Dieser Beitrag schließt sich an den vorherigen Beitrag an, welcher mit der Genehmigung der Bestellanforderung endete.

 

Prozessschritt 4:
Nachdem die Bestellanforderung genehmigt wurde, wird diese in eine Bestellung umgewandelt. Die folgenden beiden Screenshots zeigen diese Umwandelung beispielhaft auf.

 Für die Erstellung von Bestellungen gibt es in Dynamics AX/365 for Operations einen eignen Workflow. Dieser wird an dieser Stelle nicht genutzt, weil der Hauptaugenmerk dieses Beitrags nicht auf der Anlage von Bestellungen liegt.

 

Prozessschritt 5:
Um sicherzustellen, dass die bestellten Dienstleistungen auch empfangen bzw. durchgeführt wurden, wurde eine sog. Category policy Regel eingerichtet, die vor der Rechnungsbuchung eine explizite Zugangsbestätigung in Form einer Lieferscheinbuchung erfordert. Einzelheiten wie diese Regel eingerichtet wurde, können der folgenden Darstellung entnommen werden.

 

Prozessschritt 6:
Der letzte Prozessschritt wird durch den folgenden Rechnungsworkflow unterstützt:

Dieser Rechnungsworkflow beginnt mit einer Prüfung daraufhin, ob Abgleichdifferenzen bestehen.

Ist dies nicht der Fall, so wird die Kreditorenrechnung automatisiert und ohne weiteres zutun gebucht.

Für den Fall dass Abgleichdifferenzen bestehen, ist ein zusätzlicher Prüf- und Genehmigungsschritt durch den zuständigen Kostenstellenleiter vorgesehen.

Bitte beachten sie, dass dieser zusätzliche Prüf- und Genehmigungsschritt den entsprechenden Kostenstellenverantwortlichen zugewiesen wird. Die hierfür notwendigen Einstellungen können den folgenden Screenshots entnommen werden.

Um Situationen zu vermeiden bei denen Kostenstellenverantwortliche jede auch noch so kleine Abweichung explizit zu genehmigen haben, wurde die folgende Preistoleranzeinstellung in den Kreditorenparametern vorgenommen.

Bei der Einrichtung dieser Einstellung ist darauf zu achten, dass gleichlaufend hierzu der Parameter ‘post invoice with discrepancies‘ auf ‚allow with warning‘ eingestellt ist. Andernfalls müsste der Kostenstellenverantwortliche im Falle einer Preis- oder Mengenabweichung zum einen eine Genehmigung über den Workflow und zum anderen eine Genehmigung über die nachfolgend dargestellte Abgleichmaske vornehmen.

 

Beispiel:
Die nachfolgend erfasste Rechnung wird mit einer Preisabweichung in Höhe von 8% erfasst.

Aufgrund dieser Abweichung wird die Rechnung nicht automatisiert gebucht, sondern dem Kostenstellenverantwortlichen Kevin Cook zur Prüfung und Genehmigung zugewiesen.

Für den Fall dass dieser die Abweichung genehmigt, findet eine automatisierte Rechnungsbuchung statt.

Die Buchung der Kreditorenrechnung endet den hier dargestellten Prozess. Im nächsten Beitrag betrachten wir, wie Unterschriftenregelungen im aufgezeigten Prozessablauf berücksichtigt werden können.

Ein grundlegendes Problem der in den vorherigen Beiträgen dargestellten Rechnungsworkflows bestand darin, dass die Materialien per Email ohne jedweden formalen Genehmigungs- und Freigabeprozess beschafft wurden. Für den Fall dass der zuständige Vorgesetzte eine Beschaffung von Gütern oder Dienstleistern letztendlich nicht genehmigt, ist es häufig zu spät die beschafften Güter oder Dienstleistungen zurückzusenden bzw. die Beschaffung zu stoppen.

Derartige Situationen lassen sich durch einen frühzeitigen Prüf- und Genehmigungsprozess, der über Bestellanforderungen abgebildet wird umgehen. Die Einbindung von Bestellanforderungen in den Rechnungsbuchungs- und Genehmigungsprozess bzw. die hierfür erforderlichen Prozessschritte sind im nächsten Screenshot dargestellt.

Der oben dargestellte Prozess beginnt mit der Erstellung einer Bestellanforderung durch Nicole Holiday.

Diese Bestellanforderung wird anschließend an eine Gruppe von Einkäufern zur Prüfung übermittelt um sicherzustellen, dass die Bestellanforderung alle notwendigen Informationen und keine Fehler enthält.

Dieser Prüfung schließt sich die Genehmigung und Freigabe der Bestellanforderung durch den zuständigen Kostenstellenleiter an.

Nach erfolgter Genehmigung und Freigabe können die angeforderten Güter oder Dienstleistungen über eine Bestellung beschafft werden.

Um sicherzustellen, dass auch alle Güter oder Dienstleistungen erfasst wurden, wurde ein separater Zahlungsprozessschritt in der obenstehenden Prozessdarstellung berücksichtigt.

Der Beispielprozess endet schließlich mit der Erfassung und Buchung der Kreditorenrechnung. Aufgrund der im Rahmen der Bestellanforderung durchgeführten Prüfungen und Genehmigungen kann die Kreditorenrechnung anschließend unmittelbar gebucht werden, soweit keine Preis- oder Mengenabweichungen vorliegen. Für den Fall dass es zu Preis- oder Mengenabweichungen zwischen Bestellung und Rechnung kommt ist hingegen eine gesonderte Prüfung und Freigabe durch den Kostenstellenleiter erforderlich.

 

Bitte beachten sie, dass die oben dargestellten Prozessschritte von zwei Workflows unterstützt werden, die der folgenden Darstellung entnommen werden können.

Im nächsten Unterkapitel werden die für die Implementierung der verschiedenen Prozess-/Workflowschritte erforderlichen Einrichtungen aufgezeigt, bevor im Anschluss der gesamte Prozess anhand eines Beispiels dargestellt wird.

 Aufgrund der großen Anzahl der hier dargestellten Prozessschritte werden im Rahmen dieses Beitrags lediglich die ersten drei Prozessschritte erläutert. Die verbleibenden Prozessschritte werden im nächsten Beitrag im Detail dargestellt.

 

Prozessschritt 1:
Der erste Prozessschritt betrifft die manuelle Anlage einer Bestellanforderung für die weiter keine besonderen Einstellungen in Bezug auf die nachfolgende Rechnungsverarbeitung vorzusehen sind.

 

Prozessschritt 2:
Wie eingangs erwähnt wird die erstellte Bestellanforderung im zweiten Schritt von einer Gruppe von Einkäufern geprüft. Dieser Prozessschritt wird über den nachfolgend dargestellten Bestellanforderungsworkflow abgebildet.

Hierfür wurde ein gesonderter Workflowschritt eingerichtet, welcher der Gruppe ‘Purchase requisition reviewer‘ zugeordnet wurde.

Im hier dargestellten Beispiel wurden die Mitarbeiter Phyllis und Susan zu Einkäufern befördert und der Purchase requisition reviewer‘ Gruppe zugeordnet.

 

Prozessschritt 3:
Im dritten Prozessschritt ist nun der Kostenstellenverantwortliche aufgerufen die Bestellanforderung zu genehmigen.

Dieser Workflowschritt wurde der ‘AppREQ’ Gruppe zugeordnet, welche auf die in der Bestellanforderung hinterlegten Kostenstellenleiter verweist.

 

Beispiel:
Basierend auf den zuvor aufgezeigten Einstellungen und dem folgenden Organigramm, erstellt Nicole Holiday zunächst eine Bestellanforderung für eine Trainingsmaßnahme. Bitte beachten sie, dass Nicole die Bestellanforderung für ihre Kollegin Susan Burk erstellt.

Da in Susan’s Mitarbeiterstammdaten eine entsprechende Kostenstelle hinterlegt ist, wird diese automatisch in die Bestellanforderung übertragen. Diese Übertragung ist für die spätere Identifikation des für die Genehmigung zuständigen Kostenstellenverantwortlichen wichtig.

Nachdem der Bestellanforderungsworkflow gestartet wurde, wird dieser zunächst allen Benutzern der hinterlegten Einkäufergruppe zugewiesen.

Für den Fall, dass Phyllis die Erfüllung dieser Aufgabe übernimmt…

…ist sie für die Prüfung und Fertigstellung dieses Prüfschritts verantwortlich.

Nach erfolgreich durchlaufener Prüfung wird die Genehmigung der Bestellanforderung schließlich Susan’s Kostenstellenleiter Kevin Cook zur Genehmigung übermittelt.

Nachdem der verantwortliche Kostenstellenleiter die Bestellanforderung schließlich genehmigt…

…ändert sich deren Status auf genehmigt (approved) und erlaubt die Erstellung einer entsprechenden Bestellung.

Mit der Genehmigung der Bestellanforderung endet dieser Beitrag. Die verbleibenden Prozess-/Workflowschritte werden im nächsten Beitrag dargestellt.