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Dynamics 365FO/AX Finance & Controlling

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Schlagwort-Archiv: Dynamics AX 2012

Management Reporter – Excel Import

23 Montag Nov 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Management Reporter

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Schlagwörter

Dynamics AX 2012, Excel Import, Management Reporter

Bei der Erstellung von Management Reporter Berichten trifft man häufig auf die Notwendigkeit Daten aus Dynamics AX mit Daten aus externen Excel-Datenquellen miteinander in einem Bericht verknüpfen zu müssen. Beispiele hierfür sind Konsolidierungsberichte bei denen ausländische Gesellschaften ihre Finanzdaten in Form von Excel Berichten einreichen oder PLAN-IST Berichte bei denen die IST-Daten aus Dynamics AX mit in Excel geführten PLAN-Daten zu kombinieren sind.

Wie derartige kombinierte Berichte im Management Reporter abgebildet werden können ist Gegenstand der nachfolgenden Ausführungen. Im Rahmen der hierfür notwendigen Excel-Importdefinitionen sind zwei unterschiedliche Vorgehensweisen bzw. Importmethoden zu unterscheiden: die sogenannte „Combined Link“ Importmethode und die sog. „Separate Link“ Importmethode.

Option 1: „Combined Link“ Importmethode
Die sog. combined link Importmethode stellt die erste Möglichkeit dar externe Excel-Daten in Management Reporter Berichten zu integrieren. Diese Vorgehensweise zeichnet sich dadurch aus, dass in einer einzigen Spalte der Management Reporter Zeilendefinition eine Verknüpfung sowohl zu den Dynamics AX Daten als auch zu den externen Excel-Daten hergestellt wird. Im folgenden Screenshot ist diese Integrationsmöglichkeit derart dargestellt dass Referenzen zu Dynamics AX Daten gelb und Referenzen zu externen Excel Daten grün hervorgehoben sind.
EN_19-100
Leider ist es im Rahmen dieser Importmethode nicht möglich die Referenzen zu den Dynamics AX Daten mit denen der externen Excel-Daten in einer Zeile zu kombinieren weshalb zusätzliche Berechnungszeilen erforderlich sind.
EN_19-110

Neben den dargestellten Referenzen im Zeilendefinitionsfenster sind im Spaltendefinitionsfenster entsprechende „WKS“-Spalten zu integrieren, welche die externen Excel-Daten aufnehmen. Siehe hierzu den folgenden Screenshot.
EN_19-130

Im letzten Schritt sind schließlich die Zeilen- und Spaltendefinitionen miteinander in einem Bericht zu kombinieren um diesen erstellen zu können. Ergebnis:
EN_19-140a EN_19-140b

Hinweise bei Nutzung der combined link Importmethode

  • Die Verknüpfung zu den externen Excel-Daten wird im Zeilendefinitionsfenster hergestellt. Die Referenz “@WKS(G=C3)” bedeutet in diesem Zusammenhang beispielsweise dass der Wert aus der Zelle C3 des Exceldokuments in der Management Reporter Berichtsspalte G angezeigt wird. Siehe hierzu auch die folgende Darstellung.
    EN_19-150
  • Die Referenzen zu den externen Exceldaten sind statisch. Dies bedeutet, dass Änderungen an der Spaltendefinition regelmäßig Anpassungen aller „@WKS“ Zeilen im Zeilendefinitionsfenster erfordern. Dieser Umstand schränkt die Nutzung der combined link Importmethode auf solche Fälle ein, bei denen eine vergleichsweise kleine Anzahl an externen Excel-Daten in Management Reporter Berichte zu integrieren sind. Für den Import größerer Datenmengen über verschiedene Berichtsperioden hinweg scheint die separate link Importmethode dagegen besser geeignet zu sein. Diese Methode wird im folgenden Unterkapitel dargestellt.


Option 2: „Separate Link“ Importmethode
Die separate link Importmethode stellt die zweite Möglichkeit der Integration externer Excel Daten in Management Reporter Berichte dar. Der wesentliche Unterschied zur combined link Methode besteht darin, dass sowohl die Referenzen zu den Dynamics AX Daten als auch die Referenzen zu den externen Exceldaten in jeweils einer eigenen Spalte im Zeilendefinitionsfenster umgesetzt werden, wie dies beispielhaft im folgenden Screenshot dargestellt ist.
EN_19-160

Der zweite wesentliche Unterschied zur combined link Methode besteht darin, dass die Verknüpfung zum externen Exceldokument nicht über die Zeilendefinitionsmaske, sondern über einen eigenen Berichtsbaum erfolgt (siehe den nächsten Screenshot).
EN_19-170

Wie zuvor sind für die Berichtserstellung Berichtszeilen, Berichtsspalten und Berichtsbäume miteinander zu verknüpfen bevor der Bericht aufgerufen werden kann.
EN_19-180a EN_19-180b

Hinweise bei Nutzung der separate link Importmethode

  • Bei dieser zweiten Importmethode werden Referenzen zu externen Exceldaten über die Schlüsselkennzeichen „CPO“ bzw. „RPO“ im Zeilendefinitionsfenster definiert, die angeben in welche Richtung der Management Reporter beim Datenimport suchen soll (C => Spaltenweise, R => Zeilenweise). Siehe hierzu auch die folgende Darstellung.
    EN_19-190
  • Im Gegensatz zur combined link Methode wird bei der separate link Methode die Zellen über den Periodencode im Spaltendefinitionsfenster definiert. Im gewählten Beispiel wird der Sales-Budget Wert für den ersten Berichtsmonat aus dem Exceldokument aus der Zelle C3 entnommen (=> Startpunkt B3 aus der Zeilendefinition + 1 zusätzliche Zelle rechts davon gem. Periodendefinition im Spaltendefinitionsfenster). Der Sales-Budget Wert für den zweiten Monat wird aus der Zelle D3 entnommen (=> Startpunkt B3 aus der Zeilendefinition + 2 zusätzliche Zellen rechts davon gem. Periodendefinition im Spaltendefinitionsfenster), usw.
  • Dieser relative Zellbezug macht diese Importmethode sehr robust bspw. gegenüber Änderungen die an Spaltendefinitionen vorgenommen werden. Aufgrund dessen eignet sich die separate link Importmethode deutlich besser für den Import von großen Datenmengen über mehrere Berichtsperioden hinweg.

Buchungsschnellerfassungen

05 Samstag Sept 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Hauptbuch, Kreditoren

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Schlagwörter

Buchungsschnellerfassung, Buchungsvorlagen, Dynamics AX 2012, Sachkontoalias

Manuelle Buchungserfassungen können in Dynamics AX sehr schnell zeitaufwendig werden insbesondere dann, wenn viele Finanzdimensionswerte wie Kostenstellen, Kostenträger, usw. zu erfassen sind. Glücklicherweise gibt es verschiedene Standardfunktionen, welche einem die manuelle Erfassung von Buchungsbelegen erleichtern. Nachfolgend sollen einige dieser Buchungsschnellerfassungen dargestellt werden.


Sachkontoalias
Eine erste Möglichkeit der Buchungsschnellerfassung besteht in der Nutzung von sog. Sachkontoalias, die im Hauptbuch angelegt, aber auch in anderen Modulen wie z.B. dem Kreditoren- oder Projektmodul genutzt werden können. Die Einrichtung von Sachkontoalias gestaltet sich recht einfach, da für eine bestimmte Buchungskombination (bestehend aus Sachkonto und Finanzdimensionen) ein eindeutiger Schlüssel angelegt wird.
DE_10_Teil1_001
Anstatt mühsam Sachkonten und Finanzdimensionen manuell erfassen zu müssen, kann im Buchungsjournal einfach der eingerichtete Sachkontoalias-Schlüssel eingegeben werden. Dynamics AX ersetzt diesen Schlüssel bei der Betätigung der Tab-Taste durch die entsprechende Buchungskombination, so dass die Buchung nur noch geprüft und ggf. vervollständigt werden muss. Im folgenden Beispiel wird die Finanzdimension „Department“ ergänzt, weil dieses nicht über den Buchungsschlüssel vordefiniert wurde.
DE_10_Teil1_002 DE_10_Teil1_003

 

Standardkontoeinstellungen
Eine zweite Möglichkeit der Buchungsschnellerfassung besteht in der Nutzung von Standardkontoeinstellungen im Kreditorenmodul. Diese Einstellungen können zum einen auf Ebene der Kreditorengruppe als auch auf Ebene des einzelnen Kreditors vorgenommen werden. Beispiel:
DE_10_Teil2_001 DE_10_Teil2_002a
Wird das entsprechende Kreditorenkonto ausgewählt, so schlägt Dynamics AX automatisch das entsprechende Sachkonto zur Buchung vor. Siehe hierzu beispielhaft den folgenden Screenshot.
DE_10_Teil2_003

 

Excel add-in
Eine dritte Möglichkeit manuelle Buchungen schnell in AX erfassen und buchen zu können ist deren Aufbereitung in einem Excel-Vorlagendokument sowie ein entsprechender Upload dieser Buchungen nach Dynamics AX. Einzelheiten zu dieser Funktionalität wurden bereits in früheren Beiträgen aufgezeigt. Von daher wird an dieser Stelle auf weitergehende Ausführungen verzichtet. Zu Einzelheiten, siehe dort.

 

Buchungsvorlagen
Die letzte im Rahmen dieses Beitrags dargestellte Möglichkeit für die Buchungsschnellerfassung besteht in der Nutzung von Buchungsvorlagen. Buchungsvorlagen können bspw. in Hauptbuch- oder Kreditorenrechnungsjournalen angelegt und für die spätere Widerverwendung gespeichert werden. Der folgende Screenshot stellt dies beispielhaft dar.
DE_10_Teil4_001
Nachdem die Buchungsvorlagen angelegt wurden, können diese zu einem späteren Zeitpunkt über eine entsprechende Selektion abgerufen und wiederverwendet werden. Beispiel:
DE_10_Teil4_003 DE_10_Teil4_004 DE_10_Teil4_006

 

Zusammenfassend kann man somit an dieser Stelle festhalten, dass Dynamics AX verschiedene Möglichkeiten zur Schnellerfassung von Buchungsbelegen bietet. Alle aufgezeigten Möglichkeiten erlauben vor der Durchführung der Buchung eine entsprechende Überarbeitung und ggf. notwendige Änderung der vorgeschlagenen Buchungen und ermöglichen somit einen flexiblen Einsatz.

Trennung von Auftragserlösen und Rücklieferungsauftragserlösminderungen

18 Samstag Jul 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Debitoren

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Schlagwörter

Dynamics AX 2012, Erlöskonten, Rücklieferungen

Der ein oder andere von Ihnen wird vielleicht schon einmal dem Umstand begegnet sein, dass Dynamics AX für Auftragserlösbuchungen sowie für die Buchung von Kundenrücklieferungen die gleichen Erlöskonten verwendet. Dies liegt darin begründet, dass Dynamics AX in beiden Fällen auf die Konten aus dem Umsatzerlösbereich in den Lagerbuchungseinstellungen zugreift. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot. DE_27_0010
Dieses Standardsystemverhalten ist aus Finance & Controlling Sicht sehr unglücklich, da Umsatzerlöse und Erlösminderungen aus Rücklieferungen in das gleiche Sachkonto einfließen und somit das Reporting über die verschiedenen Umsatzarten bzw. Umsatzminderungen erschweren.

Glücklicherweise gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie diesem Sachverhalt begegnet werden kann um eine Trennung von Auftragserlösen und Rücklieferungserlösminderungen zu erlangen. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen einige dieser Möglichkeiten sowie damit zusammenhängende Vor- und Nachteile darstellen.

 

Lösungsansatz 1: Manuelle Anpassung des Sachkontos in der Rücklieferungsmaske
Die erste Möglichkeit Rücklieferungserlösbuchungen von gewöhnlichen Auftragserlösbuchungen zu trennen besteht darin das Sachkonto, welches automatisch aus dem Kundenauftrag in die Rücklieferungsmaske übertragen wird, manuell zu überschreiben, wie dies im folgenden Screenshot beispielhaft dargestellt ist.
DE_27_0015
Diese manuelle Änderung stellt sicher, dass die Buchung der Gutschrift an den Kunden mit dem manuell eingetragenen Erlöskonto erfolgt. Der folgende Screenshot stellt das Ergebnis meiner durchgeführten Beispielbuchung dar.
DE_27_0020

Vorteile & Nachteile dieses Lösungsansatzes
Die wesentlichen Vorteile dieses ersten Lösungsansatzes bestehen in seiner Einfachheit und darin, dass keine Systemanpassungen erforderlich sind. Diesen Vorteilen steht allerdings der höhere Zeitaufwand für die manuelle Änderung der Sachkonten in der Rücklieferungsmaske gegenüber, speziell in Fällen in denen sehr viele Kontenänderungen vorzunehmen sind. Im Zusammenhang mit dem erwähnten erhöhten Zeitaufwand steht auch ein erhöhtes Risiko von Fehleingaben und daraus resultierenden fehlerhaften Sachkontobuchungen.

 

Lösungsansatz 2: Nutzung der Dimensionsverknüpfungsfunktion
Eine zweite Möglichkeit zur Trennung von Rücklieferungserlösbuchungen von gewöhnlichen Auftragserlösbuchungen besteht in der Nutzung der Dimensionsverknüpfungsfunktion im Lagerbereich. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang allerdings, dass die Erlöstrennung nicht über eigene Sachkonten, sondern über Finanzdimensionen erfolgt.

Die Nutzung dieses zweiten möglichen Lösungsansatzes setzt voraus, dass Standorte zunächst mit einer Finanzdimensionsgröße verknüpft werden, wie dies in den beiden folgenden Screenshots dargestellt ist.DE_27_0040 DE_27_0045
Basierend auf diesen Einstellungen ist im Rahmen der Erfassung von Rücklieferungen lediglich darauf zu achten, dass die richtigen Lagerdimensionen (insbes. der richtige Standort) gewählt werden, da diese Auswahl entscheidend für die Kennzeichnung von Rücklieferungserlösminderungen und somit der Buchung der Kundengutschrift ist. Die folgenden beiden Screenshots stellen die hier beschriebene Vorgehensweise nochmals exemplarisch dar.
DE_27_0050 DE_27_0055
Im Ergebnis sorgt dieser Prozessablauf dafür dass die Buchung der Kundengutschrift zwar über das gleiche Erlöskonto – im Beispiel Konto 401100 – allerdings mit dem Kennzeichen „Rücklieferungsabteilung 193“ durchgeführt wird. Über diese Kennzeichnung kann anschließend eine Analyse der Rücklieferungserlösminderungen durchgeführt werden.
DE_27_0060

Vorteile & Nachteile dieses Lösungsansatzes
Ein wesentlicher Vorteil dieser Vorgehensweise im Vergleich zum eingangs dargestellten Lösungsansatz besteht darin, dass keine manuellen Kontoänderungen in der Rücklieferungsmaske erforderlich sind, was das Risiko von Falscheingaben erheblich mindert.
Ungeachtet dieses Vorteils hat der Lösungsansatz über die Dimensionsverknüpfung allerdings den Nachteil, dass er unter Umständen mit dem Lagersetup und den Vorgängen im Lagerbereich im Konflikt steht und daher ggf. nicht realisierbar ist. Darüber hinaus ist zu berücksichtigen dass für diesen Lösungsansatz evtl. die Einrichtung einer weiteren Finanzdimension erforderlich sein kann.

 

Lösungsansatz 3: Systemanpassung
Wenn die beiden zuvor dargestellten Lösungsansätze in ihrem Unternehmen aufgrund verschiedener Umstände nicht realisierbar sind, so kann alternativ für die Erlöstrennung von Aufträgen und Rücklieferungen eine kleine Systemanpassung in Betracht gezogen werden. Im Folgenden wird eine sehr einfache Möglichkeit aufgezeigt, wie eine solche Systemanpassung umgesetzt werden kann um Auftragserlöse von Rücklieferungsauftragserlösminderungen zu trennen.

Ausgangspunkt dieses Lösungsansatzes ist, dass die Erlöskonten die für Rücklieferungen verwendet werden, aus einem anderen Bereich der Lagerbuchungsmaske herangezogen werden. Im nachfolgenden Beispiel habe ich der Einfachheit halber den Buchungstyp (=> invent account type) „Lieferschein-Umsatzerlös“ gewählt, in dem das Erlösminderungskonto 405000 hinterlegt wurde.
DE_27_0075
Hinweis: Die dahinterstehende Annahme ist, dass im normalen Geschäftsbetrieb nicht mit dem Buchungstyp „Lieferschein-Umsatzerlös“ gearbeitet wird. Falls dies bei Ihnen doch der Fall sein sollte, so können Sie einen beliebigen anderen Buchungstypen verwenden, notfalls einen länderspezifischen, den Sie über eine kleine Erweiterung der Länderkonfiguration bereitstellen können.

Unabhängig vom konkret gewählten Buchungstyp gehe ich, wie zuvor erwähnt, für die nachfolgenden Darstellungen davon aus dass die Rücklieferungserlösminderungskonten im Bereich „Lieferschein-Umsatzerlös“ hinterlegt sind.
Um auf diese Konten zugreifen zu können wird in der Return Table Methode “loadSegments“ die folgende Codeanpassung vorgenommen. Siehe die beiden folgenden Screenshots.
DE_27_0065
DE_27_0070
Die hier dargestellte Anpassung überschreibt das zunächst von AX gefundene Sachkonto aus dem ursprünglichen Auftrag durch dasjenige, das im Bereich „Lieferschein-Umsatzerlös“ gefunden wird. Für die Wahl dieses Buchungstyps ist die Referenz zum InventAccountType „SalesPckSlipRevenue“ ausschlaggebend.

Aufgrund dieser minimal invasiven Anpassung wird standardmäßig immer das Sachkonto verwendet, welches im Bereich der physischen Umsatzerlösbuchung in der Lagerbuchungsmaske hinterlegt ist.
DE_27_0080
Dieses Konto wird entsprechend bei der Buchung der Kundengutschrift verwendet, wie dies in Fortsetzung des gewählten Beispiels im nächsten Screenshot dargestellt ist.
DE_27_0085

Vorteile & Nachteile dieses Lösungsansatzes
Ein wesentlicher Vorteil dieses dritten Lösungsansatzes besteht darin, dass er mit einer kleinen Systemanpassung umgesetzt werden kann und die manuelle Kontoänderung in der Rücklieferungsmaske überflüssig macht, was das Risiko von Falscheingaben erheblich mindert.
Die Nachteile dieses Ansatzes bestehen darin, dass ein Dynamics AX Entwickler für die Codeimplementierung benötigt wird und dass die hier dargestellte Vorgehensweise keine Trennung von Erlösminderungen anhand der Rückgabegründe wie z.B. Bruch, Falschbestellung, usw. ermöglicht. Wie dem letztgenannten Einwand begegnet werden kann ist im Folgenden letzten Unterkapitel dargestellt.

 

Lösungsansatz 4: Verknüpfung von Belastungs- und Dispositionscodes
In diesem letzten Kapitel möchte ich kurz darstellen wie bei Rücklieferungsaufträgen eine Trennung der Erlösminderungen entsprechend den Rückgabegründen der Kunden erfolgen kann. Ausgangspunkt hierfür ist die Verknüpfung der Rücklieferungs-Dispositionscodes mit Belastungscodes, wie dies im folgenden Screenshot beispielhaft dargestellt ist.
DE_27_0105
Bitte beachten Sie dass der Belastungscode mit der Kategorie “Prozent” und einem Wert von 100% eingerichtet wurde.

Alle in diesem Zusammenhang verwendeten Belastungscodes wurden jeweils so eingerichtet, dass die Soll- und Habenbuchung über eigene Sachkonten erfolgt. Über diese Sachkonten kann später eine Analyse der Rücklieferungserlösminderungen durchgeführt werden.
DE_27_0130_neu

Beispiel:
Die nachfolgenden Darstellungen stellen ein Beispiel des aufgezeigten Setups dar. Ausgangspunkt ist ein Kundenauftrag über 100 Stück eines Produkts, welches am 01. August zu einem Preis von 322 EUR / Stück verkauft wurde. Die Auftragserlöse wurden hierbei über das Sachkonto 401100 abgebildet. Weitere Details können dem folgenden Screenshot entnommen werden.DE_27_0155
Acht Tage später hat der Kunde 10 Stück der verkauften Produkte retourniert. Diese Rückgabe wurde in Dynamics AX über die folgende Rücklieferung abgebildet.DE_27_0160
Bitte beachten Sie, dass im Rahmen der Retourenbuchungen keine Änderung am Sachkonto vorgenommen wurde und demnach das gleiche Sachkonto herangezogen wird, welches auch im Rahmen der ursprünglichen Auftragsbuchung verwendet wurde.

Als nächstes wurden die zurückgelieferten Produkte im Lager erfasst. Für diese Erfassung wurde ein Dispositionscode angegeben, der u.a. darüber entscheidet was mit der Ware geschieht (Einlagerung, Verschrottung, usw.).DE_27_0165
Mit der Buchung der Rücklieferungsgutschrift hat Dynamics AX schließlich die folgenden Sachkontobuchungen durchgeführt:DE_27_0170
Neben der standardmäßigen Buchung der Erlösminderungen auf dem Konto 401100 (gelb hervorgehoben) wurden aufgrund des hinterlegten Belastungscodes zwei zusätzliche Buchungszeilen (grün hervorgehoben) generiert anhand derer in der Buchhaltung abgelesen werden kann warum Kunden Produkte zurückgeschickt haben.

Nach der Buchung von weiteren Rücklieferungen mit anderen Dispositionscodes weißt die Zwischenbilanzmaske schließlich am Monatsende die folgenden Werte aus:
DE_27_0175

Die gelb und grün hervorgehobenen Zeilen können wie folgt interpretiert werden:

  • Die Summe der gelb hervorgehobenen Zeilen (22540.00 + 6440.00 + 3220.00 = 32200.00) stellen die gesamten Umsatzerlöse des Monats dar.
  • Die Summe der grün hervorgehobenen Zeilen (6440.00 + 3220.00 = 9660.00) repräsentieren Erlösminderungen aufgrund von Kundenrücklieferungen.
  • Aufgrund der verwendeten unterschiedlichen Dispositionscodes kann identifiziert werden, dass von den gesamten Kundenrücklieferungen im Wert von 9660.00, insgesamt 6440.00 durch Beschädigungen auf dem Transportweg („dead on arrival“) und 3220.00 durch Falschbestellungen („ordering error“) verursacht wurden.

Vorteile & Nachteile dieses Lösungsansatzes
Ein wesentlicher Vorteil dieses zuletzt ausgeführten Lösungsansatzes besteht darin, dass alle Einrichtungen und Vorgänge im Standard von Dynamics AX abgebildet werden können. Nachteilig ist allerdings, dass – je nach Ausgestaltung – unter Umständen zahlreiche neue Sachkonten anzulegen sind und die Analyse und Interpretation der Kundenerlöse durch diese zusätzlichen Sachkonten erschwert wird.

 

Zusammenfassend kann man an dieser Stelle festhalten, dass Dynamics AX zahlreiche Möglichkeiten bietet gewöhnliche Auftragsumsatzerlöse von Rücklieferungserlösminderungen zu unterscheiden. Ich hoffe, dass ihnen die Ausführungen in diesem Beitrag eine Hilfestellung bei der Implementation von Dynamics AX in diesem Bereich geben können.

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