In den vorherigen Beiträgen wurden zahlreiche Möglichkeiten dargestellt, wie Umlagen in D365 umgesetzt werden können. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wurden hierfür Excel Übersichten manuell erstellt, die neben den Umlagebeträgen auch die verwendeten Umlagenbasiswerte beinhalteten.

Da die manuelle Erstellung solcher Excel Übersichten vergleichsweise zeitaufwendig ist und de facto nur im Rahmen relativ einfach gestrickter Beispiele möglich ist, stellt sich die Frage, wie durchgeführte Umlagen in Liveanwendungen nachvollzogen werden können. Für die Beantwortung dieser Frage wurden die folgenden vier Kostenrechnungssachkonto Excel-Export-Funktionen betrachtet:

Aus Darstellungs- und Vereinfachungsgründen wurden alle im Rahmen dieses Beitrags verwendeten Umlagen in gleicher Weise wie in Beitrag Nr. 8 zum neuen Kostenrechnungsmodul durchgeführt. D.h. die Kosten der Hilfskostenstellen 110, 120 und 130 wurden nach der Anzahl der Mitarbeiter, der Anzahl der Firmenfahrzeuge bzw. der Anzahl der produzierten Erzeugnisse auf die Hauptkostenstellen umgelegt. Zu Einzelheiten, siehe auch die Ausführungen im achten Beitrag.

 

Excel Exportoption 1:
Die erste Excel Exportoption (‚Kosteneinträge mit Dimensionshierarchien‘) exportiert die folgenden Daten nach Excel.

Aus dem obenstehenden Screenshot kann man erkennen, dass lediglich die primären Kosten exportiert werden. Die umgelegten Sekundärkosten sind im Export allerdings nicht enthalten.

 

Excel Exportoption 2:
Auch die zweite Excel Exportoption (‚Statistische Einträge und Kosteneinträge mit Dimensionshierarchien‘) exportiert lediglich die Primärkosten und hilft daher nicht für eine detaillierte Analyse der durchgeführten Umlagen.

 

Excel Exportoption 3:
Die dritte Excel Exportoption (‚Statistische Einträge mit Dimensionshierarchien’) exportiert im Beispielfall keinerlei Daten.

 

Excel Exportoption 4:
Die letzte verfügbare Excel Exportoption (‘Kostenrechnungssachkonten‘) resultierte in dem im folgenden Screenshot dargestellten Ergebnis, welches für die intendierte Analyse der Kostenumlagen auch keine weitergehenden Informationen bereitstellte.

 

Da keine der zuvor gewählten Excel Exportfunktionalitäten zum gewünschten Erfolg führte, wurde anschließend die in den nächsten Bildschirmdarstellungen aufgezeigte Datenexportfunktion näher beleuchtet.

Interessanterweise führte die zuletzt verwendete Datenexportfunktion letztendlich zum gewünschten Erfolg und sorgte sowohl für einen Export der primären als auch der sekundären Kosten. Zur besseren Nachvollziehbarkeit wurden diese im folgenden Screenshot farblich grün hervorgehoben.

Basierend auf diesen exportierten Daten wurde schließlich eine Pivot-Tabelle erstellt, die mit Ausnahme der Umlagenbasiswerte praktisch identisch zu den bislang manuell erstellten Excel Übersichten ist.

Die zuletzt aufgezeigte Datenexportfunktion verhält sich dynamisch. D.h. nachfolgend durchgeführte Kostenrechnungstransaktionen erfordern keinen neuerlichen Excelexport, sondern lediglich eine Aktualisierung des Exceldokuments. Die nachfolgende schrittweise Darstellung zeigt dies beispielhaft auf.

 

Schritt 1:
Im Hauptbuch werden zusätzliche Reparaturkosten auf dem Sachkonto 855000 in Kombination mit der Kostenstelle 240 erfasst.

 

Schritt 2:
Die neu erfassten Kosten werden ins Kostenrechnungsmodul z.B. über eine Stapelverarbeitung übertragen.

 

Schritt 3:
Anschließend werden die zuvor exportierten Daten im Exceldokument aktualisiert.

Aus dem obenstehenden Screenshot kann man erkennen, dass die nachträglich erfassten Reparaturkosten nun unmittelbar, d.h. ohne erneuten Excelexport sichtbar sind.

 

Die bislang durchgeführten Datenexporte zeigten das Ergebnis der durchgeführten Umlageprozesse auf. Sie beinhalteten allerdings keine Informationen über die den Umlagen zugrundeliegenden Daten. Um diese zu analysieren, kann man die Kostenrechnungserfassungsjournale und deren Journalpositionen heranziehen. Nehmen wir hierfür exemplarisch die von der Kostenstelle 110 umgelegten Kosten in Höhe von $32983.43, die im folgenden Screenshot dargestellt sind.

Über den Button ‚Kosteneinträge‘ kann man über die Journalpositionen die Kostenstellen betrachten, auf welche die Kosten von der Kostenstelle 110 ausgehend umgelegt wurden.

Die Informationen dieser Detaildarstellung kann man auch aus der weiter oben dargestellten Excel Pivot-Tabelle entnehmen. Was man in dem Exceldokument allerdings derzeit nicht betrachten kann ist die Information über die für die Ermittlung der Umlagen verwendeten Zuteilungsbasiswerte, die im nächsten Screenshot dargestellt sind.

Da die derzeit standardmäßig verfügbare Excel-Exportfunktion derzeit den Export der Zuteilungsbasiswerte nicht erlaubt, wurde vom Verfasser der folgende Verbesserungsvorschlag erstellt: https://ideas.dynamics.com/ideas/dynamics-operations/ID0002454

 

Über entsprechende Zustimmungen würde ich mich freuen. Vielen Dank und bis zum nächsten Beitrag zu den Kostenrechnungssicherheitsfunktionalitäten.