Buchung 01 Januar: Lieferscheinbuchung Rohmaterial 1
Die Lieferscheinbuchung des Warenzugangs für das erste Rohmaterial führt zu folgender Sachkontobuchung, …
…, die rein bilanziell auf dem Einkaufszugangskonto für RHB-Stoffe (Konto 13110), sowie auf dem Einkaufsabgrenzungskonto (Konto 22550) festgehalten wird. Es handelt sich demnach hierbei um eine Buchung mit reinem Bilanzverlängerungseffekt, die den Erfolg des Unternehmens nicht beeinflusst. Siehe hierzu auch die folgenden Bilanz- und GuV-Darstellungen, welche die Bilanz des Unternehmens auf der linken Seite, die GuV nach dem Umsatzkostenverfahren in der Mitte und die GuV nach dem Gesamtkostenverfahren auf der rechten Seite aufzeigt.

Ergebnis- nach Lieferscheinbuchung

 

Buchung 02. Januar: Rechnungsbuchung Rohmaterial 1
Nach Buchung des Lieferscheins wird die Eingangsrechnung des Lieferanten gebucht. Hierbei werden von Dynamics AX zunächst die im Rahmen der Lieferscheinbuchung durchgeführten Sachkontobuchungen umgekehrt. Zum anderen erfolgt eine entsprechende Bestandszugangsbuchung auf dem RHB-Bilanzkonto (Nr. 13120). Wie weiter oben erläutert, sorgen die hinterlegten Belastungscodes dafür, dass gleichzeitig Materialaufwands- und Bestandsveränderungsbuchungen (auf den Konten 53130 und 53140) durchgeführt werden. In den folgenden beiden Screenshots sind die im Rahmen der Rechnungsbuchung durchgeführten Sachkontobuchungen, sowie die sich hieraus ergebenden Bilanz- und GuV-Darstellungen nochmals im Detail dargestellt.

Ergebnis- nach Rechnungsbuchung

Hinweis: Die in der Mitte aufgeführte GuV nach dem Umsatzkostenverfahren weist sowohl das Materialaufwandskonto Nr. 53130 als auch das Bestandsveränderungskonto Nr. 53140 im Bereich der Herstellkosten des Umsatzes aus. Da sich die Buchungen auf diesen beiden Konten gegenseitig nivellieren, ergibt sich aus dieser Darstellung keinerlei Einfluss auf den Erfolg, Erfolgskennzahlen, u.ä.

 

Buchung 03 Januar: Lieferscheinbuchung Rohmaterial 2
Die Lieferscheinbuchung des zweiten Rohmaterials am 03. Januar findet wie zuvor auch ihren Niederschlag in der Bilanz auf den Lagerzugangs- und Einkaufsabgrenzungskonten (Nr. 13110 bzw. 22550). Siehe die folgenden beiden Screenshots.

Ergebnis – nach Lieferscheinbuchung

 

Buchung 04. Januar: Rechnungsbuchung Rohmaterial 2
Im Rahmen der Rechnungsbuchung werden – wie zuvor auch – die durchgeführten Lieferscheinbuchungen umgekehrt, um zeitgleich eine entsprechende Bestandszugangsbuchung auf dem Bilanzkonto (Nr. 13120) zu erfassen. Die hinterlegten Belastungscodes sorgen auch hier dafür, dass gleichzeitig Materialaufwands- und Bestandsveränderungsbuchungen auf den Konten 53130 und 53140 durchgeführt werden. Zu Einzelheiten, siehe auch die beiden folgenden Screenshots.

Ergebnis – nach Rechnungsbuchung

 

Buchung 05 Januar: Lieferscheinbuchung Rücklieferung Rohmaterial 1
Wie weiter oben erwähnt sorgen die verwendeten Belastungsbuchungen dafür, dass auch im Falle von Rücklieferungen an Lieferanten Materialaufwands- und Bestandsveränderungsbuchungen durchgeführt werden. Mit der Lieferscheinbuchung kommt es demnach bilanztechnisch zu einer entsprechenden Reduzierung der Lagerzugangs- und Einkaufsabgrenzungskonten (siehe die folgenden beiden Screenshots).

Ergebnis – nach Lieferscheinbuchung

 

Buchung 06 Januar: Rechnungsbuchung Rücklieferung Rohmaterial 1
Die Buchung der Kreditorengutschrift führt zu Sachkontobuchungen, die den Buchungen im Beschaffungsfall entsprechen, allerdings mit „umgekehrten“ Vorzeichen. Aufgrund der mit der Rücklieferung des Rohmaterials zusammenhängenden Buchungen ergibt sich schließlich folgendes Bild in der Bilanz bzw. der GuV nach dem UKV und GKV.

Ergebnis – nach Rechnungsbuchung

 

Hinweis:
Bei Rücklieferung an Lieferanten kommt es regelmäßig zu Unterschieden zwischen dem mit dem Lieferanten vereinbarten Einkaufs- bzw. Rücknahmepreis und dem sog. laufenden Durchschnittspreis, welchen Dynamics AX für die Abgangsbuchung verwendet und den Benutzer regelmäßig nicht unmittelbar beeinflussen können.

Diese Unterschiede gleichen sich zwar über den Zeitablauf hinweg durch die automatisiert durchgeführten Buchungen im Rahmen des Lagerabschlusses aus, können temporär allerdings zu entsprechenden Abweichungen zwischen den Bestands- und Bestandsveränderungskonten führen.

Die folgenden beiden Screenshots zeigen beispielhaft eine solche Situation auf, in der sich der mit dem Lieferanten vereinbarte Rücklieferungspreis in Höhe von 10 EUR von dem laufenden Durchschnittspreis in Höhe von 11,83 EUR unterscheidet. Aufgrund dieses Unterschieds kommt es zu zusätzlichen Buchungen auf den Konten aus den Bereichen „Einkaufsaufwendungen, nicht fakturiert“ bzw. „Einkaufsaufwendungen für Produkt“.


Um auch in solchen Fällen jederzeit eine korrekte Buchungsdarstellung zu gewährleisten empfiehlt es sich,

• die Konteneinstellungen im Bereich „Kosten der eingekauften, eingegangenen Materialien“ und im Bereich „Einkaufsaufwendungen nicht fakturiert“, sowie
• die Konteneinstellungen im Bereich „Kosten der eingekauften, fakturierten Materialien“ und im Bereich „Einkaufsaufwendungen für Produkt“ für die entsprechenden Artikel bzw. Artikelgruppen gleichlaufend vorzunehmen.

Eine solche gleichlaufende Einstellung ist zwar systemtechnisch nicht zwingend erforderlich, kann allerdings die Interpretation und Analyse von Buchungen erleichtern. Der folgende Screenshot zeigt beispielhaft die entsprechende gleichlaufende Konteneinstellung für die ersten beiden Bereich auf.

 

Zwischenfazit
Die weiter oben aufgeführten Sachkontobuchungen sind in der folgenden Buchungsdarstellung zur besseren Nachvollziehbarkeit nochmals zusammenfassend dargestellt.

Hinweise zur obenstehenden Buchungsdarstellung:

• Buchungen bzw. Kontenbewegungen, die sich gegenseitig ausgleichen wurden farblich grau hervorgehoben und Kontobewegungen die sich rein bilanziell auswirken in grün. Die erfolgswirksamen GuV Buchungen auf den Materialaufwands- und Bestandsveränderungskonten wurden farblich hell-gelb markiert. Zu beachten ist, dass sich die Materialaufwands- und Bestandsveränderungsbuchungen insgesamt betrachtet betragsmäßig gegenseitig ausgleichen, so dass sich hieraus kein Einfluss auf das Ergebnis des Unternehmens ergibt.
• Um die durchgeführten Buchungen besser nachvollziehen zu können wurden darüber hinaus die zugehörigen Buchungstypen in eckigen Klammern unterhalb der Kontobezeichnung eingefügt.
• Von steuerlichen Buchungen wurde aus Vereinfachungs- und Darstellungsgründen abgesehen.

Basierend auf der obenstehenden Zusammenfassung der Beschaffungs- und Rücklieferungsbuchungen kann an dieser Stelle festgehalten werden, dass es über eine entsprechende Parametrisierung von Dynamics AX möglich ist sowohl das GKV als auch das UKV parallel abzubilden.

In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass im Fall von Rücklieferungen die Materialaufwands- und Bestandsveränderungsbuchungen nur dann korrekt durchgeführt werden, wenn entsprechende automatische Belastungscodes eingerichtet wurden. Über die Verwendung des Kreditorenparameters („Auf Belastungskonto im Sachkonto buchen“) kann dies standardmäßig nicht erreicht werden.

Schließlich soll an dieser Stelle noch erwähnt werden, dass sich über den hier vom Verfasser gewählten Ausweis der verwendeten Sachkonten in den verschiedenen Bereichen von Bilanz und GuV trefflich diskutieren lässt. Für die hier vorgestellten Prinzipien der parallelen Abbildung des GKVs und UKVs stellt dies regelmäßig allerdings kein Problem dar, weil es sich hierbei lediglich um eine Zuordnungsproblematik handelt, die i.d.R. unternehmensindividuell zu klären ist. Hiermit lässt sich auch der Einwand des auf den ersten Blick vielleicht seltsam anmutenden Materialaufwands- und Bestandsveränderungskontenausweises im Bereich der Herstellkosten des Umsatzes aus dem Weg räumen, der sich über ein andersartige Benennung der Management Reporter Berichtszeilen leicht umgehen lässt.

Fortsetzung folgt in Teil (3)

Insbesondere international agierende Unternehmen sehen sich häufig mit der Anforderung konfrontiert Finanzberichte in unterschiedlichen Strukturierungsformen erstellen zu müssen.

Häufig liegt dies darin begründet, dass ein nach lokalen Rechnungslegungsvorschriften bilanzierendes Unternehmen Finanzberichte an eine Muttergesellschaft im Ausland übermitteln muss, für die andere Rechnungslegungsvorschriften zur Anwendung kommen.

Speziell im europäischen Raum trifft man häufig auf Firmen, die lokal nach dem sog. Gesamtkostenverfahren (GKV) bilanzieren, Finanzberichte an die Muttergesellschaft im Ausland allerdings nach dem Umsatzkostenverfahren (UKV) erstellen müssen.

Ungeachtet von Bewertungsunterschieden, soll nachfolgend aufgezeigt werden, wie man Dynamics AX so parametrisieren kann um beide Verfahren parallel abzubilden.

Bevor auf Einzelheiten zu den entsprechenden Einstellungen in Dynamics AX eingegangen wird, sollen in nächsten Unterkapitel zunächst die grundlegenden Unterschiede des Gesamt- und Umsatzkostenverfahrens betrachtet werden.

 

A. Überblick über die grundlegenden Unterschiede zwischen dem GKV und UKV
Im deutschen Rechtsraum kann man entsprechende Regelungen zum GVK und UKV zum einen dem §275 HGB entnehmen. Eine weitere Rechtsquelle stellen EU Richtlinien dar, welche in diesem Zusammenhang von einer GuV-Strukturierung nach den „Eigenarten der Aufwendung“ (GKV) bzw. nach den „Funktionen der Aufwendung“ (UKV) sprechen.
Ungeachtet der unterschiedlichen Begrifflichkeiten werden im folgenden Screenshot die grundlegenden Unterschiede in der Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) nach dem GKV und UKV vergleichend einander gegenübergestellt.

Hinweis: Die hier aufgezeigten GuV-Strukturierungen wurden der oben erwähnten EU-Richtlinie entnommen.

Der vorstehende Screenshot zeigt auf der linken Seite die grundlegende Gliederung der GuV nach dem UKV und auf der rechten Seite nach dem GKV auf. Unterschiede in der GuV-Gliederung zwischen den beiden Verfahren wurden in Gelb hervorgehoben.

Trotz der stark vereinfachten und zusammengefassten Darstellung können der obenstehenden Abbildung wesentliche Unterschiede in der Behandlung bzw. Abbildung von Bestandsgrößen und deren Änderung, sowie wesentliche Unterschiede in der Abbildung von Kosten im Personal- und Abschreibungsbereich bzw. Verwaltungs- und Vertriebsbereich entnommen werden.

Aus Finance- & Controllingsicht manifestieren sich die unterschiedlichen Strukturierungen in den Datenquellen aus denen die verschiedenen Berichtsformen (GKV und UKV) gespeist werden. D.h. während das GKV im Wesentlichen auf Daten aus der Finanzbuchhaltung zurückgreift, ist das UKV – vorausgesetzt der Kontenplan des Unternehmens ist nicht nach Funktionen strukturiert – auch auf Daten aus der Kostenrechnung angewiesen.

Im folgenden Unterkapitel werden zunächst die verwendeten Beispieldaten erläutert, bevor sich im Anschluss hieran die Darstellung der verschiedenen Buchungen – einschließlich der zugehörigen Einstellungen in Dynamics AX – und deren Auswirkungen auf die Finanzberichte des Unternehmens anschließt.

 

B. Beispieldaten
Um die Unterschiede in den beiden Rechnungslegungsverfahren darzustellen wurden zahlreiche Beispielbuchungen generiert, die auf dem folgenden Prozessablauf basieren:

Der hier verwendete Prozessablauf startet idealtypisch mit der Beschaffung von Rohmaterialien, die aufgrund von festgestellten Qualitätsproblemen teilweise an den Lieferanten zurückgesendet werden. Diesem Beschaffungsprozess schließen sich verschiedene Korrekturbuchungen im Lager (z.B. aufgrund von Schwund/Zerstörung) an. Anschließend werden Buchungen in den indirekten Leistungsbereichen, d.h. aus der Lohn- und Anlagenbuchhaltung dargestellt, bevor im Anschluss hieran die Abbildung des Produktionsprozesses aufgezeigt wird. Der Prozessablauf endet schließlich mit dem Verkauf der produzierten Fertigerzeugnisse an Kunden.

 

C. Prozessdarstellung
Die oben aufgezeigten farblich gleichartig hervorgehobenen Prozessschritte werden nachfolgend zusammengefasst in jeweils eigenen Unterkapiteln dargestellt.

C.1. Bestellung & Rücklieferung von Materialien
Der wesentliche Unterschied in der Abbildung von bestellbezogenen Materialbuchungen nach dem GKV und UKV besteht darin, dass das UKV diese Buchungen rein bilanziell, d.h. ergebnisneutral abbildet, während diese Buchungen nach dem GKV sofort und vollständig ergebniswirksam in die GuV übernommen werden. Eventuelle Veränderungen in den Materiallagerbeständen werden im GKV entsprechend über eine am Ende der Buchungsperiode durchgeführte (manuelle) Bestandsveränderungsbuchung korrigiert. Im folgenden Screenshot werden die beiden Prinzipien der Darstellung von materialbezogenen Beschaffungsbuchungen nach dem GKV und UKV nochmals stark vereinfacht einander gegenübergestellt.
Aus dem vorstehenden Screenshot kann man zum einen auf der linken Seite die ergebnisneutrale Zugangsbuchung des UKVs erkennen, welche die Materialien unmittelbar in der Bilanz auf dem entsprechenden Lagerbestandskonto – hier für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (RHB) – erfasst.

Im Gegensatz hierzu wird die Materialzugangsbuchung der RHB-Stoffe im GKV zunächst über Materialaufwandskonten in die GuV übernommen (siehe die erste Buchungszeile im obenstehenden Screenshot auf der rechten Seite). Am Monatsletzten erfolgt dann ein Vergleich der Veränderung der Bestandswerte, die über eine entsprechende Korrekturbuchung anschließend in die Bilanz übertragen wird (siehe die zweite Buchungszeile im obenstehenden Screenshot auf der rechten Seite). Für den Fall dass es – wie hier dargestellt – zu keinen weiteren Materialbewegungen im Laufe einer Buchungsperiode kommt, entsprechen sich die Buchungen des GKV und UKV, da sich die ergebniswirksamen Aufwands- und Bestandsveränderungsbuchungen gegenseitig ausgleichen.

Dem Vorgesagten kann man bereits an dieser Stelle zwei wesentliche Nachteile des GKVs entnehmen.

• Ein erster Nachteil besteht darin, dass während einer Buchungsperiode bis zur Durchführung der Bestandsveränderungsbuchung kein Überblick über die finanziellen Lagerbestandswerte besteht und man sich somit finanzbuchhalterisch im „lagerbestandsmäßigen Blindflug“ befindet.
• Ein zweiter Nachteil des GKVs besteht darin, dass die Buchung der Bestandsveränderung i.d.R. summarisch, d.h. nicht auf Artikelebene erfolgt. Aufgrund dessen erlaubt das GKV regelmäßig keine artikelbezogenen Auswertungen, was sich nachteilig auf Produktanalysen und hiermit zusammenhängende Prozesse auswirkt.

Unabhängig von den aufgeführten Nachteilen stellt sich an dieser Stelle die Frage, wie das GKV und UKV parallel abgebildet werden können?

Betrachtet man sich die obenstehende vergleichende Gegenüberstellung der Materialzugangsbuchungen nach dem GKV und UKV nochmals im Detail, so lässt sich die Frage dergestalt beantworten, dass über eine parallel mitlaufende Buchung der Bestandsveränderung beide Verfahren gleichzeitig abgebildet werden können. In der folgenden Darstellung ist die hier angesprochene mitlaufende Buchung der Bestandsveränderung nochmals beispielhaft dargestellt:

Ausgehend von der Annahme dass im Laufe einer Buchungsperiode zwei Materialzugangsbuchungen über 2 TEUR und 3 TEUR zu zwei unterschiedlichen Zeitpunkten durchgeführt werden, kann man aus dem vorstehenden Screenshot erkennen, dass die für das GKV erforderliche Bestandsveränderungsbuchung in der parallelen Darstellungsweise der beiden Rechnungslegungsverfahren anteilig durchgeführt wird. Mit anderen Worten, statt einer einzigen „großen“ Bestandsveränderungsbuchung am Ende der Buchungsperiode wird mit jeder Materialzugangsbuchung anteilig eine „kleine“ Bestandsveränderungsbuchung mitgebucht. Dies hat zur Folge, dass am Monatsletzten keinerlei weitergehenden (manuellen) Bestandsveränderungsbuchungen für die Abbildung des GKVs erforderlich sind.

Hinweis: Da es sich beim Materialaufwandskonto und dem Bestandsveränderungskonto um GuV-Konten handelt, deren Buchungen sich betragsmäßig gegenseitig ausgleichen, ergibt sich aufgrund dieser Zusatzbuchung kein weiterer Ergebniseffekt. Für die Darstellung des UKVs empfiehlt es sich beide Konten in der gleichen GuV-Position aufzunehmen. Siehe hierzu auch weiter unten im Detail.

Nachdem die Frage der parallelen Abbildung des GKVs und UKVs beantwortet wurde stellt sich nun die Frage, wie die Buchungseinstellungen in Dynamics AX vorgenommen werden müssen, um die erwähnten „kleinen“ Bestandsveränderungsbuchungen automatisiert mitgebucht zu bekommen. Hierfür gibt es grundsätzlich zwei Einstellmöglichkeiten:

Einstellmöglichkeit 1: Aktivierung des Kreditorenparameters „Auf Belastungskonto im Sachkonto buchen“

Die im vorstehenden Screenshot aufgezeigte Parametrisierung sorgt dafür, dass zusätzlich zur Lagerzugangsbuchung parallel eine Materialaufwands- und Bestandsveränderungsbuchung durchgeführt wird. Auf den ersten Blick erscheint dies genau die Einstellung zu sein, welche für die oben erwähnte parallele und mitlaufende Buchung des Materialaufwandes und der Bestandsveränderung sorgt.

Bei genauer Betrachtung dieser Parametrisierung stellt sich allerdings heraus, dass die Materialaufwand- und Bestandsveränderungsbuchungen nur für Zugangsbuchungen durchgeführt werden. Für den Fall das Materialien (bspw. aufgrund von Qualitätsmängeln) über die Dynamics AX Bestellmaske an Lieferanten zurückgesendet und gutgeschrieben werden, findet keine gleichlaufende automatisierte Bestandsveränderungsbuchung statt. Aufgrund dessen wird nachfolgend von dieser Einstellmöglichkeit kein Gebrauch gemacht.

Einstellmöglichkeit 2: Einrichtung eines automatischen Belastungscodes
Da der zuvor erwähnte Kreditorenparameter und die hierdurch durchgeführten Zusatzbuchungen nicht für Rücklieferungen durchgeführt werden, wird stattdessen im Folgenden von sog. automatischen Zuschlägen/-Belastungen Gebrauch gemacht.

Hierfür wird im ersten Schritt ein Belastungscode eingerichtet, welcher Buchungen auf dem Materialaufwandskonto (hier Konto 53130 für RHB-Stoffe) und auf dem zugehörigen Bestandsveränderungskonto (hier Konto 53140) durchführt. Der folgende Screenshot zeigt beispielhaft die hierfür notwendigen Einstellungen auf.

Über die Einrichtung und Hinterlegung von Artikelbelastungs-Gruppen auf Ebene der eingekauften Produkte, sowie der Einrichtung einer Auto-Belastung der folgenden Art – siehe den nächsten Screenshot – können demnach alle für die Abbildung des GKVs und UKVs erforderlichen Buchungen in Dynamics AX umgesetzt werden.

 

Um das eben Gesagte besser nachvollziehen zu können, werden basierend auf den dargestellten Einstellungen für Automatik-Belastungen die folgenden Beispielbuchungen in Dynamics AX erfasst und analysiert:

• Zunächst wird am 01. & 02. Januar eine Lieferschein- und Rechnungsbuchung für die Beschaffung eines ersten Rohmaterials durchgeführt. Hierbei werden 1000 Stück des Materials vom Lieferanten zu einem Preis von 10 EUR / Stück geliefert und berechnet.
• Am 03. & 04. Januar werden ebenfalls 1000 Stück eines zweiten Rohmaterials für 10 EUR / Stück bestellt und bestandsmäßig vereinnahmt. Aufgrund von Änderungen an den Rohmaterialpreisen berechnet der Lieferant tatsächlich allerdings 12 EUR / Stück. Der höhere Preis wird von unserem Unternehmen akzeptiert.
• Bei der letzten hier dargestellten bestellbezogenen Transaktion am 05. & 06. Januar handelt es sich um eine Rücklieferung von 50 Stück des ersten Rohmaterials, welches aufgrund von Qualitätsproblemen an den Lieferanten zurückgesendet wird.

Die folgende Grafik fasst die hier beschriebenen Buchungen nochmals in zeitlicher chronologischer Reihenfolge zusammen.

Fortsetzung folgt in Teil (2)