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Dieser Beitrag setzt den vorherigen in der Art und Weise fort, dass nun Michael Redmond, der account manager, die Materialien bestellt und die zugehörige Rechnung von dessen vorgesetzten Kevin Cook genehmigt werden muss. Das folgende Organigramm stellt die entsprechenden Beziehungen der am Workflow beteiligten Personen nochmals überblicksmäßig dar.

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Um auch diese zweite Linienstruktur im Rahmen des Genehmigungsworkflows abbilden zu können wurde eine neue Positionshierarchie (LRE Signing 2) eingerichtet, die Kevin Cook als entsprechenden Linienverantwortlichen einschließt.

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Die neu eingerichtete Positionshierarchie wird im Anschluss einem neuen Rechnungsworkflow zugeordnet …

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… der identisch zum vorherigen Workflow eingerichtet wurde bis auf die Tatsache, dass dieser Workflow nur dann aktiviert wird, wenn der Mitarbeiter 000050 (Michael Redmond) als zuständiger sachlicher Prüfer im Finanzdimensionsmitarbeiterfeld der Rechnung hinterlegt ist.

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Anschließend wurden zwei Rechnungen erfasst. Die erste mit Nicole Holiday als sachlicher Prüferin und eine zweite mit Martin Redmond als sachlichem Prüfer. Die nachfolgenden Screenshots zeigen auf dass in beiden Fällen immer der richtige Linienverantwortliche mit der Genehmigung der Rechnung vom Workflow angesprochen wird.

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Zusammenfassend kann man aus diesem und dem vorherigen Beitrag festhalten, dass über die Einrichtung mehrerer Positionshierarchien und Workflows auch mehrstufige, komplexe Unterschriftsregeln im Standard von Dynamics AX/365 for Operations abgebildet werden können.

 

Ein Gesichtspunkt der bislang noch nicht weiter erörtert wurde betrifft den Umstand, dass alle Rechnungen bislang von einem einzigen Mitarbeiter aus der Buchhaltung (Phyllis Harris) erfasst wurden, der gleichzeitig den Rechnungsworkflow als sog. Originator initiierte. In der Praxis werden Rechnungen in der Regel von einer Vielzahl an Mitarbeitern erfasst, die basierend auf den obenstehenden Einstellungen alle als Workflow Originator agieren würden und demzufolge in der Positionshierarchie zu berücksichtigen wären. Im Ergebnis wären demnach eine Vielzahl an Positionshierarchien und Workflows einzurichten. Diese Problemstellung lässt sich derart umgehen, dass lediglich ein einziger repräsentativer Mitarbeiter aus der Buchhaltung in der Positionshierarchie hinterlegt und gleichzeitig als Workflow Owner deklariert wird, wie dies im nächsten Screenshot dargestellt ist.

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Wird nun der Workflowgenehmigungsschritt derart ergänzt, dass er vom Workflow owner ausgehend startet, kann das oben beschriebene Problem vermieden werden.

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Der nächste Beitrag erweitert den hier dargestellten Workflow auf solche Fälle bei denen projektbezogene Rechnungen erfasst werden, die vom Projektleiter explizit freigegeben werden müssen.