Innerhalb dieses Beitrags möchte ich Ihnen einen weiteren alternativen Ansatz zur Abbildung von Kreditorenanzahlungen für Bestellrechnungen aufzeigen. Dieser Ansatz unterscheidet sich von den vorherigen darin, dass keine Anzahlungsrechnung erfasst wird, sondern der Prozess unmittelbar mit der Zahlung der Anzahlungsrechnung an den Kreditor beginnt.

Einrichtung
Für die Umsetzung dieses Lösungsansatzes wurde ein zweites Kreditorenanzahlungsbuchungsprofil (“PRE2”) eingerichtet und in den Kreditorenparametern hinterlegt.

Aus dem vorstehenden Screenshot kann man entnehmen, dass nun das Bilanzkonto für die Buchung der geleisteten Anzahlungen (Konto 132200) sowohl im Bereich des Sammelkontos, als auch im Bereich der Mehrwertsteuervorauszahlungen hinterlegt ist.

Anzahlungsprozessablauf
Schritt 1: Anlage Bestellung
Wie eingangs erwähnt, erfordert dieser alternative Lösungsansatz keine Erfassung und Buchung von Anzahlungspositionen bzw. –rechnungen. Aufgrund dessen reicht an dieser Stelle die Einrichtung einer gewöhnlichen Bestellung.

Schritt 2: Zahlung Anzahlungsbetrag Lieferant
Im zweiten Schritt erfolgt nun unmittelbar die Zahlung des vom Lieferanten eingeforderten Anzahlungsbetrages über ein Kreditorenzahlungsjournal in gleicher Weise, wie dies bereits in den vorherigen beiden Beiträgen aufgezeigt wurde.

Zu beachten ist hierbei wiederum dass die Checkbox für die Kennzeichnung der Zahlung als Anzahlung ausgewählt wird, was zu einer entsprechenden Buchungsprofiländerung führt.

Ergebnis dieses Schrittes ist ein Zahlungsbeleg, welcher einerseits auf dem steuerlich abzugsfähigen Vorsteuerkonto (130800) die zugehörige Vorsteuer erfasst und andererseits auf dem Anzahlungskonto (132200) den geleisteten Nettoanzahlungsbetrag in Höhe von 5000 EUR bucht.

Schritt 3: Buchung der Schlussrechnung
Anders als zuvor ist nun vor der Buchung der Schlussrechnung des Lieferanten zunächst die gezahlte Anzahlungsposition über die offene Ausgleichspositionen-Maske zu markieren, wie dies in den folgenden beiden Screenshots dargestellt ist.

Anschließend kann die Bestell-Schlussrechnung wie im Standard von Dynamics AX üblich gebucht werden.

Ergebnis sind die folgenden Buchungsbelege:

Der erste Buchungsbeleg stellt hierbei die Buchung der Kreditoreneingangsrechnung sicher, während der zweite Buchungsbeleg die Buchung / Verrechnung der geleisteten Anzahlung abbildet. Aus den durchgeführten Buchungsschritten lässt sich die folgende Buchungsübersicht generieren.

Was dieser Buchungsübersicht entnommen werden kann ist, dass an keiner Stelle das in den vorherigen Beiträgen verwendete temporäre nichtabzugsfähige Steuerkonto verwendet wird, sondern stattdessen alle Buchungen unmittelbar über das gewöhnliche abzugsfähige Steuerkonto gebucht werden. Über die unmittelbare Zahlungsbuchung und –verrechnung ist auch sichergestellt, dass die Vorsteuer zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Höhe im System erfasst wird.

 

Zusammenfassung
Ein wesentlicher Vorteil des hier vorgestellten dritten Lösungsansatzes zur Abbildung von Kreditorenanzahlungen besteht in der vergleichsweise geringeren Komplexität. Diesem Vorteil stehen allerdings einige Nachteile gegenüber. Zum einen ist als Nachteil zu erwähnen, dass unternehmensintern ein Beleg für die Zahlungsbuchung an den Lieferanten nachzuhalten ist. Darüber hinaus besteht ein weiterer Nachteil darin, dass im Rahmen der Buchung der Schlussrechnung nicht unmittelbar aus der Rechnungsbuchungsmaske ersichtlich ist welche Anzahlungen in Abzug gebracht werden. Aufgrund dessen ist bei der Buchung der Schlussrechnung des Lieferanten und der zugehörigen Markierung der in Abzug zu bringenden geleisteten Anzahlungen höchste Sorgfalt geboten.