Der eine oder andere wird vielleicht schon die Einrichtung des Dynamics AX Kostenrechnung Moduls in Betracht gezogen haben oder vielleicht schon im Echtbetrieb nutzen. Wem die Einrichtung dieses Moduls zu kompliziert und umfangreich erscheint und wer lediglich vergleichsweise einfache Umlagen- oder Kostenverteilungen in Dynamics AX umsetzen möchte, der kann stattdessen auch auf sog. Sachkonto Zuordnungsregeln im Hauptbuch zurückgreifen.
Wie diese Regeln eingerichtet und genutzt werden können wird nachfolgend beispielhaft dargestellt.

Ausgangspunkt für die nachfolgende Darstellung sind die im nächsten Screenshot aufgezeigten Kostenbuchungen, die auf unterschiedlichen Finanzdimensionen (hier: Abteilungen) erfasst wurden. Zielsetzung ist es nun, die in der Finanzabteilung 024 angefallenen Kosten nach einem festen Verteilungsschlüssel im Verhältnis von 20 : 80 auf die Abteilungen Verkauf 022 und Produktion 023 umzulegen.
Für die Umsetzung dieser Umlage über Zuordnungsregeln sind die folgenden Schritte erforderlich:

Schritt 1: Einrichtung & Aktivierung einer Sachkontozuordnungsregel
Zunächst ist eine eindeutige Identifikation und Beschreibung der Zuordnungsregel festzulegen. In der Überblicksmaske ist zudem darauf zu achten, dass die Zuordnungsregel (ggf. später) aktiviert wird.

Schritt 2: Auswahl der Zuordnungsmethode, des Datumsintervallcodes und des Buchungsjournals
Im zweiten Schritt ist die Zuordnungsmethode auszuwählen, die definiert, wie die Umlagen ermittelt und gebucht werden sollen. Zur Auswahl stehen derzeit:

• Basis
• Fester Prozentsatz
• Festes Gewicht
• Betrag in Quelldokument gleichmäßig verteilen

Neben der festen prozentualen Verteilung dürfte in der Praxis die Basisverteilung interessant sein, welche es erlaubt Umlagen basierend auf Beträgen, die auf anderen Sachkonto-Finanzdimensions-Kombinationen erfasst wurden zu verteilen.
Über die Hinterlegung eines Datumsintervallcodes wird entschieden für welchen Zeitraum Umlagen ermittelt und gebucht werden. Hinweis: Die meisten Fehler bei der Einrichtung von Sachkontozuordnungsregeln treten durch falsch definierte Datumsintervallcodes auf.
Neben der Zuordnungsmethode und dem Datumsintervallcode ist an dieser Stelle zwingend ein Journal vom Typ „Verteilung“ für die nachfolgende Buchung der Umlagen zu hinterlegen.

Schritt 3: Einrichtung Gegenkontos
Im Reiter Gegenkonto ist die Sachkonto-Finanzdimensionskombination einzurichten, auf welche später die Entlastung der umzulegenden Finanzdimension (Abteilung, Kostenstelle, usw.) stattfinden soll. Die Einrichtung, die hier vorgenommen wird, definiert die durchzuführende Haben-Buchung (siehe hierzu auch die Screenshots weiter unten).
Im Rahmen dieser Einrichtung kann entschieden werden, ob eine Umlage oder eine Kostenverteilung durchgeführt werden soll. Dies kann über die Auswahl „Quelle“ bzw. „Benutzerangabe“ festgelegt werden.

Exkurs:
Der Unterschied zwischen einer Umlage (Auswahl „Benutzerangabe“) und einer Kostenverteilung (Auswahl „Quelle“) besteht darin, dass bei ersterer die ursprünglich auf einer Finanzdimension aufgelaufenen Kosten ersichtlich sind, bei letzterer hingegen nicht.
Wird die Auswahl „Benutzerangabe“ getroffen, so ist zwingend ein (statistisches) Sachkonto im Bereich Gegenkonto zu hinterlegen. Im Beispiel Sachkonto 90002. Gleiches gilt für den Bereich der Finanzdimensionen.
Wird hingegen die Auswahl „Quelle“ getroffen, so sind an dieser Stelle keine weiteren Hinterlegungen erforderlich.
Der folgende Screenshot zeigt den Unterschied zwischen den beiden Auswahloptionen nochmals auf, wobei hier die Darstellung auf der linken Seite eine Umlage, die auf der rechten Seite eine Kostenverteilung aufzeigt.

Schritt 4: Definition der Quellangaben
In der Quellangabenmaske ist die Sachkonto-Finanzdimensions-Kombination anzugeben die umgelegt bzw. verteilt werden soll.
Bei dieser Angabe kann – wie im Screenshot aufgezeigt – sowohl mit Bereichsangaben (von Konto 500100 bis 618900) als auch mit Platzhaltern („*“) gearbeitet werden.

Schritt 5: Definition der Zielangaben
Nachdem definiert wurde was umgelegt werden soll ist in der Zielmaske schließlich festzulegen wohin die Kosten umgelegt werden sollen. Neben der Angabe eines Prozentwertes ist an dieser Stelle die Angabe eines (statistischen) Ziel-Sachkontos und einer Ziel-Finanzdimension erforderlich.

Schritt 6: Aufruf & Verarbeitung der Zuordnungsregel
Nachdem die Zuordnungsregel eingerichtet wurde, kann diese über einen periodischen Verarbeitungslauf im Hauptbuch gestartet werden. Für den Fall dass die zu buchenden Umlagen vor der Buchung kontrolliert werden sollen, kann die Auswahl „Nur Vorschlag“ getroffen werden. Andernfalls führt Dynamics AX die Umlagenbuchungen unmittelbar aus.

Ergebnis
Ergebnis der hier durchgeführten Umlage sind entsprechende Sachkontobuchungen die über Statistikkonten abgebildet werden sollten. Im Beispiel wurden Sachkonten aus der Kontenklasse 9 hierfür verwendet.
Betrachtet man sich nun den zugehörigen Bericht nach Durchführung der Umlage, so kann man im unteren Bereich sowohl die Kostenbelastungen als auch die Kostenentlastungen auf den verschiedenen Finanzdimensionen erkennen. Das Gesamtergebnis ändert sich hierdurch natürlich nicht.

Weitergehende Hinweise und Anmerkungen
Neben den hier aufgezeigten Umlagen und Kostenverteilungen können Zuordnungsregeln auch für Steuerberechnungen und andere Buchungen verwendet werden, die auf mathematischen Rechenoperationen einer bestimmten Ausgangsbasis beruhen.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass Intercompany-Zuordnungsregeln, d.h. Umlagen auch zwischen verschiedenen Mandanten, umgesetzt werden können, was über das Kostenrechnungsmodul nicht möglich ist. Bei unternehmenskontoübergreifenden Umlagen ist allerdings zu beachten, dass diese i.d.R. rein statistisch bzw. kostenrechnerisch durchgeführt werden können. Dies liegt darin begründet, dass die steuerliche Anerkennung von Intercompany-Verrechnungen zwischen verschiedenen rechtlichen Einheiten einer vertraglichen Grundlage sowie entsprechender Rechnungen bedarf. Zudem gilt es in diesem Zusammenhang entsprechende Verrechnungspreisregeln zu beachten.

Ein letzter Hinweis bzw. Vorteil der an dieser Stelle erwähnt werden soll sind die mit der Nutzung von Zuordnungsregeln bestehenden Auswertungsmöglichkeiten. D.h. im Gegensatz zu Umlagen, die über das Kostenrechnungsmodul durchgeführt werden, besteht bei der Nutzung von Zuordnungsregeln im Hauptbuch die Möglichkeit diese Buchungen über den Managementreporter und die Standard Dynamics AX SSAS Cubes abzubilden bzw. auszuwerten.