Kostenrechnung (5)

05 Samstag Aug 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kostenrechnung

Schlagwörter

Controlling, Konsolidierte Analyse, Kostenrechnung, Neues Kostenrechnungsmodul

Innerhalb dieses vorläufig letzten Beitrags zur Kostenartenrechnung sollen abschließend zwei Themen betrachtet werden auf die man des Öfteren im Rahmen von Systemeinführungen stößt.

Teil 1: Korrekturen
Manchmal ist es erforderlich Korrekturen an den in die Kostenrechnung (KORE) übertragenen Daten vorzunehmen. Gehen wir nachfolgend einmal beispielhaft davon aus, dass $150 Taxikosten fehlerhaft auf Kostenstelle 400 gebucht wurden, obwohl diese eigentlich auf die Kostenstelle 500 hätten gebucht werden müssen.

Im alten Kostenrechnungsmodul konnten Kostenrechner diesen Fehler einfach und unmittelbar über ein KORE-Buchungsjournal korrigieren, welches keinerlei Auswirkung auf die Finanzbuchhaltung (FIBU) hatte. Das neue Kostenrechnungsmodul beinhaltet keine Buchungsjournale mehr, erlaubt allerdings den Import von Korrekturpositionen über data entities. Da es beim reinen Import von Korrekturtransaktionen in das neue Kostenrechnungsmodul allerdings zu Abweichungen zwischen den Finanzmodulen und der Kostenrechnung kommt, empfiehlt es sich Korrekturen unmittelbar über die Finanzmodule durchzuführen.

Teil 2: Konsolidierte Betrachtung von Daten aus verschiedenen Unternehmen
Das alte Kostenrechnungsmodul war auf ein Unternehmen begrenzt und konnte ausschließlich Daten aus einem Unternehmen verarbeiten. Diese Limitierung besteht im neuen Kostenrechnungsmodul nicht mehr und Kostenrechner haben nunmehr die Möglichkeit sowohl Daten aus anderen D365 Unternehmen, als auch aus nicht in D365 geführten Unternehmen zu analysieren.

Im Folgenden soll im Rahmen eines stark vereinfachten Beispiels aufgezeigt werden, wie Daten aus zwei D365 Unternehmen (DEMF & USMF) zusammenfassend analysiert werden können. Die beiden Unternehmen wurden hierfür jeweils mit ihrem eigenen Kontenplan und ihrer eigenen Währung (EUR bzw. USD) eingerichtet und sollen in USD analysiert werden. Die folgende Übersicht stellt die nachfolgend verwendeten Beispieldaten zusammen.

Um die Daten aus beiden Unternehmen gemeinsam analysieren zu können, wurden die folgenden drei Kostenelementdimensionen eingerichtet:

Die erste (CA_CostElements) wurde bereits in den vorherigen Beiträgen verwendet und beinhaltet die Sachkonten bzw. Kostenarten aus dem Unternehmen USMF,
Die zweite (CA_CostElements2) wurde ebenfalls in den vorherigen Beiträgen verwendet und beinhaltet die über das Excel Template importieren Kostenarten,
Die dritte (CA_CostElementsDEMF) beinhaltet schließlich die Sachkonten bzw. Kostenarten aus dem Unternehmen DEMF.

Da die zweite Kostenelmentdimension (CA_CostElements2) für die zusammenfassende Analyse der Daten aus beiden Unternehmen verwendet wird, müssten die Kostenarten aus DEMF und USMF entsprechend auf die Kostenelementdimension CA_CostElements2 zugeordnet werden. Der nächste Screenshot stellt dies exemplarisch für die Kostenelemente des Unternehmens DEMF dar.

Nachdem die Kostenarten der verschiedenen Unternehmen zugeordnet wurden, ist eine Dimensionshierarchie einzurichten, da diese für die konsolidierte Analyse der Daten im cost accounting ledger benötigt wird.

Der cost accounting ledger referenziert dann auf diese Kostenelement-Dimensionshierarchie und die Kontrolleinheiten.

Da die Verknüpfung zwischen den Kontrolleinheiten und dem cost accounting ledger bereits in den vorherigen Beiträgen aufgezeigt wurde, wird aus Platzgründen an dieser Stelle darauf verzichtet.

Nach der grundlegenden Einrichtung des cost accounting ledgers ist der Datenanbieter zu konfigurieren, um die Finanzdaten in das Kostenrechnungsmodul übertragen zu bekommen. Da im gewählten Beispielfall Finanzdaten aus verschiedenen Unternehmen zu übertragen sind, sind dementsprechend auch zwei Datenanbieter einzurichten.

Sobald auch diese Einstellungen vorgenommen wurden, können die Daten aus der FIBU in die KORE übertragen werden. Ist auch dies erfolgt, so ist im letzten Schritt der cost controlling workspace einzurichten.

Wird dieser schließlich aufgerufen, so können die konsoliderten Daten aus den beiden Unternehmen betrachtet werden.

Im Beispiel wurde ein Wechselkurs von 1 EUR = 2 USD verwendet, um die EUR-Werte aus dem Unternehmen DEMF in USD-Werte umzurechnen, die für die konsolidierte Analyse der Daten verwendet werden.

Dieser Beitrag beendet (vorläufig) die Reihe zur Kostenartenrechnung im neuen KORE-Modul, welches ebenso wie das alte KORE-Modul eine Aufteilung der Kosten gemäß ihrem Verhalten (fixe vs. Variable Kosten), gemäß der Art der verbrauchten Produktionsfaktoren (Personal-, Material, … -kosten) und nach der Herkunft der Kostengüter (Primär- vs. Sekundärkosten) erlaubt.

Im Vergleich zum alten KORE-Modul stellt das neue KORE-Modul Nutzern umfangreichere Möglichkeiten der Datenanalyse und Datenintegration zur Verfügung (konsolidierte Betrachtung von Daten aus verschiedenen Unternehmen & Integration von Buchungsebenen). Diese neuen Möglichkeiten kommen allerdings zum Preis einer vergleichsweise höheren Komplexität bei der Einrichtung des KORE-Moduls.

In den folgenden Beiträgen wird der zweite Grundpfeiler eines klassischen KORE-Systems – die Kostenstellenrechnung – näher betrachtet. Bis dahin.

Kostenrechnung (4)

01 Dienstag Aug 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kostenrechnung

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Schlagwörter

Controlling, fixe & variable Kosten, Kostenrechnung, Neues Kostenrechnungsmodul

Dieser Beitrag baut auf dem vorherigen auf und zeigt auf, wie eine Aufteilung der Gesamtkosten in fixe und variable Bestandteile erfolgen kann. Für diese Aufteilung ist es erforderlich eine Kostenverhaltensrichtlinie einzurichten.

Im Rahmen der Einrichtung der Kostenverhaltensrichtlinie kann für unterschiedliche Kombinationen aus Kostenelementen und Kostenobjekten der jeweilige fixe und variable Kostenanteil definiert werden. Beispiel:

Nachdem die fixen und variable Bestandteile für die verschiedenen Kostenelemente-Kostenobjekt Kombinationen festgelegt wurden, muss die Kostenverhaltensrichtlinie einer bestimmten Kostensteuerungseinheit eines bestimmten cost accounting ledgers zugeordnet werden. Dies ist im folgenden Screenshot dargestellt.

Anschließend kann über den cost accounting ledger eine Gemeinkostenberechnung gestartet werden, welche die Aufteilung der Kosten vornimmt.

Um neben den Gesamtkosten auch die fixen und variable Kostenbestandteile im cost controlling workspace dargestellt zu bekommen ist schließlich die folgende Zuweisung der durchgeführten Gemeinkostenberechnung im Kostensteuerungs-Arbeitsbereich erforderlich.

Im Ergebnis stellen sich die derart aufbereiteten Daten nun wie folgt im cost controlling workspace…

… und in der Detailmaske dar.

Kostenrechnung (3)

24 Montag Jul 2017

Posted by Ludwig Reinhard in Kostenrechnung

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Schlagwörter

Controlling, Kostenartenrechnung, Kostenrechnung, Neues Kostenrechnungsmodul

Nachdem im vorherigen Beitrag die Klassifizierung der Kostenarten in primäre und sekundäre Kostenarten aufgezeigt wurde, sollen die entsprechenden Daten nun erstmals dargestellt werden. Für diese Darstellung ist die Einrichtung eines sog. cost accounting ledgers (deutsche Begriff ‚Kostenrechnungssachkonten‘) erforderlich. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

Im Rahmen der Einrichtung dieses cost accounting ledgers ist es zunächst notwendig eine Kostenartendimensionshierarchie festzulegen, welche die unterschiedlichen Kostenarten entsprechend strukturiert. Ein Beispiel hierfür ist im folgenden Screenshot dargestellt.

Neben der Kostenartendimensionshierarchie sind darüber hinaus die Kostensteuerungseinheiten festzulegen, die definieren, was im Detail analysiert werden soll (z.B. Kostenstellen, Abteilungen, usw.).

An dieser Stelle besteht die Möglichkeit eine Vielzahl von Kostensteuerungseinheiten parallel festzulegen.

Nachdem die Kostenelemente (Kostenarten) und Kontrolleinheiten definiert wurden, können die Daten aus dem Hauptbuch in die Kostenrechnung übertragen werden. Um dies zu realisieren ist die Datenquelle bzw. der Datenanbieter zu konfigurieren, wie dies nachfolgend dargestellt ist.

Das neue Kostenrechnungsmodul erlaubt die Verarbeitung und Analyse von Daten aus unterschiedlichen Buchungsebenen, was in dieser Form im alten Kostenrechnungsmodul nicht möglich war.

Nachdem die Datenquelle bzw. der Datenanbieter konfiguriert ist, können die Hauptbuchdaten in die Kostenrechnung über eine entsprechende Quelldatenverarbeitung übernommen werden.

Das Ergebnis dieser Datenübertragung kann schließlich über eine Abfrage der Kostenrechnungsjournaleinträge eingesehen werden. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

Um die derart übertragenen Daten schließlich zu visualisieren ist ein sog. cost controlling workspace (deutscher Begriff: ‚Kostensteuerungs-Arbeitsbereich‘) einzurichten, welcher (1) die Kostensteuerungseinheit, (2) die Kostenelement-Dimensionshierachie und (3) die Kostenobjekt-Dimensionshierarchie miteinander verknüpft.

Sobald der cost controlling workspace derart eingerichtet wurde können die entsprechenden Daten der Kostenobjekte im cost controlling workspace betrachtet werden. Im nachfolgend dargestellten Beispiel für das Kostenobjekt ‚Kostenstelle 500 Sales‘.

Bitte beachten sie, dass bei dieser Darstellung aktuell nicht zwischen Kosten und Erlösen unterschieden wird, sondern die unterschiedlichen Werte stattdessen einfach aufsummiert werden. Der cost controlling workspace eignet sich daher nicht für eine gleichzeitig Kosten- und Erlösbetrachtung. Darüber hinaus ist zu beachten, dass es im cost controlling workspace nur möglich ist einzelne Kostenobjekte, wie z.B. Kostenstellen zu betrachten. Ein spaltenweiser Vergleich verschiedener Kostenobjekte wie im vorherigen Beitrag dargestellt, ist im D365 web client nicht möglich. Dies liegt darin begründet, dass dieser workspace primär für die Analyse durch einzelne Kostenobjektverantwortliche konzipiert wurde und über ein Berechtigungskonzept gesteuert wird. Aufgrund dessen ist es für einen spaltenweisen Vergleich verschiedener Kostenobjekte erforderlich Power-BI-Instrumente einzusetzen.

Details der im cost controlling workspace dargestellten Daten können über den Auswahlbutton ‘Details anzeigen‘ betrachtet werden und zwar auch dann, wenn unterschiedliche Sachkonten in einer Kostenart zusammengefasst wurden. Der folgende Screenshot zeigt dies beispielhaft für die Kostenart ‚travel costs‘ auf.