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Dieser Beitrag schließt sich an den vorherigen an und erweitert diesen in der Art und Weise, dass nun eine projektbezogene Ausgabenrechnung erfasst wird, die eine explizite Genehmigung des Projektleiters erfordert. Für diese explizite Genehmigung wurde ein zusätzlicher Workflowschritt (‘PM review‘) in den zuvor verwendeten Workflow eingebaut.

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Bitte beachten sie, dass der neue Workflowschritt der Aufwendungsprüfergruppe ‚Approver‘ zugeordnet wurde …

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…, welche vom Projektleiter eine explizite Genehmigung erfordert.

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Um sicherzustellen, dass der zusätzliche Workflowschritt nur dann ausgeführt wird, wenn eine Projektrechnung erfasst wird, wurde folgende Bedingung an die Ausführung dieses neuen Workflowschritts geknüpft.

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Für den Fall dass eine gewöhnliche Rechnung ohne Projektbezug erfasst wird bedeutet dies, dass der zusätzliche Workflowschritt unmittelbar übergangen bzw. abgeschlossen wird.

Bitte beachten sie, dass für das nachfolgend dargestellte Beispiel Susan Burk als Projektleiterin festgelegt wurde.

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Wird nun eine Rechnung mit der entsprechenden Projektnummer erfasst, so wird eine zusätzliche Workflowschleife über Susan Burk abgearbeitet bevor der Linienvorgesetzte der Bestellers die Rechnung wie üblich zu genehmigen hat.

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Für den Fall dass keine Projektnummer bei der Rechnungserfassung angegeben wurde, entfällt der zusätzliche Genehmigungsschritt natürlich.

 

Dieser Beitrag schließt den ersten Teil zur manuellen Rechnungserfassung mit ein oder mehreren Genehmigungsschritten für Aufwandsrechnungen ab.

Als Zwischenfazit kann bislang festgehalten werden, dass die im Standard von Dynamics AX/365 for Operations verfügbaren Rechnungsworkflowfunktionen eine Vielzahl unterschiedlicher Rechnungsgenehmigungsszenarien abbilden können. Was aus Sicht des Verfassers allerdings fehlt ist eine übergreifende Übersicht die aufzeigt, welchen Mitarbeitern welche Rechnungen zur Genehmigung zugeordnet wurden und in welchem Genehmigungsstadium sich diese Workflows befinden.

Die nächsten Beiträge beschäftigen sich ebenfalls mit aufwandsbezogenen Rechnungen, die allerdings mit Bestellanforderungen verknüpft bzw. von dort aus gestartet werden.