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Dynamics 365FO/AX Finance & Controlling

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Schlagwort-Archiv: Unterzeichnungslimits

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 9)

01 Samstag Jul 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Bestellanforderungen, Rechnung, Rechnungserfassung, Unterzeichnungslimits, Workflow

Der in den vorherigen Beiträgen verwendete Bestellanforderungsworkflow wies die Genehmigungsaufgabe der Bestellanforderung bzw. der Rechnung grundsätzlich dem Kostenstellenleiter zu und zwar unabhängig davon, ob der Kostenstellenleiter eine ausreichend große Unterschriftsberechtigung besaß oder nicht.

Um unterschiedliche Unterschriftsberechtigungen im Bestellanforderungsworkflow zu berücksichtigen habe ich daher zunächst versucht den Zuordnungstyp des Workflow-Genehmigungsschrittes auf eine Hierarchie abzuändern. Leider erlaubte diese Änderung nicht den Workflow ausgehend von der anfordernden Person aus zu starten. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

205_p9_0015

Auf das im vorherigen Beitrag verwendete Beispiel angewandt würde die Auswahl ‘submitted by‘ nur dann dem richtigen Kostenstellenleiter zur Genehmigung zugeordnet, wenn die anfordernde Person (Susan) die Bestellanforderung selbst an den Worfklow übermittelt.

205_p9_0020

 

Modifikation A:
Um diese Problemstellung zu umgehen wurde statt des Bestellanforderungsworkflows ein Bestellanforderungs-Zeilenworkflow mit den gleichen Workflowelementen eingerichtet. Der Bestellanforderungs-Zeilenworkflow wurde deshalb verwendet, weil er die Zuordnung des Genehmigungsschrittes vom Anforderer ausgehend erlaubt. Details hierzu können den folgenden beiden Screenshots entnommen werden.

205_p9_0021 205_p9_0025

notesign In früheren Versionen war es möglich den Genehmigungsschritt im Bestellanforderungsworkflow unmittelbar dem Anforderer zuzuweisen. Diese Möglichkeit würde jüngst entfernt, weshalb der ‚Umweg‘ über den Zeilenworkflow gewählt wurde.

Um den Bestellanforderungs-Zeilenworkflow nutzen zu können muss dieser schließlich in einen gewöhnlichen Bestellanforderungsworkflow eingebaut werden. Dies ist beispielhaft im folgenden Screenshot dargestellt.

205_p9_0030

 

Beispiel:
Nachfolgend wird eine Bestellanforderung über ein Dynamics AX Training in Höhe von $10000 von Nicole Holiday im Auftrag von Susan Burk erstellt.

205_p9_0035

Aufgrund der vorgenommenen Workflowänderungen wird die Genehmigungsaufgabe nun Julia, der Marketingleiterin zugeordnet, da sie über ein ausreichend großes Unterschriftslimit verfügt. Siehe hier auch die folgenden beiden Screenshots.

205_p9_0040

205_p9_0045

 

Modifikation B:
Gleichlaufend mit den Änderungen die für den Bestellanforderungsworkflow umgesetzt wurden, wurde auch der Genehmigungsschritt des Rechnungsworkflows an eine Hierarchie gebunden.

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notesign Da die im Rahmen des Rechnungsworkflows vorgenommenen Änderungen denjenigen entsprechen, die bereits in einem der vorherigen Beiträge aufgezeigt wurden, kann an dieser Stelle auf weitere Details verzichtet werden.

 

Beispiel:
Das weiter oben aufgezeigte Beispiel wird nun in der Art und Weise fortgeführt, dass eine Rechnung in Höhe von $10900 erfasst wird. Da dieser Rechnungsbetrag von der eingerichteten akzeptablen Preistoleranz in Höhe von 5% abweicht, wird eine entsprechende Genehmigungsaufgabe für Charlie, den Präsidenten der Einheit, erstellt, da er über eine ausreichend hohe Unterschriftsberechtigung verfügt.

205_p9_0070 205_p9_0075

 

Zusammenfassung Workflows für ausgabenbezogene Kreditorenrechnungen:
Dieser Beitrag beendet die Reihe zur Erfassung von ausgabenbezogenen Kreditorenrechnungen. Basierend auf dem was im Rahmen dieses und der vorherigen Beiträge aufgezeigt wurde, kann festgehalten werden, dass Dynamics AX/365 for Operations leistungsstarke und flexible Workflowfunktionen besitzt.

Die Einrichtung dieser Workflowfunktionen ist nicht immer selbsterklärend und einfach und bedarf n.M.d.Verf. einer Anpassung im Bereich der Maske der ausstehenden Kreditorenrechnungen.

Vor dem Hintergrund dieser Nachteile und der aufgezeigten Workflowfunktionen kann der Leser selbst beurteilen, ob derartige Erweiterungen selbständig oder über ein Zusatzmodul realisiert werden können.

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 6)

06 Dienstag Jun 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Rechnung, Rechnungserfassung, Unterzeichnungslimits, Workflow

Dieser Beitrag schließt sich an den vorherigen an und erweitert diesen in der Art und Weise, dass nun eine projektbezogene Ausgabenrechnung erfasst wird, die eine explizite Genehmigung des Projektleiters erfordert. Für diese explizite Genehmigung wurde ein zusätzlicher Workflowschritt (‘PM review‘) in den zuvor verwendeten Workflow eingebaut.

205_p6_0005

Bitte beachten sie, dass der neue Workflowschritt der Aufwendungsprüfergruppe ‚Approver‘ zugeordnet wurde …

205_p6_0010

…, welche vom Projektleiter eine explizite Genehmigung erfordert.

205_p6_0015

Um sicherzustellen, dass der zusätzliche Workflowschritt nur dann ausgeführt wird, wenn eine Projektrechnung erfasst wird, wurde folgende Bedingung an die Ausführung dieses neuen Workflowschritts geknüpft.

205_p6_0020

Für den Fall dass eine gewöhnliche Rechnung ohne Projektbezug erfasst wird bedeutet dies, dass der zusätzliche Workflowschritt unmittelbar übergangen bzw. abgeschlossen wird.

Bitte beachten sie, dass für das nachfolgend dargestellte Beispiel Susan Burk als Projektleiterin festgelegt wurde.

205_p6_0025

205_p6_0030

Wird nun eine Rechnung mit der entsprechenden Projektnummer erfasst, so wird eine zusätzliche Workflowschleife über Susan Burk abgearbeitet bevor der Linienvorgesetzte der Bestellers die Rechnung wie üblich zu genehmigen hat.

205_p6_0035

Für den Fall dass keine Projektnummer bei der Rechnungserfassung angegeben wurde, entfällt der zusätzliche Genehmigungsschritt natürlich.

 

Dieser Beitrag schließt den ersten Teil zur manuellen Rechnungserfassung mit ein oder mehreren Genehmigungsschritten für Aufwandsrechnungen ab.

Als Zwischenfazit kann bislang festgehalten werden, dass die im Standard von Dynamics AX/365 for Operations verfügbaren Rechnungsworkflowfunktionen eine Vielzahl unterschiedlicher Rechnungsgenehmigungsszenarien abbilden können. Was aus Sicht des Verfassers allerdings fehlt ist eine übergreifende Übersicht die aufzeigt, welchen Mitarbeitern welche Rechnungen zur Genehmigung zugeordnet wurden und in welchem Genehmigungsstadium sich diese Workflows befinden.

Die nächsten Beiträge beschäftigen sich ebenfalls mit aufwandsbezogenen Rechnungen, die allerdings mit Bestellanforderungen verknüpft bzw. von dort aus gestartet werden.

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 5)

01 Donnerstag Jun 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Rechnung, Rechnungserfassung, Unterzeichnungslimits, Workflow

Dieser Beitrag setzt den vorherigen in der Art und Weise fort, dass nun Michael Redmond, der account manager, die Materialien bestellt und die zugehörige Rechnung von dessen vorgesetzten Kevin Cook genehmigt werden muss. Das folgende Organigramm stellt die entsprechenden Beziehungen der am Workflow beteiligten Personen nochmals überblicksmäßig dar.

205_p5_0005new

Um auch diese zweite Linienstruktur im Rahmen des Genehmigungsworkflows abbilden zu können wurde eine neue Positionshierarchie (LRE Signing 2) eingerichtet, die Kevin Cook als entsprechenden Linienverantwortlichen einschließt.

205_p5_0010new

Die neu eingerichtete Positionshierarchie wird im Anschluss einem neuen Rechnungsworkflow zugeordnet …

205_p5_0015new

… der identisch zum vorherigen Workflow eingerichtet wurde bis auf die Tatsache, dass dieser Workflow nur dann aktiviert wird, wenn der Mitarbeiter 000050 (Michael Redmond) als zuständiger sachlicher Prüfer im Finanzdimensionsmitarbeiterfeld der Rechnung hinterlegt ist.

205_p5_0020new

Anschließend wurden zwei Rechnungen erfasst. Die erste mit Nicole Holiday als sachlicher Prüferin und eine zweite mit Martin Redmond als sachlichem Prüfer. Die nachfolgenden Screenshots zeigen auf dass in beiden Fällen immer der richtige Linienverantwortliche mit der Genehmigung der Rechnung vom Workflow angesprochen wird.

205_p5_0025new 205_p5_0030new

Zusammenfassend kann man aus diesem und dem vorherigen Beitrag festhalten, dass über die Einrichtung mehrerer Positionshierarchien und Workflows auch mehrstufige, komplexe Unterschriftsregeln im Standard von Dynamics AX/365 for Operations abgebildet werden können.

 

Ein Gesichtspunkt der bislang noch nicht weiter erörtert wurde betrifft den Umstand, dass alle Rechnungen bislang von einem einzigen Mitarbeiter aus der Buchhaltung (Phyllis Harris) erfasst wurden, der gleichzeitig den Rechnungsworkflow als sog. Originator initiierte. In der Praxis werden Rechnungen in der Regel von einer Vielzahl an Mitarbeitern erfasst, die basierend auf den obenstehenden Einstellungen alle als Workflow Originator agieren würden und demzufolge in der Positionshierarchie zu berücksichtigen wären. Im Ergebnis wären demnach eine Vielzahl an Positionshierarchien und Workflows einzurichten. Diese Problemstellung lässt sich derart umgehen, dass lediglich ein einziger repräsentativer Mitarbeiter aus der Buchhaltung in der Positionshierarchie hinterlegt und gleichzeitig als Workflow Owner deklariert wird, wie dies im nächsten Screenshot dargestellt ist.

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Wird nun der Workflowgenehmigungsschritt derart ergänzt, dass er vom Workflow owner ausgehend startet, kann das oben beschriebene Problem vermieden werden.

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Der nächste Beitrag erweitert den hier dargestellten Workflow auf solche Fälle bei denen projektbezogene Rechnungen erfasst werden, die vom Projektleiter explizit freigegeben werden müssen.

Kreditorenrechnungserfassung (Teil 4)

24 Mittwoch Mai 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

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Schlagwörter

Rechnung, Rechnungserfassung, Unterzeichnungslimits, Workflow

Im vorherigen Beitrag wurde der zuständige Mitarbeiter für die Genehmigung der Rechnung über die Aufwendungsgruppe ‚Approver‘ identifiziert. Die hierfür erforderliche rollenbasierte Einstellung ist nochmals im folgenden Screenshot dargestellt.

205_p4_0005new

Die obenstehende Hinterlegung einer Aufwandsprüfergruppe ist immer dann hilfreich, wenn ein bestimmter Mitarbeiter, wie z.B. ein Kostenstellenleiter für die Genehmigung von Rechnungen zuständig ist.

Unternehmen, die von dezidierten unterschiedlich abgestuften Unterschriftsregeln Gebrauch machen ist mit einer solchen Zuordnung allerdings nicht weitergeholfen. Wie solche Unternehmen den Rechnungsgenehmigungsworkflow gestalten können, ist Gegenstand der folgenden Ausführungen.

Die folgende Darstellung zeigt die geänderten Workfloweinstellungen für die Berücksichtigung abgestufter Unterzeichnungslimits auf.

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Der wesentliche Unterschied zu dem im vorherigen Beitrag verwendeten Workflow besteht im zweiten Workflowschritt, der nun einer Hierarchie zugeordnet wurde.

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Problematisch an der Hierarchiezuordnung ist, dass der Workflow entweder ausgehend vom Workflow owner – einer statischen Benutzerreferenz – oder vom workflow originator aus beginnen kann.

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Ausgehend vom dem Fall dass Buchhalter, die nicht in der Positionshierarchie des Anforderers bzw. Genehmigers zugehören, Rechnungen erfassen und den Rechnungsworkflow starten, würde die Auswahl ‚workflow originator‘ immer dazu führen, dass der Vorgesetzte des erfassenden Buchhalters die Rechnung zu genehmigen hätte. Um dies zu vermeiden wurde die folgende neue Positionshierarchie (LRE Signing) eingerichtet, die ausgehend von der rechnungserfassenden Buchhalterin (Phyllis Harris) die entsprechenden Genehmigungsstufen aus der Organisationsstruktur abbildet.

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Diese Positionshierarchie ist anschließend mit dem Workflow zu verknüpfen, wie dies in der nachfolgenden Darstellung aufgezeigt ist.

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Anschließend können die Kriterien für die Auswahl des Genehmigungsberechtigten definiert werden.

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Nachdem der Workflow derart eingerichtet wurde, können im zweiten Schritt die eigentlichen Unterschriftsberechtigungen definiert werden. Die im folgenden verwendeten Limits, sind im folgenden Screenshot dargestellt.

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Nach Abschluss dieser Einrichtungstätigkeiten wird nun eine Rechnung über $47500 von der Buchhalterin Phyllis erfasst und der Workflow gestartet.

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Um den Unterschied zwischen den in den vorherigen Beiträgen verwendeten Workflows aufzuzeigen, wurden alle Rechnungen dieses Mal ohne Kostenstelle erfasst.

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Unabhängig von dieser Tatsache konnte der hierarchische Workflowschritt immer den richtigen Genehmiger identifizieren. Der folgende Screenshot zeigt die vom Workflow angesprochenen Genehmiger für die dritte Rechnung über $47500 auf.

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Der obenstehenden Darstellung kann man entnehmen, dass Nicole Holiday als Besteller die erste Workflowaufgabe zugewiesen bekam. Danach wurden sukzessive den Kostenstellen-, Abteilungs- und Divisionsleitern Genehmigungsaufgaben zugeordnet. Dies liegt darin begründet, dass im Falle der dritten Rechnung über $47500 weder die Kostenstellen-, noch die Abteilungsleiter über eine entsprechend hohe Unterschriftsberechtigung verfügen.

warningsign1 Da weder Kostenstellen-, noch Abteilungsleiter im Falle der dritten Rechnung über $47500 ein ausreichend hohes Unterschriftslimit aufweisen, können diese Genehmigungsschritte bzw. –aufgaben auch über die folgende Parametrisierung übersprungen werden.

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Wird mit diesen modifizierten Workfloweinstellungen erneut eine Rechnung in Höhe von $47500 erfasst, so werden nun weder den Kostenstellen-, noch den Abteilungsleitern entsprechende Workflowaufgaben zugeordnet, da deren Unterschriftslimit hierfür nicht ausreicht. Der folgende Screenshot stellt dies beispielhaft dar, bei dem nach Durchführung der sachlichen Rechnungsprüfung unmittelbar der Divisionsleiter (Charlie Carson) mit der Genehmigung der Rechnung betraut wird.

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Lassen sie uns nun das Beispiel dahingehend modifizieren, dass die Materialien nun von Michael Redmond beschafft werden, dessen Linienvorgesetzer (Kevin Cook) die Rechnung zu genehmigen hat.

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Aus diesem Grund wurde nun eine weitere Kreditorenrechnung – diesmal über $2000 – erfasst. Im Gegensatz zum weiter oben aufgezeigten Beispiel wurde nun allerdings Michael Redmond im Finanzdimensionsfeld für den Mitarbeiter hinterlegt, da er für die sachliche Prüfung der Rechnung zuständig ist.

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Nachdem Michael Redmond seine sachliche Prüfung abgeschlossen hat, wird nun Benjamin Martin und nicht Kevin Cook mit der Genehmigungsaufgabe betraut.

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Dies liegt darin begründet, dass Kevin Cook nicht in der dem Workflow zugeordneten Positionshierarchie enthalten ist. Nun könnte man meinen, dass man Kevin Cook einfach in diese Hierarchie aufnehmen müsste um das Problem der richtigen Zuordnung zu beheben. Dies lässt sich aktuell allerdings nicht in Dynamics AX/365 for Operations realisieren, da lediglich eine einzige und eindeutige Beziehung zwischen den verschiedenen Positionen der Hierarchie möglich ist. Mit anderen Worten, die Tatsache dass Kevin Cook und Benjamin Martin beide die gleiche Vorgesetzte Julia Funderburk haben kann nicht in der verwendeten Positionshierarchie abgebildet werden.

Wie diese Problemstellung gelöst werden kann, wird im nächsten Beitrag aufgezeigt.

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