Parallele Abbildung des Gesamt- und Umsatzkostenverfahrens (1)

18 Samstag Jun 2016

Posted by Ludwig Reinhard in Anlagen, Debitoren, Hauptbuch, Kreditoren, Lager

Schlagwörter

Buchungseinstellungen, GKV, Gliederung GuV, UKV

Insbesondere international agierende Unternehmen sehen sich häufig mit der Anforderung konfrontiert Finanzberichte in unterschiedlichen Strukturierungsformen erstellen zu müssen.

Häufig liegt dies darin begründet, dass ein nach lokalen Rechnungslegungsvorschriften bilanzierendes Unternehmen Finanzberichte an eine Muttergesellschaft im Ausland übermitteln muss, für die andere Rechnungslegungsvorschriften zur Anwendung kommen.

Speziell im europäischen Raum trifft man häufig auf Firmen, die lokal nach dem sog. Gesamtkostenverfahren (GKV) bilanzieren, Finanzberichte an die Muttergesellschaft im Ausland allerdings nach dem Umsatzkostenverfahren (UKV) erstellen müssen.

Ungeachtet von Bewertungsunterschieden, soll nachfolgend aufgezeigt werden, wie man Dynamics AX so parametrisieren kann um beide Verfahren parallel abzubilden.

Bevor auf Einzelheiten zu den entsprechenden Einstellungen in Dynamics AX eingegangen wird, sollen in nächsten Unterkapitel zunächst die grundlegenden Unterschiede des Gesamt- und Umsatzkostenverfahrens betrachtet werden.

A. Überblick über die grundlegenden Unterschiede zwischen dem GKV und UKV
Im deutschen Rechtsraum kann man entsprechende Regelungen zum GVK und UKV zum einen dem §275 HGB entnehmen. Eine weitere Rechtsquelle stellen EU Richtlinien dar, welche in diesem Zusammenhang von einer GuV-Strukturierung nach den „Eigenarten der Aufwendung“ (GKV) bzw. nach den „Funktionen der Aufwendung“ (UKV) sprechen.
Ungeachtet der unterschiedlichen Begrifflichkeiten werden im folgenden Screenshot die grundlegenden Unterschiede in der Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) nach dem GKV und UKV vergleichend einander gegenübergestellt.

Hinweis: Die hier aufgezeigten GuV-Strukturierungen wurden der oben erwähnten EU-Richtlinie entnommen.

Der vorstehende Screenshot zeigt auf der linken Seite die grundlegende Gliederung der GuV nach dem UKV und auf der rechten Seite nach dem GKV auf. Unterschiede in der GuV-Gliederung zwischen den beiden Verfahren wurden in Gelb hervorgehoben.

Trotz der stark vereinfachten und zusammengefassten Darstellung können der obenstehenden Abbildung wesentliche Unterschiede in der Behandlung bzw. Abbildung von Bestandsgrößen und deren Änderung, sowie wesentliche Unterschiede in der Abbildung von Kosten im Personal- und Abschreibungsbereich bzw. Verwaltungs- und Vertriebsbereich entnommen werden.

Aus Finance- & Controllingsicht manifestieren sich die unterschiedlichen Strukturierungen in den Datenquellen aus denen die verschiedenen Berichtsformen (GKV und UKV) gespeist werden. D.h. während das GKV im Wesentlichen auf Daten aus der Finanzbuchhaltung zurückgreift, ist das UKV – vorausgesetzt der Kontenplan des Unternehmens ist nicht nach Funktionen strukturiert – auch auf Daten aus der Kostenrechnung angewiesen.

Im folgenden Unterkapitel werden zunächst die verwendeten Beispieldaten erläutert, bevor sich im Anschluss hieran die Darstellung der verschiedenen Buchungen – einschließlich der zugehörigen Einstellungen in Dynamics AX – und deren Auswirkungen auf die Finanzberichte des Unternehmens anschließt.

B. Beispieldaten
Um die Unterschiede in den beiden Rechnungslegungsverfahren darzustellen wurden zahlreiche Beispielbuchungen generiert, die auf dem folgenden Prozessablauf basieren:

Der hier verwendete Prozessablauf startet idealtypisch mit der Beschaffung von Rohmaterialien, die aufgrund von festgestellten Qualitätsproblemen teilweise an den Lieferanten zurückgesendet werden. Diesem Beschaffungsprozess schließen sich verschiedene Korrekturbuchungen im Lager (z.B. aufgrund von Schwund/Zerstörung) an. Anschließend werden Buchungen in den indirekten Leistungsbereichen, d.h. aus der Lohn- und Anlagenbuchhaltung dargestellt, bevor im Anschluss hieran die Abbildung des Produktionsprozesses aufgezeigt wird. Der Prozessablauf endet schließlich mit dem Verkauf der produzierten Fertigerzeugnisse an Kunden.

C. Prozessdarstellung
Die oben aufgezeigten farblich gleichartig hervorgehobenen Prozessschritte werden nachfolgend zusammengefasst in jeweils eigenen Unterkapiteln dargestellt.

C.1. Bestellung & Rücklieferung von Materialien
Der wesentliche Unterschied in der Abbildung von bestellbezogenen Materialbuchungen nach dem GKV und UKV besteht darin, dass das UKV diese Buchungen rein bilanziell, d.h. ergebnisneutral abbildet, während diese Buchungen nach dem GKV sofort und vollständig ergebniswirksam in die GuV übernommen werden. Eventuelle Veränderungen in den Materiallagerbeständen werden im GKV entsprechend über eine am Ende der Buchungsperiode durchgeführte (manuelle) Bestandsveränderungsbuchung korrigiert. Im folgenden Screenshot werden die beiden Prinzipien der Darstellung von materialbezogenen Beschaffungsbuchungen nach dem GKV und UKV nochmals stark vereinfacht einander gegenübergestellt.
Aus dem vorstehenden Screenshot kann man zum einen auf der linken Seite die ergebnisneutrale Zugangsbuchung des UKVs erkennen, welche die Materialien unmittelbar in der Bilanz auf dem entsprechenden Lagerbestandskonto – hier für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (RHB) – erfasst.

Im Gegensatz hierzu wird die Materialzugangsbuchung der RHB-Stoffe im GKV zunächst über Materialaufwandskonten in die GuV übernommen (siehe die erste Buchungszeile im obenstehenden Screenshot auf der rechten Seite). Am Monatsletzten erfolgt dann ein Vergleich der Veränderung der Bestandswerte, die über eine entsprechende Korrekturbuchung anschließend in die Bilanz übertragen wird (siehe die zweite Buchungszeile im obenstehenden Screenshot auf der rechten Seite). Für den Fall dass es – wie hier dargestellt – zu keinen weiteren Materialbewegungen im Laufe einer Buchungsperiode kommt, entsprechen sich die Buchungen des GKV und UKV, da sich die ergebniswirksamen Aufwands- und Bestandsveränderungsbuchungen gegenseitig ausgleichen.

Dem Vorgesagten kann man bereits an dieser Stelle zwei wesentliche Nachteile des GKVs entnehmen.

Ein erster Nachteil besteht darin, dass während einer Buchungsperiode bis zur Durchführung der Bestandsveränderungsbuchung kein Überblick über die finanziellen Lagerbestandswerte besteht und man sich somit finanzbuchhalterisch im „lagerbestandsmäßigen Blindflug“ befindet.
Ein zweiter Nachteil des GKVs besteht darin, dass die Buchung der Bestandsveränderung i.d.R. summarisch, d.h. nicht auf Artikelebene erfolgt. Aufgrund dessen erlaubt das GKV regelmäßig keine artikelbezogenen Auswertungen, was sich nachteilig auf Produktanalysen und hiermit zusammenhängende Prozesse auswirkt.

Unabhängig von den aufgeführten Nachteilen stellt sich an dieser Stelle die Frage, wie das GKV und UKV parallel abgebildet werden können?

Betrachtet man sich die obenstehende vergleichende Gegenüberstellung der Materialzugangsbuchungen nach dem GKV und UKV nochmals im Detail, so lässt sich die Frage dergestalt beantworten, dass über eine parallel mitlaufende Buchung der Bestandsveränderung beide Verfahren gleichzeitig abgebildet werden können. In der folgenden Darstellung ist die hier angesprochene mitlaufende Buchung der Bestandsveränderung nochmals beispielhaft dargestellt:

Ausgehend von der Annahme dass im Laufe einer Buchungsperiode zwei Materialzugangsbuchungen über 2 TEUR und 3 TEUR zu zwei unterschiedlichen Zeitpunkten durchgeführt werden, kann man aus dem vorstehenden Screenshot erkennen, dass die für das GKV erforderliche Bestandsveränderungsbuchung in der parallelen Darstellungsweise der beiden Rechnungslegungsverfahren anteilig durchgeführt wird. Mit anderen Worten, statt einer einzigen „großen“ Bestandsveränderungsbuchung am Ende der Buchungsperiode wird mit jeder Materialzugangsbuchung anteilig eine „kleine“ Bestandsveränderungsbuchung mitgebucht. Dies hat zur Folge, dass am Monatsletzten keinerlei weitergehenden (manuellen) Bestandsveränderungsbuchungen für die Abbildung des GKVs erforderlich sind.

Hinweis: Da es sich beim Materialaufwandskonto und dem Bestandsveränderungskonto um GuV-Konten handelt, deren Buchungen sich betragsmäßig gegenseitig ausgleichen, ergibt sich aufgrund dieser Zusatzbuchung kein weiterer Ergebniseffekt. Für die Darstellung des UKVs empfiehlt es sich beide Konten in der gleichen GuV-Position aufzunehmen. Siehe hierzu auch weiter unten im Detail.

Nachdem die Frage der parallelen Abbildung des GKVs und UKVs beantwortet wurde stellt sich nun die Frage, wie die Buchungseinstellungen in Dynamics AX vorgenommen werden müssen, um die erwähnten „kleinen“ Bestandsveränderungsbuchungen automatisiert mitgebucht zu bekommen. Hierfür gibt es grundsätzlich zwei Einstellmöglichkeiten:

Einstellmöglichkeit 1: Aktivierung des Kreditorenparameters „Auf Belastungskonto im Sachkonto buchen“

Die im vorstehenden Screenshot aufgezeigte Parametrisierung sorgt dafür, dass zusätzlich zur Lagerzugangsbuchung parallel eine Materialaufwands- und Bestandsveränderungsbuchung durchgeführt wird. Auf den ersten Blick erscheint dies genau die Einstellung zu sein, welche für die oben erwähnte parallele und mitlaufende Buchung des Materialaufwandes und der Bestandsveränderung sorgt.

Bei genauer Betrachtung dieser Parametrisierung stellt sich allerdings heraus, dass die Materialaufwand- und Bestandsveränderungsbuchungen nur für Zugangsbuchungen durchgeführt werden. Für den Fall das Materialien (bspw. aufgrund von Qualitätsmängeln) über die Dynamics AX Bestellmaske an Lieferanten zurückgesendet und gutgeschrieben werden, findet keine gleichlaufende automatisierte Bestandsveränderungsbuchung statt. Aufgrund dessen wird nachfolgend von dieser Einstellmöglichkeit kein Gebrauch gemacht.

Einstellmöglichkeit 2: Einrichtung eines automatischen Belastungscodes
Da der zuvor erwähnte Kreditorenparameter und die hierdurch durchgeführten Zusatzbuchungen nicht für Rücklieferungen durchgeführt werden, wird stattdessen im Folgenden von sog. automatischen Zuschlägen/-Belastungen Gebrauch gemacht.

Hierfür wird im ersten Schritt ein Belastungscode eingerichtet, welcher Buchungen auf dem Materialaufwandskonto (hier Konto 53130 für RHB-Stoffe) und auf dem zugehörigen Bestandsveränderungskonto (hier Konto 53140) durchführt. Der folgende Screenshot zeigt beispielhaft die hierfür notwendigen Einstellungen auf.

Über die Einrichtung und Hinterlegung von Artikelbelastungs-Gruppen auf Ebene der eingekauften Produkte, sowie der Einrichtung einer Auto-Belastung der folgenden Art – siehe den nächsten Screenshot – können demnach alle für die Abbildung des GKVs und UKVs erforderlichen Buchungen in Dynamics AX umgesetzt werden.

Um das eben Gesagte besser nachvollziehen zu können, werden basierend auf den dargestellten Einstellungen für Automatik-Belastungen die folgenden Beispielbuchungen in Dynamics AX erfasst und analysiert:

Zunächst wird am 01. & 02. Januar eine Lieferschein- und Rechnungsbuchung für die Beschaffung eines ersten Rohmaterials durchgeführt. Hierbei werden 1000 Stück des Materials vom Lieferanten zu einem Preis von 10 EUR / Stück geliefert und berechnet.
Am 03. & 04. Januar werden ebenfalls 1000 Stück eines zweiten Rohmaterials für 10 EUR / Stück bestellt und bestandsmäßig vereinnahmt. Aufgrund von Änderungen an den Rohmaterialpreisen berechnet der Lieferant tatsächlich allerdings 12 EUR / Stück. Der höhere Preis wird von unserem Unternehmen akzeptiert.
Bei der letzten hier dargestellten bestellbezogenen Transaktion am 05. & 06. Januar handelt es sich um eine Rücklieferung von 50 Stück des ersten Rohmaterials, welches aufgrund von Qualitätsproblemen an den Lieferanten zurückgesendet wird.

Die folgende Grafik fasst die hier beschriebenen Buchungen nochmals in zeitlicher chronologischer Reihenfolge zusammen.

Fortsetzung folgt in Teil (2)

Doppelte Rechnungserfassungen

08 Mittwoch Jun 2016

Posted by Ludwig Reinhard in Kreditoren

≈ Ein Kommentar

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Kreditorenrechnungserfassung, Kreditorenzahlungen, Vermeidung von Doppelzahlungen

Eine grundsätzliche Anforderung bei der Erfassung und Zahlung von Kreditorenrechnungen besteht darin sicherzustellen, dass Kreditorenrechnungen nur einmal erfasst und gezahlt werden. Was sich zunächst wie eine Binsenweisheit anhört, kann in der Praxis zu zahlreichen Problemstellungen führen, vor allem dann, wenn es um die Buchung und Zahlung von sog. Aufwandsrechnungen geht, die nicht über Bestellungen systemseitig nachgehalten werden.

Betrachten wir uns beispielhaft einmal einen Vorgang bei dem ein Mitarbeiter aus der Marketingabteilung Werbebroschüren für die nächste Messe bestellt. Da es sich bei der Bestellung um Verbrauchsmaterial handelt, das einen vergleichsweise kleinen Bestellwert hat, wird die Bestellung der Einfachheit halber unmittelbar per Email an den Lieferanten aufgegeben ohne vom Bestellanforderungs-/Bestellprozess Gebrauch zu machen.

Legt nun der Lieferant eine Rechnung der Sendung bei und verschickt diese nochmals an die Buchhaltung als Email, so kann es vorkommen, dass die gleiche Rechnung mehrfach im Unternehmen eingeht.

Gehen wir nun davon aus, dass der Mitarbeiter im Wareneingang die der Sendung beigefügte Rechnung an den Mitarbeiter aus der Marketingabteilung weiterleitet, der die Broschüren bestellt hat. Nach erfolgter (manueller) Prüfung und Freigabe der Rechnung wird diese anschließend an die Kreditorenbuchhaltung weitergegeben, wo sie zum ersten Mal im ERP-System unter der Nummer „INV1234“ erfasst wird.

Nehmen wir weiter an, dass die Rechnung, die per Email bei einem anderen Mitarbeiter der Kreditorenabteilung einging an den Marketingleiter zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet wird. Stimmt sich in dem Fall der Marketingleiter nicht mit seinem Kollegen ab der die Broschüren bestellt hat, so kann es vorkommen dass die Rechnung ein zweites Mal genehmigt und im System erfasst wird bspw. aufgrund eines Tippfehlers bei der Eingabe unter der Nummer „INV 1234“.

Bitte beachten sie dass die zweite Eingabe mit einem Leerzeichen vor der Rechnungsnummer eingegeben wird, so dass es sich systemtechnisch um eine andere Rechnung handelt, weil sich die Nummern „INV1234“ und „INV 1234“ aufgrund des Leerzeichens voneinander unterscheiden.

Basierend auf dieser Darstellung stellen sich drei grundlegende Fragen:

Wie kann man herausfinden ob Rechnungen mehrfach eingegeben wurden?
Wie kann man verhindern eine Rechnung mehrfach zu zahlen? und
Wie kann man mehrfache Rechnungserfassungen vollständig vermeiden?

In den folgenden Unterkapiteln sollen diese Fragestellungen mit Bezug auf Dynamics AX Standardfunktionen beantwortet werden.

Frage 1: Wie kann man herausfinden ob Rechnungen mehrfach eingegeben wurden?
Um die nachfolgenden Ausführungen besser nachverfolgen zu können ist es zunächst wichtig zu berücksichtigen, dass der Kreditorenparameter zur Prüfung der Eingabe doppelter Kreditorenrechnungsnummern aktiviert ist.

Vor dem Hintergrund dieser Einstellungen werden anschließend zwei Rechnungen über ein Kreditorenrechnungsjournal mit den Rechnungsnummern “INV1234” und “INV 1234” erfasst. Bitte beachten sie, dass die zweite Rechnung – aufgrund eines Tippfehlers – mit einem Leerzeichen vor der Rechnungsnummer erfasst wurde. Aufgrund dieses Leerzeichens erkennt Dynamics AX nicht, dass es sich um die gleiche Rechnungsnummer handelt und lässt die Buchung beider Rechnungen anstandslos zu.

Lassen sie uns nun das Beispiel dahingehend erweitern, dass zwei zusätzliche Rechnungen über das Kreditoren Rechnungsworkbench erfasst werden. Um die Kreditorenrechnungsprüfung zu „überlisten“ werden diesmal die Rechnungen mit einem Punkt vor bzw. nach der Rechnungsnummer erfasst, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.
Aufgrund der aus Demonstrationsgründen absichtlich vorgenommenen Eingabefehler wurde die Rechnung letztendlich viermal im System erfasst.

Lassen Sie uns nun mit Hilfe der Überwachungsrichtlinienfunktion im Überwachungsworkbench Modul versuchen die doppelten Rechnungen zu identifizieren. (In AX2012 kann die nachfolgend beschriebene Standardfunktion im Modul „Compliance und interne Kontrollen“ gefunden werden).

Das erste was im Rahmen der Einstellung von Überwachungsrichtlinien benötigt wird ist die Einrichtung eines Richtlinienregeltypen, der auf eine dahinterstehende Abfrage – im Beispiel „Kreditorenrechnung“ – verweist. Darüber hinaus ist über den Abfragetyp zu definieren, dass mit Hilfe dieser Überwachungsrichtlinie nach doppelten Kreditorenrechnungen gesucht werden soll. Schließlich ist in der letzten Spalte zu definieren anhand welches Datums eine entsprechende Überprüfung eingegrenzt werden kann. Weitergehende Informationen zu dieser Einrichtung und im speziellen zu den Abfragetypen können der folgenden TechNet Seite entnommen werden.

Nach Einrichtung des Richtlinienregeltypen ist im zweiten Schritt eine Überwachungsrichtlinie einzurichten, die auf die Organisationseinheit verweist in der die doppelte Rechnungssuche durchgeführt werden soll.

Der dritte und wichtigste Einrichtungsschritt besteht in der Spezifikation der sog. Überwachungsrichtlinienregel.

Im Rahmen dieser Spezifikation ist über die Einrichtung von Filterkriterien zu definieren woran eine potentiell doppelt erfasste Rechnung erkannt wird. In meinem Beispiel wurde hierfür bestimmt, dass dies anhand des Rechnungsdatums, des Rechnungsbetrags und des Kreditorenrechnungskontos erfolgt.

Bitte beachten sie dass die Rechnungsnummer regelmäßig nicht als Auswahlkriterium verwendet werden kann, da sich die Rechnungsnummern wie weiter oben aufgezeigt aufgrund des Kreditorenprüfparameters systemtechnisch voneinander unterscheiden.

Sobald die Überwachungsrichtlinie eingerichtet ist, muss über einen entsprechenden Batchjob festgelegt werden innerhalb welches Zeitintervalls nach doppelten Rechnungen gesucht werden soll.

Findet die Batchjob Suche entsprechend doppelte Rechnungen, so wird automatisiert ein „Ticket“ in Form einer Überwachungsanfrage angelegt, welche die gefundenen potentiell doppelten Datensätze auflistet. Diese Überwachungsanfrage kann anschließend vom zuständigen Sachbearbeiter überprüft und weiterbearbeitet werden. Siehe hier auch den folgenden Screenshot.

Hinweis: Voraussetzung für die automatisierte Anlage einer Anfrage ist die Einrichtung einer Überwachungsanfragekategorie im Organisationsverwaltungsmodul. Einzelheiten hierzu können der folgenden TechNet Seite entnommen werden.

Wenn sie sich die im obenstehenden Screenshot identifizierten doppelten Rechnungen im Detail betrachten, so fällt auf, dass Dynamics AX lediglich die Rechnungen identifiziert hat, die mit einem Punkt in der Rechnungsnummer über das Kreditoren Rechnungsworkbench erfasst wurden.

Rechnungen, die hingegen über Kreditorenrechnungsjournale in Dynamics AX eingegeben wurden, konnten hingegen nicht von der Überwachungsrichtlinie als potentiell doppelte Rechnungen identifiziert werden.

Die Ursache für dieses Systemverhalten liegt im Dynamics AX Policy Framework begründet, welches lediglich solche Rechnungen auf doppelte Werte hin prüft, die – unter anderem – einen SourceDocument Header und eine SourceDocumentLine hinterlegt haben. Da dies nur für solche Rechnungen zutrifft, die über das Kreditoren Rechnungsworkbench erfasst wurden, nicht aber für Rechnungen die über Kreditorenrechnungsjournale eingebucht wurden, werden letztere von der Überwachungsrichtlinie auch nicht gefunden. Über den folgenden Screenshot, der die Rechnungsinformationen aus der VendInvoiceJour Tabelle aufzeigt, kann das eben Gesagte für die erfassten Beispieldaten nachvollzogen werden.

Das identifizierte Standardverhalten von Dynamics AX impliziert nun folgendes:

Wenn von der hier dargestellten Überwachungsrichtlinienfunktion Gebrauch gemacht werden soll, so müssen alle Kreditorenrechnungen über das Kreditoren Rechnungsworkbench erfasst werden.
Für den Fall das Rechnungen auch über Kreditorenrechnungsjournale erfasst werden sollen, ist alternativ eine Systemanpassung in Betracht zu ziehen.
Ohne Systemanpassung bleibt bei einer Rechnungserfassung über Kreditorenrechnungsjournale lediglich die Option eine manuelle Prüfung auf potentiell doppelt erfasste Rechnungen durchzuführen.

Aus Sicht des Verfassers erscheint die erste Option sämtliche Rechnungen über das Kreditoren Rechnungsworkbench zu erfassen allen anderen Optionen überlegen, da sie die Möglichkeit bietet alle Rechnungen – ob mit oder ohne Bestellbezug – in einer einzigen Maske zu erfassen.

Zu beachten ist in diesem Zusammenhang dass die Erfassung von Rechnungen ohne Bestellbezug über das Kreditoren Rechnungsworkbench mittels der Auswahl einer Beschaffungskategorie erfolgt, für die eine entsprechende Kontierung hinterlegt ist. Eine solche Erfassung minimiert nach Ansicht des Verfassers das Risiko von fehlerhaften Buchungen, die z.B. aufgrund von Fehleingaben (Tippfehlern) entstehen können. Darüber hinaus erlaubt eine Kontierung über Kategorien auch temporären Mitarbeitern, Azubis, Trainees, usw. Rechnungen auf einfache Art und Weise fehlerfrei in Dynamics AX zu erfassen. Der folgende Screenshot zeigt eine solche Rechnungserfassung über eine Kategorie auf und verdeutlicht, dass die hinter der Kategorie stehende Kontierung bei Bedarf – entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt – überschrieben werden kann.

Selbst wenn die AX-Anwender in ihrem Unternehmen mit der Erfassung von Rechnungen über Kreditorenrechnungsjournale vertraut sind kann sich eine Prozessumstellung hin zu einer Erfassung über das Kreditoren Rechnungsworkbench lohnen. Nicht nur weil hierüber die weiter oben vorgestellte Rechnungssuchfunktion vollumfänglich genutzt werden kann, sondern auch aufgrund der standardmäßig mit dem Rechnungsworkbench verbundenen Workflow- und Excel-Importfunktionen, die insgesamt zu einem einfachen und effektiven Rechnungserfassungsprozess beitragen können.

Frage 2: Wie kann man verhindern eine Rechnung mehrfach zu zahlen?
Wie weiter oben dargestellt kann eine Prüfung auf potentiell doppelt erfasste Rechnungen mit Hilfe von Überwachungsrichtlinien das Risiko von Mehrfachzahlungen minimieren. Dies erfordert – wie aufgezeigt – eine entsprechende Rechnungserfassung über das Kreditoren Rechnungsworkbench. Wird hiervon kein Gebrauch gemacht, so bleibt alternativ nur eine manuelle zeit- und ressourcenintensive Prüfung auf potentiell doppelt erfasste Kreditorenrechnungen.

Frage 3: Wie kann man mehrfache Rechnungserfassungen vollständig vermeiden?
Das Kreditoren Rechnungsworkbench und die Überwachungsrichtlinien erlauben eine Prüfung daraufhin ob Rechnungen mehrfach erfasst wurden um Doppelzahlungen an Kreditoren zu verhindern. Anders ausgedrückt erlauben die beiden Funktionen eine Prüfung im Nachgang, d.h. nachdem ein Fehler bereits aufgetreten ist.
Da Vorsorge in der Regel besser ist als Nachsorge, stellt sich die Frage wie sich Mehrfacherfassungen von Rechnungen von vorneherein vermieden lassen?
Aus Sicht des Verfassers kann dies nur über eine einheitliche und vollumfängliche Nutzung der Dynamics AX Bestellprozessfunktionen sichergestellt werden. Wörtlich genommen erfordert dies, dass für jede auch noch so kleinen Einkäufe eine Bestellung in Dynamics AX angelegt wird. Auf den ersten Blick mag diese Forderung speziell für viele kleine und mittelständische Unternehmen wie der sprichwörtliche Schuss mit Kanonen auf Spatzen erscheinen. Allerdings habe ich in den letzten Jahren die Erfahrung gemacht, dass es speziell in kleinen und mittelständischen Unternehmen zu Problemen mit der Mehrfacherfassung und Mehrfachzahlung kommt, weil es dort häufig an stringenten und einheitlich definierten Prozessen fehlt. Dementsprechend sind es wahrscheinlich genau diese Unternehmen die von einer vollständigen Abwicklung aller Einkäufe über den Dynamics AX Bestellprozess am meisten profitieren.

Wenn sie es bis hierhin geschafft haben :-), dann hoffe ich dass ihnen dieser Beitrag gefallen hat. Ich würde mich freuen wenn sie z.B. über einen Kommentar ihre Erfahrungen im Hinblick auf die Mehrfacherfassung und Mehrfachzahlung von Rechnungen hinterlassen können um auch anderen Dynamics AX Nutzern weitere/alternative Standardlösungsmöglichkeiten zur Mehrfacherfassung und Mehrfachzahlung von Rechnungen aufzuzeigen. Vielen Dank hierfür und bis zum nächsten Beitrag.

„Schattenbuchhaltung“ in Dynamics AX am Beispiel des stillen Factorings

28 Samstag Mai 2016

Posted by Ludwig Reinhard in Debitoren

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Factoring, Forderungsverkauf, Schattenbuchhaltung

Innerhalb dieses Beitrags möchte ihnen den Einsatz einer sog. „Schattenbuchhaltung“ in Dynamics AX im Rahmen des stillen Factorings aufzeigen. Die Besonderheit, die es im Rahmen der nachfolgenden Darstellungen zu berücksichtigen gilt, besteht darin, dass auf der einen Seite die Forderungen durch den Verkauf aus den Büchern des Unternehmens verschwinden sollen, auf der anderen Seite deren Bearbeitung allerdings nach wie vor durch das verkaufende Unternehmen sichergestellt werden muss.

Für die Darstellung, wie eine solche „Schattenbuchhaltung“ im Standard von Dynamics AX umgesetzt werden kann, wird vom folgenden beispielhaften Prozessablauf ausgegangen:

Schritt 1: Buchung Verkaufsrechnung über eine Freitextrechnung in Höhe von 100 EUR.
Schritt 2: Ausbuchung der offenen Kundenforderung und Übertrag in die Schattenbuchhaltung.
Schritt 2a: Verarbeitung einer Zuordnungsregel für die Abbildung bzw. den Ausgleich der Schattenbuchhaltung.
Schritt 3: Zahlungseingang des mit der Factoring-Gesellschaft vereinbarten Kaufpreises in Höhe von 90 EUR auf einem eigens hierfür eingerichteten Bankkonto.
Schritt 3a: Verarbeitung einer Zuordnungsregel für die Abbildung bzw. den Ausgleich der Schattenbuchhaltung.
Schritt 4: Der Kunde überweist einen Betrag in Höhe von 95 EUR auf unserem Bankkonto.
Schritt 5: Wir leiten den Zahlungseingang des Kunden in Höhe von 95 EUR an die Factoring-Gesellschaft weiter.

Die nachfolgende Abbildung fasst die verschiedenen Buchungsschritte im Prozessablauf nochmals in Form einer T-Konto Darstellung zusammen.

Hinweise:

Im der obenstehenden Abbildung sind Bilanzkonten aus der originären Buchhaltung in blau und GuV-Konten aus der originären Buchhaltung in rot dargestellt. Die Konten der Schattenbuchhaltung zeichnen sich durch die schwarze Schriftfarbe aus.
Die für die verschiedenen Buchungen verwendeten 4-stelligen Sachkonten wurden in eckigen Klammern aufgenommen.
Die Nummern neben den Buchungsbeträgen referenzieren die oben aufgeführte Prozessschrittfolge.
Die hier gewählte und nachfolgend noch im Detail erläuterte Abbildung, stellt lediglich eine mögliche Option zur Abbildung einer „Schattenbuchhaltung“ dar.

Lassen sie uns nun die in der obenstehenden Abbildung aufgezeigten Buchungen und deren Umsetzung einschließlich der hierfür notwendigen Einstellungen im Detail betrachten.

Schritt 1: Buchung Verkaufsrechnung über Freitextrechnung über 100 EUR
Im ersten Schritt wird zunächst die offene Kundenforderung über die Erfassung einer Freitextrechnung eingebucht. Über die Fakturierung werden die im nächsten Screenshot aufgezeigten Buchungen auf den Sachkonten 1400 („Forderungen Kunden“) und 5000 („Umsatzerlöse“) in der originären Buchhaltung generiert.

Schritt 2: Ausbuchung der offenen Kundenforderung und Übertrag in die Schattenbuchhaltung
Aufgrund des bestehenden Vertrages mit der Factoring-Gesellschaft wird im nächsten Schritt die offene Kundenforderung über ein Debitorenzahlungsjournal auf ein anderes „Dummy“ Kundenkonto umgebucht. Da letzteres mit einem Sammelkonto (Nr. 9499) aus dem Schattenbuchhaltungsbereich eingerichtet wurde, verschwindet die offene Forderung aus den originären Büchern unseres Unternehmens.

Im folgenden Screenshot ist das Ergebnis dieser Umbuchung nochmals farblich hervorgehoben.

Neben der farblich hervorgehobenen Umbuchung kann man aus dem obenstehenden Screenshot erkennen, dass die Bilanz und GuV der originären Buchhaltung nicht aufgehen. Insgesamt verbleibt in der originären Buchhaltung ein Betrag in Höhe von 100 EUR, dem keine entsprechende Gegenposition gegenübersteht.

Schritt 2a: Verarbeitung einer Zuordnungsregel für die Abbildung bzw. den Ausgleich der Schattenbuchhaltung
Was im vorherigen Schritt fehlt ist neben der Reduzierung des Kundensaldos eine entsprechende Aufwandsgegenbuchung. Anders ausgedrückt erfolgte die Ausbuchung der Forderung einseitig ohne entsprechendes Gegenkonto aus der originären Buchhaltung.
Um diesen Mangel zu beseitigen wurde die folgende Sachkontozuordnungsregel eingerichtet, die entsprechend zu verarbeiten ist.

Die Einrichtung der Zuordnungsregel erfolgte hierbei so, dass basierend auf den Buchungen auf dem Sachkonto 9499 aus der Schattenbuchhaltung („Quelle“), eine Buchung auf dem Aufwandskonto Nr. 6250 („Ziel“) in der originären Buchhaltung erfolgt.
Die entsprechende Gegenbuchung erfolgt hierbei auf dem Konto 9999 aus der Schattenbuchhaltung.

Wird diese Zuordnungsbuchungsregel schließlich verarbeitet, so generiert Dynamics AX die folgenden Sachkontobuchungen, …

… die dazu führen, dass Bilanz und GuV aus der originären Buchhaltung wieder aufgehen (Summe aller Buchungen aus der originären Buchhaltung = 0,00 EUR).

Schritt 3: Zahlungseingang des mit der Factoring-Gesellschaft vereinbarten Kaufpreises in Höhe von 90 EUR auf einem eigens hierfür eingerichteten Bankkonto
Im nächsten Prozessschritt wird nun der Betrag, den die Factoring-Gesellschaft für den Verkauf der Forderung überweist, vereinnahmt. Im Beispiel wurde hier von einem Zahlungsbetrag in Höhe von 90 EUR ausgegangen, der gegen das Dummy-Debitorenkonto aus der der Schattenbuchhaltung gebucht wird um dieses auszugleichen.

Die hierbei generierte Sachkontobuchung führt nun zu einer SOLL-Buchung auf dem Bankkonto aus der originären Buchhaltung und zu einer HABEN-Buchung auf dem Forderungssammelkonto Nr. 9499 aus der Schattenbuchhaltung. Siehe den folgenden Screenshot.

Ergebnis dieser buchhaltungsübergreifenden Transaktion ist, dass nun erneut Bilanz und GuV der originären Buchhaltung nicht aufgehen. Dies kann der Kontodarstellung aus dem folgenden Screenshot entnommen werden.

Schritt 3a: Verarbeitung einer Zuordnungsregel für die Abbildung bzw. den Ausgleich der Schattenbuchhaltung
Wie zuvor besteht die Lösung dieses Problems darin, dass – basierend auf den Buchungen auf dem Factoringbankkonto Nr. 1801 („Quelle“) – über eine weitere Zuordnungsregel eine Buchung auf dem Schattenbuchhaltungskonto Nr. 9999 („Ziel“) generiert wird.

Als Gegenkonto wird hierfür erneut das bereits zuvor verwendete Ertragskonto Nr. 6250 verwendet. Dies lässt sich dadurch rechtfertigen, dass über die erste Zuordnungsregel die Ausbuchung der Forderung voll aufwandswirksam durchgeführt wurde und nun über die zweite Zuordnungsregel aufgrund des Zahlungseingangs der Factoring-Gesellschaft ein entsprechender Ertrag gebildet wird. Insgesamt verbleibt auf dem Konto 6250 somit ein Aufwand in Höhe von 10 EUR, der sich aus der Differenz zwischen dem Verkaufspreis der Forderung in Höhe von 90 EUR und dem ursprünglichen Forderungswert in Höhe von 100 EUR erklärt.

Mit der Verarbeitung der zweiten Zuordnungsregel wird demzufolge – basierend auf den obenstehenden Einstellungen – die folgende Sachkontobuchung generiert.

Nach Durchführung der Buchung ergibt sich folgendes „stimmiges“ Bild in Bilanz und GuV in der originären Buchhaltung.

(Hinweis: Erfolgt die Ausbuchung der Kundenforderung in die Schattenbuchhaltung aus Schritt 2 und die Buchung des Zahlungseingangs durch die Factoring-Gesellschaft aus Schritt 3 unmittelbar nacheinander und nicht wie hier dargestellt zeitlich voneinander getrennt, so ist die Verarbeitung der ersten Zuordnungsregel (z.B. am Monatsende) für die korrekte Darstellung der verschiedenen Buchhaltungswelten – originäre Buchhaltung & Schattenbuchhaltung – ausreichend. Die Verarbeitung der zweiten Zuordnungsregel erübrigt sich in diesem Fall. Ob demnach die Einrichtung und Verarbeitung einer einzigen oder mehrere Zuordnungsregeln erforderlich ist, hängt entscheidend vom Prozessablauf im Unternehmen ab).

Schritt 4: Der Kunde überweist einen Betrag in Höhe von 95 EUR auf unserem Bankkonto
Im vorletzten Prozessschritt wird nun davon ausgegangen dass der Kunde 95 EUR überweist.

Da die Buchung dieser Zahlungsvereinnahmung über Konten der originären Buchhaltung abgebildet wird, ergibt sich keinerlei Differenz zwischen und innerhalb der Buchhaltungswelten.

Hinweis: Statt die Buchung wie obenstehend aufgezeigt unmittelbar über ein Verbindlichkeitenkonto (im Beispiel Konto 4599) abzubilden, kann alternativ auch ein Transfer-Kreditorenkonto verwendet werden, welches das gleichnamige Sachkonto im Kreditorenbuchungsprofil hinterlegt hat.

Schritt 5: Wir leiten den Zahlungseingang des Kunden in Höhe von 95 EUR an die Factoring-Gesellschaft weiter
Das Gleiche gilt für die Zahlungsweiterleitung des Kunden an die Factoring-Gesellschaft. Da auch diese ausschließlich über Sachkonten aus der originären Buchhaltung abgebildet wird, ergibt sich sowohl eine in sich geschlossene originäre Buchhaltung als auch eine in sich geschlossene Schattenbuchhaltung. Siehe die folgenden beiden Screenshots.

Zusammenfassung
Das in diesem Beitrag aufgezeigte Beispiel des Einsatzes einer Schattenbuchhaltung für die Abbildung eines stillen Factorings lässt sich auf viele weitere alternative (Schatten-) Buchungsszenarien übertragen. Wichtig für eine solche Abbildung ist die aufgezeigte Einrichtung und Verarbeitung von Sachkontozuordnungsregeln um die verschiedenen Buchhaltungswelten entsprechend ausgleichen zu können. Ob hierfür eine Zuordnungsregel ausreicht oder wie hier dargestellt mehrere Zuordnungsregeln eingerichtet und verarbeitet werden müssen hängt entscheidend vom individuellen Prozessablauf in ihrem Unternehmen ab.