Dieser Beitrag schließt sich an den vorherigen Beitrag an, welcher mit der Genehmigung der Bestellanforderung endete.

 

Prozessschritt 4:
Nachdem die Bestellanforderung genehmigt wurde, wird diese in eine Bestellung umgewandelt. Die folgenden beiden Screenshots zeigen diese Umwandelung beispielhaft auf.

 Für die Erstellung von Bestellungen gibt es in Dynamics AX/365 for Operations einen eignen Workflow. Dieser wird an dieser Stelle nicht genutzt, weil der Hauptaugenmerk dieses Beitrags nicht auf der Anlage von Bestellungen liegt.

 

Prozessschritt 5:
Um sicherzustellen, dass die bestellten Dienstleistungen auch empfangen bzw. durchgeführt wurden, wurde eine sog. Category policy Regel eingerichtet, die vor der Rechnungsbuchung eine explizite Zugangsbestätigung in Form einer Lieferscheinbuchung erfordert. Einzelheiten wie diese Regel eingerichtet wurde, können der folgenden Darstellung entnommen werden.

 

Prozessschritt 6:
Der letzte Prozessschritt wird durch den folgenden Rechnungsworkflow unterstützt:

Dieser Rechnungsworkflow beginnt mit einer Prüfung daraufhin, ob Abgleichdifferenzen bestehen.

Ist dies nicht der Fall, so wird die Kreditorenrechnung automatisiert und ohne weiteres zutun gebucht.

Für den Fall dass Abgleichdifferenzen bestehen, ist ein zusätzlicher Prüf- und Genehmigungsschritt durch den zuständigen Kostenstellenleiter vorgesehen.

Bitte beachten sie, dass dieser zusätzliche Prüf- und Genehmigungsschritt den entsprechenden Kostenstellenverantwortlichen zugewiesen wird. Die hierfür notwendigen Einstellungen können den folgenden Screenshots entnommen werden.

Um Situationen zu vermeiden bei denen Kostenstellenverantwortliche jede auch noch so kleine Abweichung explizit zu genehmigen haben, wurde die folgende Preistoleranzeinstellung in den Kreditorenparametern vorgenommen.

Bei der Einrichtung dieser Einstellung ist darauf zu achten, dass gleichlaufend hierzu der Parameter ‘post invoice with discrepancies‘ auf ‚allow with warning‘ eingestellt ist. Andernfalls müsste der Kostenstellenverantwortliche im Falle einer Preis- oder Mengenabweichung zum einen eine Genehmigung über den Workflow und zum anderen eine Genehmigung über die nachfolgend dargestellte Abgleichmaske vornehmen.

 

Beispiel:
Die nachfolgend erfasste Rechnung wird mit einer Preisabweichung in Höhe von 8% erfasst.

Aufgrund dieser Abweichung wird die Rechnung nicht automatisiert gebucht, sondern dem Kostenstellenverantwortlichen Kevin Cook zur Prüfung und Genehmigung zugewiesen.

Für den Fall dass dieser die Abweichung genehmigt, findet eine automatisierte Rechnungsbuchung statt.

Die Buchung der Kreditorenrechnung endet den hier dargestellten Prozess. Im nächsten Beitrag betrachten wir, wie Unterschriftenregelungen im aufgezeigten Prozessablauf berücksichtigt werden können.