Dynamics AX Anlagenmodul

Budgetkontrolle für Sachanlagen – Teil 1: AX2012

16 Samstag Apr 2016

Schlagwörter

Budgetierung, Budgetkontrolle, Sachanlagen

Innerhalb dieses und des folgenden Beitrags möchte ich Ihnen aufzeigen, wie man die Dynamics AX Budgetkontrollfunktion auch für Sachanlagen nutzen kann. Im Rahmen dieses Beitrags wird zunächst auf die Funktionalität in Dynamics AX 2012 eingegangen, bevor im folgenden Beitrag die vergleichbare Funktion im neuen Dynamics AX7 dargestellt wird.

Setup
Mein erster Schritt im Rahmen dieser Demonstration bestand darin, zunächst die Anlagenbuchungsprofile entsprechend einzurichten. In diesem Zusammenhang wurde eine sehr einfache, leicht nachvollziehbare Einstellung gewählt, die sämtliche Anlagenanschaffungen auf dem Bilanzkonto Nr. 180100 erfasst (siehe den folgenden Screenshot).

Im zweiten Schritt habe ich für mein Unternehmen die Sachkontomaske eingerichtet. Die Einrichtung erfolgte hierbei so, dass lediglich eine einzige Kontostruktur in der Sachkontomaske zugeordnet wurde, die sämtliche Bilanz- und GuV-Konten beinhaltet.

Hintergrund dieser Einrichtung ist, dass die Budgetkontrolleinstellungen im Budgetmodul lediglich die Zuordnung einer einzigen Kontostruktur für die Budgetkontrolle erlaubt.

Damit Dynamics AX eine entsprechende Budgetprüfung auch tatsächlich durchführt habe ich im nächsten Schritt eine Budgetsteuerungsregel definiert. Diese besagt, dass all meine Sachanlagenkonten – die mit 180 beginnen – vor der Buchung auf die Verfügbarkeit von entsprechenden Budgetmitteln hin überprüft werden.

Erfassung Budgets
Nach Einrichtung der Budgetkontrollkonfiguration habe ich anschließend Budgets für meine verschiedenen Sachanlagen für die Jahre 2020 bis 2024 erfasst. Zu Einzelheiten, siehe den nächsten Screenshot.

Mit der Erfassung der Budgetbeträge erfolgte unmittelbar ein Übertrag in die Budgetregistermaske, die im folgenden Screenshot dargestellt ist.

Das erste was mir bei diesem Übertrag auffiel ist, dass in der ersten Spalte keinerlei Symbol für die Budgetprüfung erkennbar war. Um dieses Verhalten mit der Erfassung anderer Budgetwerte zu vergleichen, habe ich die weiter oben aufgezeigte Budgetsteuerungskonfiguration um eine neue Regel für die Erfassung von Reisekosten ergänzt und einen Kleinbetrag von 10 EUR budgetiert.

Im Rahmen dieser Prüfung ist mir aufgefallen, dass Dynamics AX nun ein grünes Kontroll-Kennzeichen in der ersten Spalte der Budgetregistermaske aufzeigte.

Buchung Kreditorenrechnung
Ungeachtet dieser Tatsache habe ich nach der Erfassung der Budgetbeträge für meine Sachanlagen eine entsprechende Kreditorenrechnung über die Anschaffung des Anlagenguts erfasst und versucht diese zu buchen. Interessanterweise hat Dynamics AX den Beleg unmittelbar durchgebucht und die Sachanlage aktiviert, obwohl der Buchungsbetrag den budgetierten Betrag um 25000 EUR überstieg.

Aufgrund dieses unerwarteten Systemverhaltens, habe ich die Budgetkontrollkonfiguration mehrfach geändert, um zu prüfen ob eine entsprechende Änderung dieser Konfiguration zu einer Unterbrechung der Rechnungsbuchung führt. Da keine der von mir vorgenommenen Änderungen an der Budgetkontrollkonfiguration zum gewünschten Ergebnis führte, habe ich mit im nächsten Schritt den für die Budgetkontrolle zuständigen Code näher betrachtet.

Lösungsansatz: Codeerweiterung
Im Rahmen dieser Betrachtung fiel mir auf, dass Dynamics AX standardmäßig Budgets lediglich für Aufwands-, GuV- und Summenkonten durchführt. Da eine Budgetkontrolle auf Ebene der Bilanzkonten standardmäßig nicht vorgesehen ist, habe ich den entsprechenden Code geringfügig erweitert (siehe die folgenden beiden Screenshots).

Zweiter Testlauf
Nach erfolgter Codeimplementierung habe ich eine neue Sachanlage angelegt und für diese ein entsprechendes Budget erfasst. Im Rahmen dieser erneuten Budgeterfassung fällt auf, dass in der Budgetregistermaske nun ein grünes Kontrollkennzeichen erkennbar ist.

Hinweis: Da die Codeanpassung keinerlei Auswirkung auf die zuvor erfassten und aktualisierten Budgets hatte, wurde eine neue Sachanlage mit einem neuem Budget angelegt bzw. versehen.

Vor dem Hintergrund dieser Einstellungen wurde nun eine neue Kreditorenrechnung mit einem Betrag erfasst, der über dem budgetierten Betrag liegt. Interessanterweise unterbricht nun Dynamics AX die Buchung mit einem entsprechenden Hinweis auf die Budgetüberschreitung, wie dies im folgenden Screenshot aufgezeigt ist.

Wird der Rechnungsbetrag entsprechend auf einen Betrag reduziert der unterhalb des Budgetbetrages liegt, so kann die Buchung nun durchgeführt werden.

Zusammenfassung
Im Rahmen dieses Beitrags wurde aufgezeigt, dass mit Hilfe einiger einfacher Codeerweiterungen eine Budgetkontrolle auch auf Ebene von Bilanzkonten erfolgen kann. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die entsprechenden Bilanzkonten in der Kontostruktur enthalten sind, welche in der Budgetkontrollkonfigurationsmaske hinterlegt ist. Anders ausgedrückt bedeutet dies, dass bei der Einrichtung von Kontostrukturen darauf zu achten ist ob und für welche Sachkonten Budgetkontrollen durchgeführt werden sollen, um basierend hierauf die Kontostrukturen einrichten zu können.

Abschließender Hinweis: Die hier aufgezeigten Codeanpassungen haben keinerlei Einfluss auf die Budgetkontroll-Abfragemasken im Budgetmodul, welche standardmäßig keine Bilanzkonten beinhalten und dementsprechend ähnlicher Codeerweiterungen bedürfen.

Lassen sie uns nun im nächsten Beitrag die Budgetfunktionen im neuen Dynamics AX 7 betrachten.

Abbildung von Anlagen im Bau über das Projektmodul

13 Freitag Nov 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Anlagen, Projekt

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Schlagwörter

Anlagen im Bau, Anlagenspiegel, Projekt, Sachanlagen

Dieser Beitrag befasst sich mit der Abbildung der Kosten von in Bau befindlichen Anlagen im Projektmodul und deren Übertrag in das Anlagenmodul.

Um Kosten für im Bau befindliche Anlagen im Projektmodul nachhalten zu können ist es zunächst erforderlich eine entsprechende Investitionsprojektgruppe einzurichten, welche alle aufgelaufenen Kosten auf WIP Konten in der Bilanz sammelt. Beispiel:

Nachdem eine Investitionsprojektgruppe eingerichtet wurde kann anschließend ein Investitionsprojekt angelegt werden …

… auf dem entsprechende Kosten gesammelt werden. Im gewählten Beispiel wurden Stunden-, Ausgaben- und Artikelkosten in Höhe von 17300 EUR auf das Investitionsprojekt gebucht.

Nach Abschluss der Bauphase können alle Kosten über die Vorkalkulationsfunktion auf die Sachanlage im Anlagevermögen übertragen werden.

Hierfür ist es zunächst erforderlich eine neue sog. Vorkalkulation zu erstellen, bei deren Auswahl die Fertigstellungskosten-Methode „Fertigstellungskosten auf Null festlegen“ ausgewählt wird, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.

Nachdem die Vorkalkulation durchgelaufen ist können die aufgelaufenen Kosten im WIP Reiter identifiziert werden.

Anschließend ist die Sachanlage auf welche die Kosten übertragen werden sollen auszuwählen und die Vorkalkulation zu buchen.

Die hierbei durchgeführte Buchung führt zu keinerlei Sachkontotransaktionen im Projekt- und Anlagenmodul sondern dient lediglich der Festschreibung der aufgelaufenen Kosten im Projektmodul.

Um die Kosten tatsächlich auf die ausgewählte Sachanlage zu übertragen ist die gebuchte Vorkalkulation über die gleichnamige Funktion zu entfernen.

Nach der Entfernungs-Buchung können im Anlagenmodul die aufgelaufenen Kosten auf der gewählten Sachanlage identifiziert werden. Beispiel:

Hinweis 1:
Im gewählten Beispiel wurde der Eigenbau der Sachanlage innerhalb eines Monats abgeschlossen. Für den Fall dass sich der Bauprozess über mehrere Monate erstreckt,

müssen die zusätzlich in den Folgeperioden anfallenden Kosten wie üblich auf dem Investitionsprojekt erfasst werden,
müssen die in den Vormonaten durchgeführten Entfernungen rückgängig gemacht werden,
muss eine neue Vorkalkulation erstellt werden und
muss die Entfernung erneut durchgeführt werden um die zusätzlich aufgelaufenen Kosten in das Anlagenmodul zu übertragen.

Diese Schritte müssen monatlich solange durchgeführt werden, wie sich der Bau der Sachanlage erstreckt.

Eine Alternative hierzu stellt die Einrichtung entsprechender Unter-Investitionsprojekte dar, die nach Abschluss der verschiedenen Bauphasen wie aufgezeigt vorkalkuliert und entfernt werden.

Hinweis 2:
Werden die Baukosten wie aufgezeigt in regelmäßigen Abständen vorkalkuliert und entfernt und demnach in das Anlagenmodul übertragen, so werden diese automatisch im Anlagenspiegel ausgewiesen.
Erfolgt hingegen im Laufe der Bauphase keine regelmäßige Vorkalkulation und Entfernung, so werden die Baukosten lediglich auf Bilanzkosten gesammelt und finden keine Aufnahme in den Standard Dynamics AX Anlagenspiegel, der somit verkürzt, d.h. falsch dargestellt wird. Um in solchen Fällen den Anlagenspiegel vollständig und richtig darzustellen ist es erforderlich diesen entweder über den Management Reporter abzubilden (siehe hierzu den vorherigen Blogbeitrag) oder eine Anpassung des Standard Anlagenspiegels umzusetzen.

Hinweis 3:
Für den Fall dass die auf den Investitionsprojekten gesammelten Kosten zunächst auf „in Bau befindlichen“ Sachanlagen übertragen werden, kann nach Abschluss der Bauphase ein Übertrag aller Kosten auf eine gewöhnliche Sachanlage über die Nutzung der Neuklassifizierungsfunktion erfolgen.

HGB-/DATEV-konformer Anlagenspiegel (Anhang)

07 Samstag Nov 2015

Posted by Ludwig Reinhard in Anlagen, Management Reporter

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Schlagwörter

Anlagenspiegel, DATEV, Dynamics AX, HGB

Die nachfolgenden Screenshots zeigen die im Rahmen des vorherigen Blog-Beitrags verwendeten Beispiel-Buchungseinstellungen auf. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass für jede Buchungskombination bestehend aus Wertmodell, Anlagengruppe und Anlagenbuchungsart eigene Sachkonten verwendet wurden.

Die Abgangsparametereinstellungen für den Verkauf von Sachanlagen können natürlich detaillierter eingestellt werden als dies im verwendeten Beispiel realisiert wurde. Unabhängig hiervon ist in diesem Zusammenhang zu beachten, dass es sich bei den in der Hauptkontospalte hinterlegten Sachkonten um Unterkonten der zugehörigen Transaktionsart handelt. So werden bspw. Neubewertungen bilanzseitig über das Sachkonto 180540 abgebildet; die zugehörige Verkaufstransaktion werden allerdings über das zugehörige Unterkonto 180542 erfasst.

Wie im Fall von Anlagenverkäufen wurden auch im Fall von Anlagenverschrottungen eigene Unterkonten eingerichtet, um eine eindeutige Trennung der Anlagenbuchungen sicherstellen zu können.

Der folgende Screenshot zeigt die im Beispiel verwendeten Sachkonten auf. Die in eckigen Klammern aufgeführten Kennzeichen repräsentieren die Anlagengruppe.