Ohne weitere Einstellungen generiert Dynamics AX bei der Buchung eines Lieferscheins (Produktzugangs) für Bestellungen, die ausschließlich für Einkaufskategorien durchgeführt werden, keinerlei Sachkontobuchung. Im folgenden Screenshot ist dieses Standardverhalten von Dynamics AX am Beispiel der Bestellung von „Staplers“ dargestellt.Dieses Standardverhalten ist aus Finance & Controlling Sicht insbesondere dann nachteilig, wenn zwischen dem Zeitpunkt der Vereinnahmung der Ware und dem Zeitpunkt der Rechnungsstellung ein längerer Zeitraum liegt und es sich um vergleichsweise größere Beträge handelt. Der angesprochene Nachteil besteht darin, dass speziell im Fall monatsübergreifender Abrechnungen der entsprechende Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung nicht korrekt dargestellt und in der Bilanz nicht abgegrenzt ist.

Glücklicherweise lässt sich dieses Standardverhalten durch eine entsprechende Parametrisierung ändern. Die angesprochene Parametrisierung ist allerdings etwas „versteckt“ und kann über sog. Einkaufsrichtlinien im Beschaffungsmodul vorgenommen werden. Über die Einrichtung einer sog. Kategorierichtlinienregel sowie der Aktivierung des Parameters „Einkaufsausgaben bei Zugang antizipieren“ (siehe die beiden folgenden Screenshots) kann eine entsprechende Abgrenzungsbuchung realisiert werden. Der nächste Screenshot zeigt die Sachkontobuchung, die im Rahmen der Lieferscheinbuchung in diesem Fall durchgeführt wird beispielhaft auf.Zu beachten ist hierbei, dass die Soll-Buchung auf dem Sachkonto durchgeführt wird, welches im Bereich „Einkaufsaufwendungen, nicht fakturiert“ hinterlegt ist. Die Gegenbuchung findet auf dem Einkauf-Abgrenzungskonto statt. Wie in Dynamics AX üblich werden die im Rahmen der Lieferscheinbuchung generierten Sachkontobuchungen mit der Rechnungsbuchung wieder durch eine entsprechende Gegenbuchung aufgehoben.