Beispiel 3: Auf Ebene von Tochtergesellschaften realisierte Erlöse werden teilweise an die Unternehmenszentrale weiterverteilt

Teil A: Ausgangssituation
Das den nachfolgenden Ausführungen zugrundeliegende Szenario bezieht sich auf die Entwicklung und regelmäßige Wartung eines Softwareprodukts durch ein Entwicklungsteam aus der Unternehmenszentrale (USSI).
Hierbei wird davon ausgegangen, dass die ursprüngliche Softwareentwicklung bereits vor einiger Zeit abgeschlossen wurde und alle mit der Entwicklung zusammenhängenden Kosten auf einem eigenen Entwicklungsprojekt U1 erfasst wurden. Nach Abschluss der Produktentwicklung wurde dieses Projekt für weitere Buchungen geschlossen und stattdessen ein eigenes, neues „Maintenance & Support“-Projekt U2 angelegt, auf dem alle im Nachgang anfallenden Kosten erfasst werden.
Um nun das interne Entwicklungsteam/-projekt nicht lediglich als Cost-Center, sondern als eigenes Profit-Center zu führen, wurde von der Unternehmensleitung beschlossen, dass die Tochtergesellschaften, welche das Softwareprodukt verkaufen einen Obolus in Form einer Lizenzgebühr an die Unternehmenszentrale abzuführen haben. Alle zugehörigen Verträge wurden abgeschlossen, um basierend hierauf die für die Abbildung dieses Szenarios erforderlichen Einrichtungen in Dynamics AX realisieren zu können.
Bevor wir uns die einzelnen Einrichtungs- und Prozessschritte im Detail betrachten, lassen sie uns zunächst den Prozess-/Geldfluss, sowie die an diesem Prozess beteiligten Gesellschaften im folgenden Schaubild betrachten.

 

Teil B: Systemeinrichtung

Setup B.1: Intercompany Dummy Lieferantenkonten FRSI & GBSI
Ähnlich zu den Einstellungen, die im vorherigen Beitrag aufgezeigt wurden, ist auch an dieser Stelle zunächst die Einrichtung von Dummy Lieferantenkonten vorzunehmen. Diese Einrichtung unterscheidet sich nicht von der im vorherigen Beitrag aufgezeigten, bis auf den Umstand, dass nun zwei statt einem Dummy Lieferantenkonto in den Tochtergesellschaften FRSI und GBSI einzurichten sind.

Setup B.2: Intercompany Kunden- und Lieferantenkonten
Der zweite Einrichtungsschritt bezieht sich auf die Einrichtung der Intercompany Kunden- und Lieferantenkonten. Auch hier kann auf das im vorherigen Beitrag Gesagte verwiesen werden. Der einzige Unterschied hierzu besteht darin, dass nun in den Tochtergesellschaften FRSI und GBSI Intercompany Kundenkonten und in der Konzerngesellschaft USSI Intercompany Lieferantenkonten einzurichten sind.

Setup B.3: Projektkategorien
Ebenfalls wie zuvor gestaltet sich die Einrichtung von Projektkategorien. Zu beachten ist im Rahmen dieser Einrichtung allerdings, dass an dieser Stelle zwei separate Projektkategorien benötigt werden, da es über die Projektbuchungseinstellungen nicht möglich ist eine entsprechende firmenspezifische Unterscheidung vorzunehmen. Siehe hierzu auch weiter unten im Detail.

Hinweis. Die hier verwendete Kategorie wurde der Buchungsart “Ausgaben” zugeordnet.

Setup B.4: Beschaffungskategorien
Nach Einrichtung der Projektkategorien ist auch an dieser Stelle die Einrichtung von Beschaffungskategorien erforderlich, die sich in gleicher Art und Weise gestaltet, wie dies im vorherigen Beitrag aufgezeigt wurde. Beispiel:

Setup B.5: Projekteinrichtung
Der vorletzte elementare Einrichtungsschritt bezieht sich auf die Einrichtung entsprechender Projekte in der Unternehmenszentrale und den Tochtergesellschaften. Die beiden folgenden Screenshots zeigen die hier verwendeten Projekteinstellungen auf, die sich aus dem eingangs aufgezeigten Schaubild ergibt.

Hinweis: Wie bereits in den vorherigen Beiträgen auch, gibt es im Rahmen der Einrichtung der Projekte weiter keine Besonderheiten zu berücksichtigen bis auf die Empfehlung, die Projekte zumindest mit einer Intercompany-Finanzdimension einzurichten, um später die Konsolidierung der Finanzdaten zu erleichtern.

Setup B.6: Sachkontobuchungseinstellungen
Auch in Bezug auf die Sachkontobuchungseinstellungen im Projekt- und Lagermodul kann auf die Ausführungen in den vorherigen Beiträgen verwiesen werden. Der einzig zu beachtende Unterschied besteht an dieser Stelle darin, dass in den Tochtergesellschaften intercompany Erlöskonten und in der Unternehmenszentrale Kostenkonten zu hinterlegen sind.

 

Teil C: Prozessschritte

Schritt C.1: Projektstundenbuchung & Fakturierung an Kunden FRSI & GBSI
Basierend auf den aufgezeigten Einstellungen werden nun im ersten Schritt aus Vereinfachungs- und Darstellungsgründen lediglich Projektstundenbuchungen gebucht, welche unmittelbar im Anschluss an die Buchung den Kunden in Rechnung gestellt werden. Der nächste Screenshot zeigt die hierbei in der Firma GBSI generierten Sachkontobuchungsbelege auf.

Da die Sachkontobuchungen in der zweiten Tochtergesellschaft FRSI prinzipiell denen der ersten hier dargestellten Tochtergesellschaft GBSI entsprechen, wurden diese aus Platzgründen an dieser Stelle nicht aufgenommen. Diese sind allerdings in der folgenden Buchungsübersicht enthalten.

(IC = Intercompany Finanzdimension, PRO = Projekt-Finanzdimension)
Die obenstehende Buchungsübersicht stellt eine typische Projektstunden-Kosten und –Erlösbuchung dar, welche zum einen ein Projektkostenkonto mit den Stundenkosten belastet und zum anderen die erzielten Umsätze auf einem Projekterlöskonto (gelb hervorgehoben) gutschreibt.

Schritt C.2: Buchung interner Kreditoren-Verrechnungsbelege in FRSI & GBSI
Der zweite Prozessschritt unterscheidet sich von den im vorherigen Beitrag aufgezeigten internen Verrechnungsbuchung dahingehend, dass nun zwei statt einer Buchungszeile erfasst werden. Die erste Buchungszeile dient hierbei der Zwecksetzung entsprechende Lizenzaufwendungen auf den Kundenprojekten in den Tochtergesellschaften zu erfassen.

Die zweite Buchungszeile wird hingegen für die nachfolgend zu erstellende Gutschrift an die Unternehmenszentrale als Abrechnungsgrundlage benötigt. Aufgrund dessen wird zum einen die Buchungszeile mit einem negativen Vorzeichen erfasst und zum anderen auf das Maintenance und Supportprojekt in der Unternehmenszentrale verwiesen. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

Hinweis: Die hier dargestellte Erfassung der internen Verrechnungsbuchungen lässt sich in Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl von Projekten durchaus manuell realisieren. In Unternehmen mit einer Vielzahl von Projekten ist dies regelmäßig allerdings nicht mehr möglich. In solchen Fällen empfiehlt es sich dementsprechend die Erfassung über das Standard Dynamics AX Excel-Addin umzusetzen.
Die aus dem internen Verrechnungsbeleg resultierenden Sachkontobuchungsbelege bzw. Sachkontobuchungen sind in den folgenden beiden Screenshots dargestellt.


Zunächst ist in Bezug auf die generierten Sachkontobuchungen anzumerken, dass aufgrund der beiden mit gegenläufigen Vorzeichen eingegebenen Buchungszeilen kein offener Posten auf dem Dummy Kreditorenkonto entsteht.
Darüber hinaus kann man erkennen, dass es aufgrund der gebuchten intercompany Lizenzkosten auf den Sachkonten Nr. 707451 (FRSI) und Nr. 402451 (GBSI) zu einer entsprechenden Gewinnreduzierung auf Kundenprojekten in den Tochtergesellschaften kommt. Diese Gewinnreduzierung ist im folgenden Screenshot für die Firma GBSI beispielhaft dargestellt.

Schritt C.3: Erstellung und Buchung Intercompany Gutschriften FRSI & GBSI
Im Anschluss an die Buchung des internen Verrechnungsbelegs schließt sich die Erstellung und Buchung der Intercompany-Projektrechnungen bzw. in diesem Fall -Gutschriften an. Da es in diesem Zusammenhang keine Unterschiede zu den im vorherigen Beitrag dargestellten Abläufe gibt, kann an dieser Stelle auf diese verwiesen werden. Siehe hierzu beispielhaft auch die beiden folgenden Screenshots.

Die sich aus den intercompany Gutschriften ergebenden Buchungen/Buchungsbelege wurden – wie zuvor – nachfolgend zusammengefasst dargestellt.

Hinweis: Bitte beachten sie dass sich die grau hervorgehobenen Buchungen GuV-technisch betrachtet gegenseitig aufheben und somit keinen Einfluss auf den Gewinn der entsprechenden Tochtergesellschaft ausüben.

Schritt C.4: Buchung ausstehenden Gutschriftsbelege in USSI
Der letzte im Rahmen des hier vorgestellten Prozesses erforderliche Schritt besteht in der Buchung der automatisch in der Unternehmenszentrale erstellten ausstehenden Gutschriften.

Die Buchung dieser Belege führt zu Sachkontobuchungen der folgenden Art …
… welche in der folgenden Buchungsübersicht zusammengefasst wurde.

Die in der obenstehenden Buchungsübersicht dargestellten Pfeile sollen die anteilige Weiterleitung der in den Tochtergesellschaften erzielten Umsätze an die Unternehmenszentrale aufzeigen. Das hierbei verwendete buchhalterische „Weiterleitungs-Vehikel“ stellen die gebuchten intercompany Lizenzgebühren dar. Aufgrund dieser Weiterleitung ist es möglich die entstandenen Entwicklungskosten unmittelbar mit den zugehörigen Lizenzerlösen zu vergleichen, was eine wesentliche Voraussetzung für die Behandlung des internen Entwicklungsteams als Profit Center darstellt.

Zusammenfassung
Innerhalb dieses und der vorherigen Beiträge habe ich aufgezeigt wie man indirekte Kosten und Erlöse auf Projekten innerhalb einer bzw. zwischen verschiedenen Gesellschaften verteilen kann. Zusammenfassend lässt sich an dieser Stelle festhalten, dass Dynamics AX die hierfür notwendigen Prozesse, Buchungen und belege grundsätzlich bereitstellt, an der ein oder anderen Stelle allerdings einer kleinen Erweiterung bedarf um die entsprechenden Prozessvorgänge mehr bzw. vollständig zu automatisieren.