Dieser und die folgenden Beiträge analysieren die Funktionen des neuen Kostenrechnungsmoduls in Bezug auf den zweiten Grundpfeiler eines klassischen Kostenrechnungsmoduls; der Kostenstellenrechnung.

Wie zu Eingang dieser Beitragsserie zum neuen Kostenrechnungsmodul erwähnt beantwortet die Kostenstellenrechnung die Frage, wo Kosten entstanden sind. Dementsprechend ordnet die Kostenstellenrechnung die entstandenen Kosten ihrem Ursprung bzw. ihrem ‚Verursacher‘ zu. Der nächste Screenshot stellt dies beispielhaft dar, indem in der ersten Spalte die auf verschiedenen Sachkonten erfassten Kosten und in den folgenden Spalten die kostenverursachenden Kostenstellen aufgeführt sind.

Im gewählten Beispiel erfüllen die ersten drei Kostenstellen (Nr. 110-130) lediglich Hilfs- bzw. Unterstützungsleistungen für die anderen Hauptkostenstellen (Nr. 210-250). Aufgrund dessen sollen die in diesen Hilfskostenstellen aufgelaufenen Kosten auf die anderen Hauptkostenstellen verteilt, d.h. umgelegt werden.

Innerhalb dieses Beitrags wird dargestellt wie eine derartige Umlage basierend auf ausgewählten Kostenartenbuchungen erfolgen kann. Die folgenden Beiträge erweitern und verfeinern die hier dargestellte Umlagetechnik und stellen die im Standard von D365 verfügbaren Umlagetechniken im Detail dar.

Bevor Kostenumlagen eingerichtet werden können sind im ersten Schritt die Kostenarten (D365-Begriff: ‚Kostenelemente‘ bzw. ‚cost elements‘) einzurichten. Die Einrichtung der sog. primären (‘primary’) Kostenarten erfolgt hierbei wie in den vorherigen Beiträgen aufgezeigt, durch einen Übertrag der entsprechenden Finanzbuchhaltungskonten in die Kostenrechnung. Die sekundären (‚secondary‘) Kostenarten wurden im Beispiel manuell im Kostenrechnungsmodul eingerichtet.

Nachdem die Kostenarten eingerichtet wurden, können im zweiten Schritt die Kostenobjekte – hier Kostenstellen – eingerichtet werden. Auch die Kostenstellen werden im gewählten Beispiel aus den Finanzmodulen übertragen, wie dies im nächsten Screenshot dargestellt ist.

Sobald die Kostenarten und Kostenstellen eingerichtet wurden, können die entsprechenden Kostenarten- und Kostenstellen-Hierarchien eingerichtet werden. Die folgenden Bildschirmdrucke zeigen dies beispielhaft auf.

Der nächste Einrichtungsschritt bezieht sich auf die Einrichtung der durchzuführenden Umlagen, die in der sog. Kostenzuteilungsrichtlinienmaske (Engl. ‚cost accounting policy form‘) vorgenommen wird.

Im obenstehenden Beispiel wurde definiert, dass die Kosten der Hilfskostenstelle Nr. 110 basierend auf den mit der Kostenart 851000 gebuchten Beträgen umgelegt werden. In gleicher Weise wurde festgelegt, dass die Kosten der anderen Hilfskostenstellen (Nr. 120 und 130) basierend auf den auf mit der Kostenart 852000 gebuchten Beträgen umgelegt werden.

Mit dem sog. spring release wurden im Juli 2017 eine Vielzahl an neuen vordefinierten Dimensionselement-Zuteilungsbasen (Engl. Predefined dimension member allocation bases) bereitgestellt. Der folgende Screenshot stellt einen beispielhaften Ausschnitt dieser Umlagenbasisgrößen dar, welche Kostenarten/-element, Sachkonten und statistische Elemente umfassen.

Um Kostenumlagen besser nachverfolgen zu können empfiehlt es sich sog. Kostenaufschlüsselungsrichtlinien (Engl. Cost rollup policies) einzurichten. Diese Richtlinien erlauben eine detaillierte Zuordnung von Kostenstellen-Kostenarten-Kombinationen zu den zugehörigen Sekundärkostenelementen, welche für die Erfassung der entsprechenden Umlagen verwendet werden.

Kostenzuteilungs- und Kostenaufschlüsselungsrichtlinien legen selbst keine Kosten um, sondern bedürfen der Zuordnung zu einem Kostenrechnungssachkonto (Engl. cost accounting ledger), welches die Umlagen verarbeitet. Aus diesem Grund wir die Einrichtung des Kostenrechnungssachkontos, als nächstem erforderlichen Einrichtungsschritt, nachfolgend betrachtet.

Die Zuordnung der erwähnten Richtlinien zu einem Rechnungssachkonto erfolgt über die sog. policy assignment Felder, die in den weiter oben dargestellten Screenshots über die eingefügten Pfeile aufgezeigt werden.

Ähnlich wie dies bereits in den vorherigen Beiträgen zum Kostenrechnungsmodul aufgezeigt wurde, erfordert die Einrichtung eines Kostenrechnungssachkontos, die Zuordnung einer Kostenelementdimension, einer standardmäßigen Kostenelementdimensionshierarchie und einer Kontrolleinheit (Engl. Control unit), wie dies in den folgenden Screenshots beispielhaft dargestellt ist.

Nachdem das Kostenrechnungssachkonto eingerichtet und die Daten aus den Finanzmodulen übertragen wurden – siehe hierzu auch insbes. die vorherigen Beiträge – können schließlich die Umlagen über den Gemeinkostenberechnungsbutton (Engl. overhead calculation) verarbeitet werden.

Um schließlich die verarbeiteten Umlagen analysieren zu können ist abschließend die Einrichtung eines Kostenrechnungsarbeitsbereichs notwendig.

Da auch die Einrichtung eines Kostenrechnungsarbeitsbereichs wie in den vorherigen Beiträgen dargestellt erfolgt, kann an dieser Stelle auf die zuvor gemachten Ausführungen verwiesen werden. Der einzig wesentliche Unterschied besteht an dieser Stelle in der Auswahl eines sog. Berechnungssatzes. Diese Auswahl ist im vorstehenden Screenshot über den eingefügten Pfeil hervorgehoben.

Mit Abschluss dieses letzten Einrichtungsschrittes können schließlich die verarbeiteten Umlagen und Kosten analysiert werden. Die folgenden Bildschirmausdrucke dokumentieren die verarbeiteten Beispieldaten.

Zur besseren Nachverfolgbarkeit wurden die entsprechenden Daten in der folgenden Excel Übersicht zusammengefasst dargestellt.

Im nächsten Beitrag betrachten wir eine Umlagetechnik, welche die Kosten der Hilfskostenstellen basierend auf über Formeln berechneten Umlagengrößen verteilt. Bis dahin.