Ein grundlegendes Problem der in den vorherigen Beiträgen dargestellten Rechnungsworkflows bestand darin, dass die Materialien per Email ohne jedweden formalen Genehmigungs- und Freigabeprozess beschafft wurden. Für den Fall dass der zuständige Vorgesetzte eine Beschaffung von Gütern oder Dienstleistern letztendlich nicht genehmigt, ist es häufig zu spät die beschafften Güter oder Dienstleistungen zurückzusenden bzw. die Beschaffung zu stoppen.

Derartige Situationen lassen sich durch einen frühzeitigen Prüf- und Genehmigungsprozess, der über Bestellanforderungen abgebildet wird umgehen. Die Einbindung von Bestellanforderungen in den Rechnungsbuchungs- und Genehmigungsprozess bzw. die hierfür erforderlichen Prozessschritte sind im nächsten Screenshot dargestellt.

Der oben dargestellte Prozess beginnt mit der Erstellung einer Bestellanforderung durch Nicole Holiday.

Diese Bestellanforderung wird anschließend an eine Gruppe von Einkäufern zur Prüfung übermittelt um sicherzustellen, dass die Bestellanforderung alle notwendigen Informationen und keine Fehler enthält.

Dieser Prüfung schließt sich die Genehmigung und Freigabe der Bestellanforderung durch den zuständigen Kostenstellenleiter an.

Nach erfolgter Genehmigung und Freigabe können die angeforderten Güter oder Dienstleistungen über eine Bestellung beschafft werden.

Um sicherzustellen, dass auch alle Güter oder Dienstleistungen erfasst wurden, wurde ein separater Zahlungsprozessschritt in der obenstehenden Prozessdarstellung berücksichtigt.

Der Beispielprozess endet schließlich mit der Erfassung und Buchung der Kreditorenrechnung. Aufgrund der im Rahmen der Bestellanforderung durchgeführten Prüfungen und Genehmigungen kann die Kreditorenrechnung anschließend unmittelbar gebucht werden, soweit keine Preis- oder Mengenabweichungen vorliegen. Für den Fall dass es zu Preis- oder Mengenabweichungen zwischen Bestellung und Rechnung kommt ist hingegen eine gesonderte Prüfung und Freigabe durch den Kostenstellenleiter erforderlich.

 

Bitte beachten sie, dass die oben dargestellten Prozessschritte von zwei Workflows unterstützt werden, die der folgenden Darstellung entnommen werden können.

Im nächsten Unterkapitel werden die für die Implementierung der verschiedenen Prozess-/Workflowschritte erforderlichen Einrichtungen aufgezeigt, bevor im Anschluss der gesamte Prozess anhand eines Beispiels dargestellt wird.

 Aufgrund der großen Anzahl der hier dargestellten Prozessschritte werden im Rahmen dieses Beitrags lediglich die ersten drei Prozessschritte erläutert. Die verbleibenden Prozessschritte werden im nächsten Beitrag im Detail dargestellt.

 

Prozessschritt 1:
Der erste Prozessschritt betrifft die manuelle Anlage einer Bestellanforderung für die weiter keine besonderen Einstellungen in Bezug auf die nachfolgende Rechnungsverarbeitung vorzusehen sind.

 

Prozessschritt 2:
Wie eingangs erwähnt wird die erstellte Bestellanforderung im zweiten Schritt von einer Gruppe von Einkäufern geprüft. Dieser Prozessschritt wird über den nachfolgend dargestellten Bestellanforderungsworkflow abgebildet.

Hierfür wurde ein gesonderter Workflowschritt eingerichtet, welcher der Gruppe ‘Purchase requisition reviewer‘ zugeordnet wurde.

Im hier dargestellten Beispiel wurden die Mitarbeiter Phyllis und Susan zu Einkäufern befördert und der Purchase requisition reviewer‘ Gruppe zugeordnet.

 

Prozessschritt 3:
Im dritten Prozessschritt ist nun der Kostenstellenverantwortliche aufgerufen die Bestellanforderung zu genehmigen.

Dieser Workflowschritt wurde der ‘AppREQ’ Gruppe zugeordnet, welche auf die in der Bestellanforderung hinterlegten Kostenstellenleiter verweist.

 

Beispiel:
Basierend auf den zuvor aufgezeigten Einstellungen und dem folgenden Organigramm, erstellt Nicole Holiday zunächst eine Bestellanforderung für eine Trainingsmaßnahme. Bitte beachten sie, dass Nicole die Bestellanforderung für ihre Kollegin Susan Burk erstellt.

Da in Susan’s Mitarbeiterstammdaten eine entsprechende Kostenstelle hinterlegt ist, wird diese automatisch in die Bestellanforderung übertragen. Diese Übertragung ist für die spätere Identifikation des für die Genehmigung zuständigen Kostenstellenverantwortlichen wichtig.

Nachdem der Bestellanforderungsworkflow gestartet wurde, wird dieser zunächst allen Benutzern der hinterlegten Einkäufergruppe zugewiesen.

Für den Fall, dass Phyllis die Erfüllung dieser Aufgabe übernimmt…

…ist sie für die Prüfung und Fertigstellung dieses Prüfschritts verantwortlich.

Nach erfolgreich durchlaufener Prüfung wird die Genehmigung der Bestellanforderung schließlich Susan’s Kostenstellenleiter Kevin Cook zur Genehmigung übermittelt.

Nachdem der verantwortliche Kostenstellenleiter die Bestellanforderung schließlich genehmigt…

…ändert sich deren Status auf genehmigt (approved) und erlaubt die Erstellung einer entsprechenden Bestellung.

Mit der Genehmigung der Bestellanforderung endet dieser Beitrag. Die verbleibenden Prozess-/Workflowschritte werden im nächsten Beitrag dargestellt.