Effektive Arbeitsrate

12 Freitag Feb 2016

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Vor einiger Zeit bin ich über den folgenden Beitrag gestoßen, der die Auswirkung der Aktivierung der sog. effektiven Arbeitsrate auf die Projektkosten aufzeigt.

Der Beitrag zeigt zwar sehr schön auf was die Aktivierung der effektiven Arbeitsrate für Konsequenzen hat, nicht vollkommen klar war mir allerdings, ob man diese Einstellung aus Finance & Controllingsicht nun vornehmen soll oder besser nicht.

Um das im Detail zu prüfen habe ich zwei neue Test-Mitarbeiter angelegt. Für den ersten habe ich die effektive Arbeitsrate aktiviert; für den zweiten hingegen nicht.

Anschließend habe ich für beide Mitarbeiter einen Einstandspreis in Höhe von 100 hinterlegt.

(Hinweis: Neben diesen Einstellungen wurde für beide Mitarbeiter eine sog. Norm-Arbeitszeit von 40 Stunden / Woche festgelegt).

Um nun die Unterschiede in den erfassten Projektkosten im Detail zu prüfen, habe ich als nächstes drei Projekte angelegt; ein Aufwandsprojekt („T&M“), ein internes Kostenprojekt („Internal“) und ein Zeitprojekt („Time“) für die Erfassung von Urlaubs- und Krankheitszeiten. Auf diese drei Projekte wurden die folgenden Stunden für die beiden Mitarbeiter erfasst:

Nach Durchführung der Stundenbuchungen konnten folgende Buchungen für die beiden Mitarbeiter identifiziert werden:

Mitarbeiter mit aktivierter effektiver Arbeitsrate
Mitarbeiter ohne aktivierter effektiver Arbeitsrate

Die folgende Darstellung stellt die gebuchten Stunden und Kosten nochmals zusammengefasst dar.

Was man aus der vorherigen Darstellung sehr schön entnehmen kann ist, dass im Fall der Aktivierung der effektiven Arbeitsrate immer die Gesamtkosten des Mitarbeiters in Höhe von 4000 auf die Projekte verteilt werden und zwar unabhängig davon wie lange der Mitarbeiter auf den verschiedenen Projekten tatsächlich gearbeitet hat.
Betrachtet man sich hingegen den Mitarbeiter für den die effektive Arbeitsrate nicht aktiviert wurde, so erkennt man, dass je nachdem wie viele Stunden auf Projekten gearbeitet wird entweder weniger oder mehr als die Gesamtkosten des Mitarbeiters in Höhe von 4000 auf Projekte umgelegt (verteilt) werden.

Hieraus kann man ableiten, dass sich der erste Ansatz der Aktivierung der effektiven Arbeitsrate speziell in Unternehmen eignet in denen Projekte das zentrale Steuerungs- und Controlling-Instrument darstellen und in denen Mitarbeiter sämtliche Stunden auf Projekten erfassen.
Für Unternehmen bei denen Mitarbeiter hingegen nur teilweise auf Projekten arbeiten und bei denen nicht alle Stunden auf Projekten erfasst werden scheint sich der zweite Ansatz der Nichtaktivierung der effektiven Arbeitsrate besser zu eignen.

Ein weiterer Gesichtspunkt der sich aus der Nutzung bzw. nicht Nutzung der effektiven Arbeitsrate ergibt kann über den Ausweis der Kosten in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) betrachtet werden.
Gegeben dass sowohl die Lohn- und Gehaltsaufwendungen als auch die Projektlohnzuweisungskonten in der GuV im Bereich der administrativen Aufwendungen ausgewiesen werden, auf Projekten gebuchte Stunden hingegen im Bereich der Umsatzkosten, kann sich die Aktivierung bzw. nicht Aktivierung der effektiven Arbeitsrate auf die KPIs (Key Performance Indicators) wie z.B. Rohmargen, usw. auswirken wie dies im folgenden Screenshot stark vereinfacht dargestellt ist.

(Hinweis: in der obenstehenden Darstellung wird vereinfachend davon ausgegangen dass auch die auf Zeitprojekten erfassten Stunden auf Sachkonten abgebildet werden. Dies ist bei Nutzung echter Zeitprojekte im Projektmodul nicht der Fall, ändert allerdings nichts an den hier dargestellten Konsequenzen der Nutzung bzw. Nicht-Nutzung der effektiven Arbeitsratenfunktion).

Mit anderen Worten, über die Aktivierung bzw. Nicht-Aktivierung der effektiven Arbeitsrate lässt sich „Bilanz- bzw. GuV-Politik“ betreiben. Aufgrund dessen sollte die Aktivierung bzw. Nicht-Aktivierung dieser Funktionalität in jedem Fall grundsätzlich überlegt werden, da an bestimmten KPIs unter Umständen auch Gehalts- und Bonus-Bestandteile von Mitarbeitern geknüpft sein können.

Abbildung von Anlagen im Bau über das Projektmodul

13 Freitag Nov 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Anlagen, Projekt

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Anlagen im Bau, Anlagenspiegel, Projekt, Sachanlagen

Dieser Beitrag befasst sich mit der Abbildung der Kosten von in Bau befindlichen Anlagen im Projektmodul und deren Übertrag in das Anlagenmodul.

Um Kosten für im Bau befindliche Anlagen im Projektmodul nachhalten zu können ist es zunächst erforderlich eine entsprechende Investitionsprojektgruppe einzurichten, welche alle aufgelaufenen Kosten auf WIP Konten in der Bilanz sammelt. Beispiel:

Nachdem eine Investitionsprojektgruppe eingerichtet wurde kann anschließend ein Investitionsprojekt angelegt werden …

… auf dem entsprechende Kosten gesammelt werden. Im gewählten Beispiel wurden Stunden-, Ausgaben- und Artikelkosten in Höhe von 17300 EUR auf das Investitionsprojekt gebucht.

Nach Abschluss der Bauphase können alle Kosten über die Vorkalkulationsfunktion auf die Sachanlage im Anlagevermögen übertragen werden.

Hierfür ist es zunächst erforderlich eine neue sog. Vorkalkulation zu erstellen, bei deren Auswahl die Fertigstellungskosten-Methode „Fertigstellungskosten auf Null festlegen“ ausgewählt wird, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.

Nachdem die Vorkalkulation durchgelaufen ist können die aufgelaufenen Kosten im WIP Reiter identifiziert werden.

Anschließend ist die Sachanlage auf welche die Kosten übertragen werden sollen auszuwählen und die Vorkalkulation zu buchen.

Die hierbei durchgeführte Buchung führt zu keinerlei Sachkontotransaktionen im Projekt- und Anlagenmodul sondern dient lediglich der Festschreibung der aufgelaufenen Kosten im Projektmodul.

Um die Kosten tatsächlich auf die ausgewählte Sachanlage zu übertragen ist die gebuchte Vorkalkulation über die gleichnamige Funktion zu entfernen.

Nach der Entfernungs-Buchung können im Anlagenmodul die aufgelaufenen Kosten auf der gewählten Sachanlage identifiziert werden. Beispiel:

Hinweis 1:
Im gewählten Beispiel wurde der Eigenbau der Sachanlage innerhalb eines Monats abgeschlossen. Für den Fall dass sich der Bauprozess über mehrere Monate erstreckt,

müssen die zusätzlich in den Folgeperioden anfallenden Kosten wie üblich auf dem Investitionsprojekt erfasst werden,
müssen die in den Vormonaten durchgeführten Entfernungen rückgängig gemacht werden,
muss eine neue Vorkalkulation erstellt werden und
muss die Entfernung erneut durchgeführt werden um die zusätzlich aufgelaufenen Kosten in das Anlagenmodul zu übertragen.

Diese Schritte müssen monatlich solange durchgeführt werden, wie sich der Bau der Sachanlage erstreckt.

Eine Alternative hierzu stellt die Einrichtung entsprechender Unter-Investitionsprojekte dar, die nach Abschluss der verschiedenen Bauphasen wie aufgezeigt vorkalkuliert und entfernt werden.

Hinweis 2:
Werden die Baukosten wie aufgezeigt in regelmäßigen Abständen vorkalkuliert und entfernt und demnach in das Anlagenmodul übertragen, so werden diese automatisch im Anlagenspiegel ausgewiesen.
Erfolgt hingegen im Laufe der Bauphase keine regelmäßige Vorkalkulation und Entfernung, so werden die Baukosten lediglich auf Bilanzkosten gesammelt und finden keine Aufnahme in den Standard Dynamics AX Anlagenspiegel, der somit verkürzt, d.h. falsch dargestellt wird. Um in solchen Fällen den Anlagenspiegel vollständig und richtig darzustellen ist es erforderlich diesen entweder über den Management Reporter abzubilden (siehe hierzu den vorherigen Blogbeitrag) oder eine Anpassung des Standard Anlagenspiegels umzusetzen.

Hinweis 3:
Für den Fall dass die auf den Investitionsprojekten gesammelten Kosten zunächst auf „in Bau befindlichen“ Sachanlagen übertragen werden, kann nach Abschluss der Bauphase ein Übertrag aller Kosten auf eine gewöhnliche Sachanlage über die Nutzung der Neuklassifizierungsfunktion erfolgen.

Neue Projektmodul Parameter

08 Sonntag Feb 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Projekt

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Mit Dynamics AX 2012 R2 wurden zwei neue Parameter im Projektmodul eingeführt die eine unmittelbare Auswirkung auf die in Dynamics AX durchgeführten Sachkontobuchungen für projektbezogene Bestellungen haben. Siehe den folgenden Screenshot.Sind beide Parameter deaktiviert, so verhält sich Dynamics AX wie in allen vorherigen Versionen in denen diese Parameter nicht verfügbar waren. D.h. die zugehörigen Kosten werden – bei einem Aufwands-projekt – erst zum Zeitpunkt der Bestell-Rechnungsbuchung dem Projekt belastet. Die folgende Grafik stellt die Sachkontobuchungen dar, die zum Zeitpunkt der Bestell-Lieferschein und Bestellrechnungsbuchung durchgeführt werden. Die gelb hervorgehobene Buchungszeile zeigt die Kosten-Buchung auf dem Projekt auf. Werden beide Parameter aktiviert, so wird mit der Anlage der Bestellung automatisiert ein Artikelbedarf auf Projektebene generiert. Gleichzeitig mit der Lieferscheinbuchung wird der entsprechende Artikelverbrauch auf dem Projekt gebucht und kann dort unmittelbar an den Kunden fakturiert werden. Dieser Verbrauch bzw. die zugehörige Kostenbuchung wird allerdings nicht über das Lagerabgangskonto, sondern über das Auftragsabgangskonto durchgeführt (in der folgenden Grafik orange hervorgehoben)Die beiden folgenden Screenshots stellen den Unterschied in der Kontenverwendung zwischen der Aktivierung bzw. Nicht-Aktivierung der beiden Parameter nochmals anhand der Lagerbuchungsmaske dar.

Sachkonto für die Abgangsbuchung bei Nicht-Aktivierung der Parameter
Sachkonto für die Abgangsbuchung bei Aktivierung der Parameter

Im gewählten Beispiel hat der unterschiedliche Buchungstyp keinen Einfluss auf die generierte Sachkontobuchung, da das gleiche Sachkonto hinterlegt wurde. Werden im Auftrags- und Lagerbereich allerdings andere Konten hinterlegt, so kann es zu fehlerhaften bzw. unerwünschten Buchungen auf Projektebene kommen. Die hier aufgezeigten Unterschiede sind auch im Rahmen der Abstimmung zwischen dem Lager und dem Hauptbuch zu beachten.