Vor der Erstellung von Projektrechnungen und/oder vor Durchführung des Monatsabschlusses ist es gängige Praxis eine Prüfung auf fehlende bzw. unvollständige Arbeitszeiten hin durchzuführen. Dynamics AX unterstützt diesen Prüfungsprozess über den sog. ‚fehlenden Arbeitszeitnachweisbericht‘, der im folgenden Screenshot beispielhaft dargestellt ist.

Hinweis: Beim Manager, welcher in der letzten Spalte des obenstehenden Screenshots identifiziert werden kann, handelt es sich um den Mitarbeiter, der im Personalverwaltungsmodul im Feld ‚Bericht an Position‘ hinterlegt ist.

Anstelle oder parallel zum fehlenden Arbeitszeitnachweisbericht kann eine periodische Email-Übermittlungsfunktion zu fehlenden Arbeitszeitnachweisen genutzt werden, welche allen Mitarbeitern, die keine Arbeitszeitnachweise gebucht haben, eine Email sendet. Der genaue Inhalt dieser Email wird hierbei in einem Email-Template festgelegt, welches in den Projektparametern zu hinterlegen ist. Beispiel:

Ein grundlegendes Problem des fehlenden Arbeitszeitnachweisberichts bzw. der erwähnten Emailfunktion besteht darin, dass keine Prüfung daraufhin stattfindet, ob alle Zeiten auch tatsächlich erfasst wurden. Stattdessen wird lediglich eine Prüfung daraufhin durchgeführt ob überhaupt Zeiten erfasst und gebucht wurden.

Das folgende Beispiel, bei dem eine Mitarbeiterin (‚Julia‘) zunächst eine Stunde an Arbeitszeit über einen Arbeitszeitnachweis erfasst, diesen anschließend zur Genehmigung übermittelt um ihn im dritten Schritt schließlich zu buchen verdeutlicht die angesprochene Problemstellung.

Schritt 1: Erstellung und Speicherung des Arbeitszeitnachweises

Schritt 2: Übermittlung des Arbeitszeitnachweises

Schritt 3: Buchung des Arbeitszeitnachweises

Den obenstehenden Arbeitszeitnachweisberichten kann man entnehmen, dass die Mitarbeiterin ‚Julia‘ nicht mehr im fehlenden Arbeitszeitnachweisbericht ausgewiesen wird, sobald der erste Arbeitszeitnachweis für diese Mitarbeiterin gebucht wurde und zwar unabhängig davon, ob lediglich ein Teil der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit von 40 Stunden/Woche erfasst und gebucht wurde.

Vor dem Hintergrund dieses Ergebnisses kann man festhalten, dass der Arbeitszeitnachweisbericht und die periodische Email-Notifikationsfunktion für sich alleine genommen nicht in der Lage sind sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten vollständig erfasst haben.

Wenn nun die beiden Berichts- bzw. Email-Standardfunktionen nicht ausreichen eine Vollständigkeitsprüfung der erfassten Arbeitszeiten von Mitarbeitern sicherzustellen, so stellt sich die Frage, welche Alternativen für eine solche Prüfung bestehen?

Ein wichtiges Zusatzinstrument stellen in diesem Zusammenhang die sog. Arbeitszeitnachweisrichtlinien dar. Unter der Voraussetzung, dass zum einen die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit der Mitarbeiter in einem Kalender festgehalten ist und zum anderen eine Arbeitszeitnachweisrichtlinie die Übermittlung von Arbeitszeitnachweisen verhindert, die weniger als die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit enthalten, können die oben aufgeführten Arbeitszeitnachweis- und Email-Funktionen für eine Vollständigkeitsprüfung der erfassten Arbeitszeiten verwendet werden.

Der folgende Screenshot stellt ein Beispiel für eine solche Arbeitszeitrichtlinie dar, welche Mitarbeiter daran hindert Arbeitszeitnachweise mit weniger als 40 Stunden Arbeitszeit pro Woche an Vorgesetzte zu übermitteln.

Für den Fall dass Mitarbeiter versuchen Arbeitszeitnachweise mit weniger als 40 Stunden zu übermitteln, wird eine Fehlermeldung der folgenden Art generiert:

Aufgrund der fehlenden Übermittlung und Buchung solcher Arbeitszeitnachweise können nun auch die Standard-Arbeitszeitnachweisberichte Verwendung finden, da sie gespeicherte aber noch nicht übermittelte Arbeitszeitnachweise identifizieren können. Beispiel:

Zusammenfassend lässt sich somit an dieser Stelle festhalten, dass erst die Kombination aus Arbeitszeitrichtlinien und fehlendem Arbeitszeitnachweisbericht (bzw. der zugehörigen Emailfunktion) eine Vollständigkeitsprüfung auf den von Mitarbeitern erfassten Arbeitszeiten erlauben.

Hinweis: Das im Rahmen dieses Beitrags dargestellte Beispiel basierte auf der Annahme, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten einmal pro Woche vollständig – d.h. inkl. Ausfallzeiten – erfassen. Über eine leicht modifizierte Parametrisierung der Arbeitszeitrichtlinien kann das Gleiche auch in solchen Fällen realisiert werden in denen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten täglich zu erfassen haben.