Dynamics AX Hauptbuch

Lagerabstimmung (Lagerwertbericht) – Teil 1/3

11 Freitag Sept 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Hauptbuch, Lager

Schlagwörter

Dynamics AX, Lagerabstimmung, Lagerwertbericht

Wenn Sie schon einmal versucht haben die Lager- und Finanzwerte in Dynamics AX abzustimmen, sind Sie bestimmt schon einmal auf den sog. Lagerwertbericht gestoßen. Der Inhalt und Aufbau dieses Berichtes sind bereits vielfach dokumentiert. Nichtsdestotrotz habe ich die Erfahrung gemacht, dass die Lagerwertberichteinstellungen für viele Dynamics AX Anwender aufgrund der Vielzahl der Einstellmöglichkeiten und fehlender „best practice“ Vorgaben sehr verwirrend sein können.

Die Zielsetzung dieses Beitrags besteht demnach darin, die verschiedenen Einrichtungsparameter des Lagerwertberichtes mit einem speziellen Fokus auf Finanz- und Abstimmgesichtspunkte darzustellen. Für diese Darstellung wurden die verschiedenen Einrichtungsbereiche des Berichts in die folgenden Blöcke unterteilt:
(Hinweis: Aus Gründen der Übersichtlichkeit und Lesbarkeit wird dieser Beitrag aufgrund seines Umfangs in insgesamt drei Teile unterteilt)

Block 1:

Datumsintervall:
Hier kann das Datumsintervall hinterlegt werden, welches standardmäßig beim Berichtsaufruf zur Auswahl vorgeschlagen wird.

Bereich:
Zur Auswahl steht an dieser Stelle „Buchungsdatum“ oder „Transaktionsuhrzeit“. Beachten Sie, dass letztere speziell für das neue Lagerwertmodell „flexiblen Durchschnitt“ dem Lagerwertbericht hinzugefügt wurde. Siehe hierzu auch die folgende Seite.

Dimensionssatz:
Die Auswahl des (Finanz-) Dimensionssatzes erlaubt es – in Abhängigkeit von den getroffenen Spalteneinstellungen (siehe hierzu weiter unten) – Finanzsaldenwerte am Ende des Berichtes anzuzeigen. Beispiel:

Best practice:
Solange keine Differenzen auftreten ist es prinzipiell gleichgültig mit welchem Dimensionssatz der Lagerwertbericht gestartet wird, um auf diese Weise zu dokumentieren, dass die Werte des Hauptbuches mit dem des Nebenbuches Lager übereinstimmen. Sobald allerdings Abweichungen zwischen beiden Büchern auftreten hat es sich als hilfreich erwiesen den Bericht nochmals mit einem Dimensionssatz zu starten, der neben dem Hauptbuch auch die Artikelnummer beinhaltet, weil sich hierdurch die Abweichungssuche erheblich einfacher gestaltet. Beispiel:

Bitte beachten Sie dass ein Berichtsaufruf mit einem Dimensionssatz, der sowohl das Hauptkonto als auch die Artikelnummer beinhaltet voraussetzt, dass die Artikelnummer mitgebucht wird. Dies wiederum setzt voraus, dass zum einen die Hauptbuchkontostrukturen entsprechend mit der Artikelfinanzdimension eingerichtet wurden und zum anderen jeder Artikel mit seiner entsprechend zugehörigen Artikel-Finanzdimension eingerichtet wurde, wie dies beispielhaft in den folgenden beiden Screenshots dargestellt ist.

Block 2:
Die Parameter die im Bereich der Lagerungsdimensionen eingestellt werden beeinflussen über die Festlegung der Anzeige von Artikeln, Artikelgruppen, Zwischensummen, usw. das Layout des Lagerwertberichts unmittelbar.

Beispiel:

Bitte beachten Sie dass die Einstellungen des Lagerwertberichtes mit denen der Lagerdimensionsgruppen im Einklang stehen müssen. So ist es bspw. wenig sinnvoll den Lagerwertbericht mit der Lagerdimension „Palettennummer“ einzurichten, wenn finanzielle Lagerwerte auf dieser Ebene gar nicht nachgehalten werden. Siehe hierzu beispielhaft die Darstellungen im folgenden Screenshot.

Von einem „best practice“ Standpunkt aus betrachtet empfiehlt es sich verschiedene Berichtsversionen mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad einzurichten, um im Falle auftretender Differenzen möglichst schnell die Ursache der Abweichung identifizieren zu können.

…Fortsetzung folgt im nächsten Beitrag.

Buchungsschnellerfassungen

05 Samstag Sept 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Hauptbuch, Kreditoren

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Buchungsschnellerfassung, Buchungsvorlagen, Dynamics AX 2012, Sachkontoalias

Manuelle Buchungserfassungen können in Dynamics AX sehr schnell zeitaufwendig werden insbesondere dann, wenn viele Finanzdimensionswerte wie Kostenstellen, Kostenträger, usw. zu erfassen sind. Glücklicherweise gibt es verschiedene Standardfunktionen, welche einem die manuelle Erfassung von Buchungsbelegen erleichtern. Nachfolgend sollen einige dieser Buchungsschnellerfassungen dargestellt werden.

Sachkontoalias
Eine erste Möglichkeit der Buchungsschnellerfassung besteht in der Nutzung von sog. Sachkontoalias, die im Hauptbuch angelegt, aber auch in anderen Modulen wie z.B. dem Kreditoren- oder Projektmodul genutzt werden können. Die Einrichtung von Sachkontoalias gestaltet sich recht einfach, da für eine bestimmte Buchungskombination (bestehend aus Sachkonto und Finanzdimensionen) ein eindeutiger Schlüssel angelegt wird.

Anstatt mühsam Sachkonten und Finanzdimensionen manuell erfassen zu müssen, kann im Buchungsjournal einfach der eingerichtete Sachkontoalias-Schlüssel eingegeben werden. Dynamics AX ersetzt diesen Schlüssel bei der Betätigung der Tab-Taste durch die entsprechende Buchungskombination, so dass die Buchung nur noch geprüft und ggf. vervollständigt werden muss. Im folgenden Beispiel wird die Finanzdimension „Department“ ergänzt, weil dieses nicht über den Buchungsschlüssel vordefiniert wurde.

Standardkontoeinstellungen
Eine zweite Möglichkeit der Buchungsschnellerfassung besteht in der Nutzung von Standardkontoeinstellungen im Kreditorenmodul. Diese Einstellungen können zum einen auf Ebene der Kreditorengruppe als auch auf Ebene des einzelnen Kreditors vorgenommen werden. Beispiel:

Wird das entsprechende Kreditorenkonto ausgewählt, so schlägt Dynamics AX automatisch das entsprechende Sachkonto zur Buchung vor. Siehe hierzu beispielhaft den folgenden Screenshot.

Excel add-in
Eine dritte Möglichkeit manuelle Buchungen schnell in AX erfassen und buchen zu können ist deren Aufbereitung in einem Excel-Vorlagendokument sowie ein entsprechender Upload dieser Buchungen nach Dynamics AX. Einzelheiten zu dieser Funktionalität wurden bereits in früheren Beiträgen aufgezeigt. Von daher wird an dieser Stelle auf weitergehende Ausführungen verzichtet. Zu Einzelheiten, siehe dort.

Buchungsvorlagen
Die letzte im Rahmen dieses Beitrags dargestellte Möglichkeit für die Buchungsschnellerfassung besteht in der Nutzung von Buchungsvorlagen. Buchungsvorlagen können bspw. in Hauptbuch- oder Kreditorenrechnungsjournalen angelegt und für die spätere Widerverwendung gespeichert werden. Der folgende Screenshot stellt dies beispielhaft dar.

Nachdem die Buchungsvorlagen angelegt wurden, können diese zu einem späteren Zeitpunkt über eine entsprechende Selektion abgerufen und wiederverwendet werden. Beispiel:

Zusammenfassend kann man somit an dieser Stelle festhalten, dass Dynamics AX verschiedene Möglichkeiten zur Schnellerfassung von Buchungsbelegen bietet. Alle aufgezeigten Möglichkeiten erlauben vor der Durchführung der Buchung eine entsprechende Überarbeitung und ggf. notwendige Änderung der vorgeschlagenen Buchungen und ermöglichen somit einen flexiblen Einsatz.

Excel add-in Erweiterungen (2)

22 Samstag Aug 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Hauptbuch

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Dynamics AX, Excel add-in, Hauptbuchjournale

Innerhalb dieses Beitrags möchte ich Ihnen aufzeigen, wie das Excel add-in für den Import von Hauptbuchjournalen dafür verwendet werden kann projekt- und anlagenbezogene Buchungen nach Dynamics AX zu importieren.

Im Gegensatz zu den im vorherigen Beitrag aufgezeigten Importen muss der Import von projekt- und anlagenbezogenen Buchungen sicherstellen, dass neben der LederJournalTrans Tabelle gleichzeitig auch die zugehörigen LederJournalTrans_Asset bzw. LederJournalTrans_Project Tabellen mit den im Excel-Vorlagendokument aufbereiteten Daten gefüllt werden.

Um dies zu realisieren bin ich zunächst wie im vorherigen Beitrag aufgezeigt vorgegangen und habe zunächst alle für die Buchung notwendigen Felder aus der LedgerJournalTrans_Project Tabelle in die LedgerJournalTrans Tabelle per drag & drop übernommen.

Das gleiche habe ich im Anschluss für die notwendigen Felder der LedgerJournalTrans_Asset Tabelle gemacht.

Im Anschluss hieran habe ich die Pflichtfeld- und Bearbeitungs-Feldeigenschaften der neu hinzugefügten Felder der LedgerJournalTrans Tabelle sowie – zur besseren Identifikation der Felder – das zugehörige Label geändert.

Schließlich habe ich die neu der LedgerJournalTrans Tabelle hinzugefügten Felder per drag & drop in die AxdLedgerGeneralJournal Query übernommen.

Nach Durchführung einer vollständigen CIL Generierung, der Aktualisierung der AIF Services in der AIF Service Form im AOT sowie der Deaktivierung und erneuten Aktivierung des eingehenden LedgerServices Ports, konnten die neu hinzugefügten Felder im Excel-Vorlagendokument identifiziert werden. Der folgende Screenshot zeigt dies exemplarisch auf.

Wie im vorherigen Blogbeitrag aufgezeigt habe ich schließlich die neuen Felder in das Excel-Vorlagendokument eingebunden, eine Test-Projektbuchung erfasst und nach Dynamics AX hochgeladen.

Im Ergebnis schien alles soweit in Ordnung. D.h. nach dem Import in das Hauptbuchjournal konnte ich im Gegenkontenbereich das entsprechend angesprochene Projekt „TM1“ identifizieren.

Nachdem ich mir allerdings Details der Projektbuchung im Projektreiter betrachten wollte, musste ich feststellen, dass kein Import der projektbezogenen Felder stattgefunden hat.

Nachdem ich mir nochmals die Beziehungen der drei eingangs erwähnten Tabellen angeschaut habe, musste ich feststellen, dass der Excelimport von projekt- und anlagenbezogene Buchungen ohne eine entsprechende Erweiterung nicht funktionieren kann.

Dies liegt darin begründet, dass die LedgerJournalTrans_Asset bzw. LedgerJournalTrans_Project Tabellen über die RecId mit der LedgerJournalTrans Tabelle verbunden sind und die RecId erst nach dem Import der Werte in die LedgerJournalTrans Tabelle feststeht. Mit anderen Worten, nach dem Import der Werte in das Hauptbuchjournal müsste eine Aktualisierungsfunktionalität sicherstellen, dass die entsprechenden Werte in den zugehörigen LedgerJournalTrans_Asset bzw. LedgerJournalTrans_Project Tabellen gefüllt werden.

Lösungsansatz
Nach einigem hin und her habe ich schließlich meine Kollegin Ewa Watkins um Rat gefragt. Das Ergebnis unserer Diskussionen war die Integration eines sog. event handlers in der insert Methode der LedgerJournalTrans Tabelle. Der angesprochene event handler stellt sicher, dass mit dem Import der Daten aus dem Excel-Vorlagendokument eine entsprechende Aktualisierung der LedgerJournalTrans_Asset/ LedgerJournalTrans_Project Tabellen erfolgt.

In den folgenden Unterkapiteln möchte ich Ihnen die angesprochene Erweiterung rund um den angesprochenen event handler aufzeigen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass der nachfolgend bereitgestellte Beispielcode nicht ohne weiteres in einer Liveumgebung implementiert werden sollte, da er lediglich zu Demonstrationszwecken verwendet wurde. Es empfiehlt sich daher die nachfolgend dargestellten Schritte in einer Entwicklungs-/Testumgebung nachzuvollziehen.

Schritt 1: Import des beigefügten xpo-Dokuments
Bitte beachten Sie, dass ich aufgrund von Sicherheitseinschränkungen auf dieser Webseite lediglich ein Dokument mit dem Typ “.docx” beifügen konnte. Um den Beispielcode nutzen zu können ist es daher erforderlich das Dokument zunächst herunterzuladen und anschließend den Dokumententyp von „.docx“ in „.xpo“ zu ändern. SharedProject_EWA_Ludwig

Nach dem Import können Sie das folgende Projekt identifizieren, in dem Anpassungen in den blau hervorgehobenen Methoden vorgenommen werden müssen.

Schritt 2: Mapping der Tabellenfelder
Nach dem Import des xpo Dokuments ist eine Zuordnung der Felder der LedgerJournalTrans Tabelle zu den entsprechenden Feldern der LedgerJournalTrans_Asset und LedgerJournalTrans_Project Tabelle erforderlich. Diese Zuordnung ist beispielhaft in den folgenden beiden Screenshots dargestellt.

Schritt 3: Angabe der zusätzlich zu importierenden Felder
In der createExtendedJournals Methode sind schließlich die projekt- und anlagenbezogenen Felder anzugeben, die zusätzlich zu importieren sind. Beispiel:

Schritt 4: Drag & drop der event handler Methode in die insert Methode der LedgerJournalTrans Tabelle
Beispiel:

Schritt 5: Änderung der Eigenschaften des event handlers
Nachdem der event handler der insert Methode der ledgerJournalTrans Tabelle zugeordnet wurde, ist dessen CalledWhen Eigenschaft von „PRE“ auf „POST“ abzuändern, wie dies im nächsten Screenshot dargestellt ist.

Schritt 6: Aktualisierung der Dokumentendienste
Der nächste Erweiterungsschritt besteht in der Aktualisierung des LedgerGeneralJournalService Dienstes. Beispiel:

Ergebnis dieser Aktualisierung ist eine entsprechende Erweiterung der AxLedgerJournalTrans Klasse um projekt- und anlagenbezogene Parameter.

Schritt 7: Einrichtung eines neuen Excel-Vorlagendokuments und Import der Daten nach Dynamics AX
Nach Durchführung einer vollständigen CIL Generierung, der Aktualisierung der AIF Services in der AIF Service Form im AOT sowie der Deaktivierung und erneuten Aktivierung des eingehenden LedgerServices Ports, können die projekt- und anlagenbezogenen Zusatzfelder schließlich dem Excel-Vorlagendokument hinzugefügt werden.
Der folgende Screenshot zeigt jeweils eine projekt- und anlagenbezogene Buchung auf, die anschließend nach Dynamics AX importiert wurde.

Im entsprechenden Dynamics AX Hauptbuchjournal können nun die importierten Buchungen im Überblicksreiter identifiziert werden. Darüber hinaus ist über die beschriebene Erweiterung über den event handler sichergestellt, dass auch die Daten im Anlagen- und Projektreiter des Journals mit den Daten aus der Excel-Vorlage gefüllt wurden. Dies ist in den nächsten Screenshots beispielhaft dargestellt.

Zusammenfassung
Über in diesem und im vorherigen Beitrag beschriebenen Erweiterungen können nahezu alle in der Finanzbuchhaltung und im Controlling erforderlichen Buchungen in Excel aufbereitet und nach Dynamics AX zur Buchung übergeben werden.

Bitte beachten sie in diesem Zusammenhang allerdings die im vorherigen Beitrag erwähnten Fallstricke, die unter allen Umständen beachtet und abgewogen werden sollten.

Einen abschließenden Hinweis, den ich im Zusammenhang mit dem in diesem Beitrag bereitgestellten Beispielcode machen möchte ist, dass dieser Beispielcode so konzipiert wurde, dass projekt- bzw. anlagenbezogenen Buchungstransaktionen auf der Gegenkontoseite der Buchung zu erfassen sind. Wenn sie den bereitgestellten Beispielcode daher in einer Liveumgebung nutzen möchten, sind entsprechende Ergänzungen erforderlich um auch andere Buchungsfälle wie Splitbuchungen bzw. Projekt-/Anlagenbuchungen auf der Kontoseite der Buchung abbilden zu können.

Ungeachtet dieser Einschränkungen hoffe ich, dass ihnen dieser und der vorherige Beitrag einige nützliche Informationen zum Dynamics AX Excel add-in und dessen Einsatz im Finance & Controllingbereich liefern konnten.

Abschließend möchte ich mich an dieser Stelle ganz besonders bei meiner Kollegin Ewa Watkins bedanken ohne deren Unterstützung dieser Beitrag nicht möglich gewesen wäre.