Innerhalb dieses Beitrags möchte ich Ihnen einen weiteren alternativen Ansatz zur Abbildung von Kreditorenanzahlungen für Bestellrechnungen aufzeigen. Dieser Ansatz unterscheidet sich von den vorherigen darin, dass keine Anzahlungsrechnung erfasst wird, sondern der Prozess unmittelbar mit der Zahlung der Anzahlungsrechnung an den Kreditor beginnt.

Einrichtung
Für die Umsetzung dieses Lösungsansatzes wurde ein zweites Kreditorenanzahlungsbuchungsprofil (“PRE2”) eingerichtet und in den Kreditorenparametern hinterlegt.

Aus dem vorstehenden Screenshot kann man entnehmen, dass nun das Bilanzkonto für die Buchung der geleisteten Anzahlungen (Konto 132200) sowohl im Bereich des Sammelkontos, als auch im Bereich der Mehrwertsteuervorauszahlungen hinterlegt ist.

Anzahlungsprozessablauf
Schritt 1: Anlage Bestellung
Wie eingangs erwähnt, erfordert dieser alternative Lösungsansatz keine Erfassung und Buchung von Anzahlungspositionen bzw. –rechnungen. Aufgrund dessen reicht an dieser Stelle die Einrichtung einer gewöhnlichen Bestellung.

Schritt 2: Zahlung Anzahlungsbetrag Lieferant
Im zweiten Schritt erfolgt nun unmittelbar die Zahlung des vom Lieferanten eingeforderten Anzahlungsbetrages über ein Kreditorenzahlungsjournal in gleicher Weise, wie dies bereits in den vorherigen beiden Beiträgen aufgezeigt wurde.

Zu beachten ist hierbei wiederum dass die Checkbox für die Kennzeichnung der Zahlung als Anzahlung ausgewählt wird, was zu einer entsprechenden Buchungsprofiländerung führt.

Ergebnis dieses Schrittes ist ein Zahlungsbeleg, welcher einerseits auf dem steuerlich abzugsfähigen Vorsteuerkonto (130800) die zugehörige Vorsteuer erfasst und andererseits auf dem Anzahlungskonto (132200) den geleisteten Nettoanzahlungsbetrag in Höhe von 5000 EUR bucht.

Schritt 3: Buchung der Schlussrechnung
Anders als zuvor ist nun vor der Buchung der Schlussrechnung des Lieferanten zunächst die gezahlte Anzahlungsposition über die offene Ausgleichspositionen-Maske zu markieren, wie dies in den folgenden beiden Screenshots dargestellt ist.

Anschließend kann die Bestell-Schlussrechnung wie im Standard von Dynamics AX üblich gebucht werden.

Ergebnis sind die folgenden Buchungsbelege:

Der erste Buchungsbeleg stellt hierbei die Buchung der Kreditoreneingangsrechnung sicher, während der zweite Buchungsbeleg die Buchung / Verrechnung der geleisteten Anzahlung abbildet. Aus den durchgeführten Buchungsschritten lässt sich die folgende Buchungsübersicht generieren.

Was dieser Buchungsübersicht entnommen werden kann ist, dass an keiner Stelle das in den vorherigen Beiträgen verwendete temporäre nichtabzugsfähige Steuerkonto verwendet wird, sondern stattdessen alle Buchungen unmittelbar über das gewöhnliche abzugsfähige Steuerkonto gebucht werden. Über die unmittelbare Zahlungsbuchung und –verrechnung ist auch sichergestellt, dass die Vorsteuer zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Höhe im System erfasst wird.

Zusammenfassung
Ein wesentlicher Vorteil des hier vorgestellten dritten Lösungsansatzes zur Abbildung von Kreditorenanzahlungen besteht in der vergleichsweise geringeren Komplexität. Diesem Vorteil stehen allerdings einige Nachteile gegenüber. Zum einen ist als Nachteil zu erwähnen, dass unternehmensintern ein Beleg für die Zahlungsbuchung an den Lieferanten nachzuhalten ist. Darüber hinaus besteht ein weiterer Nachteil darin, dass im Rahmen der Buchung der Schlussrechnung nicht unmittelbar aus der Rechnungsbuchungsmaske ersichtlich ist welche Anzahlungen in Abzug gebracht werden. Aufgrund dessen ist bei der Buchung der Schlussrechnung des Lieferanten und der zugehörigen Markierung der in Abzug zu bringenden geleisteten Anzahlungen höchste Sorgfalt geboten.

Nach Darstellung der Probleme, die sich aus der Anwendung der im Standard verfügbaren Bestell-Anzahlungsfunktion ergeben soll innerhalb dieses Beitrages eine alternative Abbildungsmöglichkeit von Kreditorenanzahlungen für Bestellungen aufgezeigt werden.

Einrichtung
Ausgangspunkt für die folgenden Darstellungen ist die Einrichtung zweier Serviceartikel, welche für die nachfolgende Abbildung von Anzahlungen verwendet werden.
Im Rahmen der Einrichtung dieser Serviceartikel wurde der erste Serviceartikel (“ANZ”) mit der Artikel-Mehrwertsteuergruppe für Anzahlungen (“OA”) eingerichtet.

 Der zweite Serviceartikel (“ANZVERR”) wurde hingegen mit der gewöhnlichen („FULL“) Artikel-Mehrwertsteuergruppe eingerichtet, welche einen entsprechenden vollen Steuerabzug erlaubt.

Im Gegensatz zur Einrichtung der Beschaffungskategorie im vorherigen Beitrag werden die beiden Serviceartikel nun in der Lagerbuchungsmatrix im Bereich der sog. Einkaufsaufwendungen für Ausgaben hinterlegt, wie dies im nächsten Screenshot dargestellt ist.

Anzahlungsprozessablauf
Schritt 1: Anlage Bestellung
Der erste Schritt im Anzahlungsprozess besteht nun in der Anlage der Bestellung. Diese Anlage erfolgt hier nun dergestalt dass neben den bestellten Artikeln auch Zeilen mit den beiden Anzahlungsartikeln und Anzahlungsbeträgen erfasst werden.

Schritt 2: Buchung der Anzahlungsrechnung
Im zweiten Schritt wird nun die Anzahlungsrechnung gebucht. Diese Buchung erfolgt in der gewöhnlichen Bestellrechnungsbuchungsmaske über die Auswahl des ersten Serviceartikels „ANZ“. Siehe hierzu auch die beiden folgenden Darstellungen.

Ergebnis der Buchung dieser Anzahlungsrechnung ist ein Buchungsbeleg, welcher die derzeit noch nicht abzugsfähige Vorsteuer auf dem entsprechenden nichtabzugsfähigen Steuersachkonto (130850) erfasst.

Schritt 3: Zahlung der Anzahlungsrechnung
Die Zahlung der Anzahlungsrechnung erfolgt an dieser Stelle genau wie im vorherigen Beitrag dargestellt über die Kennzeichnung der Zahlung als Vorauszahlung und Buchung über das entsprechende Kreditorenanzahlungsbuchungsprofil.

Ergebnis:
Wie im vorherigen Beitrag sorgt die Zahlung der Anzahlungsrechnung nun für eine entsprechende Umbuchung zwischen den nichtabzugsfähigen und der abzugsfähigen Steuerkonten bzw. -schlüsseln. Da sich auch an diesem Ergebnis keinerlei Unterschiede zu den Ausführungen im vorherigen Beitrag ergeben, kann an dieser Stelle auf weitere Ausführungen verzichtet werden.

Schritt 4: Buchung der Schlussrechnung
Im Rahmen der Buchung der Schlussrechnung wird nun die geleistete Anzahlung in Abzug gebracht. Dieses in Abzug bringen wird über die Einbindung des zweiten Serviceartikels in die Schlussrechnung realisiert. Siehe hierzu den folgenden Screenshot.

Mit der Buchung der Schlussrechnung erstellt Dynamics AX schließlich den folgenden Buchungsbeleg:

Wie zuvor auch werden alle Buchungen die im Rahmen des Anzahlungsprozesses durchgeführt wurden zur besseren Nachvollziehbarkeit in der folgenden Übersicht zusammengefasst.

Der vorstehenden Übersicht kann man nun zum einen entnehmen, dass auf dem Sachkonto für nicht abzugsfähige Steuer (130850) kein Saldo verbleibt und zum anderen die Höhe und der Zeitpunkt der abzugsfähigen steuerlichen Buchungen korrekt dargestellt werden.

Zusammenfassung
Die alternative Abbildung von Anzahlungen über Serviceartikel zeigt auf, dass hierüber die steuerlich fehlerhaften Buchungsdarstellungen aus dem vorherigen Beitrag überwunden werden können. Trotz dieses Vorteils ist an dieser Stelle zu erwähnen, dass die hier vorgestellte Vorgehensweise leichter zu Fehler führen kann, da systemseitig keinerlei Prüfung über die Einbindung der Serviceartikel in die Anzahlungs- und Schlussrechnung bestehen. Eine Möglichkeit wie diese Nachteile im Standard von Dynamics AX umgangen werden können, wird im nächsten Beitrag vorgestellt.

Im Rahmen dieses und der folgenden Beiträge werden unterschiedliche Möglichkeiten der Abbildung von Kreditorenanzahlungen in Dynamics AX beleuchtet. Ein besonderer Fokus wird hierbei auf die steuerliche Vorschrift gelegt, dass die von Lieferanten in Anzahlungsrechnungen ausgewiesene Vorsteuer erst zum Zeitpunkt der Zahlung der Anzahlungsrechnung in Abzug gebracht werden kann. Siehe hierzu auch die Vorschriften des §13 UStG.

Hinweis: Sowohl in diesem als auch in den nachfolgenden Beiträgen wird keine Unterscheidung zwischen angeforderten und tatsächlich geleisteten Anzahlungen gemacht da der Fokus auf steuerlichen Gesichtspunkten liegt. Siehe hierzu auch den letzten Beitrag in der Reihe zu Kreditorenanzahlungen.

Einrichtung
Um kreditorische Anzahlungen in Dynamics AX abbilden zu können ist es zunächst erforderlich eine Beschaffungskategorie für Anzahlungen im Beschaffungsmodul anzulegen wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.

Über die zugehörige Einstellung in der Lagerbuchungsmatrix wird hierdurch sichergestellt, dass an Lieferanten geleistete Anzahlungen auf einem Bilanzkonto (hier: Konto „132200“) erfasst werden.

Im nächsten Schritt ist ein Kreditorenbuchungsprofil für Anzahlungen anzulegen. Dieses Buchungsprofil wird mit einem (temporären) Vorsteuerkonto – im Beispiel Konto Nr. 130850 – eingerichtet, welches die im Rahmen der Buchung der Anzahlungsrechnung nicht abzugsfähige Vorsteuer aufnimmt.

Das Kreditorenbuchungsprofil für Anzahlungen ist nach der Anlage in den Kreditorenparametern entsprechend zu hinterlegen.

Der letzte hier aufgeführte Einrichtungsschritt betrifft die Einrichtung der Mehrwertsteuer-Gruppen, Artikel-Mehrwertsteuergruppen und Mehrwertsteuercodes.

Vor dem Hintergrund dass in Anzahlungsrechnungen ausgewiesene Vorsteuerbeträge erst zum Zeitpunkt der Zahlung steuerlich abzugsfähig sind, wurde für die folgenden Ausführungen ein eigener Vorsteuercode („InVAT19A“) angelegt, welcher auf dem bereits zuvor erwähnten Sachkonto für nichtabzugsfähige Vorsteuer gebucht wird.

Dieser Steuercode wurde anschließend mit den gewöhnlichen Mehrwertsteuer-Gruppen für Kreditorenbuchungen sowie einer eigenen Artikel-Mehrwertsteuergruppe („OA“) verknüpft. (Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch, dass die Artikel-Mehrwertsteuergruppe „OA“ ebenfalls mit der eingangs aufgeführten Beschaffungskategorie für Anzahlungen eingerichtet wurde).

Neben der Einrichtung der verschiedenen Steuer-Gruppen wurde der Steuercode „InVAT19A“ über die Sachkontobuchungsgruppe mit dem Sachkonto „130850“ verbunden, welches auch im weiter oben aufgezeigten Kreditorenbuchungsprofil für Anzahlungen hinterlegt wurde.

Schließlich wurde der nichtabzugsfähige Steuercode „InVAT19A“ mit dem gewöhnlichen Vorsteuerschlüssel („InVAT19“) im Zahlungs-Mehrwertsteuerfeld verbunden, um hierüber sicherzustellen, dass zum Zeitpunkt der Zahlung der Anzahlungsrechnung ein entsprechender steuerlicher Abzug möglich ist.

Die folgenden beiden Screenshots fassen die wesentlichen steuerlichen Einrichtungen nochmals zusammen.

Anzahlungsprozessablauf
Schritt 1: Anlage Bestellung & Anzahlung
Der erste Schritt im Anzahlungsprozess besteht in der Anlage einer Bestellung sowie der zugehörigen Anzahlungsbeträge über die Vorauszahlungsmaske.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass an dieser Stelle der Bruttoanzahlungsbetrag (5000 EUR Netto + 19% Vorsteuer = 5950 EUR Brutto) sowie die Vorauszahlungskategorie zu erfassen sind.

Schritt 2: Buchung der Anzahlungsrechnung
Nach der Erfassung der Vorauszahlung ist diese entsprechend zu buchen. Die Buchung erfolgt hierbei über den gleichnamigen Menüpunkt im Rechnungsreiter der Bestellung.

Über diese Auswahl und die zuvor getroffenen Einstellungen wird die Beschaffungskategorie sowie die zugehörige Artikel-Mehrwertsteuergruppe in der Maske vorbelegt, so dass die Anzahlungsrechnung unmittelbar gebucht werden kann.

Ergebnis der Buchung der Anzahlungsrechnung ist der folgende Buchungsbeleg, welcher die in der Anzahlungsrechnung enthaltende derzeit noch nicht abzugsfähige Vorsteuer auf dem Konto 130850 ausweist.

Schritt 3: Zahlung der Anzahlungsrechnung
Nach Buchung der Anzahlungsrechnung kann diese über ein gewöhnliches Kreditorenzahlungsjournal beglichen werden.

Das einzige, das es in diesem Zusammenhang zu beachten gilt ist, dass der Parameter zur Kennzeichnung der Buchung als Vorauszahlung aktiviert wird. Über diese Aktivierung wird das eingerichtete Anzahlungsbuchungsprofil automatisch ausgewählt. Die Buchung des Kreditorenzahlungsjournals generiert schließlich die folgenden Sachkontobuchungen:

Was man dem vorstehenden Screenshot entnehmen kann ist zum einen den Ausgleich der Kreditorenverbindlichkeit in Höhe von 5950 EUR durch eine gleichlautende Bankabbuchung. Darüber hinaus findet eine Umbuchung der nichtabzugsfähigen Vorsteuer (Konto 130850) auf das gewöhnliche abzugsfähige Vorsteuerkonto statt (Konto 130800). Hinweis: Da sich die automatisiert mit der Zahlungsbuchung generierten zugehörigen Belegbuchungen gegenseitig ausgleichen, brauchen diese an dieser Stelle nicht weiter betrachtet werden.

Schritt 4: Buchung der Schlussrechnung
Im letzten Schritt wird schließlich die Schlussrechnung des Lieferanten unter Verrechnung der geleisteten Anzahlung gebucht. Die Verrechnung der Anzahlung findet hierbei über den Menüpunkt „Vorauszahlungen anwenden“ statt, wie dies in den folgenden beiden Screenshots dargestellt ist.

Nach der Auswahl der zu verrechnenden Anzahlung kann die zugehörige Rechnungszeile in der Kreditorenrechnungsmaske identifiziert und anschließend gebucht werden. Ergebnis dieser Buchung sind die folgenden beiden Belege:

Die ersten drei Buchungszeilen bilden hierbei die Buchung der Kreditorenrechnung über die bestellten Waren ab (100 pcs. * 230 EUR/pcs. = 23000 EUR + 19% Vorsteuer = 27370 EUR). Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass der volle Vorsteuerbetrag in Höhe von 4370 EUR auf dem gewöhnlichen (abzugsfähigen) Steuerkonto Nr. 130800 gebucht wird.
Die letzten drei gelb hervorgehobenen Buchungszeilen stellen die Verrechnung der geleisteten Anzahlung dar. Was hierbei auffällt ist, dass das falsche nichtabzugsfähige Steuerkonto Nr. 130850 im Rahmen der Buchung verwendet wurde.

Die folgende Buchungszusammenfassung stellt die im Rahmen der hier aufgezeigten Schritte durchgeführten Buchungen nochmals dar und verdeutlicht das Problem der fehlerhaften Kontoverwendung im letzten Buchungsschritt:

Was man der vorstehenden Buchungszusammenfassung entnehmen kann ist dass zum einen auf dem abzugsfähigen Vorsteuerkonto (130800) insgesamt 5320 EUR (950 EUR + 4370 EUR) an Vorsteuer erfasst wurden. Darüber hinaus ist erkennbar, dass auf dem nichtabzugsfähigen Steuerkonto (130850) ein Saldo in Höhe von 950 EUR verbleibt.

Alternative Einrichtung 1:
Um die zuvor aufgezeigte fehlerhafte Abbildung von Anzahlungen zu vermeiden wurde die Beschaffungskategorie nun mit der gewöhnlichen vollabzugsfähigen Artikel-Mehrwertsteuergruppe („FULL“) eingerichtet.

Darüber hinaus wurde im Kreditorenbuchungsprofil für Anzahlungen das hinterlegte Vorsteuerkonto auf das gewöhnliche abzugsfähige Vorsteuerkonto geändert, um anschließend alle Buchungen zu wiederholen.

Das Ergebnis der mit dieser alternativen Einrichtungsoption durchgeführten Buchungen ist in der folgenden Darstellung zusammengefasst.

Was man dieser Darstellung entnehmen kann ist nun zum einen, dass der insgesamt auf dem gewöhnlichen Vorsteuerkonto (130800) gebuchte Betrag korrekt ausgewiesen wird. Gleichzeitig fällt auf, dass bereits zum Zeitpunkt der Buchung der Anzahlungsrechnung eine Buchung auf dem gewöhnlichen Vorsteuerkonto erfolgt, was zu einem vergleichsweise zu frühen Abzug der Vorsteuer führt. Probleme mit den Steuerbehörden scheinen bei Nutzung dieser alternativen Einrichtungsoption demnach vorprogrammiert.

Alternative Einrichtung 2:
Aufgrund des im vorherigen Schritt identifizierten falschen vorzeitigen steuerlichen Abzugs wurde die Einrichtung der Beschaffungskategorie nochmals derart geändert dass diese nun mit der Artikel-Mehrwertsteuergruppe („WITHOUT“) eingerichtet wurde, die zu keinem steuerlichen Abzug führt. Anschließend wurden wie zuvor alle Buchungen wiederholt.

Das Ergebnis dieser zweiten alternativen Einrichtung ist im folgenden Screenshot dargestellt.

Was man dieser Buchungsdarstellung entnehmen kann ist dass die Vorsteuer in richtiger Höhe auf dem abzugsfähigen Vorsteuerkonto (130800) ausgewiesen wird. Darüber hinaus fällt auf, dass außer der steuerlichen Buchung, die im Rahmen der Schlussrechnung durchgeführt wird, keinerlei weiteren steuerlichen Buchungen erfolgen und demnach auch kein Abzug der Vorsteuer aus der Anzahlungsrechnung erfolgt. Dieser vergleichsweise konservative Ansatz sorgt zwar zum einen dafür, dass es mit den Steuerbehörden aller Voraussicht nach zu keinerlei Problemen kommt. Gleichzeitig ist allerdings zu berücksichtigen dass dieser Ansatz sehr leicht zu Cashflow-Problemen führen kann, vor allem dann, wenn die verschiedenen Anzahlungsprozessschritte z.B. aufgrund langer Transportzeiten zeitlich weit auseinander liegen.

Zusammenfassung:
Da alle in diesem Beitrag aufgeführten Abbildungsmöglichkeiten von Anzahlungen über die Anzahlungsfunktion auf der Kreditorenbestellmaske zu suboptimalen bzw. falschen Darstellungen führen, kann von einer Nutzung dieser Funktion nur abgeraten werden. In den folgenden beiden Beiträgen werden daher andere, alternative Darstellungsmöglichkeiten von Kreditorenanzahlungen aufgezeigt.