Dynamics AX Hauptbuch

Umlagen & Kostenverteilungen im Hauptbuch

10 Sonntag Mai 2015

Schlagwörter

Dynamics AX 2012, Kostenrechnung, Kostenverteilungen, Umlagen

Der eine oder andere wird vielleicht schon die Einrichtung des Dynamics AX Kostenrechnung Moduls in Betracht gezogen haben oder vielleicht schon im Echtbetrieb nutzen. Wem die Einrichtung dieses Moduls zu kompliziert und umfangreich erscheint und wer lediglich vergleichsweise einfache Umlagen- oder Kostenverteilungen in Dynamics AX umsetzen möchte, der kann stattdessen auch auf sog. Sachkonto Zuordnungsregeln im Hauptbuch zurückgreifen.
Wie diese Regeln eingerichtet und genutzt werden können wird nachfolgend beispielhaft dargestellt.

Ausgangspunkt für die nachfolgende Darstellung sind die im nächsten Screenshot aufgezeigten Kostenbuchungen, die auf unterschiedlichen Finanzdimensionen (hier: Abteilungen) erfasst wurden. Zielsetzung ist es nun, die in der Finanzabteilung 024 angefallenen Kosten nach einem festen Verteilungsschlüssel im Verhältnis von 20 : 80 auf die Abteilungen Verkauf 022 und Produktion 023 umzulegen.
Für die Umsetzung dieser Umlage über Zuordnungsregeln sind die folgenden Schritte erforderlich:

Schritt 1: Einrichtung & Aktivierung einer Sachkontozuordnungsregel
Zunächst ist eine eindeutige Identifikation und Beschreibung der Zuordnungsregel festzulegen. In der Überblicksmaske ist zudem darauf zu achten, dass die Zuordnungsregel (ggf. später) aktiviert wird.

Schritt 2: Auswahl der Zuordnungsmethode, des Datumsintervallcodes und des Buchungsjournals
Im zweiten Schritt ist die Zuordnungsmethode auszuwählen, die definiert, wie die Umlagen ermittelt und gebucht werden sollen. Zur Auswahl stehen derzeit:

Basis
Fester Prozentsatz
Festes Gewicht
Betrag in Quelldokument gleichmäßig verteilen

Neben der festen prozentualen Verteilung dürfte in der Praxis die Basisverteilung interessant sein, welche es erlaubt Umlagen basierend auf Beträgen, die auf anderen Sachkonto-Finanzdimensions-Kombinationen erfasst wurden zu verteilen.
Über die Hinterlegung eines Datumsintervallcodes wird entschieden für welchen Zeitraum Umlagen ermittelt und gebucht werden. Hinweis: Die meisten Fehler bei der Einrichtung von Sachkontozuordnungsregeln treten durch falsch definierte Datumsintervallcodes auf.
Neben der Zuordnungsmethode und dem Datumsintervallcode ist an dieser Stelle zwingend ein Journal vom Typ „Verteilung“ für die nachfolgende Buchung der Umlagen zu hinterlegen.

Schritt 3: Einrichtung Gegenkontos
Im Reiter Gegenkonto ist die Sachkonto-Finanzdimensionskombination einzurichten, auf welche später die Entlastung der umzulegenden Finanzdimension (Abteilung, Kostenstelle, usw.) stattfinden soll. Die Einrichtung, die hier vorgenommen wird, definiert die durchzuführende Haben-Buchung (siehe hierzu auch die Screenshots weiter unten).
Im Rahmen dieser Einrichtung kann entschieden werden, ob eine Umlage oder eine Kostenverteilung durchgeführt werden soll. Dies kann über die Auswahl „Quelle“ bzw. „Benutzerangabe“ festgelegt werden.

Exkurs:
Der Unterschied zwischen einer Umlage (Auswahl „Benutzerangabe“) und einer Kostenverteilung (Auswahl „Quelle“) besteht darin, dass bei ersterer die ursprünglich auf einer Finanzdimension aufgelaufenen Kosten ersichtlich sind, bei letzterer hingegen nicht.
Wird die Auswahl „Benutzerangabe“ getroffen, so ist zwingend ein (statistisches) Sachkonto im Bereich Gegenkonto zu hinterlegen. Im Beispiel Sachkonto 90002. Gleiches gilt für den Bereich der Finanzdimensionen.
Wird hingegen die Auswahl „Quelle“ getroffen, so sind an dieser Stelle keine weiteren Hinterlegungen erforderlich.
Der folgende Screenshot zeigt den Unterschied zwischen den beiden Auswahloptionen nochmals auf, wobei hier die Darstellung auf der linken Seite eine Umlage, die auf der rechten Seite eine Kostenverteilung aufzeigt.

Schritt 4: Definition der Quellangaben
In der Quellangabenmaske ist die Sachkonto-Finanzdimensions-Kombination anzugeben die umgelegt bzw. verteilt werden soll.
Bei dieser Angabe kann – wie im Screenshot aufgezeigt – sowohl mit Bereichsangaben (von Konto 500100 bis 618900) als auch mit Platzhaltern („*“) gearbeitet werden.

Schritt 5: Definition der Zielangaben
Nachdem definiert wurde was umgelegt werden soll ist in der Zielmaske schließlich festzulegen wohin die Kosten umgelegt werden sollen. Neben der Angabe eines Prozentwertes ist an dieser Stelle die Angabe eines (statistischen) Ziel-Sachkontos und einer Ziel-Finanzdimension erforderlich.

Schritt 6: Aufruf & Verarbeitung der Zuordnungsregel
Nachdem die Zuordnungsregel eingerichtet wurde, kann diese über einen periodischen Verarbeitungslauf im Hauptbuch gestartet werden. Für den Fall dass die zu buchenden Umlagen vor der Buchung kontrolliert werden sollen, kann die Auswahl „Nur Vorschlag“ getroffen werden. Andernfalls führt Dynamics AX die Umlagenbuchungen unmittelbar aus.

Ergebnis
Ergebnis der hier durchgeführten Umlage sind entsprechende Sachkontobuchungen die über Statistikkonten abgebildet werden sollten. Im Beispiel wurden Sachkonten aus der Kontenklasse 9 hierfür verwendet.
Betrachtet man sich nun den zugehörigen Bericht nach Durchführung der Umlage, so kann man im unteren Bereich sowohl die Kostenbelastungen als auch die Kostenentlastungen auf den verschiedenen Finanzdimensionen erkennen. Das Gesamtergebnis ändert sich hierdurch natürlich nicht.

Weitergehende Hinweise und Anmerkungen
Neben den hier aufgezeigten Umlagen und Kostenverteilungen können Zuordnungsregeln auch für Steuerberechnungen und andere Buchungen verwendet werden, die auf mathematischen Rechenoperationen einer bestimmten Ausgangsbasis beruhen.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass Intercompany-Zuordnungsregeln, d.h. Umlagen auch zwischen verschiedenen Mandanten, umgesetzt werden können, was über das Kostenrechnungsmodul nicht möglich ist. Bei unternehmenskontoübergreifenden Umlagen ist allerdings zu beachten, dass diese i.d.R. rein statistisch bzw. kostenrechnerisch durchgeführt werden können. Dies liegt darin begründet, dass die steuerliche Anerkennung von Intercompany-Verrechnungen zwischen verschiedenen rechtlichen Einheiten einer vertraglichen Grundlage sowie entsprechender Rechnungen bedarf. Zudem gilt es in diesem Zusammenhang entsprechende Verrechnungspreisregeln zu beachten.

Ein letzter Hinweis bzw. Vorteil der an dieser Stelle erwähnt werden soll sind die mit der Nutzung von Zuordnungsregeln bestehenden Auswertungsmöglichkeiten. D.h. im Gegensatz zu Umlagen, die über das Kostenrechnungsmodul durchgeführt werden, besteht bei der Nutzung von Zuordnungsregeln im Hauptbuch die Möglichkeit diese Buchungen über den Managementreporter und die Standard Dynamics AX SSAS Cubes abzubilden bzw. auszuwerten.

Kursregulierungstypen

26 Sonntag Apr 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Hauptbuch

≈ Hinterlasse einen Kommentar

Schlagwörter

Dynamics AX 2012, Kreditorenzahlungen, Währungsumrechnung

Bei der Buchung und Zahlung von Fremdwährungsrechnungen kann es vorkommen, dass Kursgewinne bzw. Kursverluste auf dem falschen Sachkonto gebucht und ausgewiesen werden. Wie es zu solchen falschen Ausweisen kommen kann und welche Möglichkeiten bestehen diese zu korrigieren, soll im folgenden Beitrag aufgezeigt werden.

Ausgangssituation
Für die folgenden Ausführungen werden die folgenden fiktiven EUR/USD Währungskurse verwendet (Unternehmenswährung ist hierbei EUR): Ausgehend von diesen Wechselkursen wird am 1 Januar 2015 zunächst eine Kreditorenrechnung in Höhe von 1000 USD in einem Kreditorenrechnungsjournal erfasst und gebucht. Aufgrund des zum Zeitpunkt der Rechnungsbuchung gültigen Wechselkurses von 80 EUR/100 USD ergibt sich ein zugehöriger EUR-Wert in Höhe von 800 EUR. Da die Rechnung bis zum Monatsletzten noch nicht ausgeglichen ist, wird zum Ende des Monats Januar 2015 eine entsprechende Neubewertung der Fremdwährung durchgeführt. Dank des auf 75 EUR/100 USD gesunkenen Wechselkurses ergibt sich hieraus ein unrealisierter Wechselkursgewinn in Höhe von 50 EUR (1000 USD * [80/100 EUR/USD – 75/100 EUR/USD]), den Dynamics AX auf dem entsprechenden Sachkonto für unrealsisierte Kursgewinne bucht. Die zugehörige Buchung ist im folgenden Screenshot dargestellt. Am 5 Februar 2015 wird die Kreditorenrechnung schließlich durch eine Überweisung beglichen. Diese Überweisung wird wie im Standard von Dynamics AX üblich über ein Kreditorenzahlungserfassungsjournal durchgeführt. Da der Wechselkurs zum Zeitpunkt der Zahlung auf 87 EUR/100 USD gestiegen ist, ergibt sich aus der Zahlung in Höhe von 1000 USD bzw. 870 EUR ein Kursverlust in Höhe von 70 EUR. Dieser Verlust wird auf dem Konto für realisierte Kursverluste erfasst. Gleichzeitig wird der zuvor gebuchte unrealisierte Kursgewinn in Höhe von 50 EUR storniert. Die zugehörigen Buchungen sind in den folgenden beiden Screenshots dargestellt. An dieser Stelle ist zu beachten, dass die Zahlung der Kreditorenrechnung nicht unmittelbar über das Bankkonto, sondern über ein Zahlungstransferkonto – im Beispiel Sachkonto „109052 Transfer Bank Bravo“ – abgebildet wird. Mit der Erfassung der Bankbuchung drei Tage später wird das erwähnte Zahlungstransferkonto wieder entlastet. Da zum Zeitpunkt der Zahlungsbuchung am 5 Februar und zum Zeitpunkt der Bankbuchung am 8 Februar unterschiedliche Wechselkurse galten, verbleibt auf dem Transferkonto ein Saldo in Höhe von 40 EUR. Dieser Saldo erklärt sich aus der Kursdifferenz die zwischen dem 5 Februar (87 EUR/100 USD) und dem 8 Februar (83 EUR/100 USD) auftrat. Um nun diese Differenz zu „bereinigen“ wird im Hauptbuch eine Kursregulierung für das Zahlungstransferkonto angestoßen, die dazu führt dass der Saldo auf dem Zahlungstransferkonto glattgestellt wird. Betrachtet man sich die über die Kursregulierung durchgeführte Buchung in Höhe von 40 EUR im Detail, so erkennt man dass diese über das Sachkonto für unrealisierte Kursgewinne durchgeführt wurde. Die Abbildung über das Konto für unrealisierte Kursgewinne ist falsch und führt zu einem falschen Erfolgsausweis. Die folgende Grafik, zeigt diese falsche Darstellung zusammen mit den im Beispiel durchgeführten Sachkontobuchungen nochmals im Detail auf.Insgesamt ergibt sich zwar aus den durchgeführten Buchungen ein korrekter Gesamt-Kursverlust in Höhe von 30 EUR; die Abbildung über das unrealisierte Kursgewinnkonto ist allerdings fehlerhaft.

Lösungsmöglichkeit
Eine Möglichkeit wie dieser fehlerhafte Ausweis vermieden werden kann soll nachfolgend dargestellt werden. Für diese Darstellung werden zunächst einige kleine Systemmodifikationen durchgeführt.

Schritt 1
Im ersten Schritt werden die beiden Elemente „FinancialGain“ und „FinancialLoss“ des BaseEnums „CurrencyGainLossAccountType“ für die Länder Deutschland und USA bereitgestellt.

Schritt 2
Im zweiten Schritt werden die beiden Labels @GLS109008 und @GLS109005 umbenannt.

Schritt 3
Im dritten Schritt findet eine Erweiterung der „LedgerExchAdj“ Klasse auf die Länder Deutschland und USA statt.

Schritt 4
Schließlich findet eine gleichlaufende Erweiterung der Form „Ledger“ für die Länder Deutschland und USA statt.

Ergebnis dieser Modifikationen ist, dass nun zwei neue Kursregulierungstypen in der Sachkontomaske im Hauptbuch zur Verfügung stehen und eingerichtet werden können.

Werden basierend auf diesen Einstellungen die vorherigen Buchungen auf „frischen“ Bank- und Transferkonten wiederholt, so erkennt man, dass die Buchung des Wechselkursgewinns auf dem Zahlungstransferkonto nun auf dem neu eingerichteten Sachkonto „801800“ für realisierte Wechselkursgewinne durchgeführt wird, was zu einem korrekten Ergebnisausweis führt.

Hinweis: Die hier aufgezeigten Systemmodifikationen beeinflussen auch Kursregulierungen, die über das Bankmodul durchgeführt werden. Wie diese Kursregulierungsfunktionalität eingerichtet werden kann wurde im vorherigen Beitrag dargestellt. Zu Einzelheiten, siehe dort.

Buchungsvorschaufunktion

01 Sonntag Feb 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Hauptbuch

≈ Hinterlasse einen Kommentar

In Dynamics AX 2012 haben Benutzer mittlerweile an verschiedenen Stellen die Möglichkeit Sachkontobuchungen (zumindest teilweise) vor der eigentlichen Buchung betrachten und prüfen zu können. Ein Beispiel hierfür ist die Funktion „Erfassung in untergeordnetem Sachkonto“ in der Kreditorenrechnungsbuchungsmaske für Bestellungen. Ein weiteres Beispiel ist die gleichnamige Funktion im Freitextrechnungsformular im Debitorenmodul. Obwohl diese Funktionen eine Vorschau lediglich auf einen Teil der letztendlich durchgeführten Sachkontobuchungen ermöglichen, bieten sie Benutzern dennoch eine Möglichkeit zu einer teilweisen Prüfung der Sachkontobuchungen.

Leider besteht für Sachkontobuchungen, die in Hauptbuch- oder Kreditorenrechnungsjournalen durchgeführt werden keine vergleichbare Vorab-Prüfmöglichkeit. In Hauptbuchjournalen kann man zwar vor der eigentlichen Buchung eines Journals einen „Journal-Bericht“ drucken, dieser zeigt allerdings Buchungen nicht vollständig auf, weil bspw. die steuerlichen Buchungen nicht dargestellt werden. Beispiel eines Journal-BerichtsÜber die folgenden drei kleinen Systemmodifikationen besteht die Möglichkeit die zuvor erwähnten Nachteile zu umgehen und Buchungen vorab in einer Buchungsvorschaumaske prüfen zu können.

Anpassung des Display Menu Items „LedgerTransPreview_RU“
Dieses Menu Item ist um das entsprechende Land zu erweitern. Im Beispiel „DE“ und „US“.
Anpassung der Tabelle „TmpLedgerTransPreview_RU“
Auch hier sind lediglich die entsprechenden Länderschlüssel in den Tabelleneigenschaften zu hinterlegen.
Anpassung Labels
Schließlich sollten die folgenden beiden Labels übersetzt werden: @GLS104587 und @GLS104588

Ergebnis:
Aufgrund der vorgenommenen Modifikation steht nun über den Buchungsbutton eine neue dritte Auswahlmöglichkeit „Vorschau Sachkontobuchung“ zur Verfügung.Wird diese ausgewählt, so öffnet sich die folgende Maske, welche eine Vorschau auf die im Journal erfassten aber noch nicht gebuchten Buchungen ermöglicht. Hinweis: Die vorgenommenen Anpassungen sorgen dafür, dass die aufgezeigte Buchungsvorschaufunktion nicht nur für Hauptbuchjournale, sondern auch für Kreditoren-Rechnungserfassungsjournale, Kreditoren-Zahlungsjournale, usw. zur Verfügung stehen.