Der nachfolgende Beitrag beschreibt die neu in Dynamics AX 2012 R3 hinzugekommenen Funktionen der Rechnungsgruppen und Rechnungszahlungsgruppen.

Rechnungsgruppen
Die erste hier beschriebene Funktion der Rechnungsgruppen kann über die Aktivierung des Kreditorenparameters „Rechnungsgruppen für dieses Unternehmenskonto verwenden“ bereitgestellt werden.
Nach Aktivierung dieses Parameters ist zu festzulegen, welche Kennung für die Rechnungsgruppen standardmäßig verwendet werden soll. Zur Auswahl stehen an dieser Stelle:

• Benutzername,
• Datum und
• Benutzerdefiniert.

Unmittelbar nach Durchführung dieser Parametrisierungen kann in der Kreditorenrechnungserfassungsmaske ein neues Feld „Rechnungsgruppe“ identifiziert werden, welches standardmäßig mit den in den Kreditorenparametern definierten Werten vorbelegt wird. Im gewählten Beispiel mit meiner Benutzerkennung „$1D58“.

Wird eine derart erfasste Rechnung gebucht, so kann im Anschluss an die Buchung die entsprechende Rechnungsgruppe in der Rechnungserfassungsmaske identifiziert werden.

Aufgrund dieser Kennzeichnung können anschließend bspw. Auswertungen im Hinblick auf die Anzahl der erfassten Rechnungen pro Tag oder pro Mitarbeiter durchgeführt werden, die ein Teilelement eines Activity Based Cost Managements bilden können.

Ungeachtet der Vorteile dieser möglichen Zusatzauswertungen gilt es im Zusammenhang mit der Aktivierung des Rechnungsgruppenparameters die folgenden Nachteile/Probleme zu beachten:

• Ein erster Nachteil besteht darin, dass das Rechnungsgruppenfeld standardmäßig nicht in den häufig in der Praxis genutzten Rechnungsjournalen zur Verfügung steht und über eine Personalisierung dieser Journale aufgrund fehlender Verknüpfungen auch nicht bereitgestellt werden kann. Um Rechnungsgruppen daher umfassend nutzen zu können ist eine entsprechende Systemanpassung erforderlich.
• Ein zweiter Nachteil besteht darin, dass die standardmäßig vorbelegten Werte beliebig und ohne weitere Prüfung überschrieben werden können. So kann bspw. trotz einer Parametrisierung „Benutzername“ der von Dynamics AX vorgeschlagene Wert abgeändert und mit einer beliebigen Kombination aus Buchstaben und Ziffern überschrieben werden.
• Eine Zusammenfassung (Sammelaktualisierung) von Rechnungen nach Rechnungsgruppen steht standardmäßig derzeit nicht zur Verfügung.

 

Rechnungszahlungsgruppen
Bei der zweiten neuen hier beschriebenen Funktion der Rechnungszahlungsgruppen handelt es sich um eine Funktion aus dem Bereich des öffentlichen Sektors, welche über eine entsprechende Einstellung der Lizenzkonfiguration grundsätzlich bereitgestellt werden kann.

Ähnlich wie bei den zuvor erwähnten Rechnungsgruppen handelt es sich auch bei den Rechnungszahlungsgruppen um eine Funktion, die nach der Aktivierung des entsprechenden Kreditorenparameters ein neues Feld in der Kreditorenrechnungserfassungsmaske bereitstellt. Siehe hierzu die folgenden beiden Screenshots.

Nach Buchung der Rechnung kann auf dieses Feld dann bspw. im Rahmen von Zahlungsläufen gefiltert werden. Beispiel:
Wird hierbei eine Rechnung, die einer bestimmten Zahlungsgruppe zugeordnet wurde, vom Zahlungslauf ausgenommen, so wird ein Warnhinweis der folgenden Art angezeigt:

Aus diesem Warnhinweis erkennt man, dass der wesentliche Vorteil der Aktivierung des Rechnungszahlungsgruppenparameters darin besteht, dass Benutzer einen Hinweis daraufhin erhalten ob alle Rechnungen welche zur gleichen Rechnungszahlungsgruppe gehören bezahlt werden oder nicht. Ein konkreter Anwendungsfall für diese Funktion besteht bspw. in der Kennzeichnung von dringend zu zahlenden Rechnungen.

Leider hat die hier aufgezeigte Standardfunktion auch einige Nachteile.

• Zunächst ist zu erwähnten, dass ein Zahlungsgruppencode standardmäßig auf ein bestimmtes Kreditorenkonto beschränkt ist und beim Versuch den Zahlungsgruppencode im Rahmen der Rechnungserfassung für ein anderes Kreditorenkonto zu verwenden eine Fehlermeldung generiert wird. Für einen Praxiseinsatz ist dies natürlich wenig tauglich und es empfiehlt sich daher eine Codeanpassung durchzuführen.
• Darüber hinaus ist zu beachten dass es sich hierbei – wie eingangs erwähnt – um eine Funktion des öffentlichen Sektors handelt, welche an der einen oder anderen Stelle unnötige Fehlermeldungen/-hinweise generiert, die ausgeblendet werden sollten.

 

Zusammenfassend kann man somit festhalten, dass die neu in Dynamics AX aufgenommenen Funktionen der Rechnungsgruppen und Rechnungszahlungsgruppen interessante Einsatzmöglichkeiten bieten. Gleichzeitig haben die obenstehenden Ausführungen allerdings auch aufgezeigt, dass beide Funktionen nicht unmittelbar und ohne weitere Anpassungen in einer Liveumgebung verwendet werden können.