Wie man über das Dynamics AX Excel add-in Hauptbuchtransaktionen aus Excel heraus importieren kann ist an vielen Stellen (TechNet, AX-Blogs, etc.) bereits ausführlich dokumentiert. Siehe z.B. die folgende Webseite.

Versucht man diese Standardfunktionalität in einer Live-Umgebung anzuwenden, so wird man allerdings sehr schnell auf verschiedene Problemstellungen stoßen, welche den Einsatz des Excel add-in’s für den Import von Buchungsbelegen ins Hauptbuch erheblich einschränken. An dieser Stelle können exemplarisch der Import von debitorenbezogenen Buchungsbelegen, der Import von Anlagen- und Projektbuchungen sowie der Import von Steuerinformationen genannt werden.

Innerhalb dieses und des folgenden Beitrags möchte ich Ihnen aufzeigen, wie man die Excel add-in Standardfunktionalität so erweitern kann, dass man hierüber nahezu alle Arten von Buchungen in Dynamics AX Hauptbuchjournale importieren kann. Bevor allerdings auf diese Erweiterungen im Detail eingegangen wird, soll die Einrichtung und die Nutzung der Basis Excel add-in Funktion für den Import von Hauptkontobuchungen aufgezeigt werden.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass alle nachfolgenden Abbildungen/Screenshots in Englisch dargestellt werden, um Probleme aus anderslautenden deutschen Übersetzungen zu vermeiden.

 

Einrichtung der Standard Excel add-in Funktion für den Import von Sachkontobuchungen

Schritt 1: Deployment der LedgerServices Gruppe im AOT
Um das Excel add-in für den Import von Hauptbuchbelegen überhaupt nutzen zu können, ist in einem ersten Schritt das Deployment der entsprechenden Servicegruppe erforderlich.

Schritt 2: Aktivierung des eingehenden Ports
Nach der grundlegenden Bereitstellung der LedgerServices ist im Systemverwaltungsmodul unter den eingehenden Ports sicherzustellen, dass der entsprechende Dienst aktiviert ist.

Schritt 3: Einrichtung Dokumentendatenquelle
Im dritten Schritt ist dafür Sorge zu tragen, dass im Organisationsverwaltungsmodul eine entsprechende Dokumentendatenquelle bereitgestellt wird, wie dies in den folgenden Screenshots beispielhaft dargestellt ist.

Schritt 4: Einrichtung Excel-Vorlagedokument
Schließlich kann in Excel über die Auswahl „Add Data“ eine Verbindung zu der eingerichteten Dokumentendatenquelle hergestellt werden. Beispiel:

Ist diese Verbindung hergestellt, so können zum einen die Journalkopfdaten per drag & drop aus dem am linken Bildrand eingeblendeten Tabellenbereich eingerichtet werden.

In gleicher Weise können anschließend die einzelnen Journalbuchungszeilenfelder eingerichtet werden. Der nachfolgende Screenshot zeigt dies beispielhaft zusammen mit der Verknüpfung der Journalkopf- und Journalzeilenpositionen auf.

Hinweis: Anstatt ein eigenes Excel-Vorlagendokument einzurichten, kann stattdessen auch das von Microsoft bereitgestellte Vorlagendokument genutzt werden. In einer Dynamics AX „Contoso“ Demoumgebung kann man dieses Dokument unter den Hauptbuchvorlagen finden. Wenn Sie das Microsoft Vorlagendokument in einer Liveumgebung nutzen möchten, dann fragen Sie bitte ihren Systemadministrator, der ihnen dieses Vorlagendokument bereitstellen kann.

Bitte beachten Sie dass im Microsoft Vorlagendokument die Journalkopfdaten, die Journalpositionen und Notizen in eigenen Tabellenblätter dargestellt werden. Dies ändert an der generellen Funktionsweise allerdings nichts. Beispiel:

 

Problemstellungen der Standard Excel add-in Funktion für den Import von Sachkontobuchungen
Sobald Sie das Excel-Vorlagendokument eingerichtet haben, können Sie dieses mit Buchungsdaten befüllen und diese nach Dynamics AX importieren. In meinem Beispiel schlug der Versuch die Daten nach Dynamics AX zu importieren fehl, weil das Excel add-in standardmäßig nicht alle Buchungsarten unterstützt; in meinem Fall die kundenbezogene Buchung in der dritten Zeile des Vorlagendokuments.

Der nachfolgende Screenshot zeigt nochmals die zugehörige Status-(Fehler-) Meldung auf und verdeutlicht, dass die Standard Excel add-in Funktion lediglich für den Import von Sachkonto-, Bank- und Kreditorenbuchungen konzipiert wurde.

 

Erweiterung der Standard Excel add-in Funktion
Um das Problem der für den Upload zugelassenen Buchungsarten zu umgehen, habe ich die folgenden Erweiterungen in den validateAccountType und validateOffsetAccountType Methoden der LedgerJournalTransType Klasse vorgenommen.

Neben dem aufgezeigten Problem der zulässigen Buchungsarten besteht ein weiteres Problem der standardmäßig bereitgestellten Excel add-in Funktion darin, dass nicht alle für Belegbuchungen erforderlichen Felder bereitgestellt werden. So sind im Standard Excel-Vorlagendokument bspw. keine Felder für den Import von Steuerfeldern, Rechnungsinformationen, usw. vorhanden.

Glücklicherweise gibt es auch für diese Problemstellung eine Lösung, die darin besteht alle zusätzlich notwendigen Felder von der LedgerJournalTrans Tabelle in die AxdLedgerGeneralJournal Query zu kopieren, wie dies im nächsten Screenshot beispielhaft dargestellt ist.

Nachdem die neuen Felder wie aufgezeigt der Query hinzugefügt wurden, sind die folgenden Schritte erforderlich, um den Import dieser zusätzlich erforderlichen Felder in Dynamics AX Hauptbuchjournale zu gewährleisten:

• Volle CIL Generierung
• Aktualisierung der AIF Services in der AIF Service Form, die über den AOT aufgerufen werden kann und
• Deaktivierung und erneute Aktivierung des eingehenden LedgerServices Ports

Nachdem all diese Schritte durchlaufen wurden stehen die neu hinzugefügten Felder im Auswahlbereich des Excel-Vorlagendokuments zur Verfügung und können eingefügt werden. Der folgende Screenshot stellt dies nochmals dar.

Bitte beachten Sie dass an dieser Stelle das Excel-Vorlagedokument vollständig neu aufgebaut werden muss. Eine Erweiterung eines zuvor genutzten Vorlagendokuments ist regelmäßig nicht möglich.

Nachdem die neu hinzugefügten Felder im Excel-Vorlagendokument eingefügt und mit Daten gefüllt wurden kann der Inhalt dieser Felder nach dem Upload im entsprechenden Dynamics AX Journal identifiziert werden. In den beiden folgenden Screenshots sind diese zusätzlich bereitgestellten und importierten Felder gelb hervorgehoben.

 

Weitere Tipps & Tricks
Vor dem Abschluss dieses Beitrags möchte ich an dieser Stelle noch einige wichtige Tipps im Zusammenhang mit Nutzung der Excel add-in Importfunktion erwähnen.

Tipp 1:
Um zu verhindern, dass nach dem Upload der Buchungsdaten das Excel-Vorlagendokument mit allen bislang durchgeführten Buchungen aktualisiert wird, was viel Zeit in Anspruch nehmen kann, empfiehlt es sich einen Filter wie im folgenden Screenshot dargestellt einzurichten.

Tipp 2:
Buchhalter bereiten ihre Buchungsdaten häufig in eigenen separaten Excel-Dokumenten auf, die sie anschließend in das Excel-Vorlagendokument importieren. Bei diesem Import ist mir aufgefallen, dass häufig die erste Zeile nicht nach Dynamics AX importiert wird. Eine Lösung dieses Problems besteht darin den Import in die zweite Buchungsjournalzeile des Excel-Vorlagendokuments vorzunehmen.

Tipp 3:
Nach dem Import der Buchungen in Dynamics AX Hauptbuchjournale kann es vorkommen, dass Sie eine Fehlermeldung erhalten die besagt dass bestimmte Buchungsbelege nicht ausgeglichen sind. Beispiel:

Anstatt an dieser Stelle das komplette Buchungsjournal zu löschen und zu versuchen den Fehler im Excel-Vorlagendokument zu korrigieren empfiehlt es sich von der „Buchen und Übertragen“ Funktion Gebrauch zu machen. Diese Buchungsfunktion führt dazu, dass die als nicht ausgeglichen identifizierten Belege in ein neues Journal übertragen werden. Hierbei werden auch die Dynamics AX Rundungsregeln angewandt, so dass sich die scheinbar fehlerhaft nicht ausgeglichenen Buchungen über dieses neue Journal i.d.R. problemlos buchen lassen.

 

Zusammenfassung
Die aufgezeigten Erweiterungen an der Excel add-in Funktion für Buchungsimporte ins Hauptbuch erlauben Ihnen nahezu alle Arten von Buchungen in Excel aufzubereiten, um diese nach Dynamics AX zu übergeben und dort zu buchen. In diesem Zusammenhang sind allerdings die folgenden Fallstricke zu beachten:

• Hauptbuchjournale beinhalten standardmäßig keine Funktion zur Prüfung von Rechnungsnummern, so dass man über den Import leicht Rechnungsnummern doppelt verwenden und buchen kann.
• Auch wenn man über Hauptbuchjournale debitorische Rechnungsbelege erfassen kann, fehlt es an einer entsprechenden steuerlich anerkannten Rechnungsbelegdruckfunktion.
• Änderungen in den Kontostrukturen erfordern regelmäßig eine Neueinrichtung der Excel-Vorlagendokumente
• Versuchen Sie bitte keine Massendaten über das Excel add-in nach Dynamics AX zu importieren, da solche Imports häufig sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und auch scheitern können. Wenn regelmäßig mehr als 1000 Buchungszeilen zu importieren sind empfiehlt es sich aus Sicht des Verfassers über andere Importmethoden wie z.B. das DataMigrationFramework nachzudenken.
• Ein letzter Fallstrick besteht darin, dass trotz der aufgezeigten Erweiterungen keine Anlagen- und Projektbuchungen nach Dynamics AX importiert werden können. Wie sich dieser Fallstrick lösen lässt zeige ich Ihnen im nächsten Beitrag auf.