Nachdem wir uns im vorherigen Beitrag die Budgetkontrollfunktionen für Sachanlagen bzw. Bilanzkonten in Dynamics AX2012 angesehen haben, soll innerhalb dieses Beitrags ein Vergleich zu den Funktionalitäten in Dynamics AX7 aufgezeigt werden.

Setup
Für diesen Vergleich wurden die Anlagenbuchungsprofil- und Sachkontoeinstellungen wie in Dynamics AX2012 vorgenommen. Darüber hinaus wurde die Budgetsteuerungskonfiguration – wie zuvor auch – auf Ebene der Sachkonten eingestellt …

… und eine Budgetkontrollregel für die Sachkonten eingerichtet, die im Rahmen von Sachanlagenbuchungen verwendet werden. Siehe hierzu auch die Darstellung im folgenden Screenshot.

Erfassung von Budgets
Nach der Einrichtung der Budgetsteuerungskonfiguration wurde ein Budget für eine neue Sachanlage erfasst und in das Budgetmodul übertragen. Das Ergebnis dieses Übertrags kann im folgenden Screenshot betrachtet werden.

Was bei diesem automatischen Übertrag in Dynamics AX7 auffällt ist, dass in der Budgetzeile, welches das Sachkonto enthält das in der Budgetkontrollregel hinterlegt ist, ein grünes Kontrollkennzeichen erkennbar ist.

Buchung Kreditorenrechnung
Wird der übertragene Budgetbetrag aktualisiert und anschließend versucht eine Kreditorenrechnung mit einem Betrag zu erfassen, der über dem budgetierten Betrag liegt, so unterbricht Dynamics AX automatisch diese Buchung. Das Buchungsbeispiel im folgenden Screenshot zeigt dieses Systemverhalten auf.

Wird der Buchungsbetrag hingegen auf einen Betrag reduziert, der unterhalb des budgetierten Betrages liegt, so bucht Dynamics AX die Kreditorenrechnung (siehe den folgenden Screenshot).

Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich somit festhalten, dass die Prüfung auf verfügbare Budgetmittel in Dynamics AX7 für alle Sachkontenarten (Bilanz- & GuV-Konten) erfolgt ohne dass hierfür eine Systemanpassung erforderlich ist. Unabhängig hiervon gilt es allerdings auch im neuen Dynamics AX7 zu berücksichtigen, dass diese Kontrolle nur dann erfolgt, wenn die entsprechenden Sachkonten in der Kontostruktur eingebunden sind, die in der Budgetkontrollkonfigurationsmaske hinterlegt ist.

Innerhalb dieses und des folgenden Beitrags möchte ich Ihnen aufzeigen, wie man die Dynamics AX Budgetkontrollfunktion auch für Sachanlagen nutzen kann. Im Rahmen dieses Beitrags wird zunächst auf die Funktionalität in Dynamics AX 2012 eingegangen, bevor im folgenden Beitrag die vergleichbare Funktion im neuen Dynamics AX7 dargestellt wird.

Setup
Mein erster Schritt im Rahmen dieser Demonstration bestand darin, zunächst die Anlagenbuchungsprofile entsprechend einzurichten. In diesem Zusammenhang wurde eine sehr einfache, leicht nachvollziehbare Einstellung gewählt, die sämtliche Anlagenanschaffungen auf dem Bilanzkonto Nr. 180100 erfasst (siehe den folgenden Screenshot).

Im zweiten Schritt habe ich für mein Unternehmen die Sachkontomaske eingerichtet. Die Einrichtung erfolgte hierbei so, dass lediglich eine einzige Kontostruktur in der Sachkontomaske zugeordnet wurde, die sämtliche Bilanz- und GuV-Konten beinhaltet.

Hintergrund dieser Einrichtung ist, dass die Budgetkontrolleinstellungen im Budgetmodul lediglich die Zuordnung einer einzigen Kontostruktur für die Budgetkontrolle erlaubt.

Damit Dynamics AX eine entsprechende Budgetprüfung auch tatsächlich durchführt habe ich im nächsten Schritt eine Budgetsteuerungsregel definiert. Diese besagt, dass all meine Sachanlagenkonten – die mit 180 beginnen – vor der Buchung auf die Verfügbarkeit von entsprechenden Budgetmitteln hin überprüft werden.

Erfassung Budgets
Nach Einrichtung der Budgetkontrollkonfiguration habe ich anschließend Budgets für meine verschiedenen Sachanlagen für die Jahre 2020 bis 2024 erfasst. Zu Einzelheiten, siehe den nächsten Screenshot.

Mit der Erfassung der Budgetbeträge erfolgte unmittelbar ein Übertrag in die Budgetregistermaske, die im folgenden Screenshot dargestellt ist.

Das erste was mir bei diesem Übertrag auffiel ist, dass in der ersten Spalte keinerlei Symbol für die Budgetprüfung erkennbar war. Um dieses Verhalten mit der Erfassung anderer Budgetwerte zu vergleichen, habe ich die weiter oben aufgezeigte Budgetsteuerungskonfiguration um eine neue Regel für die Erfassung von Reisekosten ergänzt und einen Kleinbetrag von 10 EUR budgetiert.

Im Rahmen dieser Prüfung ist mir aufgefallen, dass Dynamics AX nun ein grünes Kontroll-Kennzeichen in der ersten Spalte der Budgetregistermaske aufzeigte.

Buchung Kreditorenrechnung
Ungeachtet dieser Tatsache habe ich nach der Erfassung der Budgetbeträge für meine Sachanlagen eine entsprechende Kreditorenrechnung über die Anschaffung des Anlagenguts erfasst und versucht diese zu buchen. Interessanterweise hat Dynamics AX den Beleg unmittelbar durchgebucht und die Sachanlage aktiviert, obwohl der Buchungsbetrag den budgetierten Betrag um 25000 EUR überstieg.

Aufgrund dieses unerwarteten Systemverhaltens, habe ich die Budgetkontrollkonfiguration mehrfach geändert, um zu prüfen ob eine entsprechende Änderung dieser Konfiguration zu einer Unterbrechung der Rechnungsbuchung führt. Da keine der von mir vorgenommenen Änderungen an der Budgetkontrollkonfiguration zum gewünschten Ergebnis führte, habe ich mit im nächsten Schritt den für die Budgetkontrolle zuständigen Code näher betrachtet.

Lösungsansatz: Codeerweiterung
Im Rahmen dieser Betrachtung fiel mir auf, dass Dynamics AX standardmäßig Budgets lediglich für Aufwands-, GuV- und Summenkonten durchführt. Da eine Budgetkontrolle auf Ebene der Bilanzkonten standardmäßig nicht vorgesehen ist, habe ich den entsprechenden Code geringfügig erweitert (siehe die folgenden beiden Screenshots).

Zweiter Testlauf
Nach erfolgter Codeimplementierung habe ich eine neue Sachanlage angelegt und für diese ein entsprechendes Budget erfasst. Im Rahmen dieser erneuten Budgeterfassung fällt auf, dass in der Budgetregistermaske nun ein grünes Kontrollkennzeichen erkennbar ist.

Hinweis: Da die Codeanpassung keinerlei Auswirkung auf die zuvor erfassten und aktualisierten Budgets hatte, wurde eine neue Sachanlage mit einem neuem Budget angelegt bzw. versehen.

Vor dem Hintergrund dieser Einstellungen wurde nun eine neue Kreditorenrechnung mit einem Betrag erfasst, der über dem budgetierten Betrag liegt. Interessanterweise unterbricht nun Dynamics AX die Buchung mit einem entsprechenden Hinweis auf die Budgetüberschreitung, wie dies im folgenden Screenshot aufgezeigt ist.

Wird der Rechnungsbetrag entsprechend auf einen Betrag reduziert der unterhalb des Budgetbetrages liegt, so kann die Buchung nun durchgeführt werden.

Zusammenfassung
Im Rahmen dieses Beitrags wurde aufgezeigt, dass mit Hilfe einiger einfacher Codeerweiterungen eine Budgetkontrolle auch auf Ebene von Bilanzkonten erfolgen kann. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die entsprechenden Bilanzkonten in der Kontostruktur enthalten sind, welche in der Budgetkontrollkonfigurationsmaske hinterlegt ist. Anders ausgedrückt bedeutet dies, dass bei der Einrichtung von Kontostrukturen darauf zu achten ist ob und für welche Sachkonten Budgetkontrollen durchgeführt werden sollen, um basierend hierauf die Kontostrukturen einrichten zu können.

Abschließender Hinweis: Die hier aufgezeigten Codeanpassungen haben keinerlei Einfluss auf die Budgetkontroll-Abfragemasken im Budgetmodul, welche standardmäßig keine Bilanzkonten beinhalten und dementsprechend ähnlicher Codeerweiterungen bedürfen.

Lassen sie uns nun im nächsten Beitrag die Budgetfunktionen im neuen Dynamics AX 7 betrachten.