Dieser Beitrag befasst sich mit der Fragestellung welches Sachkonto Dynamics AX für die Buchung von Kreditorenskonti verwendet. Für die meisten von ihnen, die bereits seit langem mit Dynamics AX arbeiten mag die Beantwortung dieser Fragestellung sehr einfach erscheinen. Aufgrund einer mit AX2012 R3 neu hinzugekommenen Funktionalität sah ich mich allerdings dazu veranlasst diesen Beitrag zu verfassen, da sich aufgrund dieser neuen Funktionalität zusätzliche Buchungs- bzw. Darstellungs-/Ausweismöglichkeiten ergeben.

Bei der neuen Funktion auf die ich mich hier beziehe handelt es sich es sich um eine Standardfunktion aus dem Bereich des öffentlichen Sektors, welche über die Aktivierung des entsprechenden Konfigurationsschlüssels allgemein bereitgestellt werden kann. Sobald dieser Konfigurationsschlüssel aktiviert ist kann man in der Skontimaske das folgende neue Feld erkennen, welches es Benutzern erlaubt zu spezifizieren ob Skonti (a) wie bislang auch auf dem in dieser Maske angegebenen Sachkonto gebucht werden (b) oder auf den Sachkonten, die bei der Rechnungserfassung verwendet wurden.

A. Überblick
Aufgrund dieser zusätzlichen Funktionalität lässt sich die Findung des für Skontobuchungen verwendeten Sachkontos wir folgt darstellen:

Was man dieser Darstellung entnehmen kann ist – das für den Fall dass der neue Parameter auf „Konto aus Rechnungszeilen“ eingestellt ist – sich das Skontokonto aus den Konten bestimmt die bei der Rechnungsbuchung verwendet werden.

Ist dieser Parameter hingegen auf „Hauptkonto für Kreditorenskonti“ eingestellt, so verwendet Dynamics AX das in der Skontimaske hinterlegte Sachkonto vorausgesetzt, dass die Rechnungsbuchung ohne Mehrwertsteuer durchgeführt wird.

Wird bei der Rechnungsbuchung auch Mehrwertsteuer mitgebucht und wurde in den MWST-Sachkontobuchungsgruppen ein Sachkonto für Kreditorenskonti hinterlegt, so verwendet Dynamics AX das dort hinterlegte Konto. Mit anderen Worten, das in der MWST-Sachkontobuchungsmaske hinterlegte Skontokonto überschreibt dasjenige, welches in der Skontimaske hinterlegt ist.

 

B. Einrichtung
Um ihnen den Unterschied in der Aktivierung bzw. Nicht-Aktivierung des neuen Parameters aufzuzeigen habe ich aus Darstellungsgründen der Einfachheit halber zwei Skonticodes angelegt:

• “CashDisc A” mit einer Einstellungen die bislang auch schon in früheren Dynamics AX Versionen verfügbar war und
• „CashDisc B“ mit der neuen Parametrisierung (siehe hierzu auch den folgenden Screenshot).

Da Skontobuchungen auch über das Sachkonto bestimmt werden können welches im Bereich der Hauptbuchautomatikkonten hinterlegt ist habe ich zur Abgrenzung solcher Buchungen ein eigenes Skontokonto (Nr. 520208) hinterlegt.

Das gleiche gilt für die MWST-Sachkontobuchungseinstellungen. D.h. auch hier habe ich ein eigenes Skontokonto (Nr. 520209) zur besseren und eindeutigen Identifikation der Sachkontofindungslogik hinterlegt.

 

C. Demotransaktionen
Im Folgenden werden – basierend auf den im vorherigen Kapitel dargestellten Einstellungen – einige Demotransaktionen in Dynamics AX erfasst um den Unterschied in der Nutzung der neuen Funktionalität darzustellen. Hierfür werden die folgenden Kreditorenrechnungen in einem gewöhnlichen Kreditorenrechnungsjournal gebucht.

• Die erste Rechnung wurde mit dem „alten“, d.h. bereits in der Vergangenheit verfügbaren Skonticode („cash disc A“) ohne Mehrwertsteuer eingebucht,
• Die zweite Rechnung wurde ebenfalls mit dem gleichen Skonticode allerdings mit Mehrwertsteuer eingebucht,
• Die dritte Rechnung wurde mit dem „neuen“ Skonticode („cash disc B“) ohne Mehrwertsteuer und
• Die vierte Rechnung mit dem neuen Skonticode („cash disc B“) und mit Mehrwertsteuer eingebucht.

Bei der Zahlung dieser vier Rechnungen unter Skontoabzug wurden die folgenden Sachkontobuchungen generiert:

• Für die Zahlungsbuchung der ersten Rechnung wurde das in der Skontimaske hinterlegte Konto verwendet.
• Da die zweite Rechnung mit Mehrwertsteuer gebucht wurde, wird für die Zahlungsbuchung der zweiten Rechnung das Skontokonto verwendet welches in der MWST-Sachkontobuchungsmaske hinterlegt ist. (Bitte beachten sie, dass in diesem Fall eine Aufteilung des Skontobetrages in einen Netto- und Steuerkorrektur-Teil erfolgt, die jeweils gesondert gebucht werden).
• Der Skonto für die Zahlung der dritten Rechnung wird auf dem Sachkonto gebucht welches bei der ursprünglichen Rechnungsbuchung verwendet wurde.
• Das gleiche gilt für die Skontobuchung der vierten Rechnung mit dem Unterschied dass hier aufgrund der steuerlichen Buchung eine Aufteilung in einen Netto- und Steuerkorrektur-Teil erfolgt.
  

Die letzten beiden Buchungen verdeutlichen sehr schön den Unterschied in der Nutzung der neuen Skontofunktionalität im Vergleich zu den bereits in der Vergangenheit verfügbaren Skontofunktionen.

 

D. Splitbuchungen
Nachdem im vorherigen Kapitel ausschließlich einfache Kreditorenrechnungen sowie deren Zahlung unter Skontoabzug betrachtet wurden, sollen in diesem Unterkapitel Splitbuchungen betrachtet werden um herauszufinden welchen Einfluss die Nutzung der neuen Skontofunktionalität auf diese Art von Buchungen hat. Um dies zu realisieren wurden zwei weitere Kreditorenrechnungen in Dynamics AX eingebucht, die im nächsten Screenshot dargestellt sind.

• Die fünfte Rechnung wurde hierbei mit dem alten Skonticode (“cash disc A”) und ohne Mehrwertsteuer,
• die sechste Rechnung hingegen mit dem neuen Skonticode („cash disc B“) und ebenfalls ohne Mehrwertsteuer gebucht.

Bei der Zahlung dieser beiden Rechnungen unter Skontoabzug wurden die folgenden Buchungen generiert:

• Die fünfte Rechnung wurde wie üblich mit dem Skontocode gebucht der in der Skontimaske hinterlegt ist.
  
• Bei der sechsten Rechnung wurde hingegen eine Aufteilung des Skontobetrags auf die verschiedenen im Rahmen der Rechnungsbuchung verwendeten Sachkonten vorgenommen. Der folgende Screenshot zeigt die hierbei durchgeführte Buchung auf.
  

 

E. Weitere Buchungsarten
In diesem letzten Unterkapitel sollen schließlich noch solche Kreditorenrechnungen bzw. die zugehörigen Skontibuchungen betrachtet werden, die nicht unmittelbar gegen Sachkonten, sondern gegen andere Buchungsarten gebucht werden.

E.1. Sachanlagenbuchungen
Bei Sachanlagenbuchungen handelt es sich im Hinblick auf Skontoabzüge um besondere Buchungen, da über einen gesonderten Anlagenparameter definiert werden kann, ob Skontoabzüge den Buchwert der Anlagengegenstände mindern oder nicht. Der erwähnte Parameter ist im nächsten Screenshot dargestellt.

Um herauszufinden welchen Einfluss der neue Skontoparameter auf Sachanlagenbuchungen hat werden nachfolgend zunächst Kreditorenrechnungen unter Aktivierung des Anlagenparameters „Skonto abziehen“ eingebucht und gezahlt, bevor weitere Kreditorenrechnungen eingebucht und bezahlt werden bei denen dieser Parameter nicht aktiviert ist.

E.1.1. Sachanlagenbuchungen – Anlagenparameter “Skonto abziehen” aktiviert
Wie weiter oben beschrieben werden zunächst zwei Kreditorenrechnungen für die Anschaffung von Sachanlagen eingebucht. Die erste Rechnung wird hierbei mit dem ersten „alten“ Skontocode („cash disc A“) und die zweite Rechnung mit dem „neuen“ Skontocode („cash disc B“) erfasst. (Aus Vereinfachungsgründen werden beide Buchungen ohne Mehrwertsteuer gebucht).

Nach der Zahlung beider Rechnungen unter Skontoabzug können die folgenden Buchungen identifiziert werden:

• Zahlungsbuchung der ersten Rechnung
  
• Zahlungsbuchung der zweiten Rechnung
  

Ein Vergleich der beiden Belege zeigt auf, dass es von der Sachkontobuchungsseite, d.h. von den angesprochenen Konten her betrachtet keinerlei Unterschiede in den Buchungsbelegen gibt.

E.1.2. Sachanlagenbuchungen – Anlagenparameter “Skonto abziehen” nicht aktiviert
Nach Buchung und Zahlung der ersten beiden Rechnungen wird der Anlagenparameter „Skonto abziehen“ deaktiviert und zwei weitere Kreditorenrechnungen über die Anschaffung von Sachanlagen wie zuvor eingebucht und gezahlt.

Ergebnis:

• Der Skonto, welcher bei Zahlung der ersten Kreditorenrechnung mit der alten Skontocodeeinstellung gebucht wurde wird auf dem Sachkonto erfasst, welches in der Kreditorenskontimaske hinterlegt ist. Erwartungsgemäß ergibt sich hier aufgrund der gewählten Buchungseinstellung keinerlei Einfluss auf den Sachanlagenwert im Anlagenmodul.
  
• Die Zahlungsbuchung der zweiten Kreditorenrechnung führt zu folgendem Beleg:
  
  Wie man aus dem obenstehenden Screenshot erkennen kann wird der Skontoabzug nun gegen das Sachanlagenkonto gebucht, das auch bei der Rechnungsbuchung verwendet wurde, d.h. das Sachanlagenkonto Nr. 180100. Die Maske „Grundlage der Buchung“ zeigt auf, dass diese Buchung allerdings nur auf Sachkontoebene, nicht aber im Anlagenmodul durchgeführt wird, was unmittelbar zu einer Abweichung zwischen dem im Hauptbuch und im Anlagenmodul ausgewiesenen Anlagensaldo führt!

 

E.2. Bestellbezogene Rechnungen
Bei den letzten Buchungen die im Rahmen dieses Beitrags betrachtet werden handelt es sich um bestellbezogene Kreditorenrechnungen, die unter Skontoabzug bezahlt werden. Um auch hier den Unterschied zwischen der „alten“ und der „neuen“ Skontoeinstellung hervorzuheben werden diesmal der Einfachheit halber zwei Kreditorenkonten verwendet bei dem das erste standardmäßig mit der alten, das zweite standardmäßig mit der neuen Skontoeinstellung eingerichtet wurde.

Anschließend werden zwei identische Bestellungen angelegt, fakturiert und anschließend bezahlt um die hierbei durchgeführten Skontobuchungen vergleichen zu können.

Ergebnis:

• Bei der ersten bestellbezogenen Rechnung wird der Skonto erwartungsgemäß auf dem Sachkonto gebucht welches in der Kreditorenskontimaske hinterlegt ist.
  
• Ähnlich wie bei den anlagenbezogenen Rechnungen wird auch im Falle der bestellbezogenen Rechnungen bei Anwendung der neuen Skontofunktionalität der abgezogene Skonto auf dem Lagerbestandskonto (Nr. 140200) gebucht das bei der Bestellrechnungsbuchung verwendet wurde. Leider wird auch diese Buchung lediglich auf Sachkontenebene durchgeführt, wie die Maske “Grundlage der Buchung” verdeutlicht. Aufgrund dessen kommt es auch hier zu einer Abweichung in den Saldenwerten des Hauptbuchs und des Lagermoduls!

 

Zusammenfassung
Zusammenfassend kann man festhalten, dass die neue Skontofunktionalität die Möglichkeit einräumt in Anspruch genommene Kreditorenskonti auf den Sachkonten zu erfassen die bei der Rechnungserfassung verwendet wurden. Speziell im Bereich aufwandsbezogener Transaktionen ohne Sachanlagen- und Bestellbezug kann dies eine interessante Möglichkeit darstellen da der Nettoeffekt dieser Transaktionen nicht mehr über verschiedene Konten hinweg zusammengesucht werden muss.

Sobald die neue Skontofunktionalität allerdings im Bereich von Sachanlagenbuchungen oder Bestellbuchungen angewandt wird entstehen schnell Probleme die sich in Saldoabweichungen zwischen den Haupt- und Nebenbüchern manifestieren können, so dass für derartige Transaktionen dringend von der Nutzung der neuen Funktionalität abzuraten ist.