Budgetkontrolle für Sachanlagen – Teil 1: AX2012

16 Samstag Apr 2016

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Budgetierung, Budgetkontrolle, Sachanlagen

Innerhalb dieses und des folgenden Beitrags möchte ich Ihnen aufzeigen, wie man die Dynamics AX Budgetkontrollfunktion auch für Sachanlagen nutzen kann. Im Rahmen dieses Beitrags wird zunächst auf die Funktionalität in Dynamics AX 2012 eingegangen, bevor im folgenden Beitrag die vergleichbare Funktion im neuen Dynamics AX7 dargestellt wird.

Setup
Mein erster Schritt im Rahmen dieser Demonstration bestand darin, zunächst die Anlagenbuchungsprofile entsprechend einzurichten. In diesem Zusammenhang wurde eine sehr einfache, leicht nachvollziehbare Einstellung gewählt, die sämtliche Anlagenanschaffungen auf dem Bilanzkonto Nr. 180100 erfasst (siehe den folgenden Screenshot).

Im zweiten Schritt habe ich für mein Unternehmen die Sachkontomaske eingerichtet. Die Einrichtung erfolgte hierbei so, dass lediglich eine einzige Kontostruktur in der Sachkontomaske zugeordnet wurde, die sämtliche Bilanz- und GuV-Konten beinhaltet.

Hintergrund dieser Einrichtung ist, dass die Budgetkontrolleinstellungen im Budgetmodul lediglich die Zuordnung einer einzigen Kontostruktur für die Budgetkontrolle erlaubt.

Damit Dynamics AX eine entsprechende Budgetprüfung auch tatsächlich durchführt habe ich im nächsten Schritt eine Budgetsteuerungsregel definiert. Diese besagt, dass all meine Sachanlagenkonten – die mit 180 beginnen – vor der Buchung auf die Verfügbarkeit von entsprechenden Budgetmitteln hin überprüft werden.

Erfassung Budgets
Nach Einrichtung der Budgetkontrollkonfiguration habe ich anschließend Budgets für meine verschiedenen Sachanlagen für die Jahre 2020 bis 2024 erfasst. Zu Einzelheiten, siehe den nächsten Screenshot.

Mit der Erfassung der Budgetbeträge erfolgte unmittelbar ein Übertrag in die Budgetregistermaske, die im folgenden Screenshot dargestellt ist.

Das erste was mir bei diesem Übertrag auffiel ist, dass in der ersten Spalte keinerlei Symbol für die Budgetprüfung erkennbar war. Um dieses Verhalten mit der Erfassung anderer Budgetwerte zu vergleichen, habe ich die weiter oben aufgezeigte Budgetsteuerungskonfiguration um eine neue Regel für die Erfassung von Reisekosten ergänzt und einen Kleinbetrag von 10 EUR budgetiert.

Im Rahmen dieser Prüfung ist mir aufgefallen, dass Dynamics AX nun ein grünes Kontroll-Kennzeichen in der ersten Spalte der Budgetregistermaske aufzeigte.

Buchung Kreditorenrechnung
Ungeachtet dieser Tatsache habe ich nach der Erfassung der Budgetbeträge für meine Sachanlagen eine entsprechende Kreditorenrechnung über die Anschaffung des Anlagenguts erfasst und versucht diese zu buchen. Interessanterweise hat Dynamics AX den Beleg unmittelbar durchgebucht und die Sachanlage aktiviert, obwohl der Buchungsbetrag den budgetierten Betrag um 25000 EUR überstieg.

Aufgrund dieses unerwarteten Systemverhaltens, habe ich die Budgetkontrollkonfiguration mehrfach geändert, um zu prüfen ob eine entsprechende Änderung dieser Konfiguration zu einer Unterbrechung der Rechnungsbuchung führt. Da keine der von mir vorgenommenen Änderungen an der Budgetkontrollkonfiguration zum gewünschten Ergebnis führte, habe ich mit im nächsten Schritt den für die Budgetkontrolle zuständigen Code näher betrachtet.

Lösungsansatz: Codeerweiterung
Im Rahmen dieser Betrachtung fiel mir auf, dass Dynamics AX standardmäßig Budgets lediglich für Aufwands-, GuV- und Summenkonten durchführt. Da eine Budgetkontrolle auf Ebene der Bilanzkonten standardmäßig nicht vorgesehen ist, habe ich den entsprechenden Code geringfügig erweitert (siehe die folgenden beiden Screenshots).

Zweiter Testlauf
Nach erfolgter Codeimplementierung habe ich eine neue Sachanlage angelegt und für diese ein entsprechendes Budget erfasst. Im Rahmen dieser erneuten Budgeterfassung fällt auf, dass in der Budgetregistermaske nun ein grünes Kontrollkennzeichen erkennbar ist.

Hinweis: Da die Codeanpassung keinerlei Auswirkung auf die zuvor erfassten und aktualisierten Budgets hatte, wurde eine neue Sachanlage mit einem neuem Budget angelegt bzw. versehen.

Vor dem Hintergrund dieser Einstellungen wurde nun eine neue Kreditorenrechnung mit einem Betrag erfasst, der über dem budgetierten Betrag liegt. Interessanterweise unterbricht nun Dynamics AX die Buchung mit einem entsprechenden Hinweis auf die Budgetüberschreitung, wie dies im folgenden Screenshot aufgezeigt ist.

Wird der Rechnungsbetrag entsprechend auf einen Betrag reduziert der unterhalb des Budgetbetrages liegt, so kann die Buchung nun durchgeführt werden.

Zusammenfassung
Im Rahmen dieses Beitrags wurde aufgezeigt, dass mit Hilfe einiger einfacher Codeerweiterungen eine Budgetkontrolle auch auf Ebene von Bilanzkonten erfolgen kann. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die entsprechenden Bilanzkonten in der Kontostruktur enthalten sind, welche in der Budgetkontrollkonfigurationsmaske hinterlegt ist. Anders ausgedrückt bedeutet dies, dass bei der Einrichtung von Kontostrukturen darauf zu achten ist ob und für welche Sachkonten Budgetkontrollen durchgeführt werden sollen, um basierend hierauf die Kontostrukturen einrichten zu können.

Abschließender Hinweis: Die hier aufgezeigten Codeanpassungen haben keinerlei Einfluss auf die Budgetkontroll-Abfragemasken im Budgetmodul, welche standardmäßig keine Bilanzkonten beinhalten und dementsprechend ähnlicher Codeerweiterungen bedürfen.

Lassen sie uns nun im nächsten Beitrag die Budgetfunktionen im neuen Dynamics AX 7 betrachten.

Einige Hinweise zur Budgetierung auf Summenkonten

08 Freitag Apr 2016

Posted by Ludwig Reinhard in Budgetierung

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Budgetierung, Budgetkontrolle, Summenkonten

In letzter Zeit bin ich des Öfteren mit der Fragestellung konfrontiert worden ob bzw. wie man auf Summenkonten Budgets erfassen und wie man die Budgetsteuerungskontrolle zur Prüfung solcher Budgets einrichten kann. Innerhalb dieses Beitrags möchte ich diese Fragestellung anhand von drei verschiedenen Budgetszenarien beispielhaft beantworten. Lassen Sie uns im nächsten Unterkapitel unmittelbar ohne weitere Umschweife das erste dieser drei Szenarien betrachten.

Szenario 1: Budgetierung auf Summenkonten
Für das erste Szenario wurde ein Summenkonto (Nr. 601510) für Reisekosten im Kontenplan eingerichtet, welches alle anderen Reisekostenkonten umfasst. Siehe hierzu auch den folgenden Screenshot.

Nach der Einrichtung dieses Summenkontos wurden 50000 EUR an Budgetmitteln für dieses Summenkonto für das Geschäftsjahr 2018 erfasst.

(Bitte beachten Sie, dass für dieses erste Szenario lediglich Sachkonten für die Budgetierung und Budgetkontrolle verwendet werden. Weiter unten werden diese Einstellungen auf weitere Finanzdimensionen erweitert).

Um sicherzustellen, dass ausreichend Budgetmittel bei der Erfassung von Reisekosten vorhanden sind, wurde die folgende Budgetsteuerungsregel eingerichtet, welche alle Buchungen auf den Reisekostenkonten auf das Vorhandensein ausreichender Budgetmittel hin überprüft.

Nach der Aktivierung der so eingerichteten Budgetsteuerungskonfiguration habe ich anschließend versucht einen Betrag von 5 EUR auf einem der Reisekostenkonten (Nr. 601504) zu buchen. Ungeachtet der Tatsache, dass eigentlich ausreichend Budgetmittel für Reisekosten vorhanden sind, verhindert Dynamics AX die Buchung dieser Transaktion. (Die zugehörige Fehlermeldung kann dem nächsten Screenshot entnommen werden).

Der Grund für dieses Systemverhalten liegt darin begründet dass kein Budget auf dem verwendeten Sachkonto Nr. 601504 erfasst wurde und die Budgetsteuerungskonfiguration lediglich dahingehend eingerichtet wurde zu prüfen, ob die auf den Reisekostenkonten erfassten Budgets ausreichen.

Nach dieser erfolglosen ersten Testbuchung habe ich die folgenden beiden Änderungen an der Budgetsteuerungskonfiguration vorgenommen:

Änderung 1: Die erste Änderung bestand darin eine neue Benutzergruppe („IN“) einzurichten, die meinen Dynamics AX Benutzer beinhaltete. Mit Hilfe dieser Benutzergruppe habe ich anschließend die folgende Budgetberechtigung (siehe den folgenden Screenshot) für diese Benutzergruppe eingerichtet:

Die neu eingerichtete Budgetberechtigungsregel besagt, dass Dynamics AX eine zweite Budgetprüfung auf Ebene der sog. Budgetgruppen durchführen soll für den Fall dass die erste Budgetprüfung auf Ebene der Budgetsteuerungsregeln nicht erfolgreich durchlaufen wird.

Änderung 2: Die zweite Änderung an der Budgetsteuerungskonfiguration bestand darin eine Budgetgruppe („TR“) einzurichten, die alle Reisekostenkonten beinhaltete und zwar einschließlich des Summenkontos Nr. 601510 auf dem das Gesamtbudget zuvor erfasst wurde. Zu Einzelheiten, siehe den folgenden Screenshot.

Mit diesen geänderten Einstellungen habe ich nun erneut versucht die weiter oben aufgezeigte Buchung über 5 EUR zu buchen. Vor der eigentlichen Buchung wurden mir hierbei die folgenden beiden Meldungen aufgezeigt:

Wie man aus dem obenstehenden Screenshot erkennen kann, warnt Dynamics AX davor, dass auf dem verwendeten Sachkonto Nr. 601504 keine ausreichenden Budgetmittel vorhanden sind um die Buchung durchführen zu können.
Im Gegensatz zum vorherigen Fall handelt es sich diesmal allerdings lediglich um eine Warnmeldung, welche die Buchung des Belegs erlaubt. Dies liegt darin begründet dass die zweite Budgetprüfung auf Ebene der eingerichteten Budgetgruppenregel die Buchung dahingehend untersucht, ob der erfasste Betrag den insgesamt für alle Reisekostenkonten budgetierten Betrag in Höhe von 50000 EUR übersteigt. Da dies nicht der Fall ist, lässt Dynamics AX die Buchung unter der obenstehenden Warnmeldung zu.

Szenario 2: Budgetierung auf Summenkonten & Finanzdimensionen (1)
Das im vorherigen Kapitel aufgezeigte Szenario erfasste und buchte Beträge lediglich auf Ebene von Sachkonten. In der Praxis trifft man allerdings viel häufiger auf Situationen in denen auf Kombinationen aus Sachkonten und Finanzdimensionen (wie z.B. Kostenstellen, Abteilungen, usw.) budgetiert und gebucht wird.
Aufgrund dessen habe ich das im vorherigen Kapitel verwendete Beispiel dahingehend erweitert, dass in diesem zweiten Szenario Budgets für Kombinationen bestehend aus Sachkonten und Kostenstellen erfasst werden.
Der folgende Screenshot stellt diese Erweiterung dar indem er aufzeigt, dass nun zwar nach wie vor auf dem Summen-Reisekostenkonto Nr. 601510 budgetiert wird, dass die erfassten Budgetbeträge nun allerdings nach Kostenstellen aufgeteilt werden.

Bitte beachten Sie für die folgenden Erläuterungen, dass sich der insgesamt budgetierte Betrag nun auf 60000 EUR (20000 EUR + 25000 EUR + 15000 EUR) beläuft.

Aufgrund der vorgenommenen Erweiterung um Kostenstellen, wurde nun auch die Budgetsteuerungskonfiguration entsprechend erweitert – siehe den folgenden Screenshot – um über diese Erweiterung sicherstellen zu können, dass Dynamics AX nun Kombinationen aus Sachkonten und Kostenstellen auf verfügbare Budgetmittel hin überprüft.

Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass keinerlei Veränderung an der im ersten Kapitel verwendeten Budgetgruppenregel vorgenommen wurde. Mit anderen Worten, sollte eine erste Budgetprüfung auf Ebene der Sachkonto-Kostenstellenkombination scheitern, so führt Dynamics AX eine zweite Budgetprüfung auf Ebene des für alle Reisekostenkonten budgetierten Gesamtbetrags hin durch.

Nach der Einrichtung all dieser Erweiterungen wurde eine Buchung über 30000 EUR auf einem der Reisekostenkonten zusammen mit Kostenstelle „007“ erfasst. Siehe hierzu den folgenden Screenshot.

Zu beachten ist hierbei, dass auf der Kostenstelle 007 lediglich ein Betrag in Höhe von 25000 EUR budgetiert wurde. Trotz dieser offensichtlichen Budgetüberschreitung lässt Dynamics AX dennoch die Buchung des Belegs unter der obenstehenden Warnmeldung zu. Dies liegt darin begründet, dass zwar das Budget für die verwendete Sachkonto-Kostenstellenkombination überschritten wurde, nicht aber der insgesamt auf den Reisekostenkonten budgetierte Betrag in Höhe von 60000 EUR.

Wandelt man den Buchungsbetrag entsprechend ab (z.B. auf 90000 EUR), dass nun auch der insgesamt auf den Reisekostenkonten budgetierte Betrag überschritten wird, so verhindert Dynamics AX nun die Belegbuchung mit der folgenden Fehlermeldung:

Szenario 3: Budgetierung auf Summenkonten & Finanzdimensionen (2)
Für die Darstellung des dritten Budgetszenarios wurde die im vorherigen Kapitel verwendete Budgetsteuerungskonfiguration erneut abgewandelt, um aufzuzeigen, wie eine Budgetgruppenprüfung auf Ebene von Finanzdimensionen durchgeführt werden kann. Für diese Zwecksetzung wurden folgende Budgets für die Kostenstellen 007 und 008 erfasst (siehe den folgenden Screenshot).

Wie im vorherigen Kapitel wurde die Budgetsteuerungskonfiguration auch hier so eingerichtet, dass Dynamics AX Kombinationen aus Sachkonten und Finanzdimensionen auf verfügbare Budgetmittel hin überprüft (gelb im folgenden Screenshot hervorgehoben).
Im Unterschied zum vorherigen Kapitel wurden nun allerdings Budgetgruppenregeln definiert die prüfen, ob die insgesamt für eine Kostenstelle budgetierten Beträge überschritten wurden (blau im folgenden Screenshot hervorgehoben).

Basierend auf diesen Einstellungen erlaubt Dynamics AX die Buchung von Belegen, welche den für eine bestimmte Sachkonto-Finanzdimensionskombination budgetierten Betrag überschreiten und zwar solange wie der insgesamt für die Finanzdimension erfasste Budgetbetrag nicht überschritten wird.

Die beiden folgenden Screenshots stellen dieses Systemverhalten nochmals exemplarisch dar. Zunächst wird hierbei ein Betrag in Höhe von 75000 EUR für die Sachkonto-Kostenstellenkombination 601300-007 erfasst, welche zwar den für diese Kombination budgetierten Betrag von 20000 EUR übersteigt, nicht aber den insgesamt auf Kostenstelle 007 budgetierten Betrag in Höhe von 100000 EUR.

Wird im der Buchungsbetrag nun dahingehend geändert, dass auch der insgesamt für die Kostenstelle 007 budgetierte Betrag überschritten wird, so verhindert Dynamics AX die Belegbuchung mit der folgenden Fehlermeldung:

Zusammenfassung
Innerhalb dieses Beitrags wurde zum einen aufgezeigt wie Budgets auf Summenkonten erfasst werden können und wie zum anderen die Budgetsteuerungskonfiguration einzurichten ist um eine Prüfung auf das Vorhandensein von entsprechenden Budgetmitteln hin zu überprüfen.

Zum Schluss soll an dieser Stelle noch angemerkt werden, dass Dynamics AX zwar die Erfassung von Budgets auf Summenkonten erlaubt, nicht allerdings die Erfassung von Budgets auf Summen-Finanzdimensionen. Der folgende Screenshot zeigt das eben Gesagte nochmals exemplarisch für die Erfassung eines Budgetbetrags auf der Summen-Finanzdimension „100“ auf.

Rechnungssuche AX2012 vs. AX7 (Teil 2)

01 Freitag Apr 2016

Posted by Ludwig Reinhard in Debitoren

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Kunde, Rechnung, Rechnungssuche, Suche

Teil 2: Rechnungssuchfunktionen AX7
In diesem zweiten Teil zum Thema Rechnungssuche sollen die Suchfunktionen aus AX2012 mit denen in AX7 verglichen werden. Die Unterteilung der verschiedenen Unterkapitel bzw. Optionen folgt hierbei der im ersten Teil gewählten Unterteilung.

Option 1: Debitoren Rechnungserfassung Abfragemaske
Bei einer Rechnungssuche über die Rechnungserfassungsmaske in AX7 fällt zunächst auf, dass die Eingabe von Wildcards im Suchfeld scheinbar zu keinerlei Ergebnis führt. Beispiel:

Statt Rechnungen über das Suchfeld versuchen zu finden kann über die neue Filteroption nach Teilelementen der Rechnungsnummer gesucht werden.

Alternativ kann eine vergleichbare Suche auch unmittelbar über die Rechnungsspalte erfolgen, wie dies im folgenden Screenshot dargestellt ist.

Da die neuen hier aufgezeigten Filteroptionen zu vielen Suchergebnissen führen können, weil eine Suche nach der Endung einer bestimmten Rechnung (derzeit) nicht möglich ist, kann alternativ auch von der erweiterten Suchoption Gebrauch gemacht werden. Siehe hierzu den folgenden Screenshot.

Interessanterweise besteht über die erweiterte Suchmaske die Möglichkeit mit Wildcards zu arbeiten, …

… um hierdurch schnell an die gesuchte Rechnungsinformation zu gelangen.

Hinweis: Ein wesentlicher Unterschied und Vorteil im Vergleich zur Rechnungssuche über die AX2012 Maske besteht darin dass im Standardsuchfeld z.B. auch nach dem Kundennamen…

… und weiteren Kriterien gefiltert werden kann.

Option 2: Suche über Debitorenstammdatenmaske
Wie in AX2012, kann auch im neuen AX7 über die Debitorenstammdatenmaske nach Rechnungsnummern gesucht werden. Die Suche über die Debitorenstammdatenmaske läuft hierbei prinzipiell wie in AX2012 über die Erweiterung des erweiterten Suchfilters, wie dies in den folgenden Screenshots dargestellt ist.

Wie auch bei der erweiterten Suche über das Rechnungsjournal kann auch hier mit Wildcards gearbeitet werden.

Nachteilig ist – wie in AX2012 –das über eine zweite Abfrage z.B. über die Buchungsmaske die Rechnungsinformation herausgesucht werden muss.

Option 3: Suche über offene Debitorenrechnungsmaske
Wie auch in AX2012 besteht eine weitere Möglichkeit der Rechnungssuche über die offene Debitorenbuchungsmaske, die allerdings auch nur dann zu einem Suchergebnis führt, wenn die Rechnung noch nicht ausgeglichen ist. Da dies im gewählten Beispiel nicht der Fall ist, wird auch keine Rechnung gefunden.

Option 4: Suche über Inkassimaske
Die Rechnungssuche über die Inkassimaske (neue Bezeichnung „Saldenrückblick“) funktioniert wie in AX2012.

D.h. über einen erweiterten Filter ist zunächst das Kundenkonto herauszusuchen für das eine bestimmte Rechnung erfasst wurde …

… bevor in einem zweiten Filterschritt im zugehörigen Detailfenster die Rechnung schließlich identifiziert werden kann.

Option 5: Suche über Kundendienstmaske
Die Rechnungssuche über die Kundendienstmaske in AX7 läuft genau wie in AX2012 über die Eingabe einer Rechnungsnummer bzw. eines Teils der Rechnungsnummer ab, wie dies im folgenden Screenshot aufgezeigt ist.

Interessanterweise unterstützt Dynamics AX in der Kundendienstmaske die Nutzung von sog. Wildcards und findet daher schnell den zugehörigen Kunden …

… sowie die zugehörige Rechnung.

Option 6: Suche über Enterprise Kundenportal Seiten
Da das Enterprise Portal kein Bestandteil von AX7 mehr darstellt, besteht auch keine Möglichkeit mehr über diese Seite nach Rechnungen zu suchen.

Option 7: Suche über Globale Suchfunktion
Was für die Enterprise Kundenportalseite gesagt wurde gilt gleichermaßen für die globale Suchfunktion, die ebenfalls kein Bestandteil von AX7 mehr ist und demnach nicht mehr für Rechnungssuchzwecke zur Verfügung steht.

Wenn Sie weitere Tipps und Tricks für die Suche nach Kundenrechnungen haben, die auch anderen Dynamics AX Benutzern nützlich sein könnten, wäre ich Ihnen über einen kurze Hinweis über das Kommentarfeld dankbar.