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Dynamics 365FO/AX Finance & Controlling

Dynamics 365FO/AX Finance & Controlling

Schlagwort-Archiv: Rechnungserfassung

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 9)

01 Samstag Jul 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Bestellanforderungen, Rechnung, Rechnungserfassung, Unterzeichnungslimits, Workflow

Der in den vorherigen Beiträgen verwendete Bestellanforderungsworkflow wies die Genehmigungsaufgabe der Bestellanforderung bzw. der Rechnung grundsätzlich dem Kostenstellenleiter zu und zwar unabhängig davon, ob der Kostenstellenleiter eine ausreichend große Unterschriftsberechtigung besaß oder nicht.

Um unterschiedliche Unterschriftsberechtigungen im Bestellanforderungsworkflow zu berücksichtigen habe ich daher zunächst versucht den Zuordnungstyp des Workflow-Genehmigungsschrittes auf eine Hierarchie abzuändern. Leider erlaubte diese Änderung nicht den Workflow ausgehend von der anfordernden Person aus zu starten. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

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Auf das im vorherigen Beitrag verwendete Beispiel angewandt würde die Auswahl ‘submitted by‘ nur dann dem richtigen Kostenstellenleiter zur Genehmigung zugeordnet, wenn die anfordernde Person (Susan) die Bestellanforderung selbst an den Worfklow übermittelt.

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Modifikation A:
Um diese Problemstellung zu umgehen wurde statt des Bestellanforderungsworkflows ein Bestellanforderungs-Zeilenworkflow mit den gleichen Workflowelementen eingerichtet. Der Bestellanforderungs-Zeilenworkflow wurde deshalb verwendet, weil er die Zuordnung des Genehmigungsschrittes vom Anforderer ausgehend erlaubt. Details hierzu können den folgenden beiden Screenshots entnommen werden.

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notesign In früheren Versionen war es möglich den Genehmigungsschritt im Bestellanforderungsworkflow unmittelbar dem Anforderer zuzuweisen. Diese Möglichkeit würde jüngst entfernt, weshalb der ‚Umweg‘ über den Zeilenworkflow gewählt wurde.

Um den Bestellanforderungs-Zeilenworkflow nutzen zu können muss dieser schließlich in einen gewöhnlichen Bestellanforderungsworkflow eingebaut werden. Dies ist beispielhaft im folgenden Screenshot dargestellt.

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Beispiel:
Nachfolgend wird eine Bestellanforderung über ein Dynamics AX Training in Höhe von $10000 von Nicole Holiday im Auftrag von Susan Burk erstellt.

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Aufgrund der vorgenommenen Workflowänderungen wird die Genehmigungsaufgabe nun Julia, der Marketingleiterin zugeordnet, da sie über ein ausreichend großes Unterschriftslimit verfügt. Siehe hier auch die folgenden beiden Screenshots.

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Modifikation B:
Gleichlaufend mit den Änderungen die für den Bestellanforderungsworkflow umgesetzt wurden, wurde auch der Genehmigungsschritt des Rechnungsworkflows an eine Hierarchie gebunden.

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notesign Da die im Rahmen des Rechnungsworkflows vorgenommenen Änderungen denjenigen entsprechen, die bereits in einem der vorherigen Beiträge aufgezeigt wurden, kann an dieser Stelle auf weitere Details verzichtet werden.

 

Beispiel:
Das weiter oben aufgezeigte Beispiel wird nun in der Art und Weise fortgeführt, dass eine Rechnung in Höhe von $10900 erfasst wird. Da dieser Rechnungsbetrag von der eingerichteten akzeptablen Preistoleranz in Höhe von 5% abweicht, wird eine entsprechende Genehmigungsaufgabe für Charlie, den Präsidenten der Einheit, erstellt, da er über eine ausreichend hohe Unterschriftsberechtigung verfügt.

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Zusammenfassung Workflows für ausgabenbezogene Kreditorenrechnungen:
Dieser Beitrag beendet die Reihe zur Erfassung von ausgabenbezogenen Kreditorenrechnungen. Basierend auf dem was im Rahmen dieses und der vorherigen Beiträge aufgezeigt wurde, kann festgehalten werden, dass Dynamics AX/365 for Operations leistungsstarke und flexible Workflowfunktionen besitzt.

Die Einrichtung dieser Workflowfunktionen ist nicht immer selbsterklärend und einfach und bedarf n.M.d.Verf. einer Anpassung im Bereich der Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen.

Vor dem Hintergrund dieser Nachteile und der aufgezeigten Workflowfunktionen kann der Leser selbst beurteilen, ob derartige Erweiterungen selbständig oder über ein Zusatzmodul realisiert werden können.

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 8)

22 Donnerstag Jun 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Bestellanforderungen, Rechnung, Rechnungserfassung, Workflow

Dieser Beitrag schließt sich an den vorherigen Beitrag an, welcher mit der Genehmigung der Bestellanforderung endete.

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Prozessschritt 4:
Nachdem die Bestellanforderung genehmigt wurde, wird diese in eine Bestellung umgewandelt. Die folgenden beiden Screenshots zeigen diese Umwandelung beispielhaft auf.

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notesign Für die Erstellung von Bestellungen gibt es in Dynamics AX/365 for Operations einen eignen Workflow. Dieser wird an dieser Stelle nicht genutzt, weil der Hauptaugenmerk dieses Beitrags nicht auf der Anlage von Bestellungen liegt.

 

Prozessschritt 5:
Um sicherzustellen, dass die bestellten Dienstleistungen auch empfangen bzw. durchgeführt wurden, wurde eine sog. Category policy Regel eingerichtet, die vor der Rechnungsbuchung eine explizite Zugangsbestätigung in Form einer Lieferscheinbuchung erfordert. Einzelheiten wie diese Regel eingerichtet wurde, können der folgenden Darstellung entnommen werden.

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Prozessschritt 6:
Der letzte Prozessschritt wird durch den folgenden Rechnungsworkflow unterstützt:

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Dieser Rechnungsworkflow beginnt mit einer Prüfung daraufhin, ob Abgleichdifferenzen bestehen.

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Ist dies nicht der Fall, so wird die Kreditorenrechnung automatisiert und ohne weiteres zutun gebucht.

Für den Fall dass Abgleichdifferenzen bestehen, ist ein zusätzlicher Prüf- und Genehmigungsschritt durch den zuständigen Kostenstellenleiter vorgesehen.

Bitte beachten sie, dass dieser zusätzliche Prüf- und Genehmigungsschritt den entsprechenden Kostenstellenverantwortlichen zugewiesen wird. Die hierfür notwendigen Einstellungen können den folgenden Screenshots entnommen werden.

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notesignUm Situationen zu vermeiden bei denen Kostenstellenverantwortliche jede auch noch so kleine Abweichung explizit zu genehmigen haben, wurde die folgende Preistoleranzeinstellung in den Kreditorenparametern vorgenommen.

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Bei der Einrichtung dieser Einstellung ist darauf zu achten, dass gleichlaufend hierzu der Parameter ‘post invoice with discrepancies‘ auf ‚allow with warning‘ eingestellt ist. Andernfalls müsste der Kostenstellenverantwortliche im Falle einer Preis- oder Mengenabweichung zum einen eine Genehmigung über den Workflow und zum anderen eine Genehmigung über die nachfolgend dargestellte Abgleichmaske vornehmen.

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Beispiel:
Die nachfolgend erfasste Rechnung wird mit einer Preisabweichung in Höhe von 8% erfasst.

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Aufgrund dieser Abweichung wird die Rechnung nicht automatisiert gebucht, sondern dem Kostenstellenverantwortlichen Kevin Cook zur Prüfung und Genehmigung zugewiesen.

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Für den Fall dass dieser die Abweichung genehmigt, findet eine automatisierte Rechnungsbuchung statt.

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Die Buchung der Kreditorenrechnung endet den hier dargestellten Prozess. Im nächsten Beitrag betrachten wir, wie Unterschriftenregelungen im aufgezeigten Prozessablauf berücksichtigt werden können.

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 7)

17 Samstag Jun 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Bestellanforderungen, Rechnung, Rechnungserfassung, Workflow

Ein grundlegendes Problem der in den vorherigen Beiträgen dargestellten Rechnungsworkflows bestand darin, dass die Materialien per Email ohne jedweden formalen Genehmigungs- und Freigabeprozess beschafft wurden. Für den Fall dass der zuständige Vorgesetzte eine Beschaffung von Gütern oder Dienstleistern letztendlich nicht genehmigt, ist es häufig zu spät die beschafften Güter oder Dienstleistungen zurückzusenden bzw. die Beschaffung zu stoppen.

Derartige Situationen lassen sich durch einen frühzeitigen Prüf- und Genehmigungsprozess, der über Bestellanforderungen abgebildet wird umgehen. Die Einbindung von Bestellanforderungen in den Rechnungsbuchungs- und Genehmigungsprozess bzw. die hierfür erforderlichen Prozessschritte sind im nächsten Screenshot dargestellt.

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Der oben dargestellte Prozess beginnt mit der Erstellung einer Bestellanforderung durch Nicole Holiday.

Diese Bestellanforderung wird anschließend an eine Gruppe von Einkäufern zur Prüfung übermittelt um sicherzustellen, dass die Bestellanforderung alle notwendigen Informationen und keine Fehler enthält.

Dieser Prüfung schließt sich die Genehmigung und Freigabe der Bestellanforderung durch den zuständigen Kostenstellenleiter an.

Nach erfolgter Genehmigung und Freigabe können die angeforderten Güter oder Dienstleistungen über eine Bestellung beschafft werden.

Um sicherzustellen, dass auch alle Güter oder Dienstleistungen erfasst wurden, wurde ein separater Zahlungsprozessschritt in der obenstehenden Prozessdarstellung berücksichtigt.

Der Beispielprozess endet schließlich mit der Erfassung und Buchung der Kreditorenrechnung. Aufgrund der im Rahmen der Bestellanforderung durchgeführten Prüfungen und Genehmigungen kann die Kreditorenrechnung anschließend unmittelbar gebucht werden, soweit keine Preis- oder Mengenabweichungen vorliegen. Für den Fall dass es zu Preis- oder Mengenabweichungen zwischen Bestellung und Rechnung kommt ist hingegen eine gesonderte Prüfung und Freigabe durch den Kostenstellenleiter erforderlich.

 

Bitte beachten sie, dass die oben dargestellten Prozessschritte von zwei Workflows unterstützt werden, die der folgenden Darstellung entnommen werden können.

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Im nächsten Unterkapitel werden die für die Implementierung der verschiedenen Prozess-/Workflowschritte erforderlichen Einrichtungen aufgezeigt, bevor im Anschluss der gesamte Prozess anhand eines Beispiels dargestellt wird.

notesign Aufgrund der großen Anzahl der hier dargestellten Prozessschritte werden im Rahmen dieses Beitrags lediglich die ersten drei Prozessschritte erläutert. Die verbleibenden Prozessschritte werden im nächsten Beitrag im Detail dargestellt.

 

Prozessschritt 1:
Der erste Prozessschritt betrifft die manuelle Anlage einer Bestellanforderung für die weiter keine besonderen Einstellungen in Bezug auf die nachfolgende Rechnungsverarbeitung vorzusehen sind.

 

Prozessschritt 2:
Wie eingangs erwähnt wird die erstellte Bestellanforderung im zweiten Schritt von einer Gruppe von Einkäufern geprüft. Dieser Prozessschritt wird über den nachfolgend dargestellten Bestellanforderungsworkflow abgebildet.

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Hierfür wurde ein gesonderter Workflowschritt eingerichtet, welcher der Gruppe ‘Purchase requisition reviewer‘ zugeordnet wurde.

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Im hier dargestellten Beispiel wurden die Mitarbeiter Phyllis und Susan zu Einkäufern befördert und der Purchase requisition reviewer‘ Gruppe zugeordnet.

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Prozessschritt 3:
Im dritten Prozessschritt ist nun der Kostenstellenverantwortliche aufgerufen die Bestellanforderung zu genehmigen.

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Dieser Workflowschritt wurde der ‘AppREQ’ Gruppe zugeordnet, welche auf die in der Bestellanforderung hinterlegten Kostenstellenleiter verweist.

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Beispiel:
Basierend auf den zuvor aufgezeigten Einstellungen und dem folgenden Organigramm, erstellt Nicole Holiday zunächst eine Bestellanforderung für eine Trainingsmaßnahme. Bitte beachten sie, dass Nicole die Bestellanforderung für ihre Kollegin Susan Burk erstellt.

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Da in Susan’s Mitarbeiterstammdaten eine entsprechende Kostenstelle hinterlegt ist, wird diese automatisch in die Bestellanforderung übertragen. Diese Übertragung ist für die spätere Identifikation des für die Genehmigung zuständigen Kostenstellenverantwortlichen wichtig.

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Nachdem der Bestellanforderungsworkflow gestartet wurde, wird dieser zunächst allen Benutzern der hinterlegten Einkäufergruppe zugewiesen.

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Für den Fall, dass Phyllis die Erfüllung dieser Aufgabe übernimmt…

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…ist sie für die Prüfung und Fertigstellung dieses Prüfschritts verantwortlich.

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Nach erfolgreich durchlaufener Prüfung wird die Genehmigung der Bestellanforderung schließlich Susan’s Kostenstellenleiter Kevin Cook zur Genehmigung übermittelt.

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Nachdem der verantwortliche Kostenstellenleiter die Bestellanforderung schließlich genehmigt…

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…ändert sich deren Status auf genehmigt (approved) und erlaubt die Erstellung einer entsprechenden Bestellung.

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Mit der Genehmigung der Bestellanforderung endet dieser Beitrag. Die verbleibenden Prozess-/Workflowschritte werden im nächsten Beitrag dargestellt.

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 6)

06 Dienstag Jun 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Rechnung, Rechnungserfassung, Unterzeichnungslimits, Workflow

Dieser Beitrag schließt sich an den vorherigen an und erweitert diesen in der Art und Weise, dass nun eine projektbezogene Ausgabenrechnung erfasst wird, die eine explizite Genehmigung des Projektleiters erfordert. Für diese explizite Genehmigung wurde ein zusätzlicher Workflowschritt (‘PM review‘) in den zuvor verwendeten Workflow eingebaut.

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Bitte beachten sie, dass der neue Workflowschritt der Aufwendungsprüfergruppe ‚Approver‘ zugeordnet wurde …

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…, welche vom Projektleiter eine explizite Genehmigung erfordert.

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Um sicherzustellen, dass der zusätzliche Workflowschritt nur dann ausgeführt wird, wenn eine Projektrechnung erfasst wird, wurde folgende Bedingung an die Ausführung dieses neuen Workflowschritts geknüpft.

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Für den Fall dass eine gewöhnliche Rechnung ohne Projektbezug erfasst wird bedeutet dies, dass der zusätzliche Workflowschritt unmittelbar übergangen bzw. abgeschlossen wird.

Bitte beachten sie, dass für das nachfolgend dargestellte Beispiel Susan Burk als Projektleiterin festgelegt wurde.

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Wird nun eine Rechnung mit der entsprechenden Projektnummer erfasst, so wird eine zusätzliche Workflowschleife über Susan Burk abgearbeitet bevor der Linienvorgesetzte der Bestellers die Rechnung wie üblich zu genehmigen hat.

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Für den Fall dass keine Projektnummer bei der Rechnungserfassung angegeben wurde, entfällt der zusätzliche Genehmigungsschritt natürlich.

 

Dieser Beitrag schließt den ersten Teil zur manuellen Rechnungserfassung mit ein oder mehreren Genehmigungsschritten für Aufwandsrechnungen ab.

Als Zwischenfazit kann bislang festgehalten werden, dass die im Standard von Dynamics AX/365 for Operations verfügbaren Rechnungsworkflowfunktionen eine Vielzahl unterschiedlicher Rechnungsgenehmigungsszenarien abbilden können. Was aus Sicht des Verfassers allerdings fehlt ist eine übergreifende Übersicht die aufzeigt, welchen Mitarbeitern welche Rechnungen zur Genehmigung zugeordnet wurden und in welchem Genehmigungsstadium sich diese Workflows befinden.

Die nächsten Beiträge beschäftigen sich ebenfalls mit aufwandsbezogenen Rechnungen, die allerdings mit Bestellanforderungen verknüpft bzw. von dort aus gestartet werden.

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 5)

01 Donnerstag Jun 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Rechnung, Rechnungserfassung, Unterzeichnungslimits, Workflow

Dieser Beitrag setzt den vorherigen in der Art und Weise fort, dass nun Michael Redmond, der account manager, die Materialien bestellt und die zugehörige Rechnung von dessen vorgesetzten Kevin Cook genehmigt werden muss. Das folgende Organigramm stellt die entsprechenden Beziehungen der am Workflow beteiligten Personen nochmals überblicksmäßig dar.

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Um auch diese zweite Linienstruktur im Rahmen des Genehmigungsworkflows abbilden zu können wurde eine neue Positionshierarchie (LRE Signing 2) eingerichtet, die Kevin Cook als entsprechenden Linienverantwortlichen einschließt.

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Die neu eingerichtete Positionshierarchie wird im Anschluss einem neuen Rechnungsworkflow zugeordnet …

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… der identisch zum vorherigen Workflow eingerichtet wurde bis auf die Tatsache, dass dieser Workflow nur dann aktiviert wird, wenn der Mitarbeiter 000050 (Michael Redmond) als zuständiger sachlicher Prüfer im Finanzdimensionsmitarbeiterfeld der Rechnung hinterlegt ist.

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Anschließend wurden zwei Rechnungen erfasst. Die erste mit Nicole Holiday als sachlicher Prüferin und eine zweite mit Martin Redmond als sachlichem Prüfer. Die nachfolgenden Screenshots zeigen auf dass in beiden Fällen immer der richtige Linienverantwortliche mit der Genehmigung der Rechnung vom Workflow angesprochen wird.

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Zusammenfassend kann man aus diesem und dem vorherigen Beitrag festhalten, dass über die Einrichtung mehrerer Positionshierarchien und Workflows auch mehrstufige, komplexe Unterschriftsregeln im Standard von Dynamics AX/365 for Operations abgebildet werden können.

 

Ein Gesichtspunkt der bislang noch nicht weiter erörtert wurde betrifft den Umstand, dass alle Rechnungen bislang von einem einzigen Mitarbeiter aus der Buchhaltung (Phyllis Harris) erfasst wurden, der gleichzeitig den Rechnungsworkflow als sog. Originator initiierte. In der Praxis werden Rechnungen in der Regel von einer Vielzahl an Mitarbeitern erfasst, die basierend auf den obenstehenden Einstellungen alle als Workflow Originator agieren würden und demzufolge in der Positionshierarchie zu berücksichtigen wären. Im Ergebnis wären demnach eine Vielzahl an Positionshierarchien und Workflows einzurichten. Diese Problemstellung lässt sich derart umgehen, dass lediglich ein einziger repräsentativer Mitarbeiter aus der Buchhaltung in der Positionshierarchie hinterlegt und gleichzeitig als Workflow Owner deklariert wird, wie dies im nächsten Screenshot dargestellt ist.

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Wird nun der Workflowgenehmigungsschritt derart ergänzt, dass er vom Workflow owner ausgehend startet, kann das oben beschriebene Problem vermieden werden.

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Der nächste Beitrag erweitert den hier dargestellten Workflow auf solche Fälle bei denen projektbezogene Rechnungen erfasst werden, die vom Projektleiter explizit freigegeben werden müssen.

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 4)

24 Mittwoch Mai 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Rechnung, Rechnungserfassung, Unterzeichnungslimits, Workflow

Im vorherigen Beitrag wurde der zuständige Mitarbeiter für die Genehmigung der Rechnung über die Aufwendungsgruppe ‚Approver‘ identifiziert. Die hierfür erforderliche rollenbasierte Einstellung ist nochmals im folgenden Screenshot dargestellt.

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Die obenstehende Hinterlegung einer Aufwandsprüfergruppe ist immer dann hilfreich, wenn ein bestimmter Mitarbeiter, wie z.B. ein Kostenstellenleiter für die Genehmigung von Rechnungen zuständig ist.

Unternehmen, die von dezidierten unterschiedlich abgestuften Unterschriftsregeln Gebrauch machen ist mit einer solchen Zuordnung allerdings nicht weitergeholfen. Wie solche Unternehmen den Rechnungsgenehmigungsworkflow gestalten können, ist Gegenstand der folgenden Ausführungen.

Die folgende Darstellung zeigt die geänderten Workfloweinstellungen für die Berücksichtigung abgestufter Unterzeichnungslimits auf.

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Der wesentliche Unterschied zu dem im vorherigen Beitrag verwendeten Workflow besteht im zweiten Workflowschritt, der nun einer Hierarchie zugeordnet wurde.

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Problematisch an der Hierarchiezuordnung ist, dass der Workflow entweder ausgehend vom Workflow owner – einer statischen Benutzerreferenz – oder vom workflow originator aus beginnen kann.

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Ausgehend vom dem Fall dass Buchhalter, die nicht in der Positionshierarchie des Anforderers bzw. Genehmigers zugehören, Rechnungen erfassen und den Rechnungsworkflow starten, würde die Auswahl ‚workflow originator‘ immer dazu führen, dass der Vorgesetzte des erfassenden Buchhalters die Rechnung zu genehmigen hätte. Um dies zu vermeiden wurde die folgende neue Positionshierarchie (LRE Signing) eingerichtet, die ausgehend von der rechnungserfassenden Buchhalterin (Phyllis Harris) die entsprechenden Genehmigungsstufen aus der Organisationsstruktur abbildet.

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Diese Positionshierarchie ist anschließend mit dem Workflow zu verknüpfen, wie dies in der nachfolgenden Darstellung aufgezeigt ist.

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Anschließend können die Kriterien für die Auswahl des Genehmigungsberechtigten definiert werden.

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Nachdem der Workflow derart eingerichtet wurde, können im zweiten Schritt die eigentlichen Unterschriftsberechtigungen definiert werden. Die im folgenden verwendeten Limits, sind im folgenden Screenshot dargestellt.

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Nach Abschluss dieser Einrichtungstätigkeiten wird nun eine Rechnung über $47500 von der Buchhalterin Phyllis erfasst und der Workflow gestartet.

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Um den Unterschied zwischen den in den vorherigen Beiträgen verwendeten Workflows aufzuzeigen, wurden alle Rechnungen dieses Mal ohne Kostenstelle erfasst.

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Unabhängig von dieser Tatsache konnte der hierarchische Workflowschritt immer den richtigen Genehmiger identifizieren. Der folgende Screenshot zeigt die vom Workflow angesprochenen Genehmiger für die dritte Rechnung über $47500 auf.

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Der obenstehenden Darstellung kann man entnehmen, dass Nicole Holiday als Besteller die erste Workflowaufgabe zugewiesen bekam. Danach wurden sukzessive den Kostenstellen-, Abteilungs- und Divisionsleitern Genehmigungsaufgaben zugeordnet. Dies liegt darin begründet, dass im Falle der dritten Rechnung über $47500 weder die Kostenstellen-, noch die Abteilungsleiter über eine entsprechend hohe Unterschriftsberechtigung verfügen.

warningsign1 Da weder Kostenstellen-, noch Abteilungsleiter im Falle der dritten Rechnung über $47500 ein ausreichend hohes Unterschriftslimit aufweisen, können diese Genehmigungsschritte bzw. –aufgaben auch über die folgende Parametrisierung übersprungen werden.

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Wird mit diesen modifizierten Workfloweinstellungen erneut eine Rechnung in Höhe von $47500 erfasst, so werden nun weder den Kostenstellen-, noch den Abteilungsleitern entsprechende Workflowaufgaben zugeordnet, da deren Unterschriftslimit hierfür nicht ausreicht. Der folgende Screenshot stellt dies beispielhaft dar, bei dem nach Durchführung der sachlichen Rechnungsprüfung unmittelbar der Divisionsleiter (Charlie Carson) mit der Genehmigung der Rechnung betraut wird.

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Lassen sie uns nun das Beispiel dahingehend modifizieren, dass die Materialien nun von Michael Redmond beschafft werden, dessen Linienvorgesetzer (Kevin Cook) die Rechnung zu genehmigen hat.

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Aus diesem Grund wurde nun eine weitere Kreditorenrechnung – diesmal über $2000 – erfasst. Im Gegensatz zum weiter oben aufgezeigten Beispiel wurde nun allerdings Michael Redmond im Finanzdimensionsfeld für den Mitarbeiter hinterlegt, da er für die sachliche Prüfung der Rechnung zuständig ist.

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Nachdem Michael Redmond seine sachliche Prüfung abgeschlossen hat, wird nun Benjamin Martin und nicht Kevin Cook mit der Genehmigungsaufgabe betraut.

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Dies liegt darin begründet, dass Kevin Cook nicht in der dem Workflow zugeordneten Positionshierarchie enthalten ist. Nun könnte man meinen, dass man Kevin Cook einfach in diese Hierarchie aufnehmen müsste um das Problem der richtigen Zuordnung zu beheben. Dies lässt sich aktuell allerdings nicht in Dynamics AX/365 for Operations realisieren, da lediglich eine einzige und eindeutige Beziehung zwischen den verschiedenen Positionen der Hierarchie möglich ist. Mit anderen Worten, die Tatsache dass Kevin Cook und Benjamin Martin beide die gleiche Vorgesetzte Julia Funderburk haben kann nicht in der verwendeten Positionshierarchie abgebildet werden.

Wie diese Problemstellung gelöst werden kann, wird im nächsten Beitrag aufgezeigt.

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 3)

17 Mittwoch Mai 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Projektausgabenrechnung, Rechnung, Rechnungserfassung, Workflow

Dieser Beitrag setzt den vorherigen Beitrag für projektbezogene Ausgabenrechnungen fort. Der wesentliche Unterschied zu dem im vorherigen Beitrag aufgezeigten Beispiel besteht darin, dass die Einrichtung der Kreditoren-Aufwendungsprüfergruppen (nachfolgend kurz: Aufwendungsprüfergruppen) in einem eigenen Projektreiter erfolgt, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.

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Bitte beachten sie, dass die Einrichtung der Aufwendungsprüfergruppe ‚Orderer‘, wie zuvor unter Bezugnahme auf die Finanzdimension des Mitarbeiters erfolgt.

Die Einrichtung der Aufwendungsprüfergruppe ‚Approver‘ unterscheidet sich allerdings von den im vorherigen Beitrag aufgezeigten Einstellungen in der Art, dass für Projektrechnungen der zuständige Projektleiter und nicht der zuständige Kostenstellenverantwortliche für die Genehmigung der Ausgabenrechnung zuständig ist. Die hierfür erforderlichen Einstellungen sind im folgenden Screenshot dargestellt.

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Bitte beachten sie, dass die nachfolgende Projektrechnung für das Projekt Nr. 000188 erfasst wird, die Kevin Cook als Projektleiter hinterlegt hat.

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Bitte beachten sie auch, dass Kevin Cook kein unmittelbarer Linienvorgesetzter von Nicole Holiday ist, die wie zuvor die Materialien bestellt und dementsprechend für die sachliche Rechnungsprüfung verantwortlich ist.

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Mit den oben beschriebenen leicht modifizierten Einstellungen wird nachfolgend eine weitere Ausgabenrechnung über die Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen erfasst.

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Dieses Mal wird allerdings ein Projekt in den Rechnungszeilen hinterlegt.

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Um die Auswirkungen der unterschiedlichen Einstellungen der Aufwandsprüfergruppen besser identifizieren zu können wird wie im vorherigen Beitrag, Nicole Holiday als zuständige Einkäuferin im Mitarbeiter-Finanzdimensionsfeld hinterlegt. Ebenfalls wie im vorherigen Beitrag wird die Kostenstelle 008, die Benjamin Martin als verantwortlichen Kostenstellenleiter hinterlegt hat angegeben.

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Im Ergebnis ordnet nun der Workflow den Genehmigungsschritt dem Projektleiter Kevin Cook und nicht dem Kostenstellenverantwortlichen Benjamin Martin zu. Dies kann dem folgenden Screenshot entnommen werden.

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Da sich alle weiteren Prozessschritte nicht von denjenigen unterscheiden, die im vorherigen Beitrag aufgezeigt wurden, werden diese hier nicht erneut dargestellt. Stattdessen wird auf die Ausführungen im vorherigen Beitrag verwiesen.

Der nächste Beitrag setzt die Reihe zur Kreditorenrechnungserfassung fort und zeigt auf, wie unterschiedliche Unterschriftslimits im Workflow berücksichtigt werden können.

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 2)

09 Dienstag Mai 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Rechnung, Rechnungserfassung, Workflow

Innerhalb dieses zweiten Teils zur Erfassung und Verarbeitung von Kreditorenrechnungen wird ein Beschaffungsprozess dargestellt, bei der eine Mitarbeiterin der Marketingabteilung (Nicole Holiday) Marketingmaterialien per Email bestellt.

Nachdem die Marketingmaterialien bei Nicole Holiday eingetroffen sind, trifft die zugehörige Rechnung des Lieferanten in der Kreditorenbuchhaltung ein und wird dort in der Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen erfasst. Anschließend wird der Rechnungsgenehmigungsworkflow vom Kreditorenbuchhalter gestartet.

Der Rechnungsgenehmigungsworkflow wurde hierbei so eingerichtet, dass der Besteller, d.h. Nicole Holiday, in einem ersten Schritt bestätigen muss, dass die auf der Rechnung aufgeführten Positionen tatsächlich geliefert wurden.

Anschließend muss der zuständige Kostenstellenleiter (Benjamin Martin) die Rechnung genehmigen bevor diese gebucht und anschließend bezahlt werden kann.

Die folgende Übersicht fasst die verschiedenen im nachfolgenden im Detail dargestellten Workflow Schritte zunächst überblicksmäßig zusammen.

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Die untenstehende Organisationsübersicht zeigt die an dem oben aufgezeigten Prozess beteiligten Personen, Rollen und Organisationseinheiten nochmals in hellbrauner Farbe hervorgehoben auf. (Hinweis: Diese Organisationsdarstellung wird auch für die folgenden Beiträge zur Kreditorenrechnungserfassung verwendet).

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Basierend auf den Erkenntnissen anderer Dynamics AX/365 for Operations Experten – siehe z.B. den folgenden Beitrag bzw. Video – wurde der Rechnungsgenehmigungsworkflow unter Einbezug von zwei unterschiedlichen sog. Kreditorenrechnung-Aufwendungsprüfergruppen (nachfolgend kurz: Aufwendungsprüfergruppen) eingerichtet.

Die erste Aufwendungsprüfergruppe – als ‚Orderer‘ (Besteller) gekennzeichnet – wurde hierbei so eingerichtet, dass diese auf die Finanzdimension des Mitarbeiters referenziert. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

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warningsignklein Um die eingehenden Rechnungen der richtigen Person, d.h. im ersten Schritt dem Besteller zuzuordnen ist es erforderlich, dass alle Mitarbeiter mit ihrer eignen Finanzdimension eingerichtet werden. Darüber hinaus muss jeder Mitarbeiter als Eigentümer (Owner) seiner eigenen Mitarbeiter-Finanzdimension eingerichtet sein, weil der Eigentümer der Finanzdimension definiert, welcher Mitarbeiter die sachliche Rechnungsprüfung durchzuführen hat. Der folgende Screenshot stellt diese Einrichtung für Nicole Holiday dar, welche die Marketingmaterialien bestellt hat.

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Die zweite Aufwendungsprüfergruppe – als ‚Approver‘ (Genehmiger) gekennzeichnet – wurde so eingerichtet, dass diese auf die entsprechende Kostenstellenfinanzdimension referenziert.

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Der zuständige Mitarbeiter für die rechnerische Rechnungsprüfung und Genehmigung ist demnach der Mitarbeiter, der als Eigentümer der entsprechenden Kostenstelle eingerichtet wurde. Im nachfolgend dargestellten Beispiel handelt es sich hierbei um Benjamin Martin, dem Leiter der Kostenstelle 008.

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warningsignklein Die Aufwendungsprüfergruppen verweisen auf den Eigentümer der jeweiligen Finanzdimension und nicht auf den sog. Vorgesetzten, der organisatorischen Einheit.

warningsignklein Die Art und Weise wie die beiden Aufwendungsprüfergruppen eingerichtet wurden erfordert, dass bei der Rechnungserfassung zum einen die Mitarbeiter-Finanzdimension mit dem Besteller gefüllt wird. Darüber hinaus wird der Kostenstellenverantwortliche, der die Rechnung letztendlich genehmigt, über die Eingabe der Kostenstelle definiert. M.a.W. der in diesem Beitrag aufgezeigte Workflow erfordert sowohl die Erfassung einer Mitarbeiter- als auch einer Kostenstellen-Finanzdimension.

Nachdem die einzelnen Elemente, die für die Einrichtung des Workflows erforderlich sind aufgezeigt wurden, lassen sie uns nun einen Blick auf die eigentliche Einrichtung des Workflows werfen, welcher in der folgenden Grafik dargestellt ist.

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Die nächsten beiden Screenshots spezifizieren die Einrichtung des ersten Workflowschritts (Review invoice), der eine sachliche Rechnungsprüfung durch den Besteller (Nicole Holiday) erforderlich macht. Bitte beachten sie, dass Nicole Holiday hierbei nicht unmittelbar, sondern nur mittelbar über die Aufwendungsprüfergruppe ‚Orderer‘ bzw. die Finanzdimension ‚Mitarbeiter‘ referenziert wird.

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Der zweite Workflowschritt (Approval) wurde wie der erste Workflowschritt unter Bezugnahme einer Aufwendungsprüfergruppe eingerichtet. Im Unterschied zum ersten Workflowschritt wurde nun allerdings die ‚Approver‘ Gruppe bzw. die Finanzdimension ‚Kostenstelle‘ spezifiziert. Die folgenden beiden Screenshots zeigen diese Einstellungen auf.

205_p2_0050 205_p2_0055

Basierend auf den obenstehenden Workfloweinstellungen wird im nächsten Schritt nun eine Kreditorenrechnung für Marketingmaterialien erfasst. Der nächste Screenshot zeigt die Rechnungserfassung in der Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen unter Verwendung der Beschaffungskategorie ‚Advertising‘ auf.

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warningsignklein Bitte beachten sie, dass der Besteller (Nicole Holiday) über das Finanzdimensionsfeld des Mitarbeiters festgelegt wird. Der Kostenstellenverantwortliche (Benjamin Martin), der für die Genehmigung der Rechnung zuständig ist, wird über die Hinterlegung der Kostenstellenfinanzdimension festgelegt.

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Nachdem alle Rechnungsinformationen erfasst wurden, wird der Rechnungsgenehmigungsworkflow durch einen Mitarbeiter der Kreditorenabteilung (Phyllis Harris) gestartet. Den Einstellungen des Workflows zufolge wird nun die erste Workflowaufgabe Nicole Holiday zugeordnet. Der folgende Screenshot zeigt dies beispielhaft auf.

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Nicole Holiday kann nun die vorerfasste Rechnung inspizieren und – vorausgesetzt, dass alles mit der Rechnung in Ordnung ist – ihren Prüfschritt über die Auswahl ‚Complete‘ beenden.

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warningsignklein Für den Fall dass Nicole Holiday die Prüfung der Rechnung ablehnt, d.h. die Auswahl ‚Reject‘ trifft, wird der Rechnungsworkflow zurück an den Mitarbeiter der Kreditorenabteilung verwiesen, der den Workflow gestartet hat. Die Auswahl ‚Delegate‘ erlaubt darüber hinaus eine bestimmte Aufgabe an einen bestimmten Kollegen zu delegieren, der dann den ersten Prüfschritt durchzuführen hat.

Unter der Annahme, dass Nicole Holiday ihren Prüfschritt mit ‚Complete‘ beendet hat, wird dieser weiter an Benjamin Martin geleitet, welcher für die Genehmigung der Rechnung zuständig ist.

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Benjamin Martin hat ähnlich wie Nicole Holiday verschiedene Auswahlmöglichkeiten für die Bearbeitung des zweiten Prüfschritts, die im folgenden Screenshot aufgezeigt sind.

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warningsignklein Die Auswahl ‘Approve’ schließt den zweiten Workflowschritt ab. Die Auswahl ‚Reject‘ verweist den Workflow zurück an den Ausgangspunkt, d.h. an den Mitarbeiter der Kreditorenabteilung, der die Rechnung erfasst und den Workflow gestartet hat. Die Auswahlmöglichkeiten ‚Request change‘ bzw. ‚Delegate‘ erlauben schließlich die Zuweisung des Aufgabenschrittes bzw. von erforderlichen Korrekturen an bestimmte zu spezifizierende Mitarbeiter.

Sobald Benjamin Martin den zweiten Workflowschritt mit ‚Approve‘ abgeschlossen hat …205_p2_0090

… kann die Rechnung gebucht werden.

205_p2_0095

warningsignklein Vorausgesetzt dass alle Informationen bereits bei der Rechnungseingabe durch die Kreditorenabteilung erfasst wurden und vor dem Hintergrund, dass (mindestens) zwei Mitarbeiter eine Prüfung der Rechnung vorgenommen haben, kann aus Sicht des Verfassers eine unmittelbare automatische Buchung der von Benjamin Martin genehmigten Rechnung erfolgen. Dies kann im Standardworkflowprozess über die Einfügung eines automatischen Buchungsschrittes realisiert werden und ist in der nächsten Grafik dargestellt.

205_p2_0100

Die Buchung der Kreditorenrechnung beendet den zweiten Beitrag dieser Reihe. Die nächsten Beiträge werden den hier dargestellten Workflow sukzessive auf weitere komplexere Szenarien erweitern.

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 1)

04 Donnerstag Mai 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Rechnung, Rechnungserfassung, Workflow

Im Laufe der vergangenen Jahre bin ich vielen unterschiedlichen Möglichkeiten begenet, wie Unternehmen Kreditorenrechnungen erfassen. Einige Leute mit denen ich über den Kreditorenrechnungserfassungsprozess sprach meinten, dass die Standard Dynamics AX/365 for Operations Rechnungserfassungsmöglichkeiten unzureichend wären. Andere meinten, dass diese zu kompliziert wären und einmal wurde ich sogar mit der Aussage konfrontiert, dass die Standard Rechnungserfassungs- und –verarbeitungsfunktionen unbrauchbar wären, weil ‚Alle‘ dieser Meinung wären.

Bei einer Vielzahl dieser Leute bzw. Unternehmen endete das Ganze damit, dass teure Zusatzmodule für die Kreditorenrechnungsverarbeitung eingesetzt wurden, die oftmals ihre eigenen Probleme und Schwachpunkte hatten und weitergehende unternehmensindividuelle Anpassungen erforderten.

Vor dem Hintergrund der eingangs erwähnten Aussagen soll nachfolgend untersucht werden, wie ausgaben- und bestellbezogene Kreditorenrechnungen in Dynamics AX/365 for Operations erfasst und verarbeitet werden können.

warningsignklein Bei ausgabenbezogenen Kreditorenrechnungen handelt es sich um solche für die keine Bestellungen erfasst wurden und die dementsprechend nicht mit Lieferscheinen abgeglichen werden.

Die Zielsetzung dieses und der folgenden Beiträge besteht nicht darin, die oben aufgeführten Aussagen zu widerlegen oder zu bestätigen, sondern vielmehr darin, die Vor- und Nachteile, Stärken und Schwächen der Standard Kreditorenrechnungsverarbeitungsinstrumente aufzuzeigen damit sich der Leser ein eigenes Bild dieses Instrumentenkastens machen kann.

Bevor wir in die Details der Kreditorenrechnungsverarbeitung einsteigen soll an dieser Stelle darauf hingewiesen werden, dass alle nachfolgenden Darstellungen und Erläuterungen vom sog. Rechnungsworkbench, d.h. der Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen ausgehen. Auf die verschiedenen Krediorenrechnungsjournale wird aus den folgenden Gründen nicht näher eingegangen:

  1. Weil die Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen einen einzigen einheitlichen Einstiegspunkt für die Erfassung von Kreditorenrechnungen bietet über die sowohl ausgaben-, als auch bestellbezogene Kreditorenrechnungen erfasst werden können.
  2. Weil die Erfassung von Krediorenrechnungen über Journale keinen Gebrauch vom sog. Subledger Framework macht und daher wichtige Rechnungskontrollfunktionen nicht zur Verfügung stehen. Zu Einzelheiten, siehe z.B. den folgenden früheren Beitrag.
  3. Weil projektbezogene Kreditorenrechnungen, die über Rechnungsjournale erfasst werden nicht als sog. zugesagte Kosten Berücksichtigung finden. Dies birgt die Gefahr, dass Projektkosten zu spät sichtbar sind und zu Fehlentscheidungen führen können. Zu Einzelheiten, siehe auch diesen Beitrag.
  4. Weil nur über die Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen projektbezogene intercompany Rechnungen automatisch abgegrenzt und erfasst werden können. Die Nutzung von Rechnungsjournalfunktionen führt in diesen Fällen zu Situationen bei denen Unternehmen unterschiedliche Kreditorenrechnungen zunächst sortieren und anschließend in unterschiedlichen Masken verarbeiten müssen.

Die Erfassung von Krediorenrechnungen über das Kreditorenrechnungsworkbench beinhaltet allerdings auch einige Nachteile, wie z.B.

  1. Den Umstand, dass die in Kreditorenrechnungen enthaltene Vorsteuer erst zum Zeitpunkt der Rechnungsbuchung erfolgt. Im Vergleich zu einer Rechnungserfassung über das Rechnungsbuchjournal – bei dem ein Vorsteuerabzug bereits zum Zeitpunkt der Vorerfassung möglich ist – können aus diesem Umstand Opportunitätskosten in Form von höheren Finanzierungskosten entstehen. Dem kann allerdings entgegengehalten werden, dass nur die wenigsten Firmen mit denen der Verfasser in der Vergangenheit zu tun hatte, die Vorsteuer bereits zum Zeitpunkt der Rechnungsvorerfassung in Abzug bringen. Darüber hinaus ist zu beachten, dass bei kurzen Rechnungsdurchlaufzeiten die hierdurch entstehenden Opportunitätskosten klein ausfallen.
  2. Den Umstand, dass Buchhalter es gewohnt sind ausgabenbezogene Rechnungen unmittelbar auf Sachkonten und nicht mittelbar über Beschaffungskategorien zu erfassen. Die nachfolgende Darstellung zeigt die Erfassung einer solchen Ausgabenrechnung für Werbeausgaben auf, bei der das der Beschaffungskategorie zugeordnete Sachkonto nur mittelbar über die Buchungsverteilung betrachtet werden kann.
    205_p1_0005
    Dieser zweite hier aufgeführte Umstand erweist sich regelmäßig als seine der größten Hürden die es im Rahmen einer Systemneueinführung zu berücksichtigen gilt, da er zur Veränderung von über Jahren tradierten Prozessabläufen führt.

warningsignklein Der erwähnte Nachteil, dass das Sachkonto aufgrund der Verwendung von Beschaffungskategorien nicht unmittelbar eingesehen werden kann, lässt sich bspw. über die Ergänzung der Kategoriebeschreibung um die Sachkontonummer umgehen.

Die folgenden Beiträge befassen sich mit der Erfassung und Verarbeitung von ausgabenbezogenen Kreditorenrechnungen über das Kreditorenrechnungsworkbench. Anschließend wird auf die Verarbeitung von bestellbezogenen Rechnungen eingegangen bevor diese Beitragsreihe mit einer Zusammenfassung der Vor- und Nachteile, Stärken und Schwächen der Standard Rechnungserfassungsfunktion schließt.

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