C.6. Verkauf Fertigerzeugnisse
Im letzten der im Rahmen dieser Beitragsreihe dargestellten Prozesse wird nun der produzierte Fertigartikel zum Preis von 1000 EUR / Stück über einen Kundenauftrag verkauft.


Zunächst wird hierbei die Auslieferung der Teile an den Kunden gebucht. Diese Lieferscheinbuchung löst die folgende Sachkontobuchung auf den Konten Nr. 13410 und 14400 aus.

Da es sich bei den beiden hier verwendeten Sachkonten um Bilanzkonten handelt, kommt es aufgrund dieser Buchung zu keinerlei Ergebniseffekt in der GuV und demzufolge zu keinerlei Unterschied zwischen dem GKV und UKV.

Nach Buchung des Lieferscheins wird schließlich die Kundenrechnung gebucht. Diese Buchung löst die folgenden Sachkontobewegungen aus (siehe den folgenden Screenshot).

Zur besseren Nachvollziehbarkeit und Erläuterung wurden die im Rahmen der Lieferschein- und Rechnungsbuchung durchgeführten Transaktionen nochmals in der folgenden Übersicht in buchhalterischer Form zusammengefasst.

• Ähnlich wie in den vorherigen Kapiteln wurden Buchungen, die sich gegenseitig ausgleichen farblich grau hervorgehoben. Im Beispiel handelt es sich hierbei um die Lieferscheinbuchung, die mit der Rechnungsbuchung „storniert“ wird.
• Bei den farblich grün hervorgehobenen Konten handelt es sich um Bilanzkonten, die zum einen die Forderung gegenüber dem Kunden auf dem Konto 14500 bzw. den Bestandsabgang auf dem Konto 13420 festhalten.
• Die Umsatzerlösbuchung auf dem Sachkonto Nr. 40500 ist selbsterklärend; die Buchung auf dem Auftragsverbrauchskonto Nr. 50500 hingegen nicht. Beim letztgenannten Konto handelt es sich um ein Konto welches die Bestandsveränderungen i.S. des GKVs erfasst und dementsprechend unter den Bestandsveränderungen auszuweisen ist. Dem UKV entsprechend handelt es sich hierbei um das Konto welches die Umsatzkosten erfasst und dementsprechend im Bereich der Herstellkosten des Umsatzes auszuweisen ist.

Die folgenden Finanzdarstellungen stellen die sich aus dem Verkaufsprozess ergebenden Veränderungen in der Bilanz und GuV nochmals übersichtlich und vergleichend zusammen.

 

D. Zusammenfassung
Anhand der im Rahmen dieser Beitragsreihe dargestellten Buchungen wurde aufgezeigt, dass die parallele Abbildung des Gesamt- und Umsatzkostenverfahrens in Dynamics AX bei einer entsprechenden Systemparametrisierung möglich ist.
Auch für den Fall das mit Standardkosten, laufenden Durchschnittspreisen und/oder Gemeinkostenzuschlägen gearbeitet wird – auf die im Rahmen dieser Beitragsreihe aus Platz- und Darstellungsgründen nicht näher eingegangen wurde – gilt, dass eine parallele Darstellung des GKVs und UKVs über eine analoge Anwendung und Erweiterung der hier vorgestellten Prinzipien möglich ist.
Entscheidend für eine erfolgreiche parallele Implementierung beider Verfahren ist eine entsprechende Konzeptionierung und Strukturierung des Kontenplans sowie der zugehörigen Finanzdimensionspläne, wie bspw. des Kostenstellenplans.
Speziell für Unternehmen die primär nach dem GKV bilanzieren empfiehlt sich eine parallele Anwendung des UKVs, da die hiermit verbundenen Vorteile – insbesondere im Hinblick auf produktbezogene Auswertungen & Analysen – die Nachteile, die sich aus einer aufwendigeren Systemeinrichtung ergeben, überwiegen.

C.5. Produktion Fertigerzeugnisse
Auf den mit Abstand komplexesten Teilbereich der parallelen Abbildung des GKVs und UKVs trifft man im Bereich der Abbildung von Produktionsbuchungen. Dies liegt darin begründet, dass es im Rahmen von Produktionen nicht nur die Buchungseinstellungen aus der Lagerbuchungsmatrix sondern – je nach Systemparametrisierung – auch die auf Ebene von Ressourcen bzw. Produktionskostenkategorien hinterlegten Sachkontoeinstellungen zu berücksichtigen gilt. Für den Fall der Verrechnung von Gemeinkosten über den sog. Nachkalkulationsbogen gilt es darüber hinaus auch die hierfür vorgenommenen Buchungseinstellungen zu berücksichtigen.

Hinweise:

• Aufgrund der vielfältigen Einstellmöglichkeiten ist es nicht möglich jede nur denkbare Buchungskonstellation im Rahmen dieses Beitrags aufzuzeigen. Stattdessen wird hier der Ansatz verfolgt die grundlegenden Buchungseinstellungen für einen einfach strukturierten Produktionsartikel darzustellen, welche relativ leicht auf komplexere Sachverhalte übertragen werden können.
• Um den dargestellten Sachverhalt nicht weiter zu verkomplizieren wird vereinfachend davon ausgegangen, dass es zu keinen Produktionsabweichungen bspw. aufgrund von zusätzlichem Materialverbrauch, längeren Bearbeitungszeiten u.ä. kommt.
• Die im Folgenden verwendeten Produktionsbuchungseinstellungen wurden nach Artikel und Ressource vorgenommen. Weitere Einzelheiten zu den Buchungseinstelllungen können den nachfolgenden Buchungsdarstellungen entnommen werden.

Ungeachtet der im speziellen vorgenommenen Buchungseinstellungen verläuft der grundlegende Dynamics AX Produktionsprozess dreistufig beginnend mit dem Start der Produktion über die Fertigmeldung bis hin zur Nachkalkulation. Diesem dreistufigen Produktionsprozess folgend werden nachstehend die im nachfolgenden Prozessdiagramm dargestellten Buchungen durchgeführt.

Das im Rahmen dieser Produktionsbuchungen hergestellte Fertigerzeugnis („FG2000“) besteht zum einen aus zwei Rohmaterialien (RM300 und RM400), die jeweils einen Kostenpreis von 10 EUR aufweisen. Vom ersten Rohmaterial wird für die Herstellung des Fertigerzeugnisses dabei ein Stück, vom zweiten Rohmaterial zwei Stück verbraucht. Daneben ist für die Produktion des Gutes der Einsatz einer Maschine bzw. Mitarbeiters erforderlich, der eine Stunde für die Montage benötigt. Als Kostenpreis wurde diesbezüglich ein Wert von 270 EUR / Stunde angesetzt, so dass sich insgesamt Gesamtkosten für die Produktion in Höhe von 300 EUR ergeben. Die hier erläuterten Details können der folgenden Darstellung entnommen werden.

 

C.5.1. Produktionsschritt 1: Produktionsstart
Mit dem Produktionsstart wird im gewählten Beispiel unmittelbar der vollständige Materialverbrauch entsprechend der hinterlegten Stückliste gebucht. Gleichzeitig wird vereinfachend davon ausgegangen, dass der Produktionsmitarbeiter auch unmittelbar seine Bearbeitungszeit erfasst und entsprechend bucht. Die Buchung von Stückliste und Arbeitsplan führen zu den folgenden Buchungen auf den hinterlegten Sachkonten:
Ihren Niederschlag finden diese Buchungen zum einen in der Bilanz auf sog. WIP-Konten (Konto Nr. 13430 und 13440). Als Gegenkonto wurden hier zum einen ein Rohmaterialbestandskonto (Konto Nr. 13150), sowie ein Produktionslohnverrechnungskonto (Konto Nr. 60110) verwendet.

Speziell aus Sicht der Darstellung des GKVs stellt sich die Frage, wie sich die hier dargestellte Stücklistenbuchung erklären lässt, da Änderungen an den Materialbeständen bzw. Beständen an angearbeiteten / unfertigen Erzeugnissen im GKV regelmäßig über Bestandsveränderungskonten abgebildet werden.

Um dies zu erläutern wurden die tatsächlich durchgeführten Stücklistenbuchungen im oberen Bereich und die fehlenden „Zwischen-Bestandsveränderungsbuchungen“ im unteren Bereich (pink hervorgehoben) der folgenden Buchungsübersicht dargestellt.

Finanzbuchhalterisch kann die Unterlassung dieser Zwischenbuchungen über Bestandsveränderungskonten nach Meinung des Verfassers dadurch begründet werden, dass es sich bei diesen Zwischenbuchungen um solche handelt, die sich betragsmäßig ohnehin vollständig ausgleichen und es somit zu keiner Veränderung an der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens kommt.
Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, das die unterschiedlichen Bestandsveränderungszwischenkonten in der GuV nach dem GKV ohnehin zusammengefasst in einer Zeile dargestellt werden und es demnach keine Rolle spielt ob diese Konten systemtechnisch an dieser Stelle im Detail mitgebucht werden oder nicht.

Auch die durchgeführte Arbeitsplanbuchung erfordert einige Erläuterungen, da es sich bei dem hier verwendeten Gegenkonto (Nr. 60110 „Produktionslöhne Verrechnungskonto“) um ein GuV-Konto handelt, welches den Erfolg des Unternehmens unmittelbar beeinflusst.
Aus Sicht des GKVs lässt sich der hier ausgewiesene Ertrag als Teil der Bestandsveränderung des angearbeiteten aber noch nicht fertiggestellten Fertigungsartikels erklären. Dementsprechend wird das verwendete Konto (Nr. 60110) auch im Bereich der Bestandsveränderungen ausgewiesen.
Für die Darstellung des UKVs hat der Verfasser die entsprechende Ertragsposition im gleichen Bereich wie den Personalaufwand für die Produktionsmitarbeiter ausgewiesen. Die Frage an dieser Stelle ist, wie sich diese Zuordnung begründen lässt?
Ausgehend vom Umstand dass Produktionsmitarbeiter einen Teil ihrer Arbeitszeit und Arbeitskraft für die Erstellung von fertigen und unfertigen Erzeugnissen verwenden, kann die hier durchgeführte Buchung als eine „Allokation“ bzw. Überführung zunächst als nicht unmittelbar wertschöpfend erfasster Lohn- & Gehaltsaufwendungen in für das Unternehmen wertschöpfende Erzeugnisse und Leistungen interpretiert werden, welcher ein realer Wert in Form des angearbeiteten Produkts in der Bilanz gegenübersteht.

Hinweis: Ob der vom Verfasser gewählte Ausweis des Kontos (Nr. 60110) im allgemeinen Verwaltungskostenteil sachlich zutreffend ist oder nicht soll an dieser Stelle nicht weiter erörtert werden, da er für die Fragestellung der parallelen Abbildung des GKVs und UKVs unerheblich ist. Die entsprechende Diskussion wird den Lesern überlassen.

 

C.5.2. Produktionsschritt 2: Fertigmeldung
Im nächsten Schritt wird die Fertigmeldung des Produktionsartikels gebucht. Diese Buchung stellt sich im gewählten Beispiel wie folgt auf den Sachkonten in der Finanzbuchhaltung dar.

Da für die Buchung der Fertigmeldung lediglich Bilanzkonten verwendet wurden, kommt es aufgrund dieser Buchung zu keinerlei GuV-Effekt. Siehe hierzu auch die folgende Finanzberichtsdarstellung, in der die angesprochenen Sachkontobuchungen grün hervorgehoben wurden.

Hinweis: Die Buchung der Fertigmeldung kann auf vielerlei Weise durchgeführt werden. Neben der hier gewählten Darstellungsform über eigene Bilanzkonten trifft man in der Praxis häufig auch auf Einstellungen, welche die im ersten Produktionsschritt bebuchten WIP-Konten gegenbuchen. Unabhängig von der im konkreten Einzelfall gewählten Darstellungsform sollte an dieser Stelle nach Meinung des Verfassers lediglich darauf geachtet werden, dass es durch die Buchung der Fertigmeldung regelmäßig zu keinerlei Ergebniseffekt kommt und demnach die GuV insoweit unberührt bleibt.

 

C.5.3. Produktionsschritt 3: Nachkalkulation
Mit dem Produktionsabschluss führt Dynamics AX die sog. Nachkalkulation durch. Im Rahmen dieses Produktionsschrittes werden die zuvor durchgeführten (auf Planwerten basierenden) Stücklisten- und Arbeitsplanbuchungen umgekehrt („storniert“) und durch die tatsächlich realisierten Produktionskosten ersetzt. Ergebnis ist eine Sachkontobuchung der folgenden Art:

Hinweis: Bei den im obenstehenden Screenshot markierten (selektieren) Buchungszeilen handelt es sich um die Umkehrbuchungen zu den in den vorherigen Schritten durchgeführten Stücklisten-, Arbeitsplan- und Fertigmeldungsbuchungen.

Das Ergebnis der oben dargestellten Sachkontobuchung kann in der folgenden Übersicht betrachtet werden:

Interpretation der Nachkalkulationsbuchungen:
Hellgrün hervorgehobene Zeilen:
– Der Bestandszugang des produzierten Erzeugnisses in Höhe von 300 EUR kann in der Bilanz auf dem Konto 13470 identifiziert werden.
– Diesem Zugang steht ein Rohmaterialabgang in Höhe von 30 EUR gegenüber, welcher auf dem Konto 13160 in der Bilanz seinen Niederschlag findet.

Hellgelb hervorgehobene Zeilen
– Bei den hellgelb hervorgehobenen Zeilen bzw. Konten Nr. 53420 53410 und 53170 handelt es sich um GuV-Konten, die sich zusammenbetrachtet gegenseitig exakt ausgleichen und somit keinerlei Ergebniseffekt hervorrufen.
– Die Buchungseinstellungen wurden dennoch derart vorgenommen, um zum einen die entsprechenden Produktionskosten für kostenrechnerische Auswertungen verfügbar zu haben.
– Ein weiterer Grund für die hier gewählte Buchungsdarstellung liegt im GKV begründet, da es sich bei den hellgelb hervorgehobenen Konten um Bestandsveränderungskonten handelt. Die folgende Buchungsdarstellung verdeutlicht die Natur dieser hellgelb hervorgehobenen Buchungen nochmals.

Weiß bzw. orange dargestellte Buchungszeile
– Bei der in den AX-Buchungen weiter oben aufgeführten weiß hervorgehobenen Buchungszeile (bzw. in der obenstehenden Buchungsdarstellung orange hervorgehobenen Zeile), welche das Sachkonto 60120 anbucht, handelt es sich um dasjenige Konto, welches die tatsächlich realisierten Produktionslohnkosten erfasst.
– Wie bereits weiter oben erläutert, stellt diese Buchung aus GKV-Sicht eine Bestandsveränderung dar. Aufgrund dessen wurde dieses Konto in der GuV-Darstellung nach dem GKV auch im Bereich der Bestandsveränderungen ausgewiesen.
– Ebenfalls den vorherigen Interpretationen folgend stellt dieses Konto aus UKV-Sicht ein Allokationskonto dar, welches die effektiv gearbeiteten Lohnkosten aus der GuV in die Bilanz übernimmt. Daher auch der entsprechende Ausweis im Bereich der Produktionslöhne in der GuV-Darstellung nach dem UKV.

 

Fortsetzung folgt in Teil (5)

Nach der Darstellung von bestellbezogenen Buchungen im vorherigen Kapitel werden im folgenden Unterkapitel materialbezogene Lagerbuchungen und deren Ausweis in der Bilanz und GuV nach dem GKV bzw. UKV betrachtet. Dieser Darstellung schließen sich weitere Unterkapitel an, in denen lohn-/gehaltbezogene Buchungen, sonstige betriebliche Aufwandsbuchungen sowie sachanlagenbezogene Buchungen dargestellt werden.

 

C.2. Lagerkorrekturbuchungen
In diesem Unterkapitel zu Lagerkorrekturbuchungen werden die im nachfolgenden Prozessdiagramm dargestellten Transaktionen, sowie deren Auswirkung auf die Bilanz- und GuV-Darstellung nach dem GKV und UKV betrachtet, um zu analysieren, ob auch Lagerbuchungen parallel und ohne jedwede Systemanpassung nach dem GKV und UKV abgebildet werden können.

Hinweis: Nicht näher betrachtet werden an dieser Stelle Umlagerungen (innerhalb und zwischen verschiedenen Standorten) sowie weitere rein lagerbezogene Buchungen, die keine Sachkontobuchungen auslösen.

Da es sich bei Lagerkorrekturbuchungen finanzbuchhalterisch um sehr einfache Transaktionen handelt, wird nachfolgend aus Platz- und Darstellungsgründen nicht auf jeden einzelnen Prozessschritt eingegangen. Stattdessen wird das Ergebnis dieser Transaktionen in Form der folgenden Übersicht zusammengefasst dargestellt.

Hinweis: Die von diesen Transaktionen betroffenen Buchungseinstellungen lassen sich im Bereich des Lagers in der sog. Lagerbuchungsmatrix finden. Siehe hierzu auch beispielhaft den folgenden Bildschirmausdruck.

Nach Durchführung der vier hier dargestellten Lagerkorrekturbuchungen ergibt sich folgendes Bild in der Bilanz und der GuV nach dem Gesamt- und Umsatzkostenverfahren:

Was man der obenstehenden Darstellung entnehmen kann ist, dass im Rahmen der Darstellung der GuV nach dem Umsatzkostenverfahren die bebuchten Lagergewinn- und Lagerverlustkonten Nr. 53150 und 53160 im Bereich der Herstellkosten des Umsatzes ausgewiesen sind. Die Diskussion, ob der hier gewählte Ausweis gerechtfertigt ist oder ob man diese Konten besser z.B. im Bereich der sonstigen betrieblichen Aufwendungen ausweist, wird dem Leser überlassen, weil sie für die grundsätzliche Fragestellung der parallelen Abbildung des GKVs und UKVs unerheblich ist.
Erheblich hingegen ist die Frage, wie die hier verwendeten Lagergewinn- und Lagerverlustkonten im Rahmen der GuV-Darstellung nach dem GKV auszuweisen sind. Diese Frage lässt sich vor dem Hintergrund der in den vorherigen Kapiteln gemachten Ausführungen relativ einfach beantworten, nämlich dergestalt, dass diese Konten im Bereich der Bestandsveränderungen aufzunehmen sind. Dies liegt darin begründet, dass es sich bei diesen Gewinn- und Verlustbuchungen um nichts anderes als einen Teil der regelmäßig zum Monatsende durchgeführten „großen“ Bestandsveränderungsbuchung handelt, die nun in Form vieler „kleiner“ Einzelbestandsveränderungsbuchungen abgebildet wird.

 

C.3. Lohn-/Gehaltsbuchungen & sonstige betriebliche Aufwandsbuchungen
In diesem Unterkapitel werden die Erfassung und der Ausweis von lohn- und gehaltsbezogenen Buchungen und sonstigen betrieblichen Aufwendungen dargestellt. Im Gegensatz zu den in den vorherigen Kapiteln aufgezeigten Buchungen werden diese Buchungen deshalb in einem eigenen Unterkapitel erörtert, weil die Trennung nach den verschiedenen betrieblichen Funktionsbereichen – die für die Darstellung des UKVs erforderlich ist – hier nicht über eigene Unterkonten, sondern über Kostenstellen (KST) erfolgt. Die beiden folgenden Screenshots zeigen die im Rahmen dieses Beispiels erfassten Buchungen im Detail auf.


Aus Bilanzsicht ergibt sich nach Durchführung aller hier aufgeführten Buchungen keinerlei Besonderheit, da alle Buchungen gegen Verbindlichkeitskonten gebucht wurden, deren Saldo auf der Passivseite der Bilanz entsprechend zunimmt.

Die Besonderheit auf GuV-Seite besteht nun darin, dass die erfassten Buchungsbeträge an unterschiedlichen Stellen in der GuV ausgewiesen werden. Im Falle des UKVs entsprechend den mitgebuchten Kostenstellen (Produktion, Verwaltung & Vertrieb) und im Falle des GKVs zusammengefasst entsprechend der Natur der durchgeführten Buchungen (Personalaufwand & sonst. betrieblicher Aufwand). Zu Einzelheiten, siehe auch die folgende Finanzberichtsdarstellung.

Hinweis: Der hier gewählte Ausweis der Personalaufwendungen für den Produktionsbereich in der GuV nach dem UKV in den sonstigen betrieblichen Aufwendungen kann auch anders vorgenommen werden. Dieser Ausweis wurde an dieser Stelle so gewählt, um es dem Leser zu ermöglichen die erfassten Transaktionen speziell vor dem Hintergrund der weiter unten aufgezeigten Produktionsbuchungen besser nachvollziehen zu können und zwar unabhängig davon, ob dieser Ausweis nun sachlich korrekt ist oder nicht.

 

C.4. Anlagenanschaffungen & Abschreibungen
Die Abbildung von anlagenbezogenen Transaktionen und deren Darstellung in der GuV nach dem GKV bzw. UKV unterscheidet sich prinzipiell nicht von den im vorherigen Kapitel dargestellten Buchungen, da auch hier eine Kombination aus Sachkonten und Kostenstellen zur Identifikation der verschiedenen betrieblichen Funktionsbereiche genutzt wird. Aufgrund dessen kann die Darstellung der durchgeführten Buchungen mit Anlagenbezug relativ kurz gehalten werden.

Wie zuvor zeigt der folgende Screenshot die in Excel aufbereiteten Anlagenbuchungen auf, welche für die Darstellung der GuV-Gliederung nach dem GKV und UKV in diesem Unterkapitel verwendet wurden.

Um diese Buchungen in Dynamics AX umzusetzen wurden zunächst verschiedene Sachanlagen im Anlagenmodul eingerichtet und über Buchungsjournale angeschafft (aktiviert) …

… um daraufhin die entsprechenden Abschreibungen buchen zu können.

Im Ergebnis fanden die oben aufgezeigten Anlagenbuchungen ihren Niederschlag auf den entsprechenden Anlagen- und kumulierten Abschreibungskonten in der Bilanz (siehe die Bilanzdarstellung auf der linken Seite im folgenden Screenshot).

Auf GuV-Seite erfolgte in ähnlicher Weise wie zuvor eine Trennung der durchgeführten Abschreibungen nach den betrieblichen Funktionsbereichen für die Darstellung des UKVs anhand der mitgebuchten Kostenstellen. Da für die Darstellung des GKVs diese Aufteilung nicht erforderlich ist, wurden die entsprechenden Abschreibungsbuchungen entsprechend zusammengefasst dargestellt.

 

Zwischenfazit
Neben den weiter oben dargestellten materialbezogenen Beschaffungs-Buchungen lassen sich auch Lagerbuchungen, Lohn- und Gehaltsbuchungen sowie anlagenbezogene Buchungen problemlos sowohl nach dem GKV als auch nach dem UKV parallel abbilden.

Für diese unterschiedliche Abbildung bzw. Strukturierung der GuV können je nach Vorliebe entweder eigene Unterkonten oder – wie aufgezeigt – eigene Finanzdimensionen wie z.B. Kostenstellen verwendet werden.

Aus Finance & Controllingsicht ist an dieser Stelle lediglich darauf zu achten, das eine Konzeption Anwendung findet die sicherstellt, dass alle notwendigen Sachkonten bzw. Sachkonto-Kostenstellen-Kombinationen durchgängig erfasst werden.

 

Fortsetzung folgt in Teil (4)

Buchung 01 Januar: Lieferscheinbuchung Rohmaterial 1
Die Lieferscheinbuchung des Warenzugangs für das erste Rohmaterial führt zu folgender Sachkontobuchung, …
…, die rein bilanziell auf dem Einkaufszugangskonto für RHB-Stoffe (Konto 13110), sowie auf dem Einkaufsabgrenzungskonto (Konto 22550) festgehalten wird. Es handelt sich demnach hierbei um eine Buchung mit reinem Bilanzverlängerungseffekt, die den Erfolg des Unternehmens nicht beeinflusst. Siehe hierzu auch die folgenden Bilanz- und GuV-Darstellungen, welche die Bilanz des Unternehmens auf der linken Seite, die GuV nach dem Umsatzkostenverfahren in der Mitte und die GuV nach dem Gesamtkostenverfahren auf der rechten Seite aufzeigt.

Ergebnis- nach Lieferscheinbuchung

 

Buchung 02. Januar: Rechnungsbuchung Rohmaterial 1
Nach Buchung des Lieferscheins wird die Eingangsrechnung des Lieferanten gebucht. Hierbei werden von Dynamics AX zunächst die im Rahmen der Lieferscheinbuchung durchgeführten Sachkontobuchungen umgekehrt. Zum anderen erfolgt eine entsprechende Bestandszugangsbuchung auf dem RHB-Bilanzkonto (Nr. 13120). Wie weiter oben erläutert, sorgen die hinterlegten Belastungscodes dafür, dass gleichzeitig Materialaufwands- und Bestandsveränderungsbuchungen (auf den Konten 53130 und 53140) durchgeführt werden. In den folgenden beiden Screenshots sind die im Rahmen der Rechnungsbuchung durchgeführten Sachkontobuchungen, sowie die sich hieraus ergebenden Bilanz- und GuV-Darstellungen nochmals im Detail dargestellt.

Ergebnis- nach Rechnungsbuchung

Hinweis: Die in der Mitte aufgeführte GuV nach dem Umsatzkostenverfahren weist sowohl das Materialaufwandskonto Nr. 53130 als auch das Bestandsveränderungskonto Nr. 53140 im Bereich der Herstellkosten des Umsatzes aus. Da sich die Buchungen auf diesen beiden Konten gegenseitig nivellieren, ergibt sich aus dieser Darstellung keinerlei Einfluss auf den Erfolg, Erfolgskennzahlen, u.ä.

 

Buchung 03 Januar: Lieferscheinbuchung Rohmaterial 2
Die Lieferscheinbuchung des zweiten Rohmaterials am 03. Januar findet wie zuvor auch ihren Niederschlag in der Bilanz auf den Lagerzugangs- und Einkaufsabgrenzungskonten (Nr. 13110 bzw. 22550). Siehe die folgenden beiden Screenshots.

Ergebnis – nach Lieferscheinbuchung

 

Buchung 04. Januar: Rechnungsbuchung Rohmaterial 2
Im Rahmen der Rechnungsbuchung werden – wie zuvor auch – die durchgeführten Lieferscheinbuchungen umgekehrt, um zeitgleich eine entsprechende Bestandszugangsbuchung auf dem Bilanzkonto (Nr. 13120) zu erfassen. Die hinterlegten Belastungscodes sorgen auch hier dafür, dass gleichzeitig Materialaufwands- und Bestandsveränderungsbuchungen auf den Konten 53130 und 53140 durchgeführt werden. Zu Einzelheiten, siehe auch die beiden folgenden Screenshots.

Ergebnis – nach Rechnungsbuchung

 

Buchung 05 Januar: Lieferscheinbuchung Rücklieferung Rohmaterial 1
Wie weiter oben erwähnt sorgen die verwendeten Belastungsbuchungen dafür, dass auch im Falle von Rücklieferungen an Lieferanten Materialaufwands- und Bestandsveränderungsbuchungen durchgeführt werden. Mit der Lieferscheinbuchung kommt es demnach bilanztechnisch zu einer entsprechenden Reduzierung der Lagerzugangs- und Einkaufsabgrenzungskonten (siehe die folgenden beiden Screenshots).

Ergebnis – nach Lieferscheinbuchung

 

Buchung 06 Januar: Rechnungsbuchung Rücklieferung Rohmaterial 1
Die Buchung der Kreditorengutschrift führt zu Sachkontobuchungen, die den Buchungen im Beschaffungsfall entsprechen, allerdings mit „umgekehrten“ Vorzeichen. Aufgrund der mit der Rücklieferung des Rohmaterials zusammenhängenden Buchungen ergibt sich schließlich folgendes Bild in der Bilanz bzw. der GuV nach dem UKV und GKV.

Ergebnis – nach Rechnungsbuchung

 

Hinweis:
Bei Rücklieferung an Lieferanten kommt es regelmäßig zu Unterschieden zwischen dem mit dem Lieferanten vereinbarten Einkaufs- bzw. Rücknahmepreis und dem sog. laufenden Durchschnittspreis, welchen Dynamics AX für die Abgangsbuchung verwendet und den Benutzer regelmäßig nicht unmittelbar beeinflussen können.

Diese Unterschiede gleichen sich zwar über den Zeitablauf hinweg durch die automatisiert durchgeführten Buchungen im Rahmen des Lagerabschlusses aus, können temporär allerdings zu entsprechenden Abweichungen zwischen den Bestands- und Bestandsveränderungskonten führen.

Die folgenden beiden Screenshots zeigen beispielhaft eine solche Situation auf, in der sich der mit dem Lieferanten vereinbarte Rücklieferungspreis in Höhe von 10 EUR von dem laufenden Durchschnittspreis in Höhe von 11,83 EUR unterscheidet. Aufgrund dieses Unterschieds kommt es zu zusätzlichen Buchungen auf den Konten aus den Bereichen „Einkaufsaufwendungen, nicht fakturiert“ bzw. „Einkaufsaufwendungen für Produkt“.


Um auch in solchen Fällen jederzeit eine korrekte Buchungsdarstellung zu gewährleisten empfiehlt es sich,

• die Konteneinstellungen im Bereich „Kosten der eingekauften, eingegangenen Materialien“ und im Bereich „Einkaufsaufwendungen nicht fakturiert“, sowie
• die Konteneinstellungen im Bereich „Kosten der eingekauften, fakturierten Materialien“ und im Bereich „Einkaufsaufwendungen für Produkt“ für die entsprechenden Artikel bzw. Artikelgruppen gleichlaufend vorzunehmen.

Eine solche gleichlaufende Einstellung ist zwar systemtechnisch nicht zwingend erforderlich, kann allerdings die Interpretation und Analyse von Buchungen erleichtern. Der folgende Screenshot zeigt beispielhaft die entsprechende gleichlaufende Konteneinstellung für die ersten beiden Bereich auf.

 

Zwischenfazit
Die weiter oben aufgeführten Sachkontobuchungen sind in der folgenden Buchungsdarstellung zur besseren Nachvollziehbarkeit nochmals zusammenfassend dargestellt.

Hinweise zur obenstehenden Buchungsdarstellung:

• Buchungen bzw. Kontenbewegungen, die sich gegenseitig ausgleichen wurden farblich grau hervorgehoben und Kontobewegungen die sich rein bilanziell auswirken in grün. Die erfolgswirksamen GuV Buchungen auf den Materialaufwands- und Bestandsveränderungskonten wurden farblich hell-gelb markiert. Zu beachten ist, dass sich die Materialaufwands- und Bestandsveränderungsbuchungen insgesamt betrachtet betragsmäßig gegenseitig ausgleichen, so dass sich hieraus kein Einfluss auf das Ergebnis des Unternehmens ergibt.
• Um die durchgeführten Buchungen besser nachvollziehen zu können wurden darüber hinaus die zugehörigen Buchungstypen in eckigen Klammern unterhalb der Kontobezeichnung eingefügt.
• Von steuerlichen Buchungen wurde aus Vereinfachungs- und Darstellungsgründen abgesehen.

Basierend auf der obenstehenden Zusammenfassung der Beschaffungs- und Rücklieferungsbuchungen kann an dieser Stelle festgehalten werden, dass es über eine entsprechende Parametrisierung von Dynamics AX möglich ist sowohl das GKV als auch das UKV parallel abzubilden.

In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass im Fall von Rücklieferungen die Materialaufwands- und Bestandsveränderungsbuchungen nur dann korrekt durchgeführt werden, wenn entsprechende automatische Belastungscodes eingerichtet wurden. Über die Verwendung des Kreditorenparameters („Auf Belastungskonto im Sachkonto buchen“) kann dies standardmäßig nicht erreicht werden.

Schließlich soll an dieser Stelle noch erwähnt werden, dass sich über den hier vom Verfasser gewählten Ausweis der verwendeten Sachkonten in den verschiedenen Bereichen von Bilanz und GuV trefflich diskutieren lässt. Für die hier vorgestellten Prinzipien der parallelen Abbildung des GKVs und UKVs stellt dies regelmäßig allerdings kein Problem dar, weil es sich hierbei lediglich um eine Zuordnungsproblematik handelt, die i.d.R. unternehmensindividuell zu klären ist. Hiermit lässt sich auch der Einwand des auf den ersten Blick vielleicht seltsam anmutenden Materialaufwands- und Bestandsveränderungskontenausweises im Bereich der Herstellkosten des Umsatzes aus dem Weg räumen, der sich über ein andersartige Benennung der Management Reporter Berichtszeilen leicht umgehen lässt.

Fortsetzung folgt in Teil (3)

Insbesondere international agierende Unternehmen sehen sich häufig mit der Anforderung konfrontiert Finanzberichte in unterschiedlichen Strukturierungsformen erstellen zu müssen.

Häufig liegt dies darin begründet, dass ein nach lokalen Rechnungslegungsvorschriften bilanzierendes Unternehmen Finanzberichte an eine Muttergesellschaft im Ausland übermitteln muss, für die andere Rechnungslegungsvorschriften zur Anwendung kommen.

Speziell im europäischen Raum trifft man häufig auf Firmen, die lokal nach dem sog. Gesamtkostenverfahren (GKV) bilanzieren, Finanzberichte an die Muttergesellschaft im Ausland allerdings nach dem Umsatzkostenverfahren (UKV) erstellen müssen.

Ungeachtet von Bewertungsunterschieden, soll nachfolgend aufgezeigt werden, wie man Dynamics AX so parametrisieren kann um beide Verfahren parallel abzubilden.

Bevor auf Einzelheiten zu den entsprechenden Einstellungen in Dynamics AX eingegangen wird, sollen in nächsten Unterkapitel zunächst die grundlegenden Unterschiede des Gesamt- und Umsatzkostenverfahrens betrachtet werden.

 

A. Überblick über die grundlegenden Unterschiede zwischen dem GKV und UKV
Im deutschen Rechtsraum kann man entsprechende Regelungen zum GVK und UKV zum einen dem §275 HGB entnehmen. Eine weitere Rechtsquelle stellen EU Richtlinien dar, welche in diesem Zusammenhang von einer GuV-Strukturierung nach den „Eigenarten der Aufwendung“ (GKV) bzw. nach den „Funktionen der Aufwendung“ (UKV) sprechen.
Ungeachtet der unterschiedlichen Begrifflichkeiten werden im folgenden Screenshot die grundlegenden Unterschiede in der Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) nach dem GKV und UKV vergleichend einander gegenübergestellt.

Hinweis: Die hier aufgezeigten GuV-Strukturierungen wurden der oben erwähnten EU-Richtlinie entnommen.

Der vorstehende Screenshot zeigt auf der linken Seite die grundlegende Gliederung der GuV nach dem UKV und auf der rechten Seite nach dem GKV auf. Unterschiede in der GuV-Gliederung zwischen den beiden Verfahren wurden in Gelb hervorgehoben.

Trotz der stark vereinfachten und zusammengefassten Darstellung können der obenstehenden Abbildung wesentliche Unterschiede in der Behandlung bzw. Abbildung von Bestandsgrößen und deren Änderung, sowie wesentliche Unterschiede in der Abbildung von Kosten im Personal- und Abschreibungsbereich bzw. Verwaltungs- und Vertriebsbereich entnommen werden.

Aus Finance- & Controllingsicht manifestieren sich die unterschiedlichen Strukturierungen in den Datenquellen aus denen die verschiedenen Berichtsformen (GKV und UKV) gespeist werden. D.h. während das GKV im Wesentlichen auf Daten aus der Finanzbuchhaltung zurückgreift, ist das UKV – vorausgesetzt der Kontenplan des Unternehmens ist nicht nach Funktionen strukturiert – auch auf Daten aus der Kostenrechnung angewiesen.

Im folgenden Unterkapitel werden zunächst die verwendeten Beispieldaten erläutert, bevor sich im Anschluss hieran die Darstellung der verschiedenen Buchungen – einschließlich der zugehörigen Einstellungen in Dynamics AX – und deren Auswirkungen auf die Finanzberichte des Unternehmens anschließt.

 

B. Beispieldaten
Um die Unterschiede in den beiden Rechnungslegungsverfahren darzustellen wurden zahlreiche Beispielbuchungen generiert, die auf dem folgenden Prozessablauf basieren:

Der hier verwendete Prozessablauf startet idealtypisch mit der Beschaffung von Rohmaterialien, die aufgrund von festgestellten Qualitätsproblemen teilweise an den Lieferanten zurückgesendet werden. Diesem Beschaffungsprozess schließen sich verschiedene Korrekturbuchungen im Lager (z.B. aufgrund von Schwund/Zerstörung) an. Anschließend werden Buchungen in den indirekten Leistungsbereichen, d.h. aus der Lohn- und Anlagenbuchhaltung dargestellt, bevor im Anschluss hieran die Abbildung des Produktionsprozesses aufgezeigt wird. Der Prozessablauf endet schließlich mit dem Verkauf der produzierten Fertigerzeugnisse an Kunden.

 

C. Prozessdarstellung
Die oben aufgezeigten farblich gleichartig hervorgehobenen Prozessschritte werden nachfolgend zusammengefasst in jeweils eigenen Unterkapiteln dargestellt.

C.1. Bestellung & Rücklieferung von Materialien
Der wesentliche Unterschied in der Abbildung von bestellbezogenen Materialbuchungen nach dem GKV und UKV besteht darin, dass das UKV diese Buchungen rein bilanziell, d.h. ergebnisneutral abbildet, während diese Buchungen nach dem GKV sofort und vollständig ergebniswirksam in die GuV übernommen werden. Eventuelle Veränderungen in den Materiallagerbeständen werden im GKV entsprechend über eine am Ende der Buchungsperiode durchgeführte (manuelle) Bestandsveränderungsbuchung korrigiert. Im folgenden Screenshot werden die beiden Prinzipien der Darstellung von materialbezogenen Beschaffungsbuchungen nach dem GKV und UKV nochmals stark vereinfacht einander gegenübergestellt.
Aus dem vorstehenden Screenshot kann man zum einen auf der linken Seite die ergebnisneutrale Zugangsbuchung des UKVs erkennen, welche die Materialien unmittelbar in der Bilanz auf dem entsprechenden Lagerbestandskonto – hier für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (RHB) – erfasst.

Im Gegensatz hierzu wird die Materialzugangsbuchung der RHB-Stoffe im GKV zunächst über Materialaufwandskonten in die GuV übernommen (siehe die erste Buchungszeile im obenstehenden Screenshot auf der rechten Seite). Am Monatsletzten erfolgt dann ein Vergleich der Veränderung der Bestandswerte, die über eine entsprechende Korrekturbuchung anschließend in die Bilanz übertragen wird (siehe die zweite Buchungszeile im obenstehenden Screenshot auf der rechten Seite). Für den Fall dass es – wie hier dargestellt – zu keinen weiteren Materialbewegungen im Laufe einer Buchungsperiode kommt, entsprechen sich die Buchungen des GKV und UKV, da sich die ergebniswirksamen Aufwands- und Bestandsveränderungsbuchungen gegenseitig ausgleichen.

Dem Vorgesagten kann man bereits an dieser Stelle zwei wesentliche Nachteile des GKVs entnehmen.

• Ein erster Nachteil besteht darin, dass während einer Buchungsperiode bis zur Durchführung der Bestandsveränderungsbuchung kein Überblick über die finanziellen Lagerbestandswerte besteht und man sich somit finanzbuchhalterisch im „lagerbestandsmäßigen Blindflug“ befindet.
• Ein zweiter Nachteil des GKVs besteht darin, dass die Buchung der Bestandsveränderung i.d.R. summarisch, d.h. nicht auf Artikelebene erfolgt. Aufgrund dessen erlaubt das GKV regelmäßig keine artikelbezogenen Auswertungen, was sich nachteilig auf Produktanalysen und hiermit zusammenhängende Prozesse auswirkt.

Unabhängig von den aufgeführten Nachteilen stellt sich an dieser Stelle die Frage, wie das GKV und UKV parallel abgebildet werden können?

Betrachtet man sich die obenstehende vergleichende Gegenüberstellung der Materialzugangsbuchungen nach dem GKV und UKV nochmals im Detail, so lässt sich die Frage dergestalt beantworten, dass über eine parallel mitlaufende Buchung der Bestandsveränderung beide Verfahren gleichzeitig abgebildet werden können. In der folgenden Darstellung ist die hier angesprochene mitlaufende Buchung der Bestandsveränderung nochmals beispielhaft dargestellt:

Ausgehend von der Annahme dass im Laufe einer Buchungsperiode zwei Materialzugangsbuchungen über 2 TEUR und 3 TEUR zu zwei unterschiedlichen Zeitpunkten durchgeführt werden, kann man aus dem vorstehenden Screenshot erkennen, dass die für das GKV erforderliche Bestandsveränderungsbuchung in der parallelen Darstellungsweise der beiden Rechnungslegungsverfahren anteilig durchgeführt wird. Mit anderen Worten, statt einer einzigen „großen“ Bestandsveränderungsbuchung am Ende der Buchungsperiode wird mit jeder Materialzugangsbuchung anteilig eine „kleine“ Bestandsveränderungsbuchung mitgebucht. Dies hat zur Folge, dass am Monatsletzten keinerlei weitergehenden (manuellen) Bestandsveränderungsbuchungen für die Abbildung des GKVs erforderlich sind.

Hinweis: Da es sich beim Materialaufwandskonto und dem Bestandsveränderungskonto um GuV-Konten handelt, deren Buchungen sich betragsmäßig gegenseitig ausgleichen, ergibt sich aufgrund dieser Zusatzbuchung kein weiterer Ergebniseffekt. Für die Darstellung des UKVs empfiehlt es sich beide Konten in der gleichen GuV-Position aufzunehmen. Siehe hierzu auch weiter unten im Detail.

Nachdem die Frage der parallelen Abbildung des GKVs und UKVs beantwortet wurde stellt sich nun die Frage, wie die Buchungseinstellungen in Dynamics AX vorgenommen werden müssen, um die erwähnten „kleinen“ Bestandsveränderungsbuchungen automatisiert mitgebucht zu bekommen. Hierfür gibt es grundsätzlich zwei Einstellmöglichkeiten:

Einstellmöglichkeit 1: Aktivierung des Kreditorenparameters „Auf Belastungskonto im Sachkonto buchen“

Die im vorstehenden Screenshot aufgezeigte Parametrisierung sorgt dafür, dass zusätzlich zur Lagerzugangsbuchung parallel eine Materialaufwands- und Bestandsveränderungsbuchung durchgeführt wird. Auf den ersten Blick erscheint dies genau die Einstellung zu sein, welche für die oben erwähnte parallele und mitlaufende Buchung des Materialaufwandes und der Bestandsveränderung sorgt.

Bei genauer Betrachtung dieser Parametrisierung stellt sich allerdings heraus, dass die Materialaufwand- und Bestandsveränderungsbuchungen nur für Zugangsbuchungen durchgeführt werden. Für den Fall das Materialien (bspw. aufgrund von Qualitätsmängeln) über die Dynamics AX Bestellmaske an Lieferanten zurückgesendet und gutgeschrieben werden, findet keine gleichlaufende automatisierte Bestandsveränderungsbuchung statt. Aufgrund dessen wird nachfolgend von dieser Einstellmöglichkeit kein Gebrauch gemacht.

Einstellmöglichkeit 2: Einrichtung eines automatischen Belastungscodes
Da der zuvor erwähnte Kreditorenparameter und die hierdurch durchgeführten Zusatzbuchungen nicht für Rücklieferungen durchgeführt werden, wird stattdessen im Folgenden von sog. automatischen Zuschlägen/-Belastungen Gebrauch gemacht.

Hierfür wird im ersten Schritt ein Belastungscode eingerichtet, welcher Buchungen auf dem Materialaufwandskonto (hier Konto 53130 für RHB-Stoffe) und auf dem zugehörigen Bestandsveränderungskonto (hier Konto 53140) durchführt. Der folgende Screenshot zeigt beispielhaft die hierfür notwendigen Einstellungen auf.

Über die Einrichtung und Hinterlegung von Artikelbelastungs-Gruppen auf Ebene der eingekauften Produkte, sowie der Einrichtung einer Auto-Belastung der folgenden Art – siehe den nächsten Screenshot – können demnach alle für die Abbildung des GKVs und UKVs erforderlichen Buchungen in Dynamics AX umgesetzt werden.

 

Um das eben Gesagte besser nachvollziehen zu können, werden basierend auf den dargestellten Einstellungen für Automatik-Belastungen die folgenden Beispielbuchungen in Dynamics AX erfasst und analysiert:

• Zunächst wird am 01. & 02. Januar eine Lieferschein- und Rechnungsbuchung für die Beschaffung eines ersten Rohmaterials durchgeführt. Hierbei werden 1000 Stück des Materials vom Lieferanten zu einem Preis von 10 EUR / Stück geliefert und berechnet.
• Am 03. & 04. Januar werden ebenfalls 1000 Stück eines zweiten Rohmaterials für 10 EUR / Stück bestellt und bestandsmäßig vereinnahmt. Aufgrund von Änderungen an den Rohmaterialpreisen berechnet der Lieferant tatsächlich allerdings 12 EUR / Stück. Der höhere Preis wird von unserem Unternehmen akzeptiert.
• Bei der letzten hier dargestellten bestellbezogenen Transaktion am 05. & 06. Januar handelt es sich um eine Rücklieferung von 50 Stück des ersten Rohmaterials, welches aufgrund von Qualitätsproblemen an den Lieferanten zurückgesendet wird.

Die folgende Grafik fasst die hier beschriebenen Buchungen nochmals in zeitlicher chronologischer Reihenfolge zusammen.

Fortsetzung folgt in Teil (2)