Die nachfolgenden Screenshots zeigen die im Rahmen des vorherigen Blog-Beitrags verwendeten Beispiel-Buchungseinstellungen auf. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass für jede Buchungskombination bestehend aus Wertmodell, Anlagengruppe und Anlagenbuchungsart eigene Sachkonten verwendet wurden.

Die Abgangsparametereinstellungen für den Verkauf von Sachanlagen können natürlich detaillierter eingestellt werden als dies im verwendeten Beispiel realisiert wurde. Unabhängig hiervon ist in diesem Zusammenhang zu beachten, dass es sich bei den in der Hauptkontospalte hinterlegten Sachkonten um Unterkonten der zugehörigen Transaktionsart handelt. So werden bspw. Neubewertungen bilanzseitig über das Sachkonto 180540 abgebildet; die zugehörige Verkaufstransaktion werden allerdings über das zugehörige Unterkonto 180542 erfasst.

Wie im Fall von Anlagenverkäufen wurden auch im Fall von Anlagenverschrottungen eigene Unterkonten eingerichtet, um eine eindeutige Trennung der Anlagenbuchungen sicherstellen zu können.

Der folgende Screenshot zeigt die im Beispiel verwendeten Sachkonten auf. Die in eckigen Klammern aufgeführten Kennzeichen repräsentieren die Anlagengruppe.

Schritt 6: Einrichtung des Anlagenspiegels im Management Reporter
Die nachfolgende Darstellung der Einrichtung des Anlagenspiegels im Management Reporter erfolgt anhand konkreter Buchungsbeispiele und in unmittelbarem Bezug auf die zuvor dargestellten Schwachpunkte des Standard Dynamics AX Anlagenspiegels. Ausgangspunkt sind die folgenden Anlagenbuchungen, die für die Anlagen „FA0025“ bis „FA0030“ im Jahr 2016 gleichermaßen durchgeführt wurden.

Nach Durchführung aller Anlagenbuchungen wurde zunächst die folgende Anlagenspiegel Zeilenstruktur im Management Reporter angelegt. Den verschiedenen Zeilen des Anlagenspiegels wurden hierbei die verschiedenen Anlagengruppen-Finanzdimensionswerte zugeordnet, wie dies im folgenden Screenshot beispielhaft dargestellt ist.

 

Zu Schwachpunkt 5: „Darstellung geleisteter Anzahlungen, Finanzanlagen u.ä. die nicht über das Anlagenmodul abgebildet werden“
Aus dem obenstehenden Screenshot kann man erkennen, dass den verschiedenen Zeilen des Anlagenspiegels nicht lediglich Anlagengruppen-Finanzdimensionswerte, sondern auch Sachkonten im Bereich der Finanzanlagen zugeordnet wurden. Diese Flexibilität der Zuordnung von Sachkonto-Finanzdimensionskombinationen erlaubt es auch solche Bewegungen im Anlagenspiegel aufzunehmen, die nicht unmittelbar über das Anlagenmodul abgebildet werden. Aufgrund dessen kann der fünfte weiter oben aufgeführte Schwachpunkt durch die Darstellung des Anlagenspiegels über den Management Reporter als gelöst betrachtet werden.

Im Anschluss an die Einrichtung der Zeilen des Anlagenspiegels wurden die Berichtsspalten eingerichtet. Bei dieser Einrichtung wurde so vorgegangen, dass jede Dynamics AX Anlagenbuchungsart in einer eigenen Spalte – unter entsprechender Filterung der verwendeten Sachkonten in der Zeile „Dimension Filter“ – dargestellt wurde. Der nächste Screenshot zeigt diese Einrichtung exemplarisch auf.

Hinweis: Um Anschaffungsbuchungen von Umbuchungen und Anlagensplit-Transaktionen unterscheiden zu können, wurde neben dem Dimensionsfilter auch ein sog. Attributfilter eingefügt, der über eine Filterung der Belegnummernkreise eine Unterscheidung dieser drei Transaktionsarten vornimmt.

Nach der Einrichtung der Spalten- und Zeilenstrukturen wurden beide schließlich in einem Management Reporter Bericht zusammengeführt und verarbeitet. Das Ergebnis dieser Verarbeitung ist im folgenden Screenshot dargestellt.

Aus dem obenstehenden Screenshot kann man die einzelnen Werte der verschiedenen Anlagentransaktionen in Summe für alle sechs Sachanlagen („FA0025“ bis „FA0030“) in den verschiedenen Berichtsspalten nachvollziehen.

 

Zu Schwachpunkt 4: „Keine Drill-down Funktionalität“
Da man über einen einfachen Klick auf den entsprechenden Berichtswert einen Drill-down auf die Anlagenbuchungsdaten und den Buchungsbeleg in Dynamics AX durchführen kann, kann auch der erwähnte vierte Schwachpunkt als gelöst betrachtet werden. Die beiden folgenden Screenshots zeigen die erwähnten Drill-Down Funktionalität nochmals exemplarisch auf.

 

Zu Schwachpunkt 1: „Automatisches Hinzufügen neuer Anlagen“
Aufgrund der Verknüpfung der Anlagenspiegelberichtszeilen mit den Anlagengruppen werden neu hinzugefügte Sachanlagen automatisch dem Anlagenspiegel im Management Reporter hinzugefügt. Um dies aufzuzeigen wurde für eine neue Sachanlage „FA0031“ eine Anschaffungsbuchung in Höhe von 40000 EUR erfasst. Wie man aus dem untenstehenden Screenshot erkennen kann, hat sich aufgrund dieses Anlagenzugangs der Gesamtanlagenwert von 360000 EUR auf 400000 EUR erhöht.

Über einen entsprechenden Drill-down auf die Einzelwerte kann man leicht erkennen, dass die neue Sachanlage automatisiert dem Anlagenspiegel hinzugefügt wurde (siehe hierzu den folgenden Screenshot), so dass auch der erste Schwachpunkt als gelöst betrachtet werden kann.

 

Zu Schwachpunkt 2: „Fest fixierte Berichtsspalten“
Der zweite Schwachpunkt – der fest fixierten Spaltendarstellung des im Standard von Dynamics AX verfügbaren Anlagenspiegels – kann über eine entsprechende Einrichtung der Spaltenstruktur gelöst werden. Der folgende Screenshot zeigt beispielhaft auf, wie die unterschiedlichen Dynamics AX Anlagenbuchungsarten über eine Dimensionsfilterung nach den verschiedenen Sachkonten andersartig angeordnet werden können, so dass sich de facto jede beliebige Spaltenstruktur abbilden lässt. Demnach kann auch dieser Schwachpunkt aufgrund der Abbildung des Anlagenspiegels über den Management Reporter als gelöst betrachtet werden. Beispiel:

Ergebnis:

 

Zu Schwachpunkt 3: „Nur eine Zeilenstrukturierung darstellbar“
Der letzte weiter oben aufgeführte Schwachpunkt des Standard Dynamics AX Anlagenspiegels – der Limitierung der Berichtsstrukturierung auf eine Zeilenstrukturdarstellung – kann über die Einrichtung weiterer zusätzlicher Zeilenstrukturen gelöst werden.

Im nachfolgend dargestellten Beispiel werden nun in Abweichung zu den vorherigen Beispielen die verschiedenen Anlagentransaktionen wie Anschaffungen, Umbuchungen, usw. in einer neuen Management Reporter Zeilenstruktur aufgenommen (siehe hierzu den folgenden Screenshot).

Gleichlaufend hierzu werden die verschiedenen Anlagengruppen nun in eine neue Spaltendefinition eingebunden, …

… so dass sich über die Kombination verschiedener Berichtszeilen und Berichtsspalten andere Darstellungen des Anlagenspiegels generieren lassen. Der folgende Screenshot zeigt dies beispielhaft auf.

Ergebnis:

 

Sonderthemen
Nach der Darstellung wie die Schwachpunkte des Standard Dynamics AX Anlagenspiegels durch die Abbildung des Anlagenspiegels über den Management Reporter behoben werden können, sollen abschließend einige Sonderthemen und deren Abbildung im Management Reporter Anlagenspiegel aufgezeigt werden.

Sonderthema 1: Abbildung von Verschrottungen
Zum 01. September wird die Anlage „FA0027“ die einen aktuellen Buchwert von 57000 EUR aufweist verschrottet. Die Verschrottung wird über ein gewöhnliches Anlagenjournal wie folgt gebucht:

Ergebnis: Der Anlagenspiegel zeigt die Verschrottungstransaktion in der eigens hierfür vorgesehenen Berichtsspalte auf, was aufgrund der eingangs erwähnten Abbildung von Verschrottungsbuchungen über eigene Unterkonten möglich ist. Siehe hierzu auch die Buchungseinstellungen im Anhang.

Hinweis: Zur besseren Nachvollziehbarkeit der hier dargestellten Sonderfälle wurden am Ende des Anlagenspiegels die entsprechenden Sachanlagen nochmals einzeln aufgeführt.

Sonderthema 2: Abbildung Verkäufe
Am 09. September wird die Anlage „FA0028“ die einen aktuellen Buchwert von 57000 EUR aufweist für 5000 EUR verkauft. Der Verkauf wird über eine Freitextrechnung abgebildet. Steuerliche Gesichtspunkte bleiben im Beispiel aus Vereinfachungsgründen unberücksichtigt.

Ergebnis: Wie bei Verschrottungen ist auch hier die Darstellung von verkauften Sachanlagen in einer eigenen Berichtsspalte aufgrund der Abbildung über eigene Unterkonten möglich.

 

Sonderthema 3: Abbildung Neuklassifizierungen (Umbuchungen)
Als nächstes wurde zum 10. Oktober die Sachanlage „FA0029“ mit einem aktuellen Restbuchwert in Höhe von 57000 EUR neu klassifiziert. Im gewählten Beispiel bedeutet dies, dass alle Buchungen der Sachanlage „FA0029“ auf die automatisiert von Dynamics AX neu angelegte Sachanlage „FA0032“ übertragen werden.

Ergebnis: Aus dem nachfolgenden Screenshot erkennt man, dass die Umbuchung der beiden Sachanlagen über die eigens eingerichtete Umbuchungsspalte erfolgt und dass alle Buchungen der Anlage „FA0029“ auf die Anlage „FA0032“ übertragen wurden.

 

Sonderthema 4: Abbildung Anlagensplits
Als letzter Sonderfall wird hier der Split einer Anlage betrachtet. Im gewählten Beispiel wurde 10% des Wertes der Anlage „FA0030“ auf die Anlage „FA0033“ übertragen.

Ergebnis: Auch diese Anlagenbuchungen lassen sich aufgrund der Verwendung bzw. Filterung nach dem entsprechenden Belegnummernkreis detailliert im Anlagenspiegel darstellen, wie dies im folgenden Screenshot aufgezeigt ist.

 

Zusammenfassung
Zusammenfassend kann man an dieser Stelle festhalten, dass sich über eine entsprechende Einrichtung der Dynamics AX Analgenbuchungsprofile, zwei überschaubarer Systemmodifikationen sowie der Darstellung des Anlagenspiegels über den Management Reporter alle Schwachpunkte des im Standard verfügbaren Anlagenspiegels beheben lassen.

Einschränkend ist an dieser Stelle zu erwähnen, dass in diesem Beitrag automatische Anlagenerstellungen über Bestellungen sowie die Nutzung von organisationsweiten Anlagenregeln im Beschaffungsmodul nicht betrachtet wurden. Falls diese Prozesse in Ihrer Applikation eingesetzt werden kann es sein, dass u.U. weitere kleine Systemmodifikationen erforderlich werden.

Unabhängig von dieser Einschränkung können die Flexibilität bei der Einrichtung, die umfassenden Drill-down Funktionalitäten sowie die Möglichkeit auch außerhalb des Anlagenmoduls erfasste Transaktionen mit in den Anlagenspiegel aufnehmen zu können als wesentliche Vorteile eines Management Reporter Anlagenspiegels festgehalten werden. Diese Vorteile erlauben es einen „vollständigen“ Anlagenspiegel zu generieren, der keiner weiteren Ergänzungen/Erweiterungen bedarf und unmittelbar aus Dynamics AX bzw. dem Management Reporter heraus generiert werden kann.

Als weiterer Vorteil ist die Möglichkeit zu erwähnen über den Management Reporter unterschiedliche Wertmodelle (HGB, Steuer, IFRS, usw.) abbilden und auswerten zu können, so dass auch eine parallele Berichterstattung nach mehreren Rechnungslegungsvorschriften jederzeit möglich ist.

Die eingangs aufgeworfene Fragestellung, ob man in Dynamics AX einen „HGB-/DATEV-konformen“ Anlagenspiegel erstellen kann, kann abschließend nach Meinung d. Verf. aufgrund der Ausführungen in diesem Beitrag vollumfänglich bejaht werden.

In der Vergangenheit bin ich bereits des Öfteren mit der Aussage konfrontiert worden, dass Dynamics AX nicht in der Lage wäre einen HGB- bzw. „DATEV“-konformen Anlagenspiegel zu generieren. Viele Dynamics AX Partnerhäuser speziell im deutschsprachigen Raum haben daher eigene „HGB-/DATEV-konforme Anlagenberichte“ als Zusatzfunktionalität zu den im Standard von AX verfügbaren Berichten entwickelt und ihren Kunden bereitgestellt. Ob an der Nutzung solcher Erweiterungen grundsätzlich kein Weg vorbeiführt bzw. ob Dynamics AX tatsächlich keinen HGB-/DATEV-konformen Anlagenspiegel darstellen kann, soll in diesem Beitrag nachgegangen werden.

Hinweis: Aus Gründen der Darstellung und Lesbarkeit wird dieser Beitrag auf zwei Teile sowie einen Anhang aufgeteilt. Im ersten Teil wird hierbei auf die Schwachpunkte des Standard Anlagenspiegels, den notwendigen Einrichtungen und Systemanpassungen eingegangen, bevor im zweiten Teil anhand konkreter Beispiele die entsprechenden Ergebnisse dargestellt werden. Im erwähnten Anhang werden schließlich zusätzliche Informationen zu den verwendeten Buchungseinstellungen, Sachkonten, usw. bereitgestellt.

 

Hintergrund
Bevor ich in weitere Details in Dynamics AX einsteige, möchte ich an dieser Stelle zunächst auf die gesetzlichen Hintergründe sowie den Aufbau des erwähnten DATEV Anlagenspiegels eingehen. Aufgrund des durch das Bilanzrichtlinien-Umsetzungsgesetzes (BilRUG) weggefallenen §268 Abs. 2 HGB ergibt sich die gesetzliche Grundlage zur Aufstellung eines Anlagenspiegels nunmehr aus §284 Abs. 3 HGB. Dort heißt es:

Betrachtet man sich dem vom Quasi-Standardsetter „DATEV“ öffentlich bereitgestellten Muster-Anlagenspiegel so kann man dort folgenden Aufbau erkennen, welcher den obenstehenden gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Vergleicht man die Struktur des DATEV-Anlagenspiegels mit der Struktur des Standard Dynamics AX Anlagenspiegels für Deutschland, so kann man – mit Ausnahme der geringfügig abweichenden Anordnung und Bezeichnung der Spalten – keinen wesentlichen Unterschied zwischen den beiden Anlagenspiegeln erkennen. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot, welcher neben dem standardmäßig vorgegebenen Spaltenaufbau eine vom Verfasser erstellte Beispiel-Zeilenstruktur des Standard Anlagenspiegels aufzeigt.

Der Dynamics AX Anlagenspiegel erscheint vom Informationsgehalt aufgrund der unterschiedlichen Spaltenaufteilung von Anschaffungen, Abgängen und Zuschreibungen sogar etwas detaillierter als der DATEV Anlagenspiegel.

 

Schwachpunkte Standard Dynamics AX Anlagenspiegel
Die im vorstehenden Screenshot dargestellte Struktur des Dynamics AX Anlagenspiegels, welcher standardmäßig für deutsche Endanwender / Unternehmen zur Verfügung steht, weist trotz des etwas höheren Detaillierungsgrades im Vergleich zum DATEV-Anlagenspiegel die folgenden Schwachpunkte auf:

• Schwachpunkt 1:
  Neue Anlagen werden nicht automatisch dem Anlagenspiegel hinzugefügt, sondern müssen manuell in der Einrichtungsmaske für den Anlagenspiegel ausgewählt werden, da die Nutzung von Platzhaltern (sog. „Wildcards“) nicht möglich ist.
• Schwachpunkt 2:
  Die Zuordnung der Dynamics AX Anlagenbuchungsarten zu den verschiedenen Spalten des Anlagenspiegels ist fest im Programmcode fixiert und kann nicht von Endanwendern bei Bedarf modifiziert werden.
• Schwachpunkt 3:
  Die Darstellung unterschiedlicher Zeilen-Strukturierungen des Anlagenspiegels z.B. für unterschiedliche Rechnungslegungs- bzw. Berichtszwecke wird nicht unterstützt.
• Schwachpunkt 4:
  Der Anlagenspiegel besitzt keine Drill-Down Funktionalitäten.
• Schwachpunkt 5:
  Häufig werden geleistete Anzahlungen für Sachanlagen sowie Finanzanlagen nicht im Dynamics AX Anlagenmodul abgebildet. Dies hat zur Konsequenz, dass der über das Anlagenmodul generierte Anlagenspiegel für Jahresabschlusszwecke unvollständig ist und außerhalb von Dynamics AX ergänzt/vervollständigt werden muss.

Wie diese Schwachpunkte behoben werden können, wird in den folgenden Unterkapiteln anhand zahlreicher Beispiele aufgezeigt. Aus Darstellungsgründen werden diese Beispiele sehr einfach gehalten und basieren alle auf einer Anlagengruppe, einem zugrundeliegenden Wertmodell und Anlagenbuchungen, die innerhalb eines Geschäftsjahres ausgeführt werden. Diese Einschränkungen ändern allerdings nichts an dem vorgestellten Lösungsansatz, welcher sehr einfach auf mehrere Anlagengruppen, Wertmodelle und Geschäftsjahre erweitert werden kann.

 

Lösungsansatz: Anlagenspiegel über Management Reporter
Der im Folgenden dargestellte Lösungsansatz basiert auf der Abbildung des Anlagenspiegels über den Management Reporter. Um diese Abbildung zu realisieren, sind die nachfolgenden Einrichtungsschritte erforderlich.

Schritt 1: Einrichtung Anlagenbuchungsprofil
Im ersten Schritt ist sicherzustellen, dass die Anlagenbuchungsprofileinstellungen so vorgenommen werden, dass für jede Buchungskombination bestehend aus Wertmodell, Anlagengruppe und Anlagenbuchungsart eigene Sachkonten eingerichtet werden. In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass auch für Abgangstransaktionen (Verkauf, Verschrottung) eigene Unterkonten einzurichten sind, was darin begründet liegt, dass über den Management Reporter derzeit kein unmittelbarer Zugriff auf die Anlagenbuchungsarten besteht.

Hinweis: Die für die Darstellung dieses Lösungsansatzes verwendeten Beispiel-Buchungseinstellungen sind im Anhang-Beitrag dargestellt.

Schritt 2: Einrichtung Finanzdimensionen & Kontostrukturen
Um die verschiedenen Anlagengruppen und Sachanlagen in den Zeilen des Anlagenspiegels darstellen zu können ist es erforderlich diese entsprechend in AX mitzubuchen. Dieses Mitbuchen setzt voraus, dass die als sog. „Automatik-Finanzdimensionen“ eingerichteten Anlagengruppen und Sachanlagen in den Kontostrukturen hinterlegt sind.

Hinweis: Da wir uns im Bereich des Anlagevermögens befinden, ist es erforderlich die beiden Automatik-Finanzdimensionen der Anlagengruppe und der Sachanlage sowohl im Bereich der Bilanz- als auch im Bereich der Gewinn- und Verlustkonten (GuV) mitzubuchen. Siehe hierzu beispielhaft den folgenden Screenshot für die entsprechende Einstellung auf der Bilanzseite.

Schritt 3: Automatische Hinterlegung der Finanzdimensionen Anlagengruppe & Anlagennummer
Um sicherzustellen, dass alle Sachanlagen sowohl mit ihrer Anlagengruppen-Finanzdimension als auch mit ihrer Sachanlagen-Finanzdimension gebucht werden, ist eine kleine Codeanpassung erforderlich die sicherstellt, dass bei der Neuanlage einer Sachanlage die beiden vorgenannten Finanzdimensionen automatisch vorbelegt werden.
Diese Codeanpassung, welche in den folgenden beiden Screenshots exemplarisch für die AssetBook Tabelle dargestellt ist, basiert auf der Einrichtung einer neuen Methode „SetFDFA“. Über eine entsprechende Erweiterung der insert Methode kann hierüber sichergestellt werden, dass die beiden Finanzdimensionsgrößen „Sachanlagennummer“ (FixedAsset) und „Sachanlagengruppe“ (FixedAssetGroup) automatisch bei der Neuanlage einer Anlage vorbelegt werden.

Hinweis: Zu beachten ist, dass die hier aufgezeigte Codeanpassung sowohl in der AssetBookTable als auch in der AssetTable umzusetzen ist.

Ergebnisbeispiel nach Implementierung der Codemodifikation und der Anlage einer neuen Sachanlage.
Hinweis: Aufgrund von automatischen Anlagenmodul-Transaktionen wie z.B. der Neuklassifizierung von Sachanlagen ist es nicht möglich die beiden Finanzdimensionsgrößen manuell auf Ebene der Wertmodelle der Sachanlagen zu hinterlegen.

Schritt 4: Notwendige Codeanpassung zur Abbildung von Neuklassifizierungen
Neben der im vorherigen Schritt aufgezeigten Systemmodifikation zur Vorbelegung der Finanzdimensionswerte ist eine weitere Systemmodifikation erforderlich die sicherstellt, dass bei Neuklassifizierungen von Anlagen – wie z.B. dem Übertrag einer in Bau befindlichen Anlage in eine neu erstellte Anlage – die korrekten Finanzdimensionen verwendet werden. Die folgenden Screenshots stellen diese Problematik, sowie den hierfür verwendeten Lösungsansatz vor.

Beispiel: Eine Sachanlage („FA0003“), die neben Anschaffungskosten in Höhe von 10000 EUR weitere Anlagenbuchungen/-Buchungsarten in Höhe von 500 EUR und einem aktuellen Buchwert von 9500 EUR aufweist, wird über die Neuklassifizierungsfunktion in eine neue Anlage überführt.

Als Besonderheit ist an dieser Stelle zu berücksichtigen, dass die neue Anlage „FA0004“ automatisch und ohne Möglichkeit eines Benutzereingriffs von Dynamics AX erstellt wird. Dies ist im vorstehenden Screenshot an dem ausgegrauten, d.h. nicht bearbeitbaren Feld der neuen Anlagennummer erkennbar.

Betrachtet man sich nach Durchführung der Neuklassifikation die Sachkontobuchungen der alten und neuen Sachanlage, so stellt man fest, dass alle Neuklassifikationsbuchungen mit der Finanzdimension der alten Anlage „FA0003“ durchgeführt wurden.

Dieses Dynamics AX Standardverhalten ist natürlich für die Abbildung des Anlagenspiegels über den Management Reporter vollkommen unbrauchbar, da es hierdurch zu falschen Ergebnisdarstellungen auf Ebene der einzelnen Sachanlagen kommen würde.

Lösung: Der hier gewählte Lösungsansatz besteht in einer Erweiterung der AssetReclassification Klasse um die im folgenden Screenshot hervorgehobene Codezeile.

Diese Anpassung stellt sicher, dass der Abgang der alten Anlage mit den Finanzdimensionen der alten Anlage und der Zugang der neuen Anlage mit den Finanzdimensionen der neuen Anlage durchgeführt werden. Dies wird im folgenden Screenshot nochmals beispielhaft aufgezeigt, welcher die Neuklassifizierungsbuchungen der Sachanlage „FA0005“ auf die neue Sachanlage „FA0006“ darstellt.

Schritt 5: Einrichtung von Anlagenbuchungsjournalen für Neuklassifizierungen & Anlagensplits
Da Dynamics AX standardmäßig keine eigene Anlagenbuchungsart für Neuklassifizierungen und Anlagensplits kennt, ist es für die Unterscheidung dieser Buchungen von anderen Anlagenbuchungen erforderlich eigene Anlagenbuchungsjournale im Hauptbuch einzurichten. Über die Hinterlegung eigener Nummernkreise für diese Journale kann später im Management Reporter eine entsprechende Filterung eine Unterscheidung dieser beiden Anlagenbuchungsarten von anderen Anlagenbuchungen vorgenommen werden. Zu weiteren Details hierzu, siehe die nachfolgenden Ausführungen im zweiten Teil.