennoch einen möglichen Unterschied zur ersten Kursregulierung identifizieren zu können, wurde der Bewertungsstichtag auf den 31. Januar abgeändert.

Im Ergebnis führte die zweite Fremdwährungsneubewertung zu einer Aufhebung (Stornierung) der ersten Fremdwährungsneubewertung, die mit der Standardmethode durchgeführt wurde. Beachtenswert ist in diesem Zusammenhang, dass der hinterlegte Bewertungsstichtag das Buchungsdatum der Fremdwährungsneubewertung determiniert. Weitere Einzelheiten können den folgenden beiden Screenshots entnommen werden.

Die dritte Fremdwährungsneubewertung wurde schließlich mit der Minimum-Methode durchgeführt. Im Unterschied zu den vorherigen Neubewertungen wurde diesmal das Kursdatum auf den 31. Januar festgelegt.

Ergebnis:
In diesem Beispielfall generiert Dynamics AX keinerlei Wechselkursregulierung bzw. zugehörige Sachkontobuchung. Dies liegt darin begründet, dass die Kursänderung zum 31. Januar zu einem nicht realisierten Wechselkursgewinn führen würde und die Minimum-Methode den Ausweis und die Buchung eines solchen unrealisierten Gewinns verhindert.

Teil 2: Neubewertung der Fremdwährung – Dimensionen
Nach der Analyse der verschiedenen Neubewertungsmethoden soll in diesem Unterkapitel die Auswirkung der Dimensionsparametrierung betrachtet werden. Hierfür wurde der eingangs gebuchte Rechnungsbeleg nochmals zur besseren Nachvollziehbarkeit im folgenden Screenshot dargestellt.

Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass die ursprüngliche Rechnungsbuchung mit der Finanzdimension „Business Unit 002“ durchgeführt wurde.

Vor dem Hintergrund dieser Rechnungsbuchung wurde erneut eine Fremdwährungsneuberechnung mit der Standardmethode und der Dimensionseinstellung „Kein“ gestartet.

Beim Aufruf des Fremdwährungsneubewertungsprozesses mit dieser Parametereinstellung wird zunächst die folgende Hinweismeldung eingeblendet:

Wird diese mit Yes bestätigt, so generiert Dynamics AX einen Neubewertungsbuchungsbeleg ohne jedwede Finanzdimension, wie dies im nächsten Screenshot dargestellt ist.

Um nun den Unterschied zu den anderen Dimensionseinstellungen identifizieren zu können wurde die zuvor durchgeführte Fremdwährungsneubewertung zunächst mit Hilfe der „Rechnungsdatumsmethode“ storniert. Anschließend wurde die Fremdwährungsneubewertung mit der Dimensionseinstellung „Buchung“ wiederholt.

Ergebnis:
Der nun generierte Neubewertungsbuchungsbeleg wird mit den Finanzdimensionen erstellt, die im Rahmen der Rechnungsbuchung verwendet wurden.

Um auch die dritte und letzte Dimensionseinstellung („Tabelle“) prüfen zu können wurde die vorherige Fremdwährungsneubewertung zunächst wieder mit Hilfe der Rechnungsdatumsmethode storniert und anschließend wie folgt nochmals gestartet:

Ergebnis:
Nun verwendet Dynamics AX für die Buchung der Fremdwährungsneubewertung die Finanzdimension „Business Unit 001“, die in den Kreditorenstammdaten hinterlegt ist. Siehe hierzu die folgenden beiden Screenshots.

Teil 3: Neubewertung der Fremdwährung – Buchungsprofile
Nach einer erneuten Stornierung der vorherigen Fremdwährung soll in diesem Kapitel nun die Auswirkung von geänderten Buchungsprofileinstellungen geprüft werden. Hierfür wurde die Neubewertung mit den folgenden Einstellungen erneut gestartet:

Hinweis: Im ausgewählten Buchungsprofil „FX“ wurde ein eigenes Sammelkonto (Nr. 200101) hinterlegt.

Ergebnis:
Interessanterweise wurde die Fremdwährungsneubewertung nicht auf dem im Buchungsprofil „FX“ hinterlegten Sammelkonto durchgeführt.

Dies liegt darin begründet dass die Dimensionseinstellung „Buchung“ die Buchungsprofileinstellung übersteuert. Um dies zu verifizieren wurde die Neubewertung zunächst wieder storniert und anschließend mit den folgenden Einstellungen erneut durchgeführt.

Ergebnis:
Nun wird die Fremdwährungsneubewertung über das im Buchungsprofil „FX“ hinterlegte Sammelkonto abgebildet.

Hinweis:
Die Erfassung und Buchung von unrealisierten Kursgewinnen bzw. Kursverlusten auf eigenen Sammelkonten kann Unternehmen in zweierlei Hinsicht helfen:
Zum einen darin, dass es hierdurch möglich wird das sog. Fremdwährungsexposure besser und einfacher identifizieren zu können. Hierunter ist folgendes zu verstehen; geht man davon aus, dass unrealisierte Kursgewinne bzw. Kursverluste alle auf den entsprechenden Kursgewinn-/Kursverlustkonten gegen das Verbindlichkeitensammelkonto des zugehörigen Kreditors gebucht werden, so können Kurseffekte die aufgrund konzerngruppeninterner Transaktionen entstehen nicht von konzerngruppenexternen Kurseffekten unterschieden werden, da diese Kurseffekte im Sammelkonto untergehen. Informationen über das Ausmaß potentieller Währungsrisiken sind allerdings für die Entscheidung ob und welcher Anteil dieses Risikos ggf. abgesichert werden soll von entscheidender Bedeutung.
Ein zweiter Vorteil der sich aus der Abbildung von Kursregulierungseffekten über eigene Sammelkonten ergibt besteht in einem vereinfachten Konsolidierungsprozess.

Teil 4: Neubewertung der Fremdwährung – Datumswerte
Um den Einfluss der Datumswerte in der Neubewertungsparametermaske in diesem letzten Kapitel zu untersuchen wurde zunächst eine zweite Kreditorenrechnung in Höhe von 2000 USD zum 01. Februar eingebucht. An diesem Tag lag der Wechselkurs erneut bei 1,00 EUR/USD.

Nach Buchung dieser zweiten Kreditorenrechnung wurde die Fremdwährungsneuberechnung mit den folgenden Einstellungen neu gestartet:

Ergebnis:
Für die Kursregulierung wurde der am 28. Februar gültige Wechselkurs von 0,6 EUR/USD bzw. 1,6667 USD/EUR herangezogen. Gleichzeitig kann man dem Kursregulierungsbericht entnehmen, dass lediglich die erste im Januar gebuchte Rechnung aufgrund des gewählten Bewertungsstichtags kursreguliert wurde.

Nach einer erneuten Stornierung der vorherigen Kursregulierung wurde diese mit einem geänderten Bewertungsstichtagswert durchgeführt.

Ergebnis:
Grundgrund des geänderten Bewertungsstichtags wird nun sowohl die im Januar als auch die am 01. Februar gebuchte Rechnung berücksichtigt und wechselkursreguliert.

[Rechnung 1: 1000 USD, Rechnung 2: 2000 USD => Gesamt: 3000 USD * Kurs vom 28 Februar (1,6667 USD/EUR) = 5000 EUR => 2000 EUR unrealisierter Kursverlust]

Ich hoffe sie konnten diesem Beitrag den ein oder anderen nützlichen Hinweis entnehmen und freue mich sie auch in den nächsten Beiträgen wiederzusehen.

Einige Hinweise zur Buchung von Kreditorenskonti

03 Dienstag Mai 2016

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Gegenkonto, Kreditorenzahlungen, Skonti, Skonto

Dieser Beitrag befasst sich mit der Fragestellung welches Sachkonto Dynamics AX für die Buchung von Kreditorenskonti verwendet. Für die meisten von ihnen, die bereits seit langem mit Dynamics AX arbeiten mag die Beantwortung dieser Fragestellung sehr einfach erscheinen. Aufgrund einer mit AX2012 R3 neu hinzugekommenen Funktionalität sah ich mich allerdings dazu veranlasst diesen Beitrag zu verfassen, da sich aufgrund dieser neuen Funktionalität zusätzliche Buchungs- bzw. Darstellungs-/Ausweismöglichkeiten ergeben.

Bei der neuen Funktion auf die ich mich hier beziehe handelt es sich es sich um eine Standardfunktion aus dem Bereich des öffentlichen Sektors, welche über die Aktivierung des entsprechenden Konfigurationsschlüssels allgemein bereitgestellt werden kann. Sobald dieser Konfigurationsschlüssel aktiviert ist kann man in der Skontimaske das folgende neue Feld erkennen, welches es Benutzern erlaubt zu spezifizieren ob Skonti (a) wie bislang auch auf dem in dieser Maske angegebenen Sachkonto gebucht werden (b) oder auf den Sachkonten, die bei der Rechnungserfassung verwendet wurden.

A. Überblick
Aufgrund dieser zusätzlichen Funktionalität lässt sich die Findung des für Skontobuchungen verwendeten Sachkontos wir folgt darstellen:

Was man dieser Darstellung entnehmen kann ist – das für den Fall dass der neue Parameter auf „Konto aus Rechnungszeilen“ eingestellt ist – sich das Skontokonto aus den Konten bestimmt die bei der Rechnungsbuchung verwendet werden.

Ist dieser Parameter hingegen auf „Hauptkonto für Kreditorenskonti“ eingestellt, so verwendet Dynamics AX das in der Skontimaske hinterlegte Sachkonto vorausgesetzt, dass die Rechnungsbuchung ohne Mehrwertsteuer durchgeführt wird.

Wird bei der Rechnungsbuchung auch Mehrwertsteuer mitgebucht und wurde in den MWST-Sachkontobuchungsgruppen ein Sachkonto für Kreditorenskonti hinterlegt, so verwendet Dynamics AX das dort hinterlegte Konto. Mit anderen Worten, das in der MWST-Sachkontobuchungsmaske hinterlegte Skontokonto überschreibt dasjenige, welches in der Skontimaske hinterlegt ist.

B. Einrichtung
Um ihnen den Unterschied in der Aktivierung bzw. Nicht-Aktivierung des neuen Parameters aufzuzeigen habe ich aus Darstellungsgründen der Einfachheit halber zwei Skonticodes angelegt:

“CashDisc A” mit einer Einstellungen die bislang auch schon in früheren Dynamics AX Versionen verfügbar war und
„CashDisc B“ mit der neuen Parametrisierung (siehe hierzu auch den folgenden Screenshot).

Da Skontobuchungen auch über das Sachkonto bestimmt werden können welches im Bereich der Hauptbuchautomatikkonten hinterlegt ist habe ich zur Abgrenzung solcher Buchungen ein eigenes Skontokonto (Nr. 520208) hinterlegt.

Das gleiche gilt für die MWST-Sachkontobuchungseinstellungen. D.h. auch hier habe ich ein eigenes Skontokonto (Nr. 520209) zur besseren und eindeutigen Identifikation der Sachkontofindungslogik hinterlegt.

C. Demotransaktionen
Im Folgenden werden – basierend auf den im vorherigen Kapitel dargestellten Einstellungen – einige Demotransaktionen in Dynamics AX erfasst um den Unterschied in der Nutzung der neuen Funktionalität darzustellen. Hierfür werden die folgenden Kreditorenrechnungen in einem gewöhnlichen Kreditorenrechnungsjournal gebucht.

Die erste Rechnung wurde mit dem „alten“, d.h. bereits in der Vergangenheit verfügbaren Skonticode („cash disc A“) ohne Mehrwertsteuer eingebucht,
Die zweite Rechnung wurde ebenfalls mit dem gleichen Skonticode allerdings mit Mehrwertsteuer eingebucht,
Die dritte Rechnung wurde mit dem „neuen“ Skonticode („cash disc B“) ohne Mehrwertsteuer und
Die vierte Rechnung mit dem neuen Skonticode („cash disc B“) und mit Mehrwertsteuer eingebucht.

Bei der Zahlung dieser vier Rechnungen unter Skontoabzug wurden die folgenden Sachkontobuchungen generiert:

Für die Zahlungsbuchung der ersten Rechnung wurde das in der Skontimaske hinterlegte Konto verwendet.
Da die zweite Rechnung mit Mehrwertsteuer gebucht wurde, wird für die Zahlungsbuchung der zweiten Rechnung das Skontokonto verwendet welches in der MWST-Sachkontobuchungsmaske hinterlegt ist. (Bitte beachten sie, dass in diesem Fall eine Aufteilung des Skontobetrages in einen Netto- und Steuerkorrektur-Teil erfolgt, die jeweils gesondert gebucht werden).
Der Skonto für die Zahlung der dritten Rechnung wird auf dem Sachkonto gebucht welches bei der ursprünglichen Rechnungsbuchung verwendet wurde.
Das gleiche gilt für die Skontobuchung der vierten Rechnung mit dem Unterschied dass hier aufgrund der steuerlichen Buchung eine Aufteilung in einen Netto- und Steuerkorrektur-Teil erfolgt.

Die letzten beiden Buchungen verdeutlichen sehr schön den Unterschied in der Nutzung der neuen Skontofunktionalität im Vergleich zu den bereits in der Vergangenheit verfügbaren Skontofunktionen.

D. Splitbuchungen
Nachdem im vorherigen Kapitel ausschließlich einfache Kreditorenrechnungen sowie deren Zahlung unter Skontoabzug betrachtet wurden, sollen in diesem Unterkapitel Splitbuchungen betrachtet werden um herauszufinden welchen Einfluss die Nutzung der neuen Skontofunktionalität auf diese Art von Buchungen hat. Um dies zu realisieren wurden zwei weitere Kreditorenrechnungen in Dynamics AX eingebucht, die im nächsten Screenshot dargestellt sind.

Die fünfte Rechnung wurde hierbei mit dem alten Skonticode (“cash disc A”) und ohne Mehrwertsteuer,
die sechste Rechnung hingegen mit dem neuen Skonticode („cash disc B“) und ebenfalls ohne Mehrwertsteuer gebucht.

Bei der Zahlung dieser beiden Rechnungen unter Skontoabzug wurden die folgenden Buchungen generiert:

Die fünfte Rechnung wurde wie üblich mit dem Skontocode gebucht der in der Skontimaske hinterlegt ist.
Bei der sechsten Rechnung wurde hingegen eine Aufteilung des Skontobetrags auf die verschiedenen im Rahmen der Rechnungsbuchung verwendeten Sachkonten vorgenommen. Der folgende Screenshot zeigt die hierbei durchgeführte Buchung auf.

E. Weitere Buchungsarten
In diesem letzten Unterkapitel sollen schließlich noch solche Kreditorenrechnungen bzw. die zugehörigen Skontibuchungen betrachtet werden, die nicht unmittelbar gegen Sachkonten, sondern gegen andere Buchungsarten gebucht werden.

E.1. Sachanlagenbuchungen
Bei Sachanlagenbuchungen handelt es sich im Hinblick auf Skontoabzüge um besondere Buchungen, da über einen gesonderten Anlagenparameter definiert werden kann, ob Skontoabzüge den Buchwert der Anlagengegenstände mindern oder nicht. Der erwähnte Parameter ist im nächsten Screenshot dargestellt.

Um herauszufinden welchen Einfluss der neue Skontoparameter auf Sachanlagenbuchungen hat werden nachfolgend zunächst Kreditorenrechnungen unter Aktivierung des Anlagenparameters „Skonto abziehen“ eingebucht und gezahlt, bevor weitere Kreditorenrechnungen eingebucht und bezahlt werden bei denen dieser Parameter nicht aktiviert ist.

E.1.1. Sachanlagenbuchungen – Anlagenparameter “Skonto abziehen” aktiviert
Wie weiter oben beschrieben werden zunächst zwei Kreditorenrechnungen für die Anschaffung von Sachanlagen eingebucht. Die erste Rechnung wird hierbei mit dem ersten „alten“ Skontocode („cash disc A“) und die zweite Rechnung mit dem „neuen“ Skontocode („cash disc B“) erfasst. (Aus Vereinfachungsgründen werden beide Buchungen ohne Mehrwertsteuer gebucht).

Nach der Zahlung beider Rechnungen unter Skontoabzug können die folgenden Buchungen identifiziert werden:

Zahlungsbuchung der ersten Rechnung
Zahlungsbuchung der zweiten Rechnung

Ein Vergleich der beiden Belege zeigt auf, dass es von der Sachkontobuchungsseite, d.h. von den angesprochenen Konten her betrachtet keinerlei Unterschiede in den Buchungsbelegen gibt.

E.1.2. Sachanlagenbuchungen – Anlagenparameter “Skonto abziehen” nicht aktiviert
Nach Buchung und Zahlung der ersten beiden Rechnungen wird der Anlagenparameter „Skonto abziehen“ deaktiviert und zwei weitere Kreditorenrechnungen über die Anschaffung von Sachanlagen wie zuvor eingebucht und gezahlt.

Ergebnis:

Der Skonto, welcher bei Zahlung der ersten Kreditorenrechnung mit der alten Skontocodeeinstellung gebucht wurde wird auf dem Sachkonto erfasst, welches in der Kreditorenskontimaske hinterlegt ist. Erwartungsgemäß ergibt sich hier aufgrund der gewählten Buchungseinstellung keinerlei Einfluss auf den Sachanlagenwert im Anlagenmodul.
Die Zahlungsbuchung der zweiten Kreditorenrechnung führt zu folgendem Beleg:

Wie man aus dem obenstehenden Screenshot erkennen kann wird der Skontoabzug nun gegen das Sachanlagenkonto gebucht, das auch bei der Rechnungsbuchung verwendet wurde, d.h. das Sachanlagenkonto Nr. 180100. Die Maske „Grundlage der Buchung“ zeigt auf, dass diese Buchung allerdings nur auf Sachkontoebene, nicht aber im Anlagenmodul durchgeführt wird, was unmittelbar zu einer Abweichung zwischen dem im Hauptbuch und im Anlagenmodul ausgewiesenen Anlagensaldo führt!

E.2. Bestellbezogene Rechnungen
Bei den letzten Buchungen die im Rahmen dieses Beitrags betrachtet werden handelt es sich um bestellbezogene Kreditorenrechnungen, die unter Skontoabzug bezahlt werden. Um auch hier den Unterschied zwischen der „alten“ und der „neuen“ Skontoeinstellung hervorzuheben werden diesmal der Einfachheit halber zwei Kreditorenkonten verwendet bei dem das erste standardmäßig mit der alten, das zweite standardmäßig mit der neuen Skontoeinstellung eingerichtet wurde.

Anschließend werden zwei identische Bestellungen angelegt, fakturiert und anschließend bezahlt um die hierbei durchgeführten Skontobuchungen vergleichen zu können.

Ergebnis:

Bei der ersten bestellbezogenen Rechnung wird der Skonto erwartungsgemäß auf dem Sachkonto gebucht welches in der Kreditorenskontimaske hinterlegt ist.
Ähnlich wie bei den anlagenbezogenen Rechnungen wird auch im Falle der bestellbezogenen Rechnungen bei Anwendung der neuen Skontofunktionalität der abgezogene Skonto auf dem Lagerbestandskonto (Nr. 140200) gebucht das bei der Bestellrechnungsbuchung verwendet wurde. Leider wird auch diese Buchung lediglich auf Sachkontenebene durchgeführt, wie die Maske “Grundlage der Buchung” verdeutlicht. Aufgrund dessen kommt es auch hier zu einer Abweichung in den Saldenwerten des Hauptbuchs und des Lagermoduls!

Zusammenfassung
Zusammenfassend kann man festhalten, dass die neue Skontofunktionalität die Möglichkeit einräumt in Anspruch genommene Kreditorenskonti auf den Sachkonten zu erfassen die bei der Rechnungserfassung verwendet wurden. Speziell im Bereich aufwandsbezogener Transaktionen ohne Sachanlagen- und Bestellbezug kann dies eine interessante Möglichkeit darstellen da der Nettoeffekt dieser Transaktionen nicht mehr über verschiedene Konten hinweg zusammengesucht werden muss.

Sobald die neue Skontofunktionalität allerdings im Bereich von Sachanlagenbuchungen oder Bestellbuchungen angewandt wird entstehen schnell Probleme die sich in Saldoabweichungen zwischen den Haupt- und Nebenbüchern manifestieren können, so dass für derartige Transaktionen dringend von der Nutzung der neuen Funktionalität abzuraten ist.